KYOCERA

KYOCERA

SCANNEN NAAR CCLAW

FUNCTIONELE BESCHRIJVING SCANNEN NAAR CCLAW

ALGEMEEN

Met KYOCERA scannen naar CClaw beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar CClaw. Met deze oplossing kunnen gebruikers documenten van elektronische of papieren oorsprong in hun CClaw- systeem toevoegen en zijn deze direct beschikbaar voor de gehele organisatie.

Het versnelt bedrijfsprocessen, verlaagt operationele kosten en het risico op verloren of zoekgeraakte documenten.

In dit document vindt u de specificaties van onze standaard scannen naar CClaw-oplossing. Aanpassingen, extra func- ties of processen, of verfijningen kunnen met onze consul- tant worden besproken zodat een aangepast voorstel kan worden gedaan voor een scannen naar CClaw-oplossing die precies aansluit op de wensen van uw onderneming.

SCHEMATISCH OVERZICHT SCANNEN NAAR CCLAW

SCANNEN NAAR CCLAW-COMPONENTEN

Onze scannen naar CClaw-oplossing bestaat uit onder- staande componenten:

1 processing engine1 embedded KYOCERA MFP-client (HyPAS)

1 desktop client

1 CClaw-connector Process template Consultancy Installatie

Implementatie van het beschreven proces Instructie/training

Maintenance

PROCESSING ENGINE

In de processing engine worden de document workflow templates gemaakt, waar vanuit ze automatisch kunnen worden gebruikt vanuit alle aangesloten clients. Templates leggen het documentproces vast van scannen tot opslag en alle verwerkingen er tussen in.

Eenmaal gemaakt, kan de beheerder bepalen bij welke apparaten en voor welke gebruikers het proces beschikbaar is: dit zorgt ervoor dat de gebruiker alleen die processen ziet die betrekking hebben op hun werk en verantwoordelijkhe- den of dat processen worden toegewezen aan de afdeling waar de MFP zich bevindt (bijvoorbeeld administratie).

Het primaire doel van de scanoplossing is het automatise- ren van zoveel mogelijk document taken, het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van efficiency.

EMBEDDED KYOCERA MFP-CLIENT (HYPAS)

Scannen naar CClaw biedt een embedded client voor een breed scala van KYOCERA HyPAS MFP‘s. Deze embedded cli- ent biedt de gebruiker een eenvoudige toegang tot de kracht van Scannen naar CClaw door op de display van de MFP een scantemplate te tonen. Gebruikers zijn in staat om docu- menten te scannen in complexe workflows, simpelweg door het selecteren van een vooraf gemaakte template en het be- antwoorden van een paar eenvoudige vragen. Neem contact op met ons op om te zien of uw MFP wordt ondersteund.

DESKTOP CLIENT

De desktop client is een Windows applicatie die verbinding maakt met de processing engine en begeleidt de gebruiker door het documentcaptureproces. Bestaande elektronische documenten of documenten die zijn gescand vanaf een MFP of TWAIN-scanner kunnen allemaal worden verwerkt door de desktop client.

Gebruikers kunnen de documenten openen en indien nodig aanvullen met metadata. Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij de MFP-client.

Metadatavragen kunnen worden gemarkeerd met antwoord vereist voordat het proces verder kan gaan waardoor bestanden met ontbrekende informatie tot het verleden behoren.

CCLAW-CONNECTOR

Na het scannen en verwerken van het document wordt de CClaw-connector aangeroepen. Deze maakt de verbinding met de CClaw-server. De meegestuurde metadata zal worden toegewezen aan de parameters van de CClaw-scanmodule. Vanaf dat moment zal CClaw de verdere afhandeling overne- men en het document op de juiste bestemming opslaan.

PROCES

In de scannen naar CClaw oplossing zal één proces worden gedefinieerd welke zal worden afgestemd op uw document- proces. Maximaal 3 metadatavragen zullen worden toege- voegd op de Kyocera MFP cliënt of de desktop client. Docu- menten kunnen worden gesplitst op aanwezige barcodes en de waarde van de barcode kan aan de metadata worden toegevoegd. Documenten worden door OCR doorzoekbaar gemaakt en vervolgens door gegeven aan de CClaw-connec- tor voor verdere verwerking en opslag.

Extra processen en of functionaliteiten kunnen worden toegevoegd op basis van het aantal aanvullende uren die nodig zijn om deze te creëren.

Scripting van specifieke functies is niet opgenomen in de standaard scannen naar CClaw-oplossingen maar kan worden gerealiseerd op basis van het aantal benodigde uren om het script te produceren.

INSTALLATIE

Tijdens installatie zullen onderstaande componenten worden geïnstalleerd:

Processing engine

Desktop client of KYOCERA embedded MFP-Client CClaw-connector

Voordat de installatie zal worden uitgevoerd dient de benodigde hardware (server, pc, MFP) volgens specificatie te zijn uitgevoerd en in het netwerk opgenomen te zijn.

Ten tijde van installatie dient een systeembeheerder met admin rechten aanwezig te zijn.

IMPLEMENTATIE VAN BESCHREVEN PROCES

Nadat de installatie is voltooid, wordt er een workflow template gemaakt. Hierin worden onder andere de volgende belangrijke punten ingesteld;

Algemene template-instellingen

Templatenaam, proces tijdstip en interval, templateknop

Client Capture instellingen

Configureren van scan- en pagina-eigenschappen. Meta- data vragen en keuzelijsten die beschikbaar moeten komen op de Client worden ook hier geconfigureerd.

Output Format instellingen

Selecteer het gewenste opslag bestandsformaat en aan- vullende eigenschappen zoals bits per pixel, kleurenpro- fiel en compressie.

Note: affiankelijk van het geselecteerde bestandsfor- maat moet ook de OCR module (standaard) worden geactiveerd.

Documentopslaginstellingen

Maak de connectie met CClaw Server via gebruikersnaam en wachtwoord.

CLIENTS

Als de workflow template is voltooid, kan de client worden geconfigureerd in de processing engine, zodat Scannen naar CClaw in staat is om te bepalen welke clients moeten worden gebruikt met welk workflowsjabloon. De beheerder kan selecteren of authenticatie van de gebruiker (afzonderlijk te configureren) nodig is en selecteert het benodigde sjabloon dat gebruikt gaat worden voor de verwerking van het gescan- de document van de specifieke MFP.

INSTRUCTIE

Er zal aan de (systeem)beheerder instructie worden gegeven over de geïnstalleerde componenten en processen en over het gebruik van de geïnstalleerde clients.

ONDERHOUD

Onderhoudscontracten variëren van één tot vijf jaar. Met dit contract komt u in aanmerking voor gratis scannen naar CClaw-upgrades en ondersteuning op de correcte werking van de geïnstalleerde oplossing.

SYSTEEMVEREISTEN

Ondersteunde operating systems

De processing engine applicatie kan worden geïnstalleerd op een van onderstaande Windows platforms:

32-bits versies

Windows Server 2008

Windows 7 Professional Service Pack 1 Windows 8 and 8.1|

Windows 10

64-bits versies

Windows Server 2008

Windows Server 2008 R2 including Service Pack 1 Windows 7 Service Pack 1

Windows 8 and 8.1

Windows Server 2012

Windows 10

De Server dient te zijn voorzien van:

VOOR MEER INFORMATIE OMTRENT SCANNEN NAAR CCLAW

xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.

Xxxxxxxxxxx 00 – 0000 XX – Xxxxxxxx-Xxxx – Tel x00 (0) 00 000 00 00 – Fax x00 (0) 00 000 00 00 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx – xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxx.xxx

.NET 3.5 or higher

VIRTUALISATIE

De processing engine wordt ondersteund in virtuele hard- ware-omgevingen zoals Microsoft Virtual Server en VMWare.

CCLAW-SPECIFIEKE VEREISTEN

De volgende componenten dienen aanwezig te zijn: CClaw

Scanmodule voor CClaw

HARDWARE AANBEVELING

De hardware-eisen voor de processing engine zijn sterk afhankelijk van het gekozen operating system de gewenste prestaties en de geïnstalleerde processen

Geadviseerde configuratie voor de standaard scannen naar CClaw is als volgt:

Minimum Recommended CPU Dual Core 2GHz Quad Core 2.66GHz Memory 2GB RAM 4GB RAM

Disk space 40GB 160GB

Network 100MB 1GB

Veel componenten in de processing engine zijn multithrea- ded, of ontworpen om als een separaat proces te functione- ren. Hierdoor zullen deze componenten voordeel halen uit multicore-enabled operating systems en hardware.