Functiebeschrijving

Functiebeschrijving

Coördinator evenementen Dienst Vrije Tijd

Voltijds

1. FUNCTIE

• Concrete functie: coördinator evenementen

• Niveau: B1 - B3

• Brutomaandwedde: min. € 2.412,49 – max. € 4.064,97

• Voltijds contractueel verband

• Contract onbepaalde duur

• Afdeling Vrije Tijd & Welzijn – dienst Vrije Tijd

2. VISIE

De gemeente Hoeilaart streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Om dit te realiseren zoeken we enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zelfontwikkeling belangrijk vinden.

3. Hoofddoel van de functie

Je bent verantwoordelijk voor het evenementenbeleid en de coördinatie van evenementen in de gemeente.

Je draagt bij tot een positief imago van de dienst en het gemeentebestuur in het algemeen.

4. PLAATS IN DE ORGANISATIE

Je rapporteert aan het afdelingshoofd vrije tijd en welzijn en werkt nauw samen met de andere beleidscoördinatoren vrije tijd, met de andere gemeentelijke diensten en met allerlei verenigingen en vrijwilligers.

5. Vaardigheden

5.1 Adviserende en beleidsondersteunende vaardigheden

Je adviseert het college van burgemeester en schepenen bij het uittekenen en uitvoeren van een gemeentelijk evenementenbeleid.

Je volgt de wet- en regelgeving op in jouw domein en integreert deze in de werking van de dienst.

Je voert beleidsondersteunend onderzoek uit naar aanleiding van vragen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris met betrekking tot jouw domein van de afdeling.

Je coördineert de uitvoering van het gemeentelijk evenementenbeleid en brengt betrokken (interne en externe) partijen in contact met elkaar.

5.2 Uitvoerende vaardigheden

Je staat in voor het budgetbeheer met betrekking tot jouw domein van de afdeling en volgt dit op.

Periodiek koppel je terug naar het college over de realisatie van de objectieven, aandachtspunten van de werking en evoluties met betrekking tot jouw domein van de afdeling.

Je werkt samen met andere gemeentelijke en bovengemeentelijke diensten, overheden en andere relevante partners.

Je inspireert, stimuleert en coördineert het aanbod van lokale verenigingen op vlak van evenementen.

Je hebt aandacht voor de verschillende doelgroepen. Je coördineert relevante gemeentelijke reglementering.

5.3 Communicatieve vaardigheden

Je staat in voor een vlotte en correcte communicatie met de verschillende interne en externe partijen. Dit omvat onder meer volgende concrete taken:

• Je neemt deel aan het intern overleg teneinde een vlotte werking te garanderen van de afdeling.

• Je onderhoudt contacten met diverse externe belanghebbenden.

• Je staat in voor een vlot en correct contact met burgers, mandatarissen en collega’s.

6. Competenties

6.1 Kerncompetenties

Competenties waarover elke medewerker van de gemeente Hoeilaart dient te beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie.

Samenwerking

• Werkt mee aan het behalen van afgesproken doelstellingen.

• Deelt kennis en informatie op een transparante manier.

• Bevordert de groepsgeest.

Klantgerichtheid

• Behandelt de externe en interne klant op een snelle, klantvriendelijke, respectvolle, integere en objectieve manier.

• Toont begrip voor opmerkingen of klachten van klanten.

• Stelt vragen, stelt oplossingen voor of verwijst naar de juiste dienst of persoon.

• Maakt concrete afspraken en komt die ook na.

Loyauteit

• Voert de genomen (beleids)beslissingen op een correcte manier uit.

• Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen.

Resultaatgerichtheid

• Neemt doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier de nodige initiatieven om de afgesproken taken of doelstellingen binnen de afgesproken termijn af te werken of te bereiken.

Zelfontwikkeling

• Verwerft nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis die belangrijk zijn voor het eigen functioneren.

• Stelt zichzelf professionele doelen.

• Staat open voor en past zich flexibel aan veranderingen van de functie of de organisatie aan.

6.2 Functiespecifieke competenties

Competenties die in de uitoefening van deze specifieke functie belangrijk zijn.

Nauwgezetheid

• Verwerkt informatie op een vlotte manier.

• Past richtlijnen, beslissingen en reglementen correct toe.

• Xxxxx het eigen werk na.

• Heeft oog voor detail.

Overtuigen

• Voorziet zijn standpunt van relevante concrete argumenten.

• Xxxxxx met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg.

• Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand.

• Brengt anderen ertoe om zijn standpunten en visie verder uit te dragen.

• Xxxxx creatieve acties in te zetten om anderen in de gewenste richting te bewegen.

Netwerken

• Maakt gebruik van bestaande contacten voor zijn opdracht.

• Neemt contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen.

• Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn.

• Bouwt doelgericht een professioneel en invloedrijk netwerk uit dat reikt tot over de grenzen van zijn afdeling en organisatie.

• Brengt mensen uit verschillende netwerken met elkaar in contact.

Communicatie

• Communiceert vlot met verschillende doelgroepen.

• Stimuleert de communicatie in twee richtingen.

• Heeft aandacht voor wat intern en extern vanuit zijn domein gecommuniceerd dient te worden.

• Brengt een boodschap duidelijk over.

• Schrijft professionele brieven en teksten.

• Hanteert een correcte spelling en grammatica.

Plannen en organiseren

• Coördineert het eigen werk en dat van anderen.

• Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast.

• Coördineert en overziet het werk van diverse onderdelen en schat in wat dit voor het totaal betekent.

• Ziet toe op een efficiënte en effectieve besteding van middelen.

• Past plannen en wijzigende omstandigheden aan en houdt daarbij de oorspronkelijke doelen voor ogen.

• Denkt niet enkel op korte termijn.

• Respecteert deadlines.

Integriteit

• Gaat vertrouwelijk om met informatie.

• Is eerlijk en oprecht.

• Komt afspraken na.

• Neemt verantwoordelijkheid op.

Initiatief nemen

• Doet zelf voorstellen ter verbetering van het eigen werk, de dienst of de organisatie.

• Xxxxxx zelf voorstellen aan voor problemen die zich stellen.

• Xxxxx niet op opdrachten maar ziet werk.

Stressbestendigheid

• Blijft ook bij wijzigende, drukke of onzekere werkomstandigheden goed functioneren.

• Reageert rustig bij tegenstand, kritiek of negatieve feedback.

• Blijft in elke situatie professioneel.

6.3 Slotbemerking

Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan.

Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan steeds worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente.

7. Aanwervingsvoorwaarden

- Beschikken over een blanco uittreksel uit het strafregister, in te dienen bij indiensttreding.

- De burgerlijke en politieke rechten genieten.

- Houder zijn van een diploma hoger onderwijs dat toegang geeft tot niveau B (bachelordiploma).

- Slagen in een selectieprocedure (schriftelijke en mondelinge proef).

8. Indienen van de kandidaturen

Enkel schriftelijke kandidaturen met cv en diploma worden aanvaard.

De kandidaturen worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Jan van Ruusbroecpark, 0000 Xxxxxxxxx en kunnen ingediend worden:

- ofwel per brief, ten laatste op 22 april 2018. De postdatum geldt als bewijs.

- ofwel door afgifte op het gemeentesecretariaat, ten laatste op 22 april 2018 om 16 uur.

- ofwel per e-mail naar xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx ten laatste op 22 april 2018 om 16 uur.

9. Algemene informatie

Wedde

Volgens barema B1 - B3 (brutomaandwedde voltijds: min. € 2.412,49 – max. € 4.064,97).

De jaren, gepresteerd in overheidsdienst, worden volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.

Functierelevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.

Bijkomende voordelen

- Maaltijdcheques (€ 8).

- Hospitalisatieverzekering.

- Terugbetaling openbaar vervoer woon-werkverkeer.

- Fietsvergoeding.

- 2de pensioenpijler.

Het gemeentebestuur is aangesloten bij de gemeenschappelijke sociale dienst Lokale Besturen in Vlaanderen, die bijzondere premies toekent. Via deze dienst kan je ook vakantiewoningen boeken of kortingen bekomen bij een aantal grote reisoperatoren.