OPEN OFFERTEAANVRAAG MET ALS VOORWERP
Bestek S
&L/AO/354/2014 1/57
OPEN OFFERTEAANVRAAG MET ALS VOORWERP
- Als vast gedeelte: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik voor rekening van de afdeling logistiek Wallonie.
- Als voorwaardelijk gedeelte: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik voor rekening van de Regie der Gebouwen (verdiepingen 10 en 11).
Publicatie op Europees niveau
Xxxxxx S&L/AO/354/2014
Opening van de offertes 06/05/2014 te 14u30
Errata :Pagina’s 1,6,10,11,12,28,29,38,39,40,41,42,43,44,45
alsook bijlagen 3,4 en 5
INHOUDSOPGAVE.
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 4
B. ALGEMENE BEPALINGEN 5
1. Voorwerp en aard van de opdracht 5
2. Duur van het contract 7
3. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie 7
4. Documenten van toepassing op de opdracht 7
4.1. Wetgeving 7
4.2. Opdrachtdocumenten 8
5. Informatiesessie en bezoek aan de gebouwen 8
5.1 Informatiesessie 8
5.2 Bezoek aan het gebouw 9
C. GUNNING 10
1. Indieningsrecht en opening van de offertes 10
1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 10
1.2. Opening van de offertes 12
2. Offertes 13
2.1. In de offerte te vermelden gegevens 13
2.2. Indiening van een offerte - Belangrijke opmerkingen 13
2.3. Geldigheidsduur van de offerte 14
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en bescheiden 14
2.5. De proefmodellen 14
3. Prijzen 15
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 15
4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie 15
4.2. Regelmatigheid van de offertes 19
4.3. Gunningscriteria 19
D. UITVOERING 23
1. Leidend ambtenaar 23
2. Prijsherziening 23
3. Aanpassing van de prijzen 24
4. Garantie – dienst na verkoop – vervangingsonderdelen 24
5. Oplevering van de geleverde producten 25
5.1. Ontvangst van de uitgevoerde leveringen 25
5.2. Voorlopige en definitieve opleveringen 25
5.3. Onderzoek van de grondstoffen 26
5.4. Markering van het meubilair 26
6. Borgtocht 26
6.1. Vestiging van de borgtocht 27
6.2 Vrijgave van de borgtocht 28
7. Uitvoering van de leveringen 28
7.1. Termijnen en clausules 28
7.2. Plaats waar de leveringen moeten worden geleverd, gemonteerd en geïnstalleerd 30
7.3. Controle van het opstellingsplan op basis van het bestelde meubilair – aanpassing van
de prijs 32
7.4. Coördinatie van de levering van het meubilair met andere leveringen en diensten 32
7.5. Aansprakelijkheid/Beveiliging van de plaatsen 33
7.6. Uitvoeringsbepaling 33
8. Facturatie en betaling van de leveringen 34
9. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 35
10. Geschillen 35
11. Boeten en sancties 35
12. Prijs van de opdracht bij vertraging van de uitvoering 36
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 37
1. Beschrijving van de te xxxxxxxxx xxxxxxxx 00
1.1. Voorwerp van de opdracht 37
1.2. Algemeen 37
1.3. Functionele vereisten 38
2. Mobiele rekken 38
2.1. Ondergrondse mobiele rekken (verdiepingen -3, -2 en -1) 39
2.2. Bovengrondse mobiele rekken (verdiepingen +1 tot +19) 41
3. Samenstelling van de rekken 43
3.1. Zijwanden 43
3.2. Legborden 44
3.3. Stabiliteit van de rekken 44
3.4. Rug 45
4. Aandrijving van de mobiele rekken 45
4.1. Elektrische aandrijving 45
4.2. Elektriciteit – grenzen van de aanneming 45
4.3. Beveiligingssystemen 45
4.4. Vergrendeling van de installaties 46
4.5. Evolutievermogen: Verplichte opties 46
5. Lijst van gewenst toebehoren 46
F. BIJLAGEN 47
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER 48
BIJLAGE 2: INVENTARIS 50
BIJLAGE 3: Opstellingsplannen van de rekken 55
BIJLAGE 4: Andere plannen (hoogte onder de plafonds, basisschema’s van de loze vloeren, typeplannen van de verdiepingen) en technische fiches 56
BIJLAGE 5: Afmetingstabellen 57
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Logistiek Dienst Aankopen
North Galaxy – Toren B4 - bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR S&L/AO/354/2014
OVERHEIDSOPDRACHT VOORWERP:
VIA
OPEN OFFERTEAANVRAAG MET ALS
-ALS VAST GEDEELTE: DE LEVERING, DE MONTAGE EN DE INDIENSTSTELLING VAN ELEKTRISCH BEDIENDE MOBIELE REKKEN VOOR PASSIEVE EN ACTIEVE ARCHIEVEN EN KLASSEMENT IN HET GEBOUW VAN DE FOD FINANCIËN, XXX XXXXXXX 0 XX 0000 XXXX VOOR REKENING VAN DE AFDELING LOGISTIEK WALLONIE.
-ALS VOORWAARDELIJK GEDEELTE: DE LEVERING, DE MONTAGE EN DE INDIENSTSTELLING VAN ELEKTRISCH BEDIENDE MOBIELE REKKEN VOOR PASSIEVE EN ACTIEVE ARCHIEVEN EN KLASSEMENT IN HET GEBOUW VAN DE FOD FINANCIËN, XXX XXXXXXX 0 XX 0000 LUIK VOOR REKENING VAN DE REGIE DER GEBOUWEN.
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
BELANGRIJK
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van de artikelen:
-
-
-
-
45 en 123 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 met betrekking tot de boeten en straffen;
25 en 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht;
119 van het koninklijk besluit van 14 januari met betrekking tot de verpakkingen en meer bepaald het weghalen ervan;
133 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht.
B. ALGEMENE BEPALINGEN
1. Voorwerp en aard van de opdracht.
BELANGRIJK
De huidige opdracht is een opdracht met een voorwaardelijk gedeelte . De markt bestaat uit een vast en een voorwaardelijk gedeelte.
De indiener is verplicht om zowel een prijs voor alle onderdelen van het vaste gedeelte als voor alle onderdelen van het voorwaardelijk gedeelte in te dienen.
De vaste verbintenis van de aanbestedende overheid is echter beperkt tot louter en alleen het vaste gedeelte.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het voorwaardelijke gedeelte niet te bestellen en de indiener kan in dit geval geen aanspraak maken op een schadevergoeding.
Het voorwaardelijke gedeelte zal worden besteld door middel van kennisgeving of door afzonderlijke bestelbonnen.
Het vast gedeelte met als voorwerp: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren voorzien in de verschillende ondergrondse en bovengrondse zones, evenals de versteviging van de technische vloerplaten in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik voor rekening van de afdeling logistiek Wallonië (uitgezonderd de verdiepingen 10 en 11).
Het voorwaardelijk gedeelte met als voorwerp: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren voorzien in de verschillende ondergrondse en bovengrondse zones, evenals de versteviging van de technische vloerplaten in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 te 4000 Luik voor rekening van de Regie der Gebouwen (verdiepingen 10 en 11).
De rekken zorgen, dankzij hun capaciteit, mobiliteit en flexibiliteit, voor een doeltreffend en veilig gebruik van de archieven. Ze worden geïnstalleerd in het gebouw van de FOD Financiën gelegen:
Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx
Gebouw
Het klassement bestaat voornamelijk uit ordeners, hangmappen, boeken, archiefdozen, materiaalkisten en registers.
De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Deze opdracht omvat één enkel perceel: Mobiele rekken
De mobiele rekken bestaan uit rekken gemonteerd op mobiele of vaste sokkels. De mobiele sokkels worden verplaatst op rails die ingebouwd zijn in een vloer die deel uitmaakt van de installatie.
Er zijn twee soorten rekken:
• Ondergrondse mobiele rekken: deze rekken worden ingebouwd in een verhoogde technische vloer. De gebruikte materialen moeten in een behandeld metaal zijn of van nature uit anti-corrosie zijn (bijvoorbeeld in aluminium) geplaatst op het bestaande beton en worden geïnstalleerd op de verdiepingen -3, -2 en -1.
• Bovengrondse mobiele rekken: deze rekken worden geplaatst op een verhoogde vloer, met daarin de rails, die is gemaakt van panelen uit verlijmde houtspaanders en die zelf op een technische vloer is geplaatst die hiervoor moet worden verstevigd. Ze worden geïnstalleerd op de verdiepingen +1 tot +19.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor deze opdracht niet toe te wijzen en te beslissen dat deze het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, die zo nodig wordt toegewezen volgens een andere procedure.
Een onvolledige offerte leidt tot uitsluiting van de offerte. Varianten zijn niet toegestaan voor deze opdracht.
Er zijn verplichte opties voorzien in deze opdracht.
Het gaat om een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, artikel 2,7°). Ofwel de globale prijs (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 4°) voor de prijs van de rekken en een prijslijst (KB van 15 juli 2011, artikel 2,5°) voor de uitrustingen. De hoeveelheden te leveren en te plaatsen meubilaironderdelen zullen in elke bestelbon gepreciseerd worden.
Dit bestek mag in geen geval worden beschouwd als een verbintenis vanwege de Federale Overheidsdienst FINANCIËN.
Leveringsperioden en hoeveelheden.
Het gebouw in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx is op dit ogenblik in opbouw. De werken zouden in principe beëindigd moeten zijn op het ogenblik van de eerste leveringen.
De aanbestedende overheid is niet de bouwheer van de werken die in dit gebouw worden uitgevoerd en beschikt op het ogenblik dat het bestek wordt opgesteld niet over de informatie die haar in staat zou stellen om met zekerheid de datums te bepalen waarop de leveringen van de rekken zouden moeten plaatsvinden. Bijgevolg, vormen de leveringsperioden voor de aanbestedende overheid geen verbintenis. Zo zullen de levering, de montage en de indienststelling van de rekken in principe ten vroegste op 15 december 2014 beginnen.
Op het ogenblik dat het bestek wordt opgesteld beschikt de aanbestedende overheid reeds over ramingen van de te leveren hoeveelheden: het betreft het installeren, in principe, van alle rekkenzones, zoals vermeld op de opstellingsplannen in bijlage, van de verdiepingen -3 tot -1 en +1 tot +19, met uitzondering van de zones op de verdiepingen +10 en +11. De aanbestedende overheid kan immers momenteel niet verduidelijken of deze twee verdiepingen al dan niet zullen worden uitgerust. De binneninrichting van de rekken zal bestaan uit minstens drie legborden per rek.
Zo zal de eerste bestelling (vast gedeelte) geformuleerd door de aanbestedende overheid betrekking hebben op de levering, de montage en de indienststelling van de zones op de verdiepingen -3 tot -1, +1 (behalve zones C en D), +2 (2A, 2B), 12 zones van type A, 12
zones van type B, 15 zones van type C, 15 zones van type D en 3 zones van type E evenals een aantal legborden dat overeenstemt met minstens 3 legborden per rek. Toebehoren zullen eveneens deel uitmaken van de eerste bestelling, maar hun aantal en type moeten nog worden bepaald.
De aanvullende bestellingen (voorwaardelijk gedeelte) zullen betrekking hebben op de zones A, B, C, D van de verdiepingen 10 en 11, als de aanbestedende overheid van plan is om deze uit te rusten, evenals eventuele bijkomende leveringen van legborden en toebehoren of andere opties.
Op het ogenblik van de gunning zal de aanbestedende overheid de opdrachtnemer een meer representatieve raming van de te leveren en te plaatsen hoeveelheden meubilair bezorgen en hem in de mate van het mogelijke meer nauwkeurige leveringsperioden meedelen.
2. Duur van het contract
Het contract vat aan de dag na de datum van verzending van de kennisgeving van gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer.
Dit contract heeft een duur van 3 jaar.
3. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie
De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.
Voor aanvullende informatie betreffende het bestek kan de inschrijver contact opnemen met de projectbeheerder op het volgende e-mailadres: xxx.xxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx.
4. Documenten van toepassing op de opdracht
4.1. Wetgeving
- De wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit met betrekking tot plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk;
- De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten;
- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk;
- Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI);
- De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving.
- Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes.
4.2. Opdrachtdocumenten
- De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Dit bestek nr. S&L/AO/354/2014.
- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
5. Informatiesessie en bezoek aan de gebouwen
5.1 Informatiesessie
Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren voor de kandidaat-inschrijvers.
De kandidaat-inschrijver wordt gevraagd om vóór 11/03/2014 via een e-mail aan xxx.xxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx te laten weten of hij wil deelnemen aan de informatiesessie. De inschrijver vermeldt in de inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximaal 2 personen) die aanwezig zullen zijn op de informatiesessie. In het onderwerp van de e-mail vermeldt hij “Info mobiele rekken”.
Deze informatiesessie zal plaatsvinden op 17/03/2014 om 10 uur in één van de vergaderzalen van North Galaxy, bereikbaar via de bezoekersingang, Koning Xxxxxx XX- laan 33 te 1030 BRUSSEL.
Om de informatiesessie vlot te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers verzocht om hun vragen via e-mail door te geven aan de aanbestedende overheid op het volgende e- mailadres: xxx.xxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx. Tijdens deze sessie zullen enkel de vragen worden behandeld die de aanbestedende overheid ten laatste 5 kalenderdagen vóór de informatiesessie, dus uiterlijk op 11/03/2014 om 16 uur, heeft ontvangen. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “Info mobiele rekken”.
De vragen mogen uitsluitend betrekking hebben op de inhoud van het onderhavige bestek.
Aan de ingang van de vergaderzaal zal op een formulier dat ter beschikking wordt gesteld van de deelnemers worden gevraagd om de identiteit van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, hun naam en hun handtekening op te geven.
De aanbestedende overheid zal het verslag van de informatievergadering publiceren op de website van de FOD FINANCIËN xxxx://xxxxxx.xxxx.xx onder de rubriek “Overheidsopdrachten”.
Indien er geen vragen worden gesteld binnen de voorgeschreven termijn, wordt er geen proces-verbaal gepubliceerd.
BELANGRIJK
Om deel te nemen moeten de bezoekers aan de hand van hun visitekaartje kunnen bewijzen dat ze tot het genoemde bedrijf behoren. Indien een dergelijk document niet wordt voorgelegd, zal de afgevaardigde van de aanbestedende overheid de bezoeker(s) de toegang tot het gebouw weigeren.
5.2 Bezoek aan het gebouw
Er is geen bezoek aan het gebouw voorzien.
C. GUNNING
1. Indieningsrecht en opening van de offertes
1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht.
In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes.
De offertes kunnen bijgevolg op de volgende wijzen worden ingediend:
1) ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie)
2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verstuurd naar de aanbestedende overheid
3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.
1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen
Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1°van het KB van 15 juli 2011).
Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tendering website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011.
Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.
Indien nodig, worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.
Meer informatie kan worden teruggevonden op de volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e- procurement: x00 (0)0 000 00 00.
BELANGRIJK
1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de e-procurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.
1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend
De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden overgelegd, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten.
De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend:
- ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent;
- door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes;
- per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk.
De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard.
Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover:
- de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer;
- en de offerte per aangetekend schrijven ingediend is ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat.
In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd.
De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden. In zijn offerte moet de inschrijver vermelden: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat.
De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes.
De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht:
- het nummer van het bestek: S&L/AO/354/2014.
- de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 06/05/2014 om 14 u 30.
Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen:
- in de linkerbovenhoek:
- het woord: “OFFERTE”
- het nummer van het bestek: S&L/AO/354/2014
- indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes:
− XXXXXXX Xxxxxxxxx 0257/63482
− HOEBEECK Els 0257/92726
− XXX XXXXXXXXXX Wendy 0257/68347
− XXXXX Xxxxxx 0257/89634
− XXXXXXX Xxxxxxx 0257/79775
- op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.
Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9.00 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur.
Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.
De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
T.a.v. xxx. Xxxxxx XXXXXX, adviseur
North Galaxy – Toren B4 Koning Xxxxxx XX-laan 33 - Bus 961
1030 BRUSSEL
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier.
Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of zijn gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover:
1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent
2° en ze wordt bevestigd per aangetekende brief, ve rzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.
Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.
1.2. Opening van de offertes
Tijdens de openingsvergadering op 06/05/2014 om 14 u 30 zal in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Xxxxxx XX-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).
Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden.
Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.
2. Offertes
2.1. In de offerte te vermelden gegevens
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
De inschrijver wordt ten stelligste aangeraden het offerteformulier te gebruiken dat bij dit bestek is gevoegd, evenals de prijsinventaris. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
De offerte en de bij het offerteformulier gevoegde bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
- de eenheidsbedragen en de forfaitaire bedragen, voluit en in cijfers (incl. btw);
- het tarief van de btw;
- de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;
- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;
- de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend;
- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
- het registratienummer bij de RSZ;
- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft;
- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
- alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
2.2. Indiening van een offerte - Belangrijke opmerkingen
De inschrijver die zijn offerte indient, erkent:
• alle nuttige informatieaanvragen te hebben ontvangen om de omvang van de opdracht te begrijpen;
• zich rekenschap te hebben gegeven van alle bijzonderheden van de uitvoering van de opdracht en er de gevolgen van te hebben bepaald;
• het bedrag van zijn offerte te hebben berekend, rekening houdend met deze kennis van de opdracht en met de middelen die ingezet dienen te worden voor de perfecte uitvoering ervan.
2.3. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, die ingaat op de dag na de opening van de offertes.
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en bescheiden
De inschrijvers voegen bij hun offerte:
- alle documenten gevraagd in het kader van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 4 van deel C. Gunning);
- de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;
- de lijst van de onderaannemers alsook een beschrijving van de leveringen die door elke onderaannemer worden uitgevoerd;
- een beschrijving van de logistieke middelen en van de productiecapaciteit waarover hijzelf en zijn onderaannemers beschikken;
- de gebruiksaanwijzing van de rekken;
- informatie over de elektrische voeding ten laste van de aanbestedende overheid (opstellingsplannen van de verschillende zones met de locatie en het aantal stopcontacten + technische gegevens) - zie punt 4.2.
Alle voornoemde stukken moeten worden geleverd in de taal van de offerte (Nederlands of Frans). In voorkomend geval is elke vertaling naar een van beide talen ten laste van de inschrijver.
2.5. De proefmodellen
De commissie zal overgaan tot de evaluatie op basis van de ingediende offertes en proefmodellen.
De aanbestedende overheid kan vragen om het proefmodel dat voldoet aan de technische vereisten voor te bereiden voor een bepaalde datum voor de technische evaluatie in een lokaal van de leverancier gelegen in België. Het proefmodel moet aan de volgende specificaties voldoen:
• Elektrisch bediende mobiele rekken van het "bovengrondse" type met minstens 3 rekken – een enkelvoudig mobiel eindrek, een enkelvoudig vast eindrek en een dubbel mobiel rek – met minstens 2 traveeën van minimaal 1000 mm en die elk minimaal vier verdiepingen A4- klassement kunnen bevatten.
Het proefmodel is uitgerust met vier soorten legborden en twee toebehoren:
• Multifunctioneel legbord met draagvermogen van minstens 70 kg per lopende meter;
• Multifunctioneel legbord met draagvermogen van minstens 100 kg per lopende meter;
• Multifunctioneel geperforeerd legbord voor een compartimentering in vakken, voorzien van scheidingswanden en het systeem met verdeelstangen;
• Uittrekbaar consultatielegbord;
• Staande boekensteun;
• Hangende boekensteun.
Het proefmodel moet beschikbaar zijn binnen 22 kalenderdagen na de verzending van de uitnodiging naar de inschrijver.
Deze modellen moeten in overeenstemming zijn met de technische voorschriften in deel E "Technische voorschriften" (bovengrondse rekken).
Als de voorgestelde modellen niet overeenstemmen met de technische voorschriften die in deel E “Technische voorschriften” beschreven worden, dan zal de offerte van de inschrijver als technisch onregelmatig worden beschouwd.
BELANGRIJK
De aanbestedende overheid kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die ten gevolge van de evaluatie aan de proefmodellen wordt veroorzaakt.
3. Prijzen.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier en het inventarismodel moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO.
De inschrijver wordt geacht in zijn eenheidsprijzen en zijn forfaitaire prijzen alle mogelijke kosten te hebben inbegrepen die bij de leveringen kunnen komen, met uitzondering van de btw.
Met name de volgende elementen zijn in de prijs inbegrepen:
- het lossen, het uitpakken en het plaatsen in de gebruikslokalen/op de gebruiksverdiepingen die door de aanbestedende overheid zijn aangegeven (met inbegrip van de montage van de legborden en toebehoren in de kasten);
- De versteviging van de technische vloeren, inclusief alle afwerkingen en vereisten;
- het gebruik van het (de) heftoestel(len) of ander materieel;
- De kosten die inherent zijn aan eventuele prestaties op uitzonderlijke tijdstippen (weekends, avonden, ochtenden, feestdagen), met dien verstande dat ze door de aanbestedende overheid moeten worden voorzien in geval van strikte nood;
- de administratieve formaliteiten en de kosten voor het reserveren van de parkeerplaatsen;
- de terugname van de verpakkingen en van het afval, alsook de verwerking of de recyclage ervan overeenkomstig de wettelijke, reglementaire of andere bepalingen op dit gebied en met inachtneming van de duurzame ontwikkeling.
Bovendien zal, in voorkomend geval, de opdrachtnemer alle kosten voor het gebruik van een tijdelijke opslagzone (laden en lossen, vervoer, huur van de zone en alle bijhorende kosten) voor zijn rekening nemen.
Deze lijst is louter informatief en niet exhaustief.
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria
4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
4.1.1. Toegangsrecht
Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal ze de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten om zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Eerste uitsluitingscriterium
§ 1 De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:
1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
2° op deze aangiften geen bijdrageschuld te hebben van meer dan 3.000 euro, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de
buitenlandse inschrijver:
1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de sociale zekerheidsbijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is
2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§ 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die
in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Stra fwetboek
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002
4° witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.
Derde uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.
Vierde uitsluitingscriterium
Xxxxx uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
Vijfde uitsluitingscriterium
De inschrijver mag in zijn beroepsuitoefening niet een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken.
Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:
1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betref fende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957)
2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 ov er vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948)
3° het recht op organisatie en collectief overleg ( verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949)
4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstellin g en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)
5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr . 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4°van het KB van 15 juli 2011. De bovenvermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in artikel 61 van het voornoemde besluit.
Zesde uitsluitingscriterium
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is.
Opdat de inschrijver of de kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, al naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval.
De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2,2°, van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
Zevende uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
4.1.2. Kwalitatieve selectie
Selectiecriteria betreffende de financiële middelen van de inschrijver
Zie artikel 67 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een totale gecumuleerde omzet excl. btw hebben gerealiseerd van ten minste 15.000.000 EUR;
De inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de totale gerealiseerde omzet gedurende de laatste drie boekjaren, tenzij de jaarlijkse totale omzet vermeld is in de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (het gaat om de jaarrekeningen opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de totale gerealiseerde omzet ingevuld werd).
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd neergelegd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weergeven (maximaal 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die voor echt verklaard is door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor.
Voor buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die voor echt is verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of instelling die een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.
4.2. Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen onderzocht worden op hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen uitgesloten worden.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
4.3. Gunningscriteria
Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
4.3.1. Lijst van de gunningscriteria
De gunningscriteria voor de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement in het gebouw gelegen in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx zijn:
1. de prijs
2. de gebruiksvriendelijkheid
3. de technische kwaliteit
4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte
De cijfers voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de hoogste eindbeoordeling haalt.
De volgende weging en berekeningsmethoden zullen worden gebruikt om een eindklassement op te stellen van elke offerte op een maximum van 100 punten.
Prijzen | 60 punten |
Gebruiksvriendelijkheid | 15 punten |
Technische kwaliteit | 25 punten |
Voor de gunningscriteria bepaalde evaluatiemethoden
De voorgestelde leveringen worden gewaardeerd op basis van zowel de schriftelijke offerte als de proefmodellen die ter beschikking van de aanbestedende overheid worden gesteld, zoals geïdentificeerd in punt 2.4. Proefmodellen van deel C. Gunning van het onderhavige bestek.
Een evaluatiecommissie samengesteld uit ambtenaren en/of beambten van de FOD FINANCIËN zal de offertes evalueren op basis van de voornoemde gunningscriteria.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor een beroep te doen op externe of interne deskundigen om de leden van de evaluatiecommissie bij te staan in het kader van de evaluatie van de offertes.
Voor de gunningscriteria, met uitzondering van de criteria “Prijs”, zal de volgende evaluatieschaal worden toegepast (de toekenning van delen van punten is niet mogelijk):
DE LEVERING, DE MONTAGE EN DE INDIENSTSTELLING VAN DE ELEKTRISCH BEDIENDE MOBIELE REKKEN VOOR PASSIEVE EN ACTIEVE ARCHIEVEN EN KLASSEMENT | ||
Technische kwaliteit | Behaalde punten: 10 op 25 voor de eindscore 10 punten: Uitstekend 9 punten Zeer goed 8 punten: Goed 7 punten: Goed genoeg 6 punten: Voldoende 5 punten: Aanvaardbaar 4 punten: Onvoldoende 2 punten: Slecht | |
0 punten: Onbestaand of Onmogelijk te evalueren | ||
Behaalde punten: 10 op 15 voor de eindscore | ||
Gebruiksvrien delijkheid | 10 punten: 9 punten 8 punten: 7 punten: 6 punten: 5 punten: 4 punten: 2 punten: 0 punten: | Uitstekend Zeer goed Goed Goed genoeg Voldoende Aanvaardbaar Onvoldoende Slecht Onbestaand of Onmogelijk te evalueren |
Evaluatiemethode voor het criterium “prijs”.
Wat het gunningscriterium “prijs” betreft, zullen de offertes worden geëvalueerd op basis van de door de inschrijvers in hun prijsinventaris meegedeelde prijzen die worden toegepast op de evaluatieconfiguratie die door de aanbestedende overheid vooraf is bepaald. De configuratie is de som van de forfaitaire prijzen van de volgende zones en elementen:
• zones -1 tot -3;
• zones gelegen op +1 met uitzondering van de zones C en D;
• zones gelegen op +2;
• 12 zones A, 12 zones B, 15 zones C, 15 zones D, 3 zones E;
• 30 enkelvoudige legborden 80 cm;
• 7700 enkelvoudige legborden 100 cm;
• 9800 enkelvoudige legborden 120cm;
• 7700 enkelvoudige legborden 125 cm.
De voor het criterium “prijs” toegekende punten zullen worden berekend op basis van de volgende formule:
Pperceel X (Pm /Po) = punten toegekend voor het criterium “prijs”
waarbij: Pperceel = de weging die is bepaald voor het criterium “prijs” (volgens het perceel)
: Pm = de prijs van de laagste evaluatieconfiguratie berekend voor een geldige offerte
: Po = de prijs van de evaluatieconfiguratie berekend voor de geanalyseerde offerte
Evaluatiemethode voor het criterium “technische kwaliteit”.
Op basis van de ingediende offertes en de vaststellingen over het voorgestelde proefmodel zullen de mobiele rekken worden beoordeeld. Bij deze beoordelingen zal rekening worden gehouden met alle in punt E “Technische voorschriften” van dit bestek opgesomde technische kenmerken. Op basis van al deze beoordelingen zullen punten worden toegekend.
De commissie zal overgaan tot de evaluatie van de technische kwaliteit op basis van de ingediende offertes en proefmodellen.
In de wetenschap dat alle vermelde evaluatiegegevens als van gelijke waarde worden beschouwd, wordt onder de technische kwaliteit verstaan:
• prestatie van de materialen;
• algemene stevigheid en stabiliteit (rekken en binneninrichting);
• werking van de elektrische aandrijving;
• algemene veiligheid;
• geluidskwaliteit;
• kwaliteit van de afwerking: dikte, impactweerstand, randen, bekleding, aantal stappen in de hoogteregeling voor de rekken, vakkensysteem, kleur- of materiaalkeuze, algemene esthetiek.
Evaluatiemethode voor het criterium “gebruiksvriendelijkheid”
De commissie zal overgaan tot de evaluatie van de gebruiksvriendelijkheid van de voorgestelde meubilaironderdelen op basis van de ingediende offertes en de proefmodellen.
De evaluatie van de gebruiksvriendelijkheid zal gebeuren voor elk element van de rekken.
De commissie zal overgaan tot de evaluatie van de gebruiksvriendelijkheid van de voorgestelde meubilaironderdelen en -sets op basis van de desbetreffende informatie die vermeld is in de schriftelijke offertes en op basis van het door de inschrijvers ter beschikking gestelde proefmeubilair.
In de wetenschap dat alle vermelde evaluatiegegevens als van gelijke waarde worden beschouwd, wordt onder gebruiksvriendelijkheid verstaan:
• flexibiliteit: aantal mogelijke schakelopties en combinatiemogelijkheden;
• aanpasbaarheid: gemakkelijkheidsgraad van het ombouwen van een assemblageoptie naar een andere;
• ergonomie: hoogte van de vakken; bereikbaarheid van de verschillende functies, comfort, bereikbaarheid binnenin;
• verplaatsing van de traveeën via een aandrijfsysteem;
• bereikbaarheid van de traveeën (vloeren, plankieren, enz.);
• algemene werking;
• uitbouw, namelijk de mogelijkheden om in de tijd nieuwe functionaliteiten toe te voegen;
• onderhoudsgemak: toegankelijkheid van het vloeroppervlak voor schoonmaak, afwasbaarheid van de materialen
D. UITVOERING
1. Leidend ambtenaar
Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen worden vermeld.
De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Prijsherziening.
Voor de diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:
▪ De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.
▪ Elk jaar vraagt de dienstverlener de prijsherziening aan per aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst Logistiek, Afdeling Aankopen, North Galaxy, Toren B, 4e verdieping, Koning Xxxxxx XX laan 33, bus 961, 1030 Brussel
▪ De prijsherziening gaat in op:
o de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
o de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de begunstigde moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).
▪ De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
⎛ S ⎞
⎝
S
P = P0 * ⎜ 0,8 *
0
+ 0.2⎟
⎠
waarbij:
P = herziene prijs P0 = initiële prijs
S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners; buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.
S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht voorafgaat
▪ Voor de indexen, zie: xxxx://xxx.xxxxxx.xx
▪ De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven dan uitgaat van de aanbestedende overheid.
3. Aanpassing van de prijzen
Als een aanpassing van de plannen (na controle van de plannen zoals voorzien in punt 7.3. "Controle van het opstellingsplan op basis van het bestelde meubilair – aanpassing van de prijs”) leidt tot een wijziging van het aantal meters rekken op de vloer van minstens 1% per zone, groep van zones of verdieping, zoals vermeld in de inventaris, zal de prijs worden aangepast ten belope van het aantal meters rekken op de vloer meer of minder in vergelijking met de oorspronkelijke opmetingen.
4. Garantie – dienst na verkoop – vervangingsonderdelen
De garantietermijn bedraagt vijf jaar vanaf de datum van de voorlopige oplevering op de plaats van levering (zie punt 6.2. Voorlopige en definitieve opleveringen, van deel D. Uitvoering van het onderhavige bestek).
Tijdens die garantietermijn, kan de aanbestedende overheid eisen dat de opdrachtnemer op zijn kosten en binnen de overeengekomen termijn de producten vervangt die gebreken vertonen en die een gebruik volgens de voorwaarden van de opdracht verhinderen.
OPMERKING
De inschrijvers kunnen in hun offerte een langere garantietermijn voorstellen. Het is dan die garantietermijn die in aanmerking zal worden genomen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
Gedurende de garantietermijn komen alle verzendingskosten van het gebrekkige meubilair en van de vervangingsonderdelen voor rekening van de opdrachtnemer.
Een nieuwe gelijkwaardige garantietermijn is van toepassing op alle geleverde vervangingsproducten.
De garantie is slechts van toepassing voor zover het product altijd als “een goede huisvader” werd gehanteerd.
In geval van een geschil moet de leverancier het bewijs leveren dat het product niet als “een goede huisvader” werd gehanteerd. Indien hij dit bewijs niet levert, blijven de in dit artikel beschreven garantievoorwaarden zonder enige uitzondering van toepassing.
BELANGRIJK
1.
De leverancier verbindt zich ertoe technische bijstand te verlenen binnen een maximumtermijn van 2 werkdagen na de kennisgeving van het verzoek via e-mail of per fax en te zorgen voor de reparatie van meubilaironderdelen die gebreken vertonen of beschadigd zijn binnen een termijn van 4 weken.
2.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe te zorgen voor de beschikbaarheid van de vervangingsonderdelen van het meubilair die besteld worden in het kader van deze opdracht gedurende een termijn van tien jaar vanaf de dag na de datum van verzending van de kennisgeving van gunning van deze opdracht.
3.
In voorkomend geval zal de opdrachtnemer alle kosten voor het gebruik van een tijdelijke opslagzone (laden en lossen, vervoer, huur van de zone en alle bijhorende kosten) voor zijn rekening nemen.
5. Oplevering van de geleverde producten
5.1. Ontvangst van de uitgevoerde leveringen
De leveringen zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid.
5.2. Voorlopige en definitieve opleveringen
Er is een voorlopige oplevering per leveringsfase voorzien zoals vermeld in punt 7.1 van het onderhavige bestek.
Zo zullen de gedeeltelijke opleveringen plaatshebben:
- na 2 weken, voor de oplevering van de 4 verdiepingen die in fase 1 moeten worden voorzien;
- na elke week, voor de twee verdiepingen die per week moeten worden voorzien in fase 2;
- na 4 weken vanaf het begin van de eerste fase, voor de zones op -3;
- Na 7 weken vanaf het begin van de eerste fase, voor de zones op -2;
- Na 8 weken vanaf het begin van de eerste fase voor de zones 1D, 1E, 1F, 1G, 1H op verdieping
+1;
- Na 10 weken vanaf het begin van de eerste fase, voor de zones op -1;
- Na 11 weken voor de overige zones op +1 (met inbegrip van de zones C en D).
Deze gedeeltelijke voorlopige opleveringen hebben, in voorkomend geval, plaats in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de leverancier na afloop van de levering, de montage en de effectieve plaatsing van het geleverde meubilair per fase en na een materieel onderzoek op de plaats van levering. De aanbestedende overheid moet uiterlijk op de dag zelf van de gedeeltelijke voorlopige oplevering in het bezit zijn van het samenvattend leveringsdocument. De leveringslijst of de factuur kunnen dienst doen als samenvattend leveringsdocument.
De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen om de formaliteiten van de voorlopige oplevering te vervullen, het proces-verbaal op te stellen en een kopie ervan aan de opdrachtnemer te bezorgen. Dit proces-verbaal stelt de resultaten van de controle en de leveringsdatum vast.
Deze termijn gaat in op de dag van de levering, de montage en de effectieve installatie van het geleverde meubilair per fase, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld.
De oplevering gebeurt door een of meerdere ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Financiën die de leidend ambtenaar vertegenwoordigen. Zodra de verpakkingen zijn weggebracht, zal de voorlopige oplevering bestaan uit de controle van de conformiteit van de geleverde, gemonteerde en geïnstalleerde meubelonderdelen:
- met de voorwaarden waarin het bestek voorziet;
- met de bestelling(en-) die door de aanbestedende overheid is (zijn) geplaatst;
- met de instructies, met name betreffende de samenstelling van de rekken die door de aanbestedende overheid zijn gegeven;
- met het samenvattende leveringsdocument;
- met de regels van de kunst.
Het samenvattende leveringsdocument vermeldt:
- het nummer van het bestek;
- de naam van de leverancier;
- de referentie en de datum van de bestelbon van de klant;
- de naam en het adres van de bestemmeling;
- de leveringsdatum;
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde, gemonteerde en geïnstalleerde meubilaironderdelen;
- de verdieping waarop het meubilair werd geïnstalleerd.
Het samenvattende leveringsdocument wordt opgesteld in drie exemplaren van welke het ene als het origineel en de twee andere als kopie worden aangemerkt. Een van beide kopieën wordt bewaard door de leverancier, de andere kopie wordt aan de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde gericht en het origineel zal bij de factuur worden gevoegd.
In geval van een klacht is artikel 125 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken van toepassing.
"Ieder bezwaar tegen beslissingen inzake opleveringen vanwege de aanbestedende overheid wordt ingediend bij ter post aangetekende brief uiterlijk de vijftiende dag na de dag van verzending van de beslissing.”
De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend op de vervaldag van de garantietermijn voor zover er geen klacht(en) hangend is (zijn).
5.3. Onderzoek van de grondstoffen
De aanbestedende overheid of haar vertegenwoordiger kan op eigen initiatief in om het even welk stadium stalen van de grondstoffen nemen om die te onderzoeken. Het nemen van stalen van de grondstoffen gebeurt steekproefsgewijs en de verkregen resultaten worden vergeleken met de voorschriften van het bestek en met de resultaten van het voorafgaande onderzoek van de grondstoffen.
De controle gebeurt dan zonder dat enig verzoek wordt gericht aan de leverancier, die beslist al dan niet het resultaat van het onderzoek af te wachten alvorens zijn fabricage te beginnen of voort te zetten. De aldus geteste stukken worden door de leverancier op zijn kosten vervangen.
5.4. Markering van het meubilair
Alle meubels moeten worden gemarkeerd met het nummer van de leveringsbon en de leveringsdatum op een leesbaar etiket dat op onopvallende wijze wordt aangebracht, gemakkelijk bereikbaar en moeilijk te verwijderen is.
Alle stukken moeten voorzien zijn van een etiket met een unieke, moeilijk te verwijderen streepjescode, die is aangebracht op een plaats die gemakkelijk bereikbaar is met een streepjescodelezer. De aanbestedende overheid en de opdrachtnemer moeten het eens worden over het type codering en de plaats van deze streepjescode-etiketten.
6. Borgtocht
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van de artikelen 25, 33 en 133 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft:
1. de aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het initiële bedrag om de reden dat rekening werd gehouden met het bestaan van verschillende bestellingen die moeten worden geplaatst in het kader van deze opdracht en dat de aanpassing van de borgtocht in functie van verschillende opeenvolgende kleine bestellingen aan de initiële bestelling zou leiden tot een grote administratieve overbelasting, zowel voor de Administratie als voor de leverancier, gezien de omvang van deze bestelling in vergelijking met de initiële bestelling.
2. de vrijgave van de borgtocht.
6.1. Vestiging van de borgtocht
De initiële borgtocht bedraagt 5% van het initiële bedrag, excl. btw, van de opdracht. Onder initieel bedrag van de opdracht wordt verstaan het bedrag van de eerste bestelling die door de aanbestedende overheid zal worden geplaatst (zie punt B.1. Leveringsperioden en hoeveelheden).
Het bedrag van de borgtocht zal worden bepaald op basis van het totaalbedrag van de bestelling, berekend op basis van de eenheidsprijzen die vermeld zijn in de prijslijst van de opdrachtnemer.
Het bedrag dat wordt verkregen door het totaalbedrag van de bestelling te vermenigvuldigen met 5%, zal worden afgerond op het hogere tiental in euro.
Het bewijs van het stellen van de borgtocht moet binnen dertig (30) kalenderdagen na de kennisgeving van deze opdracht worden verzonden.
Overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
Binnen dertig kalenderdagen na de eerste bestelling moet de opdrachtnemer de borgtocht hetzij zelf of via een derde stellen op een van de volgende manieren:
1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheerscontrole
Beheerder van de vastleggingen afdelingen en lijndiensten Ter attentie van Mevrouw XXXXXXX Xxxxxxxxx XXXX B22 Koning Xxxxxx XX-laan 33, postbus 781
1030 BRUSSEL
6.2 Vrijgave van de borgtocht
BELANGRIJK
De borgtocht zal voor 75% worden vrijgegeven na de voorlopige oplevering van de leveringen die zijn geïdentificeerd in de eerste bestelling en voor 25% na de definitieve oplevering.
7. Uitvoering van de leveringen.
OPMERKING
In het kader van de uitvoering van deze opdracht is het de opdrachtnemer verboden zijn verbintenissen of een gedeelte daarvan toe te vertrouwen aan een ondernemer, een leverancier of een dienstverlener die zich in een uitsluitingssituatie bevindt of die te laten deelnemen aan de uitvoering of aan de controle van de opdracht of van een gedeelte ervan. (De uitsluitingscriteria worden vermeld in punt 4.1.1. Toegangsrecht van deel C. Gunning van het onderhavige bestek).
Elke schending van dit verbod kan aanleiding geven tot de ambtshalve toepassing van maatregelen.
7.1. Termijnen en clausules
De levering, de montage en de indienststelling van de elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement zullen in principe uiterlijk op 15 december 2014 beginnen en over 11 kalenderweken worden gespreid.
In de veronderstelling dat het gebouw toch ter beschikking wordt gesteld tussen 15/12/2014 en 31/12/2014, moeten de dagen tussen 25 december 2014 en 4 januari 2015 niet in rekening genomen worden in de termijn van 11 kalenderweken, alsook de termijnen vermeld in dit hoofdstuk.
Op het ogenblik van de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid de opdrachtnemer een meer representatieve raming van de te leveren, te plaatsen en in bedrijf te stellen hoeveelheden meubilair bezorgen en hem in de mate van het mogelijke meer nauwkeurige leveringsperioden meedelen.
Tijdens de uitvoering van de opdracht zullen de leveranciers altijd ten minste 15 kalenderdagen vóór de leveringsdatum op de hoogte worden gesteld van de aard, de hoeveelheid en de precieze bestemming van de te leveren, te monteren en te in bedrijf te stellen meubilaironderdelen.
De aanbestedende overheid legt de nadruk op het dwingende karakter voor de leverancier van de uiterste leverings-, montage- en indienststellingsdatums die zullen worden meegedeeld in de loop van de uitvoering en waarvan de niet-naleving zal worden bestraft met de boeten voorzien in punt
11. Boeten en sancties van deel D. Uitvoering van het bestek.
BELANGRIJK
Op het ogenblik dat dit bestek wordt uitgebracht, wordt het gebouw opgetrokken.
Afhankelijk van eventuele vertragingen of indien deze werken sneller vorderen dan gepland, zou de voornoemde kalender kunnen worden verschoven met een periode die overeenstemt met de opgelopen vertraging of met de genomen voorsprong.
De leveringsperioden vormen voor de aanbestedende overheid geen verbintenis. Ze zijn vatbaar voor wijzigingen zonder dat de leverancier zich op dergelijke wijziging kan beroepen om enige vergoedingen of compensaties te eisen.
LEVERINGSFASEN
Daar in het begin van de uitvoering van de opdracht (fase 1) een hoger tempo voor de levering, montage en plaatsing van de meubilaironderdelen werd gepland om te kunnen profiteren van de grote beschikbaarheid van personen- en goederenliften en de gemakkelijkere toegankelijkheid van het gebouw op een moment dat de diensten van de FOD Financiën zich nog niet in het gebouw in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik hebben gevestigd, omvat deze opdracht verschillende afzonderlijke leveringsfasen:
- fase 1: deze fase stemt overeen met de leveringsperiode die voorafgaat aan het begin van de verhuizing van de diensten (raming van de duur van deze fase: (minimum 14 kalenderdagen).
In deze fase moet de opdrachtnemer de levering, de montage, de indienststelling en het verwijderen van de verpakkingen van de bovengrondse mobiele rekken voor minstens 4 verdiepingen tussen de verdiepingen +3 tot +19 garanderen, met inbegrip van de versteviging van de technische vloerplanken. De verdiepingen die in een eerste fase moeten worden uitgerust, zullen door de aanbestedende overheid worden bepaald. Deze eerste fase moet verplicht worden beëindigd in de eerste twee weken van de uitvoering van de onderhavige opdracht.
- fase 2: deze fase stemt overeen met de leveringsperiode tijdens welke de diensten hun intrek nemen in het gebouw in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx (raming van het begin van deze fase: einde van fase 1).
In deze fase moet de opdrachtnemer de levering, de montage, de indienststelling en het verwijderen van de verpakkingen van de mobiele rekken op de verdiepingen +2 tot +19 van het gebouw garanderen, a rato van minstens 2 volledig ingerichte verdiepingen per week (7 kalenderdagen), met inbegrip van de versteviging van de technische vloerplanken.
Voor wat de mobiele rekken op de eerste verdieping van het gebouw betreft, moet de opdrachtnemer de levering, de montage en de indienststelling van de zones 1D, 1E, 1F, 1G en 1H garanderen binnen 8 weken vanaf het begin van de eerste fase, met inbegrip van de versteviging van de technische vloerplanken. De overige zones van +1 moeten worden geleverd, gemonteerd en in bedrijf worden gesteld binnen 11 weken vanaf het begin van de eerste fase, met inbegrip van de versteviging van de technische vloerplanken.
De opdrachtnemer moet overigens de levering, de montage, de indienststelling en de verwijdering van de verpakking van de overige mobiele rekken in de ondergrondse verdiepingen garanderen, met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren in aluminium, volgens de volgende fasering:
- 4 weken vanaf het begin van de eerste fase: zones gelegen op -3;
- 7 weken vanaf het begin van de eerste fase: zones gelegen op -2;
- 10 weken vanaf het begin van de eerste fase: zones gelegen op -1;
Op het ogenblik van de opstelling van het bestek beschikt de aanbestedende overheid nog niet over alle nodige informatie om met zekerheid de toegangsmodaliteiten voor het nieuwe gebouw te bepalen.
De aanbestedende overheid zal echter, en onder voorbehoud van andersluidende instructie van de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde in het kader van de coördinatie van de leveringen waarvan sprake in punt 7.4. Coördinatie van de levering van het meubilair met andere leveringen en diensten van deel D. Uitvoering van het onderhavige bestek, de mogelijkheid onderzoeken om de leveringsplaats elke dag van de week, ook tijdens het weekend en op feestdagen, toegankelijk te maken van 6 tot 22 uur (de aanbestedende overheid zal deze oplossing in strikte nood voorzien).
Deze toegankelijkheidsvoorwaarden voor het gebouw vormen geen enkele verbintenis in hoofde van de aanbestedende overheid. De leverancier zal geen enkele wijziging van deze voorwaarden kunnen inroepen om een schadevergoeding te eisen.
Een tijdelijke voorraad is mogelijk op de werf. De geleverde goederen zullen uitsluitend tijdelijk worden opgeslagen op de verdiepingen van bestemming, in een zone die door de aanbestedende overheid is bepaald, met het oog op latere montage.
Deze leveringsfasen en -schema's moeten strikt worden nageleefd. De levering zal enkel gebeuren via de personen- en goederenliften van het gebouw (met eventueel uitzondering van de ondergrondse verdiepingen die beschikken over een toegangshelling met een vrije doorgangshoogte van 250 cm). Buiten de toegestane uren in het kader van de coördinatie waarvan sprake in punt 7.4. Coördinatie van de levering met andere leveringen en diensten van deel D. Uitvoering van het onderhavige bestek zullen alleen de personenliften die aangewezen zijn voor de levering kunnen worden gebruikt door de opdrachtnemer.
7.2. Plaats waar de leveringen moeten worden geleverd, gemonteerd en geïnstalleerd
7.2.1. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd
Het meubilair moet worden geleverd, gemonteerd en in gebruik gesteld op de volgende adressen: Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
Xxxxxx S&L/AO/354/2014 31/57
BELANGRIJK
Nuttige bijzonderheden met betrekking tot de toegang tot het gebouw
LUIK – PARADISTOREN | ||||||
Deel Toren | Deel Sokkel | |||||
Personenliften | Goederenlift | Platform | Ondergrondse personenlift | Goederenlift | ||
A / B / C / D | E | F | P1 / P2 | A 08 | ||
Toegang verdiepingen | 0 tot 24 | 0 tot 25 | -3 tot 25 | 25 tot 28 | -3/-2/-1/0 | -1/0/1/2/3 |
Binnenafmetingen | D 2100 x L 1600 x H 2500 | D 2100 x L 1500 x H 2800 | D 2700 x L 1500 x H 2800 | XXXXXXXX | D 1400 x L 1100 x H 2500 | D 2700 x L 1500 x H 2800 |
Afmetingen van de deuren | L 1100 x H 2400 | L 1100 x H 2400 | L 1100 x H 2400 | XXXXXXXX | L 900 x H 2400 | L 1100 x H 2400 |
Draaglast | 1.600 kg | 1.600 kg | 2000 kg | 2000 kg | 630 kg | 2000 kg |
Snelheid | 4 m/s | 4 m/s | 1m/s | XXXXXXXX | 1m/s | 1m/s |
Badgelezer | neen | neen | Ja | XXXXXXXX | neen | Ja |
7.2.2. Verwijdering van de verpakkingen
Er werd afgeweken van artikel 119 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken.
De eventuele verpakkingen die nodig zijn om de geleverde uitrusting tijdens de levering te beschermen moeten onmiddellijk worden teruggenomen door de leverancier op zijn kosten.
7.2.3. Evaluatie van het geleverde en geïnstalleerde meubilair
Indien in de loop van de levering, de montage en de indienststelling van de mobiele rekken onregelmatigheden worden vastgesteld, moet dit onmiddellijk per fax of per e-mail aan de opdrachtnemer worden gemeld en eventueel in het proces-verbaal van voorlopige oplevering worden bevestigd. De opdrachtnemer dient de leveringen die niet conform werden uitgevoerd te vervangen door goederen die overeenstemmen met die welke in het bestek en de offerte zijn beschreven.
7.3. Controle van het opstellingsplan op basis van het bestelde meubilair – aanpassing van de prijs
Het opstellingsplan van de mobiele rekken en de afmetingstabellen worden ter informatie in bijlage bij de onderhavige opdracht geleverd. De rekken worden opgesteld met strikte naleving van de zones die zijn voorzien en vermeld op de verschillende plannen geleverd in bijlage. De afmetingen van de installaties, met name de hoogten, worden aangepast naargelang de lokalen. Het aantal opberghoogtes al naargelang het formaat van de archieven wordt vermeld in de tabel en vormt een minimum dat moet worden nageleefd voor wat betreft de capaciteit van de rekken. Het aantal, de afmetingen, de plaatsing en de definitieve functionaliteiten van de tussenlegborden worden verduidelijkt bij de bestelling.
De inschrijver bezorgt de prijs per type zone of verdieping en per type rek (ondergronds, bovengronds), zoals aangegeven in het offerteformulier. Na gunning en vanaf de terbeschikkingstelling van het gebouw door de bouwheer moet de opdrachtnemer de haalbaarheid van de door de aanbestedende overheid voorgestelde opstelling controleren. In de wetenschap dat een goedkeuringstermijn van 5 dagen is voorzien voor de aanbestedende overheid, moet de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om eventuele praktische, technische of wettelijke nalatigheden of fouten (ergonomie, enz.) begaan door de aanbestedende overheden of inherent aan de configuratie van het gebouw in het kader van de opstelling van de mobiele rekken zo snel mogelijk te melden en dit zonder de uitvoering van de werf volgens de overeengekomen termijnen in gevaar te brengen.
7.4. Coördinatie van de levering van het meubilair met andere leveringen en diensten
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de uitvoering van de onderhavige opdracht gelijktijdig verloopt met de uitvoering van andere opdrachten voor werken, diensten en leveringen (levering van meubilair, plaatsing van keukens, verhuis van ambtenaren en archieven, ...).
De opdrachtnemer of zijn afgevaardigde dient met de andere interveniënten deel te nemen aan de coördinatievergaderingen die door de aanbestedende overheid worden georganiseerd om de diverse verrichtingen zo goed mogelijk te plannen. Hij dient zich te richten naar de richtlijnen die voortvloeien uit deze vergaderingen (bv. toegestane toegangen, openings- en sluitingsuren van het gebouw en van de toegangen ertoe, enz.).
Voorts dient de opdrachtnemer zich te richten naar de instructies die hem door de leidend ambtenaar zullen worden gegeven om een vlotte coördinatie van de uitvoering van de verschillende opdrachten mogelijk te maken.
De aanbestedende overheid zal de (tijdstippen van de) interventies coördineren om elke interveniënt, gelijktijdig of beurtelings, een optimale, functionele en redelijke toegang tot het gebouw te waarborgen. Bijgevolg zal geen enkele interveniënt de exclusieve toegang tot het gebouw hebben voor het hele werkrooster bepaald in punt 7.1, noch gelijktijdig exclusief kunnen beschikken over alle voorziene toegangen, met name de personen- en de goederenliften.
De eisen voor toegang tot het gebouw kunnen niet worden ingeroepen in geval van vertraging in de uitvoering van de planning zoals bepaald in punt 7.1. Termijnen en clausules van D. "Uitvoering".
Tot slot moet de opdrachtnemer zich ervan vergewissen dat op de plaats van uitvoering van de opdracht alle interveniënten die door hem of door zijn eventuele onderaannemers worden tewerkgesteld, gemakkelijk herkenbaar zijn, hetzij door het dragen van een uniform, hetzij door het dragen van een T-shirt of sweater met de naam van de onderneming.
7.5. Aansprakelijkheid/Beveiliging van de plaatsen.
De opdrachtnemer is volledig aansprakelijk voor de ongevallen die hij bij de uitvoering zou veroorzaken.
De opdrachtnemer neemt alle maatregelen die noodzakelijk zijn om schade te voorkomen en de beveiliging van de afwerkingen, (binnen- en buiten)toegangen, liften en elke andere gevoelige plaats te verzekeren voor zijn rekening. Beveiligingen mogen enkel met de toestemming van de aanbestedende overheid worden weggenomen.
Meer bepaald de hijsmiddelen die nog niet beveiligd zijn en zich in de transportzone van elk meubilair bevinden, moeten worden beveiligd om elke beschadiging te voorkomen; hetzelfde zal gelden voor de onderdelen binnen de werfzones die breekbaar worden geacht (de tussenschotten en hoeken van tussenschotten, de deurlijsten, de vensterramen, de verkeersoppervlakken, de dekbladen van convectoren en radiatoren, enz.).
De opdrachtnemer is aansprakelijk voor elke beschadiging, elk verlies of elke diefstal, ook al doen die zich voor ten gevolge van slechte weersomstandigheden of andere risico’s.
7.6. Uitvoeringsbepaling
De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder:
1. Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. Het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
3. Het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Niet-naleving van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
8. Facturatie en betaling van de leveringen
De betaling met betrekking op het vast gedeelte gebeurt per bestelbon door de aanbestedende overheid na levering, montage, indienststelling en voorlopige oplevering van het bestelde meubilair tegen overlegging van facturen die geldig en correct zijn opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Leveranciersboekhouding
Koning Xxxxxx XX laan 33 bus 788 - 1030 BRUSSEL
BELANGRIJK:
De opdrachtnemer moet een afzonderlijke factuur voorzien voor de levering, de montage, de indienststelling en de voorlopige oplevering van het door de aanbestedende overheid bestelde meubilair voor de verdiepingen +10 en +11 (voorwaardelijk gedeelte).
Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen gefactureerd worden.
De facturatie gebeurt op basis van de bestelbon, van het proces-verbaal van voorlopige oplevering en van het overeenkomstige samenvattende leveringsdocument.
Ter herinnering, het samenvattende leveringsdocument vermeldt:
1. het nummer van het bestek;
2. de naam van de leverancier;
3. de referentie en de datum van de bestelbon van de klant;
4. de naam en het adres van de bestemmeling;
5. de leveringsdatum;
6. de hoeveelheid en de aard van de geleverde, gemonteerde en geïnstalleerde meubilaironderdelen;
7. de verdieping waarop het meubilair werd geïnstalleerd.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de levering, vastgesteld overeenkomstig het eerste lid van artikel 120 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in op de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld.
De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid van het koninklijk besluit van 14 januari voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere eventueel vereiste documenten.
De factuur geldt als schuldvordering.
Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekening nr. … op naam van … te …”.
De factuur dient te worden opgesteld in euro.
BELANGRIJK
De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in.
Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.
9. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer
De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De dienstverlener verbindt er zich toe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle gegevens en inlichtingen, van welke aard ook, die aan hem zullen worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te behandelen.
De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De dienstverlener staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij zal zijn personeelsleden en die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens meedelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Alle inlichtingen die aan het personeel van de dienstverlener worden verstrekt, alle documenten die aan hem worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.
10. Geschillen.
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
11. Boeten en sancties
Er wordt afgeweken van de bepalingen van de artikelen 45 en 123 betreffende de sancties en de boeten omwille van de omvangrijke schade die de laattijdige uitvoering van de leveringen en de dwingende termijnen voor de verhuizing van de diensten van de FOD Financiën naar het gebouw in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik met zich meebrengen voor de Belgische staat.
BELANGRIJK
Er wordt bepaald dat de levering gespreid zal gebeuren. Tijdens de uitvoering van de opdracht zullen de leveranciers altijd ten minste 15 kalenderdagen vóór de leveringsdatum op de hoogte worden gesteld van de aard, de hoeveelheid en de precieze bestemming van de te leveren, te monteren en te in bedrijf te stellen onderdelen. De boeten wegens vertraging worden bijgevolg op de deelleveringen toegepast op basis van het leveringstempo dat voor elk ervan is aangegeven.
Indien de maximale leverings- en montagetermijnen die worden opgelegd overeenkomstig punt
7.1. Termijnen en clausules van deel D. Uitvoering van het onderhavige bestek niet worden nageleefd, en voor zover de aanbestedende overheid niet zelf de leverancier per bestelbon op de hoogte heeft gesteld van een verlenging van de leverings- en montagetermijnen, is de genoemde leverancier van rechtswege een boete verschuldigd waarvan het bedrag per kalenderdag vertraging 2% bedraagt van de waarde, exclusief btw, van het nog te leveren en te monteren meubilair voor de betrokken fase, waarbij de maximumboete is vastgelegd op 20% van de waarde, exclusief btw, van alle meubilair dat op basis van de bestelbon moet worden geleverd en gemonteerd.
Bovendien zal, in voorkomend geval, de opdrachtnemer alle kosten voor het gebruik van een tijdelijke opslagzone (laden en lossen, vervoer, huur van de zone en alle bijhorende kosten) voor zijn rekening nemen.
Sancties
Elke overtreding waarvoor geen enkele speciale sanctie is voorzien en waarvoor geen enkele rechtvaardiging werd aanvaard of gegeven binnen de vereiste termijnen, geeft van rechtswege aanleiding tot een boete van 250 EUR.
Niet-naleving door de leverancier van een instructie die door de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde wordt gegeven om de coördinatie van de levering van het meubilair met andere leveringen en diensten waarvan sprake is in punt 7.4. Coördinatie van de levering van het meubilair met andere leveringen en diensten van deel D. Uitvoering van het onderhavige bestek te verzekeren, geeft van rechtswege aanleiding tot een sanctie van 250 euro.
BELANGRIJK
Het bedrag van de sancties en het bedrag van de boeten worden in de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden ook aan de opdrachtnemer verschuldigd zijn en vervolgens van de borgtocht.
12. Prijs van de opdracht bij vertraging van de uitvoering
In dat geval is artikel 126 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken van toepassing.
“De kostprijs van de leveringen tijdens een periode van vertraging die te wijten is aan de leverancier, wordt berekend op basis van de meest voordelige eindprijs voor de aanbestedende overheid. Daartoe worden aan de samenstellende factoren van de contractueel vastgestelde prijzen voor de herziening de waarden toegekend die worden bepaald hetzij door verwijzing naar de contractuele leveringstermijn, hetzij door verwijzing naar de werkelijke leveringstermijn.
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
1. Beschrijving van de te presteren diensten
1.1. Voorwerp van de opdracht
Het vast gedeelte met als voorwerp: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren voorzien in de verschillende ondergrondse en bovengrondse zones, evenals de versteviging van de technische vloerplaten in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 xx 0000 Luik voor rekening van de afdeling logistiek Wallonië (uitgezonderd de verdiepingen 10 en 11).
Het voorwaardelijk gedeelte met als voorwerp: de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren voorzien in de verschillende ondergrondse en bovengrondse zones, evenals de versteviging van de technische vloerplaten in het gebouw van de FOD Financiën, Xxx Xxxxxxx 0 te 4000 Luik voor rekening van de Regie der Gebouwen (verdiepingen 10 en 11).
Het klassement bestaat voornamelijk uit ordeners, hangmappen, boeken, archiefdozen, materiaalkisten en registers.
Zodra de opdracht is gegund, zal de opdrachtnemer de verschillende planningen (met daarin de middelen die de opdrachtnemer zal gebruiken om zijn doelen te bereiken), uitvoeringsplannen, technische fiches en de berekeningsnota's ter rechtvaardiging van de afmetingen van de verhoogde vloeren, rails, profielen, versteviging van de bestaande technische vloeren, enz. ter goedkeuring voorleggen aan de aanbestedende overheid, evenals alle andere technische documentatie die de aanbestedende overheid nuttig acht te ontvangen voor de goede uitvoering van de opdracht.
In de wetenschap dat een goedkeuringstermijn van 10 werkdagen is voorzien voor de aanbestedende overheid om deze documenten te valideren, moet de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om deze documenten binnen redelijke termijnen te bezorgen zonder de uitvoering van de werf volgens de opgelegde termijnen in gevaar te brengen.
De opdrachtnemer zal de aanbestedende overheid een as-builtdossier in 3 exemplaren (papier + cd) bezorgen binnen 1 maand vanaf de laatste gedeeltelijke voorlopige oplevering.
1.2. Algemeen
Het opstellingsplan van de mobiele rekken en de afmetingstabellen worden ter informatie in bijlage bij de onderhavige opdracht geleverd. De rekken worden opgesteld met strikte naleving van de zones die zijn voorzien en vermeld op de verschillende plannen geleverd in bijlage. De afmetingen van de installaties, met name de hoogten, worden aangepast naargelang de lokalen. Het aantal opberghoogtes naargelang het formaat van de archieven wordt vermeld in de tabel en vormt een minimum dat moet worden nageleefd voor wat betreft de capaciteit van de rekken. Het aantal, de afmetingen, de plaatsing en de definitieve functionaliteiten van de tussenlegborden worden verduidelijkt tijdens de bestelling.
Op de plannen werden spaakwielen getekend ter informatie, zodat de inschrijvers de openingsrichting van de rekken, zoals gewenst door de aanbestedende overheid, en de verschillende types rekken (dubbel of enkelvoudig, mobiel of vast) konden zien.
De voorziene bewegingszones tussen de rekken moeten een minimale nuttige doorgangsbreedte van 70 cm hebben.
De plannen van de hoogten onder de plafonds, de plannen van de basisschema’s van de loze vloeren, met het oog op de versteviging van deze laatste, en de plannen van de typeverdiepingen worden eveneens in bijlage bij deze opdracht geleverd.
De maximale overbelasting toegelaten in de zones voorzien voor de installatie zijn eveneens vermeld in bijlage van huidig bestek.
De inschrijver bezorgt de prijs per type zone of verdieping en per type rek (ondergronds, bovengronds), zoals aangegeven in het offerteformulier. Na gunning en vanaf de terbeschikkingstelling van het gebouw door de bouwheer moet de opdrachtnemer de haalbaarheid van de door de aanbestedende overheid voorgestelde opstelling controleren. In de wetenschap dat een goedkeuringstermijn van 5 dagen is voorzien voor de aanbestedende overheid, moet de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om eventuele praktische, technische of wettelijke nalatigheden of fouten (ergonomie, enz.) begaan door de aanbestedende overheden of inherent aan de configuratie van het gebouw in het kader van de opstelling van de mobiele rekken zo snel mogelijk te melden en dit zonder de uitvoering van de werf volgens de overeengekomen termijnen in gevaar te brengen.
1.3. Functionele vereisten
De volgende specificaties worden bepaald naargelang de minimumvereisten waaraan de voorgestelde installaties moeten voldoen. Deze vereisten bepalen de functionaliteit, de afmetingen, de duurzaamheid, de technische eigenschappen, de materiaalkeuze, de kwaliteit van de afwerking en de ergonomie van de voorgestelde opbergsystemen.
De rekken moeten vervaardigd zijn uit hoogwaardig materiaal en moeten voldoen aan de Belgische en Europese normen op het vlak van veiligheid, archivering van papier en de opslag van archieven. Ze moeten bestand zijn tegen krachten die ontstaan wanneer ze worden verplaatst, wanneer ze volledig gevuld zijn of wanneer de lasten ongelijk zijn verdeeld, en ze moeten een veilig gebruik waarborgen. Ze voldoen aan de eisen van het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB) en van de codex voor het welzijn op het werk.
De leverancier moet ISO 9001- en ISO 14001-gecertficeerd zijn of equivalent. Kopieën van de certificaten moeten bij de offerte worden gevoegd.
2. Mobiele rekken
De mobiele rekken bestaan uit rekken gemonteerd op mobiele of vaste sokkels. De mobiele sokkels worden verplaatst op rails die ingebouwd zijn in een vloer die deel uitmaakt van de installatie.
Er zijn twee soorten rekken:
• Ondergronds: deze rekken worden ingebouwd in een verhoogde technische vloer. De gebruikte materialen moeten in een behandeld metaal zijn of van nature anti-corrosie zijn (bijvoorbeeld aluminium) geplaatst op het bestaande beton en worden geïnstalleerd op de verdiepingen -3, -2 en -1. Deze gebruikte materialen (vloeren, sokkels, rails, wielen, zijwanden) moeten bestand zijn tegen vocht.
• Bovengronds: deze rekken worden geplaatst op een verhoogde vloer, met daarin de rails, die is gemaakt van panelen uit verlijmde houtspaanders en die zelf op een technische vloer is geplaatst die hiervoor moet worden verstevigd. Ze worden geïnstalleerd op de verdiepingen +1 tot +19.
2.1. Ondergrondse mobiele rekken (verdiepingen -3, -2 en -1)
De verhoogde vloer met daarin de rails moeten worden vervaardigd uit behandeld metaal of van nature uit anti-corrosie zijn (bijvoorbeeld aluminium) en wordt op het bestaande beton (gepolijste betonnen plaat) geplaatst. De installatie moet de maximaal geladen rekken (800 400 kg per sectie van een meter rekken (enkel) op de vloer + gewicht van de installatie zelf) kunnen dragen. De maximaal toegelaten mobiele overbelasting van de dekvloer bedraagt 1,7Kn 17 kN/m².
2.1.1. Sokkels
• De sokkels bestaan uit twee soorten:
o Vaste sokkels: voor de vaste rekken die deel uitmaken van de mobiele installatie;
o Mobiele sokkels: voor de mobiele rekken.
• De mobiele sokkels worden verplaatst op rails die ingebouwd zijn in een verhoogde vloer. De gebruikte materialen moeten in een behandeld metaal zijn, of van nature uit anti- corrosie zijn (bijvoorbeeld aluminium)
• De sokkels worden vervaardigd uit epoxygelakte staalplaten.
• De lengte en de breedte van de sokkels is gelijk aan de lengte en de breedte van de rekken die erop worden gemonteerd.
• De sokkels bestaan uit twee lengteprofielen (langsliggers) waartussen de vereiste dwarsprofielen worden voorzien. Onder elke ladder moet een dwarsligger worden voorzien.
• Het geheel zal een stevig en vormvast geheel vormen. Naargelang de toegangsmodaliteiten (door de inschrijver ter plaatse te bepalen) en de productietechniek van de fabrikant moeten de sokkels uit een of meer delen bestaan.
• De sokkels moeten voorzien zijn van stoppen, zodat de chassis elkaar niet raken wanneer de rekken worden gesloten en een minimale veiligheidsafstand (30 mm) wordt gewaarborgd (handklemming).
• De sokkels zijn uitgerust met een anti-kantelsysteem om te verhinderen dat de mobiele rekken zouden omvallen bij plotse bewegingen of verkeerde handelingen.
• De sokkels van de vaste rekken moeten op dezelfde manier zijn ontworpen als de sokkels van de mobiele rekken, behalve dan dat ze niet op de rails worden bevestigd met wielen, maar met aangepaste bevestigingen. Ze zijn even hoog als de sokkels van de mobiele rekken.
2.1.2. De wielen
• Er moeten twee soorten wielen worden voorzien: rijwielen en geleidingswielen.
• De sokkels moeten voorzien zijn van voldoende wielen (duidelijk te beschrijven in de technische offerte) met een diameter van minimaal 140 mm en 30 mm breed (loopvlak)..
• De wielen moeten gemonteerd tussen 2 dwarsliggers voorzien zijn van 2 hermetisch gesloten kogellagers, die geen enkel onderhoud vereisen.
• De wielen vervullen in geen enkel geval een aandrijffunctie voor de mobiele rekken, dit om Het systeem moet gemaakt worden om het ontsporen van de wielen te vermijden (duidelijk te omschrijven in de technische offerte).
2.1.3. De rails
• De rails dienen als loopvlak en/of geleiding voor de wielen en zorgen ervoor dat de ene mobiele sokkel zich parallel verplaatst ten opzichte van de andere, door elk risico op verdraaiing of ontsporing te vermijden.
• Om een perfecte werking van de installaties te waarborgen, moeten de rails perfect vlak en waterpas worden geplaatst.
• De rails moeten worden vervaardigd uit massief staal met een antiroestbehandeling. De gebruikte materialen zullen behandeld metaal zijn, of van nature uit anti-corrosie.
• De rails mogen onder geen enkel beding een hinderpaal voor de gebruiker vormen.
• De niveauverschillen van de vloer moeten worden verholpen met behulp van onbederfelijk en waterbestendig materiaal.
• Als de rails uit verschillende delen bestaan, moeten deze onderling op een uniforme en stabiele manier met elkaar worden verbonden.
• Het aantal rails moet door de inschrijver worden bepaald naargelang de lengte van de rekken en de geraamde maximale belasting.
2.1.4. Verhoogde vloer in aluminium waarin de rails worden geplaatst (verdiepingen -3 tot -2)
• In de verhoogde vloer in aluminium moeten de rails van de mobiele rekken van de ondergrondse verdiepingen worden geplaatst.
• De verhoogde vloer wordt op de gepolijste betonnen platen van de ondergrondse verdiepingen geplaatst (inclusief niveaucompensatie door middel van een waterbestendig materiaal zodat het geheel een samenhangend, stabiel en vormvast geheel vormt).
• De plaatsing van de verhoogde vloer mag mettertijd in geen geval de goede werking van de mobiele rekken in gevaar brengen (hoofddoel van de opdracht).
• Eigenschappen:
o De verhoogde vloer moet bestand zijn tegen een druk van 800 400 kg/strekkende meter rek (enkel) + het eigen gewicht van de installatie.
o Geen enkel onderdeel zal in de vloer worden bevestigd (noch de vloeronderdelen noch de rails van de rekken).
o De rails worden zodanig gebouwd dat het loopvlak op dezelfde hoogte komt als het bovenste deel van de te plaatsen vloer.
o De vloerpanelen worden vast en stevig in elkaar geschoven.
o De zichtbare zijden van de vloer worden afgewerkt met behulp van een plint en de dienstzijden van de installatie met behulp van een schuine plint zodat de installatie bereikbaar is met dossierwagens.
o De vloer moet volledig zijn samengesteld uit emissievrij materiaal. De leverancier moet een waarborg van minstens 10 jaar bieden tegen opstijgend vocht of waterschade, die in geen geval de kwaliteit van het materiaal mogen aantasten of leiden tot een slechte werking van de installatie.
• De opmetingen en de afmetingen op de uitvoeringsplannen blijven de volledige verantwoordelijkheid van de aannemer.
• De uitvoering van de post zal alle afwerkingen en vereisten voor zijn verwezenlijking volgens de regels van de kunst omvatten.
2.1.5. Afwerking van de rekken (voorkant)
• De voorkant van de rekken zal afgewerkt worden met een vol metalen paneel met afgeronde hoeken en een dichtingsprofiel tegen stof. Het afwerkingspaneel verenigt het rek en de sokkel in één enkel onderdeel en verbergt het aandrijfsysteem.
• Deze afwerkingspanelen worden behandeld met epoxy of een gelijkaardig procedé door het aanbrengen van een elektrostatische laklaag (een verzinkte plaat is uitgesloten) en is beschikbaar in verschillende kleuren. De inschrijver voegt bij zijn offerte het palet beschikbare kleuren.
• Het afwerkingspaneel moet gemakkelijk gedemonteerd kunnen worden zodat het bedieningssysteem gemakkelijk bereikbaar is.
• De aandrijfkast moet gesloten zijn om de gebruiker te beschermen en om een esthetisch geheel te vormen met de rekken. Het “voorste” paneel van de mobiele kasten verbergt het volledige transmissiesysteem onder een gemeenschappelijk paneel.
• Elke voorkant van de rekkenrijen dient voorzien te zijn van een esthetische etikettenhouder (2 per dubbel rek).
2.2. Bovengrondse mobiele rekken (verdiepingen +1 tot +19)
De verhoogde vloer met daarin de rails, moet worden gemaakt uit panelen uit verlijmde houtspaanders en op een technische vloer geplaatst die hiervoor moet worden verstevigd.
2.2.1. Versteviging van de technische vloeren
De loze vloer van de rekken met daarin de rails is gemaakt van panelen uit verlijmde houtspaanders en op een technische vloer geplaatst die hiervoor moet worden verstevigd.
De versteviging van de technische vloer maakt deel uit van deze aanneming. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, op zijn kosten, de platen van de technische vloeren te laten verstevigen door een gespecialiseerde firma, met inbegrip van alle kosten, waaronder die voor het verwijderen en opnieuw plaatsen van de platen, inclusief alle afwerkingen en bijhorigheden. De technische fiches van de technische vloer en de plannen van de basisschema’s van de vloer worden in bijlage bij deze opdracht geleverd.
De aldus verstevigde technische vloeren moeten de maximaal geladen rekken (500 300 kg per sectie van een meter rekken (enkel) op de vloer+ gewicht van de installatie zelf) kunnen dragen. De maximaal toegelaten mobiele overbelasting van de dekvloer bedraagt in het deel “toren” 6kN/m².
Opm.: Hoewel de aanbestedende overheid zich bewust is van het feit dat de twee kenmerken waarvan hierboven sprake is (maximale belasting van de rekken en maximale mobiele overbelasting van de dekvloer) niet altijd compatibel zijn (zie zones A, B, E van de verdiepingen), wordt ondanks alles aan de inschrijver gevraagd om de prijzen in te dienen op basis van de kenmerken/hypothesen van de aanbestedende overheid voor de maximale belasting van de rekken.
2.2.2. Sokkels
• De sokkels bestaan uit twee soorten:
o vaste sokkels: voor de vaste rekken die deel uitmaken van de mobiele installatie;
o mobiele sokkels: voor de mobiele rekken.
• De mobiele sokkels worden verplaatst op ingebouwde rails in een verhoogde vloer in hout.
• De sokkels worden vervaardigd uit epoxygelakte stalen profielen.
• De lengte en de breedte van de sokkels is gelijk aan de lengte en de breedte van de rekken die erop worden gemonteerd.
• De modulaire bouw van de sokkels zorgt voor een gelijkmatige verdeling van het gewicht van de installatie en maakt een eventuele evolutie van de configuratie van de rekken in de toekomst mogelijk.
• De sokkels moeten voorzien zijn van stoppen, zodat de chassis elkaar niet raken wanneer de rekken worden gesloten en een minimale veiligheidsafstand (30 25 mm) wordt gewaarborgd (handklemming).
• De sokkels van de vaste rekken moeten op dezelfde manier zijn ontworpen als de sokkels van de mobiele rekken, behalve dan dat ze niet op de rails worden bevestigd met wielen, maar met aangepaste bevestigingen. Ze zijn even hoog als de sokkels van de mobiele rekken.
• De sokkels zijn uitgerust met een anti-kantelsysteem om te verhinderen dat de mobiele rekken zouden omvallen bij plotse bewegingen of verkeerde handelingen.
2.2.3. De wielen
• De sokkels moeten voorzien zijn van voldoende wielen (duidelijk te beschrijven in de technische offerte).
• De wielen worden vervaardigd uit aluminium voorzien van met hermetisch gesloten kogellagers, die geen enkel onderhoud vereisen. Ze dienen zowel voor het verrijden als het geleiden van de installatie en worden per paar in elke dwarsligger gemonteerd.
• De wielen vervullen in geen enkel geval een aandrijffunctie voor de mobiele rekken, dit om Het systeem moet gemaakt worden om het ontsporen van de wielen te vermijden (duidelijk te omschrijven in de technische offerte).
2.2.4. De rails
• De rails dienen als loopvlak en geleiding voor de wielen en zorgen ervoor dat de ene mobiele sokkel zich parallel verplaatst ten opzichte van de andere.
• Om een perfecte werking van de installaties te waarborgen, moeten de rails perfect vlak en waterpas worden geplaatst. Indien nodig moeten eventuele onregelmatigheden van de bestaande vloer worden verholpen met een systeem van spieën in onbederfelijk en waterbestendig materiaal.
• De rails worden vervaardigd uit aluminium of volgens een eigen profiel van de constructeur en zijn perfect aangepast aan het rolsysteem en de te dragen last.
• De rails mogen onder geen enkel beding een hinderpaal voor de gebruiker vormen.
• Als de rails uit verschillende delen bestaan, moeten deze onderling op een uniforme en stabiele manier met elkaar worden verbonden.
• Het aantal rails is gelijk aan het aantal secties +1.
2.2.5. Houten verhoogde vloer waarin de rails worden ingebouwd (verdiepingen +1 tot
+19)
• In de houten verhoogde vloer moeten de rails van de mobiele rekken van de bovengrondse verdiepingen worden geplaatst.
• De verhoogde vloer wordt op de bestaande technische vloeren geplaatst (inclusief eventuele niveaucompensaties door middel van een waterbestendig materiaal zodat het geheel een samenhangend, stabiel en vormvast geheel vormt).
• De plaatsing van de verhoogde vloer mag mettertijd in geen geval de goede werking van de mobiele rekken in gevaar brengen (hoofddoel van de opdracht).
• Eigenschappen:
o De verhoogde vloer moet bestand zijn tegen een druk van 500 300 kg/strekkende meter rek (enkel) + het eigen gewicht van de installatie.
o Geen enkel onderdeel zal in de technische vloer worden bevestigd (noch de vloeronderdelen noch de rails van de rekken).
o De rails worden zodanig gebouwd dat het loopvlak op dezelfde hoogte komt als het bovenste deel van de te plaatsen vloer.
o De vloerpanelen worden vast en stevig in elkaar geschoven.
o De zichtbare zijden van de vloer worden afgewerkt met behulp van een plint en de dienstzijden van de installatie met behulp van een schuine plint zodat de installatie bereikbaar is met dossierwagens.
o De vloer is gemaakt van emissievrije panelen uit verlijmde houtspaanders.
o De bovenlaag van de panelen is bekleed met een slijtvast materiaal melamineharsen.
o Goede brandweerstand: EN 13501-1-norm – klasse M2 of équivalent
o Elasticiteit: min. 2800 N/mm².
o Gemakkelijk te onderhouden met een industriële stofzuiger en een borstel (dankzij het gladde oppervlak dringt het stof niet in de structuur).
• De opmetingen en de afmetingen op de uitvoeringsplannen blijven de volledige verantwoordelijkheid van de aannemer.
• De uitvoering van de post zal alle afwerkingen en vereisten voor zijn verwezenlijking volgens de regels van de kunst omvatten.
2.2.6. Afwerking van de rekken
2.2.6. Afwerking van de rekken (voorkant)
• De voorkant van de rekken zal afgewerkt worden met een vol metalen paneel met afgeronde hoeken en een dichtingsprofiel tegen stof. Het afwerkingspaneel verenigt het rek en de sokkel in één enkel onderdeel en verbergt het aandrijfsysteem.
• Deze afwerkingspanelen worden behandeld met epoxy of gelijkaardig procedé door het aanbrengen van een elektrostatische laklaag (een verzinkte plaat is uitgesloten) en is beschikbaar in verschillende kleuren. De inschrijver voegt bij zijn offerte het palet beschikbare kleuren.
• Het afwerkingspaneel moet gemakkelijk gedemonteerd kunnen worden zodat het bedieningssysteem gemakkelijk bereikbaar is.
• De aandrijfkast moet gesloten zijn om de gebruiker te beschermen en om een esthetisch geheel te vormen met de rekken. Het “voorste” paneel van de mobiele kasten verbergt het volledige transmissiesysteem onder een gemeenschappelijk paneel.
• Elke voorkant van de rekkenrijen dient voorzien te zijn van een esthetische etikettenhouder (2 per dubbel rek).
Verplichte optie:
Voor de zones gelegen op de verdiepingen (zones A, B en E) stelt de inschrijver verschillende andere soorten afwerking voor de panelen voor de voorkant voor. Hij voegt bij zijn offerte de nuttige documentatie en vermeldt meerkosten het kostenverschil van de uitrusting per type zone.
3. Samenstelling van de rekken
De rekken bestaan uit verticale dragende elementen (hierna zijwanden genoemd) en horizontale dragende elementen (legborden). Het geheel vormt traveeën en compartimenten. De dubbele rekken bestaan uit enkelvoudige rekken die met de rug tegen elkaar worden verbonden. De stabiliteit van de rekken wordt in de lengte verzekerd door een systeem van dwarsverbindingen.
De zijwanden die de rand van elk rek en het toplegblad vormen, dienen voorzien te zijn van een soepele dichting ter bescherming tegen stof en om een geruisloos gebruik te verzekeren.
Alle rekken zijn achteraan voorzien van een stalen achterpaneel (rug) teneinde het wegglijden van documenten te vermijden, en van een legblad onderaan en bovenaan (toplegblad)
3.1. Zijwanden
• Minimaal draagvermogen: 800 kg
• De stijlen en dorpels van de traveeën zijn vervaardigd uit behandelde volstalen profielen, met een minimale dikte van 0,75 mm.
• De zijwanden zijn vervaardigd uit een epoxygelakte staalplaat in de standaardkleur van de fabrikant, met een dikte van 0,75 mm. Ze bestaan uit een enkelzijdig vol metalen paneel, gesloten over de hele hoogte en breedte, zodat de documenten of goederen niet kunnen afglijden van de ene travee naar de andere.
• De zijwanden worden aan de binnenkant afgesloten met een bijkomende stalen binnenwand, zodat de legborden over hun hele breedte aan de zijwanden zijn vastgemaakt zonder opening. Op die manier kan geen enkel document tussen het legbord en de zijwand schuiven.
• De stijlen van de zijwanden zijn voorzien van een systeem om de legborden om de 10 à 30 mm in de hoogte te regelen om de hoogte van de compartimenten te bepalen naargelang de elementen die moeten worden opgeslagen.
• De zijwanden zijn zodanig uitgerust dat elke beschadiging van de vloer uitgesloten is.
• De inschrijver voegt bij zijn offerte alle technische fiches of beschrijvingen van zijn zijwanden.
3.2. Legborden
• De legborden zijn vervaardigd uit vol plaatstaal, behandeld met epoxy of een gelijkaardig procedé door het aanbrengen van elektrostatische lak (verzinkt plaatstaal is uitgesloten).
• In dubbele rekken zijn de legborden langs beide zijden van het rek onafhankelijk in de hoogte verstelbaar zijn.
• De legborden worden minstens driemaal geplooid in de lengte en minimum tweemaal in de breedte, om te voorkomen dat de gebruiker zich verwondt.
• De bevestiging van de legborden op de verschillende hoogten dient te gebeuren zonder werktuigen, dankzij een eenvoudig, snel en veilig systeem (een bevestigingssysteem door middel van bouten, schroeven of moeren is uitgesloten).
• Het ophangingssysteem van de legborden is zodanig ontworpen dat elke beschadiging aan de inhoud van de rekken uitgesloten is.
• De legborden zijn multifunctioneel. Naast het opslaan van archieven en ordeners, boeken, dozen met archieven en registers moeten de legborden ook aangepast zijn aan het opslaan van hangmappen met twee ophangpunten met een asafstand van 330 mm en een verdeling in vakken van ongeveer 240 mm breed.
• De legborden passen zich zonder speling aan de traveeën aan.
• Draagvermogen: minimaal 70 kg per strekkende meter (met een maximale doorbuiging van 1/200e van de lengte van het legbord). Een deel van de legborden (+/-1,00%) moet worden verstevigd om een last van minimaal 100 kg per strekkende meter te dragen.
• De inschrijver voegt bij zijn offerte alle technische fiches en beschrijvingen van de legborden en de bevestigingshaken.
Maten
• Diepte: Minimale nuttige opbergdiepte van 390 mm
• Lengte (stijlen as-as): 800, 1000, 1200 en 1250 mm (met een maximale tolerantie van 50 mm)
• Hoogte: minimaal 30 mm
Indiening van prijzen:
Alle rekken zijn oorspronkelijk enkel uitgerust met een legblad onderaan en een toplegblad, met afmetingen die overeenstemmen met de traveeën. Het aantal, de afmetingen, de plaatsing en de definitieve functionaliteiten (versteviging, vakken, scheidingen) van de tussenlegborden worden verduidelijkt bij de bestelling.
Als verplichte optie dient de inschrijver prijzen in voor tussenlegborden die overeenstemmen met de bovenstaande afmetingen en beschrijvingen, met de volgende verschillende functionaliteiten (de plaatsing van de legborden is in de prijs inbegrepen):
• multifunctionele legborden;
• geperforeerde multifunctionele legborden voor een compartimentering in vakken;
• verstevigde multifunctionele legborden of legborden met een verstevigingssysteem voor legborden zodat de legborden een minimale last van 100 kg per lopende meter kunnen dragen.
3.3. Stabiliteit van de rekken
• dwarsverbindingen waarborgen de stabiliteit van de rekken in de lengte.
• De inschrijver bepaalt het aantal dwarsverbindingen teneinde een perfecte stabiliteit te waarborgen in de meest ongunstige omstandigheden in geval van belasting en verplaatsing.
• De dwarsverbindingen hebben een identieke afwerking als de rekken.
• De eindrekken moeten zodanig worden ontworpen dat ze een perfecte stabiliteit waarborgen in de meest ongunstige omstandigheden in geval van belasting en verplaatsing. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de beoogde technische oplossing om voldoende stabiliteit te waarborgen.
3.4. Rug
3.4.1. Tussenruggen in staal voor de verdiepingen -3, -2, -1.
• De dubbele rekken zijn voorzien van tussenruggen zodat de documenten niet in het compartiment aan de andere kant kunnen worden geduwd. De ruggen moeten uit staal zijn
3.4.2. Tussenruggen in platen van geperste houtvezels voor de bovengrondse verdiepingen +1 tot +19.
• De dubbele rekken zijn voorzien van tussenruggen zodat de documenten niet in het compartiment aan de andere kant kunnen worden geduwd.
• De ruggen moeten in platen van geperste houtvezels zijn, in dubbelzijdig wit
3.4.3. Afsluitrug van de enkele rekken
• De enkelvoudige mobiele rekken aan de uiteinden (eindrekken) zijn voorzien van stalen ruggen die aan de achterkant van de zijwand zijn bevestigd. De ruggen zijn afgewerkt zodat de bevestigingen niet zichtbaar zijn, met uitzondering van de rekken die tegen de muur bevestigd zijn.
4. Aandrijving van de mobiele rekken
4.1. Elektrische aandrijving
• Elk mobiel rek is uitgerust met een elektrische motor en een bedieningspaneel zodat elk mobiel rek beschikt over een eigen aandrijfsysteem. Het bedieningspaneel kan op eender welke hoogte worden geïnstalleerd. Hierdoor kan het worden bediend door gebruikers met een fysieke handicap.
• De voeding per blok gebeurt door middel van een eenfasig stopcontact 220/230 V, 50/60 Hz, 16 A (reeds geïnstalleerd door de bouwheer).
• De bediening en de motor werken op laagspanning 24 V DC.
• De mobiele rekken moeten zich steeds met dezelfde snelheid verplaatsen, ongeacht de last.
• De rekken moeten zacht en gelijkmatig in beweging en tot stilstand komen. Het systeem moet duidelijk worden beschreven in de technische offerte.
• Om eventuele andere documenten te kunnen opslaan (groter dan de diepte van het compartiment), moet de stopafstand van elk rek kunnen worden geregeld. De gebruiker moet deze afstand gemakkelijk kunnen regelen. Het systeem moet duidelijk worden beschreven in de technische offerte.
• Het bedieningspaneel moet op eenvoudige en duidelijke wijze eventuele bedieningsfouten weergeven.
• Alle veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van de gebruiker en de installatie moeten zeer nauwkeurig worden beschreven in de technische offerte.
• Om energie te besparen is het systeem uitgerust met een waakstand.
4.2. Elektriciteit – grenzen van de aanneming
De bekabeling, de aansluitingen en de installatie van stopcontacten maken geen deel uit van de onderhavige aanneming. De aanbestedende overheid neemt de installatie van de stopcontacten op plaatsen nodig voor de goede werking van de rekken voor zijn rekening. De inschrijver vermeldt hiertoe in zijn offerte de verschillende gewenste soorten elektrische stopcontacten, hun locatie op het plan en alle technische informatie die hij nuttig voor de goede werking van de rekken.
4.3. Beveiligingssystemen
• Toezicht op de stroom: de stroom wordt onderbroken wanneer een plotse toename van de intensiteit wordt waargenomen na een verstoring of een blokkering veroorzaakt door een persoon of een voorwerp op een rek in beweging.
• Voor rekken van minder dan 6 meter lang zal het gangpad worden beschermd door ten minste één foto-elektrische cel (aan één zijde van de gang). Voor rekken van gelijk of meer
dan 6 meter lang zal het gangpad worden beschermd door ten minste twee foto-elektrische cellen (aan één zijde van de gang).
4.4. Vergrendeling van de installaties
Elk blok van de installaties moet vergrendeld zijn en dus voorzien zijn van een enkelvoudig mobiel eindrek met stalen rug met een vergrendelingssysteem. Het vergrendelingssysteem op de verschillende mobiele eindrekken moet ervoor zorgen dat het aantal gebruikers (toegang tot de rekken) voor elk rekkenblok beperkt kan worden.
4.5. Evolutievermogen: Verplichte opties:
De inschrijver vermeldt een forfaitaire eenheidsprijs per “blok” rekken gesitueerd op de ondergrondse verdieping voor de volgende opties:
• Automatische ventilatiewijze voor een maximale luchtdoorstroming in het systeem gedurende een vooraf bepaalde periode;
• Noodbatterij zodat het systeem ook functioneert in geval van een stroompanne.
Hij voegt bij zijn offerte de nuttige technische documentatie.
5. Lijst van gewenst toebehoren
Alle toebehoren moet minstens 10 jaar beschikbaar zijn vanaf de oplevering. De toebehoren moeten perfect passen in de verschillende rekformaten. De inschrijver vermeldt de prijzen voor zijn gamma toebehoren, dat minstens het volgende omvat:
• verdeelstangen (inclusief de plaatsing/aanpassing van het rek);
• verdeelschotten voor compartimentering (met afmetingen-hoogten), te plaatsen op de geperforeerde legborden;
• staande boekensteunen (met afmetingen);
• hangende boekensteunen (met afmetingen);
• uittrekbare consultatielegborden;
• systeem met dubbele vaste buisvormige staven voor hangklassement;
• uittrekbare kaders voor hangklassement;
• laden met steunen en tussenbladen voor compartimentering;
• het volledige gamma beschikbare mappen voor hangklassement;
De inschrijver voegt ook de documentatie over het hierboven vermelde toebehoren bij.
BELANGRIJK
Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL,
Xxxx X’Xxxxx
Voorzitter van het Directiecomité
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier
2. Inventaris
3. Opstellingsplannen van de rekken
4. Andere plannen (hoogte onder de plafonds, basisschema’s van de loze vloeren, typeplannen van de verdiepingen) en technische fiches
5. Afmetingstabellen
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Logistiek Dienst Aankopen
North Galaxy – Toren B - bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK nr.: S&L/AO/354/2014
Offerteaanvraag voor de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement die, dankzij hun capaciteit, mobiliteit en flexibiliteit, zorgen voor een doeltreffend en veilig gebruik van de archieven in het gebouw van de FOD Financiën gelegen in de Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
De firma
(volledige benaming)
met als adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw(*)
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. S&L/AO/354/2013 van de hiervoor omschreven opdracht tegen de prijzen vermeld in de bijgevoegde inventaris in bijlage bij dit document.
Bij aanvaarding van deze offerte zal de borg worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is vertrouwelijke informatie en/of informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer IBAN
BIC
Er wordt gekozen voor het
als taal voor de interpretatie van het contract.
Nederlands/Frans (*)
Alle correspondentie betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden verzonden naar het volgende adres:
(straat)
(postcode en gemeente)
en ✆-nummer) (e-mailadres)
Op 2014.
Te
Gedaan:
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam) (functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD,
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD:
- Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de selectiecriteria en van de gunningscriteria;
- Alle overige stukken die de inschrijver nuttig acht om bij zijn offerte te voegen.
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
IN TE VULLEN (zo niet is de offerte onregelmatig):
BIJLAGE 2: INVENTARIS
Levering, montage en indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken voor passieve en actieve archieven en klassement
%
BTW-TARIEF:
Forfaitaire tarieven voor de levering, de montage en de indienststelling van elektrisch bediende mobiele rekken, met inbegrip van de uitvoering van verhoogde vloeren voorzien in de verschillende ondergrondse en bovengrondse zones, evenals de versteviging van de technische vloerplaten. | Forfaitaire prijzen incl. btw, in euro | |
Voluit | In cijfers | |
Bovengrondse rekken Zone A – forfaitaire prijs per zone en per verdieping De verdiepingen in kwestie: +3, +7 tot +19 | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken Zone B – forfaitaire prijs per zone en per verdieping De verdiepingen in kwestie: +3, +7 tot +19 | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken Zone C – forfaitaire prijs per zone en per verdieping De verdiepingen in kwestie: +1, +4 tot +19 | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken Zone D – forfaitaire prijs per zone en per verdieping De verdiepingen in kwestie: +1, +4 tot +19 | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken Zone E – forfaitaire prijs per zone en per verdieping De verdiepingen in kwestie: +4 tot +6 | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken +1 Zones 1D, 1E, 1F, 1G, 1H forfaitaire prijs voor alle aangeduide zones | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Bovengrondse rekken +1 Alle zones uitgezonderd de zones | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
C, D, 1D, 1E, 1F, 1G, 1H forfaitaire prijs voor alle aangeduide zones | ||
Bovengrondse rekken +2 forfaitaire prijs voor de verdieping | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Ondergrondse rekken -1 forfaitaire prijs voor de verdieping | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Ondergrondse rekken -2 forfaitaire prijs voor de verdieping | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Ondergrondse rekken -3 forfaitaire prijs voor de verdieping | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
TUSSENLEGBORDEN | Eenheidsprijs per verdieping excl. btw, in euro | |
Voluit | In cijfers | |
Een gewoon legbord – lengte 800 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een gewoon legbord – lengte 1000 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een gewoon legbord – lengte 1200 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een gewoon legbord – lengte 1250 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een geperforeerd legbord – lengte 800 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een geperforeerd legbord – lengte 1000 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een geperforeerd legbord – lengte 1200 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een geperforeerd legbord – lengte 1250 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een verstevigd legbord of voorzien van een verstevigingssysteem – lengte 800 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een verstevigd legbord of voorzien van een verstevigingssysteem – lengte 1000 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een verstevigd legbord of voorzien van een verstevigingssysteem – lengte 1200 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Een verstevigd legbord of voorzien van een verstevigingssysteem – lengte 1250 mm | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Verplichte optie: | ||
Voor de zones gelegen op de verdiepingen (zones A, B en E) stelt de inschrijver verschillende andere soorten afwerking voor de panelen voor de voorkant voor. Hij voegt bij zijn offerte de nuttige documentatie en vermeldt de meerkosten van de uitrusting per type zone. | ||
Elektriciteit: grenzen van de aanneming | ||
De inschrijver vermeldt in zijn offerte de verschillende gewenste soorten stopcontacten, hun locatie op het plan en alle technische informatie die hij nuttig acht voor de goede werking van de rekken. | ||
Verplichte optie: evolutievermogen van de rekken | ||
De inschrijver vermeldt een forfaitaire eenheidsprijs per ondergronds “rekkenblok” voor de volgende opties: | ||
Automatische ventilatiewijze voor een maximale luchtdoorstroming in het systeem gedurende een vooraf bepaalde periode; | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Noodbatterij zodat het systeem ook functioneert in geval van een stroompanne. | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Lijst van toebehoren | |||||||||||
Bijlage 1: Prijslijst en documentatie voor het gamma toebehoren, waarvan minstens die vermeld in het bestek onder punt 5 “Lijst van gewenste toebehoren van deel E. “Technische voorschriften”. Verdeelstangen (inclusief de plaatsing/aanpassing van het meubilair) | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Scheidingswanden voor compartimentering (met afmetingen), te plaatsen op de geperforeerde legborden | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Staande boekensteunen (met afmetingen) | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Hangende boekensteunen (met afmetingen) | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Uittrekbare consultatielegborden | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Systeem met dubbele vaste buisvormige staven voor hangklassement | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Uittrekbare kaders voor hangklassement | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Laden met steunen en tussenbladen voor compartimentering | _ _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Het volledige gamma beschikbare mappen voor hangklassement | |||||||||||
Pro memorie: alle toebehoren moeten minstens 10 jaar beschikbaar zijn vanaf de oplevering. Het toebehoren moet perfect passen in de verschillende rekformaten. | |||||||||||
BIJLAGE 3: Opstellingsplannen van de rekken
BIJLAGE 4: Andere plannen (hoogte onder de plafonds, basisschema’s van de loze vloeren, typeplannen van de verdiepingen) en technische fiches
BIJLAGE 5: Afmetingstabellen