MODULE C: VERSLAG VAN DE hoofdAUDITOR (EN ISO/IEC 17021-1:2015 / EMAS)

ID-code: B-xxx.xx.xx

Module C

Vertrouwelijk

MODULE C: VERSLAG VAN DE hoofdAUDITOR

(EN ISO/IEC 17021-1:2015 / EMAS)

1Vertegenwoordigers van de instelling

Functie Aan te passen naar de door de instelling gebruikte naamgeving

Naam

Verantwoordelijke managementsysteem


Technisch verantwoordelijke


…


2evaluatie van de opvolging van de corrigerende maatregelen naar aanleiding van de vorige audit

ID code van de voorgaande audit


De evaluatie van de opvolging van de tekortkoming wordt genoteerd als “+” wanneer alle elementen voldoende opgevolgd en opgelost zijn en deze afgesloten kan worden.
Een nieuwe tekortkoming XX-Ay of XX-By (XX= initialen auditor, y=volgnummer van de tekortkoming in dit deelverslag), wordt gedefinieerd indien

  • er deelelementen nog niet opgelost zijn; en/of

  • er elementen niet in orde zijn; en/of

  • de doorgevoerde oplossing aanleiding gegeven heeft tot een nieuwe tekortkoming.

Tekortkoming vorige audit

Beoordeling van de opvolging en effectiviteit van de genomen corrigerende maatregel(en)

Evaluatie







3Verslag van de audit

Gelieve achter elk normelement de evaluatie aan te geven:

  • + (bekeken en in orde);

  • XX-Ay of XX-By (bekeken, maar met tekortkoming: XX=initialen auditor, y=volgnummer van de tekortkoming in dit deelverslag);

  • nb (niet bekeken);

  • nvt (niet van toepassing).

Tekst in het blauw is ter verduidelijking en dient verwijderd te worden.

  1. ALGEMEEN / ORGANISATIE

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 5 Algemene eisen

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 5.1. Rechts- en contractuele aangelegenheden

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

5.1.1

Rechtsaansprakelijkheid


5.1.2

Certificatieovereenkomst


5.1.3

Verantwoordelijkheid voor de certificatiebeslissingen






Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 5.2. Management van onpartijdigheid

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

5.2.1

Activiteiten van conformiteitsbeoordeling worden op onpartijdige wijze uitgevoerd. De certificatie-instelling draagt de verantwoordelijkheid voor de onpartijdigheid van haar activiteiten van conformiteitsbeoordeling. Commerciële, financiële of andere druk brengt haar onpartijdigheid niet in het gedrang.:



5.2.2

De directie van de certificatie-instelling verbindt zich tot onpartijdigheid.

Het beleid van de certificatie-instelling omvat:

  • belang van onpartijdigheid bij certificatieactiviteiten van managementsystemen

  • beheersing belangenverstrengeling

  • objectiviteit bij certificatieactiviteiten van managementsystemen:


5.2.3

De certificatie-instelling beschikt over een proces om de risico’s in verband met

belangenverstrengeling te bepalen, analyseren, evalueren, behandelen, monitoren en documenteren.

Bedreigingen voor de onpartijdigheid worden gedocumenteerd, uitgeschakeld of beperkt en restrisico’s worden gedocumenteerd, met nadien een beoordeling door de directie.

Het risicobeoordelingsproces omvat identificatie en overleg met geschikte belanghebbenden.


5.2.4

De certificatie-instelling certificeert geen andere certificatie-instelling voor haar kwaliteitsmanagementsysteem.


5.2.5.

De certificatie-instelling levert of biedt geen consultancydiensten

op het vlak van managementsystemen aan.


5.2.6

De certificatie-instelling levert of biedt geen interne audits aan haar certificaathouders.


5.2.7

De certificatie-instelling beschikt over een methode om dreiging op onpartijdigheid te verminderen indien een klant die consultancydiensten op het vlak van managementsystemen heeft ontvangen van een instelling die een relatie heeft met de certificatie-instelling.


5.2.8

De certificatie-instelling besteedt geen audits uit aan een consultancyorganisatie

op het vlak van managementsystemen.


5.2.9

De activiteiten van de certificatie-instelling worden niet verkocht of aangeboden als gerelateerd aan consultancydiensten op het gebied van managementsystemen.


5.2.10

Personeel (incl. leidinggevende functies) dat consultancydiensten op het gebied van managementsystemen bij een klant heeft geleverd, wordt door de certificatie-instelling niet ingezet om deel te nemen aan een audit of andere certificatieactiviteiten.


5.2.11

De certificatie-instelling treft maatregelen om te reageren op bedreigingen voor haar onpartijdigheid die voortkomen uit acties van andere personen, instanties of organisaties.


5.2.12

Het volledige personeel van de certificatie-instelling, zowel intern als extern, of de commissies die de certificatieactiviteiten zouden kunnen beïnvloeden, handelen onpartijdig en accepteren niet dat commerciële, financiële of andere druk hun onpartijdigheid in het gedrang brengt.


5.2.13

De certificatie-instelling eist van zowel interne als externe medewerkers dat ze elke situatie melden waardoor zij of de certificatie-instelling te maken kunnen krijgen met belangenverstrengeling.

Deze informatie wordt vastgelegd en gebruikt als input bij de identificatie van bedreigingen voor de onpartijdigheid. Het personeel wordt slechts ingezet wanneer er geen sprake is van belangenverstrengeling.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 5.3. Aansprakelijkheid en financiering

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

5.3.1

De certificatie-instelling heeft d de risico’s beoordeeld en geschikte regelingen getroffen om de aansprakelijkheden af te dekken voor alle activiteiten en geografische gebieden waarin ze werkzaam is.


5.3.2

De certificatie-instelling evalueert haar financiën en inkomstenbronnen kan aantonen dat commerciële, financiële of andere druk haar onpartijdigheid niet in het gedrang brengt.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 6: Structurele eisen

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 6.1. Organisatiestructuur en directie

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

6.1.1

De certificatie-instelling documenteert haar organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van

  • het management

  • overig bij certificatie betrokken personeel

  • eventuele commissies.

Indien de certificatie-instelling een afgebakend onderdeel is van een

rechtspersoon, geeft de structuur haar plaats binnen de hiërarchie aan, evenals de verhouding tot andere onderdelen van diezelfde rechtspersoon.


6.1.2.

Certificatieactiviteiten worden gestructureerd en gemanaged dat de onpartijdigheid te wordt gewaarborgd.


6.1.3.

De certificatie-instelling identificeert de directie die de algehele bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft voor elk van de vermelde punten.


6.1.4.

De certificatie-instelling beschikt over formele regels voor de aanstelling, taken en werking van alle commissies die betrokken zijn bij de certificatieactiviteiten.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 6.2. Operationele beheersing

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

6.2.1

De certificatie-instelling beschikt over een proces voor de doeltreffende beheersing en houdt rekening met het risico van certificatieactiviteiten die worden geleverd door vestigingen, samenwerkingsverbanden, vertegenwoordigers, franchisenemers enz., ongeacht hun rechtsstatus, relatie of geografische locatie.


6.2.2.

De certificatie-instelling houdt rekening met het passende niveau van en de passende methode voor beheersing van de activiteiten die worden uitgevoerd, inclusief:

  • haar processen,

  • technische gebieden van werkzaamheden van certificatie-instellingen,

  • competentie van personeel,

  • lijnen waarlangs de managementbeheersing verloopt,

  • rapportage

  • toegang op afstand tot werkzaamheden, inclusief registraties:


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. PERSONEEL (opmerking: evaluatie met toepassing van Annex A)

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 7: Eisen in verband met de middelen

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 7.1. Competentie van het personeel

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

7.1.1

Algemene overwegingen


7.1.2

Definiëren van competentiecriteria (inclusief bijkomende eisen *)


7.1.3

Evaluatieprocessen


7.1.4.

Overige overwegingen


* bijkomende eisen: bv ISO TS 17021-2 (EMS) ; ISO TS 17021-3 (QMS), ISO TS 22003 (FSMS)…… : gelieve te specifiëren) :



Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 7.2. Personeel dat betrokken is bij de certificatieactiviteiten

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

7.2.1

De certificatie-instelling beschikt over voldoende, competent personeel voor al de certificatie taken.


7.2.2

De certificatie-instelling beschikt over voldoende auditoren en technisch deskundigen voor het geheel van haar activiteiten en de hoeveelheid werk van de uit te voeren audits.


7.2.3

De certificatie-instelling maakt elke betrokkene zijn plichten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk.


7.2.4

De certificatie-instelling beschikt over vastgelegde processen voor het selecteren, opleiden en formeel autoriseren van de auditoren en voor het selecteren en inwerken van de technisch deskundigen.


7.2.5

De certificatie-instelling beschikt over een procedure voor de efficiënte uitvoering van audits, inclusief het gebruik van auditoren en auditteamleiders.


7.2.6

De certificatie-instelling zorgt ervoor dat de auditoren (en technisch deskundigen) op de hoogte zijn van haar auditprocessen, certificatie-eisen en andere relevante eisen. Ze verschaft hen toegang tot een bijgewerkt geheel van gedocumenteerde procedures, die auditinstructies en alle relevante informatie over de certificatieactiviteiten bevatten.


7.2.7

De certificatie-instelling bepaalt de behoeften op vlak van opleiding en biedt specifieke opleiding aan om maakt deze toegankelijk zodat auditoren, technisch deskundigen en ander personeel betrokken bij certificatieactiviteiten competent zijn.


7.2.8

Vereiste kennis en competentie voor de groep of persoon die de certificatiebeslissingen nemen.


7.2.9

De certificatie-instelling beschikt over een gedocumenteerd proces voor het monitoren van de competentie en prestatie van alle personen betrokken bij de audits en andere certificatieactiviteiten, op basis van frequentie en risicograad. De certificatie-instelling beoordeelt de competentie van haar personeel i.f.v. de prestaties en bepaalt de behoeften aan opleiding.


7.2.10

De certificatie-instelling monitort elke auditor voor elk soort managementsysteem waarvoor de auditor competent wordt geacht. Het gedocumenteerde proces voor het monitoren van auditoren omvat een combinatie van evaluatie ter plaatse, beoordeling van auditrapporten en feedback van klanten of uit de markt.


7.2.11

De certificatie-instelling evalueert regelmatig de prestaties van elke auditor ter plaatse. De frequentie van de evaluaties is gebaseerd op de behoefte, bepaald op grond van alle beschikbare informatie uit het monitoren.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 7.3. Inzetten van individuele externe auditoren en externe technisch deskundigen

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

7.3

De certificatie-instelling eist een schriftelijke overeenkomst met externe auditoren en externe technisch deskundigen waarmee ze zich ertoe verbinden om het van toepassing zijnde beleid na te leven en de processen van de certificatie-instelling ten uitvoer te leggen.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021:2007§ 7.4. Registraties in verband met het personeel

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

7.4

De certificatie-instelling houdt actuele registraties van personeel bij (inclusief management en administratief personeel) met inbegrip van relevante kwalificaties, training, ervaring, lidmaatschappen van organisaties, beroepsstatus en competentie.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. UITBESTEDING

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 7.5. Uitbesteding

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

7.5.1.

De certificatie-instelling beschikt over een proces dat de voorwaarden beschrijft waaronder uitbesteding mogelijk is. De certificatie-instelling heeft met

elke onderaannemer een overeenkomst die de gemaakte afspraken omvat, inclusief vertrouwelijkheid en belangenverstrengeling.


7.5.2

Certificatiebeslissingen worden niet uitbesteed.


7.5.3

De certificatie-instelling:

  1. neemt de verantwoordelijkheid voor alle activiteiten die aan een andere organisatie worden uitbesteed;

  2. zorgt dat haar onderaannemers zich houden aan de eisen van de certificatie-instelling en de van toepassing zijnde bepalingen van dit deel van ISO/IEC 17021, incl. competentie, onpartijdigheid en geheimhouding;

  3. zorgt dat haar onderaannemers niet rechtstreeks of via een andere werkgever betrokken zijn bij een organisatie die een audit zal ondergaan, op een wijze die de onpartijdigheid in het gedrang zou kunnen brengen.


7.5.4

De certificatie-instelling beschikt over een proces voor het goedkeuren en monitoren van alle instellingen die in onderaanneming diensten leveren voor certificatieactiviteiten en houdt registraties bij van de competentie van al het personeel dat betrokken is bij certificatieactiviteiten.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. INFORMATIE, CERTIFICATIEDOCUMENTEN

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8: Eisen aan informatie

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8.1. Openbare informatie

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

8.1.1

In alle geografische gebieden waar de certificatie-instelling werkzaam is, onderhoudt zij informatie en maakt deze openbaar over:

  1. auditprocessen

  2. processen voor het toekennen, weigeren, onderhouden, vernieuwen, schorsen, herstellen of intrekken van certificatie of het uitbreiden of beperken van het toepassingsgebied van certificatie;

  3. de soorten managementsystemen en certificatieschema’s waarin ze werkzaam is;

  4. het gebruik van de naam van de certificatie-instelling en het certificatiemerk of logo;

  5. processen voor het behandelen van verzoeken om informatie, klachten en beroepszaken;

  6. beleid inzake onpartijdigheid.


8.1.2

De certificatie-instelling stelt op verzoek informatie ter beschikking over:

  1. geografische gebieden waarin ze werkzaam is;

  2. de status van een bepaalde certificatie;

  3. de naam, het betreffende normatieve document, het toepassingsgebied en de geografische locatie (stad en land) voor een specifieke certificaathouder.


8.1.3

Informatie die door de certificatie-instelling verstrekt wordt, inclusief reclame, is nauwkeurig en niet-misleidend:


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8.2. Certificatiedocumenten

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

8.2.1

Wijze bezorgen certificatiedocumenten aan de certificaathouder


8.2.2

Het (de) certificatiedocument(en) bevat de volgende informatie :

  1. de naam en geografische locatie van elke certificaathouder (en elke vestiging);

  2. de ingangsdatum, (datum mag niet eerder zijn dan de datum van de betreffende certificatiebeslissing);

  3. de vervaldatum of termijn voor hercertificatie,

  4. een unieke identificatiecode;

  5. de gebruikte managementsysteemnorm en/of een ander normatief document, met inbegrip van een vermelding van de uitgiftestatus (bijv. herzieningsdatum of -nummer);

  6. het toepassingsgebied van de certificatie met betrekking tot de soort activiteiten, producten en diensten zoals van toepassing is op elke vestiging,

  7. de naam, het adres en het certificatiemerk van de certificatie-instelling;

  8. alle verdere informatie die wordt vereist door de norm en/of andere normatieve documenten die voor certificatie zijn gebruikt;

  9. onderscheid tussen de herziene documenten en vroegere verouderde documenten.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8.3. Verwijzing naar certificatie en gebruik van merken

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

8.3.1

Regels voor managementsysteemcertificatiemerken die certificaathouders mogen gebruiken.


8.3.2

Verbod gebruik merken door certificaathouders toegepast op beproevingsrapporten, kalibratie- of keuringsrapporten of –certificaten.


8.3.3

Regels inzake het gebruik van verklaringen op productverpakkingen of in de begeleidende informatie m.b.t. het gecertificeerd managementsysteem van de certificaathouder

De verklaring bevat een verwijzing naar:

  • identificatie (bijv. merk of naam) van de certificaathouder;

  • het soort managementsysteem (bijv. kwaliteit, milieu) en de norm die van toepassing is;

  • de certificatie-instelling die het certificaat heeft afgegeven


8.3.4

Juridisch afdwingbare regels voor certificaathouders


8.3.5

Beheer eigendomsrechten certificatie-instelling en maatregelen


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8.4. Vertrouwelijkheid

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

8.4.1

De certificatie-instelling is via juridisch afdwingbare overeenkomsten verantwoordelijk voor alle informatie die is verkregen of gecreëerd tijdens de uitvoering van certificatieactiviteiten op alle niveaus van haar organisatie, met inbegrip van commissies en externe organisaties of personen die namens haar optreden.


8.4.2

De certificatie-instelling brengt de klant vooraf op de hoogte van de informatie die openbaar wordt gemaakt.


8.4.3

Informatie over een specifieke certificaathouder of specifiek individu wordt niet bekend gemaakt aan een derde onder de schriftelijke toestemming van de betrokken certificaathouder of het betrokken individu.


8.4.4

Kennisgeving vrijgeven van vertrouwelijke informatie door de certificatie-instelling indien wettelijk of contractueel vereist.


8.4.5

Vertrouwelijkheid informatie over de klant, afkomstig van bronnen andere dan de klant zelf.


8.4.6

Vertrouwelijkheid van het personeel i.v.m. informatie verkregen of gecreëerd tijdens het uitvoeren van de activiteiten van de certificatie-instelling.


8.4.7

De certificatie-instelling beschikt over processen en, indien van toepassing, uitrusting en

faciliteiten voor een veilige behandeling van vertrouwelijke informatie.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 8.5. Informatie-uitwisseling tussen een certificatie-instelling en haar klanten

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

8.5.1

Informatie over de certificatieactiviteit en certificatie-eisen.


8.5.2

Melding van wijzigingen door een certificatie-instelling.


8.5.3

Melding van wijzigingen door een certificaathouder.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. CERTIFICATIE: PROCESS 

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9: Proceseisen

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.1. Activiteiten voorafgaand aan certificatie

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.1.1

Aanvraag


9.1.2

Beoordeling van de aanvraag


9.1.3

Auditprogramma


9.1.4

Het vaststellen van de audittijd


9.1.5

Het nemen van steekproeven bij meer vestigingen


9.1.6

Meer managementsysteemnormen


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.2. Audits plannen

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.2.1

Het vaststellen van doelstellingen, reikwijdte en criteria van de audit


9.2.2

Selectie van en aanstellingen in het auditteam


9.2.3

Auditplan


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.3. Initiële certificatie

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.3.1

Initiële certificatieaudit


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.4. Audits uitvoeren

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.4.1

Algemeen


9.4.2

Het houden van de openingsbijeenkomst


9.4.3

Communicatie gedurende de audit


9.4.4

Informatie verkrijgen en verifiëren


9.4.5

Identificatie en registratie van auditbevindingen


9.4.6

Auditconclusies opstellen


9.4.7

Het houden van de sluitingsbijeenkomst


9.4.8

Auditrapport


9.4.9

Analyse van de oorzaak van afwijkingen


9.4.10

Doeltreffendheid van correcties en corrigerende maatregelen


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.5. Certificatiebeslissing

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.5.1

Algemeen


9.5.2

Acties die aan een beslissing voorafgaan


9.5.3

Informatie voor het toekennen van initiële certificatie


9.5.4

Informatie voor de toekenning van de hercertificatie


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. CERTIFICATIE: OPVOLGING / ADMINISTRATIEVE PROCEDURES

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.6. Onderhouden van certificatie

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.6.1

Algemeen


9.6.2

Controleactiviteiten


9.6.3

Hercertificatie


9.6.4

Speciale audits


9.6.5

Schorsing, intrekking of beperking van het toepassingsgebied van de certificatie


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.7. Beroep

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.7.1

Gedocumenteerd proces voor ontvangen en beoordelen van en beslissen over beroepszaken


9.7.2

Verantwoordelijkheid voor alle beslissingen ligt bij de certificatie-instelling. Personen betrokken bij het proces van behandeling van beroepszaken zijn verschillend van deze die de audits hebben uitgevoerd en de certificatiebeslissing hebben genomen.


9.7.3

Geen discriminerende acties ten aanzien van de indiener van een beroep.


9.7.4

Verplichte elementen en methoden opgenomen in de procedure van behandeling van beroepen:

  1. een overzicht van het proces van ontvangst, geldigverklaring en onderzoek van de beroepszaak, en van de besluitvorming over de te nemen maatregelen

  2. de opvolging en registratie van de beroepszaken, inclusief de genomen maatregelen;

  3. toepassing van passende correcties en corrigerende maatregelen


9.7.5

Verantwoordelijkheid voor verzamelen en verifiëren van de noodzakelijke informatie en de validatie ervan


9.7.6

Bevestiging van ontvangst, voortgangsrapportage en mededeling van het resultaat aan de indiener van het beroep:


9.7.7

Beslissing over het beroep door personen die niet eerder betrokken zijn in het onderwerp van het beroep.


9.7.8

Formele mededeling van het einde van het behandelingsproces aan de indiener van het beroep.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.8. Klachten

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.8.1

Verantwoordelijkheid voor alle beslissingen ligt bij de certificatie-instelling


9.8.2

Geen discriminerende acties ten aanzien van de indiener van een klacht


9.8.3

Bevestiging of een klacht betrekking heeft op certificatieactiviteiten waarvoor de certificatie instelling verantwoordelijk is en indien ja in behandeling nemen. Bij klachten met betrekking tot een certificaathouder moet bij het onderzoek rekening worden gehouden met de doeltreffendheid van het gecertificeerd managementsysteem.


9.8.4

Doorsturen van xxxx geldige klacht naar de betrokken certificaathouder binnen een gepaste termijn


9.8.5

Gedocumenteerd proces voor ontvangen en beoordelen van en beslissen over klachten.


9.8.6

Verplichte elementen en methoden opgenomen in de procedure van behandeling van klachten:

  1. een overzicht van het proces voor ontvangst, validering en onderzoek van de klacht, en van de besluitvorming over de te nemen maatregelen

  2. de opvolging en registratie van klachten, inclusief de genomen maatregelen;

  3. toepassing van passende correcties en corrigerende maatregelen


9.8.7

Verantwoordelijkheid voor verzamelen en verifiëren van de noodzakelijke informatie en de validatie ervan


9.8.8

Bevestiging van ontvangst, voortgangsrapportage en mededeling van het resultaat aan de indiener van de klacht (voor zover mogelijk)


9.8.9

Beslissing over de klacht wordt genomen door personen die niet eerder betrokken bij het onderwerp van de klacht.


9.8.10

Formele mededeling van het einde van het behandelingsproces aan de indiener van de klacht.


9.8.11

De certificatie-instelling bepaalt samen met de indiener van de klacht en de certificaathouder: of, en in welke mate,het onderwerp van de klacht en de oplossing ervan openbaar gemaakt worden.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 9.9. Klantregistraties

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

9.9.1

De certificatie-instelling houdt registraties bij van de audit en andere certificatieactiviteiten van alle klanten.


9.9.2

De registraties omvatten verplichte elementen.


9.9.3

Bescherming van de registraties en behoud van de vertrouwelijkheid.


9.9.4

De certificatie-instelling heeft een gedocumenteerd beleid en gedocumenteerde procedures voor het bijhouden van registraties. De registraties van certificaathouders en voormalige certificaathouders worden bijgehouden gedurende de volledige duur van de actuele cyclus, plus één volle certificatiecyclus.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. EISEN VOOR HET MANAGEMENTSYSTEEM

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 10 Managementsysteemeisen voor certificatie-instellingen

EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 10.1. Opties

Naast de overeenstemming met de eisen van hoofdstukken 5 tot en met 9 moet de certificatie instelling beschikken over een:

Keuze a

Managementsysteem in overeenstemming met algemene managementsysteemeisen opgenomen in 10.2.


Keuze b

Managementsysteem in overeenstemming met ISO 9001 onder de voorwaarden opgenomen in 10.3


EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 10.2. Optie A: Algemene managementsysteemeisen

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

10.2.1

Algemeen: Managementsysteem, beleid en doelstellingen, commitment van de directie, verantwoordelijkheid en bevoegdheid


10.2.2

Managementsysteemhandboek


10.2.3

Beheersing van documentatie


10.2.4

Beheersing van registraties


10.2.5

Directiebeoordeling


10.2.6

Interne audits


10.2.7

Corrigerende maatregelen


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



EN ISO/IEC 17021-1:2015 § 10.3. Optie B: Management systeem in overeenstemming met ISO 9001

Normelement

Omschrijving

Evaluatie

10.3.1

De certificatie-instelling richt en onderhoudt een managementsysteem in, in overeenstemming met de eisen in ISO 9001, dat in staat is om ondersteuning te bieden bij het op consistente wijze voldoen aan de eisen van dit deel van ISO/IEC 17021:


10.3.2

Het toepassingsgebied van het managementsysteem bevat de eisen voor het ontwerp en de ontwikkeling van haar certificatiediensten.


10.3.3

Voor de toepassing van de eisen in ISO 9001 houdt de certificatie-instelling bij het ontwikkelen van haar managementsysteem rekening met de geloofwaardigheid van certificatie en met de behoeften van alle partijen die vertrouwen op haar audit- en certificatiediensten, en niet alleen met die van haar klanten:


10.3.4

Voor de toepassing van de eisen in ISO 9001 gebruikt de certificatie-instelling informatie over relevante beroepszaken en klachten van gebruikers van certificatieactiviteiten als input voor de directiebeoordeling en een beoordeling van onpartijdigheid.


Belangrijkste bekeken documenten:



Algemene beschrijving van de vaststellingen inclusief de verwijzing naar eventueel vastgestelde tekortkomingen:



  1. BIJKOMENDE EISEN

Algemeen



Referentie

Omschrijving

Evaluatie

BELAC 2-001 (verwijzing accreditatie)



BELAC 2-002 (accreditatiescope: vast versus flexibel – slapende activiteiten)



BELAC 2-003 (beleid en leidraden betreffende herleidbaarheid van meetresultaten)



BELAC 2-004 (Regels voor de kennisgeving aan BELAC en het beheer door BELAC van belangrijke veranderingen bij de geaccrediteerde instellingen)



BELAC 2-312 - IAF MD 1: (Certificatie van een multi-site organisatie)



BELAC 2-312 - IAF MD 2: (Transfer van certificatie)



BELAC 2-312 - IAF MD 4: (Gebruik van ICT middelen in audits)



BELAC 2-312 - IAF MD 5: (Auditduurbepaling in certificatie (QMS, EMS, OHMS))



BELAC 2-312 - IAF MD 11: (Certificatie van geïntegreerde managementsystemen)



BELAC 2-312 - IAF MD 15: (Vereisten voor opvolging van de performantie van certificatie-instellingen)



BELAC 2-312 - IAF MD 23: (Beheer van entiteiten die optreden in opdracht van certificatieinstellingen)





Specifiek voor EMS



Referentie

Omschrijving

Evaluatie

Belac 2-314 (EA 7/04 Wettelijke vereisten in het domein EMS)





Specifiek voor EMAS



Referentie

Omschrijving

Evaluatie

Verordening (EU) Nr. 1221/2009 (EMAS III)



BELAC 2-313



SRDs (Sectoral Reference Documents)



EMAS User’s Guide (Besluit (EU) 2023/2463 van de Commissie van 3 november 2023 over de bekendmaking van de leidraad waarin de noodzakelijke stappen voor deename aan het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de EU (EMAS) worden uitgelegd, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1221/2009 van het Europees Parlement en de Raad)





Specifiek voor NoBo’s



Referentie

Omschrijving

Evaluatie

BELAC 2-404

(EA - 2/17 Notified Body)



BELAC 0-000-XXX-XXXX

(eisen m.b.t. accreditatie van aangemelde instanties i.h.k.v. de richtlijnen PED & SPVD)





Specifiek schema’s



Referentie

Omschrijving

Evaluatie

BELAC 2-403 (eisen m.b.t. accreditatie van autocontrolegidsen in de voeding, inclusief flexibele scope)



BELAC 2-405 Asbest (certificatie in kader van asbestverwijdering)



BELAC 2-405 EnMS (energiemanagementsystemen (volgens EN ISO 50001)



BELAC 2-405-FSMS (managementsystemen voor voedselveiligheid)



BELAC 2-405-ISMS (managementsystemen voor informatiebeveiliging (ISO/IEC 27001))



BELAC 2-405-MDQS (medische hulpmiddelen kwaliteitsmanagementsystemen (ISO 13485))



BELAC 2-405-OH&SMS (occupational health and safety management systems (ISO 45001))



BELAC 2-405-Weldments (Richtlijnen voor het gebruik van EN ISO/IEC 17065 en EN ISO/IEC 17021-1 voor de certificatie volgens EN ISO 3834)










BELAC 6-431(17021-1) Rev 5-2024

18/18



Document Metadata

Filed: June 12th, 2024