Bijlage 7: Collectief contractmanagement
Bijlage 7: Collectief contractmanagement
Inhoud
1 Onderscheid collectief en regulier contractmanagement 2
2 Doel collectief contractmanagement 3
3 Inrichting collectief contractmanagement 4
3.3 Fysieke dialoog en ontwikkeltafel 8
1 Onderscheid collectief en regulier contractmanagement 2
2 Doel collectief contractmanagement 3
3 Inrichting collectief contractmanagement 3
3.3 Fysieke dialoog en ontwikkeltafel 7
3.4 Bestuurlijke ontwikkeltafel 9
4 Besluitvorming n.a.v. collectief contractmanagement 11
Inleiding
De gewijzigde overeenkomst Jeugdhulp die van kracht is vanaf 1 januari 2022, is tot stand gekomen in dialoog met betrokken partijen. Gedurende de contracteringsperiode zal deze dialoog voortgezet worden. Deze dialoog, dit collectief contractmanagement, gaat hand in hand met het regulier contractmanagement. Deze notitie beschrijft het reguliere en het collectief contractmanagement.
De Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid (hierna SOJ ZHZ) is zich bewust dat de gewijzigde overeenkomst voor zowel de betrokken gemeenten en de gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders onzekerheden met zich meebrengt. We omarmen namelijk het werken met kernwaarden, beleidsdoelen, inspanningsverplichtingen en resultaatafspraken. We erkennen dat we gezamenlijk aan de lat staan om al deze opgaven te realiseren. Dit vraagt dan ook om een open en lerende houding. Dit mogen Jeugdhulpaanbieders dan ook verwachten van de SOJ ZHZ als ook dat de SOJ ZHZ dit verwacht van Jeugdhulpaanbieders.
Deze open en lerende houding hebben we mede geborgd door mogelijk te maken dat bij het niet behalen van de genoemde doelen de Jeugdhulpaanbieder de mogelijkheid heeft om te kunnen herstellen. Herstel betekent dat er een termijn met elkaar wordt afgesproken waar binnen de initieel niet behaalde opgave alsnog behaald dient te worden. Indien de opgave na de herstelperiode nog niet is behaald, is dit grond om over te gaan tot directe ontbinding van de overeenkomst.
1Onderscheid collectief en regulier contractmanagement
Zes kernwaarden vormen samen het hart van de overeenkomst1:
Jeugdhulp wordt geboden in de leefomgeving; jeugdigen groeien thuis op.
Jeugdhulpaanbieders (professionals) bieden dienstbaar vakmanschap.
Ieder kind volgt onderwijs.
Jeugdhulp zorgt voor toegenomen zelfredzaamheid en duurzaam herstel van de jeugdige en het gezin.
Jeugdhulp versterkt het netwerk van de jeugdige en het gezin.
Doelmatige inzet van (schaarse) middelen.
Deze kernwaarden zijn vertaald in beleidsdoelen, inspanningsverplichtingen en prestatieafspraken. Het realiseren van doelen, inspanningsverplichtingen en prestatieafspraken vraagt collectieve en individuele inspanning en prestaties van alle betrokken partijen.
Binnen het reguliere contractmanagement staan de inspanningen en prestaties van de individuele jeugdhulpaanbieder centraal. Binnen het collectief contractmanagement richten we ons op het effect, het resultaat en de eventueel ervaren belemmeringen van het collectief in het realiseren van de doelen en het bijdragen aan de kernwaarden. Het reguliere contractmanagement kan zowel plaatsvinden via één-op-één contractmanagementgesprekken als via overlegtafels die zijn opgezet.
Signalen vanuit het reguliere l contractmanagement kunnen ook door Jeugdhulpaanbieders, geagendeerd worden binnen het collectief contractmanagement.
2Doel collectief contractmanagement
Centrale doel van het collectief contractmanagement is onder meer:
Vergaren van informatie (ook op datagebied);
Monitoren op doelrealisatie;
Adresseren van en zo nodig oplossen van belemmeringen die doelrealisatie in de weg staan.
Dat betekent dat het collectief contractmanagement kan leiden tot aanpassingen in de inkoopinstrumenten:
Het toegangsmanagement
Het contract- en leveranciersmanagement
De bekostiging
De overeenkomst (het Algemeen Deel en de Bijzondere Delen Overeenkomsten) (inclusief de bijlagen die onderdeel uitmaken van de overeenkomst)
3Inrichting collectief contractmanagement
3.1Deelnemers
Het collectief contractmanagement kenmerkt zich door dialoog. Dialoog tussen in ieder geval gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders en de SOJ ZHZ en/of de gemeenten, maar waar nodig ook andere betrokken partijen zoals cliëntvertegenwoordigers en ervaringsdeskundigen, (een vertegenwoordiging van) verwijzers naar jeugdhulp en de samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs.
Afhankelijk van de onderwerpen die in de dialoog besproken worden kunnen andere betrokkenen door de XXX XXX uitgenodigd worden om deel te nemen aan de dialoog. Deze dialoog voeren we aan ontwikkeltafels, waar we gezamenlijk met elkaar verder het zorglandschap van de regio Zuid-Holland-Zuid ontwikkelen.
De dialoog kent een basisstructuur van:
Digitale dialoog; hiertoe wordt een digitaal platform ingericht dat bereikbaar is via het Contractmanagementsysteem Negometrix (CMS);
Fysieke ontwikkeltafels;
Een bestuurlijke ontwikkeltafel.
In het navolgende worden de verschillende vormen van dialoog nader uitgewerkt. Naast deze drie basisvormen van dialoog heeft de SOJ ZHZ de mogelijkheid om nadere overlegmomenten te creëren bijvoorbeeld in de vorm van werksessies.
Rol gemeenten in het collectief contractmanagement
Gemeenten en de SOJ ZHZ ontwikkelen momenteel een werkwijze om contract- en leveranciersmanagement meer in nauwe samenwerking uit te voeren. Dit om de verbinding tussen lokale en regionale ontwikkelingen te versterken. De SOJ ZHZ die formeel opereert als opdrachtgever namens de gemeenten, ontvangt meer directe informatie over de lokale performance van Jeugdhulpaanbieders en gemeenten zijn beter in staat de regionale georganiseerde jeugdhulp en de lokale sociale infrastructuur met elkaar te verbinden. Dit betekent dat medewerkers van de gemeenten meer dan voorheen participeren in het individuele en collectieve contractmanagement.
3.2Digitale dialoog
Xxxxxxxxx en meepraten
Alle Jeugdhulpaanbieders die een overeenkomst hebben met de SOJ ZHZ kunnen deelnemen aan de digitale dialoog voor zover het gaat om algemene zaken of het Algemeen Deel van de overeenkomst. Voor digitale dialoog met betrekking tot segment-specifieke onderwerpen geldt dat in beginsel alleen Jeugdhulpaanbieders die deelnemen aan de betreffende Bijzondere Deel Overeenkomst aan de digitale dialoog deelnemen. SOJ ZHZ kan hiervan afwijken als dat naar haar oordeel in het belang is van de dialoog.
Alle betrokkenen (dit zijn in ieder geval de SOJ ZHZ, gemeenten en gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders) kunnen via de digitale dialoog, voorstellen indienen die geagendeerd kunnen worden op een digitale of fysieke overlegtafel. Deze voorstellen kunnen betrekking hebben op algemene zaken maar de gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders kunnen ook een voorstel tot wijziging van (een onderdeel van) de overeenkomst doen via de digitale dialoog. Alle betrokkenen kunnen via de digitale structuur, onderwerpen ter agendering voorstellen. Ook kan digitaal feedback gegeven worden op voorstellen die op de agenda staan.
Het proces kent de volgende stappen:
De SOJ ZHZ kondigt ontwikkeltafels aan, op grond daarvan kunnen Jeugdhulpaanbieders daaraan meedoen. Jeugdhulpaanbieders kunnen een voorstel doen om onderwerpen op de ontwikkeltafel te brengen;
De SOJ ZHZ is verantwoordelijk voor de agenda en bepaalt of voorstellen geagendeerd worden. Bij het opstellen van de agenda maakt de SOJ ZHZ in ieder geval de volgende afwegingen:
Is het voorstel daadwerkelijk gericht op het collectief, of dient het meegenomen te worden in het individueel contractmanagement;
Is er een evidente relatie met de zes kernwaarden;
Is er sprake van zodanige contextuele wijzigingen (landelijk, bovenregionaal of regionaal) dat aanpassing van de inkoopinstrumenten noodzakelijk is;
Aanvullend kunnen Jeugdhulpaanbieders ook een verzoek indienen tot een ontwikkeltafel waarbij ze een voorstel indienen om te praten over een specifiek onderwerp, onderwerp van een ontwikkeltafel kan ook een signaal zijn.
Elke belanghebbende kan via het Contractmanagement signalen afgeven die relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Algemene signalen bespreken partijen aan de algemene digitale of fysieke ontwikkeltafel. Signalen kunnen betrekking hebben op ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, in wijken, in buurten, bij specifieke jeugdigen en ouder(s), et cetera. Deze signalen kunnen zowel positief, neutraal als negatief zijn. XXX XXX neemt deze signalen, voor zover zij deze relevant achten, mee naar de geschikte ontwikkeltafel voor behandeling.
Segment-specifieke signalen bespreken partijen aan de segment-specifieke digitale of fysieke ontwikkeltafel.
Partijen werken aan de ontwikkeltafel op een door hun besloten wijze en binnen een door hun besloten termijn een voorstel uit tot een ‘uitgewerkt voorstel’. SOJ ZHZ kan in dit kader twee of meer Jeugdhulpaanbieders schriftelijk verzoeken één of meer onderdelen van een voorstel verder uit te werken. Het verzoek bevat in ieder geval een omschrijving van de gewenste resultaten van de deelopdracht, welke Jeugdhulpaanbieders daarbij moeten zijn betrokken, een tijdspad en hoe SOJ ZHZ eventueel de Jeugdhulpaanbieders hierin faciliteren. SOJ ZHZ kan besluiten de uitwerking van een deelopdracht te financieren buiten deze overeenkomst om op basis van incidentele subsidies of – indien aanbestedingsrechtelijk toelaatbaar – overheidsopdrachten. Jeugdhulpaanbieders behouden steeds een eigen verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van de deelopdracht wet- en regelgeving te respecteren, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en mededinging.
De ‘uitgewerkte voorstellen’ worden voor besluitvorming voorgelegd aan SOJ ZHZ. SOJ ZHZ kan besluiten tot het wel of niet overnemen van ‘uitgewerkte voorstellen’.
Als SOJ ZHZ het ‘uitgewerkte voorstel’ niet aanneemt, dan wijzigt de overeenkomst niet.
Als SOJ ZHZ het ‘uitgewerkte voorstel’ aanneemt, dan kan zij de overeenkomst wijzigen conform art. 2.4 lid 1 Algemeen Deel.
Indien de Jeugdhulpaanbieder het niet eens is met de voorgestelde wijzigingen kan de jeugdhulpaanbieder opzeggen conform de opzeggingsregeling van artikel 2.9 van het Algemeen Deel van de overeenkomst.
Meewerken
Natuurlijk kunnen er onderwerpen langskomen waar partijen die uitsluitend participeren in de digitale dialoog hele goede ideeën over hebben. Partijen kunnen dit digitaal kenbaar maken, zodat zij uitgenodigd kunnen worden voor werksessies, waarin onderwerpen verder uitgediept worden.
3.3Fysieke dialoog en ontwikkeltafel
V
ier
keer per jaar wordt een fysieke ontwikkeltafel georganiseerd door de
SOJ ZHZ. Tijdens deze overleggen monitoren we expliciet de voortgang
op de doelrealisatie in relatie tot de overeenkomst (inclusief de
bijbehorende bijlagen). We voorzien hierbij de volgende
basisplanning, van deze planning kan door SOJ ZHZ worden afgeweken
Aangezien verschillende ontwikkelingen ieder een eigen tempo hebben, wordt aan alle fysieke tafels ruimte gemaakt om verbetervoorstellen te bespreken. In Q2 en Q4 staat altijd de ovl over- all halfjaar en jaar monitoring geagendeerd.
Het daadwekelijke besluit of een verbetervoorstel ook leidt tot contractuele aanpassing ligt bij de SOJ ZHZ.
Aan de fysieke overlegtafels worden werksessies gepland waar ideeën verwerkt worden tot voorstellen. Aan deze werksessies kunnen ook partijen deelnemen die niet aan de fysieke overlegtafel participeren.
Wie participeert aan de fysieke ontwikkeltafel?
Om de overlegmomenten efficiënt in te richten, dient het aantal participanten aan de fysieke ontwikkeltafel beperkt te zijn. We selecteren Jeugdhulpaanbieders op basis van de volgende twee kenmerken:
Twee jaar op rij een omzet van tenminste €500.000 per jaar;
Twee jaar op rij een cliënten aantal van tenminste 150 cliënten per jaar;
Elke branche wordt vertegenwoordigd aan de ontwikkeltafels.
Bij de selectie van de aanbieders die uitgenodigd worden voor de ontwikkeltafels kan door de SOJ worden afgeweken van bovenstaande criteria om reden van bijvoorbeeld oververtegenwoordiging van een branche en dergelijke.
Het aantal deelnemers aan de ontwikkeltafel is bewust beperkt om de slagkracht van het overleg te behouden.
Van deze partijen verwachten wij een proactieve bijdrage aan de noodzakelijke ontwikkelingen in de regio. Op basis van de facturatiedata van 2021 en 2022 starten we de fysieke dialoog in 2023 met de volgende aanbieders:
Deelnemers fysieke ontwikkeltafel |
|
Clientvertegenwoordigers |
Vertegenwoordiger van het Ouderplatform |
Verwijzers |
Stichting Jeugdteams |
|
Jeugdbescherming West Zuid-Holland |
|
Vertegenwoordiging van huisartsen (POH-er) |
|
Xxxxxxx Xxxxxxxxx Jeugdbescherming en Jeugdreclassering |
Jeugdhulpaanbieders |
ASVZ |
|
Boba Groep BV |
|
Coach-Point BV |
|
De Hoop GGZ |
|
Eddee Zorgverlening BV |
|
FamilySupporters BV |
|
iHUB Zorg B.V |
|
Indus-Actieve Hulpverlening |
|
Kinderpraktijk Heijligers-Treep |
|
KJP zorg K&J B.V. |
|
Leestalent BV |
|
Mentaal Beter Cure BV |
|
Neuroscan |
|
Parnassia Groep B.V. |
|
PSY Drechtsteden B.V. |
|
Psychologenpraktijk Perspectief (2018) |
|
Stichting Eleos Gereformeerde Geestelijke gezondheidszorg |
|
Stichting Enver |
|
Stichting Gemiva – SVG Groep |
|
's Heeren Loo |
|
Stichting Yulius |
|
Stichting Zorgboeren Zuid-Holland |
|
Timon |
Onderwijssector |
(Vertegenwoordiging van de) samenwerkingsverbanden: Driegang, Pasvorm, Berseba, Dordrecht, swv2804, samenwerkingsverband Drechtsteden, VO-HW. |
Serviceorganisatie Jeugd |
Voorzitter, organisatie en verslaglegging |
Gemeenten |
|
Jaarlijks wordt de lijst met Jeugdhulpaanbieders herzien op basis van de facturatiedata over voorgaande twee jaren. Deelnemers aan de tafel brengen hun branche specifieke kennis in en treden op als vertegenwoordiger van hun branche. XXX XXX heeft de mogelijkheid om - als dat naar mening van XXX XXX in het belang van de fysieke dialoog is – meer gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders uit te nodigen dan diegene die hierboven zijn genoemd.
In aanvulling op de in bijlage 1 en de BDO opgenomen doelen zal de SOJ ZHZ ook per BDO een ontwikkeltafel met daarvoor gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders organiseren. Dit kan, afhankelijk van het onderwerp, zowel een fysieke of digitale ontwikkeltafel zijn.
3.4Bestuurlijke ontwikkeltafel
Tenminste tweemaal per jaar organiseert de SOJ ZHZ een bestuurlijke dialoogtafel. Aan deze tafel worden knelpunten en kansen geagendeerd die voortkomen uit de digitale en fysieke ontwikkeltafels. De partners aan de bestuurlijke ontwikkeltafel treden op als vertegenwoordiger van hun branche en brengen specifieke kennis in. Het doel van dit bestuurlijk overleg is:
Waar mogelijk versnellen van transformatie;
Oplossen van (bestuurlijke) knelpunten;
Optreden als 'ambassadeur' van de transformatie-agenda van Zuid-Holland Zuid;
Signaleren van knelpunten om deze vervolgens te agenderen op de fysieke ontwikkeltafel;
Fungeren als klankbord voor verbetervoorstellen en ideeën die aan de (fysieke) ontwikkeltafel ontstaan.
Het aantal deelnemers aan de bestuurlijke ontwikkeltafel is bewust beperkt om de slagkracht van het overleg te behouden.
We selecteren Jeugdhulpaanbieders op basis van de volgende twee kenmerken:
Twee jaar op rij een omzet van tenminste €1.000.000,- per jaar
Twee jaar op rij een cliënten aantal van tenminste 150 cliënten per jaar
Elke branche is vertegenwoordigd aan de ontwikkeltafels
Bij de selectie van de aanbieders die uitgenodigd worden voor de ontwikkeltafels kan door de SOJ worden afgeweken van bovenstaande criteria om reden van bijvoorbeeld oververtegenwoordiging van een branche en dergelijke.
Deelnemers Bestuurlijke ontwikkeltafel (1 miljoen en >150 cliënten) |
|
Clientvertegenwoordigers |
Vertegenwoordiger van het Ouderplatform |
Verwijzers |
Stichting Jeugdteams |
|
Jeugdbescherming West Zuid-Holland |
|
Xxxxxxx Xxxxxxxxx Jeugdbescherming en Jeugdreclassering |
Jeugdhulpaanbieders |
Stichting Enver |
|
Stichting Yulius |
|
's Heerenloo |
|
iHUB Zorg B.V. |
|
ASVZ |
|
Parnassia Groep B.V. |
|
Timon |
|
Boba Groep BV |
|
De Hoop GGZ |
|
Eddee Zorgverlening BV |
|
Stichting Gemiva – SVG Groep |
|
Stichting Zorgboeren Zuid-Holland |
|
Neuroscan |
|
FamilySupporters BV |
Serviceorganisatie |
Organisatie, verslaglegging |
Gemeenten |
Regionaal portefeuillehouder Jeugd |
4Besluitvorming n.a.v. collectief contractmanagement
De SOJ ZHZ treedt op als formele opdrachtgever namens de 10 gemeenten in Zuid-Holland Zuid. Voor de vraag of een uitgewerkt voorstel dat op de fysieke of digitale ontwikkeltafel is gedaan leidt tot contractuele wijzigingen ligt de uiteindelijke besluitvorming hierover dan ook bij de SOJ ZHZ, c.q. de gemeenten. Afhankelijk van de inhoud van het uitgewerkte voorstel zal door het Dagelijks Bestuur van de SOJ ZHZ of het MT (binnen het mandaat) van de SOJ ZHZ besloten kunnen worden.
Daar waar het voorstel het mandaat van de individuele gemeenten betreft (denk aan het opdrachtgeverschap aan Stichting Jeugdteams) worden de aan de tafels ontwikkelde voorstellen doorgeleid naar de individuele gemeenten.
1 Zie ook bijlage 1: Kernwaarden jeugdhulp 2022 e.v.
1
xxx.xxxxxxxx.xx