ALGEMENE PRIVACY POLICY
ALGEMENE PRIVACY POLICY
PRIVACY POLICY VAN XXXXXXXX LEYS PRIVATE BANK
1 WIE ZIJN WIJ?
1.1 “Wij”, “ons” of “onze” betekent Dierickx Leys Private Bank nv, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx en met ondernemingsnummer 0413.564.943. Wij zullen beschouwd worden als verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de persoonsgegevens die wij van u verzamelen en verwerken.
1.2 Onze website, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, is eigendom van en wordt beheerd door Dierickx Leys Private Bank nv). De website wordt gehost door Combell nv, Xxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxx, met ondernemingsnummer 0541.977.701.
1.3 Uw privacy is belangrijk voor ons. Vandaar hebben wij deze privacy policy ontwikkeld om u op transparante wijze meer informatie te verstrekken over de verzameling, mededeling, overdracht en gebruik (“verwerking”) van de persoonsgegevens die u met ons deelt. Verder bezorgen wij u hierbij ook duidelijke informatie over de rechten die u heeft. Wij verzoeken u dan ook om deze privacy policy door te nemen. Wij hebben het hierna over gegevens van u als gebruiker van onze website, als klant, als mogelijk toekomstige klant, als voormalige klant, of als andere betrokkene, zoals bijvoorbeeld begunstigde, gevolmachtigde, wettelijke vertegenwoordiger of contactpersoon. Daarnaast is deze privacy policy van toepassing op alle andere natuurlijke personen die een rechtspersoon vertegenwoordigen of daarvan de gevolmachtigden zijn.
2. Contactgegevens
2.1 Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot deze privacy policy of de verwerking van uw persoonsgegevens of indien u een verzoek wenst in te dienen in overeenstemming met artikel 3, kan u op volgende wijze contact met ons opnemen:
(a) Per email: naar xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
(b) Per post: naar Dierickx Leys Private Bank, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.
3. Uw rechten als individu
3.1 Dit artikel bevat een overzicht van uw belangrijkste rechten op grond van de Belgische en Europese regelgeving omtrent privacy en gegevensbescherming. We hebben getracht ze op een duidelijke en leesbare manier voor u samen te vatten. Indien bepaalde zaken voor u onduidelijk zijn, kan u steeds contact met ons opnemen (zie artikel 2 van deze privacy policy).
3.2 Wanneer wij voor een verwerking om uw toestemming vragen, kan u die toestemming nadien te allen tijde terug intrekken. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van uw toestemming.
3.3 Indien u één van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, stuurt u ons een schriftelijk verzoek in overeenstemming met artikel 2 van deze privacy policy. We trachten hierop te reageren zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien wij in de onmogelijkheid verkeren om binnen voornoemde termijn van één maand te reageren en de termijn wensen te verlengen, of in geval wij geen gevolg zullen geven aan uw verzoek, zullen wij u daarvan in kennis stellen. Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, zullen wij mogelijks uw identiteit moeten verifiëren, bijvoorbeeld door een kopie van uw identiteitskaart te vragen.
3.4 Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zo specifiek mogelijk te zijn. Eventueel kunnen wij u voorafgaand aan de informatieverstrekking verzoeken te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek precies betrekking heeft.
3.5 U geniet het recht om onderstaande rechten kosteloos uit te oefenen. In het geval dat uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, bijvoorbeeld wegens het repetitief karakter ervan, kan er een redelijke vergoeding aangerekend worden in het licht van de administratieve kost waarmee uw verzoek gepaard gaat en/of geweigerd worden gevolg te geven aan het verzoek. Het is aan Dierickx Leys Private Bank om de kennelijk ongegronde of buitensporige aard van uw verzoek aan te tonen. Indien dit het geval zou zijn, brengen wij u daarvan op de hoogte en zijn wij niet gehouden aan uw verzoek te voldoen.
3.6 Wenst u meer informatie of gaat u niet akkoord met het standpunt van Xxxxxxxx Xxxx Private Bank? Neem dan contact op met de Privacy Commissie, de Belgische toezichthoudende autoriteit (Drukpersstraat 35, 0000 Xxxxxxx – xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). U kan daar ook een klacht indienen.
3.7 In sommige gevallen kan u uw rechten ook rechtstreeks bij een derde partij uitoefenen. Dit is o.a. het geval bij de databanken die worden bijgehouden door de nationale bank van België, zoals de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP), de Centrale voor Kredieten aan Ondernemingen (CKO) en het Centraal Aanspreekpunt (CAP).
3.8 In het geval dat wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in deze privacy policy.
3.9 U heeft het recht van ons een kopie te ontvangen van uw persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen.
3.10 Als de persoonsgegevens die wij over u bijhouden onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ons te verzoeken deze informatie te corrigeren, of rekening houdend met de doeleinden van de verwerking te vervolledigen. Dit recht doet uiteraard geen afbreuk aan eventuele contractuele en wettelijke verplichtingen die u heeft ten aanzien van Dierickx Leys Private Bank nv voor wat het betreft het kennis geven van eventuele wijzigingen aan uw persoonsgegevens.
3.11 Wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is, heeft u het recht om – zonder onredelijke vertraging – wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen:
(c) Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
3.12 De wet voorziet wel bepaalde uitsluitingen op het recht op gegevenswissing.
Verwerking gegevens laten beperken
3.13 U heeft het recht de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt concreet in dat de persoonsgegevens door ons bijgehouden worden, maar dat ze enkel voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt. Dit is mogelijk in de volgende gevallen:
3.14 Vooraleer we de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens opheffen, wordt u geïnformeerd.
3.15 Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Dit recht is echter niet van toepassing, in zoverre dit afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen.
3.16 U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens, indien dit technisch en wettelijk mogelijk is, rechtstreeks door ons naar een ander bedrijf te laten doorzenden.
3.17 U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien de juridische basis voor de
verwerking ons rechtmatig belang of het publieke belang is.
3.18 Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, heeft u het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Indien u een dergelijk bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde stopzetten. Wilt u daarna opnieuw commerciële berichtgeving ontvangen, kan u hier uiteraard steeds om verzoeken.
4. CategorieËn van persoonsgegevens
4.1 Persoonsgegevens worden gedefinieerd als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar verwijst naar identificatiegegevens (zoals naam, rijksregisternummer, adres, etc.) die kunnen gebruikt worden om een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.
4.2 Afhankelijk van de doelstelling verwerken wij een aantal categorieën van de hieronder weergegeven persoonsgegevens. Wij benadrukken dat niet altijd alle onderstaande categorieën verwerkt worden, maar enkel degene die we naargelang het verwerkingsdoeleinde nodig hebben. De verwerkte categorieën van persoonsgegevens zijn:
(a) Gegevens om u te identificeren, contacteren en correct te adviseren:
Het betreft hierbij gegevens om u correct te adviseren en/of te bedienen, zoals bijvoorbeeld financiële identificatiegegevens zoals uw bankrekeningnummer, financiële transacties, inkomens en vermogensgegevens, beroepsgegevens, beleggersprofiel, gezinssituatie, burgerlijke staat, verstrekte feedback.
(b) Publieke gegevens en gegevens via derde partijen: Wij verwerken soms publieke gegevens. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om gegevens die onderworpen zijn aan publicatieplicht, gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt, gegevens die algemeen bekend zijn in de streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Wij kunnen ook persoonsgegevens ontvangen via derde partijen.
(c) Registratie contactname met medewerkers: Als u contact hebt met een medewerker van Xxxxxxxx Xxxx Private Bank in een kantoor, via telefoon, via email, … kan dit geregistreerd worden om een contactoverzicht op te bouwen, om een kort verslag te hebben van het contact en/of als herinnering voor taken die onze medewerker nog moet uitvoeren. Ook als u nog geen klant bent, kan de informatie die u meedeelt, worden opgeslagen. Op die manier willen wij vermijden dat u altijd dezelfde informatie moet meedelen of dezelfde vragen moet beantwoorden. Zo kan de continuïteit in de dienstverlening voor u verbeterd worden.
(d) Bewaking schriftelijke correspondentie: Correspondentie met medewerkers van Xxxxxxxx Xxxx Private Bank in deze hoedanigheid (kantooradres, kantoorfax, professioneel e mailadres) wordt verondersteld professioneel te zijn, en kan dus worden ingekeken in het kader van hun opdracht, bewijsvoering, controle op de werkplek, beveiliging, fraudebestrijding, optimalisatie en/of continuïteit van de dienstverlening.
(e) Opname van telefoongesprekken: Dierickx Leys Private Bank kan de met u gevoerde telefoongesprekken opnemen met het oog op de bewijsvoering van opdrachten. Onder andere in het kader van de wettelijke verplichtingen voor de bescherming van beleggers (XXXXX XX) zijn wij verplicht de telefoongesprekken en elektronische communicaties die kunnen leiden tot
transacties in beleggingsproducten, op te nemen en te bewaren. De telefoongesprekken en elektronische communicaties met de medewerkers van wie de taken betrekking hebben op beleggingen, worden dus opgenomen.
(f) Opslag beelden van bewakingscamera's: In en rond de kantoren en gebouwen waar wij actief zijn, worden camera's gebruikt. Als het om bewakingscamera's gaat, worden de wettelijke regels gerespecteerd.
(g) Xxxxxxxx derde betrokkenen: Indien u bijvoorbeeld een vennootschap hebt, gehuwd bent of kinderen heeft, kan Xxxxxxxx Xxxx Private Bank nv deze relaties opslaan en de gegevens van deze verbonden personen verwerken om de dienstverlening naar u toe te verbeteren. Als u informatie meedeelt over uw gezinsleden of over betrokkenen, dan vragen we u hen daarover te informeren.
4.3 Wij verzamelen de volgende categorieën van persoonsgegevens via onze website of via het contactformulier:
(a) Contact en identificatiegegevens: Indien u gebruikt maakt van het contactformulier of zich inschrijft voor onze nieuwsbrieven, wordt u gevraagd bepaalde informatie te verstrekken, zoals uw naam, adres, emailadres, telefoonnummer, en persoonsgegevens die u zelf ingeeft in het vrije vak (gelieve geen gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie, informatie betreffende strafrechtelijke veroordelingen, e.d. in te geven).
(b) Gebruiksinformatie: Wij verwerken persoonsgegevens betreffende uw gebruik van onze website: IPadres, toestel ID en type, verwijzingsbron, taalinstellingen, browser type, operating system, geografische locatie, duur van het bezoek, bezochte pagina, of informatie betreffende de timing, frequentie en patroon van uw bezoek. Deze informatie kan geaggregeerd worden en kan ons helpen om nuttige informatie te verzamelen betreffende het gebruik van de website. In het geval dat dergelijke gebruiksinformatie geanonimiseerd is (en dus niet herleidbaar is tot u als natuurlijk persoon), dan valt dergelijke informatie niet onder deze privacy policy. Deze informatie wordt automatisch verzameld door uw gebruik van de website.
5. Verwerkingsdoeleinden
5.1 Wij zullen uw persoonsgegevens enkel verwerken voor zover er een doel is dat de verwerking ervan noodzakelijk maakt. Bovendien zullen enkel de persoonsgegevens verwerkt worden die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Wij verwerken uw gegevens onder andere voor de volgende doeleinden:
(a) Om u te ondersteunen bij het maken van uw financiële of vermogensrechtelijke keuzes, zoals bijvoorbeeld het verlenen van beleggingsadvies of fiscaaljuridisch advies.
(c) In het kader van onze interne bedrijfsvoering. Hieronder begrijpen we onder meer interne informatiedoeleinden, markt en tevredenheidsonderzoeken, beveiliging, het beheren van geschillen of het beheren van risico's, financiële rapportering, interne audit, klachtenmanagement, compliance, marketingondersteuning, evenals het beheren van onze ITinfrastructuur, zoals de ondersteuning van de goede werking van onze netwerken.
wettelijke of contractuele bepalingen en frauduleuze handelingen. Dit houdt ook het rapporteren in van en naar toezichthouders en de uitwisseling van gegevens met Belgische en buitenlandse administraties in het kader van CRS, AEOI, FATCA of andere wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld de te verstrekken info aan het CAP.
5.2 De persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website of via een contactformulier, worden verzameld voor de volgende doeleinden:
e.d.m. die wij organiseren en die voor u relevant kunnen zijn, om u op de hoogte te houden van onze diensten en activiteiten en om onze dienstverlening te verbeteren.
6. Rechtsgrond voor de verwerking
6.1 Dierickx Leys Private Bank nv hanteert verschillende rechtsgronden voor het gebruik van uw persoonsgegevens:
(a) Naleven van wettelijke verplichtingen.
(b) Uitvoering van een contract, evenals het afsluiten en het beheer ervan.
(c) Noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
(d) Als geen van de bovenstaande rechtsgronden voorhanden is: de toestemming van u als betrokkene.
6.2 Indien de juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming is, dan heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken op de wijze bepaald in artikel 2. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van uw toestemming.
6.3 Indien de juridische basis voor de verwerking ons rechtmatig belang of het publieke belang is, dan heeft u het recht om u te verzetten tegen de verwerking in overeenstemming met de artikelen 2 en 3.
7. Bijhouden van uw persoonsgegevens en verwijdering
7.1 Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bijgehouden dan noodzakelijk in het licht van de hierboven genoemde doeleinden.
7.2 Uitgangspunt voor het bijhouden van persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 10 jaar na het einde van een contact). Dit kan in bepaalde gevallen ook langer zijn. Schrijft de wet geen bewaartermijn voor, kan de bewaartermijn korter zijn. Bij het bepalen van de bewaartermijn wordt er bijkomend rekening gehouden met de toepasselijke verwerkingsmodaliteit en de technische mogelijkheden in dit verband.
7.3 Persoonsgegevens van mogelijke nieuwe cliënten worden gedurende 5 jaar gebruikt, tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. In dat geval gaat er een nieuwe termijn van 5 jaar van start.
7.4 Indien u uw toestemming intrekt of indien u zich verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens bijhouden die noodzakelijk zijn om uw verzoek naar de toekomst toe te respecteren.
7.5 Wij zijn evenwel gerechtigd om uw persoonsgegevens bij te houden indien dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om een juridische aanspraak in te stellen of ons te verdedigen tegen dergelijke aanspraak of voor bewijsredenen.
8. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden
8.1 Dierickx Leys Private Bank verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen gebruik.
8.2 In bepaalde gevallen zullen uw persoonsgegevens worden verwerkt door derden, ten behoeve van en in opdracht van Xxxxxxxx Xxxx Private Bank, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht.
8.3 Om onze website aan te bieden, werken wij met dienstverleners om uw persoonsgegevens te verwerken en op te slaan. Wij gebruiken de volgende dienstverleners:
(a) Combell nv, Xxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxx, met ondernemingsnummer 0541.977.701
(b) Wijs bvba, Xxxxxxxxxxxxx 00/000, 0000 Xxxx, met ondernemingsnummer 0473.071.275
8.4 Voor een aantal verwerkingen, die typisch zijn voor de financiële sector, doet Dierickx Leys Private Bank een beroep op gespecialiseerde derden die zowel in binnen als buitenland actief zijn, zoals onder meer (onder)bewaarnemers van financiële instrumenten en instellingen voor verrekening en vereffening van betalingen en effectentransacties.
8.5 Verder kan Xxxxxxxx Xxxx Private Bank een beroep doen op andere verwerkers zoals onder andere advocaten en andere consultants, ICTdienstverleners, marketing en communicatiebureaus en digitale archiveringsbedrijven.
8.6 Dierickx Leys Private Bank ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd, dat de betrokken verwerkers alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdracht uit te voeren en zich hebben verplicht om de gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdracht. Dierickx Leys Private Bank kan niet aansprakelijk worden gesteld als er zich bij die verwerkers, ondanks deze maatregelen, incidenten voordoen.
8.7 Verder kan het zijn dat toegang verstrekken tot uw gegevens nodig is voor wettelijke doeleinden. In dergelijk geval zullen wij genoodzaakt zijn om hieraan te voldoen. Dierickx Leys Private Bank is onder meer verplicht om in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te verstrekken aan de volgende instanties: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, het Centraal Aanspreekpunt (CAP), de FOD Financiën of de bijzondere belastinginspectie, de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP), de Deposito en Consignatiekas (DCK), de Europese Centrale Bank (ECB), de FSMA, de gerechtelijke autoriteiten, de Nationale Bank van België (NBB) en de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).
8.8 Dierickx Leys Private Bank neemt intern passende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van of verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden.
8.9 Op bepaalde aspecten van de (technische) gegevensverwerking heeft Dierickx Leys Private Bank geen of weinig invloed, zoals bijvoorbeeld het internet of mobiele communicatie. Door u te informeren over internetfraude kunnen echter veel problemen voorkomen worden. Meer informatie over internetfraude kan u vinden op xxx.xxxxxxxxx.xx. Op deze site krijgt u nuttige tips en aanbevelingen.
9. Doorgifte van persoonsgegevens
9.1 Er gebeurt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit vereist zou zijn voor wettelijke doeleinden.
10. COOKIES
10.1 Onze website maakt gebruik van cookies. Voor verdere informatie verwijzen wij u door naar onze cookies policy die u op onze website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx kan terugvinden in de rubriek “gebruikersvoorwaarden”.
11. Aanpassingen aan de privacy policy
11.1 Wij kunnen steeds wijzigingen aanbrengen aan deze privacy policy. Het is altijd de laatste versie van deze privacy policy die van kracht is. De laatste versie is beschikbaar op onze website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx in de rubriek “cliënteninformatie” en via uw kantoor.