Datum 16 april 2021

Burgemeester en wethouders

Datum 16 april 2021

Onderwerp

Bestuursovereenkomst jeugdhulpregio Zuid-Drenthe

Wij willen

Een lichte vorm van samenwerking door de zeven gemeenten in de jeugdhulpregio Zuid-Drenthe. Deze bestuursovereenkomst formaliseert de samenwerking. Hierdoor ontstaat er een heldere governance structuur waarin de opdracht, afspraken en randvoorwaarden zijn vastgelegd, waardoor het Prestatie managementteam (PMT) verder kan professionaliseren en slagvaardiger kan werken. Deze bestuursovereenkomst wordt ook opgenomen in de nog op te stellen nota verbonden partijen.

Wij besluiten

1 De bestuursovereenkomst van de jeugdhulpregio Zuid-Drenthe aan te gaan

2 Niet in te stemmen met het aanstellen van de financial/data specialist

3 Het BMC rapport Governance en organisatie contractmanagement Jeugdhulp Zuid-Drenthe voor kennisgeving aan te nemen

Want

Uit onafhankelijk onderzoek is gebleken dat de bestuursovereenkomst een noodzakelijke stap is om de professionalisering van het PMT vorm te kunnen geven.

In opdracht van de ambtelijke opdrachtgever van het PMT, de gemeentesecretaris van Coevorden, namens de zeven Zuid-Drentse gemeenten heeft BMC een onderzoek uitgevoerd. In dit onderzoek is gekeken hoe de professionalisering van het PMT vorm kan krijgen en hoe heldere afspraken gemaakt kunnen worden over de rollen en verantwoordelijkheden tussen bestuurders en de zeven gemeenten.

Uit het onderzoek van BMC is naar voren gekomen dat de afgelopen jaren de

betrokkenen elkaar op organische wijze gevonden hebben in informele vormen van samenwerking. Deze lichte vorm van samenwerking wordt hoog gewaardeerd maar kent ook een keerzijde. De taken rond contractmanagement vragen veel van betrokkenen. Er is geconstateerd dat kwalitatief hoogstaande dienstverlening meer vraagt dan spontane vormen van samenwerking en goedbedoelde inzet, zonder daarmee de lichte structuur te verlaten.

In het BMC rapport is een duidelijke omschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden, duidelijkheid over het voorbereiden van besluitvorming en over omvang inzet en competenties in het PMT opgenomen. Ook kwam de noodzaak om een aantal zaken te formaliseren duidelijk uit het onderzoek naar voren.

Het resultaat van het onderzoek en de adviezen hebben een bestuursovereenkomst opgeleverd voor de zeven gemeenten en een organisatieplan voor het PMT.

De zeven Zuid-Drentse gemeenten geven aan een lichte vorm van bestuurlijke samenwerking te willen.

Op dit moment is de samenwerking tussen de zeven gemeenten niet geformaliseerd in een overeenkomst. De zeven gemeenten hebben aangeven de samenwerking op basis van flexibiliteit, autonomie en efficiency te willen voortzetten en deze te borgen in heldere afspraken. Het formaliseren van afspraken, door middel van een bestuursovereenkomst zorgt ervoor dat kaders en afspraken voor alle zeven gemeenten duidelijk zijn en voorkomt geschillen achteraf.

Bij deze lichte samenwerkingsvorm, zoals de zeven gemeenten voor ogen hebben, past een bestuursovereenkomst.

Deze bestuursovereenkomst wordt ook opgenomen in de nog op te stellen nota verbonden partijen.

Financial/dataspecialist

In artikel 6 van de overeenkomst staan drie functies genoemd die de zeven gemeenten gezamenlijk betalen; voorzitter PMT, administratief ondersteuner en een financial/dataspecialist. De financial/dataspecialist is een nieuwe functie waarvoor de werving en selectie nog gestart moet worden. Deze uitzetting is niet in de begroting opgenomen. Voor deze uitzetting is geen dekking gevonden. Daarom kunnen we niet instemmen met het aanstellen van een financial/dataspecialist.

Maar

De afspraken in de bestuursovereenkomst zijn bindend

Wanneer de gemeenten akkoord gaan met de bestuursovereenkomst moet er ook opvolging gegeven worden aan de afspraken die er liggen. De afspraken die in de bestuursovereenkomst staan komen grotendeels overeen met de werkwijze die er in de dagelijkse praktijk gehanteerd wordt. Bij een aantal andere punten ontstaat er ook een nieuwe situatie waarnaar gemeenten moeten gaan handelen.

Dit kan bijvoorbeeld voor (kleinere) gemeenten betekenen dat zij de beschikbare uren voor het PMT moeten gaan uitbreiden.

Achtergrond

De zeven gemeenten in Zuid-Drenthe (Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden,

Emmen, Hoogeveen, Meppel en Westerveld) hebben gezamenlijk de jeugdhulp

vanaf interventieniveau 4 ingekocht. Sinds 2017 draagt het prestatie managementteam (PMT) zorg voor de gezamenlijke activiteiten voor het contractbeheer, contract- en

kwaliteitsmanagement in Zuid-Drenthe. De behoefte bestaat om de werkzaamheden van het PMT verder te professionaliseren en heldere afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden tussen bestuurders, PMT en de zeven gemeenten.

De samenwerking tussen de zeven gemeenten is niet geformaliseerd in een overeenkomst. Samenwerking vindt plaats op basis van flexibiliteit en autonomie van iedere gemeente. Er is geconstateerd dat kwalitatief hoogstaande dienstverlening meer vraagt dan spontane vormen van samenwerking en goedbedoelde inzet. De zeven gemeenten hebben aangegeven samenwerking op basis van flexibiliteit en autonomie te willen voortzetten en deze te borgen in heldere afspraken.

BMC heeft onderzocht hoe deze professionalisering van het PMT vorm kan krijgen. Dit heeft geresulteerd in een adviesrapport en een bestuursovereenkomst.

Door middel van de bestuursovereenkomst geven de zeven colleges hun commitment aan de samenwerking voor gespecialiseerde jeugdhulp op het gebied van contractmanagement,

contractbeheer en kwaliteitsmanagement en zijn de afspraken ten aanzien van mandaat, financiële verantwoordelijkheid en personele inzet vastgelegd

De financiële gevolgen zijn

Aan het formaliseren van de samenwerking in een bestuursovereenkomst zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

In 2020 waren de definitieve kosten van PMT € 286.643. Het aandeel van gemeente Hoogeveen hierin is 21% en bedraagt € 60.195. Hiermee is rekening gehouden in de meerjarenbegroting 2021 en verder.

In de bestuursovereenkomst in artikel 6.6 is opgenomen dat het jaarplan inclusief begroting over het komende jaar jaarlijks wordt vastgesteld door de individuele gemeenten voor 1 november van het lopende jaar.

Doordat de bestuursovereenkomst nog niet is vastgesteld en door wisseling van de voorzitter van het PMT, is het jaarplan nog niet vastgesteld. Na bespreking van het jaarplan door de bestuurders in het ABO-zuid op 21 april, wordt het jaarplan vervolgens vastgesteld door de uitvoerende organisatie (de gemeentesecretarissen).

Alternatieven

Er is geen alternatief. Om dit goed te organiseren is samenwerking met de zes andere gemeenten noodzakelijk.

Communicatie

Besluit kan ter informatie naar de gemeenteraad

Bijlagen

- BMC rapport Governance en organisatie contractmanagement Jeugdhulp Zuid-Drenthe;

- Bestuursovereenkomst regio Zuid-Drenthe.