UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
BIJLAGE III a) bij het ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
EUROPEES PARLEMENT
Wat betreft de beheersvoorschriften van het raamcontract wordt artikel I.6 van dit raamcontract, voor wat betreft het Europees Parlement, als volgt aangevuld:
1. Bestellingen
Bestellingen worden langs elektronische weg bij de contractant geplaatst via het hierboven beschreven gecomputeriseerde beheersysteem.
De bestellingen geschieden per doos of per pallet, in functie van de betrokken sector (plaats van levering fotokopieerapparaten of drukkerij).
Het door de contractant ter beschikking gestelde beheersysteem werkt via een internetverbinding tussen een door en bij de contractant beheerde toepassing en alle pc’s van de met het beheer van het contract belaste dienst van het Europees Parlement en elk personeelslid dat is gemachtigd om rechtstreeks bestellingen te plaatsen.
De bevoegde beherende dienst wijst de personen aan die dit systeem mogen gebruiken.
Al deze personen kunnen aan de hand van een onlinebestelbon (d.w.z. via het internet) bestellingen plaatsen tot een bepaald maximumbedrag.
Dit bedrag wordt vastgesteld door het Europees Parlement en kan in de loop van het jaar te allen tijde worden aangepast. Alvorens de eerste bestelling te kunnen plaatsen dient het Europees Parlement de contractant mede te delen wat het betreffende bedrag is.
Het systeem voor bestellingen moet in elk geval verhinderen dat gebruikers dit maximumbedrag overschrijden.
Alle gebruikers moeten op elk moment kunnen zien welk bedrag tot hun beschikking staat en welke artikelen ze besteld hebben.
De beherende dienst moet op elk moment kunnen zien welke bedragen elke gebruiker tot zijn beschikking heeft en welke artikelen besteld zijn.
De beherende dienst van het Europees Parlement heeft toegang tot alle gegevens betreffende geplaatste bestellingen (datum van de bestelling, referenties, hoeveelheden, prijzen enz.).
De contractant stelt het Europees Parlement een computerhelpdesk ter beschikking die ten minste van maandag tot en met vrijdag van 9u00 tot 17u00 bereikbaar is voor de beherende dienst. Deze helpdesk heeft tot taak informatie te verstrekken aan de gebruikers en eventuele problemen op te lossen.
Elke gebruiker heeft eveneens toegang tot een chronologisch overzicht van zijn bestellingen.
Validering van de bestelling:
Om het systeem flexibel te houden kunnen bestellingen van kleiner dan één (1) pallet rechtstreeks worden geplaatst bij de leverancier. Grotere bestellingen moeten vooraf worden gevalideerd door de beherende dienst.
Het systeem moet operationeel zijn vanaf de datum waarop het contract in werking treedt.
2. Statistieken
Het onlinesysteem moet ervoor zorgen dat elke gebruiker makkelijk, onmiddellijk en voor ongeacht welke periode een chronologisch overzicht kan krijgen van zijn bestellingen en van die van zijn dienst.
De contractant moet de dienst die het contract beheert op verzoek binnen ten hoogste twee werkdagen en op een informatiedrager (Excel-, XML-bestanden) alle statistieken kunnen verstrekken met vermelding van de gebruiker, bestelling, levering/retourzending, factuur/creditnota, product, tijdstip, plaats enz., zowel geaggregeerd als individueel.
De statistieken moeten tijdens de volledige duur van het raamcontract beschikbaar zijn.
3. Opleiding en voorlichting
De contractant zorgt gratis voor de opleiding van en voorlichting aan de werknemers van het Europees Parlement die belast zijn met het beheer van het contract en de personen die bevoegd zijn om bestellingen te plaatsen. De opleiding vindt plaats in de gebouwen van het Europees Parlement.
In dit verband zij erop gewezen dat de contractant na de ondertekening van de specifieke contracten maar zeer weinig tijd heeft voor de opleiding van het personeel zowel in Brussel als in Luxemburg.
In de opleiding wordt hoofdzakelijk aandacht besteed aan het elektronische bestelsysteem. Tenzij anders vermeld, wordt de opleiding in het Frans gegeven.
De contractant zorgt ervoor dat het Europees Parlement een beroep kan doen op eenvoudig en snel te bereiken medewerkers van het bedrijf.
4. Leveringsverpakking
De palletten moeten omsnoerd zijn om het stapelen mogelijk te maken.
5. Levering
Leveringen voor het Europees Parlement vinden plaats in Luxemburg, Brussel en Straatsburg. Levering in Luxemburg en Brussel geschiedt minstens twee keer per week.
Om rekening te houden met feestdagen, dagen dat de kantoren gesloten zijn en dagen waarop een Europese top in Brussel wordt gehouden, kan de levering in overleg tussen de contractant en de beherende dienst echter worden verplaatst naar een andere datum.
Ter informatie vindt u bijgaand het rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren van het Europees Parlement.
Levering in Straatsburg geschiedt een keer per maand, te weten elke vrijdag voor een vergaderperiode.
De levering vindt plaats op het kantoor/de plaats van levering die op de bestelbon is vermeld ("desktop delivery") of op een ander adres dat is opgegeven door de aanvrager of is voorzien in het gecomputeriseerde beheersysteem of in het raamcontract, maar altijd in Luxemburg, Brussel of Straatsburg.
De levering aan de drukkerijen vindt plaats op de loskades van de betreffende gebouwen.
De persoon die de bestelling heeft geplaatst of zijn vervanger ondertekent een bestelbon, behoudt een exemplaar voor zichzelf en zendt een afschrift aan de beherende dienst.
De contractant neemt de lege palletten op eigen kosten mee terug.
De levering aan de drukkerijen en opslagplaatsen van het Europees Parlement in Brussel en Straatsburg geschiedt per 40 palletten, tenzij anders aangegeven. In Luxemburg is dit per 20 palletten.
De leveringen aan de kantoren/fotokopieerapparaten geschieden voornamelijk per pallet van 40 dozen, behoudens enkele plaatsen waar de levering per 20 dozen geschiedt. Voor twee gebouwen, te weten Trier 1 (TRI) en Altiero Spinelli (ASP) in Brussel, kunnen de hoeveelheden kleiner zijn (ongeveer 10 dozen per bestelling).
Leveringen in het Trier-gebouw (TRI) in Brussel zullen systematisch kleiner van omvang zijn en moeten worden uitgevoerd met karren met zachte wielen om de vloeren niet te beschadigen. Onder voorbehoud van validering door de gebouwendienst kunnen leveringen ook worden uitgevoerd met een pallethefwagentje met zachte wielen of rolletjes, in welk geval de bestellingen per pallet of halve pallet geschieden.
Bij levering overhandigt de contractant de ontvangende dienst van het Europees Parlement een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend en het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het leveringsadres vermeldt.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
6. Inontvangstneming
De contractant stelt het Europees Parlement overeenkomstig de bepalingen van artikel II.2.3 van de Algemene voorwaarden in kennis van alle informatie die noodzakelijk is voor de inontvangstneming van de geleverde goederen.
De inontvangstneming van de geleverde goederen wordt bevestigd door de ondertekening van een leveringsbon door de bevoegde dienst.
7. Terugname
Indien een gebrek wordt vastgesteld in verband met de kwaliteit van het papier (niet goed gesneden, beschadigde pakken door het vervoer enz.) vervangt de contractant op eenvoudig verzoek het hele betrokken pallet binnen dezelfde termijn als die van de oorspronkelijke levering, zonder extra kosten voor de instellingen.
8. Personeel van de contractant
De contractant doet enkel een beroep op personeel dat bekwaam is om de bestellingen op correcte wijze uit te voeren, dat betrouwbaar is en voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
Dit personeel moet een laissez-passer dragen, dat door het Europees Parlement wordt verstrekt.
Het moet deze laissez-passer tonen zodra de diensten van het Europees Parlement hierom verzoeken, en weer teruggeven zodra een einde komt aan zijn taken in het kader van deze opdracht.
Het personeel draagt correcte en nette kleding waardoor het snel van anderen onderscheiden kan worden (bijvoorbeeld door een onderscheidend uniform te dragen).
Het is onderworpen aan de geldende regels en gebruiken in de gebouwen van het Parlement.
De contractant ziet erop toe dat zijn personeel de regels en gebruiken met betrekking tot levering naleven.
9. Beveiliging
Bij de ondertekening van het contract verstrekt de contractant het Europees Parlement de volgende inlichtingen: naam van het bedrijf dat de leveringen zal uitvoeren, naam van de chauffeurs/bestellers (vast personeel en vervanger(s)), hun identiteitsbewijs, en type en nummerplaat van het gebruikte voertuig, zodat toegangskaarten tot de gebouwen van het Europees Parlement met een geldigheidsduur van één jaar kunnen worden aangemaakt.
De contractant stelt het Europees Parlement van tevoren in kennis van elke wijziging van bovengenoemde inlichtingen.
Alle leveringen in Brussel dienen, ongeacht de uiteindelijke bestemming van het pakket, verplicht te verlopen via de laad-/loskade van het ASP-gebouw.
Alle pakketten moeten bij de ingang van de verschillende gebouwen van het Europees Parlement worden gescand.
10. Vervoer van de te leveren goederen
De voertuigen die worden gebruikt voor het vervoer van de te leveren goederen moeten voldoen aan de Euronorm IV.
Het Parlement behoudt zich het recht voor om controles te verrichten indien het dit nodig acht. Indien tekortkomingen worden vastgesteld, of indien controle door het Europees Parlement of door een naar behoren gemachtigde instantie wordt geweigerd, kan het Europees Parlement het contract opzeggen.
11. Adres en plattegronden van de gebouwen van het Europees Parlement
In Brussel zijn de gebouwen Xxxx-Xxxxx XXXXX (PHS), ATRIUM I & II (ATR), REMARD (RMD), WIERTZ (WIE), Xxxxx XXXXXX (WIB), Informatiebureau in België (BQL) en Xxxxxx XXXXXX (JAN) van het Europees Parlement toegankelijk via de loopbruggen van het gebouw Altiero SPINELLI (ASP).
De kalender met de vergaderperioden van het EP voor 2014 wordt ter informatie verstrekt en is te vinden op het volgende adres: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxxxxx-xxxxxx.xxxx
BIJLAGE III b) bij het ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
EUROPESE TOEZICHTHOUDER VOOR GEGEVENSBESCHERMING
Wat betreft de beheersvoorschriften van het raamcontract, wordt artikel I.6 van dit raamcontract, voor wat betreft de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming (hierna "de ETGB" genoemd), als volgt aangevuld:
1. Bestellingen
Bestellingen worden langs elektronische weg bij de contractant geplaatst via het hierboven beschreven gecomputeriseerde beheersysteem.
De bestellingen worden geplaatst per doos of per pallet, in functie van de betrokken sector (plaats van levering fotokopieerapparaten of drukkerij).
Het door de contractant ter beschikking gestelde beheersysteem werkt via een internetverbinding tussen een door en bij de contractant beheerde toepassing en alle pc’s van de met het beheer van het contract belaste dienst van de ETGB en elk personeelslid dat is gemachtigd om rechtstreeks bestellingen te plaatsen.
De bevoegde beherende dienst wijst de personen aan die dit systeem mogen gebruiken.
Al deze personen kunnen aan de hand van een onlinebestelbon (d.w.z. via het internet) bestellingen plaatsen tot een bepaald maximumbedrag.
Dit bedrag wordt vastgesteld door de ETGB en kan in de loop van het jaar te allen tijde worden aangepast. Alvorens de eerste bestelling van elk kalenderjaar te kunnen plaatsen dient de ETGB de contractant mede te delen wat het betreffende bedrag is.
Het systeem voor bestellingen moet in elk geval verhinderen dat gebruikers dit maximumbedrag overschrijden.
Alle gebruikers moeten op elk moment kunnen zien welk bedrag tot hun beschikking staat en welke artikelen ze besteld hebben.
De beherende dienst moet op elk moment kunnen zien welke bedragen elke gebruiker tot zijn beschikking heeft en welke artikelen besteld zijn.
De beherende dienst van de ETGB heeft toegang tot alle gegevens betreffende geplaatste bestellingen (datum van de bestelling, referenties, hoeveelheden, prijzen enz.).
De contractant stelt de ETGB een computerhelpdesk ter beschikking die ten minste van maandag tot en met vrijdag van 9u00 tot 17u00 bereikbaar is voor de beherende dienst. Deze helpdesk heeft tot taak informatie te verstrekken aan de gebruikers en eventuele problemen op te lossen.
Elke gebruiker heeft eveneens toegang tot een chronologisch overzicht van zijn bestellingen.
Validering van de bestelling:
Om het systeem flexibel te houden kunnen bestellingen van kleiner dan één (1) pallet rechtstreeks worden geplaatst bij de leverancier. Grotere bestellingen moeten vooraf worden gevalideerd door de beherende dienst.
Het systeem moet operationeel zijn vanaf de datum waarop het contract in werking treedt.
2. Statistieken
Het onlinesysteem moet ervoor zorgen dat elke gebruiker makkelijk, onmiddellijk en voor ongeacht welke periode een chronologisch overzicht kan krijgen van zijn bestellingen en van die van zijn dienst.
De contractant moet de dienst die het contract beheert op verzoek binnen ten hoogste twee werkdagen en op een informatiedrager (Excel-, XML-bestanden) alle statistieken kunnen verstrekken met vermelding van de gebruiker, bestelling, levering/retourzending, factuur/creditnota, product, tijdstip, plaats enz., zowel geaggregeerd als individueel.
De statistieken moeten tijdens de volledige duur van het raamcontract beschikbaar zijn.
3. Opleiding en voorlichting
De contractant zorgt gratis voor de opleiding van en voorlichting aan de werknemers van de ETGB die belast zijn met het beheer van het contract en de personen die bevoegd zijn om bestellingen te plaatsen. De opleiding vindt plaats in de gebouwen van het Europees Parlement.
In dit verband zij erop gewezen dat de contractant na de ondertekening van de specifieke contracten maar zeer weinig tijd heeft voor de opleiding van het personeel in Brussel.
In de opleiding wordt hoofdzakelijk aandacht besteed aan het elektronische bestelsysteem.
Tenzij anders vermeld, wordt de opleiding in het Frans gegeven.
De contractant zorgt ervoor dat de ETGB een beroep kan doen op eenvoudig en snel te bereiken medewerkers van het bedrijf.
4. Leveringsverpakking
De palletten moeten omsnoerd zijn om het stapelen mogelijk te maken.
5. Levering
Leveringen voor de ETGB vinden plaats in Brussel.
De leveringen geschieden minstens een keer per maand.
Om rekening te houden met feestdagen, dagen dat de kantoren gesloten zijn en dagen waarop een Europese top in Brussel wordt gehouden, kan de levering in overleg tussen de contractant en de beherende dienst echter worden verplaatst naar een andere datum.
Ter informatie vindt u bijgaand het rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren van de ETGB.
De levering geschiedt op het kantoor/de plaats van levering die op de bestelbon werd vermeld ("desktop delivery") of op een ander adres dat is opgegeven door de aanvrager of is voorzien in het gecomputeriseerde beheersysteem of in het raamcontract, maar altijd in Brussel.
De persoon die de bestelling heeft geplaatst of zijn vervanger ondertekent een bestelbon, behoudt een exemplaar voor zichzelf en zendt een afschrift aan de beherende dienst.
De contractant neemt de lege palletten op eigen kosten mee terug.
Bij de levering overhandigt de contractant aan de ontvangende dienst van de ETGB een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend, en waarop het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het adres van levering zijn vermeld.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
6. Inontvangstneming
De contractant stelt de ETGB overeenkomstig de bepalingen van artikel II.2.3 van de Algemene voorwaarden in kennis van alle informatie die noodzakelijk is voor de inontvangstneming van de goederen.
De inontvangstneming van de geleverde goederen wordt bevestigd door de ondertekening van een leveringsbon door de bevoegde dienst.
7. Terugname
Indien een gebrek wordt vastgesteld in verband met de kwaliteit van het papier (niet goed gesneden, beschadigde pakken door het vervoer enz.) vervangt de contractant op eenvoudig verzoek het hele betrokken pallet binnen dezelfde termijn als die van de oorspronkelijke levering, zonder extra kosten voor de instellingen.
8. Personeel van de contractant
De contractant doet enkel een beroep op personeel dat bekwaam is om de bestellingen op correcte wijze uit te voeren, dat betrouwbaar is en voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
Dit personeel moet een laissez-passer dragen, dat door de ETGB wordt verstrekt.
Het moet deze laissez-passer tonen zodra de diensten van de ETGB hierom verzoeken en weer teruggeven zodra een einde komt aan zijn taken in het kader van deze opdracht.
Het personeel draagt correcte en nette kleding waardoor het snel van anderen onderscheiden kan worden (bijvoorbeeld door een onderscheidend uniform te dragen).
Het personeel is onderworpen aan de geldende regels en gebruiken in de gebouwen van de ETGB.
De contractant ziet erop toe dat zijn personeel de regels en gebruiken met betrekking tot levering naleven.
9. Beveiliging
Bij de ondertekening van het contract verstrekt de contractant de ETGB de volgende inlichtingen: naam van het bedrijf dat de leveringen zal uitvoeren, naam van de chauffeurs/bestellers (vast personeel en vervanger(s)), hun identiteitsbewijs, en type en nummerplaat van het gebruikte voertuig, zodat toegangskaarten tot de gebouwen van het Europees Parlement met een geldigheidsduur van één jaar kunnen worden aangemaakt.
De contractant stelt de ETGB van tevoren in kennis van elke wijziging van bovengenoemde inlichtingen.
De kantoren van de ETGB bevinden zich in een gebouw van het Europees Parlement. Bijgevolg zijn alle beveiligingsmaatregelen van het Europees Parlement ook van toepassing op de ETGB.
10. Vervoer van de te leveren goederen
De voertuigen die worden gebruikt voor het vervoer van te leveren goederen moeten voldoen aan de Euronorm IV. Op verzoek van de diensten van de ETGB moeten de papieren van het voertuig worden getoond.
11. Adres van het gebouw van de ETGB in Brussel waar de goederen moeten worden geleverd
Xxxxxxxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxx
Gebouw Montoyer 30 (MTS) / Verdiepingen 3 tot en met 6 X-0000 Xxxxxxx
12. Facturering
Maandelijkse facturering.
13. Prijs / Betaling
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, als volgt gewijzigd:
De contractant dient elk verzoek om betaling of creditnota in verband met de uitvoering van dit contract aan de ETGB doen toekomen op het volgende adres:
ETGB
Eenheid "Personeel, begroting, administratie" Kantoor MTS 30/05
Xxxxxxxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxx
De contractant moet de betalingsverzoeken of creditnota's aan de ETGB doen toekomen in enveloppen, pakketten of vergelijkbare verpakkingen waarop hetzij de vermelding "demande de paiement" (betalingsverzoek), hetzij de vermelding "note de crédit" (creditnota) duidelijk zichtbaar en herkenbaar is.
De contractant vermeldt in het hoofddeel van het betalingsverzoek of de creditnota de volgende gegevens van de verantwoordelijke dienst van de ETGB:
ETGB
Eenheid "Personeel, begroting, administratie" Kantoor MTS 30/05
Ter attentie van het Hoofd van de eenheid Xxxxxxxxxxxx 00
X-0000 Xxxxxxx
Om ontvankelijk te zijn dienen betalingsverzoeken vergezeld te gaan van de desbetreffende facturen.
Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming Feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren in 2013
BIJLAGE III c) bij HET ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
EUROPESE COMMISSIE – Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL)
Wat betreft de beheersvoorschriften van het raamcontract, wordt artikel I.6 van het betreffende raamcontract, voor wat betreft de Europese Commissie - Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL), als volgt aangevuld:
1. Bestelbonnen en levering
Het contract wordt uitgevoerd door middel van bestelbonnen die door de Commissie in Luxemburg aan de contractant worden verstrekt.
De bestellingen worden geplaatst op basis van de in het prijsborderel opgenomen eenheidsprijzen.
Wanneer de Europese Commissie – Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL) de contractant een bestelbon heeft doen toekomen, moet zij deze naar behoren door de contractant ingevuld, gedateerd en ondertekend terugontvangen binnen een termijn van acht werkdagen te rekenen vanaf de datum waarop de bestelbon door de aanbestedende dienst werd verstuurd.
De termijn voor de levering van de goederen bedraagt 15 dagen en gaat in op de datum waarop de bestelbon door de contractant wordt ondertekend, behalve wanneer in dat document een andere datum genoemd is.
De contractant brengt de Europese Commissie – Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL) minstens 8 werkdagen van tevoren op de hoogte van de exacte leveringsdatum.
Om rekening te houden met feestdagen en dagen dat de kantoren van de Commissie in Luxemburg gesloten zijn, ontvangt de contractant in het begin van elk jaar een rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren van de Commissie in Luxemburg.
Aantal leveringsplaatsen bij de Europese Commissie
Luxemburg: 2 gecentraliseerde leveringsplaatsen.
2. Leveringsverpakking
De palletten moeten omsnoerd zijn om het stapelen mogelijk te maken.
De voor de levering gebruikte palletten moeten door de contractant worden teruggenomen.
Bij levering overhandigt de contractant aan de ontvangende dienst van de Europese Commissie in Luxemburg een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend en waarop het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het adres van levering zijn vermeld.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
3. Inontvangstneming
De contractant stelt de Europese Commissie in Luxemburg overeenkomstig de bepalingen van artikel II.2.3 van de Algemene voorwaarden in kennis van alle informatie die noodzakelijk is voor de inontvangstneming van de goederen.
De inontvangstneming van de geleverde goederen wordt bevestigd door de ondertekening van een leveringsbon door de bevoegde dienst.
4. Terugname
Indien een gebrek wordt vastgesteld in verband met de kwaliteit van het papier (niet goed gesneden, beschadigde pakken door het vervoer enz.) vervangt de contractant op eenvoudig verzoek het hele betrokken pallet binnen dezelfde termijn als die van de oorspronkelijke levering, zonder extra kosten voor de Commissie in Luxemburg.
5. Leveringsplaatsen
De leveringsplaatsen voor de Europese Commissie in Luxemburg:
Alle leveringen moeten plaats vinden tussen 9u00 en 11u30 of tussen 14u00 en 16u00 op de volgende adressen:
Europese Commissie Xxxx Xxxxxxxxxxxx Ingang voor leveranciers Xxx Xxxxxxx Xxxxxx
X-0000 Xxxxxxxxx
Europese Commissie Bechgebouw
Ingang voor leveranciers Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx X-0000 Xxxxxxxxx
0. Milieueffect van de prestaties
De Commissie in Luxemburg besteedt bijzondere aandacht aan milieuaspecten: zij bepleit het gebruik van producten, materialen en voorzieningen die het milieu zo min mogelijk belasten.
De contractant moet ertoe bijdragen dat de Commissie in Luxemburg in staat is het milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) op basis van de ISO 14001:2004-norm en Verordening (EG) nr. 1221/2009 te eerbiedigen, teneinde het milieueffect van haar activiteiten te verminderen.
Informatie over EMAS is te vinden op de volgende website: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx_xx.xxx.
De contractant neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich voor alle milieurisico's die voortvloeien uit zijn verplichtingen in het kader van het contract. Hij moet:
• alle passende maatregelen nemen voor de verwerking van de afvalstoffen, de lozingen van afvalwater en de overlast die door zijn activiteiten worden veroorzaakt, teneinde milieuschade te vermijden;
• alle noodzakelijke handelingen verrichten overeenkomstig de bepalingen van de op deze prestaties toepasselijke wet- en regelgeving.
De contractant neemt kennis van bovenstaande (niet uitputtende opsomming van) punten die hij bij de uitvoering van het contract moet naleven.
7. Betaling en facturering
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft de Europese Commissie – Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL), als volgt gepreciseerd:
De bestelbonnen uit hoofde van dit contract worden betaald na uitvoering ervan.
Indien de levering van de op de bestelbon vermelde producten in meerdere malen geschiedt, kan de contractant pas factureren als alle producten zijn geleverd. Het is hem niet toegestaan om meerdere facturen op te stellen voor één bestelbon.
De betalingen van de specifieke contracten geschieden maandelijks.
De Europese Commissie in Luxemburg voert de betaling uit ten laatste dertig dagen na ontvangst van de factuur.
8. Factuuradres
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft de Europese Commissie – Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL), als volgt gepreciseerd:
Alle betalingsverzoeken moeten naar het volgende adres worden gestuurd:
Europese Commissie Xxxx Xxxxxxxxxxxx Rue Xxxxxx xx Xxxxxxx
Office Infrastructures et Logistique Luxembourg Unité OIL.06 – Finances, achats et reporting "Dépenses administratives"
X-0000 Xxxxxxxxx
9. Communicatiemiddelen
Voor de Europese Commissie (Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL)):
9.1 Alle mededelingen in verband met het raamcontract of de uitvoering ervan worden schriftelijk gedaan, met vermelding van het nummer van het raamcontract. Mededelingen worden geacht te zijn gedaan wanneer zij door de ontvangende partij zijn ontvangen, tenzij in dit raamcontract anders is aangegeven.
9.2 Elektronische mededelingen worden geacht door de partijen te zijn ontvangen op de dag van de verzending van die mededelingen, mits zij zijn verzonden naar de in het ontwerpcontract en de bijlagen daarbij genoemde geadresseerden. Onverminderd het bovenstaande, indien de verzendende partij een bericht ontvangt dat de geadresseerde de mededeling niet heeft gekregen of afwezig is, stelt zij alles in het werk om die mededeling daadwerkelijk te doen toekomen bij de andere partij.
Elektronische mededelingen worden bevestigd door een originele ondertekende papieren versie van die mededelingen, mits een van de partijen daar zonder onnodige vertraging om heeft verzocht. De afzender zendt de originele ondertekende papieren versie zonder onnodige vertraging toe.
9.3 Per post verzonden mededelingen worden geacht door de aanbestedende dienst te zijn ontvangen op de datum waarop deze zijn geregistreerd door de verantwoordelijke dienst.
Formele kennisgevingen worden per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze gedaan, of met gelijkwaardige elektronische middelen.
10. Beveiliging
Bij de ondertekening van het contract verstrekt de contractant de Commissie in Luxemburg de volgende inlichtingen: naam van het bedrijf dat de levering zal uitvoeren, naam van chauffeurs/bestellers (vast personeel en vervanger(s)), hun identiteitsbewijs, en type en nummerplaat van het voertuig dat wordt gebruikt.
De contractant stelt de Commissie in Luxemburg van tevoren in kennis van elke wijziging van de bovengenoemde inlichtingen.
11. Vervoer van de te leveren goederen
De voertuigen die worden gebruikt voor het vervoer van de te leveren goederen moeten voldoen aan de Euronorm IV.
De Commissie in Luxemburg behoudt zich het recht voor om controles uit te voeren indien zij dit nodig acht. Indien de Commissie in Luxemburg tekortkomingen vaststelt, of indien een controle door de Commissie in Luxemburg of een naar behoren gemachtigde instantie wordt geweigerd, kan de Commissie in Luxemburg het contract opzeggen.
EUROPESE COMMISSIE | RAAMCONTRACT | |||||
BESTELBON | ||||||
DG en eenheid: | Nummer bestelbon: | (Naam en adres van de contractant) | ||||
Munteenheid: EUR | ||||||
Tel. | Offerte (datum en kenmerk): | |||||
E-mail: | ||||||
Deze bestelling valt onder de bepalingen van raamcontract nr.° dat van kracht is van tot en met | ||||||
OMSCHRIJVING VAN DE GOEDEREN / DIENSTEN | EENHEID | AANTAL | PRIJS in EUR | |||
en code | per eenheid | TOTAAL | ||||
Overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie is de Commissie vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten, waaronder de belasting over de toegevoegde waarde, op de krachtens dit contract verschuldigde betalingen. Voor aankopen binnen de Europese Unie moet op de factuur worden vermeld: "Btw-vrijstelling/Europese Unie/artikel 151 van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad". [In België staat het gebruik van dit contract gelijk met de indiening van een verzoek tot vrijstelling van btw nr. 450, zie artikel 42 over vrijstelling van btw, paragraaf 3.3, van het Btw-wetboek (aanschrijving nr. 2/1978), mits op de factuur wordt vermeld: "Bestelling bestemd voor officieel gebruik door de Europese Unie. Vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 42, paragraaf 3.3, van het Btw-wetboek (aanschrijving nr. 2/1978)."] | Verpakking | |||||
Verzekering | ||||||
Vervoer | ||||||
Opstelling | ||||||
BTW | ||||||
TOTAAL: | ||||||
Plaats van levering of uitvoering en/of Incoterm: | Handtekening van de contractant | |||||
Leverings- of uitvoeringstermijn: | ||||||
Betalingsvoorwaarden: | Naam: | |||||
Functie: | ||||||
Garantie: | Datum: | |||||
Datum van afgifte: | ||||||
Handtekening [naam en functie] [en voor België, stempel Commissie]: | ||||||
[Voor België, dossiernummer bij het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken] | ||||||
De factuur wordt alleen betaald indien de contractant de ondertekende bestelbon heeft teruggezonden. | ||||||
BIJLAGE III d) bij het ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
RAAD VAN DE EUROPESE UNIE
Wat betreft de beheersvoorschriften voor het raamcontract, wordt artikel I.6 van het betreffende raamcontract, voor wat betreft de Raad van de Europese Unie (in Brussel), als volgt aangevuld:
1. Algemene context
Het papier zal worden gebruikt voor de fotokopieerapparaten, faxtoestellen, laserprinters en inkjetprinters, en andere kantoortoestellen van het secretariaat- generaal van de Raad, alsook voor de hogesnelheidskopieerapparaten in de kopiecentra, zoals voor:
• Infotec IS2055,
• Infotec IS2025,
• Ricoh PRO 1107,
• Brother HL-5250DN,
• of gelijksoortige machines.
Alle riemen moeten perfect zijn schoongesneden en haaks aan de vier zijden zijn afgewerkt, de looprichting moet parallel lopen aan de lengte van het vel papier.
Om ervoor te zorgen dat het geleverde product steeds van dezelfde kwaliteit is, garandeert de contractant dat het geleverde papier tijdens de gehele uitvoering van het contract altijd dezelfde oorsprong heeft. Hij brengt het secretariaat-generaal van de Raad op de hoogte van wijzigingen in het productieproces die een invloed zouden kunnen hebben op de kwaliteit van het product.
Indien tijdens de uitvoering van het contract problemen ontstaan met de kwaliteit van het papier, verbindt de contractant zich ertoe het betreffende papier te vervangen door papier dat beter is afgestemd op het gebruik voor de hiervoor genoemde toestellen, onder dezelfde financiële voorwaarden en met naleving van de technische en milieuspecificaties.
Als niet meer wordt voldaan aan de vastgestelde milieuspecificaties in de technische specificaties brengt de contractant het secretariaat hiervan op de hoogte, zodra hij
hiervan kennis heeft genomen. Hij verbindt zich ertoe om ook in dit geval, onder dezelfde financiële voorwaarden, het betreffende papier te vervangen door papier dat voldoet aan alle technische en milieuspecificaties.
2. Bestellingen
Bestellingen worden via bestelbonnen of langs elektronische weg via het in bijlage III a beschreven gecomputeriseerde beheersysteem bij de contractant geplaatst. Dit geldt ook voor de statistieken en de opleidingen.
De kleinste besteleenheid is de pallet.
3. Leveringsverpakking
De palletten moeten omsnoerd zijn om het stapelen mogelijk te maken.
4. Levering
Zonder de andere in dit contract opgenomen mogelijkheden uit te sluiten, kunnen de leveringen voor de Raad van de Europese Unie plaatsvinden op basis van regelmatige, ongeveer tweewekelijkse leveringen van 20 palletten (deze gegevens zijn louter indicatief en houden geen verbintenis voor de Raad in).
De goederen moeten worden geleverd op een van de 3 volgende leveringsplaatsen (gecentraliseerd beheer):
- opslagplaats Overijse:
Xxxxxxxx xx Xxxxxxx 000 X - 0000 Xxxxxxxx Xxxxxx;
- loskade van het Justus Lipsiusgebouw (Brussel - Europese wijk);
- loskade van het Lex-gebouw (Brussel - Europese wijk).
Er zij op gewezen dat bij bestellingen van meer dan 20 ton de Raad zich het recht voorbehoudt om de leveringen te spreiden en/of in delen te laten uitvoeren. Om organisatorische redenen zijn de leveringen beperkt tot maximaal 5 vrachtwagens per week en 2 vrachtwagens per dag. Een spreiding van een levering wordt niet beschouwd als een spreiding van de bestelling.
Het secretariaat-generaal van de Raad is verantwoordelijk voor het lossen vanaf de achterklep van de vrachtwagen. Het verplaatsen van de goederen in de vrachtwagen zelf is de verantwoordelijkheid van de chauffeur / besteller.
De goederen zijn naar behoren verpakt voor verzending, overeenkomstig de aanbevelingen van de producent en de normen die van toepassing zijn in de Europese Unie.
De levering vindt "franco inclusief rechten" (DDP) op de locatie plaats en de leverancier draagt alle verpakkings-, vervoers- en leveringskosten, belastingen, douanerechten en verzekeringskosten. De contractant neemt de lege palletten op eigen kosten mee terug.
De leveringen geschieden met inachtneming van de feestdagen, de dagen dat de kantoren gesloten zijn en de dagen waarop een Europese top in Brussel wordt gehouden. Ter informatie vindt u bijgaand het rooster van de feestdagen en de sluitingsdagen van de kantoren van de Raad van de Europese Unie in 2013. Vóór elke levering wordt een leveringsplan toegestuurd aan de beherende dienst. Indien nodig kan de levering in overleg tussen de contractant en de beherende dienst worden verplaatst naar een andere datum.
Bij de levering overhandigt de contractant aan de ontvangende dienst van de Raad van de Europese Unie een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend en waarop het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het adres van levering zijn vermeld.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
5. Terugname
Indien een gebrek wordt vastgesteld in verband met de kwaliteit van het papier (niet goed gesneden, beschadigde pakken door het vervoer enz.) vervangt de contractant op eenvoudig verzoek het hele betrokken pallet binnen dezelfde termijn als die van de oorspronkelijke levering, zonder extra kosten voor de instellingen.
6. Facturering
De contractant tracht zich te beperken tot één factuur per bestelling.
Indien op verzoek van het secretariaat-generaal van de Raad gespreide levering plaats vindt, mag de contractant elke gedeeltelijke levering factureren.
7. Prijs / Betaling
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor de Raad van de Europese Unie, als volgt gewijzigd:
Raad van de Europese Unie Secretariaat-generaal Dienst Boekhouding Kantoor 1070-FL-51 Xxxxxxxxx 000
X-0000 Xxxxxxx Xxxxxx
Algemene administratieve bepalingen
Artikel I.15 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft de Raad van de Europese Unie, als volgt gewijzigd:
Raad van de Europese Unie Secretariaat-generaal
Directoraat-generaal A 2 B - Eenheid Logistiek Xxxxxxxxx 000
X-0000 Xxxxxxx Xxxxxx
BESLUIT VAN DE COMMISSIE
van 19 augustus 2011
inzake de feestdagen en vrije dagen voor 2013 bij de instellingen van de Europese Unie
(2011/C 243/05)
FEESTDAGEN VOOR 2013 1 januari
Nieuwjaarsdag (dinsdag) 2 januari
Tweede nieuwjaarsdag (woensdag) 28 maart
Witte Donderdag 29 maart
Goede Vrijdag 1 april Paasmaandag 1 mei
Dag van de Arbeid (woensdag) 9 mei
Verjaardag van de verklaring van Xxxxxxx in 1950 en Hemelvaart (donderdag) 10 mei
Dag na Hemelvaart (vrijdag) 20 mei
Pinkstermaandag 15 augustus
Xxxxx-Xxxxxxxxxx (donderdag) 1 november
Allerheiligen (vrijdag)
24 december tot en met 31 december (dinsdag) Zes eindejaarsdagen (dinsdag) TOTAAL:
17 dagen
Voor Luxemburg geldt hetzelfde als voor Brussel. Op vrijdag 3 januari 2014 wordt het werk hervat.
Zonder vooruit te lopen op de vaststelling van de vrije dagen voor 2014, wordt donderdag 2 januari 2014 aangemerkt als een vrije dag.
De Commissie behoudt zich het recht voor om bovenstaand schema in het belang van de dienst te xxxxxxxx.XX C 243/4 Publicatieblad van de Europese Unie 20.8.2011
BESTELBON (Model)
LOGO EUROPESE UNIE Xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx xxx xx Xxxx Xxxxxxxxx 000 X-0000 Xxxxxxx Verzoekende DG/Eenheid Contactpersoon: Tel. Faxnummer: E-mail: | BESTELBON NR. | |||
CONTRACTANT Verantwoordelijke verkoop/Contactpersoon: | ||||
Datum: | ||||
OMSCHRIJVING VAN DE GOEDEREN OF DIENSTEN | Totaal (EUR) | |||
Referentie van de offerte van de contractant: Datum van de offerte van de contractant: | ||||
REFERENTIE VAN HET RAAMCONTRACT (IN VOORKOMEND GEVAL): | ||||
OMSCHRIJVING VAN DE GOEDEREN OF DIENSTEN | Een- heid | Aantal | Prijs (EUR) | Xxxxxx (EUR) |
TOTAAL | ||||
(In voorkomend geval) Bijlagen in volgorde van prioriteit: | ||||
Aanvullende informatie, in voorkomend geval: | ||||
Leveringsplaats, in voorkomend geval: | ||||
Leveringsdatum, in voorkomend geval: | ||||
Begin- en einddatum, in voorkomend geval: | ||||
Tenzij anders vermeld in de bijzondere voorwaarden, valt deze bestelbon onder de algemene contractvoorwaarden (2012) (in de versie die is gepubliceerd op het volgende internetadres: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx). Deze bestelbon valt onder het Belgische recht en alle betwistingen worden gebracht voor de rechtbanken van Brussel. | ||||
De facturen, die het nummer van deze bestelbon vermelden, moeten worden verstuurd naar het volgende adres: Raad van de Europese Unie, Eenheid Boekhouding, Xxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx Tenzij anders vermeld, is de factuur slechts ontvankelijk als de contractant een ondertekende kopie van deze bestelbon terugstuurt. | ||||
Belasting over de toegevoegde waarde: De levering van goederen en de verlening van diensten voor officieel gebruik door de Europese Unie zijn vrijgesteld van de belasting over de toegevoegde waarde (btw). De volgende zin moet op de factuur van de contractant aan de Europese Unie worden vermeld: Voor België: "Vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 42, paragraaf 3.3, van het Btw-wetboek" (voor bedragen van minstens 124 EUR per transactie, excl. btw). In België staat het gebruik van deze bestelbon gelijk met de indiening van een verzoek tot vrijstelling van btw nr. 450. Voor de andere landen: "Btw-vrijstelling/Europese Unie/artikel 151 van Richtlijn 2006/112/EG inzake de belasting over de toegevoegde waarde". | |
De partijen verklaren, door hierna te ondertekenen, dat ze deze bestelbon en de inhoud en de volgorde van prioriteit van de hiervoor opgesomde bijlagen, die een integrerend deel van deze bestelbon vormen, aanvaarden. | |
Handtekening van het secretariaat-generaal Naam: | Handtekening van de contractant Naam: |
BIJLAGE III e) bij het ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE
Wat betreft de beheersvoorschriften van het raamcontract, wordt artikel I.6 van dit raamcontract, voor wat betreft het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, als volgt aangevuld:
1. Bestellingen
Bestellingen worden langs elektronische weg bij de contractant geplaatst via het gecomputeriseerde beheersysteem of via papieren bestelbonnen (fax). In het laatste geval moet de contractant de bestelbon dateren, ondertekenen en van een stempel voorzien en per fax terugsturen ter bevestiging van de inaanmerkingneming van de bestelling.
Het door de contractant ter beschikking gestelde beheersysteem werkt via een internetverbinding tussen een door en bij de contractant beheerde toepassing en alle pc’s van de met het beheer van het contract belaste dienst van de instellingen en organen en elk personeelslid dat is gemachtigd om rechtstreeks bestellingen te plaatsen.
De bevoegde beherende dienst wijst de personen aan die dit systeem mogen gebruiken.
De bevoegde beherende dienst kan op elk moment zijn begroting, overeenkomstig zijn behoeften, zelf beheren via het elektronische systeem en kan via het systeem ook de bedragen toevoegen die hij nodig acht om de continuïteit van zijn bestellingen te verzekeren.
Het systeem voor bestellingen moet in elk geval verhinderen dat het van tevoren door de beheerder vastgesteld maximumbedrag wordt overschreden.
De beherende dienst moet op elk moment kunnen zien welke bedragen beschikbaar zijn en welke artikelen besteld zijn.
De artikelen van de interne catalogus die zijn opgenomen in het gecomputeriseerde beheersysteem, moeten in detail beschreven worden. Een foto van het artikel en de prijs moeten zichtbaar zijn.
De beherende dienst van de instellingen en organen heeft toegang tot alle gegevens over de geplaatste bestellingen (datum van de bestelling, referenties, hoeveelheden, prijzen enz.).
De contractant stelt de instellingen en organen een computerhelpdesk ter beschikking die tijdens de kantooruren van de instellingen en organen bereikbaar is voor de beherende dienst. Deze helpdesk heeft tot taak informatie te verstrekken aan de gebruikers en eventuele problemen op te lossen.
Het systeem moet operationeel zijn vanaf de datum waarop het contract in werking treedt.
2. Statistieken
Het onlinesysteem moet ervoor zorgen dat elke gebruiker makkelijk, onmiddellijk en voor elke periode een chronologisch overzicht kan krijgen van zijn bestellingen en van die van zijn dienst.
De contractant moet de dienst die het contract beheert op verzoek binnen ten hoogte vijf werkdagen en op een informatiedrager (Excel-, XML-bestanden) alle statistieken kunnen verstrekken per gebruiker, bestelling, levering/retourzending, factuur/creditnota, product, tijdstip, plaats enz., zowel geaggregeerd als individueel.
De statistieken moeten tijdens de volledige duur van het raamcontract beschikbaar zijn.
3. Opleiding en voorlichting
De contractant zorgt gratis voor de opleiding van en voorlichting aan de werknemers van de instellingen en organen die belast zijn met het beheer van het contract en de personen die bevoegd zijn om bestellingen te plaatsen. De opleiding vindt plaats in de gebouwen van de instellingen en organen.
In dit verband zij erop gewezen dat de contractant na de ondertekening van de specifieke contracten maar zeer weinig tijd heeft voor de opleiding van dit personeel.
In de opleiding wordt hoofdzakelijk aandacht besteed aan het elektronische bestelsysteem. Tenzij anders vermeld, wordt de opleiding in het Frans gegeven.
De contractant zorgt ervoor dat instellingen en organen een beroep kunnen doen op eenvoudig en snel te bereiken commerciële vertegenwoordigers van het bedrijf.
4. Leveringsverpakking
De palletten moeten omsnoerd zijn om het stapelen mogelijk te maken.
5. Levering
Leveringen voor het Vertaalbureau vinden plaats in Luxemburg.
De leveringen worden ten laatste 48u na het toezenden van de bestelbon aan de contractant uitgevoerd.
Om rekening te houden met feestdagen en dagen dat de kantoren gesloten zijn, kan de levering in overleg tussen de contractant en de beherende dienst worden verplaatst naar een andere datum.
Ter informatie vindt u bijgaand het rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren van het Vertaalbureau.
De levering geschiedt op het kantoor/de plaats van levering die op de bestelbon is vermeld ("desktop delivery") of op een ander adres dat is opgegeven door de aanvrager of is voorzien in het gecomputeriseerde beheersysteem of in het raamcontract.
De persoon die de bestelling heeft geplaatst of zijn vervanger ondertekent een bestelbon, behoudt een exemplaar voor zichzelf en zendt een afschrift aan de beherende dienst.
De contractant neemt de lege palletten op eigen kosten mee terug.
De leveringen aan de kantoren/fotokopieerapparaten geschieden voornamelijk per pallet van
40 dozen, die worden verdeeld over de 8 verdeelpunten op de verdiepingen +2 en +3 van het gebouw.
Bij de levering overhandigt de contractant aan de ontvangende dienst van het Vertaalbureau een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend, en waarop het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het adres van levering zijn vermeld.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
Aantal leveringsplaatsen in het Vertaalbureau
Er zijn in totaal ongeveer acht kantoren/leveringsplaatsen ("desktop delivery") in de buurt van fotokopieerapparaten, en deze zijn als volgt verdeeld:
Luxemburg (Drosbachgebouw):
Verdieping + 2: 4
Verdieping + 3: 4
De leveringen geschieden voornamelijk per pallet van 40 dozen, die worden verdeeld over de 8 leveringsplaatsen op de 2 verdiepingen. Het Vertaalbureau verstrekt aan de contractant een rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren.
6. Terugname
Betwiste artikelen worden op eenvoudig verzoek door de contractant teruggenomen en vervangen binnen dezelfde termijn als geldt voor de oorspronkelijke levering, zonder extra kosten voor de instellingen en organen.
7. Personeel van de contractant
De contractant doet enkel een beroep op personeel dat bekwaam is om de bestellingen op correcte wijze uit te voeren, dat betrouwbaar is en voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
Het personeel draagt correcte en nette kleding waardoor het snel van anderen onderscheiden kan worden (bijvoorbeeld door een onderscheidend uniform te dragen).
Het personeel moet zich houden aan de geldende regels en gebruiken in de gebouwen van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie.
De contractant ziet erop toe dat zijn personeel de regels en gebruiken met betrekking tot levering naleven.
8. Beveiliging
Drosbachgebouw:
Bij de ondertekening van het contract verstrekt de contractant, met het oog op veiligheidscontroles, het Vertaalbureau de volgende inlichtingen: naam van het bedrijf dat de levering zal uitvoeren, naam van chauffeurs/bestellers (vast personeel en vervanger(s)), hun identiteitsbewijs, en type en nummerplaat van het voertuig dat wordt gebruikt.
Voor toegang tot het Drosbachgebouw moet de hoofdingang van vleugel E worden gebruikt. De leveranciers worden begeleid door een personeelslid van het Vertaalbureau tot op verdieping +3, waar ze een voorlopige badge krijgen waarmee ze de verschillende verdiepingen en lokalen kunnen betreden.
9. Adres en plan van het gebouw van het Vertaalbureau
Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie Drosbachgebouw
12E, rue Xxxxxxxxx Xxxxx L-1882 Luxemburg
Leveringen geschieden via de hoofdingang van het gebouw (bijgevoegde plannen).
Hoofdingang E
Vleugel E
10. Facturering
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, als volgt gepreciseerd:
De facturering gebeurt maandelijks.
- Op alle facturen moet de vermelding "Groep infrastructuur en beveiliging" staan, alsook het klantnummer.
- Het bedrag op de factuur is het totaalbedrag.
- De factuur heeft de volgende bijlagen:
• de opsomming van de bestellingen,
• de ondertekende leveringsbonnen.
De facturen en de bijlagen daarbij worden per post bezorgd.
11. Betalingen
Artikel I.3 van het ontwerpraamcontract wordt, voor wat betreft het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, als volgt gepreciseerd:
1. De prijs ligt vast en kan gedurende het eerste jaar van het raamcontract niet gewijzigd worden.
2. Onverminderd het bepaalde in artikel I.4 "Herziening van de prijs", lid 3, van het raamcontract is de prijs forfaitair en dekt hij alle kosten die de contractant maakt bij het uitvoeren van de bestellingen die onder dit contract vallen, met name de leveringskosten.
De prijs wordt naarmate de door de instellingen en organen verrichte bestellingen en voor het verschuldigde bedrag betaald, overeenkomstig deze voorschriften voor de uitvoering van het contract. De betaling vindt enkel plaats indien de contractant op de datum van de verzending van zijn factuur aan al zijn contractuele verplichtingen heeft voldaan.
3. De uit hoofde van dit contract verschuldigde bedragen moeten worden voldaan binnen een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van registratie van de facturen door de bevoegde dienst van het Vertaalbureau, volgend op de uitgevoerde dienst. Betalingen worden geacht te zijn verricht op de datum waarop ze van de rekening van het Vertaalbureau zijn afgeschreven.
4. Het Vertaalbureau kan de betalingstermijn op elk ogenblik na ontvangst van het betalingsverzoek opschorten door de contractant te laten weten (per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op een gelijkwaardige wijze) dat zijn betalingsverzoek niet ontvankelijk is hetzij omdat de nodige bewijsstukken niet zijn overgelegd, hetzij omdat het Vertaalbureau het nodig acht over te gaan tot aanvullende verificatie. De opschorting gaat in op de dag van verzending van het schrijven. De resterende termijn begint opnieuw te lopen als de opschorting wordt opgeheven, met name wanneer de postdienst van het Vertaalbureau een nieuw, ontvankelijk betalingsverzoek heeft ontvangen.
5. In geval van niet-tijdige betaling heeft de contractant recht op betaling van een vertragingsrente. De rente wordt berekend volgens de rentevoet die het laatst werd toegepast door de Europese Centrale Bank op haar belangrijkste herfinancieringoperaties (hierna "referentievoet" genoemd), vermeerderd met zeven procentpunt. Toegepast wordt de referentierentevoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betaling verschuldigd is. Deze referentievoet wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, in de reeks C. De rente loopt over de periode gerekend vanaf de kalenderdag volgend op de uiterste betalingsdatum tot en met de werkelijke betalingsdatum. Opschorting van betalingen door het Vertaalbureau kan niet worden beschouwd als een vertraging in de betaling.
Indien de vertragingsrente minder bedraagt dan of gelijk is aan 200 euro, wordt het bedrag slechts aan de contractant overgemaakt indien deze uiterlijk twee maanden na de datum van ontvangst van de betaling een verzoek hiertoe indient.
6. De betalingen geschieden door overschrijving op de bankrekening van de contractant in euro, waarvoor de volgende gegevens moeten worden verstrekt:
Naam van de bank: [invullen] Volledig filiaaladres: [invullen]
Precieze benaming van de rekeninghouder: [invullen] IBAN-code: [invullen]
BIC-code: [invullen]
De betalingsverzoeken, alle vragen om inlichtingen en eventuele klachten moeten naar het volgende adres worden gestuurd:
Vertaalbureau
Groep infrastructuur en beveiliging 00X, xxx Xxxxxxxxx Xxxxx
X-0000 Xxxxxxxxx
Fax: (x000) 00 00 00 000
E-mail: xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx_xx@xxx.xxxxxx.xx
Rooster van het Vertaalbureau: Feestdagen 2014
BIJLAGE III f) bij het ONTWERPRAAMCONTRACT
UITVOERINGVOORSCHRIFTEN VAN HET RAAMCONTRACT VOOR DE LEVERING VAN KWALITATIEF KRINGLOOPPAPIER VOOR FOTOKOPIEERAPPARATEN:
EUROPESE OMBUDSMAN
Wat betreft de beheersvoorschriften van het raamcontract, wordt artikel I.6 van dit raamcontract, voor wat betreft de Europese Ombudsman (hierna "Ombudsman" genoemd), als volgt aangevuld:
1. Bestellingen
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
2. Statistieken
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
3. Opleiding en voorlichting
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
4. Leveringsverpakking
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
5. Levering
Leveringen voor de Europese Ombudsman vinden plaats in Brussel en Straatsburg. De leveringen in Brussel geschieden minstens tweemaal per week.
Om rekening te houden met feestdagen, dagen dat de kantoren gesloten zijn en dagen waarop een Europese top in Brussel wordt gehouden, kan de levering in overleg tussen de contractant en de beherende dienst echter worden verplaatst naar een andere datum.
Ter informatie vindt u bijgaand het rooster van de feestdagen en sluitingsdagen van de kantoren van de Europese Ombudsman, dat identiek is aan dat van het Europees Parlement.
Levering in Straatsburg geschiedt een keer per maand, te weten elke vrijdag voor een vergaderperiode.
De levering geschiedt op het kantoor/de plaats van levering die op de bestelbon is vermeld ("desktop delivery") of op een ander adres dat is opgegeven door de aanvrager of is voorzien in het gecomputeriseerde beheersysteem of in het raamcontract, maar altijd in Brussel of Straatsburg.
De persoon die de bestelling heeft geplaatst of zijn vervanger ondertekent een bestelbon, behoudt een exemplaar voor zichzelf en zendt een afschrift aan de beherende dienst.
De contractant neemt de lege palletten op eigen kosten mee terug.
De leveringen aan het kantoor in Brussel geschieden per 20 dozen en op de op de bestelbon vermelde verdieping.
In Straatsburg geschieden de leveringen per pallet of halve pallet en op de op de bestelbon vermelde verdieping.
Bij de levering overhandigt de contractant aan de ontvangende dienst van de Europese Ombudsman een genummerde leveringsbon in twee exemplaren die naar behoren is gedateerd en ondertekend en waarop het nummer van de bestelbon, de geleverde hoeveelheid en het adres van levering zijn vermeld.
Een exemplaar van de leveringsbon wordt door de ontvangstverantwoordelijke medeondertekend en aan de besteller teruggeven.
6. Inontvangstneming
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
7. Terugname
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
8. Personeel van de contractant
De contractant doet enkel een beroep op personeel dat bekwaam is om de bestellingen op correcte wijze uit te voeren, dat betrouwbaar is en voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
Dit personeel moet een laissez-passer dragen, dat door de Europese Ombudsman is verstrekt.
Het moet deze laissez-passer tonen zodra de diensten van de Europese Ombudsman hierom verzoeken en weer teruggeven zodra een einde komt aan zijn taken in het kader van deze opdracht.
Het personeel draagt correcte en nette kleding waardoor het snel van anderen onderscheiden kan worden (bijvoorbeeld door een onderscheidend uniform te dragen).
Het personeel moet zich houden aan de geldende regels en gebruiken in de gebouwen van de Europese Ombudsman.
De contractant ziet erop toe dat zijn personeel de regels en gebruiken met betrekking tot levering naleven.
9. Beveiliging
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
10. Vervoer van de te leveren goederen
Zie uitvoeringsvoorschriften van het contract van het Europees Parlement.
11. Adressen en plattegronden van de gebouwen van de Europese Ombudsman
Mogelijke leveringsadressen:
Europese Ombudsman Europese Ombudsman MTS-gebouw SDM-gebouw
Montoyerstraat 30 1 Avenue du Président Xxxxxx Xxxxxxx
X-0000 Xxxxxxx F-67000 Straatsburg
Op de plattegrond van het Europees Parlement (bijlage III a) is de ligging van deze gebouwen aangeduid.
12. Maandelijkse facturering voor de twee vestigingen
EUROPESE OMBUDSMAN
Ter attentie van dhr. Xxxxxxxxxx Xxx Xxx 0 Xxx xx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
XX 00000
X-00000 XXXXXXXXXXX XXXXX
Xxxxxxxxx