Inhoudsopgave
Voorwaarden, waaronder door Xxxx xxx xx Xxxx
Administratieve Begeleiding B.V., diensten worden verleend
Inhoudsopgave
5. Gebruik en beschikbaarheid 3
6. Verplichtingen van de Opdrachtgever 4
10. Elektronische of overige post 5
11.4 Toelichting op de declaraties 5
16. Opschorting werkzaamheden 6
20. Verplichtingen in het kader van de Wwft 6
1. Definities
In deze algemene voorwaarden van Xxxx xxx xx Xxxx Administratieve Begeleiding B.V. (hierna “TvdW”) gevestigd aan de Margrietstraat 95, 5141 GW te Waalwijk7, KvK 18074398, wordt verstaan onder:
- Algemene voorwaarden: Deze algemene voorwaarden van TvdW.
- Dienst(en): De door TvdW aan opdrachtgever te leveren en geleverde diensten en producten.
- Meer- en minderwerk: Toevoeging of vermindering van de diensten die leiden tot bijbetaling boven of inhouding op de overeengekomen prijs.
- Offerte: Het schriftelijke aanbod van TvdW om tegen een bepaalde prijs een bepaalde dienst aan opdrachtgever te leveren of installeren.
- Opdrachtgever: De partij (particulier of zakelijk) die de diensten afneemt van TvdW.
- TvdW: De partij die de dienst aan opdrachtgever levert of werkzaamheden ten behoeve van opdrachtgever uitvoert.
- Overeenkomst: Een overeenkomst tussen opdrachtgever en TvdW voor de levering of uitvoering van de dienst. Een overeenkomst kan tevens zijn een tussen partijen geaccepteerde offerte.
- Partijen: Opdrachtgever en TvdW gezamenlijk.
- Partij: Opdrachtgever of TvdW afzonderlijk.
2. De overeenkomst
Overeenkomsten komen tot stand tussen enerzijds de Opdrachtgever en anderzijds TvdW als zodanig. Het staat TvdW vrij te bepalen wie van de voor TvdW werkzame personen opdrachten uitvoert. De overeenkomst die tussen enerzijds de Opdrachtgever en anderzijds TvdW tot stand komt is de overeenkomst van opdracht, zoals bedoeld is in artikel 7:400 BW.
Alle geschillen worden beslecht door de arrondissementsrechtbank te Breda, tenzij een geschil behoort tot de competentie van de kantonrechter, in welk geval de door de Wet aangewezen kantonrechter bevoegd is. De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden van opdrachtgever, onder welke benaming ook, wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Als enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, dan zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen partijen ter vervanging van de nietige dan wel vernietigde bepalingen een nieuwe bepaling vaststellen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige dan wel vernietigde bepaling in acht worden genomen.
In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de algemene voorwaarden en het bepaalde in de overeenkomst prevaleert het bepaalde in de overeenkomst boven het bepaalde in de algemene voorwaarden. Wijzigingen van en aanvullingen op de algemene voorwaarden gelden slechts indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. De wijziging en/of aanvulling geldt slechts voor de betreffende overeenkomst.
3. Geheimhouding
Partijen zullen alle (vertrouwelijke) informatie die partijen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst verkrijgen, geheimhouden en niet zonder schriftelijke toestemming van de andere partij delen met derde partijen.
De geheimhoudingsverplichtingen zoals genoemd in dit artikel hebben geen betrekking op:
- informatie die op het moment dat deze ter beschikking kwam van partijen al voor het publiek toegankelijk was;
- informatie die toegankelijk is geworden zonder dat dit het gevolg is van het niet nakomen van deze geheimhoudingsverplichting;
- informatie die partijen op rechtmatige wijze hebben verkregen of daarmee bekend zijn geworden voordat deze informatie aan partijen ter beschikking werd gesteld;
- informatie die bekend moet worden gemaakt door een rechterlijk bevel of wettelijke verplichting.
- informatie welke onafhankelijk door de ontvangende partij is ontwikkeld.
TvdW behoudt het recht voor om de bij de uitvoering van de diensten opgedane kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.
4. Aansprakelijkheid
TvdW zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een administrateur en belastingadviseur kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is TvdW voor de daarvoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van TvdW die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is TvdW voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van één maal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar, tenzij er aan de zijde van TvdW sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid.
In geval het administratieve werkzaamheden van TvdW betreft, vrijwaart opdrachtgever TvdW voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever aan TvdW onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van TvdW.
In geval het fiscale werkzaamheden van TvdW betreft, vrijwaart opdrachtgever TvdW tegen vorderingen van derden, uit welke hoofde ook, die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met een dienst die opdrachten aan opdrachtgever heeft verleend. Dit onderdeel is niet van toepassing op vorderingen die zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van TvdW.
Elke (buiten) contractuele aansprakelijkheid van TvdW dan wel van de eigenaar als ook zijn werknemers is verder altijd beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de bedrijfsaansprakelijkheids-verzekering van TvdW feitelijk wordt uitbetaald, verhoogd met het bedrag van het eigen risico. Een kopie van de verzekeringspolis is ten kantore ter inzage aanwezig. De Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de verplichte bewaarplicht van de administratie van de Opdrachtgever.
Aansprakelijkheid van TvdW voor indirecte schade, daaronder begrepen doch niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.
TvdW is nimmer aansprakelijk voor verlies van data of persoonsgegevens of enige andere schade ontstaan uit het niet of niet-volledig functioneren van de dienst tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van TvdW.
Opdrachtnemer erkent dat opdrachtgever slechts adviserend kan optreden en slechts een inspanningsverplichting heeft de diensten naar haar beste vermogen uit te voeren. TvdW geeft geen garantie dat het door de opdrachtgever beoogde resultaat kan worden bereikt.
5. Gebruik en beschikbaarheid
TvdW is gerechtigd de diensten technisch in te richten zoals TvdW op enig moment beslist. TvdW is gerechtigd de diensten gedurende de overeenkomst technisch te wijzigen of te verbeteren zolang dit geen afbreuk doet aan de dienstverlening.
TvdW streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid en zal zich hiervoor inspannen. TvdW kan echter geen enkele garantie geven met betrekking tot beschikbaarheid. Opdrachtgever is bekend met het feit dat TvdW in relatie tot beschikbaarheid afhankelijk kan zijn van derde partijen en
derhalve geen garantie afgeeft voor (technische) beschikbaarheid van de diensten.
6. Verplichtingen van de Opdrachtgever
De Opdrachtgever vrijwaart TvdW tegen vorderingen van derden, die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met door TvdW ten behoeve van de Opdrachtgever verrichte werkzaamheden. De Opdrachtgever verplicht zich om aan TvdW binnen redelijke termijn (te bepalen door TvdW) alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is in het kader van het uitvoeren van de opdracht.
Betaling van declaraties van TvdW dient zonder opschorting of verrekening te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Alle (buiten) gerechtelijke kosten die verband houden met de invordering van declaraties – met een minimum van 15% over het te incasseren bedrag- komen voor rekening van de Opdrachtgever. De gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten, doch zullen integraal voor rekening van opdrachtgever zijn, indien deze (in overwegende mate) in het ongelijk wordt gesteld.
Opdrachtgever zal zich bij het gebruik van de dienst zorgvuldig en verantwoordelijk gedragen zoals in het maatschappelijk verkeer is betaamd. Opdrachtgever zal zich onthouden van gedrag waarbij TvdW of enige andere klanten of leveranciers van TvdW hinder ondervinden.
Opdrachtgever is verplicht zorg te dragen voor het nemen van afdoende maatregelen ter beveiliging van zijn computer, het netwerk of het besturingssysteem (hard- en software, configuratie, randapparatuur en verbindingen).
7. Inschakeling van derden
De keuze van de door TvdW in te schakelen derden zal, waar mogelijk en in redelijkheid noodzakelijk, geschieden in overleg met de Opdrachtgever en met inachtneming van de nodige zorgvuldigheid.
TvdW is niet aansprakelijk voor tekortkoming van deze derden, behoudens opzet of grove schuld van TvdW. Indien deze derden hun aansprakelijkheid in verband met de uitvoering van de opdracht van de Opdrachtgever willen beperken, gaat TvdW ervan uit en bevestigt zij zo nodig bij dezen dat alle aan zijn door de Opdrachtgever gegeven opdrachten de bevoegdheid inhouden om een dergelijke aansprakelijkheidsbeperking namens de Opdrachtgever te aanvaarden.
8. Tarieven
De door TvdW verrichtte werkzaamheden zullen aan opdrachtgever in rekening worden gebracht tegen de door TvdW vastgestelde uurtarieven per werknemer. Indien een offerte is geaccepteerd of een prijsafspraak is gemaakt, zijn de aldus overeengekomen prijzen leidend.
De overeengekomen prijzen luiden in Euro, zijn exclusief BTW (tenzij anders vermeld op de offerte) en omvatten alle kosten in verband met nakoming van de verplichtingen van TvdW uit de overeenkomst.
TvdW is gerechtigd de prijzen aan te passen gedurende de looptijd van de overeenkomst. Dit recht omvat ook, en is niet beperkt tot, het middels een index verhogen van eerder overeengekomen uurtarieven, vaste prijzen of prijsafspraken. De administratie van TvdW is leidend bij het vaststellen van de hoogte van de tarieven of factuur.
Indien naar het oordeel van TvdW sprake is van meerwerk en dit naar het oordeel van TvdW gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of levertijd, zal in overleg met opdrachtgever een nieuwe prijs worden vastgesteld.
9. Correspondentie
Van alle brieven welke TvdW ontvangt –behalve die waarvan de afzender uitdrukkelijk vraagt deze als vertrouwelijk niet aan de Opdrachtgever door te zenden- als ook van alle brieven en elektronische berichten welke TvdW verzendt, ontvangt de Opdrachtgever, indien van belang, zo spoedig mogelijk een kopie per post of elektronisch.
10. Elektronische of overige post
TvdW staat niet in voor de juiste, volledige en/of tijdige overbrenging van een door middel van elektronische of op andere wijze per post verzonden bericht.
11. Declaratie
De TvdW behoudt zich het recht voor om voor aanvang van de werkzaamheden een voorschotdeclaratie te verzenden en zijn werkzaamheden pas na betaling aan te vangen. Wanneer van die bevoegdheid gebruik wordt gemaakt zal de TvdW de werkzaamheden tot het uiterst noodzakelijke beperken totdat de voorschotdeclaratie is betaald.
Eenmaal per maand zendt TvdW aan de Opdrachtgever een declaratie voor de werkzaamheden over de dan verstreken periode op basis van de bestede tijd. De betalingstermijn voor die declaraties bedraagt 14 dagen.
Indien er sprake is van een overeengekomen vaste prijs voor bepaalde te verrichten werkzaamheden, zal deze gedeclareerd worden op vaste overeengekomen momenten.
11.4 Toelichting op de declaraties
De declaraties geven een omschrijving per werksoort aan met daarbij een urenspecificatie.
Alle activiteiten worden geregistreerd en gespecificeerd in eenheden van minimaal tien minuten.
12. Betalingstermijn
De betalingstermijn voor alle declaraties van TvdW bedraagt 14 dagen. Bezwaren tegen de hoogte of inhoud van de factuur schorten de betalingsverplichting in geen geval op. Indien een automatische incasso is afgegeven worden factuurbedragen rond de 21e van de maand na factuurdatum geïncasseerd.
Opdrachtgever is niet gerechtigd om zonder vooroverleg bedragen die aan opdrachtgever verschuldigd is met de facturen te verrekenen.
TvdW is gerechtigd wettelijke rente, incassokosten of overige kosten – met een minimum van 15% over het te incasseren bedrag - op opdrachtgever te verhalen indien opdrachtgever tekortkomt in de nakoming van de verplichtingen uit deze algemene voorwaarden, offerte of overeenkomst.
TvdW is te allen tijde gerechtigd haar verplichtingen ter zake van een overeenkomst op te schorten indien en voor zover opdrachtgever (gedeeltelijk) tekortkomt in de nakoming van zijn verbintenis. Xxxxxxxx door opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.
13. Communicatie/klachten
De Opdrachtgever dient binnen 14 dagen contact op te nemen met TvdW indien adviezen niet in geheel worden begrepen, dan wel het nut van bepaalde werkzaamheden niet wordt in gezien.
14. Reclames
Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 14 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 14 dagen na de ontdekking van het gebrek indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs nier eerder kon ontdekken, aan TvdW te worden kenbaar gemaakt.
Reclames als in het eerste lid bedoelt, schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft TvdW de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever al betaald honorarium.
15. Inhoud van de opdracht
TvdW is niet meer en niet minder dan adviseur van de cliënt. Dat betekent dat TvdW zich naar beste vermogen inspant voor de cliënt, zonder te kunnen garanderen dat het door de cliënt gewenste resultaat zal of kan worden bereikt.
16. Opschorting werkzaamheden
TvdW is gerechtigd de werkzaamheden op te schorten dan wel geheel te staken, indien Opdrachtgever niet tijdig aan zijn financiële verplichtingen tegenover TvdW voldoet, dan wel, naar het oordeel van TvdW, er niet meer voldoende onderling vertrouwen aanwezig is.
17. Opzegging
Opdrachtgever en TvdW kunnen te allen tijde de overeenkomst opzeggen. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden meegedeeld.
18. Vervaltermijn
Voor zover in de Algemene Voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van opdrachtgever uit welke ook tegen TvdW in verband met werkzaamheden door TvdW in ieder geval na één jaar na het moment waarop opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
19. Eigen producten
Producten, zoals Excel en Power BI oplossingen, die gebruikmakend van software van derden ontwikkeld zijn door TvdW, en die door TvdW al dan niet tegen betaling aan TvdW ter beschikking zijn gesteld, mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TvdW niet door anderen dan de TvdW zelf gebruikt worden.
20. Verplichtingen in het kader van de Wwft
Opdrachtgever verklaart de beperkingen die voor TvdW bij de uitvoering van de overeenkomst eventueel voortvloeien uit wet- en regelgeving waaronder maar niet beperkt tot de Wet ter
voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) te zullen respecteren en mee te werken aan het door TvdW voldoen van deze wet- en regelgeving. Indien de Opdrachtgever hieraan niet of geheel niet meewerkt, is TvdW gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten en/of te staken. De door TvdW te verrichten werkzaamheden zullen niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen. Indien de werkzaamheden naar het oordeel van TvdW aanwijzing van fraude opleveren, zal TvdW dat direct aan Opdrachtgever melden, waarbij TvdW gehouden is tot naleving van de voorschriften op het gebied van fraudemelding die voortvloeien uit de geldende gedrag- en beroepsregels.
21. Andere afspraken
Er kunnen andere afspraken gemaakt worden die afwijkend zijn van de algemene voorwaarden of als aanvulling zijn op deze voorwaarden. Deze afwijkende afspraken zullen altijd schriftelijk worden vastgelegd.
22. Privacy en beveiliging
De door TvdW te verwerken persoonsgegevens bij de uitvoering van de Dienst, vallen onder de
Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”), waarbij volgens de terminologie van die wet Opdrachtgever als “verantwoordelijke” geldt en TvdW als de ‘bewerker’. TvdW zal zorg dragen voor een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. Dit evenwel slechts indien en voor zover deze zich in de systemen of infrastructuur van TvdW bevinden.
TvdW staat er voor in dat een ieder die handelt onder het gezag/in opdracht van TvdW, voor zover deze toegang heeft tot persoonsgegevens waar Opdrachtgever de verantwoordelijke voor is, deze slechts verwerkt in voorafgaande schriftelijke opdracht van Opdrachtgever, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. TvdW staat ervoor in dat zij alleen op geheel rechtmatige wijze persoonsgegevens zal verwerken.
Indien Opdrachtgever in het kader van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld op grond van de AVG, gegevens die zijn opgeslagen in systemen van TvdW dient te wijzigen, verwijderen of af te staan, zal TvdW daarin zoveel mogelijk behulpzaam zijn. De kosten voor de aanvullende werkzaamheden daarvoor kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
Opdrachtgever is als verantwoordelijke in de zin van de AVG te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Opdrachtgever in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt TvdW de Opdrachtgever binnen een redelijke termijn op de hoogte van een beveiligingslek en/of datalek waarbij persoonsgegevens van verantwoordelijke betrokken zijn.
De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
• Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• Wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is; en
• Wat de (voorgestelde) oplossing is.