Voorbeeldovereenkomst Verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer
Belastingdienst
Voorbeeldovereenkomst Verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer
van ter beschikking gestelde personenauto’s
Aanvulling op de arbeidsovereenkomst voor werknemers in de autoverhuurbranche (hikers)
De ondergetekenden:
A [naam, adres, postcode en woonplaats en loonheffingennummer]
, hierna te noemen ‘de werkgever’
en
B [naam, adres, postcode en woonplaats, burgerservicenummer (BSN) en functie]
, hierna te noemen ‘de werknemer’
zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1 Ter beschikking gestelde personenauto’s
De werkgever stelt met ingang van
verschillende personenauto’s aan de werknemer ter beschikking.
Artikel 2 Verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer
De werknemer mag de personenauto’s niet gebruiken voor privédoeleinden. Ook mag de werknemer de personenauto’s niet gebruiken voor woon-werkritten. Dit laatste mag wel als de werknemer de ritten maakt voor het zakelijke belang van de werkgever. De werkgever zorgt ervoor dat het zakelijke belang uit de administratie blijkt. Hij registreert dan bovendien de volgende gegevens:
– de naam van de werknemer
– het merk, het type en het kenteken van de personenauto
– de begin- en eindkilometerstand
– de datum
– de begin- en eindtijd
LH 049 - 1Z*2PL
– de reden van het gebruik voor woon-werkverkeer
Artikel 3 Toezicht
De werkgever houdt voldoende toezicht op de naleving van het verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer van de ter beschikking gestelde personenauto’s.
Artikel 4 Sancties
Als de werkgever constateert dat de werknemer het verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werk- verkeer overtreedt, legt hij de werknemer de volgende sanctie(s) op:
De werkgever vult hier alle sancties in die hij oplegt
1
2
Artikel 5 Geldigheidsduur van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op
en is voor onbepaalde tijd overeengekomen/geldig tot (doorhalen wat niet van toepassing is).
Artikel 6 Overige bepalingen
1. Bij deze overeenkomst hoort een toelichting die onlosmakelijk deel uitmaakt van de overeenkomst. De werkgever en de werknemer zijn bekend met de inhoud en strekking van deze toelichting.
2. De werkgever en de werknemer melden wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst direct aan elkaar en leggen deze schriftelijk vast in of bij de overeenkomst.
3. De werkgever en de werknemer gaan akkoord met de inhoud van deze overeenkomst en leven deze zorgvuldig na.
4. Zolang deze overeenkomst geldt, vermeldt de werkgever in de aangifte loonheffingen code 1 (afspraak privégebruik auto).
5. De werknemer vraagt geen Verklaring geen privégebruik auto aan.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te
op 20
Handtekening werknemer Handtekening werkgever
Naam werknemer Naam en functie gemachtigde van werkgever
Toelichting
Voorbeeldafspraak verbod privégebruik bestelauto
Algemeen
Deze voorbeeldovereenkomst is bedoeld voor werkgevers en werknemers in de autoverhuurbranche. Het gaat daarbij om werknemers die verschillende personenauto’s uit het verhuurwagenpark tot hun beschikking hebben, die ze:
– ophalen en wegbrengen
– door de wasstraat halen
– aftanken
– wegbrengen en ophalen voor onderhoud en reparatie
De werkgever mag de bijtelling voor het privégebruik van de personenauto’s achterwege laten bij overtuigend bewijs dat de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt.
De werknemer kan dat bewijzen met een rittenregistratie. In de rittenregistratie moet de werknemer elke zakelijke rit en privérit registreren.
Voor werkgevers en werknemers in de autoverhuurbranche is het bijhouden van deze rittenregistratie vaak een grote administratieve en financiële last. Om praktische redenen mag de werkgever daarom het bewijs leveren met een verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer van de ter beschikking gestelde personenauto’s. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:
– De werkgever legt het verbod vast in een schriftelijke overeenkomst.
– De werkgever ziet toe op de naleving van het verbod.
– Bij overtreding van het verbod legt de werkgever een sanctie op.
– De werknemer vraagt geen Verklaring geen privégebruik auto aan.
Dit model is een voorbeeld van zo’n overeenkomst. Gebruikt de werkgever een afwijkende overeenkomst, dan mag hij deze ter goedkeuring voorleggen aan zijn belastingkantoor. De werkgever moet daarbij duidelijk aangeven waar de overeenkomst afwijkt van de voorbeeldovereenkomst.
Artikel 2 Verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer
De werknemer mag de personenauto’s niet gebruiken voor privédoeleinden. Dit geldt zowel voor ritten tijdens werktijd als voor ritten buiten werktijd. De werknemer mag de personenauto’s ook niet gebruiken voor woon-werkverkeer, tenzij de woonwerkverkeerrit is gemaakt voor zakelijke belangen van de werkgever. Deze zakelijke belangen moeten uit de administratie van de werkgever blijken.
Artikel 3 Toezicht
De werkgever moet voldoende toezicht houden op de naleving van het verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer. Voorbeelden zijn:
– De werkgever controleert de juistheid van het aantal kilometers die de werknemer aflegt bij het ophalen en wegbrengen van huurauto’s. Dat kan bijvoorbeeld met een elektronische routeplanner.
– De werkgever controleert welke auto’s afwezig zijn. Het gaat dan om een controle van het volledige wagenpark. De werkgever moet elke afwezige auto kunnen verklaren.
– De werkgever vergelijkt informatie van buiten, zoals boetes of schademeldingen, met de gegevens in zijn administratie.
– De werkgever vergelijkt de declaraties voor het openbaar vervoer met de gegevens in zijn administratie.
De werkgever legt de toezichtactiviteiten en de uitkomsten daarvan schriftelijk vast en bewaart deze bij de loonadministratie. Als de werkgever verschillen constateert, dan kan dat betekenen dat hij de administratie moet aanpassen en de aangifte loonheffingen moet corrigeren. Doet de werkgever dat niet, dan moet hij de verschillen kunnen verklaren.
Artikel 4 Sancties
Als de werkgever constateert dat de werknemer het verbod op privégebruik en gebruik voor woonwerkverkeer overtreedt, legt hij de werknemer passende sancties op.
Artikel 6 Overige bepalingen
De werknemer vraagt geen Verklaring geen privégebruik auto aan. De werkgever levert het bewijs dat de werknemer met de ter beschikking gestelde personenauto’s niet meer dan 500 privékilometers rijdt.