Wat betekent de Wet Open Overheid?
Wat betekent de Wet Open Overheid?
Per categorie een uitleg en stroomschema
1/11
Woo CONVENANTEN UITLEG
Convenanten
Onder een convenant verstaan we: ‘’een schriftelijke, ondertekende afspraak van een gemeente met tenminste één andere partij, die betrekking heeft op de uitoefening van onze bestuursrechtelijke taken of gericht is op het voorbereiden en realiseren van het beleid binnen de gemeente.
Convenanten dienen daarbij te worden opgesteld volgens de aanwijzingen voor convenanten. Meer
informatie hierover kunt u vinden via deze link. In een convenant wordt onder andere vastgelegd:
• wie de ondergetekenden zijn;
• wat het doel van het convenant is;
• de afwegingen bij het aangaan van een convenant;
• wat er wordt overeengekomen;
• de duur van het convenant;
• op welke wijze er uitvoering wordt gegeven aan het convenant.
Daarnaast kan het voorkomen dat er in het kader van de uitvoering van het convenant persoonsgegevens van de burgers moeten worden verwerkt. In dat geval is het belangrijk omin het convenant aan te geven op welke wijze de gemeente en de andere partij omgaan met het verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat in het convenant ook de privacyaspecten moeten worden meegenomen. Om deze reden is het belangrijk om bij het opstellen van een convenant, de functionaris gegevensbescherming en de privacy jurist, voldoende en op tijd te betrekken bij het realiseren van een convenant.
Wat valt niet onder een convenant?
Een overeenkomst waarin werkinstructies of werkafspraken zijn vastgelegd over bijvoorbeeld gegevensuitwisselingen vallen niet onder de reikwijdte van convenanten. Dit geldt ook voor de overeenkomsten die tussen onze bestuursorganen en een burger of bedrijf wordt gesloten over een individuele aangelegenheid of overeenkomsten zoals koop- of huurovereenkomsten.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn er een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing zijn op de convenanten. Dit betekent dat de convenanten niet volledig openbaar worden gemaakt. In de praktijk betekent dit dat bepaalde teksten uit een convenant geanonimiseerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan de persoonsgegevens die in de convenanten voorkomen. Daarbij is de vraagof moet worden overgegaan tot het publiceren van persoonsgegevens van bepaalde ambtenaren of functionarissen die het convenant hebben ondertekend. Uitganspunt daarbij is dat naarmate een ambtenaar meer bij het publiek bekend is, zijn persoonsgegevens minder bescherming genieten.
VOORBEELDEN CONVENANTEN VOOR DE Woo
• Convenant van de Adviesraad Sociaal Domein
• RIEC convenant
• Convenant Veiligheidshuis
• Contouren regionaal uitvoeringsprogramma verkeersveiligheid 0000 Xxxxxxxxxxxxx
• Intentieverklaring Verkeersveiligheid regio West-Friesland
Wanneer maken wij openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de convenanten is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie convenanten op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de convenanten is niet van toepassing op convenanten die zijn vastgesteld voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen nieuwe convenanten onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
STROOMSCHEMA
Woo CONVENANTEN STROOMSCHEMA
Is er sprake van een overeenkomst tussen de gemeente en een andere partij?
JA NEE
Dan is dit geen convenant voor de Woo
NEE
JA
Heeft deze overeenkomst betrekking op:
- Werkinstructies
- Werkafspraken
- Koop- of huurovereenkomsten
- Overeenkomsten tussen overheid en een
burger of bedrijf over een individuele aangelegenheid?
Inkoopmaterialen
Service Level Agreement (SLA) Inkoop diensten
Contracten Verwerkersovereenkomst
Heeft deze overeenkomst betrekking op de uitvoering van onze bestuursrechtelijke taken?
NEE
JA
Dan is dit een convenant die openbaar moet worden gemaakt
Convenant
Gemeenschappelijke Regeling (GR)
Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
Is dit convenant reeds gepubliceerd?
NEE
JA
Is dit convenant reeds openbaar gemaakt via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx?
NEE
Publiceer het convenant (waar nodig geanonimiseerd) alsnog via
<EMAILADRES>
Maak het convenant (waar mogelijk) geautomatiseerd en geanonimiseerd openbaar via PLOOI
JA
Worden in het kader van dit convenant persoonsgegevens verwerkt of uitgewisseld? Worden er bijvoorbeeld inwonersgegevens uitgewisseld
Xxxx dit convenant aan bij
de privacy jurist en FG via
<EMAILADRES>
JA
NEE
Je bent nu klaar!
2/11
Woo KLACHTEN UITLEG (1)
Wat is een klacht?
Als een bewoner of een derde vindt dat hij of zij niet netjes is behandeld door een van onze
ambtenaren, dan kan deze persoon een klacht bij ons indienen.
Waarover kan er een klacht worden ingediend?
• de behandeling door onze ambtenaren (een gedraging van de ambtenaren);
• het krijgen van te weinig, onjuiste of misleidende informatie door onze ambtenaren;
• het niet reageren op vragen door onze ambtenaren.
Belangrijk om te onthouden: een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van onze gemeente, wordt aangemerkt als een gedraging waar een klacht over kan worden ingediend.
Algemene klachten over bijvoorbeeld beleid of de beleidsuitvoering vallen niet onder de reikwijdte van een klacht. Onder een gedraging valt elke handeling of nalaten. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend. Voorbeelden van klachten zijn:
• Een inwoner vindt dat hij/zij onbehoorlijk te woord is gestaan door een medewerker van de
gemeente.
• Een ondernemer vindt dat er ten onrechte een betalingsherinnering is verstuurd.
• Een inwoner vindt dat hij/zij niet voldoende wordt gesteund door het college van burgemeester en wethouders als het gaat om een initiatief m.b.t. woningbouw.
Wij kennen twee klachtenprocedures; de interne en externe klachtenprocedure.
1. Interne klachtenprocedure
De interne klachtenprocedure over de gedragingen van onze ambtenaren verloopt via de klachtencoördinator. Tijdens deze procedure neemt de juridisch adviseur (klachtencoördinator) de behandeling van de klacht over en handelt deze conform de procedureregels van de Algemene wet bestuursrecht af.
Om te voldoen aan onze zorgplicht voor een behoorlijke klachtenbehandeling, is het noodzakelijk en wenselijk dat je de klachtencoördinator op de hoogte brengt van de klachten die jij ontvangt, zodat de klachtencoördinator de klacht conform de procedurele vereisten kan afhandelen. Daarom verzoeken wij om na ontvangst van de klacht, direct contact op te nemen met de klachtencoördinator.
Wellicht ten overvloede; een klacht hoeft niet altijd in behandeling genomen te worden. Wij zijn bijvoorbeeld niet verplicht een klacht te behandelen indien deze betrekking heeft op een gedraging waar tegen bezwaar kan worden gemaakt of de gedraging langer dan een jaar voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden.
2. Externe klachtenprocedure
De externe klachtenprocedure verloopt via de Nationale Ombudsman. De klachtencoördinator is namens onze organisatie contactpersoon voor de Nationale Ombudsman. Voordat we de externe klachtenprocedure in werking zetten, moeten we de (formele) interne klachtenprocedure doorlopen en afronden.
Woo KLACHTEN UITLEG (2)
Schriftelijke overzichten
Voor de categorie klachten hebben wij besloten om de schriftelijke oordelen over de klachten te
openbaar maken in de vorm van een overzicht. Dit overzicht bevat de volgende onderdelen:
• Datum van ontvangst van de klacht;
• Betrokken organisatieonderdeel;
• Functiebenaming van de ambtenaar over wie is geklaagd, tenzij de functiebenaming leidt tot identificatie van de ambtenaar;
• Omschrijving van de gedraging waartegen de klacht gericht is;
• Bevindingen;
• Oordeel;
• Conclusies;
• Dagtekening van het oordeel.
Daarbij achten wij het van belang dat er in het proces van de klachten - in de voorfase - aan de indiener van de klacht wordt medegedeeld dat het schriftelijke oordeel over de klachten openbaar worden gemaakt in de vorm van een overzicht, de zogenaamde mededeling conform de Woo. Dit is noodzakelijk om de indiener van de klacht in de gelegenheid te kunnen stellen om een zienswijze in te dienen op het voornemen tot openbaarmaking. Een praktische oplossing daarbij is om de ontvangstbevestiging die naar de indiener van de klacht wordt gezonden te voorzien van een disclaimer waarin wordt vermeld dat wij het uiteindelijke schriftelijke oordeel over de klacht in de vorm van een overzicht openbaar maken. Hierdoor wordt de indiener van de klacht vroegtijdig geïnformeerd over de wijze waarop wij omgaan met de openbaarmaking. Daarbij kan dan worden geïnformeerd naar eventuele bedenkingen die aan de zijde van de indiener aanwezig zijn.
Wanneer maken we openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de schriftelijke oordelen in de klachtenprocedures is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie klachten op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt.
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de schriftelijke oordelen in de klachtenprocedures is niet van toepassing op klachten die ontvangen zijn voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dat alleen de nieuwe klachten onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
STROOMSCHEMA
Woo KLACHTEN
STROOMSCHEMA
Is er een klacht ingediend?
JA NEE
Dan is dit geen klacht in de zin van de Woo
Heeft deze klacht betrekking op handelen van onze bestuursorganen of ambtenaren van onze gemeente?
Handelen: zowel doen als nalaten
NEE
JA
Is de klacht reeds aangemeld bij de klachtencoördinator?
NEE
JA
Neem contact op met de klachtencoördinator via xxxxx@xxxxxxxx.xx voor het register van klachten
De klachtencoördinator maakt het overzicht (waar mogelijk) openbaar via PLOOI
Je bent nu klaar!
3/11
Woo ONDERZOEKEN UITLEG (1)
Onderzoeken
Onder een onderzoek verstaan we een ambtelijk of extern opgesteld onderzoeksrapport met betrekking op het functioneren van de organisatie en/of de voorbereiding of de evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving. Met dit laatste wordt bedoeld dat de actieve openbaarmaking ziet op onderzoeken over de uitvoering of de handhaving, niet op onderzoeken die worden verricht in het kader van de uitvoering of de handhaving, zoals onderzoeken in het kader van stadsontwikkeling of een inspectiebezoek die zien op individuele gevallen. Het betreft aldus om onderzoeken die een algemeen en zaak overstijgend karakter hebben. Daarbij moet het begrip evaluatie zo worden uitgelegd dat niet alleen formele evaluatieonderzoeken worden bedoeld, maar ook andere onderzoeken die een, individuele gevallen overstijgend, algemeen beeld geven van het beleid of de uitvoering. Het gaat aldus om onderzoeken naar de wijze waarop onze bestuursorganen in zijn algemeenheid uitvoering geven aan onze taken, te weten een onderzoek:
• naar het functioneren van de eigen organisatie;
• ter voorbereiding of evaluatie van beleid of uitvoering.
De onderliggende stukken van het onderzoek worden niet openbaar gemaakt. Wij zijn alleen verplicht om het onderzoeksrapport te publiceren.
Binnen welke termijn maken we onderzoeksverslagen openbaar?
Bij het actief openbaar maken van een onderzoek naar het eigen functioneren moeten wij uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het onderzoek inhoudelijk reageren op het onderzoek. Dit betekent dat onze gemeente verplicht is om de uitkomst van het onderzoek met een inhoudelijke reactie binnen vier weken openbaar te maken.
Welke onderzoeken maken we openbaar?
• onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur;
• onderzoeken in het kader van externe audits die gaan over het beleid of de organisatie;
• medewerker-tevredenheidsonderzoeken;
• formele evaluatieonderzoeken die een algemeen beeld geven van het beleid of de uitvoering daarvan binnen onze gemeente;
• leefbaarheidsonderzoek en de inwonersenquête die een algemeen beeld geven over de uitvoering van het beleid en daarmee niet zien op individuele gevallen;
• cliëntervaringsonderzoeken in het kader van de Jeugd en Wmo die een algemeen beeld geeft over de uitvoering van het beleid en daarmee niet zien op individuele gevallen; onderzoek naar de inrichting van de informatievoorziening.
Welke onderzoeken maken we niet openbaar?
De verplichte actieve openbaarmaking geldt niet voor interne audits of juridische adviezen. De verplichte actieve openbaarmaking ziet ook niet op een uitzoekklus in opdracht van het afdelingshoofd. Dit geldt ook voor onderzoeken die deel uitmaken van het normale uitvoeringsproces van onze gemeente, zoals onderzoeken in het kader van stafadvisering. Zo ook voor de onderzoeken in het kader van de mogelijke verbeteringen in het proces. Een aantal voorbeelden daarvan zijn:
• onderzoeken in het kader van stadsontwikkeling of inspectiebezoek indien dit zien op individuele
gevallen;
• andere onderzoeken in het kader van individuele gevallen.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn er een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op onderzoeksverslagen. Onderzoeksverslagen worden hier niet volledig openbaar gemaakt. In de praktijk betekent het dat bepaalde teksten uit de onderzoeksverslagen geanonimiseerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan de persoonsgegevens die in onderzoeksverslagen voorkomen. Daarbij de vraag of persoonsgegevens van ambtenaren of functionarissen, die genoemd worden in de onderzoeksverslagen, gepubliceerd moeten worden. Uitgangspunt is dat naarmate een ambtenaar meer bij het publiek bekend is, zijn of haar persoonsgegevens minder bescherming genieten.
Woo ONDERZOEKEN UITLEG (2)
Wanneer maken we openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de onderzoeken is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie onderzoeken op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de onderzoeken is niet van toepassing op onderzoeken die ontvangen zijn voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen de nieuwe onderzoeksrapporten onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
Risico’s
De verplichting van openbaarmaking van het onderzoeksrapport is in bepaalde gevallen zowel bij het college als bij de raad belegd. Dit houdt in dat zowel de ontvanger van het onderzoeksrapport als de raad het onderzoeksrapport openbaar moeten maken. Ter illustratie een keer omdat de zaakeigenaar van het onderzoeksrapport via PLOOI openbaar moet maken en een keer omdat de raad het onderzoeksrapport openbaar moet maken, aangezien het een aan de raad ter behandeling gestuurd document betreft. Voorgaande betekent dan ook dat er een risico is dat het onderzoeksrapport meerdere malen openbaar gemaakt zal worden. Voor de praktijk betekent dit dat het proces van de onderzoeken dusdanig ingericht moet worden dat bij de openbaarmaking van het onderzoeksrapport niet meerdere keren plaatsvindt en dat daarmee dubbelingen worden herkend en voorkomen. De gemeente dient ten aanzien hiervan nog bestuurlijke afspraken maken. Onderzocht moet worden in dit kader of we voor de openbaarmaking van het onderzoeksrapport slechts kunnen volstaan met openbaarmaking via de raad.
STROOMSCHEMA
Woo ONDERZOEKEN
STROOMSCHEMA
Is er sprake van een onderzoeksrapport met betrekking op het functioneren van de organisatie en/of
voorbereiding of evaluatie van beleid?
Focus op bestuursorganen en niet op ambtenaren!
JA NEE
Xxx is dit geen onderzoek voor de Woo
Betreft dit bijvoorbeeld een:
- Onderzoek in het kader van externe audits;
- Medewerker-tevredenheidsonderzoeken;
- Formele evaluatieonderzoeken die een algemeen beeld geven van het beleid of de uitvoering daarvan binnen onze gemeente.
NEE
JA
Dan moet dit onderzoeksrapport openbaar worden gemaakt
Bijvoorbeeld
- Extern auditrapport naar de uitvoering van de Wet politiegegevens
- Onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie naar de uitvoering van de Wob
- Onderzoeksrapport ten aanzien van
het woonbeleid
Voorzie het onderzoeksrapport binnen vier weken van een inhoudelijke reactie
Maak het docu mogelijk) gea en geanon openbaar | ment (waar utomatiseerd imiseerd via PLOOI | |
Is het onderzoeksrapport reeds gepubliceerd?
NEE
JA
Is het onderzoeksrapport reeds openbaar gemaakt via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx?
NEE
JA
Zijn er vragen naar aanleiding van de uitzonderingen?
Meld dit bij de Woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
4/11
Woo ADVIEZEN UITLEG (1)
Woo-Adviezen
Onder een Woo-advies wordt verstaan; een advies van een adviescollege of -commissie of een ander externe partij die om advies is gevraagd. Naast het advies moet de gemeente ook de adviesaanvraag openbaar maken.
Als gemeente moeten wij twee typen adviezen openbaar maken. Het betreft daarbij allereerst om de actieve openbaarmaking van de adviezen over de ontwerpen van wetten, algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking die afkomstig zijn van adviescolleges of - commissies en van andere externe partijen. Denk daarbij aan adviezen die aan het college dan wel aan de raad worden gegeven omtrent de ontwerpen van:
• de beleidsregels;
• de verordeningen;
• de bestemmingsplannen;
• de aanwijsbesluiten in de zin van de APV;
• de verkeersbesluiten.
Bij de externe partijen gaat het daarbij om partijen die uitdrukkelijk zijn verzocht om over het ontwerp te adviseren. In de praktijk worden de VNG, IPO, UvW en andere (vertegenwoordigers van) belanghebbenden als voorbeelden van externe partijen genoemd.
In de tweede plaats gaat het om adviezen over andere onderwerpen van adviescolleges of adviescommissies, met uitzondering van adviezen die zien op individuele gevallen. Wat 'andere onderwerpen' zijn, is verder niet gedefinieerd of toegelicht in de Woo. Dit onderdeel ziet bovendien alleen op de adviezen van adviescolleges of -commissies, dus niet van andere 'externe partijen. Bij adviescolleges- en commissies gaat het bijvoorbeeld om de (tijdelijke) commissies die bij besluit van ons college of onze raad zijn ingesteld. Concreet betekent dit dat de adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein, Auditcommissie, en Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit van onze gemeente onder deze informatiecategorie vallen, tenzij het om individuele gevallen gaat.
Welke adviezen maken we niet openbaar?
Adviesconcepten of bijvoorbeeld de (interne) correspondentie over die concepten worden niet openbaar gemaakt. Adviezen en adviesaanvragen met betrekking tot individuele gevallen zijn uitgezonderd van de actieve openbaarmakingsplicht. Dit betekent dat adviezen met betrekking op bezwaarcommissies voor natuurlijke personen of rechtspersonen, niet in aanmerking komen voor openbaarmaking. Dit geldt ook voor de adviezen die betrekking op bezwaarcommissies, commissies in de sfeer van personeelszaken of andere onderwerpen, voorzover de advisering gaat over een individuele natuurlijke persoon of rechtspersoon.
Uitzonderingsgronden die van toepassing zijn op de openbaarmaking
In de Woo zijn er een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op adviezen. Dit betekent dat de resultaten van de adviezen niet volledig openbaar worden gemaakt. In de praktijk betekent het dat bepaalde teksten uit de adviesverslagen geanonimiseerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die in de adviesverslagen voorkomen. Daarbij is de vraag of persoonsgegevens van ambtenaren of functionarissen, die genoemd worden in de Woo-adviezen, gepubliceerd moeten worden. Uitgangspunt is dat naarmate een ambtenaar meer bij het publiek bekend is, zijn of haar persoonsgegevens minder bescherming genieten.
Wanneer maken we openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de adviezen is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie adviezen op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de adviezen is niet van toepassing op adviezen die ontvangen zijn voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen de nieuwe adviezen onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
Woo ADVIEZEN UITLEG (2)
Risico's
De verplichting van openbaarmaking van het adviesrapport is zowel bij het college als bij de raad belegd. Dit houdt in dat zowel de ontvanger van het adviesrapport als de raad het adviesrapport openbaar moeten maken. Ter illustratie een keer omdat de zaakeigenaar van het adviesrapport via PLOOI openbaar moet maken en een keer omdat de raad het adviesrapport openbaar moet maken, aangezien het een aan de raad ter behandeling gestuurd document betreft. Voorgaande betekent dan ook dat er een risico is dat het adviesrapport meerdere malen openbaar gemaakt zal worden. In de praktijk betekent dit dat het proces van de adviezen dusdanig ingericht moet worden dat de openbaarmaking van het adviesrapport niet meerdere keren plaatsvindt en dat daarmee dubbelingen worden herkend en voorkomen. De gemeente dient ten aanzien hiervan nog bestuurlijke afspraken te maken. Onderzocht moet worden in dit kader of we voor de openbaarmaking van het adviesrapport slechts kunnen volstaan met openbaarmaking via de raad.
STROOMSCHEMA
Woo ADVIEZEN
STROOMSCHEMA
Is er sprake van een advies van een adviescollege of -commissie of een ander externe partij die om advies is gevraagd?
JA NEE
Adviesrapport over woningdelen, woningsplitsen en kamerverhuur
Xxx is dit geen advies voor de Woo
Heeft dit advies betrekking op een individueel geval?
JA
NEE
Betreft dit een advies omtrent:
- beleidsregels;
- verordeningen;
- bestemmingsplannen;
Of betreft dit een advies die wij van onze commissies
hebben ontvangen?
JA
NEE
Advies over aanvragen voor urgentie in het kader van de toewijzing van woonruimte
Alleen op de ontwerpen van deze
documenten is dit artikel dus van
Dan moet dit advies inclusief het verslag over de adviesaanvraag openbaar worden gemaakt
toepassing en ook alleen als daarover
extern advies is gevraagd.
NEE | ||
NEE | Maak het docu mogelijk) geaut en geanoni openbaar vi | ment (waar omatiseerd miseerd a PLOOI |
Is het advies reeds gepubliceerd?
JA
Is het advies reeds openbaar gemaakt via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx?
JA
Zijn er vragen naar aanleiding van de uitzonderingen?
Meld dit aan bij de Woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
5/11
Woo JAARPLANNEN en VERSLAGEN UITLEG
Xxxxxxxxxxx en -verslagen
Door middel van jaarplannen -en verslagen legt het college verantwoording af aan de raad over prestaties en uitgevoerde plannen van het afgelopen jaar. De raad heeft namelijk de wettelijke taak om (financieel) toezicht te houden op de uitvoering van plannen van de gemeente. Als gemeente zijn wij verplicht om de jaarplannen en jaarverslagen inclusief de begrotingen openbaar te maken. Dit geldt ook voor de jaarplannen en verslagen van onze commissies.
Welke jaarplannen en jaarverslagen maken we openbaar?
Het betreft om de jaarplannen op het niveau van het bestuursorgaan, zoals:
• Het jaarplan en jaarverslag inclusief de begroting van het college;
• Het jaarplan en jaarverslag inclusief de begroting van de commissies.
Welke jaarplannen en jaarverslagen maken we niet openbaar?
Jaarplannen van bijvoorbeeld directies of afdelingen hoeven we niet verplicht actief openbaar te
maken. Dit geldt ook voor de individuele werkplannen of prestatieafspraken.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op de jaarplannen en -verslagen. Jaarplannen en -verslagen worden niet volledig openbaar gemaakt. In de praktijk betekent het dat bepaalde teksten uit de jaarplannen en -verslagen geanonimiseerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens of concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens die in de jaarplannen en -verslagen voorkomen. Daarbij de vraag of persoonsgegevens van ambtenaren of functionarissen, die genoemd worden in de jaarstukken, gepubliceerd moeten worden. Uitgangspunt is dat naarmate een ambtenaar meer bij het publiek bekend is, zijn of haar persoonsgegevens minder bescherming genieten.
Risico's
De verplichting van openbaarmaking van jaarplannen en -verslagen is zowel bij het college als bij de raad belegd. Dit houdt in dat zowel de ontvanger van de jaarplannen en -verslagen als de raad de jaarplannen en -verslagen openbaar moeten maken. Ter illustratie een keer omdat de zaakeigenaar van de jaarplannen en -verslagen via PLOOI openbaar moet maken en een keer omdat de raad de jaarplannen en -verslagen openbaar moet maken, aangezien het een aan de raad ter behandeling gestuurd document betreft. Voorgaande betekent dan ook dat er een risico is dat de jaarplannen en - verslagen meerdere malen openbaar gemaakt zal worden. In de praktijk betekent dit dat het proces van de jaarplannen en -verslagen dusdanig ingericht moet worden dat de openbaarmaking van de jaarplannen en -verslagen niet meerdere keren plaatsvindt en dat daarmee dubbelingen worden herkend en voorkomen. De gemeente dient ten aanzien hiervan nog bestuurlijke afspraken te maken. Onderzocht moet worden in dit kader of we voor de openbaarmaking van de jaarplannen en -verslagen slechts kunnen volstaan met openbaarmaking via de raad.
Wanneer maken we openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de jaarplannen is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie jaarplannen op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de jaarplannen is niet van toepassing op jaarplannen die opgesteld zijn voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen de nieuwe jaarpannen onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
STROOMSCHEMA
Woo JAARPLANNEN
STROOMSCHEMA
Is er sprake van jaarplannen, jaarverslagen of begrotingen voor de gemeente of van de commissies?
JA NEE
Xxx is dit geen jaarplan of - verslag voor de Woo
Is dit een jaarplan, jaarverslag of begroting bijv. van:
- het college;
- de commissies?
NEE
JA
Dan zijn dit documenten die openbaar moet worden gemaakt
Is het jaarplan, jaarverslag of de begroting reeds gepubliceerd?
NEE
Publiceer het document alsnog via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
JA
Is het jaarplan, jaarverslag of de begroting reeds openbaar gemaakt via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx?
NEE
Maak het document (waar mogelijk) geautomatiseerd en geanonimiseerd openbaar via PLOOI
JA
Zijn er vragen naar aanleiding van de uitzonderingen?
Meld dit aan bij de Woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
6/11
Xxx BESTUURSSTUKKEN UITLEG
Bestuursstukken
Als gemeente dienen wij de besluitenlijsten van het college openbaar te maken, tenzij er sprake is van niet-openbare of geheime besluitenlijsten. Dat is bijvoorbeeld het geval als het aangelegenheden betreft waarop geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Aanvullend, moeten ingevolge artikel 3.3, tweede lid van de Woo, ook de openbare agenda’s van de vergaderingen van het college van onze gemeente openbaar gemaakt worden. Het betreft hier een omschrijving van de te bespreken onderwerpen. Afsluitend, is het belangrijk om te vermelden dat de notulen niet actief openbaar gemaakt worden.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op de
bestuursstukken. Dit betekent dat de bestuursstukken niet altijd (volledig) openbaar gemaakt mogen worden. In de praktijk betekent dit, dat bepaalde teksten uit de bestuursstukken geanonimiseerd dienen te worden. Hierbij kan worden gedacht aan persoonsgegevens die in de bestuursstukken voorkomen.
Daarnaast worden de besluitenlijsten in het geheel niet openbaar gemaakt, als de openbaarmaking van de besluitenlijsten in strijd is met het openbaar belang. Deze bijzondere openbaarmakingsregeling is opgenomen in bijlage van artikel 8.8. van de Woo. Dit is onder meer het geval indien er sprake is van besluitenlijsten waarop geheimhoudingsplicht rust. Daarnaast worden ingebrachte stukken - die betrekking hebben op individuele gevallen - ongeacht van wie ze afkomstig zijn, uitgezonderd van de verplichte, actieve openbaarmaking.
Binnen welk termijn dienen de bestuursstukken openbaar te worden gemaakt?
Het college van onze gemeente maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar op de gebruikelijke wijze en de bijbehorende termijn van de betreffende gemeente.
Voor de agenda’s geldt een afwijkende termijn van openbaarmaking: deze dienen uiterlijk bij aanvang
van de vergadering openbaar te zijn gemaakt.
Wanneer maken wij openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de bestuursstukken is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie bestuursstukken op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de bestuursstukken is niet van toepassing op bestuursstukken die opgesteld zijn, voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen de nieuwe bestuursstukken onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
STROOMSCHEMA
Woo BESTUURSSTUKKEN
STROOMSCHEMA
Is er sprake van stukken waarop geheimhouding is opgelegd?
JA
NEE
Is er sprake van openbare agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van ons College van B&W?
JA NEE
Dan is dit geen bestuursstuk
voor de Woo
Dan zijn dit bestuursstukken die openbaar moet worden gemaakt
Geef die stukken door aan xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. Informatiebeheer maakt de stukken
(waar nodig geanonimiseerd)
alsnog via PLOOI openbaar.
Zijn de agenda’s en besluitenlijsten reeds openbaar
gemaakt via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx?
NEE
JA
Zijn er vragen naar aanleiding van uitzonderingen?
Meld dit aan bij de Woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
7/11
Woo RAADSSTUKKEN UITLEG
Raadsstukken
Het betreft hierbij de ingebrachte stukken die aan de raad ter behandeling worden gestuurd en om de besluiten van de raad.
Welke stukken vallen onder de raadstukken?
Het gaat om stukken die ter behandeling aan de raad worden gestuurd voor besluitvorming en om een aantal stukken die door de raad zelf worden opgesteld. Voorbeelden van raadstukken zijn o.a.:
1. Raadsvoorstellen en raadsbesluiten;
2. Behandel- en besluitenlijsten, dus verslagen van onze debatten (commissievergadering) en
raadsvergaderingen;
3. Ingekomen stukken (lijst ingekomen stukken, ter behandeling).
Welke stukken vallen niet onder de raadstukken?
De stukken die slechts ter kennisneming aan de raad worden toegezonden, worden niet actief openbaar gemaakt. Deze worden in de raadsbrief gedeeld.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op de raadstukken. Dit betekent dat de raadstukken niet altijd (volledig) openbaargemaakt kunnen worden. Daarnaast worden de raadstukken niet openbaar gemaakt als de gemeenteraad een vergadering achter gesloten deuren houdt. Deze bijzondere openbaarmakingsregeling is opgenomen in de bijlage van artikel 8.8. van de Woo. Dit is onder meer het geval indien er sprake is van raadstukken waarop geheimhoudingsplicht rust. Stukken waarop een geheimhoudingsplicht rust, worden doorgaans conform de Gemeentewet uitgezonderd van de verplichting tot actieve openbaarmaking. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• verslagen van vergaderingen met gesloten deuren/ vertrouwelijke beraadslagingen;
• besluitenlijsten met betrekking tot aangelegenheden waarop geheimhouding is opgelegd;
• geheime financiële bijlagen;
• eventuele vertrouwelijke stukken van de rekenkamer.
Daarnaast worden ingebrachte stukken - die betrekking hebben op individuele gevallen - ongeacht van
wie ze afkomstig zijn, uitgezonderd van de verplichte, actieve openbaarmaking.
Wanneer maken we openbaar?
De Woo verplicht ons om de raadstukken ook via PLOOI openbaar te maken. De datum tot actieve openbaarmaking van de raadstukken via PLOOI is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie raadstukken op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt.
STROOMSCHEMA
Woo RAADSSTUKKEN
STROOMSCHEMA
Is er sprake van een ingebracht stuk die ter behandeling aan de raad worden gestuurd? Denk aan:
• Raadsvoorstellen en -besluiten
• Behandel- en besluitenlijsten (verslagen)
• Ingekomen stukken
JA NEE
Dan is dit geen raadsstuk voor de Woo
Is het ingebrachte stuk slechts ter kennisneming aan de
raad toegezonden?
JA
NEE
Is het ingebrachte stuk vertrouwelijk of heeft een ingebracht stuk betrekking op een individueel geval?
JA
NEE
Dan moet dit ingebrachte stuk openbaar worden gemaakt
Publiceer het ingebrachte stuk alsnog via griffie@ xxxxxxxx.xx | ||
akt? NEE | Maak het docu mogelijk) geaut geanonimisee via PLO | ment (waar omatiseerd en rd openbaar OI |
Is het ingebrachte stuk reeds gepubliceerd?
Bijv. via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx JA
Is het ingebrachte stuk reeds openbaar gema via xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx
NEE
JA
Zijn er vragen naar aanleiding van de uitzonderingen?
Meld dit dan bij de woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
8/11
Woo-VERZOEKEN UITLEG
Woo-verzoeken
Inwoners en anderen hebben het recht om een verzoek in te dienen ter openbaarmaking van informatie over bestuurlijke aangelegenheden van onze gemeente. De informatie dient te gaan over de voorbereiding- of uitvoering van ons beleid. Dit betreft het Woo-verzoek, of wel: ‘openbaarmaking op verzoek’.
Op welke wijze kan er een Woo-verzoek worden ingediend
Als gemeente bieden wij de mogelijkheid aan om via de e-mail, xxx.xxxxxxxx.xx of door middel van een brief een Woo-verzoek in te dienen.
Woo-contactpersoon binnen de gemeente
De afhandeling van het Woo-verzoek verloopt via een Woo-contactpersoon. Binnen de gemeente zijn dat de juridisch adviseurs. Echter, verloopt de afhandeling te allen tijde in overeenstemming met de betrokken ambtenaar. De Woo-contactpersoon is verantwoordelijk voor het beoordelen van het Woo- verzoek conform de procedureregels. Dit betekent - kort samengevat - dat we na het documentenonderzoek onderzoeken of de verzochte informatie verstrekt mag worden en of er mogelijk uitzonderingsgronden van toepassing zijn.
Uitzonderingen op de openbaarmaking
In de Woo zijn er een aantal uitzonderingsgronden opgenomen die ook van toepassing kunnen zijn op de aangevraagde stukken. Hiervoor dient nadrukkelijk te worden gemotiveerd waarom één of meerdere uitzonderingsgronden van toepassing zijn. In de praktijk betekent het dat bepaalde stukken of teksten uit de stukken geanonimiseerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens of concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens die in de stukken voorkomen. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de Woo-contactpersoon van onze gemeente.
Openbaarmaking niet aan eenieder
De Woo biedt de mogelijkheid om informatie aan één of meerdere personen te verstrekken in plaats van openbaarheid voor iedereen. Dit kan als het gaat om het verstrekken van gegevens die op natuurlijke- of rechtspersonen zelf betrekking hebben. In dat geval wordt niet overgegaan tot het algemeen openbaar maken, maar slechts openbaarheid aan de betreffende persoon, bijvoorbeeld alleen aan de verzoeker zelf.
Binnen welke termijn nemen wij een beslissing op het Woo-verzoek?
Het Woo-verzoek dient in beginsel binnen een termijn van vier weken te worden afgehandeld. Indien er niet aan de gestelde termijn kan worden voldaan, geldt de mogelijkheid om in goed overleg en bijbehorende motivering de termijn met twee weken te verlengen. Deze verlenging is bijvoorbeeld van toepassing indien er bijzondere omstandigheden gelden. In totaliteit geldt aldus een maximale termijn van zes weken waarbinnen het Woo-verzoek dient te zijn afgehandeld.
Op welke wijze maken we openbaar?
Na de afhandeling van het verzoek, wordt de informatie openbaar gemaakt. Om de documenten openbaar te maken, worden het besluit op het Woo-verzoek en de bijlagen geanonimiseerd op onze website gepubliceerd.
Wanneer maken we openbaar?
De Woo verplicht ons om de schriftelijke beslissingen op de Woo-verzoeken en de daarbij behorende verstrekte informatie via PLOOI openbaar te maken. De datum tot actieve openbaarmaking van de Woo-verzoeken via PLOOI is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie Woo-verzoeken op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt.
STROOMSCHEMA
Woo-VERZOEKEN
STROOMSCHEMA
Is er om openbaarmaking van een document verzocht?
JA NEE
Dan is dit geen Woo- verzoek
Neem bij twijfel altijd contact op met de Woo- contactpersoon!
Is dit verzoek reeds aangemeld bij de Woo- contactpersoon?
NEE
JA
Neem direct contact op met de Woo-contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx voor de behandeling van Woo- verzoeken.
Deel alle benodigde documenten met de Woo- contactpersoon.
Dit verzoek wordt samen met de betrokken ambtenaren en Woo-contactpersoon afgehandeld.
Maak het Woo-verzoek (waar mogelijk) geautomatiseerd en geanonimiseerd openbaar via PLOOI
Je bent nu klaar!
9/11
Woo WET- EN REGELGEVING UITLEG
Wet- en regelgeving
Als gemeente zijn wij verplicht om alle wetten, algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking (hierna: de wet- en regelgeving) actief openbaar te maken. Denk hierbij aan de beleidsregels en verordeningen.
STROOMSCHEMA
Woo WET- EN REGELGEVING
STROOMSCHEMA
Maak jij wetten, beleidsregels, verbindende voorschriften of overige besluiten van algemene strekking voor de
gemeente?
JA NEE
Dan is dit geen document voor de Woo
Dan zijn dit documenten die officieel bekend en openbaar gemaakt moeten worden
Maak het document alsnog bekend via groep@ xxxxxxxx.xx
De documenten worden in afstemming met de betrokken ambtenaar en Woo-contactpersoon gepubliceerd
Zijn jouw documenten reeds gepubliceerd via xxx.xxxxxxxx.xx?
NEE
JA
Je bent nu klaar!
10/11
Woo BESCHIKKINGEN UITLEG
Wat is een beschikking?
Onder een beschikking verstaan we een schriftelijk besluit van onze gemeente dat rechtsgevolgen heeft. Ook de beslissing op bezwaar is een beschikking.
Onze gemeente dient zorg te dragen dat de beschikkingen die niet onder één van de uitzonderingsgronden vallen, openbaar worden gemaakt. Bij de categorie beschikkingen moeten wij alleen de beschikking zelf actief openbaar maken. De onderliggende stukken van de beschikkingen, zoals de onderliggende aanvraag of overige stukken, worden niet openbaar gemaakt.
Welke beschikkingen dienen we openbaar te maken?
Wij zijn bijvoorbeeld verplicht om de beschikkingen op grond van de drank en horecawet, beschikkingen ten aanzien van de evenementen of bouwvergunningen openbaar te maken.
Welke beschikkingen maken we niet openbaar?
De systematiek van het openbaarmakingsregime die in de Woo is opgenomen is complex. De Woo sluit enerzijds op grond van artikel 3.3, tweede lid, van de Woo een aantal beschikkingen uit voor openbaarmaking. Dit betreft onder andere de beschikkingen in het kader van de belasting- en sociale verzekeringen en de verlening van financiële bijstand. Dit geldt ook voor beschikkingen waarin boetes en andere sancties zijn opgelegd, die beogen iemand te straffen of leed toe te voegen. Anderzijds zijn er een aantal wetten in bijlage van artikel 8.8. van de wet opgenomen waarin is bepaald welke beschikkingen uitgesloten worden voor openbaarmaking. De in artikel 8.8 Woo bedoelde bijlage bevat bijzondere wettelijke regelingen, waarvoor een afwijkend openbaarheidsregime gelden.
Als we openbaar maken, welke uitzonderingen zijn dan van toepassing?
De Xxx geeft daarnaast aan dat - de beschikkingen die in aanmerking komen voor openbaarmaking - niet volledig openbaar worden gemaakt. In de praktijk betekent het dat bepaalde teksten uit
de beschikkingen geanonimiseerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die in de
beschikkingen voorkomen.
Wanneer maken we openbaar?
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de beschikkingen is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie beschikkingen op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de beschikkingen is niet van toepassing op beschikkingen die zijn opgesteld voordat deze verplichting is ingetreden. Dit betekent dus dat alleen nieuwe beschikkingen onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen.
STROOMSCHEMA
Woo BESCHIKKINGEN STROOMSCHEMA
Is er sprake van een beschikking; een schriftelijk besluit van onze gemeente of beslissing op bezwaar dat rechtsgevolgen heeft?
JA NEE
Dan is dit geen beschikking voor de Woo
Valt de beschikking onder:
a. uitvoering van regels inzake belastingen;
b. sociale verzekeringen;
c. verlening van financiële bijstand, toeslagen of studiefinanciering;
d. houdende oplegging van bestuurlijke strafsancties (bestuurlijke boete);
e. de rechtspositie van een ambtenaar;
f. betrekking hebben op persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.1
g. verlening of vaststelling van subsidie aan natuurlijke personen.
JA
NEE
Valt de beschikking onder 1 van de
uitzonderingsgronden in bijlage van artikel 8.8. van de wet?
JA
NEE
Dan moet de beschikking openbaar worden gemaakt
Is de beschikking reeds gepubliceerd?
NEE
Is de beschikking reeds via www.open.overheid
openbaar gemaakt?
JA
NEE
JA
Publiceer de beschikking alsnog via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Maak het document geanonimiseerd openbaar via PLOOI
Zijn er vragen naar aanleiding van de uitzonderingen?
Meld dit aan bij de Woo- contactpersoon via xxx@xxxxxxxx.xx
JA
NEE
Je bent nu klaar!
11/11
Woo ORGANISATIEGEGEVENS UITLEG
Wat zijn Woo-organisatiegegevens?
Onder deze Woo categorie vallen organisatiegegevens die inzicht in de organisatie en werkwijze geven, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatie. Aan deze verplichting kan bijvoorbeeld worden voldaan door publicatie van een organogram waarin per onderdeel de taken en bevoegdheden van onze gemeente zijn vermeld. Daarnaast moeten wij als gemeente de bereikbaarheid van onze organisatieonderdelen actief openbaar maken. Het betreft dan bijvoorbeeld het bezoekadres (en de wijze waarop voor een bezoek een afspraak kan worden gemaakt), het telefonisch doorkiesnummer en de wijze waarop ons organisatieonderdeel elektronisch bereikbaar is.
Welke organisatiegegevens dienen wij openbaar te maken?
De gemeente dient in ieder geval uit eigen beweging de volgende gegevens openbaar te maken:
• inzicht in onze organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van onze organisatieonderdelen;
• de bereikbaarheid van onze bestuursorgaan en onze organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend.
Wat maken wij niet openbaar?
Hoewel dat de transparantie op zichzelf ten goede zou komen, verplicht de Woo strikt genomen niet tot openbaar maken van mailadressen en telefoonnummers van de teams binnen de organisatie. Dit geldt ook voor de contactgegevens van de ambtenaren van onze gemeente.
Wanneer maken wij openbaar?
De Woo verplicht ons om de organisatiegegevens via PLOOI openbaar te maken. De datum tot actieve openbaarmaking van de organisatiegegevens via PLOOI is vooralsnog onbekend. Dit betekent dat de datum van de inwerkingtreding van de categorie organisatiegegevens op een later moment bij Koninklijk besluit bekend wordt gemaakt.