CONCEPTREGLEMENT
MAATSCHAPPELIJKE ADVIESRAAD PROVIDES
In aansluiting op hoofdstuk 4, artikel 24 van de statuten van stichting Provides
d.d. 28 oktober 2018
Overwegingen
Stichting Provides kent een Maatschappelijke Adviesraad Provides als statutair orgaan om het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren over maatschappelijke aangelegenheden die van betekenis –kunnen- zijn voor het beleid en de activiteiten van Provides.
Provides kiest voor de instelling van een Maatschappelijke Adviesraad Provides om onze maatschappelijke inbedding van woningcorporaties duidelijk te verankeren. De legitimatie van Provides wordt immers mede bepaald door het draagvlak dat bestaat voor het beleid van de woningcorporatie in de IJsselsteinse samenleving.
Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat de Maatschappelijke Adviesraad Provides aandacht besteed aan ‘grote’ maatschappelijke trends met een (middel)lang termijnperspectief. Te
denken valt aan demografische ontwikkelingen met inbegrip van migratie, veranderingen in de ontwikkelingskansen voor personen uit verschillende leeftijd- en inkomenscategorieën, zelfredzaamheid en sociale cohesie, de positie van bijzondere doelgroepen, maatschappelijke participatie, segregatie, duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen e.d.
Daarom streeft Provides naar diversiteit in de samenstelling van de Maatschappelijke Adviesraad Provides. Er wordt gezocht naar personen die maatschappelijke betrokkenheid en affiniteit met wonen delen, maar voor het overige verschillen van elkaar qua levensfase, woonbuurt, maatschappelijke positie en deskundigheden. Provides wil enthousiaste mensen werven om actief aan adviestrajecten deel te nemen, die kunnen samenwerken en zijn gericht op consensus.
Provides wil voorkomen dat de Maatschappelijke Adviesraad Provides een platform voor specifieke belangenbehartiging wordt, daarom is een aantal omstandigheden benoemd die onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de Maatschappelijke Adviesraad. De Maatschappelijke Adviesraad Provides houdt voorts afstand van advisering over concrete beleidsmaatregelen, of uitvoeringsactiviteiten. De thema’s waarover de Huurdersvereniging IJsselstein, op grond van de actuele samenwerkingsovereenkomst met Provides, een advies- en/of instemmingsrecht hebben, kunnen desgewenst eveneens aanvullend worden voorgelegd aan de Maatschappelijke Adviesraad. De Maatschappelijke Adviesraad Provides adviseert vanuit haar expertise en maatschappelijke achtergrond en niet vanuit het huurdersbelang.
Artikel 1 - Functie reglement
1. Dit reglement geeft nadere voorschriften, die de Maatschappelijke Adviesraad Provides van Stichting Provides, statutair gevestigd te IJsselstein (hierna ook: “de stichting”) bij de uitoefening van zijn taak in verhouding tot de stichting dient na te leven, zulks ter aanvulling op het bepaalde in de statuten van de stichting d.d. 28 oktober 2018.
2. Dit reglement regelt voorts de verhouding tussen de Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting, zulks ter nadere uitwerking van het bepaalde in de statuten van de stichting d.d. 28 oktober 2018.
3. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door het bestuur van de stichting na voorafgaande advisering door de Maatschappelijke Adviesraad Provides en behoeft goedkeuring van de Raad van Commissarissen van de stichting. Door ondertekening van dit reglement door het bestuur van de stichting en door de voorzitter van de Raad van Commissarissen van de stichting verklaren het bestuur respectievelijk de Raad van Commissarissen van de inhoud van dit reglement kennis te hebben genomen en daarmee akkoord te gaan c.q. daaraan hun goedkeuring te hebben gegeven.
Artikel 2 - Onverenigbaarheden
Lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides kan niet zijn:
a. Een persoon die deel uitmaakt of in de laatste acht jaar deel heeft uitgemaakt van het bestuur en/of de Raad van Commissarissen van de stichting en haar rechtsvoorgangers;
b. Een persoon die op basis van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 610, eerste lid van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek in dienst is van de stichting of regelmatig voor de stichting arbeid verricht;
c. Een persoon die bloed- of aanverwant is, gehuwd is met, geregistreerd partner is van, of een duurzame gemeenschappelijke huishouding voert met een lid van het bestuur, een lid van de Raad van Commissarissen of een persoon die op basis van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 610, eerste lid van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek in dienst is van de stichting of regelmatig voor de stichting arbeid verricht;
d. Een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van een woningcorporatie in een van de gemeenten waarin de stichting feitelijk werkzaam is;
e. Een persoon die deel uitmaakt van het bestuur van huurdersorganisatie(s);
f. Een persoon die alleen of tezamen met anderen belast is met het toezicht of de controle op de stichting;
g. Een persoon die vanuit zijn arbeidsrelatie mogelijk commerciële belangen heeft, hetgeen belangenverstrengeling oplevert;
h. Een persoon die deel uitmaakt van het College van Burgemeester & Wethouders of de gemeenteraad van een van de gemeenten waarin de stichting feitelijk werkzaam is.
Artikel 3 - Samenstelling en profiel leden Maatschappelijke Adviesraad Provides
1. Bij de samenstelling van de Maatschappelijke Adviesraad Provides wordt er rekening mee gehouden dat:
a. de Maatschappelijke Adviesraad Provides zodanig is samengesteld, dat deskundigheid inzake de lokale samenleving (bij voorbeeld wonen, duurzaamheid, welzijn, zorg, veiligheid en/of maatschappelijk werk) binnen de Maatschappelijke Adviesraad Provides evenwichtig is vertegenwoordigd, en
b. de Maatschappelijke Adviesraad Provides een evenwichtige afspiegeling moet vormen van de verschillende buurten en gemeenschappen van de gemeente IJsselstein, en
c. een deel van de leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides bestaat uit huurders van woongelegenheden van de stichting.
2. De leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides van de stichting dienen zoveel als mogelijk te voldoen aan het navolgende profiel:
a. Men dient woonachtig te zijn in de gemeente IJsselstein of respectievelijk een aantoonbare binding met IJsselstein te hebben;
b. Men dient deskundig te zijn op en zich betrokken te voelen bij het gebied van wonen, welzijn, veiligheid, zorg en/of maatschappelijk werk;
c. Men dient mee te kunnen denken en praten over de missie en visie van de stichting;
d. Men dient interesse te hebben in de werkzaamheden van de stichting;
e. Men dient mondig en assertief te zijn;
f. Men dient integer te zijn;
g. Men dient samenwerkings- en resultaatgericht te zijn;
h. Men moet in staat zijn om actief aan de beraadslagingen binnen de Maatschappelijke Adviesraad Provides deel te nemen;
i. Er mag zich geen onverenigbaarheid voordoen als bedoeld in artikel 2 van dit reglement.
3. Kandidaten voor het lidmaatschap van de Maatschappelijke Adviesraad Provides worden getoetst op basis van het onder lid 2 genoemde profiel.
Artikel 4 - Benoeming leden Maatschappelijke Adviesraad Provides
De eerste benoeming, bij oprichting, geschiedt door de RvC van Provides op voordracht van de bestuurder.
1. De Maatschappelijke Adviesraad Provides bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zeven natuurlijke personen. Het aantal leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides wordt vastgesteld door de Maatschappelijke Adviesraad.
2. De Maatschappelijke Adviesraad Provides benoemt de leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides op persoonlijke titel bij meerderheid van stemmen.
3. De Maatschappelijke Adviesraad Provides benoemt uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter.
Artikel 5 - Kandidaatstelling
1. De Maatschappelijke Adviesraad Provides stelt het bestuur van de stichting tijdig in kennis van vacatures in de Maatschappelijke Adviesraad Provides en van het feit dat er zich kandidaten kunnen aanmelden.
2. Bekendmaking met betrekking tot een vacature geschiedt door een mededeling in ten minste een in de gemeente IJsselstein veel gelezen huis-aan-huisblad en op de website van de stichting. Daarbij worden de eisen voor benoeming genoemd, alsmede de datum waarvoor kandidaten zich moeten aanmelden.
3. Kandidaatstelling voor het lidmaatschap van de Maatschappelijke Adviesraad Provides dient schriftelijk te geschieden onder overlegging van het curriculum vitae van de kandidaat en een verklaring van de betrokken kandidaat dat deze de kandidaatstelling aanvaardt.
4. Een selectiecommissie die bestaat uit twee door de Maatschappelijke Adviesraad Provides uit zijn midden aangewezen leden en het bestuur van de stichting, beoordeelt of de kandidaten voldoen aan de eisen voor benoeming. Door de selectiecommissie wordt daartoe met de kandidaten ten minste één gesprek gevoerd.
Artikel 6 – Zittingstermijn en rooster van aftreden
1. Een lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides wordt benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar, en kan eenmaal voor een periode van vier jaar worden herbenoemd.
2. De leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides treden af volgens een door de Maatschappelijke Adviesraad Provides op te stellen rooster van aftreden, dat voorziet in een stapsgewijze verversing. Het rooster van aftreden wordt op de website van de stichting geplaatst.
Artikel 7 - Einde lidmaatschap
1. Het lidmaatschap van de Maatschappelijke Adviesraad Provides eindigt:
a. door overlijden;
b. door het verstrijken van de zittingstermijn waarvoor (her)benoeming heeft plaatsgevonden;
c. door het schriftelijk bedanken voor de functie;
d. indien en zodra zich een van de in artikel 2 genoemde onverenigbaarheden voordoet;
e. door een besluit van de RvC van de stichting die zonder opgaaf van reden een lid kan ontslaan of schorsen.
2. Een lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides kan worden geschorst en ontslagen wegens verwaarlozing van zijn taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan handhaving als lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides redelijkerwijze niet van de stichting kan worden verlangd. Een schorsing vervalt indien zij niet binnen twee maanden na de aanvraag van de schorsing is gevolgd door een ontslag. Xxxxxxxxx en ontslag vereisen een besluit met twee/derde meerderheid van de overige leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides nadat zij daaraan voorafgaande het betrokken lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides hebben gehoord althans hem daartoe de gelegenheid hebben geboden.
Artikel 8 - Vergoedingen leden
Het bestuur van de stichting kent aan de leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides vacatiegeld toe door hen ten behoeve van de stichting bijgewoonde vergaderingen en ter voorbereiding daarvan verrichte werkzaamheden. Het bestuur stelt de hoogte van het vacatiegeld vast in overleg met de Maatschappelijke Adviesraad Provides.
Artikel 9 - Voorzitter
1. De voorzitter van de Maatschappelijke Adviesraad Provides heeft tot taak het leiden van de vergaderingen van de Maatschappelijke Adviesraad.
Voorts is de voorzitter belast met het:
- zorgdragen voor een goed functioneren van de Maatschappelijke Adviesraad;
- zorgdragen voor optimale participatie van leden van de Maatschappelijke Adviesraad.
2. Xxxxxxx van afwezigheid van de voorzitter zit de vicevoorzitter de vergadering van de Maatschappelijke Adviesraad Provides voor.
3. De voorzitter stelt de data van de vergaderingen van de Maatschappelijke Adviesraad Provides in overleg met het bestuur van de stichting vast.
4. Er dient regelmatig contact plaats te vinden tussen de voorzitter van de Maatschappelijke Adviesraad Provides enerzijds en het bestuur van de stichting anderzijds.
Artikel 10 - Vergaderingen en werkwijze
1. De Maatschappelijke Adviesraad Provides vergadert ten minste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of twee leden van de Maatschappelijke Adviesraad Provides dit noodzakelijk achten. Voor deze vergaderingen stelt de Maatschappelijke Adviesraad Provides zijn eigen agenda op.
2. Overige vergaderingen van de Maatschappelijke Adviesraad Provides worden belegd wanneer het bestuur van de stichting dit nodig acht of daartoe volgens dit reglement verplicht is. Van deze vergaderingen wordt de agenda vastgesteld door de Maatschappelijke Adviesraad Provides in overleg met het bestuur van de stichting.
3. De Maatschappelijke Adviesraad Provides vergadert met het bestuur naar aanleiding van de in artikel 11, lid 2.a toegekende bevoegdheid.
4. De voorzitter draagt er zorg voor dat notulen van de vergaderingen van de Maatschappelijke Adviesraad Provides worden opgemaakt. Voor het maken van de notulen stelt de woningstichting secretariële ondersteuning beschikbaar. De notulen worden door de voorzitter en een ander lid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides dat op de vergadering aanwezig was, ondertekend.
5. Naast de in de leden 1 tot en met 3 genoemde vergaderingen vergadert de Maatschappelijke Adviesraad Provides ten minste eenmaal per jaar met als doel het functioneren van de Maatschappelijke Adviesraad Provides te evalueren.
Artikel 11 - Taken en bevoegdheden
1. De Maatschappelijke Adviesraad Provides heeft als taak het behartigen van belangen van de samenleving aangaande de missie, visie en strategie van de stichting.
2. In verband met de in lid 1 genoemde taak is de Maatschappelijke Adviesraad Provides bevoegd tot:
a. het commentaar geven op het door het bestuur van de stichting gevoerde beleid, de prestaties van de stichting en de verantwoording daarover alsook op de voornemens van het bestuur voor de komende jaren;
b. het gevraagd en ongevraagd adviseren vanuit haar deskundigheid en betrokkenheid van het bestuur over maatschappelijke vraagstukken (thema’s) waarmee de stichting in de gemeente IJsselstein te maken krijgt; daarbij gaat het uitdrukkelijk niet alleen om huurdersbelangen; het toetsen of de ontwikkeling van de stichting verloopt zoals gewenst en bedoeld is.
Artikel 12 - Advies
1. Indien de stichting voornemens is een besluit te nemen waarvoor zij advies van de Maatschappelijke Adviesraad Provides wenst, stelt het bestuur van de stichting de Maatschappelijke Adviesraad Provides door middel van een schriftelijke adviesaanvraag gedurende een periode van vier weken in de gelegenheid met haar te overleggen en haar schriftelijk te adviseren over het voorgenomen besluit. De Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting kunnen de in de vorige zin genoemde periode van vier weken met wederzijds goedvinden verlengen.
2. Het bestuur van de stichting geeft binnen twee weken na ontvangst van het schriftelijk advies van de Maatschappelijke Adviesraad Provides aan, in hoeverre het dit advies zal opvolgen. Als het bestuur van de stichting het advies geheel of gedeeltelijk niet opvolgt, licht het bestuur de (gedeeltelijke) afwijzing schriftelijk toe. Het bestuur kan hierover een vergadering met de Maatschappelijke Adviesraad Provides beleggen.
3. Van de adviezen van de Maatschappelijke Adviesraad Provides wordt door het bestuur van de stichting verslag gedaan aan de Raad van Commissarissen van de stichting en de huurdersorganisatie(s).
4. De adviesbevoegdheid van de Maatschappelijke Adviesraad Provides is aanvullend waar het gaat om de onderwerpen genoemd in de bijlage 1 van de samenwerkingsovereenkomst met de huurdersorganisatie(s) waarover de primaire adviesbevoegdheid en/of instemmingbevoegdheid aan de huurdersorganisatie(s) ex artikel 1 van de Overlegwet toekomen.
Artikel 13 - Materiële ondersteuning
1. De Maatschappelijke Adviesraad Provides kan gebruikmaken van vergaderfaciliteiten ten kantore van de woningstichting. De kosten die de Maatschappelijke Adviesraad Provides maakt die rechtstreeks samenhangen met en redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de in dit reglement genoemde taken worden door de stichting gedragen.
2. Over de hoogte van de desbetreffende kosten als bedoeld in lid 1 alsmede over het betalen daarvan door de stichting maken de Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting onderling afspraken.
3. De Maatschappelijke Adviesraad Provides kan zich – uitsluitend in overleg met het bestuur van de stichting – laten bijstaan of worden ondersteund door adviseurs. De kosten van deze adviseurs zullen door de stichting worden gedragen.
Artikel 14 - Geheimhouding
De Maatschappelijke Adviesraad Provides is verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden die hij in zijn hoedanigheid verneemt en waarvan hij het vertrouwelijk karakter moet begrijpen. Zaken die nog in het overlegstadium verkeren worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd. De Maatschappelijke Adviesraad Provides zal deze verplichting tot geheimhouding ook opleggen aan eventueel door haar in te schakelen adviseurs.
Artikel 15 - Geschillen
1. Xxxxxxx van een geschil tussen de Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting over dit reglement, de wijze of de gewenste ontwikkelingen van de tussen hen bestaande verhoudingen, streven de Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting naar een minnelijke regeling van het geschil.
2. Indien er tussen de Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting een geschil van zakelijk inzicht bestaat over de uitvoering van dit reglement zijn de
Maatschappelijke Adviesraad Provides en het bestuur van de stichting, indien een minnelijke regeling uitblijft, gehouden het geschil voor te leggen aan de Raad van Commissarissen van de stichting. De Raad van Commissarissen zal daarop bindend beslissen zoals is geregeld in zijn eigen reglement.
3. De Raad van Commissarissen van de stichting stelt het bestuur van de stichting en de Maatschappelijke Adviesraad Provides in de gelegenheid hun standpunten toe te lichten.
Artikel 16 - Reglementen
De Maatschappelijke Adviesraad Provides kan zelf reglementen vaststellen, waarin datgene geregeld wordt waarvan de regeling door de Maatschappelijke Adviesraad Provides noodzakelijk of gewenst wordt geacht of waarin de statuten van de stichting niet voorzien. Deze eventuele nadere reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, de statuten van de stichting en dit reglement en behoeven voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het bestuur en de Raad van Commissarissen van de stichting.
Overgangsbepaling
In afwijking van hetgeen in artikelen 4 is bepaald over (de samenstelling van) de Maatschappelijke Adviesraad Provides bestaat de Maatschappelijke Adviesraad Provides van de stichting bij de inwerkingtreding van dit reglement uit:
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
Aldus vastgesteld door het bestuur van de Stichting Provides op ….
…………………………… bestuurder
De heer J.R. Schepen te dezen handelende als voorzitter van de Raad van Commissarissen van Stichting Provides, verklaart dat de Raad van Commissarissen van dit reglement heeft kennis genomen en met de inhoud daarvan akkoord te zijn c.q. daaraan goedkeuring te hebben gegeven.