SODHA GEBRUIKSRECHTOVEREENKOMST
SODHA GEBRUIKSRECHTOVEREENKOMST
1. Overzicht
1.1 Inleiding
Dit is een eindgebruikersovereenkomst tussen de gebruikers van het platform / de infrastructuur van het Social Sciences and Digital Humanities Archive (hierna gebruiker(s) genaamd) en het Social Sciences and Digital Humanities Archive (“SODHA,” “het gegevensarchief”), een afdeling van het Rijksarchief in België. Onderhavig document bepaalt het niveau van dienstverlening dat elke gebrui- ker mag verwachten van het SODHA-platform.
SODHA is een openbare gratis dienst die wordt aangeboden door een federale instelling. XXXXX onderschrijft de principes van lange termijn bewaring die worden gehuldigd door de koepelorganisa- tie, in zoverre het vakministerie, het Belgische Wetenschapsbeleid (BELSPO) financiële steun voor- ziet voor het voortzetten van de werkzaamheden.
1.2 Definities
De SODHA-infrastructuur of het SODHA-platform is gebaseerd op de gratis, open-source DATAVERSE-software voor databankbeheer en de publicatie van onderzoeksgegevens voor herge- bruik, die werd ontwikkeld door het Institute for Quantitative Social Science (IQSS) van de Harvard University. SODHA omvat twee Dataverse toepassingen, een voor productie op xxxxx://xxx.xxxxx. be en een andere voor testdoeleinden op xxxxx://xxxx.xxxxx.xx.
Een gebruiker van SODHA is elke natuurlijke persoon die al dan niet werd geregistreerd door een institutionele login of via een andere login en die zich toegang verschaft en gebruik maakt van een van bovenvermelde websites of die op een andere wijze SODHA contacteert.
Een digital object identifier (DOI) is een uniek blijvend identificatiemiddel dat door een specifiek agentschap wordt verleend aan digitale objecten zoals klassieke wetenschappelijke publicaties (arti- kels, boeken, hoofdstukken van boeken) evenals aan gegevensreeksen.
Een back-up is een kopie (van een collectie) van digitale objecten die wordt gemaakt om ervoor te zorgen dat in geval van verlies van de originele bestanden, deze dankzij de kopie kunnen worden hersteld.
Een gegevensarchief is een databank voor records management en lange termijn archiefdiensten, meer bepaald voor digitale onderzoeksgegevens. In tegenstelling tot archief in de klassieke beteke- nis van de term behandelt een gegevensarchief digitale objecten die recent werden gevormd en die kunnen worden aangeduid als “dynamisch” of “semi-statisch” archief, dit wil zeggen archief dat nog kan worden gebruikt door de archiefvormer of andere gebruikers en waarvoor het nog te vroeg is om het te documenteren en te bewerken (bijvoorbeeld een conversie naar open source bestands- formaten) voor lange termijn archivering, zoals voor traditionele archiefdocumenten gevormd door overheidsinstanties.
2. Dienstverleningsovereenkomst
2.1 Soorten en niveaus van dienstverlening
Het hoofddoel van SODHA is om collecties met onderzoeksgegevens (datasets) in te zamelen en deze beschikbaar te stellen voor hergebruik. In dat verband zijn onze essentiële diensten:
1) De gebruikers een interface voor opslag te bieden
SODHA verbindt zich ertoe een online platform in stand te houden waarop ingelogde ge- bruikers gegevensreeksen kunnen documenteren (door metagegevens in te geven) en ge- gevensbestanden kunnen uploaden.
De interface voor opslag met de open source software waarop SODHA gestoeld is, namelijk Dataverse, is gebaseerd op de internationale metagegevensnorm voor gegevens in sociale wetenschappen, Data Documentation Initiative (DDI). Met andere woorden, de velden met metagegevens die de deponenten kunnen/moeten invullen (al naargelang het veld al dan niet verplicht in te vullen is) komen rechtstreeks van een gezaghebbende documenttype- definitie die werd opgesteld door experten in sociale wetenschappen die hebben bepaald dat die informatiegegevens essentieel zijn om de gegevensreeksen naar behoren te docu- menteren.
2) De gebruikers een gegevenscataloog ter beschikking stellen
De Dataverse software toont gebruikers die naar de homepagina gaan onmiddellijk een lijst met gepubliceerde gegevensreeksen.
Standaard zien de gebruikers alle gepubliceerde gegevensreeksen te beginnen met de meest recent gepubliceerde. Ze kunnen navigeren doorheen de standaardlijst met resulta- ten, of ze kunnen de lijst met gegevensreeksen doen weergeven in alfabetische of anti- alfabetische volgorde (A-Z of Z-A). Geavanceerd zoeken en het toevoegen van zoekopties (de resultaten filteren bijvoorbeeld op auteur, trefwoord, lidmaatschap van de auteur) zijn eveneens beschikbaar.
3) Vrijwaring van onderzoeksgegevens
SODHA zet erop in de gebruikers een veilige en betrouwbare oplossing te bieden voor ge- gevensopslag. Als dienst van het Rijksarchief in België kan SODHA genieten van de expertise van de overkoepelende instelling inzake digitale bewaring.
Het back-up-beleid van SODHA is erop gericht aan het begin van elke week een volledige kopie te maken van alle gegevens die werden opgeladen in de databank en vervolgens stapsgewijs elke werkdag bijkomende back-ups te maken tot het einde van de week. In de “live” toestand worden gegevens die worden opgeladen in het SODHA-platform opgeslagen in een bepaald serverlokaal terwijl de back-up kopieën worden opgeslagen in een ander lo- kaal. Beide lokalen bevinden zich wel op dezelfde plaats, zonder inachtneming dus van de 200 kilometer afstand die wordt aanbevolen voor een optimale back-up-procedure met maximale veiligheid. Het Rijksarchief werkt momenteel aan de integratie van een offsite op- slag in zijn infrastructuur.
Uiteindelijk zullen de gegevenscollecties die werden gepubliceerd op het SODHA-platform en waarvoor het Rijksarchief op een bepaald ogenblik verantwoordelijk wordt – doorgaans gegevens van federale organisaties die onder het toepassingsgebied vallen van de archief-
wet van 24 juni 1955 – verder gedocumenteerd worden en mogelijks in een ruimere ar- chiefcollectie geïntegreerd worden door een archivaris die een geëigend zoekinstrument zal opstellen. Zodra dit gebeurd is en de gegevens zijn overgeheveld naar het beheersysteem van het Rijksarchief zullen ze (tezamen met hun metagegevens) worden gekopieerd op LTP- banden en worden doorgestuurd naar het Long-Term Preservation platform (LTP), een in- frastructuur die wordt gefinancierd door BELSPO. Het LTP platform is een modern en gea- vanceerd archiveringssysteem dat alle garanties biedt op een lange termijn bewaring.
Gegevens die niet de eigendom zijn van het Rijksarchief – meestal gegevens opgeladen door universiteitsonderzoekers – kunnen echter niet worden overgeheveld naar het LTP- platform omdat ze, krachtens het SODHA Deposit Agreement, eigendom blijven van de ori- ginele eigenaars. De eigendom van de gegevens kan worden overgedragen aan het Rijksar- chief middels een ad hoc of raamakkoord, meestal ondertekend door het Rijksarchief en een individuele onderzoekseenheid binnen een universiteit.
Bijgevolg, en hoewel SODHA ernaar streeft om een betrouwbare databank te worden, beve- len we de gebruikers aan om hun gegevens niet enkel op SODHA te bewaren omdat onze middelen nog steeds beperkt zijn. XXXXX onderschrijft het LOCKSS-principe (“Lots Of Cop- ies Keep Stuff Safe”) en adviseert de gebruikers om SODHA te beschouwen als een bijko- mende back-up/herstel-optie. Deze contradictie is zelfs nog pertinenter in het geval gebrui- kers gegevens opladen met beperkte toegang.
4) De gebruikers advies verstrekken
Binnen de grenzen van de expertise in verband met het gegevensarchief en, meer in het al- gemeen, van het Rijksarchief in België, is SODHA graag bereid om vragen van gebruikers te beantwoorden over gegevensarchivering, algemene parktijken voor gegevensbeheer, be- standsformaten, planning voor gegevensbeheer, gegevensdocumentatie, enz.
Omdat SODHA echter nog een ‘jong’ gegevensarchief is kunnen we nog geen ad hoc richtlij- nen geven voor specifieke vraagstukken rond gegevensbeheer, zoals bijvoorbeeld proble- men met gegevensinzameling, software voor sociale wetenschappen, onderzoeksmethodo- logie, ethische dilemma’s, gegevensanonimisering. Als algemene regel stellen we dat als we vragen krijgen om hulp waarvan we denken dat we er niet voor gekwalificeerd zijn, we er- naar zullen streven om de gebruikers door te verwijzen naar andere diensten of organisa- ties die waarschijnlijk beter van dienst kunnen zijn.
De SODHA Guide bevat een hoofdstuk over External resources met een lijst van tools, dien- sten en organisaties die relevant kunnen zijn voor onderzoekers in de sociale wetenschap- pen en de “digital humanities”. Indien u op de hoogte bent van interessante tools, diensten of organisaties die hier zouden kunnen worden aan toegevoegd vragen we u om ons te con- tacteren en we zullen de lijst dan graag uitbreiden.
2.2 Toegang tot webdiensten en -toepassingen
SODHA zet in op een ononderbroken online toegang tot zijn webdiensten en bronnenmateriaal, in zoverre de middelen - hardware, software en human resources — die door de financierende organi- satie worden geboden dit mogelijk maken.
Indien de dienstverlening zou uitvallen zal alles in het werk worden gesteld om de toegang tot de webdiensten zo snel mogelijk te herstellen. Aangezien SODHA integraal deel uitmaakt van het Rijks- archief in België, een federale instelling, zijn interventies slechts mogelijk tijdens de kantooruren van maandag tot vrijdag.
2.3 Digital object identifiers (DOIs)
Het Rijksarchief in België heeft de DataCite onderschreven om de gegevensreeksen op het SODHA- platform te voorzien van DOI. DataCite is een wereldwijd non-profit consortium voor de verspreiding van onderzoeksresultaten. Daartoe verstrekt DataCite DOI zodat de online zichtbaarheid van digitale objecten groter wordt, vooral door webcrawlers zoals Google, Google Scholar, Xxxx, enz.
Zodra ze op het SODHA-platform zijn gepubliceerd krijgen de gegevensreeksen een DOI. Bestanden binnen een gegevensreeks en nieuwe versies van eerder gepubliceerde reeksen krijgen geen nieuwe DOI.
Enkel gepubliceerde gegevensreeksen krijgen een DOI. Gegevensreeksen die staan aangeduid als “Draft” of “Unpublished” hebben in feite nog geen DOI gekregen, zoals blijkt wanneer men toegang probeert te krijgen tot de webpagina van de gegevensreeks via de DOI URL nog voor revisie en pu- blicatie heeft plaatsgevonden.
2.4 Communicatie en feedback
SODHA verbindt zich ertoe tijdig te reageren op verzoeken van de gebruikers. SODHA streeft ernaar de gebruikers feedback te geven, evenals relevante informatie en/of technische bijstand voor het gebruik van de diensten van het gegevensarchief, en dit zowel proactief als reactief.
Net zoals in het geval van elektriciteitspannes moet erop worden gewezen dat SODHA enkel tijdens de kantooruren van maandag tot vrijdag kan reageren op berichten van de gebruikers.
Indien gebruikers in het bijzonder vragen om toegang tot administratieve stukken die relevant zijn voor de werking van het gegevensarchief verbindt SODHA zich ertoe, als onderdeel van het Rijksar- chief in België, een federale wetenschappelijke instelling, om overeenkomstig artikel 32 van de Bel- gische Grondwet en de federale wet over de openbaarheid van bestuur van 11 april 1994 , de vraag van de gebruikers te behandelen binnen een termijn van 30 dagen vanaf de dag waarop de aanvraag werd ingediend bij SODHA.
SODHA maakt geen onderscheid tussen de gebruikers en streeft ernaar alle personen en hun vragen op gelijke manier te behandelen.
2.5 Eigendomsrechten
Zoals reeds vermeld werd de Dataverse software ontwikkeld door het Institute for Quantitative Social Science (IQSS) van Harvard University. Het open source Dataverse programma wordt voor hergebruik beschikbaar gesteld via een Apache 2-licentie die kan worden ingekeken op GitHub. Zie
[1] en [2] voor verdere informatie.
3. Historiek van dit document
Datum | Versie- nummer | Aangebrachte wijzigingen |
30-07-2021 | 1.0 | Eerste versie |
05-08-2021 | 1.1 | Correctie van typefouten |