Inleiding

Concept Samenwerkingsovereenkomst gemeente en Buha BV

Gemeente Doetinchem (opdrachtgever) en Buha BV (opdrachtnemer)

Versie : september 2016

Inleiding

In het kader van de organisatieontwikkeling gD2020 kiest de gemeente Doetinchem voor verbonden uitvoering. Hierbij worden uitvoerende organisatieonderdelen op afstand geplaatst. Door meer ruimte te geven aan de uitvoering beoogt de gemeente verdere kwaliteits-en efficiencyverbeteringen in de publieke dienstverlening door te voeren (“excellente uitvoering”).

Onderdeel van de organisatievisie is de verzelfstandiging van de huidige afdeling Buha. Op 1 januari 2017 dient Buha BV (werktitel) operationeel te zijn. Door de verzelfstandiging ontstaat een nieuwe relatie tussen de gemeente en Buha BV. De gemeente wordt eigenaar (aandeelhouder) en opdrachtgever van Buha BV. Belangrijk instrument in de opdrachtgever-opdrachtnemer (OGON) relatie is een samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken over de dienstverlening worden vastgelegd. Deze notitie beschrijft de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst.

De samenwerkingsovereenkomst bestaat uit twee delen:

A. Algemeen Kader (onbepaalde tijd).

Hierin staan de algemene afspraken over onder meer de opdrachtbeschrijving, wederzijdse rolverdeling en verantwoordelijkheden, overleg- en rapportagestructuur, evaluatie en bijsturing.

B. Dienstverleningsafspraken (telkens voor een periode van 4 jaar).

In dit deel staan de specifieke kwaliteits- en prijsafspraken over de aan Buha BV opgedragen diensten.

Na besluitvorming over oprichting van de BV (ontwerpbesluit) wordt deze notitie uitgewerkt tot een formele overeenkomst.

A. Algemeen kader

Uitgangspunten: samen naar nog betere dienstverlening

• Deze overeenkomst maakt onderdeel uit van een groeitraject, waarin beide partijen moeten “leren en wennen” in de rol als opdrachtgever en opdrachtnemer. Beide partijen hechten eraan om de dienstverleningsafspraken en de samenwerkingsrelatie periodiek te evalueren, zodat tijdig kan worden bijgestuurd indien nodig.

• Doelstelling voor beide partijen is om inwoners en bezoekers van Doetinchem een schone, hele en veilige openbare ruimte aan te bieden tegen een zo laag mogelijk tarief.

• In de uitvoering en bij beleidsontwikkeling en inrichtingsprojecten in de openbare ruimte werken gemeente en Buha BV actief samen.

• Ontzorging en vertrouwen is de basis voor de dienstverlening. De afspraken worden op hoofdlijnen en meerjarig vastgelegd. De meerjarige scope maakt het makkelijker en beter mogelijk om tussentijds te kunnen bijsturen in beleid of uitvoering.

• Binnen de samenwerking worden zakelijke afspraken gemaakt, waarbij “eenvoud, “praktisch” en “transparant” sleutelwoorden zijn. Het vastleggen van afspraken is geen doel op zich, maar moeten prikkelen tot verdere kwaliteits-of efficiencyverbeteringen.

Opdrachtomschrijving: huidige takenpakket als basis

• Het huidige takenpakket van Buha vormt de basis voor het dienstenpakket dat Buha BV in opdracht van de gemeente uitvoert. In deel B wordt het werkpakket van Buha BV beschreven.

De opdracht aan Buha BV is voor onbepaalde tijd en het dienstenpakket wordt exclusief aan Buha BV opgedragen.

• Wat betreft de indeling van het dienstenpakket wordt om praktische en bedrijfsvoeringredenen aangesloten bij de structuur en indeling van de gemeentebegroting.

• Buha BV voert de opgedragen diensten conform overeengekomen prijs- en kwaliteitsafspraken uit.

• Over het inschakelen van gemeentelijke organisatieonderdelen (ingenieursbureau, grondzaken) door Buha BV zijn afspraken gemaakt.

Deze afspraken zijn: Als Buha BV expertise nodig heeft die bij de kernorganisatie aanwezig is (bv bij ingenieursbureau, grondzaken etc.) dan schakelt Buha BV hiervoor de kernorganisatie in. En andersom geldt hetzelfde. Als de kernorganisatie expertise nodig heeft die bij Buha BV aanwezig is, schakelt de kernorganisatie Buha BV in.

Rolverdeling en verantwoordelijkheden: samenwerken vanuit verschillende posities

• Gemeente en Buha BV zijn gelijkwaardige partners met een verschillende verantwoordelijkheid. De Gemeente is verantwoordelijk voor het beleid en ontwikkeling van de openbare ruimte en stelt de opdracht aan Buha BV vast.

• Buha BV voert taken in het beheer van de openbare ruimte uit en zorgt daarmee voor een schone, hele en veilige buitenruimte. Tevens ondersteunt en adviseert Buha BV de gemeente bij de opdrachtformulering, beleids- en projectontwikkeling en uitvoering van diverse gemeentelijke taken (zie deel B voor een verdere toelichting).

• De gemeente en Buha BV voorzien elkaar tijdig van informatie over actuele ontwikkelingen en (wijzigingen in) areaalgegevens en wisselen in bredere zin kennis- en informatie uit die relevant is voor een goede taakuitoefening richting inwoners van en bedrijven in Doetinchem.

• Buha BV zorgt voor een transparante, adequate en tijdige informatievoorziening over de uitvoering van het dienstenpakket richting gemeente, zodat de gemeente haar opdrachtgeversrol goed kan invullen.

• Beide partijen werken samen bij beleidsontwikkeling en projectontwikkeling en –uitvoering in de openbare ruimte. Over de rol- en taakverdeling en onderlinge afstemming daarbij zijn nadere werkafspraken gemaakt (zie bijlage 1).

Beleidscyclus: focus op realisatie maatschappelijke doelen

• Het beleid van de gemeente is uitgangspunt voor deze samenwerkingsovereenkomst. Gemeente en Buha BV stellen gezamenlijk een werkplanning op voor nieuw te ontwikkelen of te actualiseren beleid op werkvelden van Buha BV. De eerste versie van de beleidskalender is in bijlage 2 opgenomen. Deze kalender wordt in onderling overleg jaarlijks geactualiseerd.

• De doelen en ambities van de gemeente worden vertaald in een meerjarige opgave voor Buha BV en geconcretiseerd naar tussendoelen en jaarlijkse speerpunten. Voor elke dienst wordt de “stuurinformatie” in een handzame en overzichtelijke dienstenkaart vastgelegd.

• In een jaarlijkse monitor legt Buha BV verantwoording af over de bijdrage van de uitvoering aan de realisatie van de doelen en ambities van de gemeente. Daarbij komen zowel doelen voor de langere als voor de korte termijn aan bod. De opzet van deze monitor wordt in onderling overleg bepaald.

Overleg- en rapportagestructuur: doelmatig en effectief

• De gemeente en Buha BV spreken af elkaar actief te informeren over de voortgang van de dienstverlening en over beleidsmatige en andere ontwikkelingen die voor de samenwerking relevant zijn.

• De samenwerking wordt gefaciliteerd door een effectieve en efficiënte overlegstructuur:

o De gemeente en Buha BV stemmen met elkaar af wie vanuit beide organisaties de accounthouders binnen de samenwerkingsovereenkomst zijn.

o Regulier overleg over de samenwerkingsovereenkomst vindt op operationeel, management en bestuurlijk niveau plaats. Partijen maken in onderling overleg nadere afspraken over de invulling van deze overleggen en wie vanuit beide organisaties in deze overleggen participeren.

o Naast regulier overleg in het kader van de samenwerkingsovereenkomst worden er op het niveau van diverse vakdisciplines vakgroepoverleggen (bv. groen, parkeren etc.) georganiseerd tussen medewerkers van gemeente en Buha BV.

o Over verschillende disciplines heen vindt er periodiek een inhoudelijk afstemmingsoverleg plaats waarin planning en voortgang van onderhouds-, beheer-, herinrichtings- en revitaliseringsprojecten in de openbare ruimte wordt besproken (COR).

• Ten behoeve van de reguliere overleggen stelt Buha BV heldere voortgangsrapportages op, waarin gerapporteerd wordt over de in de dienstenkaarten opgenomen prestaties en speerpunten.

• Buha BV rapporteert halfjaarlijks (2 x per jaar) aan de gemeente over de uitvoering van de opgedragen taken. De half-jaarrapportage verschijnt voor 1 september, de jaarrapportage (de prestatiemonitor) voor 1 maart.

Evaluatie en bijsturing: op zoek naar continue verbetering

• Buha BV en gemeente streven naar een continue verbetering van kwaliteit van dienstverlening. In onderling overleg wordt een efficiënte monitoringsystematiek opgezet (waarin ook onderdelen als gezamenlijke schouw, klantenpanels e.d. opgenomen kunnen worden). Daarnaast wordt eens in de vier jaar een evaluatie uitgevoerd naar het functioneren van de samenwerking en kwaliteit van de dienstverlening.

• Buha BV participeert in landelijke benchmarks m.b.t de BOR en –reinigingstaken en neemt de resultaten hiervan op in de jaarrapportages.

• De gemeente en Buha BV kunnen samen of individueel een deskundigenonderzoek laten uitvoeren naar de kwaliteit, marktconformiteit of andere aspecten van de dienstverlening. In alle gevallen vindt er voorafgaand aan opdrachtverlening overleg plaats tussen gemeente en Buha BV over doel en aanpak van het onderzoek.

• Indien de uitvoering van een dienst door Buha BV niet voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen zullen partijen daarover met elkaar in overleg treden. In eerste instantie in het operationeel overleg en als dat niet tot verbetering leidt in het management en vervolgens bestuurlijk overleg (escalatiemodel).

Vergoedingen en wijze van betaling: transparant en zakelijk

• De gemeente betaalt een vergoeding voor de door Buha BV verleende diensten.

• De vergoedingen in het eerste jaar zijn gebaseerd op de meerjarenbegroting van de afdeling BUHA, inclusief efficiencytaakstelling en de bijbehorende investeringsplanning.

• In de navolgende jaren wordt door Buha BV voorafgaand aan elk kalenderjaar een voorstel gemaakt met daarin de te vergoeden (jaar)bedragen per domein en taakveld. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in:

o reguliere werkzaamheden.

o investeringen in maatschappelijke kapitaalgoederen.

• De vergoedingen van de reguliere werkzaamheden hebben in principe een hard karakter. Bijstelling van de vergoeding is (alleen) aan de orde bij:

o wijzigingen van of aanvullingen op de opdracht.

o wijzigingen in areaalgegevens (o.m. wijzigingen in aantal huisaansluitingen, aantal of oppervlakte van te onderhouden objecten en elementen. De uitgangssituatie ten aanzien van de areaalgegevens is in bijlage 3 opgenomen.

o wijzigingen in loon- en prijspeil.

o calamiteiten die niet waren voorzien en die redelijkerwijs niet tot de reguliere bedrijfsvoeringrisico’s behoren.

• Als bijstelling van de opdracht leidt tot frictie- en desintegratiekosten dan worden deze kosten door de gemeente vergoed.

• Bij investeringen in maatschappelijke kapitaalgoederen wordt er een opdracht verstrekt door de gemeente aan Buha BV. Buha BV krijgt de opdracht om de investeringen te realiseren.

o Bij afronding van de investering vindt er een nacalculatie plaats en worden de werkelijke gemaakte kosten vergoed door de gemeente. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen in gezamenlijk overleg – als zij constateren dat de opdracht en de beschikbare middelen voldoende zijn onderbouwd - anders besluiten en overgaan tot voorcalculatie (winst en risico bij Buha BV).

o Tussentijds wordt de stand van zaken toegelicht tijdens reguliere verantwoordings- momenten. Bij dreigende substantiële afwijkingen (financieel en inhoudelijk) wordt de opdrachtgever direct geïnformeerd.

o Bij het opstellen van de jaarrekening van Buha BV controleert de accountant de rechtmatigheid van de geboekte kosten op investeringen.

• Buha BV heeft de ruimte om een eigen buffer op te bouwen om bedrijfsvoeringsrisico’s op te kunnen vangen. De omvang van deze buffer wordt door de aandeelhouder bepaald.

• Buha BV stelt voorafgaand aan elk aar een liquiditeitsprognose op. Op basis van deze prognose vindt bevoorschotting van de werkzaamheden door de gemeente plaats.

Verdiepende afspraken bij areaaluitbreiding

• Bij nieuw beleid en projecten worden de beheer- en onderhoudskosten zo vroeg als mogelijk door de gemeente in samenspraak met Buha BV inzichtelijk gemaakt. Dit geldt ook voor Regiekamerinitiatieven.

• De gemeente zorgt ervoor dat alle kosten van areaaluitbreiding jaarlijks bij besluitvorming over de betreffende projecten worden meegenomen. De budgetten in de gemeentebegroting vanwege deze areaaluitbreiding worden vervolgens betrokken bij de budgetafspraken met Buha BV.

• Een jaar na overdracht van beheer en onderhoud van afgesloten projecten naar Buha BV wordt geëvalueerd of de vergoeding voor beheer en onderhoud passend is.

Looptijd en opzegging: continuïteit en duidelijkheid voor langere termijn

• De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt op 1 januari 2017 in werking.

• Onderkend wordt dat gemeente en Buha BV tijd en ruimte nodig hebben om de gewenste verzakelijking en efficiencywinst te kunnen realiseren. Een eerste fundamentele evaluatie van

het functioneren en presteren van de samenwerking vindt niet eerder dan 4 jaar na oprichting van Buha BV plaats.

• Er kan door één van de partijen –na de genoemde termijn in het vorige artikel - worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van twee jaar. Opzegging van de overeenkomst kan pas worden geëffectueerd als de gemeente en Buha BV overeenstemming hebben over de financiële, personele en andere gevolgen daarvan.

• Wijzigen van afspraken: jaarlijks wordt tussen gemeente en Buha BV overlegd (in het managementoverleg) of en hoe de dienstverleningsafspraken moeten worden aangepast.

• Terughalen of toevoegen van diensten: De gemeente kan besluiten om bepaalde diensten terug te halen uit de dienstverlening of om diensten toe te voegen aan het werkpakket van Buha BV. De beëindiging van een specifieke dienst, dan wel het toevoegen ervan, kan pas worden geëffectueerd als de gemeente en Buha BV overeenstemming hebben over de financiële, personele en andere gevolgen daarvan.

Juridische bepalingen: helderheid en zekerheid voor beide partijen

• Buha BV zal schade die het gevolg is van de uitvoering van aan haar opgedragen werkzaamheden herstellen en zal zich daartoe afdoende verzekeren.

• Het is voor Buha BV of de gemeente niet mogelijk om rechten en verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst zonder voorafgaande toestemming geheel of gedeeltelijk aan andere bedrijven of organisaties over te dragen.

B. Dienstverleningsafspraken

In onderstaande tabel staat het werkpakket van Buha BV. Dit werkpakket bestaat uit circa 30 diensten, die geclusterd zijn naar 9 hoofdgroepen (domeinen). De dienstenindeling volgt zoveel mogelijk de huidige begrotingsmethodiek en landelijke CBS-indeling; op die manier kan de gemeente eenvoudig en efficiënt blijven voldoen aan de informatiebehoefte over gemeentebegrotingen op landelijk niveau. Elke dienst is of wordt uitgewerkt in een dienstenkaart, waarin de opdracht voor Buha BV is geformuleerd en prijs- en kwaliteitsafspraken worden gemaakt.

Het werkpakket van Buha BV

Domein / hoofdgroep	Dienst
A. Afval / Grondstofbeheer	A1a. Inzameling grondstoffen (gft, OPK, glas, PMD, kunststof) A1b. Inzameling huishoudelijk restafval A1c. Inzameling grof huishoudelijk restafval A2a. Brengen GHA/ Afvalbrengstation A2b. Brengen GHA/ Kringloopbedrijf A3. Inzameling bedrijfsafval A4. Straatreiniging en afvalbakken A5. Gladheidbestrijding A6. Huisuitzettingen en transport
B. Wegen	B1. Beheer en onderhoud wegen B2. Openbare verlichting B3. Civieltechnische kunstwerken B4. Verkeersregelinstallaties B5. Beheer en onderhoud straatmeubilair B6. Kabels en leidingen
C. Wijk- en groenbeheer	C1. Wijkbeheer C2. Onderhoud en beheer openbaar groen, natuur en landschap C3. Spelen

D. Riolering en watervoorziening	D1. Beheer en onderhoud riolering D2. Machinaal kolken reinigen
E. Begraafplaatsen	E1. Beheer/exploitatie begraafplaatsen
F. Xxxxxx en exploitatie accommodaties	F1. Xxxxxx, onderhoud en exploitatie binnensport / sporthalbeheer F2. Xxxxxx, onderhoud en exploitatie buitensport F3. Vastgoedbeheer F4. Projectleiding / begeleiden van nieuwbouw, verbouw, renovatie, restauratie en sloopprojecten
G. Parkeren	G1. Gereguleerd parkeren en onderhoud G2. Vergunningverlening parkeren
H. Handhaving	H1. Handhaving openbare ruimte H2. Toezicht (stadswachten)
I. Algemeen	I1. Meldpunt I2. Wijkbedrijf I3. Aanschaf en onderhoud van gemeentelijke voertuigen Opmerking: piketdienst wordt bij de diensten beschreven/uitgewerkt

Dienstenkaarten

Per domein worden de dienstverleningsafspraken in een vast format uitgewerkt. Voor elke dienst wordt het volgende aangegeven:

• opdrachtomschrijving. Hierin wordt omschreven wat de dienst inhoudt, wat er wel en niet onder valt, en met wie/welke partijen verder moet worden samengewerkt.

• bijdrage aan beleidsdoelen. Welke beleidsdoelen zijn van toepassing en welke SMART- (tussen)doelen kunnen daarvan worden afgeleid?

• kwaliteitseisen en monitoring. Hier wordt beschreven welke kwaliteitseisen (zoveel mogelijk functioneel geformuleerd) van toepassing zijn en hoe prestaties gemeten gaan worden.

• speerpunten. Hier worden de speerpuntactiviteiten voor het komende jaar opgenomen, met resultaatomschrijving.

• specifieke aandachtspunten. Vermeld wordt of en zo ja welke bijzonderheden van toepassing zijn.

• budget. De beschikbare budgetten voor de komende jaren, inclusief investeringsbedragen worden aangegeven.

De dienstenkaarten samen vormen een handzaam overzicht waarin de kernafspraken over kwaliteit en prijs per domein en dienst zichtbaar zijn. De scope van 4 of 5 jaar zorgt ervoor dat een goede afstemming op het gemeentelijk beleid mogelijk is. De tussendoelen maken het mogelijk om tussentijds te kunnen beoordelen of er bijsturing moet plaatsvinden of niet. Als bijvoorbeeld blijkt dat er een intensivering nodig is om de lange termijn doelen uit het gemeentelijk beleid weer binnen bereik te brengen dan kan de concrete invulling hiervan in de speerpunten voor het komende jaar worden aangegeven.

Inmiddels zijn alle dienstenkaarten in concept uitgewerkt. De dienstenkaart beheer en onderhoud riolering is als voorbeeld in bijlage 3 toegevoegd.

Algemene service

Buha BV verricht diverse ondersteunende werkzaamheden voor de gemeentelijke kernorganisatie, die niet direct onder één dienst vallen, maar die verweven zijn met meerdere diensten in het

werkpakket van Buha BV. Deze ondersteunende werkzaamheden maken nadrukkelijk onderdeel uit van de opdracht aan Buha BV. Deze “servicedienstverlening” betreft onder meer:

• Ondersteunende werkzaamheden voor parkmanagementorganisaties/bedriijfsleven inzake het beheer van bedrijventerreinen (incidenten, groenvoorziening, parkeren).

• Organisatorische en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van evenementen, festiviteiten op feestdagen en door de gemeente georganiseerde representatieve activiteiten.

• Ondersteuning bij technische uitvoering van verkiezingen (plaatsing van borden e.d.)

• Technische ondersteuning en advisering bij het verlenen van vergunningen op grond van de APV, Woningwet (bouwvergunningen) en bijzondere wetten.

• Technische advisering en ondersteuning van de Regiekamer bij stedelijke projecten (advisering over ruimtelijke inpassing / inrichtingsplannen), begeleiding werkzaamheden bij inrichting openbaar gebied, overname van beheer na woonrijp maken).

Bijlage 1 Taakafbakening en werkafspraken Taakafbakening

• Vanuit de gemeentelijke kernorganisatie is er één afdeling verantwoordelijk voor het opdrachtgeverschap en account richting Buha BV. Deze rol wordt gepositioneerd binnen R&S. BPU en Buha BV onderhouden wel intensieve werkrelaties (en die moeten vooral ook behouden blijven), maar zaken die in het kader van de OGON-relatie moeten worden geregeld lopen via de lijn R&S – Buha BV.

• De regie-organisatie is compact en stuurt op hoofdlijnen. Binnen R&S zitten, naast de regisseurs, een aantal strategisch beleidsadviseurs (voor overkoepelend beleid en contacten met belangrijke stakeholders) en mogelijk enkele projectleiders (van een beperkt aantal complexe, bestuurlijk gevoelige projecten).

• Buha BV is verantwoordelijk voor het beheer en krijgt als professionele organisatie ruime handelingsvrijheid over het Hoe van de uitvoering. Daarnaast blijft Buha BV ook op het gebied van beleid- en projectuitvoering samenwerkingspartner van de gemeente.

• R&S, BPU en Buha BV hebben elkaar nodig om beleid en uitvoering goed op elkaar af te stemmen. Dat doen we via de systematiek van de “Big 8”. Investeren in samenwerking is daarbij belangrijk. Grote valkuil is dat de verzelfstandiging leidt tot een doorschieten in formele rollen en verantwoordelijkheden. Dat moet worden voorkomen.

	R&S	BPU	Buha BV
Kerntaken	Regievoering en contactmanagement Opstellen van omgevings- beleid Volgen van maatschappelijke ontwikkelingen, agenderen van vraagstukken Complexe, bestuurlijk gevoelige projecten (bijv. Iseldoks) Relatiemanagement met belangrijke stakeholders (bijv. Sité, Graafschap College)	Ruimtelijke ordening /bestemmingsplannen Uitvoering economische zaken Xxxxxxxxxxxx en toezicht bijzondere wetten Vergunningverlening WOZ/belastingen Geo-informatie en landmeten Reguliere ruimtelijke projecten Regiekamer Ingenieursbureau (o.m. Civiel & Verkeer, Atelier, Milieu, Groen) Uitvoering klimaat- /duurzaamheidsprogramma	Beheer van de openbare ruimte, inclusief begraafplaatsen, parkeren, handhaving openbare ruimte en accommodatiebeheer
Beleid mbt openbare ruimte	Ambtelijk opdrachtgever- schap van alle beleidsnota’s Opstellen overkoepelend beleid (bijv. mobiliteitsvisie, duurzaamheidsplan)	Opstellen sectorbeleid1 (bijv. accommodatiebeleid, parkeervisie)	Opstellen operationeel beleid (bijv. beheerplannen, bomenplan, hondenplan) Opstellen sectorbeleid (bijv. GRP, grondstoffenplan)
Inrichting openbare ruimte	Nvt	Nieuwontwerp Revitaliseringsprojecten – herontwerp (nieuwe functies/elementen)	Onderhoud Revitaliseringsprojecten – (zonder functieverandering in de openbare ruimte)

Met bovenstaande taakverdeling wordt de kern helder aangegeven. Werkende weg kan per werkveld een verdere detaillering in de positionering of invulling van taken worden aangebracht.

Werkafspraken

• Op managementniveau worden afspraken gemaakt over wie de lead neemt bij een bepaald beleidstraject (met als spelregel: “waar zit het zwaartepunt van de kennis in het betreffende veld”) en hoe de rolverdeling en samenstelling van het projectteam wordt. Deze afspraken worden steevast voorafgaand aan de start van een traject gemaakt.

• In de reguliere management overleggen zal ook structureel een projectenlijst met lopende en nieuw op te starten projecten worden doorgenomen. Hierop komen alle nieuwontwerp, revitaliseringsprojecten en (groot) onderhoudsprojecten in de openbare ruimte te staan. Op basis van de lijst kan in het managementoverleg worden bepaald wie de lead neemt bij een

herinrichtingsproject (met als spelregel: “ligt het zwaartepunt bij herontwerp of verandert er in de functionaliteit niet of nauwelijks iets”), hoe de rolverdeling en samenstelling van de projectgroep wordt.

• Tijdens de uitvoeringsfase geldt vervolgens de afspraak dat elke ontwerpverandering in het Coördinatieoverleg Openbare Ruimte (COR) aan de orde wordt gesteld en besproken wordt tussen betrokkenen van de kernorganisatie en Buha BV.

• Zowel beleid als inrichtingsvraagstukken worden projectmatig opgepakt, waarbij in alle gevallen medewerkers van de kernorganisatie (meestal BPU) en Buha BV vertegenwoordigt zullen zijn. Als deze projectmatige manier van werken consequent wordt gevolgd legt dat een basis voor nog betere onderlinge samenwerking.

Bijlage 2 Beleidskalender

Onderstaande kalender, met voor de dienstverlening van Buha BV, relevant gemeentelijk beleid wordt elk jaar geactualiseerd.

Deze kalender betreft een eerste aanzet. Verdere invulling is nog voorzien in het vierde kwartaal van 2016.

Bij opstelling van nieuw beleid worden de werkafspraken gevolgd zoals beschreven in bijlage 1.

Thema	Actueel beleidskader*	Opstellen in 2017
Ruimte	Grotendeels, onder meer structuurvisie en aanvalsplan binnenstad	Kwaliteitshandboek openbare ruimte
Groen / landschap	Deels, onder meer bomenbeheerplan en uitvoeringsprogramma groen 2016- 2019	Groenbeleidsplan (stedelijk en wijkniveau)
Wegen en verkeer	Deels, onder meer mobiliteitsvisie (in ontwikkeling), beleidsnota vri’s, beleidsplan openbare verlichting	Beleidsplan wegen Actualisering wegcategoriseringsplan
Xxxxxxxx	Xx, parkeervisie Doetinchem 2016 is in ontwikkeling
Riolering	Ja, GRP 2016-2020
Afval	Ja, Grondstoffenplan 2015-2019
Accommodaties	Vastgoedfonds 2015	Nog te bespreken
Handhaving	Handhavingsprogramma Parkeerverordening en Evenementenbeleid Aanwijzingsbesluit Parkeerbelastingverordening

*Buha BV stelt daarnaast binnen alle thema’s voor verschillende diensten jaarlijks beheerplannen op. Deze beheerplannen hebben de status van operationeel beleid.

Bijlage 3 Voorbeeld dienstenkaart Beheer en onderhoud riolering

1. Omschrijving

Algemeen

De rioleringszorg, de invulling van de gemeentelijke zorgplichten voor stedelijk afvalwater, hemelwater en grondwater, is een gemeentelijke kerntaak. Afvalwater heeft dankzij de riolering geen negatieve impact meer op de volksgezondheid. De vorm en grootte van de riolering, en daarmee de kosten, wordt vooral bepaald door de afvoer van (pieken in) hemelwater: het houden van “droge voeten”. Dat gebeurt ondergronds, en bovengronds door een slimme inrichting van wegen en openbare ruimte.

De gemeente heeft ruim 354 km vrijvervalriolering in beheer, 19.300 kolken, 34 grotere rioolgemalen, 6 randvoorzieningen, ruim 500 drukrioleringsgemaaltjes en 123 individuele systemen voor de behandeling van afvalwater (IBA).

Taken

Buha voert binnen de rioleringszorg de volgende taken uit:

• Opstelling van GRP en BRP’s., voeren van regie over de uitvoering van GRP en BRP’s

• Dagelijks beheer van het rioolstelsel en rioolgemalen (reiniging, inspectie, preventief en curatief onderhoud, verhelpen van storingen)

• Reparatie, renovatie en vervanging van riolering en de daarin voorkomende objecten

• Aanpakken van knelpunten in de waterkwaliteit door overstorten

• Uitvoeren van afkoppelingsprojecten – planning en beheer van lokale verwerking (berging en infiltratie) van hemelwater

• In geval van calamiteiten: afsluiten van (delen van het) riool.

• Voorlichting en communicatie over gemeentelijk waterbeheer (w.o. gerichte projectcommunicatie).

• Onderzoek en monitoring gemeentelijk (afval)waterbeheer (voor gemalen, grond- en afvalwatermeetpunten).

• Uitvoeren van verbeteringsmaatregelen

• Informatie verstrekking en afhandeling van klachten van burgers en bedrijven

Beleidskader/ - documenten

• Waterplan (2003)

• Visiedocument afvalwaterketen Etten 2030 en Tweede Afvalwaterakkoord Etten

• GRP-2016-2020 Hoofddoelen van het GRP 2016-2020.zijn: 1) duurzame bescherming volksgezondheid, 2) handhaving goede leefomgeving en 3) duurzame bescherming van natuur en milieu. Deze hoofddoelen zijn in bijlage III van het GRP verder geoperationaliseerd (“functionele eisen, kwaliteitseisen en maatstaven”).

• Jaarlijks beheerplan (meest recente is van 2016)

Partners

In de afvalwaterketen wordt samengewerkt met 3 buurgemeenten en het waterschap – Buha BV participeert namens de gemeente Doetinchem in het regulier overleg van het Afvalwaterteam Etten.

In de uitvoering van projecten werkt Buha BV (samen) met diverse aannemers.

2. Bijdrage aan gemeentelijke beleidsdoelen

In het GRP 2016-2020 zijn de gemeentelijke doelen per onderdeel/aspect van de waterketen geformuleerd:

1. Afvalwater: “inzameling en transport van afvalwater op zo duurzaam mogelijke wijze”.

2. Hemelwater: “duurzame inzameling en verwerking van overtollig hemelwater, het voorkómen van wateroverlast”.

3. Grondwater: “het grondwater vormt geen structurele belemmering voor de bestemming van een gebied, de gemeente is aanspreekpunt voor inwoners bij (grond)wateroverlast”.

4. Tot slot is een doel van het GRP om de doelmatigheid van het beheer te vergroten en om bestaande voorzieningen in stand te houden.

Buha BV is in de volle breedte verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van het GRP en levert met haar dienstverlening dus een belangrijke bijdrage aan al deze doelen. Hieronder zijn de concrete te leveren prestaties in het dagelijks beheer, op het gebied van vervanging en verbetering en onderzoek benoemd.

5. Kwaliteitseisen en monitoring

Op de taakuitvoering door Buha BV zijn de volgende kernprestaties en kwaliteitseisen van toepassing.

Onderdeel	Prestaties	Kwaliteitseis	Indicator
Beheer en onderhoud	Reiniging en inspectie van 30 tot 40 km vrijval rioolstelsel per jaar,ingroeiende wortels, andere obstakels en vervuiling worden direct verwijderd. Onderhoud en reiniging gemalen: 4 x per jaar Onderhoud en reinigen tunnel- en hemelwatergemalen en randvoorzieningen: 2x per jaar Onderhoud en reinigen drukrioleringsunits en tunnelgemalen twee maal per jaar Controle en reiniging IBA’s: minimaal een keer per jaar. Onderhoud waterdoorlatende verhardingen: reiniging één keer per zeven jaar. Vergroten van de doelmatigheid Invulling grondwaterloket; afhandeling 5 meldingen met grotere onderzoeksvraag per jaar	Een hydraulisch en milieutechnisch blijvend goed functionerend rioolstelsel (gemiddeld) maximaal eenmaal per 2 jaar water op straat Beperkte plasvorming op straat Waarborgen infiltrerende werking infiltratievoorzie- ningen en waterdoorlatende verhardingen Kostenontwikkeling binnen kaders GRP (maximale stijging van € 4,25 per jaar1) Afhandeling klachten conform standaardprocedure (oplossen in max 10 dagen)	Km riool gereinigd / geïnspecteerd Deel van stelsel dat bui06x kan afvoeren zonder water op straat Deel van stelsel dat bui08x kan afvoeren zonder water op straat # gemaalstoringen, rioolverstoppingen en - instortingenx. Positie in landelijke benchmark Hoogte rioolheffing
Vervanging	Vervangings- en groot onderhoud programma GRP compleet uitgevoerd , w.o.: • vervanging elektromagnetische installaties 15 gemalen en 6 BBL/BBB- voorzieningen. • groot onderhoud 180 drukrioleringsgemalen en12 IBA’s + 250 pompen	Een hydraulisch en milieutechnisch blijvend goed functionerend rioolstelsel	Mate van uitvoering vervangingsprogramma % buis per jaar vervangen of gerepareerdx
Verbetering	Verbeterprogramma GRP compleet uitgevoerd Afkoppeling van 2,5 hectare verhard oppervlak per jaar	Duurzame opvang en verwerking van hemelwater waarbij wateroverlast ook in de toekomst wordt voorkomen Uitvoering in goed overleg met betrokkenen	Mate van uitvoering verbeterprogramma Afgekoppelde hectares per jaar
Onderzoek	Alle onderzoeken uit GRP uitgevoerd Uitgebreid en gedigitaliseerd grondwatermeetnet:		Mate van uitvoering onderzoeksprogramma

X uit benchmark rioleringszorg

1 exclusief inflatiecorrectie

In de jaarlijkse beheerplannen van Buha BV wordt het onderhouds- (preventief en curatief), investerings-en onderzoekprogramma verder uitgewerkt.

In de half- en jaarlijkse Buha-brede rapportage rapporteert Buha over voortgang op de genoemde indicatoren. Over de met een asterix aangegeven indicatoren wordt in het kader van de landelijke benchmark rioleringszorg van Rioned gerapporteerd (om de twee jaar). Buha BV participeert in deze benchmark, die verder ook vergelijkingsmateriaal bevat over personele formatie in de binnen- en buitendienst en over meldingen en schadeclaims.

6. Speerpunten

In het GRP zijn de op te pakken maatregelen per jaar uitgesplitst (zie de maatregelenlijst op p. 50 en 51). Speciale aandacht in 2016 krijgen onder meer:

• onderzoek naar kwaliteit duikers binnen en buiten de bebouwde kom (loopt door in 2017)

• proefproject overstortmeting verbeterd gescheiden rioolstelsel

• het baggeren van stedelijke watergangen die overdragen zijn (per 1-1-2016) aan het waterschap.

7. Specifieke aandachtspunten

• Buha BV dient bij diverse activiteiten (o.m. afkoppelingsprojecten, herinrichtingsprojecten) voldoende tijd en aandacht te besteden aan communicatie en voorlichting naar inwoners en bedrijven (via o.m. bewonersavonden, -brieven, folders).

• Buha BV voert zelfstandig de stimuleringsregeling afkoppeling uit.

• In de situatie dat Buha BV bij de uitvoering van rioolvervangings- of afkoppelingprojecten ingenieursbureau-expertise nodig heeft wordt deze betrokken bij het gemeentelijk Ingenieursbureau. Hierover worden in onderling overleg nadere afspraken gemaakt.

8. Budget en investeringen

De totale uitgaven voor uitvoering van het maatregelenprogramma uit het GRP 2016-2020 bedragen maximaal

€ 14.687.712, - over de periode 2016 tot en met 2020 (prijspeil 2016 incl. BTW). De totale exploitatiekosten voor dezelfde periode worden geraamd op € 12.882.045,- Het GRP-budget is als volgt opgebouwd:

jaar	Onderzoek	Verbeteringsplan	Vervangingsplan	Kosten tlv Exploitatie	Exploitatie
2016	€ 169.400	€ 1.314.718	€ 1.382.137	€ 120.250	€ 2.526.409
2017	€ 145.200	€ 1.468.318	€ 1.870.575	€ 50.250	€ 2.551.409
2018	€ 42.955	€ 1.265.875	€ 1.971.737	€ 50.250	€ 2.576.409
2019	€ 6.655	€ 952.875	€ 1.486.957	€ 50.250	€ 2.601.409
2020	€ 42.955	€ 952.875	€ 1.293.228	€ 50.250	€ 2.626.409
Totale uitgaven looptijd GRP	€ 407.165	€ 5.954.661	€ 8.004.635	€ 321.250	€ 12.882.045

Bij besteding dient rekening te worden gehouden met deze verdeling. De kosten voor oa kwijtschelding zijn in bovenstaande tabel niet opgenomen.

Budgetstatus: totale uitgavenbedrag is hard, er is geen schuifmogelijkheid met andere diensten binnen hetzelfde domein (één-op-één-relatie met rioolheffing).