Entiteit]

[Entiteit]

Plaats, dd mm jjjjj

Onderwerp: Verslag van feitelijke bevindingen betreffende het financieel verantwoordingsrapport van <Naam van de Actor> (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor), die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

De bepalingen hierna vormen de opdrachtvoorwaarden (hierna “OV”) op basis waarvan de <Naam van de Actor> (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) de opdracht geeft aan <Naam commissaris/bedrijfsrevisor>, vertegenwoordigd door <vertegenwoordiger van het revisorenkantoor>, (hierna de “de Bedrijfsrevisor”) om overeengekomen specifieke werkzaamheden te verrichten met betrekking tot het financieel verantwoordingsrapport van <naam van de Actor> over de periode van <XXX> tot <XXX> (“de Periode”) van het Programma lopende van XXXX tot <XXXX> met betrekking tot de subsidieovereenkomst gefinancierd door de DGD met als referentienummer <XXXX> (“ministerieel subsidiebesluit”). U vraagt ons om hierover verslag over uit te brengen aan DGD in uitvoering van art. 41 van het KB van 11 september 2016.

De DGD heeft de opdrachtomschrijving opgesteld, maar is geen partij bij deze overeenkomst.

Verantwoordelijkheden van de bij de opdracht betrokken partijen

De term “Actor” verwijst naar de organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor die de begunstigde is van de subsidieovereenkomst die een activiteit dekt. De term 'Actor' omvat desgevallend de verbonden entiteit(en) van de Actor.

De Actor moet aan de bedrijfsrevisor een financieel verantwoordingsrapport verstrekken over de activiteit die wordt gefinancierd door de subsidieovereenkomst conform de voorwaarden van een dergelijke overeenkomst en moet erop toezien dat dit verslag overeenstemt met het boekhoudsysteem en de rekeningen van de Actor. De Actor verstrekt voldoende en juiste gegevens – zowel financieel als niet-financieel – om het financieel verslag te onderbouwen.
De Aktor erkent dat de bevoegdheid van de bedrijfsrevisor om de werkzaamheden uit te voeren die in deze opdracht worden opgelegd effectief afhankelijk zijn van een volledige en onvoorwaardelijke toegang die hem wordt verzekerd door de Actor en desgevallend de verbonden entiteit(en) tot het personeel, het boekhoudsysteem en alle documenten en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden.
De 'bedrijfsrevisor' is belast met de uitvoering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden op de wijze vastgesteld in de onderhavige OV. De term 'bedrijfsrevisor' betekent het bedrijfsrevisorenkantoor met wie een overeenkomst wordt gesloten voor het uitvoeren van deze opdracht en voor het voorleggen aan de Actor van een verslag van feitelijke bevindingen. De term 'bedrijfsrevisor' kan de persoon of de personen betekenen die de verificatie uitvoeren, over het algemeen de vennoot die verantwoordelijk is voor de opdracht of andere leden van het opdrachtteam. De vennoot die verantwoordelijk is voor de opdracht is de vennoot of een andere persoon van het bedrijfsrevisorenkantoor die de verantwoordelijkheid draagt voor de opdracht en het verslag dat wordt opgesteld in naam van dit bedrijfsrevisorenkantoor en die een bedrijfsrevisor is.

Met de ondertekening van deze OV bevestigt de bedrijfsrevisor dat hij lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.

Voorwerp van de opdracht

Deze opdracht heeft als doel de overeengekomen specifieke werkzaamheden vast te leggen met betrekking tot de verificatie van het financieel verantwoordingsrapport van <naam van de Actor> over de de Periode van XXXX tot <XXXX> met betrekking tot het ministerieel subsidiebesluit.

Reden voor de opdracht

Overeenkomstig de subsidieovereenkomst moet de Actor een verslag van feitelijke bevindingen over het financieel verantwoordingsrapport overmaken aan de DGD dat is opgesteld door een bedrijfsrevisor om de betaling te verantwoorden die wordt gevraagd door de NGO in het kader van de subsidie (zie bijlage XX voor de reglementaire bepalingen).

Soort opdracht en doelstelling

De verificatie van de uitgaven die zijn opgenomen in het financieel verantwoordingsrapport bestaat uit de uitvoering van overeengekomen specifieke werkzaamheden, die zijn opgesomd in bijlage xxx van deze OV m.b.t. de ontvangsten en uitgaven die zijn opgenomen in het financieel verantwoordingsrapport en het voorleggen aan de Actor van een verslag van feitelijke bevindingen inzake de overeengekomen specifieke werkzaamheden die werden uitgevoerd.

Het doel van deze overeengekomen specifieke werkzaamheden is dat de bedrijfsrevisor de feitelijke gegevens uit het financieel verantwoordingsrapport van de Actor verifieert en deze vergelijkt met de voorwaarden uit de subsidieovereenkomst. Aangezien deze opdracht geen enkele mate van zekerheid inhoudt, brengt de bedrijfsrevisor geen controleoordeel tot uitdrukking en verstrekt hij geen enkele mate van zekerheid. De DGD beoordeelt de feitelijke bevindingen die door de bedrijfsrevisor worden meegedeeld en trekt daaruit zijn eigen conclusies.

Normen en ethiek

De bedrijfsrevisor voert deze opdracht uit:

met inachtneming van de International Standard on Related Services (ISRS) 4400 'Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information' (opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie), zoals bekendgemaakt door de International Federation of Accountants (IFAC);
in overeenstemming met de deontologische bepalingen die gelden in België. Deze bepalingen bevatten de fundamentele ethische beginselen voor bedrijfsrevisoren die onder meer betrekking hebben op integriteit, objectiviteit, onafhankelijkheid, beroepsbekwaamheid, het voorzichtigheids- en zorgvuldigheidsbeginsel, vertrouwelijkheid, beroepsgedrag en technische normen. Hoewel onafhankelijkheid in ISRS 4400 niet wordt bepaald als criterium voor de overeengekomen opdrachten, eist de DGD dat de bedrijfsrevisor onafhankelijk is van de Actor en zich aan de onafhankelijkheidsvereisten houdt zoals voorzien in de deontologische bepalingen die gelden in België voor bedrijfsrevisoren.

Het feit dat de bedrijfsrevisor ook commissaris is van de Actor (onder meer in de zin van de artikelen 17, § 5, 37, § 5 en 53, § 5 van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen) doet niet af aan de onafhankelijkheid van de bedrijfsrevisor.

Werkzaamheden, onderbouwende stukken en documentatie

De bedrijfsrevisor plant de activiteiten zodanig dat het financieel verantwoordingsrapport kan worden geverifieerd. De bedrijfsrevisor voert de werkzaamheden uit die zijn opgesomd in bijlage XX van deze OV ('Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden') en past de richtsnoeren toe uit bijlage 2B ('Richtsnoeren met betrekking tot de uit te voeren specifieke werkzaamheden'). De onderliggende onderbouwende stukken die moeten worden gebruikt voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals bepaald in bijlage XX stemmen overeen met alle financiële en niet-financiële informatie waarmee de informatie kan worden geverifieerd waarvan de Actor aangifte heeft gedaan in het financieel verantwoordingsrapport. De bedrijfsrevisor steunt op de aldus verkregen verantwoordingsstukken om zijn verslag van feitelijke bevindingen op te stellen. De bedrijfsrevisor bewaart in zijn werkdossier de onderbouwende documentatie die het verslag van feitelijke bevindingen onderbouwen en aantonen dat de opdracht werd uitgevoerd overeenkomstig ISRS 4400 en de opdrachtvoorwaarden.

Opstelling van het verslag

Het verslag van feitelijke bevindingen dient een voldoende gedetailleerde beschrijving te geven van het doel, de overeengekomen specifieke werkzaamheden en de feitelijke bevindingen van de opdracht om de Actor en de DGD in staat te stellen de aard en omvang van de door de bedrijfsrevisor uitgevoerd opdracht en de door hem meegedeelde feitelijke bevindingen te begrijpen.

Dit verslag moet worden verstrekt door de bedrijfsrevisor aan <Naam Actor> binnen een termijn van xx werkdagen na de datum van ondertekening van deze OV.

Overige voorwaarden

De honoraria voor het uitvoeren van de werkzaamheden zoals hierboven omschreven worden geschat op ongeveer xxxx EUR, exclusief BTW en maken deel/geen deel uit de honoraria voor het commissarismandaat, zoals vastgelegd door de Algemene vergadering van de Actor dd. Xxx

De kosten (reis, per diem, huisvesting, enz.) van de bedrijfsrevisor voor het uitvoeren van de werkzaamheden zoals hierboven omschreven, worden terugbetaald aan de bedrijfsrevisor volgens de volgende voorwaarde : XXXXX.

De planning van controlewerkzaamheden, de keuze van de gecontroleerde en/of verbonden entiteiten zijn van de verantwoordelijkheid van de commissaris/bedrijfsrevisor.

Met hoogachting,

Aanvaard voor rekening van <Naam van de Actor>

[naam]

[Functie]

BIJLAGE :

1.Lijst van de verbonden entiteit(en) van de Actor (met volledig adres, juridisch vorm en naam van de vertegenwoordiger) et die deel maken van uit het verslag

2. Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

3. Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden

4. Specifieke optionele werkzaamheden vast te stellen met de Actor.

5. Model van verslag van feitelijke bevindingen over de gesubsidieerde uitgaven van een niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (NGO) die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

6. Wettelijke referenties

Bijlage 1 Lijst van de verbonden entiteit(en) van de Actor (met volledig adres, juridisch vorm en naam van de vertegenwoordiger) et die deel maken van uit het verslag

Bijlage 2 Informatie met betrekking tot de subsidieovereenkomst

Bijlage 3 Lijst met uit te voeren specifieke werkzaamheden

Algemeen – voorwaarden van het ministerieel subsidiebesluit

Voorafgaand aan de opdracht dient volgende informatie te worden verkregen:

het ministerieel subsidiebesluit dat eventueel entiteiten omvat die verbonden zijn aan de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) (artikel 47, § 3 van het KB);

het financieel verantwoordingsrapport en de budgettaire uitvoering van het programma voor de Periode en geconsolideerd met de voorafgaande jaren voor ditzelfde programma;

de interne procedures van de Actor (enkel van toepassing op organisaties van de civiele maatschappij ) inzake de subsidieerbaarheid van kosten met de eigen inbreng.

Met betrekking tot de operationele kosten (per specifieke doelstelling/outcome) en de beheerskosten opgenomen in de financiële verantwoording (artikel 47, § 1, 2° van het KB):

Achtergrond ter informatie

De activiteiten van de partners (partners in het buitenland en samenwerkingen) en hun bestedingen vallen buiten het bereik van deze rapportering, maar dienen in acht te worden genomen bij de controle van de jaarrekening in het kader van het commissarismandaat gezien de financiële verantwoordelijkheid van de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor). De partnerorganisatie dient echter het gebruik van de toegekende fondsen te verantwoorden conform de geldende interne maatregelen van de organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor. In deze context zal de bedrijfsrevisor in het kader van zijn opdracht als commissaris ISA 600 toepassen (in het bijzonder paragrafen 40 en 41 van deze ISA).

De wetgeving bepaalt dat de subsidiëring van de beheerskosten beperkt is tot een maximum van 10% van de totale directe kosten. Overschrijdingen van de 10%-drempel vallen ten laste van de eigen inbreng. De beheerskosten zijn niet forfaitair en dienen gemotiveerd of onderbouwd te worden. Wanneer een programma door verscheidene aanvragers wordt ingediend, wordt dit maximum verhoogd met de kosten voor coördinatie van het programma, met een percentage dat niet hoger is dan de kleinste van de volgende twee: de uitkomst van de formule voor het percentage van de coördinatiekosten (PCK), en 4,4%. PCK= 3*√AO-3. Waarin AO staat voor het aantal erkende organisaties die een aanvraag voor een programma hebben ingediend. Een bedrag van ten minste 1% van de directe – maar niet in de berekening van het normale plafond van de beheerskosten begrepen – kosten is bestemd voor de kosten van de evaluatie en audit van de interventie.

De investeringen die betrekking hebben op het Programma worden volledig ten laste ervan gelegd. De DGD heeft te kennen gegeven dat geactiveerde investeringen ten laste van het Programma dienen te worden gelegd in het jaar van uitgave en bijgevolg deel uitmaken van de operationele kosten. In casu worden afschrijvingen expliciet uitgesloten uit de operationele kosten.

Dat neemt echter niet de verplichting weg om het boekhoudrecht te respecteren (verplichting om de investeringen te activeren en af te schrijven); het is aan de actor om de boekhoudkundige waarderingsregels te bepalen in functie van het boekhoudrecht en niet in functie van de subsidieregels.

De gebruikelijke boekhoudregels zullen toegepast worden om de afschrijvingen in te boeken volgens de waarderingsregels van de Actor. Voor de investeringen die eigendom blijven van de Actor en volledig ten laste vallen van de DGD tijdens het jaar van uitgave wordt er voorgesteld om de normale DGD-subsidie in te boeken op de rekening 737 en om vervolgens, door het debiteren van een subrekening van dezelfde 737-reeks en het crediteren van een rekening 15, het bedrag van de subsidie aan te passen. Dit aangepast bedrag zou betrekking hebben op de investeringen die afgeschreven zouden worden over verschillende boekjaren. Zo wordt deze kapitaalsubsidie bij de baten gerekend volgens de gebruikelijke boekhoudregels. Deze praktijk laat toe om de voorschriften van het boekhoudrecht te verzoenen met de subsidieregels.

De evaluatie- en auditkosten worden voorzien conform de bepalingen van het KB en ten laste van het Programma gelegd.

De auditkosten met betrekking tot de jaarrekening van de organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor worden geacht deel uit te maken van de structuur- of administratiekosten van de entiteit. De kosten die verband houden met dit verslag en de auditkosten naar aanleiding van externe audits van partnerorganisaties gefinancierd door de actor worden ten laste gelegd van de evaluatie- en auditkosten, of in voorkomend geval van de administratiekosten.

Overeengekomen werkzaamheden

In het kader van de verplichte overeengekomen werkzaamheden dienen:

de operationele kosten (per outcome) en de beheerskosten, zoals opgenomen in het verkregen financieel verantwoordingsrapport, te worden vergeleken met de gegevens uit de boekhouding van de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) en nagegaan of deze financiële gegevens in alle van materieel belang zijnde opzichten (rekening houdend met de in punt 3.2.3 vastgestelde drempel van XXX EURO) met elkaar overeenstemmen;

vastgesteld of de door de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) voorgelegde gegevens uit de boekhouding overeenstemmen met elementen uit de balans van de algemene rekeningen zoals opgenomen in de jaarrekening waarover de commissaris een oordeel over het getrouw beeld tot uitdrukking heeft uitgedrukt;

vastgesteld, op steekproefbasis¹ (namelijk X% van de stukken en/of X% van de waarden) of de gerapporteerde operationele kosten en de beheerskosten, voor zowel de kosten die door de DGD worden gesubsidieerd (gedurende de looptijd van het programma, maximaal 80% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij of 100% voor de institutionele actor) als de eigen inbreng (minimaal 20% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij), gesteund zijn op verifieerbare verantwoordingsstukken, waarbij onder de term “verantwoordingsstukken” dient te worden begrepen de op het ogenblik van de controle beschikbare bewijsmiddelen of geschriften in de zin van artikel III.86, eerste lid van het Wetboek van economisch recht.

De opdracht omvat echter niet het grondig beoordelen en het nagaan van de relevantie van de subsidiebesteding, met betrekking tot de subsidieerbaarheidscriteria of andere bestedingscriteria;

met betrekking tot de eigen inbreng (enkel voor organisatie van de civiele maatschappij: minimaal 20% van de directe kosten gedurende de looptijd van het programma), nagezien op steekproefbasis² of de gerapporteerde kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken van uitgaven gedaan conform de interne richtlijnen van de Actor;

nagekeken of de gerapporteerde te subsidiëren beheerskosten niet hoger zijn dan 10% van de directe kosten (waarvan ze deel uitmaken) (artikel 29, § 4 van het KB). De voornoemde drempel van 10% wordt berekend op de periode van het Programma (5 jaar).

Optionele werkzaamheden

1. Oorsprong van de eigen inbreng (artikel 30);

2. Juist bedrag en correcte behandeling van de bijkomende opbrengsten (artikel 31, 41, 47, § 1, 4°);

3. Correcte toepassing van de vereenvoudigde kostenoptie ter verantwoording van directe kosten (artikel 38 en MB betreffende de vereenvoudigde kosten);

4. Nazicht dat de kosten ten laste van de subsidie geen betrekking hebben op bepaalde niet-subsidieerbare kosten (Bijlage 4 bij het KB, behalve punten 8°, 9° en 10°); of

5. Andere overeen te komen aangelegenheden.]

Met betrekking tot de administratiekosten [indien van toepassing] (artikel 47, § 1, 2° van het KB):

Overeengekomen werkzaamheden

In het kader van de verplichte overeengekomen werkzaamheden dienen:

de operationele kosten (per outcome) en de beheerskosten, zoals opgenomen in het verkregen financieel verantwoordingsrapport, vergeleken met de gegevens uit de boekhouding van de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) en nagegaan of deze financiële gegevens in alle van materieel belang zijnde opzichten (rekening houdend met de in punt xxx vastgestelde drempel van XXX EURO) met elkaar overeenstemmen;

vastgesteld of de door de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) voorgelegde gegevens uit de boekhouding overeenstemmen met elementen uit de balans van de algemene rekeningen zoals opgenomen in de jaarrekening waarover de commissaris een oordeel over het getrouw beeld tot uitdrukking heeft uitgedrukt;

vastgesteld, op steekproefbasis³ (namelijk X% van de stukken en/of X% van de waarden) of de gerapporteerde operationele kosten en de beheerskosten, voor zowel de kosten die door de DGD worden gesubsidieerd (gedurende de looptijd van het programma, maximaal 80% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij of 100% voor de institutionele actor) als de eigen inbreng (minimaal 20% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij), gesteund zijn op verifieerbare verantwoordingsstukken, waarbij onder de term “verantwoordingsstukken” dient te worden begrepen de op het ogenblik van de controle beschikbare bewijsmiddelen of geschriften in de zin van artikel III.86, eerste lid van het Wetboek van economisch recht.

De opdracht omvatte echter niet het grondig beoordelen en het nagaan van de relevantie van de subsidiebesteding, met betrekking tot de subsidieerbaarheidscriteria of andere bestedingscriteria;

met betrekking tot de eigen inbreng (enkel voor organisatie van de civiele maatschappij: minimaal 20% van de directe kosten gedurende de looptijd van het programma), nagezien op steekproefbasis⁴ of de gerapporteerde kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken van uitgaven gedaan conform de interne richtlijnen van de Actor;

nagekeken of de gerapporteerde te subsidiëren beheerskosten niet hoger zijn dan 10% van de directe kosten (waarvan ze deel uitmaken) (artikel 29, § 4 van het KB). De voornoemde drempel van 10% wordt berekend op de periode van het Programma (5 jaar).

Met betrekking tot de structuurkosten (artikel 47, § 1, 3° van het KB):

Achtergrond ter informatie

De subsidie voor structuurkosten wordt forfaitair vastgelegd op 7% van het budget van de directe kosten en dit gedurende de looptijd van het programma. De subsidie voor structuurkosten wordt niet aangepast aan de gemaakte directe kosten, op voorwaarde dat het budget aan minstens 75% van het programma wordt besteed. In het tegenovergestelde geval worden de structuurkosten pro rata aangepast aan de effectieve besteding van het programmabudget.

De berekening van de structuurkosten zoals opgesteld door de actor, ziet er als volgt uit:

Overeengekomen werkzaamheden

Nazien dat de bedragen van de door de entiteit gerapporteerde structuurkosten op zijn minst overeenstemmen met de werkelijke en globale structuurkosten (zoals opgenomen in de boekhouding van de Actor) die de entiteit heeft gedragen over de periode van het programma en dat die bedragen in de begrotingsenveloppe blijven die op forfaitaire wijze werd vastgesteld voor het hele programma.

Met betrekking tot de optionele overeengekomen werkzaamheden [(lijst, enkel als voorbeeld, van niet-verplichte werkzaamheden)

1. Oorsprong van de eigen inbreng (artikel 30);

2. Juist bedrag en correcte behandeling van de bijkomende opbrengsten (artikel 31, 41, 47, § 1, 4°);

3. Correcte toepassing van de vereenvoudigde kostenoptie ter verantwoording van directe kosten (artikel 38 en MB betreffende de vereenvoudigde kosten);

4. Nazicht dat de kosten ten laste van de subsidie geen betrekking hebben op bepaalde niet-subsidieerbare kosten (Bijlage 4 bij het KB, behalve punten 8°, 9° en 10°); of

5. Andere overeen te komen aangelegenheden.]

Het verslag bevat voor elk van de weerhouden optionele werkzaamheden de hierna genoemde punten:

Achtergrond ter informatie

xxx

Bijlage 4. Specifieke optionele werkzaamheden vast te stellen met de Actor

Bijlage 5 Model van verslag van feitelijke bevindingen over de gesubsidieerde uitgaven van een niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (NGO) die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

Verslag van feitelijke bevindingen betreffende het financieel verantwoordingsrapport van <naam van de Actor> (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor), die is erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD)

Referentienummer “<Ministerieel subsidiebesluit>”

<Adres>

Geachte <Naam van de contactpersonen>,

Overeenkomstig onze opdrachtbrief⁵ van .... <Datum opdrachtbrief opgesteld conform ISRS 4400> bezorgen wij u ons verslag van feitelijke bevindingen ('het verslag') betreffende het financieel verantwoordingsrapport dat door <Naam van de Actor> werd opgesteld in uitvoering van artikelen 37 en 47 van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking (“het KB”), alsook de technische nota’s van het Overlegcomité van de niet-gouvernementele samenwerking, zoals goedgekeurd op 12/07/2017 door de minister bevoegd voor Ontwikkelingssamenwerking, waaronder die meedegedeeld op 12/07/2017. Het financieel verantwoordingsrapport heeft betrekking op de periode van <XXX> tot XXX (“de Periode”) van het Programma lopende van XXXX tot <XXXX> en is opgenomen in bijlage 1 van dit verslag. U hebt de uitvoering gevraagd van bepaalde werkzaamheden in verband met uw financiële verantwoording en de subsidieovereenkomst gefinancierd door de DGD met als referentienummer <referentienummer van het ministerieel subsidiebesluit> (“ministerieel subsidiebesluit”).

Het totaal bedrag van de kosten (operationele kosten, beheerskosten en structuurkosten of administratiekosten), die worden opgenomen in het financieel verantwoordingsrapport over de Periode en hier ter identificatie opgenomen zijn in bijlage 1 van onderhavig verslag, beloopt <XXXXX> EUR.

Hoofdstuk 1 – Inleiding: beschrijving van de opdracht

Doelstelling

Wij/Ik, <Naam van de commissaris>, hebben/heb de overeengekomen werkzaamheden betreffende het financieel verantwoordingsrapport, dat door en onder de verantwoordelijkheid van <Naam van de Actor> werd opgesteld, verricht in uitvoering van artikel 47 van het KB aangaande de operationele kosten, de beheerskosten en de <administratiekosten> / <structuurkosten> over de periode van <XXXXX> tot <XXXXX>.

Onze opdracht bestond uit het verrichten van bepaalde overeengekomen specifieke werkzaamheden, zoals overeengekomen met <Naam van de Actor> en verder beschreven in onderhavig verslag, waarvan de bevindingen de DGD moeten toelaten conclusies te trekken betreffende de financiële gegevens opgenomen in het financieel verantwoordingsrapport. Het was onze doelstelling in het kader van dit financieel verantwoordingsrapport om bepaalde overeengekomen werkzaamheden uit te voeren en om aan u een verslag over te maken van feitelijke bevindingen in verband met de uitgevoerde werkzaamheden.

Krachtens artikel 47 van het KB van 11/09/2016 hebben de overeengekomen werkzaamheden verplicht betrekking op:

1° de vaststelling van de Commissaris van de rekeningen dat de ten laste van de subsidie totale bedragen voor de operationele kosten, per outcome⁶ ingedeeld, voor de beheerskosten en, indien van toepassing, voor de administratiekosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma (artikel 47, § 1, 2°);

2° indien van toepassing: de bevestiging door de Commissaris van de rekeningen dat de structuurkosten dewelke zijn opgenomen in de jaarrekening van de organisatie, op zijn minst 7% van de directe kosten van het programma bedragen (artikel 47, § 1, 3°);

3° indien van toepassing: de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat de uitgaven en opbrengsten van de eigen inbreng overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma (artikel 47, § 1, 5°).

[In voorkomend geval kunnen de overeengekomen werkzaamheden betrekking hebben op andere aangelegenheden die als aandachtspunten dienen te worden beschouwd. Het betreft bijvoorbeeld:

Oorsprong van de eigen inbreng (artikel 30);
Bedrag en correcte behandeling van de bijkomende opbrengsten (artikel 31, 41, 47, § 1, 4°);
Correcte toepassing van de optie van vereenvoudigde kosten ter verantwoording van directe kosten (artikel 38 en MB betreffende de vereenvoudigde kosten);
Nazicht dat de kosten ten laste van de subsidie geen betrekking hebben op niet-subsidieerbare kosten (Bijlage 4 bij het KB, behalve punten8° 9° en 10°); of
Andere overeen te komen aangelegenheden.]

Normen en ethiek

Wij hebben onze opdracht uitgevoerd:

met inachtneming van de norm International Standard on Related Services (“ISRS”) 4400 “Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information” (opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie), zoals bekendgemaakt door de International Federation of Accountants (“IFAC”);
in overeenstemming met de deontologische bepalingen in de wet van 7 december 2016⁷ die gelden in België. Deze bepalingen bevatten de fundamentele ethische beginselen voor bedrijfsrevisoren die onder meer betrekking hebben op integriteit, objectiviteit, onafhankelijkheid, beroepsbekwaamheid, het voorzichtigheids- en zorgvuldigheidsbeginsel, vertrouwelijkheid, beroepsgedrag en technische normen. Hoewel de onafhankelijkheid in ISRS 4400 niet wordt bepaald als criterium voor de overeengekomen opdrachten, eist de wetgeving dat de bedrijfsrevisor onafhankelijk is van de Actor en zich aan de onafhankelijkheidsvereisten houdt zoals voorzien in de deontologische bepalingen opgenomen in de wet van 7 december 2016⁸ die gelden in België voor bedrijfsrevisoren;
overeenkomstig de opdrachtbrief van <XXXX>.

Uitgevoerde werkzaamheden

Zoals gevraagd, hebben wij enkel de in hoofdstuk 3 vermelde werkzaamheden uitgevoerd.

Deze werkzaamheden werden uitgevoerd uitsluitend om de DGD te helpen informeren om te beoordelen of de bedragen in het financieel verantwoordingsrapport in bijlage:

voor wat betreft de operationele kosten, beheerskosten en administratiekosten – verifieerbare verantwoordingsstukken – in alle van materieel belang zijnde opzichten, rekening houdend met de in punt 3.2.3 vastgestelde drempel van XXX EURO, zoals vermeld in elke paragraaf van hoofdstuk 3 hieronder overeenstemmen met de boekhouding en de inventarissen wat betreft het bestaan (d.w.z. dat ze overeenstemmen met de boeking ervan en met het verantwoordingsstuk) en de conformiteit (d.w.z. dat ze een getrouw beeld weergeven van de gegevens uit de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de jaarrekening werd opgesteld) met de bepalingen van artikel 47, § 1, 2° van het KB; Onder de term “verantwoordingsstukken” dient te worden begrepen de bewijsmiddelen of geschriften in de zin van artikel III.86, eerste lid van het Wetboek van economisch recht;
voor wat betreft de structuurkosten (artikel 29, § 2 van het KB) overeenstemmen met de bepalingen van artikel 47 § 1, 3° van het KB;
voor wat betreft de eigen inbreng overeenstemmen met de verifieerbare verantwoordingsstukken, zoals hiervoor onder punt (i) omschreven, en met de bepalingen van artikel 47, § 1, 5° van het KB.

<Naam van de Actor> heeft gevraagd om de volgende optionele werkzaamheden uit te voeren:

Omdat de door ons uitgevoerde werkzaamheden noch een controle noch een beoordeling vormen in overeenstemming met de Internationale Controlestandaarden (ISA) of Internationale Standaarden inzake Beoordelingsopdracht (ISRE) en van historische financiële informatie op de bestedingen en de verantwoording van de door de actor ontvangen subsidies, bieden wij geen enkele vorm van zekerheid met betrekking tot de financiële verantwoording zowel wat de subsidieerbaarheidsregels als de andere verantwoordingscriteria betreft. Met betrekking tot de door de commissaris uitgebrachte verklaring over het getrouw beeld van de jaarrekening van de actor, verwijzen wij naar het commissarisverslag (zoals bepaald door artikel 17, § 7 van de wet van 27 juni 1921 met betrekking tot de Actoren met rechtsvorm van vzw).

In onderhavig verslag wordt nagegaan of de gecontroleerde uitgaven in alle van materieel belang zijnde opzichten (de realiteit, rekening houdend met de in punt 3.2.3 vastgestelde drempel van XXX EURO) overeenstemmen en dit verslag gaat nooit over een opportuniteitsbeoordeling van de uitgaven.

Xxxxxx xxx andere werkzaamheden, een controle van de uitgavenstaat of een beoordeling van de uitgavenstaat van de Actor overeenkomstig de internationale controlestandaarden uitgevoerd, dan zouden mogelijks andere aangelegenheden onder onze aandacht zijn gekomen, waarover aan u verslag zou worden uitgebracht.

Informatiebronnen

Het verslag is gebaseerd op de informatie die u ons hebt bezorgd als antwoord op specifieke vragen of die wij hebben verkregen en afgeleid uit uw boekhouding en jaarrekeningen.

Feitelijke bevindingen

De feitelijke bevindingen die voortvloeien uit de uitgevoerde werkzaamheden beschrijven wij uitvoerig in hoofdstuk 3 van dit verslag.

Xxxxxxx van dit verslag

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor het doel aangegeven in de paragraaf “Doelstelling” hierboven.

Het verslag is vertrouwelijk en bestemd voor uw persoonlijk gebruik, en werd uitsluitend opgesteld om te worden voorgelegd aan de DGD conform de vereisten van het ministerieel subsidiebesluit. Dit verslag mag niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan diegene hiervoor beschreven. De DGD mag dit verslag enkel overmaken aan de partijen die bevoegd zijn om hiervan kennis te nemen, in het bijzonder het Rekenhof.

De DGD is geen partij bij de opdrachtbrief overeengekomen tussen u en ons en bijgevolg hebben wij geen zorgvuldigheidsplicht ten aanzien van de DGD, die zich op eigen risico en naar eigen goeddunken kan baseren op dit verslag van feitelijke bevindingen.

Dit verslag heeft enkel betrekking op het voor de DGD bestemd financieel verantwoordings-rapport zoals hierboven bedoeld en heeft geen betrekking op de financiële overzichten van de Actor.

Hoofdstuk 2: Beknopte beschrijving (zich beperken tot het algemeen kader) van het ministerieel subsidiebesluit, de activiteit, de geïmplementeerde structuur van de Actor en de voornaamste financiële en budgettaire informatie

[Die beschrijvingen moeten ook het volgende vermelden:

- de systemen voor de controle van de uitgaven van de partner(s) die geïmplementeerd werden door de actor (burgerorganisatie of institutionele actor) om de verantwoording van de door de DGD aan laatstgenoemde toegekende fondsen uit te voeren;

- de eventuele bijkomende opbrengsten gegenereerd binnen het Programma en hun behandelingen (verwijzing: artikel 31 en 41 van het KB van 11 september 2016);

- de verwerking van de wisselkoersen om aan te tonen dat de interne bepalingen van de actor coherent werden toegepast en/of conform de akkoorden van de verschillende partners zijn.]

[Deze beschrijvingen worden aangeleverd door de Actor.]

Hoofdstuk 3: Overzicht van de overeengekomen werkzaamheden en feitelijke bevindingen

Algemeen – voorwaarden van het ministerieel subsidiebesluit

Voorafgaand aan de opdracht hebben wij het volgende informatie verkregen:

het ministerieel subsidiebesluit dat eventueel entiteiten omvat die verbonden zijn aan de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) (artikel 47, § 3 van het KB);

het financieel verantwoordingsrapport en de budgettaire uitvoering van het programma voor de Periode en geconsolideerd met de voorafgaande jaren voor ditzelfde programma;

de interne procedures van de Actor (enkel van toepassing op organisaties van de civiele maatschappij ) inzake de subsidieerbaarheid van kosten met de eigen inbreng.

Met betrekking tot de operationele kosten (per specifieke doelstelling/outcome) en de beheerskosten opgenomen in de financiële verantwoording (artikel 47, § 1, 2° van het KB):

3.2.1. Achtergrond ter informatie

De evaluatie- en auditkosten worden voorzien conform de bepalingen van het KB en ten laste van het Programma gelegd.

3.2.2. Overeengekomen werkzaamheden

In het kader van de verplichte overeengekomen werkzaamheden hebben wij:

de operationele kosten (per outcome) en de beheerskosten, zoals opgenomen in het verkregen financieel verantwoordingsrapport, vergeleken met de gegevens uit de boekhouding van de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) en nagegaan of deze financiële gegevens in alle van materieel belang zijnde opzichten (rekening houdend met de in punt 3.2.3 vastgestelde drempel van XXX EURO) met elkaar overeenstemmen;

vastgesteld of de door de Actor (organisatie van de civiele maatschappij of institutionele actor) voorgelegde gegevens uit de boekhouding overeenstemmen met elementen uit de balans van de algemene rekeningen zoals opgenomen in de jaarrekening waarover de commissaris een oordeel over het getrouw beeld tot uitdrukking heeft uitgedrukt;

vastgesteld, op steekproefbasis⁹ (namelijk X% van de stukken en/of X% van de waarden) of de gerapporteerde operationele kosten en de beheerskosten, voor zowel de kosten die door de DGD worden gesubsidieerd (gedurende de looptijd van het programma, maximaal 80% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij of 100% voor de institutionele actor) als de eigen inbreng (minimaal 20% van de directe kosten van de organisatie van de civiele maatschappij), gesteund zijn op verifieerbare verantwoordingsstukken, waarbij onder de term “verantwoordingsstukken” dient te worden begrepen de op het ogenblik van de controle beschikbare bewijsmiddelen of geschriften in de zin van artikel III.86, eerste lid van het Wetboek van economisch recht.

De opdracht omvatte echter niet het grondig beoordelen en het nagaan van de relevantie van de subsidiebesteding, met betrekking tot de subsidieerbaarheidscriteria of andere bestedingscriteria;

met betrekking tot de eigen inbreng (enkel voor organisatie van de civiele maatschappij: minimaal 20% van de directe kosten gedurende de looptijd van het programma), nagezien op steekproefbasis¹⁰ of de gerapporteerde kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken van uitgaven gedaan conform de interne richtlijnen van de Actor;

nagekeken of de gerapporteerde te subsidiëren beheerskosten niet hoger zijn dan 10% van de directe kosten (waarvan ze deel uitmaken) (artikel 29, § 4 van het KB). De voornoemde drempel van 10% wordt berekend op de periode van het Programma (5 jaar).

In het kader van de optionele overeengekomen werkzaamheden hebben wij:

3.2.3. Feitelijke bevindingen

Zoals aangegeven in de opdrachtbrief zijn de uitzonderingen lager dan xxx euro¹¹ hieronder niet opgenomen.

Met betrekking tot de administratiekosten [indien van toepassing] (artikel 47, § 1, 2° van het KB):

3.3.1. Achtergrond ter informatie

3.3.2. Overeengekomen werkzaamheden

3.3.3. Feitelijke bevindingen

Met betrekking tot de structuurkosten (artikel 47, § 1, 3° van het KB):

3.4.1. Achtergrond ter informatie

De berekening van de structuurkosten zoals opgesteld door de actor en aan ons bezorgd, ziet er als volgt uit:

3.4.2. Overeengekomen werkzaamheden

Wij hebben nagekeken dat de bedragen van de door de entiteit gerapporteerde structuurkosten op zijn minst overeenstemmen met de werkelijke en globale structuurkosten (zoals opgenomen in de boekhouding van de Actor) die de entiteit heeft gedragen over de periode van het programma en dat die bedragen in de begrotingsenveloppe blijven die op forfaitaire wijze werd vastgesteld voor het hele programma.

3.4.3. Feitelijke bevindingen

<Overzicht van de feitelijke bevindingen n.a.v. voormelde overeengekomen werkzaamheden op te nemen>.

Met betrekking tot de optionele overeengekomen werkzaamheden (zie punt 1.3 hierboven) [(lijst, enkel als voorbeeld, van niet-verplichte werkzaamheden)

1. Oorsprong van de eigen inbreng (artikel 30);

2. Juist bedrag en correcte behandeling van de bijkomende opbrengsten (artikel 31, 41, 47, § 1, 4°);

3. Correcte toepassing van de vereenvoudigde kostenoptie ter verantwoording van directe kosten (artikel 38 en MB betreffende de vereenvoudigde kosten);

4. Nazicht dat de kosten ten laste van de subsidie geen betrekking hebben op bepaalde niet-subsidieerbare kosten (Bijlage 4 bij het KB, behalve punten 8°, 9° en 10°); of

5. Andere overeen te komen aangelegenheden.]

Het verslag bevat voor elk van de weerhouden optionele werkzaamheden de hierna genoemde punten:

3.5.1. Achtergrond ter informatie

3.5.2. Overeengekomen werkzaamheden

< Specifieke optionele werkzaamheden vast te stellen met de Actor.>

3.5.3. Feitelijke bevindingen

Intussen blijven wij te uwer beschikking voor het verstrekken van bijkomende informatie.

Hoogachtend,

< Naam van de ondertekenende bedrijfsrevisor >

In naam van het bedrijfsrevisorenkantoor [in overeenstemming met de statutaire procedures van het bedrijfsrevisorenkantoor]

< Adres van het bedrijfsrevisorenkantoor >

[Datum van ondertekening] <dd maand jjjj> [datum van ondertekening van het eindverslag]

Bijlage 1. Financieel verantwoordingsrapport van de Actor

Bijlage 2. Opdrachtbrief

Bijlage 6 Wettelijke referenties

KB 11/9/2016 op te nemen

1 Het nazicht van de Commissaris betreft geen exhaustieve controle van alle gerapporteerde uitgaven. De omvang van de steekproef van de aantallen of waarden dient een tussen de partijen overeen te komen percentage, met een minimum van 20%, te bedragen en dit op initiatief van de commissaris..

5 Naargelang de omstandigheden wordt de opdrachtbrief soms “Opdrachtvoorwaarden” genoemd, overeenkomstig de praktijk wat betreft subsidies.

6 “Outcome”: term gedefinieerd in artikel 1, eerste lid, 7° van het KB: “7° “outcome”: het directe effect dat de interventie wil bereiken op korte tot middellange termijn voor de directe, intermediaire of eindbegunstigde (specifieke doelstelling).

7 Wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren.

8Idem.

9 Het nazicht van de Commissaris betreft geen exhaustieve controle van alle gerapporteerde uitgaven. De omvang van de steekproef van de aantallen of waarden dient een tussen de partijen overeen te komen percentage, met een minimum van 20%, te bedragen en dit op initiatief van de commissaris..

11 De te vermelden uitzonderingendrempel is degene die vastgelegd werd in de opdrachtbrief.

Document Metadata

Table of Contents

Entiteit]

Document Metadata