Artikel 1 - Definities
Artikel 1 - Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
• SRM: de Stichting Register mediator, gevestigd te Middelburg.
• Mediation: procedure waarbij de Partijen zich inzetten om, onder leiding van een Mediator, een uitkomst te bereiken c.q. Kwestie op te lossen, dit met toepassing van het Reglement.
• Kwestie: de in de Mediation-overeenkomst omschreven kwestie.
• Mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de Partijen afspreken zich in te spannen om de Kwestie door Mediation op te lossen, en de Mediator de opdracht verlenen om in de Kwestie als Mediator op te treden en de Mediator deze opdracht aanvaardt.
• Mediator: degene die de Mediation leidt en die staat ingeschreven in het Register.
• Partij(en): de partijen die wensen de Kwestie door middel van Mediation op te lossen.
• Register: het door het SRM gehouden publiek toegankelijke Register van Mediators.
• Secretariaat: het secretariaat van het SRM.
• Reglement: dit reglement.
Artikel 2 - Benoeming Mediator
2.1 De Partijen kiezen zelf een Mediator. Hiervoor kunnen Partijen het Register raadplegen.
2.2 Indien de Partijen de hulp van het SRM wensen bij de keuze van een Mediator, dienen zij een schriftelijke aanvraag in bij het Secretariaat. De aanvraag bevat de namen, (e-mail)adressen en telefoonnummers van de Partijen en hun eventuele vertegenwoordigers, alsmede een globale omschrijving van de Kwestie.
2.3 Na ontvangst van de aanvraag zendt het Secretariaat aan de Partijen:
a. een lijst met Mediators die, gezien de omschrijving van de Kwestie en/of de door de Partijen opgegeven relevante criteria, in aanmerking komen;
b. een exemplaar van het reglement en de Gedragsregels voor SRM-geregistreerde Mediators;
c. een factuur voor administratiekosten.
2.4 De Partijen maken uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze. De Partijen mogen dan rechtstreeks contact met de Mediator opnemen. Indien de Partijen niet zelf rechtstreeks contact op wensen te nemen, berichten de Partijen het Secretariaat schriftelijk welke Mediator zij hebben gekozen. Na ontvangst hiervan informeert het Secretariaat de Mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze zodat de Mediator vervolgens contact kan opnemen met de Partijen.
2.5 Komen de Partijen niet tot een gezamenlijke keuze, dan kunnen zij (of één van hen) het Secretariaat verzoeken een schriftelijk voorstel te doen voor een door de Partijen te benoemen Mediator.
2.6 Bij aanvaarding van de opdracht stelt de Mediator een Mediationovereenkomst op. De Partijen en de Mediator ondertekenen de Mediationovereenkomst.
Artikel 3 - Aanvang Mediation
De Mediation neemt zijn aanvang direct na ondertekening van de Mediationovereenkomst door de Partijen en de Mediator, tenzij anders in de Mediationovereenkomst wordt afgesproken.
Artikel 4 - Werkzaamheden Mediator en procesbegeleiding
Onder de werkzaamheden van de Mediator wordt verstaan het leiden van de Mediationbijeenkomsten, doch kunnen daarnaast eventuele werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de Partijen (naar keuze elektronisch, schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden, en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de Mediation. De Mediator bepaalt, na overleg met de Partijen, de wijze waarop de Mediation wordt gevoerd. Het is de Mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met de Partijen te communiceren. De Partijen en de Mediator spannen zich ervoor in om de Mediation voortvarend te laten verlopen.
Artikel 5 - Vrijwilligheid
De Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de Partijen. Elke Partij, alsook de Mediator, kan op elk gewenst moment de Mediation beëindigen. Tussentijdse afspraken binden Partijen alleen voorzover zij die afspraken en het bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende overeenkomst. Zij zijn niet gebonden aan de stellingen en voorstellen die zij of de Mediator tijdens de Mediation hebben ingenomen of gedaan. De Partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel 10.1 bedoelde en door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.
Artikel 6 - Beslotenheid
6.1 Bij de Mediation zijn geen andere personen aanwezig dan de Mediator en de Partijen, c.q. hun vertegenwoordigers en adviseurs. Indien er meerdere personen bij de Mediation worden betrokken, is toestemming van de Partijen vereist. Indien de Mediator dat wenst, kan hij zich bij de Mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te wijzen persoon. In elk geval draagt de Mediator er zorg voor dat alle personen betrokken bij de Mediation een geheimhoudingsverklaring ondertekenen waarin het in artikel 7 gestelde is opgenomen.
6.2 Indien een Partij zich tijdens de Mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de Mediation noodzakelijk zijn, waaronder het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de Mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt.
Artikel 7 - Geheimhouding
7.1 De Partijen doen aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - geen mededelingen omtrent het verloop van de Mediation, de daar door de bij de Mediation aanwezige personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
7.2 De Partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters -bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de Mediation betrokkene tijdens of in verband met de Mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt.
7.3 Deze verplichting geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de Mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken. Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan: de Mediationovereenkomst, door de Partijen of door de Mediator in het kader van de Mediation opgestelde aantekeningen, verslagen, de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst voorzover de Partijen conform artikel 10.3 hebben afgesproken dat deze vertrouwelijk blijft, alsmede andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
7.4 De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de Mediator.
7.5 De Partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, hetgeen tijdens de Mediation is gebleken als bewijs jegens elkaar aan te voeren en/of het SRM, (ex)bestuursleden van het SRM of bij het SRM werkzame of anderszins bij het SRM betrokken personen, elkaar, de Mediator of andere bij de Mediation betrokkenen, als getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/of is vastgelegd tijdens of in verband met de Mediation, dan wel over de inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, alles in de ruimste zin des woords. De Partijen worden geacht daartoe een bewijsovereenkomst te hebben gesloten.
7.6 De Mediator behandelt alle informatie die hem door één van de Partijen buiten aanwezigheid van de andere Partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens voorzover de betrokken Partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die informatie tijdens de Mediation in te brengen.
7.7 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat;
b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf;
c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de Mediator. In dat geval is de Mediator ontslagen uit de voor hem geldende geheimhoudingsplicht voorzover nodig om zichzelf tegen de vorderingen te verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voorzover nodig om de klacht te behandelen.
Artikel 8 - Einde Mediation
8.1 De Mediation eindigt:
a. door ondertekening door de Partijen van de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst;
b. door een schriftelijke verklaring van de Mediator aan de Partijen dat de Mediation eindigt;
c. door een schriftelijke verklaring van een Partij aan de andere Partij(en) en de Mediator dat zij zich uit de Mediation terugtrekt.
8.2 Beëindiging van de Mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de Partijen onder de Mediationovereenkomst onverlet.
Artikel 9 - Andere procedures
9.1 Eventuele bij de aanvang van de Mediation al aanhangige gerechtelijke, of aanverwante procedures over de Kwestie of onderdelen daarvan - met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten - worden door de Partijen opgeschort voor de duur van de Mediation.
9.2 De Partijen zullen gedurende de duur van een Mediation jegens elkaar geen procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken - met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
9.3 Indien een Partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aanhangig maken ervan mededeling te doen aan de Mediator en de andere Partij(en).
Artikel 10 - Vastlegging van het resultaat van de Mediation
10.1 De Mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de Partijen zijn overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de Partijen met uitsluiting van de Mediator zelf verantwoordelijk. De Partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.
10.2 De Mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de Partijen af te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.
10.3 De Partijen bepalen gezamenlijk en op schrift in hoeverre de inhoud van de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk blijft. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
Artikel 11 - Beperking aansprakelijkheid
11.1 Iedere aansprakelijkheid van de Mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn handelen of nalaten in de Mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de Mediator komt. Heeft de Mediator geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering beperkt de aansprakelijkheid zich ten hoogste tot het totaalbedrag dat door de mediator aan Partijen, met betrekking tot de werkzaamheden uit hoofde van de mediationovereenkomst, gezamenlijk in rekening is gebracht.
11.2 Behoudens in geval van opzet of grove roekeloosheid van de Mediator, vrijwaren de Partijen de Mediator en zullen de Partijen de Mediator schadeloos stellen terzake van alle vorderingen die een derde op enig tijdstip jegens de Mediator mocht instellen en die verband houden met handelen of nalaten van de Mediator tijdens de Mediation.
Artikel 12 - Gedragsregels en klachten
De Mediator is gebonden aan de door het Bestuur van het SRM vastgestelde Gedragsregels voor SRM- geregistreerde Mediators en onderworpen aan de klachtenregeling SRM conform het Reglement Stichting Register Mediator. Een Partij kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de Mediation bij het SRM een klacht indienen conform de op dat moment vigerende Klachtenregeling SRM.
Artikel 13 - Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin het Reglement niet voorziet, beslist de Mediator. Hij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van het Reglement.
Artikel 14 - Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement
14.1 Indien en voorzover de Partijen wensen af te wijken van het SRM Mediation Reglement kan dat alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de Mediator.
14.2 Het SRM is te allen tijde bevoegd het Reglement te wijzigen. Dergelijke wijzigingen hebben geen effect op Mediations die op dat moment reeds worden gevoerd. Op dergelijke Mediations zal uitsluitend het Reglement van toepassing zijn zoals dat bij de aanvang van die Mediations van kracht was.
14.3 Samenstelling reglement. Als voortrekker in Nederland heeft het MFN (Mediation Federatie Nederland) een reglement opgesteld. Op dit reglement heeft het SRM haar reglement laten inspireren en daar waar er copyright rechten zijn berusten deze bij het MFN voor zover van toepassing. Het feit dat alle mediators in het SRM register zich hebben laten opleiden door instituten welke door het MFN zijn geaccrediteerd, is aanleiding geweest voor het bestuur van SRM om zich te baseren op door het MFN opgestelde regels voor het uitvoeren van mediations.
Artikel 15 - Toepasselijk recht
Dit Reglement wordt beheerst door Nederlands recht.
Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1.