Contract
v o o r d r a c h t
5 februari 2019
Documentnummer: 2019-002296, FC Nummer 6/2019 Dossiernummer : K13215
Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen over de voorbereiding van de aanbesteding accountantsdiensten met betrekking tot de boekjaren 2019-2022.
1. Samenvatting
In 2019 eindigt onze overeenkomst voor accountancydiensten met EY. Het aanbestedingstraject dat moet leiden tot een nieuw contract voor 4 jaar wordt met deze voordracht gestart. In de voordracht wordt ingegaan op de globale planning van het aanbestedingstraject en wordt voorgesteld een adviescommissie in te stellen, waarin Provinciale Staten zijn vertegenwoordigd.
2. Doel en wettelijke grondslag
Op 30 september 2019 eindigt de huidige overeenkomst voor accountancydiensten met EY. Gelet op artikel 217 van de Provinciewet, de Aanbestedingswet 2012 en de Verordening accountscontrole Provincie Groningen zal een zorgvuldig proces moeten worden doorlopen om te komen tot een nieuwe overeenkomst voor accountancydiensten voor een periode van vier jaar, zodat dit gelijk loopt met de zittingstermijn van Provinciale Staten. De voorbereiding van het aanbestedingstraject wordt met deze voordracht formeel gestart. Een van de doelen van deze voordracht is het instellen van een adviescommissie ter begeleiding van het aanbestedingstraject. Daarnaast geeft deze voordracht inzicht in de globale planning.
3. Procesbeschrijving en planning
We starten direct na de Statenverkiezingen in maart 2019. In april 2019 zal samen met de leden van de adviescommissie het programma van eisen worden opgesteld. In de vergadering van Provinciale Staten van 29 mei 2019 kan deze vastgesteld worden. In de zomer kunnen potentiële opdrachtnemers inschrijven. Samen met de adviescommissie kan dan na het zomerreces de selectie worden uitgevoerd. De uiteindelijk opdracht zal dan in de vergadering van Provinciale Staten van 9 oktober 2019 met besluitvorming afgerond kunnen worden.
4. Begroting
Niet van toepassing in dit stadium van het aanbestedingstraject.
5. Inspraak/participatie
Niet van toepassing.
6. Nadere toelichting
Op 30 september 2019 eindigt de huidige overeenkomst voor accountancydiensten met EY. Gelet op artikel 217 van de Provinciewet, de Aanbestedingswet 2012 en de Verordening accountscontrole Provincie Groningen zal een zorgvuldig proces moeten worden doorlopen om te komen tot een nieuwe overeenkomst voor accountancydiensten voor wederom een periode van vier jaar. De voorbereiding van dit traject wordt met deze voordracht formeel gestart.
Een van de doelen van deze voordracht is het instellen van een adviescommissie ter begeleiding van het aanbestedingstraject. Deze commissie zal het programma van eisen en de gunningscriteria opstellen en deze ter instemming voorleggen aan Provinciale Staten in de vergadering van 29 mei 2019. Nadat aanbiedingen van verschillende accountants zijn ontvangen, zal deze commissie de ontvangen inschrijvingen beoordelen op basis van vooraf vastgestelde
6-1
gunningscriteria en op basis hiervan de beste inschrijving aanwijzen. De uiteindelijke keuze voor een accountant is voorzien in de nazomer van 2019, waarna de formele opdracht in een voordracht aan Provinciale Staten kan worden voorgelegd voor de vergadering van 9 oktober 2019. De accountant wordt immers aangesteld door Provinciale Staten.
Hieronder is een globale planning opgenomen met de verschillende stappen in het proces tot benoeming van een nieuwe accountant.
Planning op hoofdlijnen:
1. Formele start aanbestedingstraject en formeren adviescommissie (13 maart 2019)
2. Opstellen van (april 2019):
a. programma van eisen;
b. gunningscriteria;
c. opstellen statenvoordracht betreffende het programma van eisen;
3. Vaststellen Programma van Eisen door PS (29 mei 2019)
4. Aankondiging aanbestedingsprocedure (juni 2019).
5. Inschrijvingstraject door partijen (juni/augustus 2019).
6. Beoordeling inschrijvingen op basis van de gestelde eisen en gunningscriteria (augustus/september 2019).
7. Opstellen statenvoordracht betreffende de benoeming van de accountant (september 2019).
8. Benoeming van de accountant door PS (9 oktober 2019)
Het presidium heeft op 30 januari 2019 de vertegenwoordigers vanuit Provinciale Staten voorgedragen. Dit betreft de volgende leden: Xxx Xxxx (J.H.) Xxxxxxxxxxx, Xxxxx (A.J.) Nolles en Madá (M.K.R) Miesen. Mochten na de verkiezingen één of meerdere leden niet herkozen worden, dan zal het Presidium direct na installatie van de nieuwe statenleden één of meerdere nieuwe vertegenwoordigers voordragen. Vanuit het ambtelijk apparaat zal de Adviescommissie worden ondersteund door enkele medewerkers van de afdeling Financiën & Control en de afdeling Facilitaire Zaken (concern inkoop).
7. Voorstel
Wij stellen u voor het in ontwerp bij deze voordracht gevoegde besluit vast te stellen. Groningen, 5 februari 2019.
Gedeputeerde Staten van Groningen:
F.J. Xxxx , voorzitter.
X. Xxxxxxxxxx , locosecretaris.
Behandeld door : E.B.A. Hageman Telefoonnummer : 050-316 4491
e-mail : x.x.x.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlagen bij de voordracht
Geen
Xx. 0/0000
Xxxxxxxxxxx Xxxxxx van Groningen:
Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 5 februari 2019, 2019-002296, FC;
Gelet op artikel 217 van de Provinciewet, de Aanbestedingswet 2012 en de Verordening accountantscontrole Provincie Groningen;
Besluiten:
1. De planning openbare aanbesteding accountancydiensten zoals opgenomen in bijbehorende voordracht vast te stellen;
2. Een adviescommissie aanwijzing accountant in te stellen bestaande uit de leden Xxx Xxxx (J.H.) Xxxxxxxxxxx, Xxxxx (A.J.) Nolles en Madá (M.K.R) Miesen.
Groningen,
Provinciale Staten voornoemd:
, voorzitter.
, griffier.
Bijlagen bij het besluit
Geen