VERSION

Versie 2023/03

VERSION

2021/06

Verwerkingsvoorwaarden Worldline

1. INLEIDING

1.1. Deze Verwerkingsvoorwaarden zijn van toe- passing op de Aanvaardingsdiensten en alle andere Producten en Diensten waarvoor in het Contract is aangeduid dat Worldline als de Verwerker op- treedt.

1.2. Deze Verwerkingsvoorwaarden en de ove- rige inhoud van het Contract zullen de volledige schriftelijk instructies uitmaken van de Han- delaar/Verwerkingsverantwoordelijke aan World- line/Verwerker voor die Producten en Diensten waar Worldline als de Verwerker optreedt (na- mens de Handelaar).

1.3. De Handelaar, als Verwerkingsverantwoor- delijke, garandeert dat alle Persoonsgegevens die Worldline voor hem verwerkt voor de doeleinden van het Contract, verwerkt worden in overeen- stemming met de Wetgeving, o.a. in overeenstem- ming met de verplichtingen van de Handelaar met betrekking tot de rechtmatigheid van de verwer- king, de categorieën verwerkte gegevens, de rech- ten van Betrokkenen (met inbegrip van informatie overgedragen aan Worldline als Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke), de definitie en implementatie van adequate bewaartermijnen, de voltooiing van relevante formaliteiten (indien van toepassing), evenals alle controles en garanties met betrekking tot de geschiktheid van de garan- ties die Worldline biedt met betrekking tot de ver- werking en de bescherming van Persoonsgege- vens.

1.4. De Handelaar als Verwerkingsverantwoor- delijke heeft de verplichting om in overeenstem- ming met de Wetgeving te handelen en blijft ver- antwoordelijk voor enige inbreuk op de Wetgeving.

2. DE VERPLICHTINGEN VAN WORLDLINE

2.1. Als Verwerker zal Worldline zich houden aan de Wetgeving bij het Verwerken van Per- soonsgegevens in naam van de Handelaar.

2.2. Worldline zal:

• enkel Persoonsgegevens Verwerken in overeen- stemming met de schriftelijke instructies van de Handelaar of zoals vereist om de Producten en

Diensten te leveren in overeenstemming met het Contract;

• de Handelaar onverwijld op de hoogte brengen indien de instructies van de Handelaar volgens hem een inbreuk op de Wetgeving vormen en om herziene instructies vragen;

• met de Handelaar samenwerken zodat hij aan zijn eigen wettelijke verplichtingen inzake gege- vensbescherming kan voldoen (bijv. een gege- vensbeschermingseffectbeoordeling, een regis- ter van Verwerkingsactiviteiten, voorafgaande raadpleging). De Handelaar erkent en aanvaardt dat Worldline het recht heeft om dergelijke as- sistentie te factureren aan de op dat moment gel- dende uur- en dagtarieven;

• een intern register bijhouden van de Verwer- kingsactiviteiten uitgevoerd in naam van de Handelaar.

• Gedurende het Contract zal Worldline de Per- soonsgegeven niet langer bewaren dan noodza- kelijk en de Persoonsgegevens verwijderen op specifieke aanvraag van de Handelaar, tenzij verdere bewaring van de Persoonsgegevens ver- eist is op grond van de toepasselijke industrie- normen of toepasselijke Wetgeving. Worldline zal dit verzoek uitvoeren binnen dertig (30) ka- lenderdagen.

• Indien het Contract eindigt, of op verzoek van de Handelaar om de Persoonsgegevens te ver- wijderen of terug te geven aan de Handelaar – met uitzondering van de Persoonsgegevens die Worldline verwerkt als Verwerkingsverant- woordelijke – zal Worldline, naar keuze van de Handelaar, de Persoonsgegevens (inclusief be- staande kopieën) verwijderen, anonimiseren of teruggeven (voor zover dit technisch mogelijk is), tenzij enige toepasselijke wetgeving World- line verhindert om alle of een deel van deze Per- soonsgegevens te verwijderen of terug te geven of de verdere bewaring van deze Persoonsgege- vens vereist (in een dergelijk geval zal World- line de vertrouwelijkheid van de Persoonsgege- vens beschermen en niet meer actief Verwerken);

• Wanneer dit op basis van de Wetgeving vereist is, zal Worldline, zonder onnodige vertraging,

(i) de Handelaar de mogelijkheid bieden om de Persoonsgegevens te raadplegen of te corrige- ren, of (ii) de Handelaar een kopie bezorgen van

de Persoonsgegevens die het Verwerkt en in naam van de Handelaar alle correcties uitvoeren in overeenstemming met zijn instructies;

• Worldline zal geen Persoonsgegevens delen met een derde partij, tenzij

(i) wanneer de Handelaar Worldline daartoe de opdracht geeft, (ii) dit vereist is voor de uitvoe- ring van het Contract, (iii) dit vereist is voor de Verwerking door Gemachtigde Onderaan- nemers, of (iv) als dit wettelijk verplicht is;

• Personen die handelen in Worldline ’s naam voor de Verwerking van Persoonsgegevens, ver- binden zich ertoe de beveiliging en vertrouwe- lijkheid van Persoonsgegevens te handhaven in overeenstemming met de bepalingen van het Contract. Daartoe zal Worldline de personen die in haar naam handelen en die toegang hebben tot Persoonsgegevens informeren en opleiden over de toepasselijke vereisten en ervoor zorgen dat zij voldoen aan dergelijke vereisten door con- tractuele of wettelijke vertrouwelijkheidsver- plichtingen;

• Op schriftelijk verzoek van de Verwerkingsver- antwoordelijke en uiterlijk dertig (30) dagen voor het einde van het Contract zal Worldline aan de Handelaar een leesbare kopie ter beschik- king stellen van de Persoonsgegevens die op dat moment actief in de systemen van Worldline worden opgeslagen. De Handelaar erkent en aanvaardt dat Worldline het recht heeft om het ter beschikking stellen van de kopie te facture- ren aan de op dat moment geldende uur- en dag- tarieven.

3. DE AANSTELLING VAN SUB- VERWERKERS

3.1. De Handelaar geeft specifieke toestemming voor het gebruik van Worldline Groep Vennoot- schappen als Sub-Verwerker. De Handelaar geeft algemene toestemming om Persoonsgegevens te delen of om de Verwerking geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een Sub-Verwerker voor de doeleinden van het uitvoeren van de Aanvaar- dingsdiensten of enige andere Producten of Dien- sten waarvoor Worldline Verwerker is.

3.2. Worldline heeft het recht deze informatie te verstrekken aan de Handelaar via de Website. De informatie op de Website zal - indien nodig -

worden geüpdatet enkel op de eerste werkdag van een kwartaal. Deze update zal worden beschouwd als kennisgeving van Worldline aan de Handelaar in de zin van artikel 3.1 van deze voorwaarden.

3.3. Worldline zal via een geschreven contract verzekeren dat elke Gemachtigde Onderaannemer de Persoonsgegevens beschermt op een manier die minstens gelijk is aan het beschermingsniveau be- paald in deze voorwaarden en dat hij ten aanzien van Worldline verantwoordelijk is voor de verwer- kingsactiviteiten die aan hem zijn uitbesteed.

3.4. De Handelaar heeft het recht bezwaar te ma- ken tegen het gebruik van een Sub-Verwerker. De Handelaar kan dit bezwaarrecht uitoefenen door middel van een aangetekend schrijven verstuurd binnen tien (10) werkdagen nadat hij door World- line van het gebruik van de nieuwe Sub-Verwerker op de hoogte werd gesteld in overeenstemming met artikel 3.2. van deze voorwaarden. De Han- delaar aanvaardt dat ieder bezwaar altijd gemoti- veerd en op objectieve en wettelijke redenen geba- seerd moet zijn.

4. VERWERKINGSLOCATIES

4.1. Worldline garandeert dat de Verwerking van Persoonsgegevens zal gebeuren op locaties:

• in de Europese Unie;

• in een derde land, gebied of bepaalde sector binnen dat derde land waarvan de Europese Commissie heeft geoordeeld dat in dat land, gebied of sector een passend beschermings- niveau wordt gewaarborgd; of

• in een ander land:

o mits voorafgaandelijke schriftelijke toe- stemming van de Handelaar en voor zover de transfer van Persoonsgegevens naar dat land rechtmatig gebeurt volgens de Wetge- ving;

o wanneer Worldline passende maatregelen heeft aangenomen om een gelijkaardig ni- veau van bescherming te garanderen zoals voorzien in de Wetgeving (bijv. standaard- contractbepalingen).

5. BEVEILIGINGS- EN VERTROUWELIJKHEIDS- MAATREGELEN

5.1. Worldline zal passende technische en organi- satorische beveiligings- en vertrouwelijkheids- maatregelen implementeren die erop gericht zijn Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzette- lijk of onrechtmatig verlies, vernietiging of wijzi- ging ervan of tegen ongeoorloofde openbaarma- king van of toegang tot de Persoonsgegevens.

De Handelaar aanvaardt dat:

• de technische en organisatorische maatrege- len zoals gedefinieerd en toegepast door Worldline gebaseerd zijn op de instructies

en informatie die Worldline heeft ontvangen van de Handelaar;

• hij kennis heeft genomen van de technische en organisatorische maatregelen zoals uit- eengezet op de Website en deze geschikt be- schouwt in het licht van de Verwerking en de doeleinden.

6. INBREUK IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS

6.1. In geval van een Inbreuk tijdens het uitvoeren van de Aanvaardingsdiensten of de levering van andere Producten en Diensten waarvoor Worldline als Verwerker gekwalificeerd wordt, zal World- line, binnen een redelijke termijn nadat het de om- standigheden en gevolgen ervan heeft geïdentifi- ceerd, dit melden aan de Handelaar samen met alle relevante informatie hieromtrent. De melding van een Inbreuk door Worldline kan op geen enkele manier worden beschouwd als een erkenning van schuld of aansprakelijkheid voor deze Inbreuk.

6.2. Worldline heeft het recht om deze informatie aan de Handelaar ter beschikking te stellen via het medium dat zij hiervoor het meest geschikt vindt, zoals het Merchant Extranet, de Website of email.

6.3. De Handelaar erkent dat hij verantwoordelijk blijft voor de naleving van de Wetgeving wanneer een Inbreuk zich voordoet en dat hij de enige ver- antwoordelijke zal zijn om de verplichte formali- teiten in het kader van een Inbreuk te vervullen (waaronder meer bepaald het inlichten van de toe- zichthoudende autoriteiten).

7. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

7.1. De Handelaar zal ervoor zorgen dat de Be- trokkenen hun rechten zoals opgenomen in de Wetgeving kunnen uitoefenen en hij garandeert dat passende informatie over de Verwerking aan de Betrokkenen zal worden verstrekt in een be- knopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal. Wanneer toestemming van de Betrokkene vereist is, zal de Handelaar ervoor zorgen dat een geldige toestemming (in overeenstemming met de Wetgeving) werd verkregen van de Betrokkene.

7.2. Indien een Betrokkene Worldline recht- streeks contacteert voor de uitoefening van zijn rechten, zal Worldline de Betrokkene naar de Han- delaar doorverwijzen. Worldline zal hierbij de ba- siscontactgegevens van de Verwerkingsverant- woordelijke doorgeven.

7.3. Worldline zal de Verwerkingsverantwoorde- lijke ondersteunen bij het antwoorden op een ver- zoek van de Betrokkene rekening houdend met de aard en de context van de aan de Handelaar ver- leende dienst op het gebied van Gegevensverwer- king. De Handelaar erkent en aanvaardt dat World- line het recht heeft om dergelijke assistentie te

factureren tegen de op dat moment geldende uur- en dagtarieven.

8. AUDIT

8.1. Worldline zal toestaan dat een derde onafhan- kelijke auditor – die geen concurrent van World- line is – aangesteld door de Handelaar op eigen kosten de naleving door Worldline van deze Ver- werkingsvoorwaarden kan verifiëren. Worldline zal bij dergelijke audit redelijke bijstand verlenen.

9. AANSPRAKELIJKHEID

9.1. De aansprakelijkheid van de partijen zal wor- den beheerst door de relevante bepalingen van het Contract.

10. DEFINITIES

Begrippen die in dit document niet uitdrukke- lijk zijn gedefinieerd (al dan niet met een hoofd- letter) hebben de betekenis die daaraan is gege- ven in de Algemene Verordening Gegevens- bescherming en de uitvoeringswetgeving daar- van.

• Aanvaardingsdiensten: de diensten die han- delaars toelaten om elektronische kaartbetalin- gen te aanvaarden via een betaalterminal of een online betaalkassa. Het doel van de diensten is het doorsturen van informatie van de terminal van de handelaar naar de commerciële acquirer om het verwerken van de betaaltransactie mo- gelijk te maken.

• Betrokkene, Persoonsgegevens, Verwerker, Verwerking, Verwerkingsverantwoorde- lijke (en andere gebruikte termen niet gedefi- nieerd onder de definities of andersluidende voorwaarden, beginnende met een hoofdlet- ter): deze hebben de betekenis zoals gedefini- eerd in de Algemene Verordening Gegevens- bescherming.

• Contract: dit heeft de betekenis zoals gedefi- nieerd in artikel 1.1. van de Algemene Voor- waarden van Worldline.

• Data Protection Officer / DPO: Worldline Merchant Services - Data Protection Office, xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.

• Gemachtigde Onderaannemer: elke entiteit die gekwalificeerd wordt als : (a) een World- line Groep Vennootschap, en/of (b) een onder- aannemer zoals vermeld op de Website (zoals regelmatig bijgewerkt).

• Handelaar: elke onderneming die elektroni- sche betalingen aanvaardt in ruil voor goederen of diensten onder de voorwaarden van het Con- tract. Voor de coherentie en indien van toepas- sing, verwijst de Handelaar naar de in het Con- tract vermelde juridische entiteit.

• Inbreuk in verband met Persoonsgegevens / Inbreuk: een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de toevallige of onrechtmatige

vernietiging, wijziging of verlies of tot de on- geoorloofde verstrekking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins ver- werkte gegevens.

• Producten en Diensten: de producten en dien- sten inbegrepen in het Contract die door Worldline aan de Handelaar geleverd worden en regelmatig aangepast worden.

• Betrokkene, Gegevensverwerking, Per- soonsgegevens, Verwerker, Verwerking, Verwerkingsverantwoordelijke: deze heb- ben de betekenis die daarna gegeven wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescher- ming.

• Website: xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx.

• Wetgeving: de Algemene Verordening Gege- vensbescherming (AVG), formeel gekend als Verordening (EU) 2016/679, en elke relevante Europese en lokale wetgeving die deze veror- dening implementeert in het wetgevend kader.

• Worldline: Worldline NV/SA, Xxxxxxxxxxxxx- xxx 0000, 0000 Xxxxxxx – BE0418.547.872.

• Worldline Groep Vennootschap: elke entiteit die deel uitmaakt van de groep van de vennoot- schappen die de Worldline groep vormen. Elke entiteit die de Worldline groep verlaat, blijft voor de toepassing van het Contract als lid van de Worldline groep beschouwd worden gedu- rende een overgangsperiode van maximum zes

(6) maanden.