Contract
A. VOOR DE FUIF
1. Vergunningen
Formulier ‘aanmelding van een evenement’
Organiseer je een evenement/activiteit:
- op een binnenlocatie waarbij er minimum 50 deelnemers worden verwacht
- in open lucht of in een tent op het openbaar domein
- dat een muziekactiviteit is
- waar eventueel sterke dranken worden geschonken als dat is toegestaan
- op de rijweg, op een parkeerplaats of op het trottoir, in een park of een plein
- waarvoor publiciteit (aanplakbiljetten, flyers…) op het openbaar domein wordt voorzien
dan dien je ten laatste 6 weken voor het evenement een evenementenaanvraag in te dienen om de nodige vergunningen te kunnen bekomen van het gemeentebestuur. Hou er ook rekening mee dat hoe later je je formulier indient, hoe later je de beslissingen van het gemeentebestuur zal krijgen.
Zodra het gemeentebestuur het evenementenformulier van de organisator ontvangt, worden de aanvragen voor vergunningen door de betrokken diensten verwerkt, dat geldt voor de meeste van de hieronder vermelde vergunningen, maar niet voor allemaal.
Daarnaast wordt het evenementenformulier ook gebruikt door de hulpdiensten en de dienst preventie en veiligheid van het gemeentebestuur om de risico’s die het evenement met zich zou kunnen meebrengen te evalueren. Wanneer de hulpdiensten en de dienst preventie en veiligheid beslissen dat een risico verbonden is aan het evenement, dan zal de organisator gevraagd worden om een veiligheidsdossier op te maken. Het sjabloon word je ter beschikking gesteld. Dit veiligheidsdossier wordt vervolgens door de organisator toegelicht tijdens een coördinatievergadering die zal plaatsvinden op vraag van het gemeentebestuur.
Bijlagen:
1.1 Blanco evenementenformulier
1.2 Blanco aanvraagformulier jeugdcentrum
TIP
kopieer blanco invulformulieren enkele keren, zodat je steeds een formulier in de map hebt.
Huur fuifzaal
Jeugdcentrum
Merelbeekse jeugdbewegingen kunnen gebruik maken van de polyvalente zaal in het jeugdcentrum om hun fuif te organiseren. Bovendien kunnen zij de zaal reeds 15 maanden vooraf reserveren terwijl andere organisatoren dat maximum 12 maanden op voorhand kunnen doen. Reserveren doe je aan de hand van het aanvraagformulier dat je vindt bij bijlage 1.2 en op de gemeentelijke website xxx.xxxxxxxxx.xx. Daar vind je ook de tarieven om de zaal te huren. Je kan voorhand de beschikbaarheid controleren via xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx – reserveringen of bel naar de jeugddienst (09 210 35 60). De reservatie is slechts officieel indien het aanvraagformulier is ingediend. Enkele weken voor het evenement wordt de bijhorende factuur opgestuurd. Deze dient betaald te zijn op het moment dat het evenement doorgaat.
De aanvragen worden behandeld in de volgorde dat ze worden ingediend. De aanvragers krijgen een schriftelijke bevestiging van het gebruik van de infrastructuur binnen de 6 weken na de definitieve schriftelijke aanvraag. Vervolgens neemt de jeugddienst contact op om verdere afspraken te maken.
Om het goede verloop te verzekeren zijn de gebruikers verplicht om tijdens de organisatie van muziekactiviteiten te werken met fuifcoaches of professionele stewards (zie verder in de fuifmap).
De gebruiker krijgt voor de duur van de overeenkomst een sleutel en een code van de alarmcentrale ter beschikking, waarmee zij toegang krijgen tot de ruimtes die zij ter beschikking hebben; de sleutel en de code kan onder geen enkel beding doorgegeven worden. De gebruiker mag enkel in de huurtijd in de ter beschikking gestelde lokalen aanwezig zijn.
De aanvraag kan schriftelijk worden geannuleerd tot 14 kalenderdagen voor het gebruik van de infrastructuur. In voorkomend geval wordt het bedrag terugbetaald, na afhouden van administratiekosten. De administratiekost bedraagt 6,00 EUR. Bij annulering korter dan 14 kalenderdagen wordt enkel de waarborg en de eventuele billijke vergoeding terugbetaald. De huurprijs wordt dan definitief verworven door het gemeentebestuur. Eens het gebruik aangevangen, wordt het bedrag onder geen beding terugbetaald. Indien het bestuur de zalen toch niet kan verhuren, wordt het volledige bedrag zonder aftrek van administratiekosten terugbetaald.
Als je vragen hebt kan je deze richten naar:
Dienst jeugd Merelbeke Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000
9820 Merelbeke
09 210 35 60
Bijlagen:
1.3 Blanco aanvraagformulier jeugdcentrum
Gemeentehallen
Ook de zaal in de gemeentehallen kan als fuifzaal gebruikt worden. Die kan maximum 12 maanden op voorhand gereserveerd worden. Het aanvraagformulier vind je in bijlage 1.3 of op de gemeentelijke website xxx.xxxxxxxxx.xx. Je kan voorhand de beschikbaarheid controleren via xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx – reserveringen of door te bellen naar de dienst OPC (09 210 32 62). Het aanvraagformulier wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx. De reservatie is slechts officieel indien het aanvraagformulier is ingediend en de huurprijs, waarborg (enkel niet-Merelbeekse verenigingen) en eventuele bijdrage voor de billijke vergoeding betaald is.
De aanvragen worden behandeld in de volgorde dat ze worden ingediend. Merelbeekse gebruikers of verenigingen krijgen echter wel voorrang op niet-Merelbeekse gebruikers of verenigingen. De aanvragers krijgen een schriftelijke bevestiging indien de aanvraag werd goedgekeurd.
Om het goede verloop te verzekeren zijn de gebruikers verplicht om tijdens de organisatie van muziekactiviteiten te werken met fuifcoaches of professionele stewards (zie verder in de fuifmap).
Eens de gebruiker de zaal gehuurd en betaald heeft, kan hij/zij met het betalingsbewijs bij de dienst gebouwen de sleutel bekomen en dit ten vroegste de laatste werkdag voor de aanvang van het gebruik. De sleutel moet worden teruggebracht maximum 2 dagen nadat de huurtijd is afgelopen.
Het gebruik van de zaal annuleren gebeurt steeds schriftelijk gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Eens de dienst sport en recreatie de schriftelijke aanvraag heeft bevestigd, zal bij annulering al dan niet een deel van het huurgeld terugbetaald worden volgens volgende onderstaande regeling:
- Annulering tot 2 maand vóór aanvang: huurgeld min 6,00 EUR administratiekosten.
- Annulering tot en met 1 maand vóór aanvang: helft van het huurgeld min 6,00 EUR administratiekosten.
- Annulering minder dan 1 maand vóór aanvang: er wordt niets terugbetaald.
Indien het gemeentebestuur aan de gebruiker de reeds schriftelijk toegezegde zaal niet kan ter beschikking stellen, wordt het huurgeld integraal terugbetaald.
Als je vragen hebt kan je deze richten naar: Dienst sport en recreatie
Sportstraat 1
9820 Merelbeke
09 210 34 00
Bijlagen:
1.4 Blanco aanvraagformulier gemeentehallen
Andere zalen
Naast het jeugdcentrum en de gemeentehallen zijn er nog een aantal andere zalen ter beschikking in Merelbeke. Ook voor evenementen georganiseerd in deze zalen is het verplicht om een evenementenaanvraagformulier in te vullen. Hun contactgegevens kan je vinden in bijlage 1.4.
Bijlagen:
1.5 Overzicht privézalen
Vergunning drank
Om bier te mogen schenken heb je als fuiforganisator geen vergunning meer nodig! Het schenken van sterke dranken op fuiven van jeugdbewegingen is echter verboden in Merelbeke.
Sterke dranken zijn alcoholische dranken boven de 22° (of die 1,2% VOL gedistilleerde alcohol bevatten). Zelfs cocktails waar deze sterke dranken in gemengd zitten, ook al zijn die aangelengd met fruitsap of andere frisdrank, en alcopops vallen onder deze regeling.
Wat mag je onder andere wel schenken: bieren, wijnen, mousserende dranken (zoals schuimwijn en cava), porto, sherry en martini. Xxxxx wel dat heel wat van deze ‘speciale’ dranken ervoor zorgen dat je sneller dronken wordt en de organisatie steeds verantwoordelijk is voor de jongeren die dronken van je fuif komen.
TIP
Probeer geen glazen te gebruiken op je fuif, in het jeugdcentrum is dat zelfs verboden. Gebruik in de plaats plastieken bekers of nog beter, herbruikbare bekers die je gratis kan lenen bij dienst afvalbeheer (09 210 35 10). De bekers dienen minstens één maand op voorhand gereserveerd te worden en kunnen afgehaald worden in het containerpark.
Vragen en reservatie:
Dienst afvalbeheer Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000
9820 Merelbeke
09 310 35 10
Vergunning SABAM
Hoeveel je precies betaalt, is afhankelijk van:
1. de grootte van de zaal
o jeugdcentrum: 315 m².
o gemeentehallen: afhankelijk van aantal kappen tussen 1100 m² en 2485 m².
2. de gevraagde inkomprijs (een gemiddelde van de prijs in voorverkoop en de prijs aan de kassa).
3. de consumptieprijs (de prijs die je vraagt voor de dranken).
4. de uitkoopsom (de prijs die je betaalt voor jouw Dj, band,…) – voeg een contract bij jouw aanvraag.
Door inkomprijs en consumptieprijs laag genoeg te houden kan je dus veel besparen op SABAM.
Als een groep enkel eigen nummers speelt, en zij zijn niet aangesloten bij SABAM of een andere beheersvennootschap, dan moet je ook niet betalen voor het gebruik van hun muziek. Als die groep ook covers speelt of als je ook andere muziek draait, moet je natuurlijk wel betalen.
TIP
Als je met DJ’s werkt vraagt XXXXX achteraf een lijst van de gespeelde titels.
Vraag hiervan een lijst aan de DJ’s.
TIP
Gebruik alleen de ruimte die je nodig hebt: is de zaal te groot, kan je een stuk afbakenen. Je moet alleen betalen voor het gebruikte deel van de zaal. Geef de gebruikte oppervlakte aan op je aanvraagformulier en schrijf er ook bij dat je een deel van de zaal afbakent.
Billijke vergoeding
Xxxxxxx XXXXX de rechten van de auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten. Indien de fuif in het jeugdcentrum of in de gemeentehallen georganiseerd wordt zal er bij elk gebruik van muziek, ook nog een bijdrage voor de billijke vergoeding
worden geheven. Het bedrag van deze vergoeding hangt af van de aard van de activiteit en is bepaald in het retributiereglement op de billijke vergoeding. Zelf moet je echter geen aanvraag meer indienen.
Verdere info vind je ook terug op deze sites:
Milieuvergunning
Het jeugdcentrum en de gemeentehallen beschikken over een milieuvergunning. Een milieuvergunning is verplicht als een activiteit of bedrijf hinder kan veroorzaken aan mens of maatschappij.
Wil je een feest of fuif geven op een andere locatie met elektronische versterkte muziek? Ga dan eens langs bij de dienst milieu. Indien je de muziekactiviteit organiseert in een zaal die over geen milieuvergunning beschikt, in een tent of in open lucht, dan moet je rekening houden met de geluidsnormen van het Koninklijk Besluit van 24 februari 1977. Volgens die wetgeving mag je maximaal 90 dB(A) produceren in een zaal of tent. Buiten gelden volgende maxima:
• niet hoger dan 5 dB(A) boven het achtergrondgeluid als dit niet hoger is dan 30 dB(A);
• niet hoger dan 35 dB(A) als het achtergrondgeluid tussen de 30 en 35 dB(A) ligt;
• niet hoger dan het achtergrondgeluid als dat hoger is dan 35 dB(A).
In de meerderheid van de gevallen kan niet worden voldaan aan die geluidsnormen. Dan moet je een afwijking op de geluidsnormen aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx. Het aanvraagformulier vind je in bijlage 1.5. Je aanvraag dien je minstens 3 weken voor de muziekactiviteit in bij de dienst milieu.
TIP
Om klachten te vermijden, breng je de omliggende buren op de hoogte van je activiteit. Bezorg ze een flyer met daarop het einduur van je fuif en het telefoonnummer van de verantwoordelijke organisator. Dit doe je twee weken voor je evenement, zodat de buren ruim op tijd op de hoogte zijn.
Voor meer vragen:
Dienst Milieu en natuur Gemeentehuis Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000
9820 Merelbeke
09 210 32 70
Reclame langs openbare wegen
In Merelbeke zijn er borden waar affiches vrij mogen aangeplakt worden. Voor de concrete locaties zie deel 3 promotie.
Je kan de fuif ook gratis laten aankondigen via de elektronische lichtkranten van de gemeente. Daarvoor stuur je een tekstje van 6 lijnen met maximum 15 tekens per lijn door naar xxxxx@xxxxxxxxx.xx.
WILDPLAKKEN IS VERBODEN: Eigen reclameborden mogen geplaatst worden op privé- eigendom maar zijn verboden op openbaar terrein langs de openbare weg. Dergelijke borden zullen verwijderd worden en er kan een geldboete gegeven worden. Ook plakken op elektriciteitskasten, bushokjes,… is verboden en kan een boete of de kosten voor het verwijderen van de affiche tot gevolg hebben.
Vergunning verkoop etenswaren
In de meeste gevallen heb je een vergunning nodig als je etenswaren wil verkopen. Dat hoeft echter niet als je een activiteit organiseert die aan volgende voorwaarden voldoet:
- zonder winstoogmerk of in het algemeen belang
- sporadisch en uitzonderlijk georganiseerd (bv. jaarlijkse fuif)
Gezien je als organisator steeds verantwoordelijk blijft voor de gevaren die de gezondheid van de consument bedreigen door de etenswaren die je verkoopt, is het nuttig om verpakkingen bij te houden of de gegevens ervan te noteren.
Wet op de privacy en portretrecht
Wanneer er foto’s getrokken worden op de fuif moet er rekening gehouden worden met de wet op de privacy en het portretrecht. Een fuif is (meestal) een openbare aangelegenheid en wie er naartoe komt weet dat hij of zij gezien kan worden door anderen en dat er fotografen aanwezig kunnen zijn. Belangrijk is het portretrecht. Het portretrecht is een bijzondere beperking van het auteursrecht en vloeit voort uit de wet op de privacy. Dat bepaalt dat jij beslist wie jouw afbeelding mag gebruiken. Er moet duidelijk vermeld zijn hoe men een foto kan laten verwijderen. Organisatoren die foto’s gebruiken om reclame te maken voor hun fuif mogen dat in principe dus niet als er iemand herkenbaar is op de foto tenzij ze de toestemming hebben van deze persoon.
TIP
Vermeld dat er foto’s getrokken zullen worden op de fuif in jouw huishoudelijk reglement dat ophangt tijdens het evenement en vermeld wordt op de website.
Meer informatie over de wet op de privacy: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Meer informatie over portretrecht: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx.
2. Verzekeringen
Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Een ongeluk is zo gebeurd en zit vaak in een klein hoekje. Als organisator kan je aansprakelijk worden gesteld voor de schade die voortvloeit uit jouw fuif. Wanneer de fuif georganiseerd wordt door een vereniging die geen vzw-structuur heeft, dan kunnen de leden van die feitelijke vereniging persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Om je in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. De zaaluitbater kan de organisator wel contractueel verplichten om bepaalde verzekeringen af te sluiten.
VERZEKERINGEN AANGEGAAN DOOR GEMEENTE MERELBEKE
Brandverzekering
Het gemeentebestuur Merelbeke sloot een brandverzekeringspolis af voor het jeugdcentrum. In deze polis is ‘afstand van verhaal’ ten aanzien van de fuiforganisatoren opgenomen. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Indien sprake is van kwaadwilligheid, is dit natuurlijk een ander verhaal. De brandverzekering dekt enkel de schade veroorzaakt door een aantal welomschreven (brand, ontploffing, water,…) items. Schade te wijten aan andere redenen wordt niet door een dergelijke polis gedekt en dient eventueel nog apart verzekerd te worden via een polis “contractuele aansprakelijkheid”.
Denk eraan dat eigen materiaal niet onder deze verzekering valt en dus, indien nodig, apart moet worden verzekerd.
Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Als bezoekers van de fuifzaal lichamelijke letsels oplopen door brand en ontploffing dan zijn zij via deze verzekering verzekerd.
VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Je doet er goed aan een verzekeringspolis ‘Burgerlijke aansprakelijkheid” af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid door één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. Zonder bijkomende verzekeringen BA kan de organisator opdraaien voor de schade die voortvloeit uit de organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft de organisatie een vzw-structuur, dan zal de schade normaal op de verenging worden verhaald. De verzekering dekt materiële en lichamelijke schade. Deze verzekering ontlast je niet van een eventuele schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico dat er iets fout loopt zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.
De verzekering BA dekt 2 soorten schade:
- Materiële schade aan derden
- Lichamelijke schade, voor de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering.
NIET VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR
Verzekering contractuele aansprakelijkheid
Een verzekering contractuele aansprakelijkheid dekt de schade aan de zaal die door toedoen van de organisator tijdens de activiteit is ontstaan. Denk maar aan een tapkraan die afbreekt of de deur van de drankberging die kapot gaat. Deze verzekering dekt geen vandalisme of diefstal.
De gemeente Merelbeke heeft bij Ethias de abonnementspolis nr. 45.054.274 waar de gebruikers van onze zalen kunnen op intekenen. Deze verzekering is niet verplicht maar deze abonnementspolis wil de administratieve beslommeringen vereenvoudigen voor iedere gebruiker. Het bedrag van de premie is afhankelijk van de duur van de ingebruikname.
Verzekering ‘alle risico’s’
Met deze verzekering kan je voorwerpen laten verzekeren tegen vandalisme en diefstal, naast de risico’s die in een brandpolis zijn opgenomen. Dat kan zowel voor materiaal dat jouw eigendom is als voor gehuurd materiaal.
LET OP: Verdwijning van materiaal (diefstal zonder sporen van inbraak) kan nooit worden verzekerd.
TIP
Jeugdverenigingen zijn meestal via een koepel verzekerd.
3. Promotie
Wat is een fuif zonder volk? Reclame maken is dus de boodschap. Je hebt als fuiforganisator heel wat verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. De promotie van een fuif is al even belangrijk als de dag van de fuif zelf.
Een klein overzicht van enkele communicatiemiddelen die je kan hanteren voor jouw promotie.
Het internet
Internet geeft toegang tot vele gratis adverteerplatformen, biedt interactieve mogelijkheden, is makkelijk, snel en heeft een breed verspreidingsveld. Daarom lijkt het de ideale manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is de kracht, maar tegelijk ook het gevaar van internet. Iedereen maakt reclame online en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het komt er dus op aan om op alle plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarbij heel erg kan helpen zijn websites die je toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen.
Uitdatabank
Een bijzonder handig hulpmiddel is de UITdatabank. Via een eenvoudig invulformulier op xxx.xxxxxxxxxxx.xx komt je activiteit gelijktijdig terecht op verschillende websites waaronder XXXxxXxxxxxxxxx.xx, CJP, Sherpa, jeugdwerknet, Formaat, kranten, de gemeentelijke website en in het infomagazine van Merelbeke.
Mailingslists
Let op met mailinglists. Je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De wetgeving zegt dat je pas mails mag sturen naar mensen die daar schriftelijk hun toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je ook elke keer je een massamail de deur uit stuurt, vermelden dat mensen zich ten allen tijde uit je mailinglist kunnen laten schrappen.
Stuur nooit een mail met alle adressen in het ‘AAN’-veld. Het is veel beter om het ‘BCC’- veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle e-mailadressen te zien. Nog gemakkelijker is om een mailingprogramma te gebruiken zoals mailchimp.
Sociale media
Tips om het internet goed te gebruiken vind je op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Zelf een vraag over nieuwe media? Apestaartjaren helpt je verder.
xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx 09 231 82 70
Affiches
Je fuif moet de aandacht trekken en dit kan onder andere door een originele affiche. Enkele tips:
- Overdrijf niet met kleuren. Een te drukke affiche is niet altijd even duidelijk. Wees creatief maar vergeet vooral niet dat de affiche in de eerste plaats moet dienen om de fuif aan te kondigen.
- Denk aan het milieu bij het drukken. Kies bijvoorbeeld voor een drukkerij die gerecycleerd papier en milieuvriendelijke inkten gebruikt. Overdrijf ook niet met het aantal affiches en flyers, probeer de oplage goed in te schatten.
- Vraag verschillende offertes aan verschillende drukkerijen. Sommige (online) drukkerijen zijn een pak goedkoper dan andere. In ruil voor reclame zijn sommige zelf bereid om een deel van de kostprijs of de volledige kostprijs te laten vallen.
- Start vroeg genoeg met de verspreiding: 3 weken vooraf voor een kleine fuif en 6 weken vooraf voor een grote fuif.
Checklist: wat moet er op een affiche?
Naam (en logo) van het evenement: groot en duidelijk | Toegangsprijs: ook als het gratis is. Verschil tussen voorverkoop en aan de kassa | ||
Datum en tijd: zorg dat dit opvalt | Omschrijving: dj’s, optredens, happy hour,… | ||
Plaats: volledig adres | Website: eventueel van evenement, anders van organisatie | ||
Leeftijden: alleen als het wettelijk verboden is voor personen onder een bepaalde leeftijd | Verantwoordelijke uitgever: V.U. naam, voornaam en persoonlijk adres van een meerderjarig persoon. Organisatie zelf kan niet vermeld worden als V.U. | ||
Als jouw organisatie een vzw is: de naam van de vzw en het adres van de maatschappelijke zetel. | Eventuele sponsors |
Plakborden in Merelbeke
De gemeente stelt gratis borden ter beschikking voor jouw affiches. Je herkent de borden door de vermelding ‘vrij aanplakken’ en vindt ze op de volgende locaties:
- Merelbeke centrum:
o Tegen de muur van de bibliotheek, aan de kant van de pastorietuin.
o Jeugdcentrum op de binnenplaats
o Fraterstraat: in de buurt van de muziekschool
o Zwijnaardsesteenweg: in de buurt van het bushokje
o Muur pastorij begraafplaats
- Kwenenbos: op het grasveld aan de bushalte
- Flora: Floraplein
- Bottelare: Sint-Annastraat
- Melsen: aan het voetbalveld in de kerkwegel
- Munte: Munteplein schuin over de kerk, Zink
- Lemberge: rechtover school
Regels:
− Op deze borden wordt er slechts één affiche per activiteit opgehangen.
− Affiches waarbij de activiteit nog niet voorbij is, worden niet overplakt.
− De eerste maandag of dinsdag van de maand worden de borden gereinigd.
Affichetaks
Voor affiches van A0 formaat of groter moet je aanplakkingstaks betalen. Voor deze affiches geldt een aanplakkingstaks van 0,50 euro/m².
Is jouw affiche groter dan 1m² maar heeft jouw fuif een zeer duidelijk en strikt liefdadig of menslievend doel, dan is de affichetaks niet verschuldigd.
Fuiven en andere activiteiten van het jeugdwerk vallen hier in principe niet onder, tenzij de opbrengst integraal aan een goed doel geschonken wordt. Je moet dan wel de volgende zin vermelden: ‘vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen’.
Flyers
Op de flyer staan de belangrijkste zaken die ook op je affiche staan en je hoofdsponsors. Op flyers vermeld je: “verboden op de openbare weg te gooien”. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling. Ook op flyers moet de verantwoordelijke uitgever zijn/haar thuisadres en telefoonnummer vermeld staan.
Zorg dat je aanwezig bent op andere fuiven en evenementen. Dit is ook de gemakkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Als je xxxxx denkt om op privéplaatsen of in privé-eigendommen iets uit te delen, denk er dan aan dat je steeds de toelating vraagt aan de eigenaar (bijv. in een café, school, een andere evenement,…).
Mond-aan-mondreclame
Geen enkele reclame is echter zo goed als mond-aan-mond reclame. Zorg ervoor dat de mensen iets hebben om over te babbelen. Dat kunnen fantastische Dj’s zijn, maar ook speciale of unieke randanimatie, activiteiten,… vertel het aan je vrienden en laat de boodschap zich vanzelf verspreiden.
4. Materiaal
Activiteiten vragen soms heel specifiek of duur materiaal waarover jouw organisatie zelf niet onmiddellijk beschikt.
Uitleendienst
Aan de hand van het evenementenformulier kan je al heel wat materiaal aanvragen zoals de brandweerkoffer, dranghekkens, heras-hekkens, een mobiel podium, de fuifkoffer en een mobiele geluidsmeter.
Vanuit het jeugdcentrum kan er licht- en geluidmateriaal gehuurd worden. De kostprijs hiervan is € 30 voor licht en € 30 voor geluid.
− Kunnen gebruikt worden aan geluid: 1 dj clubmixer Pioneer DJM800, 2 cd-spelers Pioneer CDJ100MK3 (zonder USB aansluiting), Shure stem- en instrumentenmicro’s, statieven, kabels.
− Kunnen gebruikt worden aan licht: DTS superpars 1000W, theaterspots ADB 1000W, strobo’, sunstrips, blacklights.
Xxxx contact op met de jeugddienst voor meer informatie.
Daarnaast beschikt het gemeentebestuur Merelbeke over een eigen uitleendienst, die betalend is. De aanvraag hiervoor kan ten vroegste vier maanden voor de activiteiten en ten laatste zeven dagen voor de datum van afhaling ingediend worden bij de uitleendienst.
Uitleendienst Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
9820 Merelbeke xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx 09 210 34 00
Bijlagen:
1.5 Aanvraagformulier uitleendienst
Daarnaast kunnen verenigingen ook terecht bij de Provinciale uitleendienst waar je voor een kleine prijs tal van materiaal kan ontlenen. De Provinciale uitleendienst van Oost- Vlaanderen verhuurt audiovisueel, tentoonstellings- en sportmateriaal.
Materiaal fuifzalen
In het jeugdcentrum is het volgende materiaal beschikbaar:
- Toog en tapinstallatie (drank en CO2 zelf te voorzien), koelinstallatie met verschillende frigo’s.
- Dvd speler, beamer en uitschuifbaar projectiescherm
- Muziekinstallatie basis:
o Fm-tuner
o 5 disc CD changer
o USB-aansluiting
o Vier boxen
o Decibelmeter en geluidsbegrenzer
- 180 stoelen en 45 tafels
- Bartafels
In de gemeentehallen is er geen materiaal beschikbaar.
Afval
IVM bieden verenigingen een aantal zaken aan om hen te helpen hun activiteiten afvalarm te organiseren.
Je kan bij hen terecht voor de ontlening van een eco-bekerstand die bestaat uit:
- Een eco-bekerstand:
o Een tent met opvallende vlaggen en bijhorende tafels
o Herbruikbare eco-bekers
o Een industriële vaatwasser om het afwassen een pak vlotter en aangenamer te maken
o Drankjetons
o Containers om de herbruikbare bekers tijdens het evenement afzonderlijk in te zamelen
- Drankjetons om papieren bonnetjes te vermijden.
- Afvaleilandjes
- Evenementenzakken
Vragen en reservatie:
Dienst afvalbeheer Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000
9820 Merelbeke
09 310 35 10
Bar Solar
Le Nouveau Bar Solar’ is een hippe, mobiele bar op 100% zonne-energie en dus overal inzetbaar. Met een ingebouwde frigo, een diepvries, een geluidsinstallatie en verlichting staat de Bar Solar altijd en overal voor je klaar. Organiseer je een optreden, een festival of een andere feestelijke kanjer onder de blote hemel, reserveer dan snel de Bar Solar als eye catcher en cocktailbar. Voor grotere evenementen komen zij zelfs graag jouw cocktails shaken.
De Bar Solar reserveren kan eenvoudig:
• Surf naar xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxx
• Klik in de kalender de gewenste dagen aan.
• Vul in het formulier je voornaam, naam, e-mail en bij voorkeur ook een telefoonnummer in.
• Vermeld onder details de naam en locatie van je event, of levering gewenst is, of het openbaar is en ev. de URL van je website (voor de agenda).
• Kopieer de CAPTCHA in het veld boven de verzendknop
• En verzend.
Vermeld bij de reservatie ‘Merelbeke’ en steun op die manier de zonnekiosk in Toucountouna in Benin waar Merelbeke een stedenband mee is aangegaan.
Vragen en reservatie:
Dienst Noord-Zuid Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000
9820 Merelbeke
09 310 35 10
5. Begroting
Eén gouden regel: budgetteer je activiteit altijd op voorhand! Een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten hoger zijn dan de verwachte uitgaven. Let er op dat de BTW al dan niet inbegrepen is in de offerte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Deze handige tabel kan je helpen om alle inkomsten en uitgaven overzichtelijk op een rijtje te zetten.
INKOMSTEN | UITGAVEN | |
Huur zaal | ||
Huur materiaal | ||
Inrichting zaal | ||
DJ's / groepen | ||
Drukwerk | ||
SABAM | ||
Verzekeringen | ||
Vergunningen | ||
Veiligheid / security | ||
Drank | ||
Maaltijden medewerkers | ||
Drankbekers | ||
Telefoonkosten | ||
Vervoerskosten | ||
Kleine schadegevallen | ||
Voorverkoop | ||
Inkom kassa | ||
Vestiaire | ||
Sponsoring | ||
Drankverbruik | ||
Eten | ||
Promomateriaal | ||
Leeftijdsbandjes | ||
TOTAAL |
Sponsoring
Probeer de inkomstenkant te spijzen met inkomsten van sponsors. Bij het zoeken naar sponsors is het aangewezen om een sponsordossier op te stellen. Dit dossier bevat uitgebreide informatie over jouw fuif en over hoe er gesponsord kan worden en wat de sponsor daarvoor in ruil krijgt. Zo kan je vermelden per bedrag wat de sponsor in de plaats krijgt (vermelding op flyer, op affiche, op website,…). Voorzie steeds een ontvangstbewijs want vanaf een sponsoring van € 30 kan de sponsor dit aangeven bij de belastingen. Je kan een reçuboekje gemakkelijk zelf kopen in heel wat papierwinkels of je kan kiezen om dit zelf te maken op de PC. Daarnaast kunnen je sponsors ook goede voorverkooppunten vormen. Naast het sponsoren van geld, sponsoren sommige diensten of bedrijven liever in natura, zo kan de bakker broodjes voorzien voor jouw evenement.
6. Bijlagen
1.1 Blanco evenementenformulier
1.2 Blanco aanvraagformulier jeugdcentrum
1.3
Blanco aanvraagformulier gemeentehallen
1.4
1.5
Overzicht privézalen
Aanvraagformulier uitleendienst
B. Dag van de fuif
1. Veiligheid
Als organisator van een openbare fuif ben je verplicht om voor de private veiligheid te zorgen. Vechtpartijen zetten sowieso een domper op je evenement dus het is geen overbodige luxe om op voorhand goed na te denken over de veiligheid op je evenement.
Algemene aandachtspunten
- Je maakt best voor de fuif duidelijke afspraken met alle medewerkers zodat er geen discussies zijn tijdens of na de fuif.
- Maak een duidelijke takenlijst : wie doet wat van wanneer tot wanneer . Hang deze lijsten op een aantal plaatsen waar de medewerkers komen.
- Maak regelmatig de kassa’s leeg en breng het geld naar een veilige plaats.
- Maak de duidelijke afspraak dat alle medewerkers nuchter blijven !
- Zorg ervoor dat de bezoekers weten waar ze aan toe zijn als ze naar jullie fuif komen. Hang een huishoudelijk reglement of bezoekersreglement op waar in staat aan welke verwachtingen de bezoekers van je fuif moeten voldoen.
Bezoekersreglement
Het is aan te raden er als organisator voor te zorgen dat de bezoekers van je fuif of evenement weten wat de verwachtingen zijn. Dit kan door een bezoekersreglement op te maken en op te hangen, in eerste instantie nog voor de bezoekers jullie evenement betreden maar ook op enkele strategische plaatsen éénmaal ze binnen zijn. Dat kan bvb in de toiletten, in de gang, in de zaal , aan de toog, … Ook als er via internet en sociale media reclame gemaakt wordt voor de fuif of het evenement moet dit bezoekersreglement daar te raadplegen zijn.
Dit bezoekersreglement omvat idealiter volgende zaken:
a) Wettelijke bepalingen:
- leeftijd van de bezoekers
- alcoholgebruik
- de aanwezigheid van security
- gebruikte methodes van bewaking
- nultolerantie ivm drugs en geweld
- …
b) Specifieke huisregels zoals bijvoorbeeld
- verwachte klederdracht
- waar er wel of niet gerookt mag/kan worden
- wat omtrent het meebrengen van eten en drinken
- niet toelaten van spuitbussen
- fotograferen en selfiesticks,
- portretrecht op de genomen foto’s
- openingsuren van de fuif/evenement
- …
Het bezoekersreglement kan in geen geval ingaan tegen de geldende wetgeving!
Bijlage:
2.1 Voorbeeld van een bezoekersreglement
Security
Je kan als organisator kiezen om te werken met vrijwilligers of met een erkende bewakingsfirma. Je dient in beide gevallen de namen van de personen te noteren op het evenementenformulier.
Als je werkt met professionele security zorg je ervoor dat er een aankondiging wordt gedaan van de bewakingsactiviteiten met vermelding van volgende zaken:
De bewaking wordt uitgevoerd door (naam van de bewakingsonderneming of van de interne bewakingsdienst). (naam van de bewakingsonderneming of van de interne bewakingsdienst) is verzekerd tegen lichamelijke of materiële schade veroorzaakt door de bewakingsagenten. Slachtoffers kunnen zich rechtstreeks wenden tot (naam en adres van de verzekeringsmaatschappij).
Het is polisnummer is (polisnummer).
Om de aanwezigen en de buurt te kunnen beschermen tegen de mogelijke risico’s als gevolg van bepaalde evenementen, wordt qua inzet van security de voorgestelde norm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gevolgd:
- Vanaf 300 bezoekers: 2 security
- Tussen 300 en 1000 bezoekers: 1 security per 100 bezoekers extra
- Meer dan 1000 bezoekers: 1 security per 300 bezoekers extra
Interne medewerkers of eigen security (die geen machtiging hebben) bij een evenement
mogen enkel ingezet worden bij:
- ticketcontrole
- stempelcontrole
Taken betreffende activiteiten van leeftijdscontrole en verkeersbegeleiding op de parking moeten uitgeoefend worden door de erkende bewakingsfirma of door de eigen security mits ze daartoe worden gemachtigd door de burgemeester, na advies van de politie. Je vraagt dit aan door hun namen te noteren op het evenementenformulier. Deze personen moeten minstens 18 jaar zijn en de leidinggevende moet minstens 21 jaar zijn. Naast de eigen medewerkers mogen ook personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatie ingezet worden (oud-leiding, ouders,…). Activiteiten van persoonscontrole mogen niet uitgeoefend worden op de openbare weg of openbare plaatsen. Dit is een exclusieve taak van de politie.
De wet omschrijft persoonscontrole als het toezicht op en de controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor het publiek toegankelijke plaatsen. Persoonscontrole is gericht op de controle van het gedrag van personen. Dit betekent dat men gedrag van personen in bepaalde banen tracht te leiden en/of dat men door het toezicht bepaalde gedragingen wenst te vermijden.
Ticketcontrole of stempelcontrole heeft niets te maken met persoonscontrole. De taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten dus duidelijk gescheiden blijven. Het toezicht op de controle gebeurt met het oog op de veiligheid. Indien het toezicht of de controle niet te maken heeft met de veiligheid, gaat het niet om persoonscontrole in de zin van de bewakingswet.
Meer informatie wat kan of niet kan, vind je terug op xxx.xxxxxxx.xx.
Als je meer dan 700 bezoekers verwacht op het evenement, verbind je je ertoe om in samenspraak met het gemeentebestuur een coördinatievergadering te organiseren met de brandweer en de politie. Een evenement van dergelijke grootte houdt in dat je o.a. een veiligheidsdossier moet opstellen.
Fuifcoaches
Voor evenementen in het jeugdcentrum en in de gemeentehallen is de eigen security verplicht om een cursus fuifcoach gevolgd te hebben. Voor andere evenementen wordt dat sterk aangeraden. Tijdens de cursus krijg je de nodige praktische instrumenten om een fuif op een veilige en verantwoorde manier te begeleiden. Meer informatie hierover vind je op xxx.xxxxxxxxx.xx. We raden aan om minstens twee leden van de jeugdbeweging te laten deelnemen aan deze cursus die één keer per jaar doorgaat.
Maximumcapaciteit van de zaal
Indien het maximaal aantal toegelaten mensen zoals vastgelegd in de veiligheidsnormen bereikt is, moet je mensen weigeren:
- Jeugdcentrum: 499 personen
- Gemeentehallen: 1200 personen
Niemand mag binnengelaten worden zolang er niemand buitengegaan is. Als je toch meer personen toelaat, maak je als organisator een bewuste organisatiefout. Wanneer er
in dat geval iets gebeurt, loop je het risico niet gedekt te worden door de verzekering.
Om er een goed idee van te hebben hoeveel mensen er in de fuifzaal zijn, registreer je best de inkomende bezoekers.
Publieksconcentraties
Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat typische knelpuntplaatsen zoals de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de gehele locatie verspreid zijn.
Nooduitgangen
Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. Let er op dat de signalisatie ervan steeds zichtbaar is.
Rookverbod
Op 1 januari 2006 ging een Koninklijk Besluit over roken in openbare plaatsen in voege. Men vertrekt van het principe dat roken verboden is in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn, behalve als het om de gezinssfeer gaat. Dit heeft natuurlijk ook consequenties voor fuifzalen. In plaatsen waar niet gerookt mag worden, moeten er rookverbodstekens aangebracht worden. Zowel de roker zelf als de organisator of de uitbater van de openbare ruimte, kunnen beboet worden. De boetes gaan van 150 euro tot 1650 euro. Ook sigaretten mogen niet verkocht worden aan jongeren onder de 16 jaar. Het spreekt dus vanzelf dat activiteiten die voor deze doelgroep worden georganiseerd (alcohol- en) rookvrij zijn!
Concreet betekent dit dat dat er zeker ook een rookverbod is in het jeugdcentrum en de gemeentehallen. Als organisatie moet je erop toezien dat dit wordt toegepast.
Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering :
- Plaats voldoende rookverbodtekens.
- Plaats binnen nergens asbakken.
- Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door de medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben.
- Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers op het rookverbod te wijzen.
Goed barbeleid
Een goed barbeleid is veel waard !
Alcoholmisbruik veroorzaakt de meeste problemen in het uitgaansleven. Met je prijzenbeleid kan je dronkenschap ontmoedigen bijvoorbeeld door dranken duurder te maken naarmate het alcoholpercentage stijgt.
Maak goede afspraken met alle medewerkers : wat te doen bij overdadig alcoholgebruik, op welke manier weiger je alcohol aan -16-jarigen, geen vriendjespolitiek aan de
doorgeef,… Belangrijke afspraak: alle medewerkers passen dezelfde afspraken toe op dezelfde manier.
Werk aan de ingang met verschillende bandjes.
-16: rode bandjes
+16: oranje bandjes
+ 18: groene bandjes
Je mag steeds een leeftijdsbewijs vragen. Weigeren ze dit, dan geef je hen een -16- bandje. De verschillende bandjes zijn voorzien in de fuifkoffer.
Sluitingsuur
Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden zoals cafés en danszalen moeten sluiten. In de regio Rhode & Schelde, waar Xxxxxxxxx deel van uitmaakt, worden deze uren als volgt geadviseerd door de politie, de uiteindelijk beslissing over deze uren wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen.
Tijdstip | Sluitingsuur | |
Evenementen buiten | Geen dicht bewoond gebied | Einde muziek: 02u00 Einde evenement: 03u00 |
Dicht bewoond gebied | Einde muziek: 01u00 Einde evenement: 02u00 | |
Vóór een werkdag | Einde muziek: 24u00 Einde evenement: 01u00 | |
Evenementen binnen (zoals in het jeugdcentrum en de gemeentehallen) | Einde muziek: 02u00 Einde evenement: 03u00 Einde muziek: 03u00* Einde evenement: 04u00* |
*Er kan maximaal één keer per kalenderjaar en per vereniging een uitzonderlijk einduur van 04u worden toegestaan voor een muziekevenement door het college van burgemeester en schepenen. Zie bijlage 2.1.
Je hebt er alle belang bij om de sluitingsuren duidelijk te afficheren. Maak gebruik van een uitdoofbeleid! Stop 40 min vooraf met het verkopen van drankkaarten. Vraag aan de DJ om rustige muziek te draaien. Sluit de bar 15 min voor het sluitingsuur. Op die manier is er ook een grotere spreiding van de fuifgangers die naar huis gaan, wat minder voor burenoverlast zorgt.
Bijlagen:
2.2 Afspraken veilige fuif 4 uur
EHBO
Tot 399 personen moet er een EHBO-koffer worden voorzien. Vanaf 400 personen wordt de aanwezigheid van een geneeskundige organisatie sterk aangeraden. Het is belangrijk dat alle medewerkers weten waar ze de EHBO-koffer kunnen vinden. Als er iemand in de organisatie zit die een EHBO-diploma bezit, stel hem/haar dan verantwoordelijk voor het verzorgen van wonden. Stel één iemand verantwoordelijk voor het opbellen van de hulpdiensten in een noodgeval. Het spreekt voor zich dat hij/zij de noodnummers best in zijn/haar GSM programmeert. Zorg er ook voor dat er op een vaste plaats een telefoon/GSM en een oplader aanwezig is en leg er een lijst met de noodnummers bij. Zo kan iemand anders ook makkelijk bellen mocht de verantwoordelijke, door omstandigheden, niet bij machte zijn dit te doen. Laat vooraf het terrein door brandweer en politie checken op veiligheidsrisico’s. Door ervaring wijzen ze je op zaken waaraan je zelf misschien niet hebt gedacht of die je anders zou inschatten.
Bijlagen:
2.3 Noodnummers
Gehoorschade
De laatste jaren is er al heel wat te doen geweest rond gehoorschade. De grootste gehoorschade brengen we onszelf toe door onze oren langdurig te teisteren met veel te luide geluiden. Gehoorschade door lawaai is jammer genoeg niet te herstellen. Voorkomen is dus de boodschap!
De sterkte van geluid wordt waargegeven in decibel (dB). Met een goed gehoor kan je geluid waarnemen vanaf 0 dB. Je kan acht uur lang worden blootgesteld aan lawaai, met een maximum van 75 dB, zonder risico op gehoorschade. Per 3 extra decibels halveert de ‘veilige’ tijd.
dB | Geluid | Gehoorschade na |
90 dB | Disco, popconcert, iPod | 15 min |
99 dB | Disco, popconcert, iPod, bioscoop | 2 min |
000 xX | Xxxxxxxxxx, xxxxx, xxxxxxxxxxxx | 0 sec |
120 dB | Opgefokte iPod | onmiddellijk |
Maak deze gegevens ook duidelijk aan jouw fuifgangers. Dit kan je doen door het ophangen van affiches of het (gratis) aanbieden van oordopjes.
Meer info: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Geluidsnormen
Een fuif staat of valt met de muziek die er wordt gedraaid. De ene houdt van loeiharde muziek, de andere heeft het liever wat rustiger. De meeste buren weten luide decibels niet meteen te appreciëren. Hen uit hun nachtrust houden is strafbaar. Wettelijk is het verboden tussen 22 en 06 uur lawaai te maken op straat. Daarom zijn er een aantal regels in het leven geroepen om het voor iedereen aangenaam te houden.
Geluidsvolume wordt uitgedrukt in decibels (dB(A)). Hoeveel decibels je mag produceren, hangt af van de zaal waarin het evenement doorgaat. Maar ook buiten (op straat) mag er dus niet teveel lawaai zijn. Je spoort dan ook beter rumoerige fuifbezoekers aan om een toontje lager te zingen. Van zodra er klachten komen, zal de politie of bevoegde milieuambtenaar de overtreding komen vaststellen, en indien nodig de feestelijkheden komen stilleggen.
In de fuifzaal mag het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek, 90 decibels niet overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden.
Geluidsoverlast
Gebruik de volgende checklist om het geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken.
De medewerkers
□ geven altijd het goede voorbeeld.
□ spreken de bezoekers aan op storend gedrag.
□ houden tijdens fuiven ook buiten toezicht.
□ informeren de buurt over hun fuif met een bewonersbrief.
□ bepalen de gevolgen voor storend gedrag.
□ gaan langs bij de buren om te luisteren of er overlast is.
□ geven burenklachten meteen door aan de bezoekers.
□ zetten het thema geluidsoverlast op de agenda.
In of rond de zaal
□ staan de boxen verspreid over de ruimte.
□ hangen er extra affiches die om stilte vragen tijdens activiteiten.
□ is er een strategische rookplaats.
□ kan het publiek overal makkelijk door.
□ gebruiken we een cool down systeem.
□ hebben we een chill out ruimte.
□ is er een ‘sluis’ aan de ingang.
2. Wetgeving
Alcohol
Als fuiforganisator moet je erop toezien dat er niet zomaar aan iedereen alcohol wordt geschonken. De wet legt hier een aantal beperkingen op. Als fuiforganisator moet je dus onderstaande regels volgen.
- Je mag geen alcoholhoudende dranken aanbieden, schenken of verkopen aan -16- jarigen.
- Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, mag niet. Als de dronken persoon minderjarig is, dan wordt de normale straf verdubbeld. Als je een zichtbaar dronken fuifganger alcohol verstrekt en die persoon veroorzaakt achteraf een ongeval, dan kan je daar mee aansprakelijk voor gesteld worden. Als je hem in dezelfde situatie drank weigert, ga je uiteraard vrijuit.
- Het is ook strafbaar om een uitdaging die leidt tot dronkenschap voor te stellen of te aanvaarden.
- Openbare dronkenschap is een strafbaar feit. Deze term geldt voor iedereen die zich op een openbare plaats bevindt en onder invloed van alcohol niet langer in staat is om zichzelf te beheersen.
- Het is verboden sterke dranken te verkopen in de fuifzaal!
Drugs
Druggebruik toelaten op een fuif kan niet, ook al is dit moeilijk te controleren. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Je kan bezoekers er via affiches wel attent op maken dat gebruik van drugs niet wordt getolereerd. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als ‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! Het bezit van cannabis is en blijft verboden, zowel voor minderjarigen als voor meerderjarigen. Het staat nog steeds in de strafwet en vervolging is steeds mogelijk, ook al veroorzaak je geen overlast.
-16 jarigen
Een min 16-jarige (zonder begeleiding van een volwassene) mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid. Er is wel een uitzondering. Een jongere, ongeacht zijn leeftijd (dus ook een min 16-jarige), mag naar een fuif gaan die niet uit handelsgeest is verricht en dus zonder winstgevend doel is. Dit zijn fuiven van (jeugd)verenigingen, jeugdhuizen, scholen,… bij onduidelijkheden is het de rechter die beslist of de fuif een handelsgeest heeft of niet. Je hebt als burger niet het recht om de identiteit van anderen te controleren. Als je bij een fuif twijfelt aan iemands leeftijd mag je wel vragen of de fuifbezoeker zijn leeftijd kan bewijzen. Kan of wil hij dat niet, dan mag je de toegang weigeren. Je mag geen alcoholhoudende dranken aanbieden, schenken of verkopen aan min 16-jarigen. Als er geen wettelijke reden is om een min 16-jarige te weigeren, dan kan je dat ook niet doen. dat zou neerkomen op discriminatie.
Racisme / Xenofobie
De wet op racisme en xenofobie bestraft het aanzetten tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld ingegeven door racisme of xenofobie. Je mag op je fuif dus niemand discrimineren op basis van geslacht of ras. Dat geldt ook voor ambtenaren, openbare officieren en agenten. Hou dit in je achterhoofd als je een fuif organiseert, discriminatie op een fuif is niet alleen moreel verwerpelijk, het is bovendien strafbaar.
Vestiaire
Op veel activiteiten voorziet de organisatie een vestiaire voor de bezoekers. Vanaf het moment dat je geld vraagt voor deze dienst, ben jij verantwoordelijk voor de kleren die daar worden opgehangen. Xxxxxxx met ‘de organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal’ veranderen hier niets aan. Volgens de wet heb je in dit geval immers een overeenkomst afgesloten en word je geacht deze overeenkomst goed uit te voeren. Wanneer er dan een jas beschadigd of gestolen wordt, kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen. Voorzie je een vestiaire waarvoor de mensen moeten betalen, dan kan je overwegen om een verzekering ‘vestiaire’ af te sluiten die diefstal en schade dekt. Enkel gratis, onbewaakte vestiaires zijn op verantwoordelijkheid van de bezoeker.
3. Bijlagen
2.1 Voorbeeld van een bezoekersreglement
2.2 Afspraken veilige fuif 4 uur
2.3 Noodnummers
C. Dag erna
1. Opkuis en controle
Algemeen
De gebruiker is verplicht om onmiddellijk na de fuif de buurt te controleren, dit zowel op afval als op vandalisme als op braaksel dat in de tuintjes of voor de deur van de buren kan liggen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator dat dit nog dezelfde nacht wordt opgeruimd.
Wat houdt de opkuis in:
- Zaal dient gekuist te worden.
- De toiletten dienen schoongemaakt te worden.
- Alle bekertjes (zowel binnen als buiten) moeten verzameld worden en in een vuilniszak gestoken worden.
- Alle ruimtes moeten volledig leeg zijn.
- Lege flessen (bv. cava) moeten meegenomen worden.
- Al het eigen materiaal moet opgeruimd en meegenomen worden.
- Afvalzakken moeten zelf meegebracht worden, alsook weer meegenomen worden na het evenement. Ze mogen niet achtergelaten worden aan de straat.
Concrete afspraken betreffende zaal in het jeugdcentrum
De opkuis in en buiten het gebouw dient de nacht zelf te gebeuren. Indien de zaal een extra dag gehuurd wordt dan kan de opkuis de volgende dag gebeuren. Hou er wel rekening mee dat jullie misschien niet de enige gebruikers zijn in het gebouw. Indien het jeugdcentrum geen extra dag gehuurd wordt, moeten de gang en de toiletten op de volgende dag om 9 uur in orde zijn, d.w.z. geschuurd en gedweild. Kuisgerief dient de vereniging zelf mee te brengen bezems en aftrekkers zullen ter beschikking zijn in de zaal.
Wat houdt de opkuis in:
- Zaal opruimen en heel degelijk vegen. Indien het gaat over biervlekken en dergelijke dient de vloer met zeepsop geboend te worden. Het schuren gebeurt door het gemeentepersoneel.
- De koelkasten dienen leeggemaakt te worden en alle leeggoed en rest van drank moet uit de zaal.
- De toog dient schoongemaakt te worden.
- Gebruikt materiaal moet opgeborgen worden in de berging.
Bij onvoldoende schoonmaak kan de gebruiker alsnog verplicht worden te komen schoonmaken of wordt de zaal door een externe firma op kosten van de gebruiker schoongemaakt. Bij schade van gebouw en/of materiaal worden er kosten ingehouden.
Concrete afspraken betreffende gemeentehallen
Na gebruik zal de zaal in ordentelijke staat verlaten worden. Zowel de zaal als het materiaal moeten in oorspronkelijke staat teruggezet worden. Schoonmaakmateriaal is in de zaal aanwezig maar dient op voorhand aangevraagd te worden.
Bij niet nakoming kan de gebruiker alsnog verplicht worden te komen schoonmaken of wordt de zaal door een firma op kosten van de gebruiker schoongemaakt.
Administratieve en logistieke opvolgingen
Xxxxx uitgeleend materiaal tijdig terug. Breng de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.
De sleutel van het jeugdcentrum dient ten laatste op maandag (voor een fuif in het voorafgaande weekend) teruggebracht te worden. De sleutel van de gemeentehallen moet ten laatste twee dagen na de activiteit teruggebracht worden.
Als je publiciteit geplaatst hebt langs openbare wegen, ruim deze dan zo snel mogelijk op. Doe je dat niet, dan kan je zowel door de gemeente als het Vlaams Gewest beboet worden.
Bekijk na de fuif welke facturen nog moeten betaald worden en zorg dat dit tijdig in orde wordt gebracht.
Evaluatie
Een evaluatie achteraf is heel belangrijk. Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kan je leren voor de toekomst. Vooraf heb je verwachte uitgaven en inkomsten begroot. Maak zo snel mogelijk een financieel overzicht zodat je weet of het evenement op financieel vlak al dan niet een succes was.
Bekijk niet alleen de financiële kant, overloop en evalueer alle aspecten van jouw fuif.
- Hoe verliepen de voorbereidingen ?
- Verliep de dag zelf alles naar wens ?
- Hebben er zich geen incidenten voorgedaan ?
- Waren de fuifgangers tevreden ?
- Wat kan beter volgend jaar ?
Schrijf al jouw conclusies op en hou ze bij zodat bij een volgende editie niet opnieuw dezelfde fouten gemaakt worden.
D. Varia
1. FAQ
1. Wat moet je doen als het brandalarm van de fuifzaal afgaat?
Verifieer eerst of er wel echt brand is. Misschien heeft iemand het brandalarm bewust doen afgaan.
Indien er brand is, neem dan onmiddellijk contact op met de brandweer. Start met de evacuatie (via de nooduitgangen), begeef je naar de voorziene verzamelplaats (voetbalveld) en luister verder naar instructies van de bevoegde instanties.
2. Wat moet je doen als een toilet verstopt is?
Hang een briefje aan de deur ‘buiten gebruik’. Is er een ernstig probleem met verstopte toiletten, verwittig dan de zaalverantwoordelijke.
3. Wat moet je doen als er in de fuifzaal moeilijkheden zijn?
Verwittig meteen de security zodat zij de personen in kwestie kunnen aanspreken en kunnen voorkomen dat alles escaleert. Het is belangrijk dit tijdig te zien, voor de moeilijkheden erger worden en tot een gevecht leiden.
4. Wat moet je doen als er in de fuifzaal gevechten starten?
Zet de muziek stil, doe de lichten aan en verwittig de politie.
5. Wat moet je doen als je merkt dat de drankvoorraad bijna op is?
Indien je voor 23.00 uur bijna door je drankvoorraad bent, kan je terecht bij de firma … Zorg ervoor dat je de bijkomende voorraad apart zet zodat er geen misverstanden ontstaan bij de afrekening.
6. Er wordt buiten hevig gevochten. Is dit mijn verantwoordelijkheid?
Wat er buiten de zaal of buiten het fuifterrein gebeurt, valt onder de regels van openbare orde, rust en veiligheid. Het is de politie die hierop toeziet, zij zijn verantwoordelijk voor de naleving ervan en niet de organisator.
Nog vragen? Contacteer de dienst jeugd (xxxxx@xxxxxxxxx.xx of 09 210 35 60) en we helpen je zoeken naar een antwoord.
2. Praktische websites en organisaties
Nog vragen? Op deze websites vind je heel wat antwoorden. xxx.xxxxxxxxx.xx
Op de gemeentelijke website kan je terecht voor al je vragen omtrent een evenement organiseren in Merelbeke.
Fuifpunt ondersteunt fuiforganisatoren en beleidsverantwoordelijken door het aanreiken van informatie over de organisatie van een fuif en het opzetten van een lokaal fuifbeleid. In bijlage 4.1 vind je alvast een checklist voor de organisatie van je fuif.
VAD, de Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw, overkoepelt het merendeel van de Vlaamse organisaties die werken rond de thematiek van alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie en gokken. De VAD is de campagne ‘Feest Wijzer’ gestart. Met Feest Xxxxxx geven fuiven aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren door verschillende services aan te bieden. Die services worden bekendgemaakt via sterpictogrammen. Hiermee tonen de organisatoren aan dat ze een positief fuifklimaat ondersteunen. Meer info vind je in bijlage 4.2. Pictogrammen bestellen kan via de website.
Naarmate je ouder wordt, is het normaal dat je de volumeknop al eens wat verder moet draaien. Maar ook steeds meer jongeren kampen met gehoorverlies of hebben last van oorsuizen. Daarom denkt Xxxxxxxx aan je oren. Langer en intenser genieten van muziek, dat is het doel. Via de CM kan je als organisator van een fuif gratis oordopjes aanvragen om uit te delen op je evenement.
De campagne ‘Iets minder is de max!’ wil jongeren informeren over de xxxxxx’x van te (veel) luide muziek en hoe ze hun gehoor kunnen beschermen. Verschillende muzikanten zoals DJ XXXX, DJ X.X.X.X.X, Xxxx X’xxxxx en Xxxxxxxx getuigen op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx over de maatregelen die zij nemen om hun gehoor te beschermen. De website bevat verder tips en info rond gehoorschade en geeft een overzicht van bestaande initiatieven. Met een interactieve ‘oorcheck’ kun je je gehoor testen.
3. Drugpunt
Drugpunt is een Oost-Vlaamse intergemeentelijke drugpreventiedienst die problemen door druggebruik wil helpen voorkomen. Dit doen we onder meer door preventieactiviteiten te organiseren. We willen mensen op een verantwoorde en kritische manier leren omgaan met genotsmiddelen.
Binnen preventie vinden we het belangrijk objectieve informatie te geven en mensen niet te veroordelen.
Met onze preventieactiviteiten willen we mensen aan het denken zetten over het thema alcohol en andere drugs. We willen het thema bespreekbaar maken.
Drugpunt werkt lokaal en op maat, ons aanbod bestaat uit Informatie, advies, begeleiding (gratis en vertrouwelijk) en preventie.
Een van de domeinen waar wij ons als preventiedienst op richten is de uitgangssector. Wij kunnen extra ondersteuning aanbieden betreffende omgaan met alcohol en andere drugs op lokale evenementen.
Waar kan je bij ons voor terecht?
Campagnemateriaal 'Begin niet te vroeg: -16 geen alcohol, -18 geen sterkedrank'
Zoals je eerder in deze bundel kon lezen is de wet van december 2009 van toepassing die alcoholverkoop aan jongeren onder de zestien verbiedt.
Drugpunt financiert de polsbandjes die je kan bekomen bij de verschillende jeugddiensten. Bij drugpunt kan je echter ook terecht voor meer (gratis) campagne materiaal die je kan helpen om duidelijk te maken dat jouw organisatie deze wetgeving volgt. Zo hebben wij ook een grote banner ter beschikking om tijdens jouw evenement op te hangen. Deze banner is via de jeugddienst of rechtstreeks bij ons gratis te ontlenen.
Meer van zonder:
Meer van Xxxxxx wil feest voor iedereen, ook voor wie geen alcohol drinkt. Helaas is het aantal alcoholvrije dranken vaak erg klein. Nochtans bestaat er erg veel lekkers zonder alcohol. Dat maakt het op sommige momenten moeilijk om bewust niet-alcoholisch te drinken.
Door het stimuleren en ondersteunen van een ruimer alcoholvrij aanbod, wil Drugpunt een positief signaal geven. We willen mensen die om welke reden ook liever alcoholvrij drinken, de mogelijkheid geven een keuze te kunnen maken tussen meer dan 2 of 3 alternatieven.
Wil je aan de slag met meer van zonder op je fuif of evenement? Neem contact op met onze dienst of surf naar xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/
Feest Wijzer:
Feest Wijzer is een initiatief van VAD (Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen) met ondersteuning van Gezonde Gemeente. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren. Een fuif of lokaal festival moet minimum vier basisservices aanbieden om het Feest Wijzer preventiepakket te kunnen verkrijgen.
Services moeten bekend gemaakt worden aan het uitgaanspubliek via de Feest Wijzer
sterpictogrammen.
Deze dienen op de feestlocatie opgehangen te worden.
1 Deskundig barpersoneel
Deze ster staat voor het visueel aantrekkelijk maken van de alcoholwetgeving voor zowel bezoekers als barpersoneel.
Drugpunt biedt volgende zaken aan die jou hierbij kunnen helpen:
o Barbriefing: Om je barmedewerkers goed voor te bereiden, kan je bij drugpunt een barbriefing bekomen of op de website downloaden. (xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx), Op deze barbriefing vind je tips en informatie die je kan meenemen in de voorbereiding van je evenement. Deze barbriefing kan je ook achter de bar hangen.
o Oganisatorische tips: op xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx vind je enkele organisatorische tips rond het schenken en de prijzen van alcoholische en alcoholvrije dranken.
o Fuifcoaches: Drugpunt verzorgt de module “omgaan met alcohol en andere drugs op fuiven en in het jeugdwerk” binnen de opleiding tot fuifcoach. Zie 2.1.7
2 Gezondheidsinformatie
We hechten er belang aan om de bezoekers op jouw evenement te informeren over veilig en gezond uitgaan. Dit doen we via het beschikbaar maken van informatie.
Om jou hierbij te ondersteunen, kan je bij Drugpunt terecht voor:
o Polsbandjes: deze kan men bekomen bij de verschillende jeugddiensten. Op de bandjes staat : "vragen over alcohol/drugs? xxx.xxxxxxxx.xx ".
o Banners: deze banners kan je ophangen om aan alle bezoekers duidelijk te maken wat de alcoholwetgeving inhoudt.
o Informatie: Drugpunt biedt informatie op vraag via folders, gadgets, affiches, ...
3 Samen uit, samen thuis
Hiermee tracht je bezoekers te sensibiliseren om voor elkaar te zorgen. Dit kan door de affiche 'samen uit, samen thuis' zichtbaar te maken.
Het kan ook zinvol zijn om volgende zaken te voorzien:
• Communiceren van alternatief vervoer: telefoonnummers van taxibedrijven, uren van de (nacht)bussen, treinen,... zichtbaar maken.
• In samenwerking met Fonds Xxxxxx Xxxx kan een alcolab voorzien worden (exclusief mondstukken).
• Promoten van carpooling, samen fietsen, ...
4 Oordoppen
Met deze service tracht je de geluidslimiet te respecteren. Zo willen we de geluidsoverlast voor de buurt beperken en hebben we aandacht voor het voorkomen van gehoorschade. Om aan deze service te voldoen dien je:
o Oordoppen ter beschikking te stellen. Deze kunnen bijvoorbeeld verkregen worden na overleg met een regionaal depot van het ziekenfonds CM. Bij VAD kunnen oordopjes goedkoop besteld worden ( €0,10 per paar). Sommige gemeenten bieden oordoppen aan in hun fuifkoffer.
o Decibels te meten en de geluidslimiet te controleren (+ zichtbaar maken voor publiek)
o De buurt op voorhand op de hoogte te stellen van jouw evenement (bijvoorbeeld via flyers).
5 Optioneel
Feestwijzer moedigt organisatoren aan om ook andere (gezondheids)maatregelen in te voeren die het welzijn van de feestvierders bevorderen. Voor deze 9 optionele services kan je een ster behalen. Deze extra services kan je als organisator vrijblijvend aanbieden.
o Gratis water
o Condooms
o chill-out ruimte
o EHBO Zie 2.2.15
o vestiaire
o Toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers
o Eten
o Gezond voedsel
o Klimaatregeling
Voor meer informatie omtrent dit concept of het bestellen van de stickers/infobordjes kan je contact opnemen met Drugpunt. Meer info op xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx en in de bijlage
Waar en hoe kan je ons bereiken:
*Voor Merelbeke en Oosterzele kan je contact opnemen met Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx: xxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx - 0473/65 65 95
*Voor Destelbergen en Melle kan contact opnemen met Xxxx Xxxxxxxx xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx - 0473/65 65 94
*We hebben ook een algemeen email adres op xxxxx-xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Bureau, gesprekslokaal en infotheek Spiegel 13
9860 Oosterzele
Wij werken op afspraak dus best even op voorhand bellen.
Bijlagen:
4.1 Fuifpunt’s checklist
4.2 ‘Feest Wijzer’: Services voor fuiven en kleine festivals.