HAVENBEDRIJF MOERDIJK N.V.
INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID
van de
HAVENBEDRIJF MOERDIJK N.V.
2017
Vastgesteld door de directie van de Havenbedrijf Moerdijk N.V. Op 21 december 2016
De Directeur,
X.X. xxx xxx Xxxxx
II. ORGANISATORISCHE DOELSTELLINGEN 6
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop 7
3.4 Grensoverschrijdend belang 8
4.1 Product- en marktanalyse 9
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 9
4.3 Lokale economie en MKB (inclusief zzp’ers) 9
4.5 Bepalen van de inkoopprocedure 10
4.6 Bepalen van het contract 13
4.7 Raming en financiële budget 13
4.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen 13
V. ETHISCHE EN IDEELE ELEMENTEN 14
5.4 Maatschappelijk verantwoord ondernemen 14
VI. ORGANISATORISCHE ELEMENTEN 16
6.2 Inkoop in de organisatie 17
INLEIDING
Naar aanleiding van de nieuwe/gewijzigde wet- en regelgeving omtrent inkoop en aanbesteden is het beleid van de Havenbedrijf Moerdijk N.V. (hierna: HM of havenbedrijf) geactualiseerd. HM spant zich doorlopend en steeds vergaander in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij het HM wordt vormgegeven. Het HM streeft uitgaande hiervan een aantal doelstellingen na die zijn gebaseerd op de Havenstrategie 2030 (hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in de complexe omgeving van Haven en Industrie, dient het HM voortvarend bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De speer- punten van de Havenstrategie 2030 zijn daarbij leidend en het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit hierop zo veel als mogelijk aan.
Uit de Havenstrategie 2030 volgen de volgende speerpunten:
a. Waardecreatie: Het zeehaven- en industrieterrein Moerdijk ligt strategisch tussen de havens van Rotterdam en Antwerpen. Er is ruimte voor de logistieke overslag en de chemische industrie om te groeien. Er zijn vier mogelijkheden voor de aan- en afvoer van goederen en in de komende jaren wordt de sterke logistieke positie in West Brabant versterkt door de realisatie van het Logistiek Park Moerdijk. Deze groei van goederenstromen wil HM versterken door stevig in te zetten op de afhandeling van containers die via Rotterdam en Antwerpen Europa binnenkomen (extended gate strategie), het laten groeien van het aantal Europese kustvaartroutes die Moerdijk aan doen (short sea strategie) en een groei van ‘groene’ chemie en procesindustrie. Daarbij geldt: het gaat HM niet alleen om ‘groei om de groei’. HM wil deze groeiende goederen- en productiestroom juist gebruiken om op het haven- en industrieterrein extra diensten en productiefaciliteiten te bieden, zodat er extra banen kunnen worden geschapen voor de regio.
b. Duurzaamheid: Groei kan alleen verantwoord plaatsvinden als sprake is van verdere verduurza- ming van het haven- en industrieterrein. Dit is tevens een must om concurrerend en onderschei- dend te blijven binnen het stelsel van West-Europese havens en industrieterreinen. Enerzijds gaat het om energieneutraliteit van het haven- en industrieterrein. Goede voorbeelden vind je er nu al in de uitwisseling van warmte, energie, CO2 en water tussen bedrijven onderling (de zogenaamde ‘duurzame verbindingen’). Dit kan nog verder worden uitgebouwd. Anderzijds gaat het ook om de versterking van de balans tussen de groei van de haven en verbetering van de milieudruk voor de inwoners van de regio en verbetering van de natuur- en landschapswaarden in de regio. Duur- zaamheid zal in de haarvaten komen van zowel het havenbedrijf zelf als van het haven- en indu- strieterrein als geheel.
c. Veiligheid: De veiligheid voor inwoners van de omliggende gemeenten en medewerkers van de bedrijven staat anno 2017 voorop en zal ook in 2030 voorop staan. De ambitie om te groeien mag nooit ten koste gaan van de veiligheid. Inwoners van de regio moeten ook het vertrouwen hebben dat het haven- en industrieterrein veiligheid hoog in het vaandel heeft. Er wordt daarom ingezet om de aan- en afvoer van goederen meer plaats te laten vinden op veiligere en minder overlastge- vende wijzen. Groei van het vervoer van vloeibare stoffen en gassen via de buisleiding en groei van de containerstromen via de binnenvaart geniet de voorkeur boven het vervoer via de weg of het spoor. Ook wordt ingezet op de versterking van de veiligheid van bedrijven en goederen op het terrein.
Daarnaast gaat HM bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten in zijn algemeenheid uit van de navolgende Inkoopuitgangspunten:
I. DEFINITIES
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingsdocument
Een aanvraag van het Havenbedrijf Moerdijk N.V. voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbe- steding conform de Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van het Havenbedrijf Moerdijk N.V.
Diensten
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet, onder ‘speciale-sectoropdracht voor diensten.
Havenbedrijf Moerdijk N.V. (HM of havenbedrijf)
Het Havenbedrijf Moerdijk N.V., gevestigd aan de Plaza 3 te Moerdijk.
Inkoop
(Rechts)handelingen van het havenbedrijf gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet, onder ‘speciale-sectoropdracht voor leveringen.
Lokale Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt, in volg- orde van prioriteit:
1. binnen het beheersgebied van het Havenbedrijf Moerdijk;
2. binnen de Regio (Zuid)West-Brabant en de Drechtsteden;
3. binnen de Provincie Noord-Brabant;
4. elders.
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek (meer specifiek: art. 6:217 BW).
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het Havenbedrijf Moerdijk voor te verrichten prestaties.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet, onder ‘speciale-sectoropdracht voor werken’.
II. ORGANISATORISCHE DOELSTELLINGEN
Het Havenbedrijf Moerdijk bevindt zich als overheidsbedrijf van de gemeente Xxxxxxxx xx xx xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxx in een bijzondere positie wanneer het gaat om (de regels omtrent) inkoop en aanbesteding. In dat verband valt het Havenbedrijf Moerdijk onder de definitie van speciale sectorbedrijf. Dit vanwege het feit dat het HM zich toelegt op het ontwikkelen, aanleggen, uitgeven, exploiteren en beheren van het (zee-
)haven- en industrieterrein Moerdijk.
Op het gebied van inkoop en aanbesteding stelt het Havenbedrijf Moerdijk zich daarom de volgende doel- stellingen:
A. Inkopen op Rechtmatige en Doelmatige wijze zodat gelden van het havenbedrijf transparant, controleerbaar en verantwoordt worden ingezet.
Het Havenbedrijf Moerdijk leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van dit Inkoop- en Aan- bestedingsbeleid na. Bovendien koopt het havenbedrijf efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitga- ven moeten daarom daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten waardoor de optimale beheersing van de uitgaven centraal staat. Het havenbedrijf houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) Ondernemers tot het verkrijgen van opdrachten.
B. Inkopen op Betrouwbare, Integere en Zakelijke wijze opdat HM een professionele inkoper zal zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstan- digheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicoma- nagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen het havenbedrijf en de Contrac- tant. Het HM spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
C. Inkopen op een afgewogen manier, volgens een specifieke methode om zodoende de meest geschikte contractspartner tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding vast te leggen.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan het havenbedrijf ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. De beste prijs/kwaliteitsverhouding van de in te kopen Werken, Leverin- gen en Diensten staat hierbij altijd voorop. Daarom zal het Havenbedrijf Moerdijk de gunning van opdrach- ten in beginsel telkens doen op basis van de beste prijs/kwaliteitsverhouding (PKV) vallend onder de Eco- nomisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Wanneer hiervan wordt afgeweken, zal dit (vooraf) schrif- telijk worden gemotiveerd.
D. Inkopen met als doel een continue positieve bijdrage te leveren aan het gehele prestatieni- veau van het Havenbedrijf Moerdijk.
Omdat de doelstellingen van Inkoop en Aanbesteding door het HM telkens voortkomen uit en gekoppeld zijn aan de speerpunten van de Havenstrategie 2030 wordt hiermee een directe link gelegd met het gehele prestatieniveau van het Havenbedrijf Moerdijk.
E. Inkopen op een dusdanige manier dat daarmee administratieve lastenverlichting voor zowel het HM als de Ondernemers wordt bewerkstelligd.
Zowel het HM als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. HM verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoop- proces uit te voeren. Concreet kan HM hiertoe digitaal Inkopen. HM maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
III. JURIDISCHE ELEMENTEN
Het Havenbedrijf Moerdijk leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door HM restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepas- singsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
• De gewijzigde Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert sinds 1 juli 2016 de vige- rende Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en speciale-sectoropdrachten boven en (beperkt) onder de (Europese) drempel- waarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Naast deze wet is ook het gewijzigde Aanbestedingsbesluit (Algemene Maatregel van Bestuur) van toepassing.
• De Gids Proportionaliteit: de herziene Gids Proportionaliteit (1e herziening april 2016). De Gids Pro- portionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en dat handvat- ten biedt voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteding is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Gidsen, Richtsnoeren, Interpretatieve Me- dedelingen, et cetera.
• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
• Algemene wet bestuursrecht: algemene beginselen van behoorlijk bestuur, genoemd in Afdeling 3.2 t/m 3.4 zijn ook van toepassing op “andere handelingen, zoals rechtshandelingen naar burgerlijk recht”, voor zover de aard van de handelingen zich daartegen niet verzet.
Het havenbedrijf streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en lan- delijk gezien niet steeds met verschillende procedurele regelingen worden geconfronteerd.
Naast de landelijk verplichte regelingen zijn bij inkooptrajecten de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Le- veringen en Diensten van het Havenbedrijf Xxxxxxxx 0000 van toepassing:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Als rode draad door de in Hoofdstuk II genoemde doelstellingen lopen de 3 centrale beginselen van Aan- besteding, namelijk:
1. Transparantie | 🡪 | Inzichtelijke procedures; |
2. Gelijkheid) | 🡪 | Gelijke behandeling van gelijke gevallen; |
3. Proportionaliteit | 🡪 | De eisen staan in verhouding tot de opdracht. |
Daarnaast wordt door het Havenbedrijf Moerdijk toegepast het beginsel van:
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan;
• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Euro- pese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van het Havenbedrijf Moerdijk.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrij- dend belang. Bij opdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past HM de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.
Er is sprake van opdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang wanneer buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit een uitgevoerde marktanalyse. Of een opdracht of concessieovereenkomst een duidelijk grensover- schrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden van het geval, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Hierbij zal het havenbedrijf een passende mate van openbaarheid betrachten. Dit vloeit voort uit het transparan- tiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het havenbedrijf op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke of voorgeschreven platforms, zoals TenderNed.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende volmachtregeling van het Havenbedrijf Moerdijk. Het havenbedrijf acht zich slechts verbonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgel- dige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directie van het Havenbedrijf Moerdijk en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
IV. ECONOMISCHE ELEMENTEN
Bij nationaal openbare en Europese procedures kan voorafgaand een product- en marktanalyse plaatsvin- den. Het havenbedrijf acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a. Het havenbedrijf acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
HM streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten), zowel tijdens als na de contractperiode. HM moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop.
b. Het havenbedrijf kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van het havenbedrijf door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het Havenbedrijf Moerdijk kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, de mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en de beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
4.3 Lokale economie en MKB (inclusief zzp’ers)
a. Het Havenbedrijf Moerdijk heeft oog voor de lokale economie.
Zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale On- dernemers. Discriminatie zal daarbij worden voorkomen en het havenbedrijf zal niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
b. Het havenbedrijf heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen krijgen. Het havenbedrijf houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan HM doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het ver- minderen van de (administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en/of gunningscriteria.
Het havenbedrijf hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwer- king, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
4.5 Bepalen van de inkoopprocedure
HM zal - met inachtneming van de herziene Gids Proportionaliteit (1e herziening april 2016)- bij de onder- staande bedragen in figuur 1 en figuur 2 de aangegeven procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aan- sluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren.1 In dat laatste geval kan het Havenbedrijf Moerdijk ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag en het havenbedrijf gemotiveerd kan afwijken.
De herziene Gids Proportionaliteit geeft aan dat in het licht van de plaatsing van de artikelen betreffende het proportionaliteitsbeginsel in Deel 1 van de Aanbestedingswet de inhoud van de Gids mutatis mutandis van toepassing is op aanbestedingen waarop de bepalingen van Deel 3 (speciale sectoren, waartoe het havenbedrijf wordt gerekend) van toepassing zijn.
Figuur 1: Indicatie van de te volgen procedures in geval van Leveringen of Diensten Groen: procedure wordt aanbevolen, Oranje: procedure kan tot op zekere hoogte,
Rood: procedure wordt afgeraden. Het Havenbedrijf Moerdijk sluit zich als speciale sectorbedrijf aan bij deze indica- tie (zie hierna)
Figuur 2: Indicatie van de te volgen procedures in geval van Werken
Groen: procedure wordt aanbevolen, Oranje: procedure kan tot op zekere hoogte,
Rood: procedure wordt afgeraden. Het Havenbedrijf Moerdijk sluit zich als speciale sectorbedrijf aan bij deze indica- tie (zie hierna)
1 De herziene Gids Proportionaliteit is te raadplegen via de volgende weblink: xxxx://xxxxxxx.xxx/xx0xxx0.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal het havenbedrijf in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld door de Europese Commissie. Voor 2016 en 2017 gelden de volgende drempelbedragen:
Leveringen/Diensten: | € 418.000,- |
Werken: | € 5.225.000,- |
Sociale en andere Specifieke diensten | € 1.000.000,- |
Het havenbedrijf zal in geval van Europese aanbesteding in beginsel gebruik maken van standaardproce- dures. Dat wil zeggen: de openbare procedure (art. 3.33 AW), de niet openbare procedure (art. 3.34 AW) en de onderhandelingsprocedure met aankondiging (art. 3.35).
Concurrentiegerichte dialoog
De concurrentiegerichte dialoog biedt de ruimte voor geschikte partijen om verschillende oplossingen aan te dragen om in de behoefte van het havenbedrijf te kunnen voorzien. Vervolgens kan het havenbedrijf in de dialoog samen met deze deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk be- palen welke oplossing(en) het best in haar behoefte kan voorzien.2
Het havenbedrijf past deze procedure alleen toe als een van de onderstaande bijzondere omstandigheden van toepassing is en de motivering voor deze keuze wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier:
• Gemakkelijk beschikbare oplossingen voldoen niet en hebben aanpassing nodig;
• Het betreft onder meer ontwerp- of innovatieve oplossingen. Aanpassings- of ontwerpactiviteiten zijn met name nodig in het geval van complexe aankopen zoals geavanceerde producten;
• Er is sprake van bijzondere omstandigheden. Specifieke omstandigheden in relatie tot de aard, de complexiteit, juridische en financiële voorwaarden of risico's van de opdracht;
• Technische specificaties kunnen vooraf niet goed worden vastgesteld;
• Er zijn alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen gedaan.
Innovatiepartnerschap
Innovatiepartnerschap is een nieuwe procedure in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Deze procedure kan het havenbedrijf gebruiken voor de aanschaf van producten, werken en diensten die nog niet op de markt beschikbaar zijn (of in ieder geval niet met het door haar gewenste prestatie niveau). Het havenbedrijf definieert het probleem of de behoefte en bedrijven stellen innovatieve oplossingen voor. Na het uitvoeren van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase, kan het havenbedrijf het product, werk of dienst in commerciële volumes inkopen onder de voorwaarden die bij de start van het innovatiepartnerschap zijn overeengeko- men.3
Onder innovatieve oplossingen worden producten, werken en diensten verstaan die nog niet (met het ge- wenste prestatieniveau) op de markt beschikbaar zijn. Deze oplossingen kunnen compleet nieuwe oplos- singen zijn of aanmerkelijk verbeterde bestaande oplossingen. De procedure van het innovatiepartner- schap biedt bedrijven meer kansen om hun ideeën uit te werken tot een bruikbare oplossing, die vervolgens ook nog door het havenbedrijf in een groter aantal kan worden afgenomen. Het zorgt ervoor dat specifieke wensen van het havenbedrijf beter kunnen worden vervuld.
2 Een handreiking voor de concurrentiegerichte dialoog is te raadplegen via de volgende weblink: xxxx://xxxxxxx.xxx/xxxxxxx.
3 Een factsheet betreffende het innovatiepartnerschap is te raadplegen via de volgende weblink: xxxx://xxxxxxx.xxx/xxxxx0x.
Om vast te stellen of voor het probleem of de behoefte van het havenbedrijf een innovatieve oplossing noodzakelijk is, zal zij gedegen marktonderzoek uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een markt- verkenning, patentenonderzoek of marktconsultatie. De reikwijdte van dit marktonderzoek kan per traject verschillend zijn en kan variëren van een marktonderzoek in enkele Europese landen tot een wereldwijde analyse. Een innovatieve oplossing wordt geacht nog niet op de markt beschikbaar te zijn als het onder- zoek- en ontwikkeltraject nog niet volledig is afgerond.
Onder de Europese Drempel
Onder de (Europese) drempelbedragen zal het havenbedrijf in beginsel ofwel enkelvoudig ofwel meervou- dig onderhands aanbesteden, tenzij het havenbedrijf het, met het oog op concurrentiestelling en optimale aanwending van havenschapsgelden, geraden acht om de opdracht nationaal openbaar te maken via Ten- derNed of om voor een andere passende procedure te kiezen. Het havenbedrijf beoordeelt dit per aan te besteden opdracht. Gezien de bedoeling van de wetgever met de nieuwe Aanbestedingswet 2012 (o.a. flexibilisering, duurzaamheid en innovatie).
Betreffende de selectie bij een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding, maakt het haven- bedrijf in beginsel gebruik van de door Pianoo ontwikkelde Handreiking Selectie bij onderhands aanbeste- den.4
Meervoudig Onderhandse Offerteaanvraag & Nationaal Openbare Procedure
Het havenbedrijf vraagt bij een meervoudig onderhandse procedure ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een offerte.
Bij Leveringen en Diensten vanaf € 25.000,- tot een bedrag van € 250.000,- zal het havenbedrijf in begin- sel meervoudig onderhands aanbesteden. Tussen een bedrag van € 250.000,- en de Europese Drempel van € 418.000,- besteedt het havenbedrijf in beginsel ofwel Nationaal Openbaar ofwel meervoudig onder- hands aan, rekening houdend met transactiekosten en de relevante partijen in de markt.
Bij Werken vanaf € 50.000,- tot een bedrag van € 2.500.000,- zal het havenbedrijf in beginsel meervoudig onderhands aanbesteden. Tussen een bedrag van € 2.500.000,- en de Europese Drempel van € 5.225.000,- besteedt het havenbedrijf in beginsel ofwel Nationaal Openbaar ofwel meervoudig onderhands aan, rekening houdend met transactiekosten en de relevante partijen in de markt.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag (gunning 1 op 1)
Het havenbedrijf vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Bij Leveringen en Diensten tot € 25.000,- zal het havenbedrijf in beginsel enkelvoudig onderhands aan- besteden. Bij Werken tot € 50.000,- zal het havenbedrijf in beginsel enkelvoudig onderhands aanbesteden.
Ten aanzien van de te volgen procedure is een en ander als volgt schematisch weergegeven:
Type | Bedrag | Te volgen procedure |
Leveringen & Diensten | € 0,- t/m € 25.000,- | Enkelvoudig Onderhands (1 op 1) |
€ 25.000,- t/m € 250.000,- | Meervoudig Onderhands (tenzij de specifieke opdracht een andere procedure vergt) |
4 De Handreiking Selectie bij onderhands aanbesteding is te raadplegen via de volgende weblink: xxxx://xxxxxxx.xxx/x00xxx0.
€ 250.000,- t/m € 418.000,- | Nationaal Openbaar of Meervoudig Onderhands (afhankelijk van trans- actiekosten en marktpartijen) | |
Vanaf € 418.000,- | Europees (conform Richtlijn) | |
Werken | € 0,- t/m € 50.000,- | Enkelvoudig Onderhands (1 op 1) |
€ 50.000 t/m € 2.500.000,- | Meervoudig Onderhands (tenzij de specifieke opdracht een andere procedure vergt) | |
€ 2.500.000 t/m € 5.225.000,- | Nationaal Openbaar of Meervoudig Onderhands (afhankelijk van trans- actiekosten en marktpartijen) | |
Vanaf € 5.225.000,- | Europees (conform Richtlijn) |
4.6 Bepalen van het contract
Vooraf/tijdens het Inkoopproces (zie verder paragraaf 6.1) kan worden bepaald voor welk type contract het havenbedrijf kiest ten opzichte van haar opdrachtnemer. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gekozen uit:
Eenmalig contract met 1 of meerdere opdrachtnemers
Het havenbedrijf kan ervoor kiezen om, na het doorlopen van het inkoopproces, een opdracht te gunnen aan 1 of meerdere opdrachtnemers (in geval van een combinatie) in de vorm van een overeenkomst van opdracht (titel 7 boek 7 BW) of een overeenkomst tot aanneming van werk (titel 12 boek 7 BW).
Raamovereenkomst
Wanneer een opdracht zeer regelmatig wordt verstrekt of wanneer de marktkarakteristiek (zoals de aard en omvang van de markt) dit vergt, kiest het havenbedrijf er in beginsel voor om een raamovereenkomst te sluiten met 1 of meerdere ondernemers waarin zij voor een bepaalde periode, doch nooit langer dan 8 achtereenvolgende jaren, de voorwaarden vastlegt voor nog te plaatsen opdrachten.
4.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt voor zover mogelijk plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schrifte- lijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het havenbedrijf wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
4.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Het havenbedrijf streeft ernaar eerlijke mededinging te bevorderen. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non- discriminerend te handelen, bevordert het havenbedrijf een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Het havenbedrijf wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
V. ETHISCHE EN IDEELE ELEMENTEN
a) Het havenbedrijf stelt integriteit voorop.
Het havenbedrijf heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders, toezichthouders en medewerkers integer handelen. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen. Het Havenbedrijf Xxxxxxxx heeft in dat verband een ‘dedicated’ beleid op het gebied van compliance (hard skills) en integriteit (soft skills).
b) Het havenbedrijf contracteert enkel met integere Ondernemers.
Het havenbedrijf wil alleen zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Ge- dragsverklaring Aanbesteden’. Ook vormen van een (verkorte) due dilligence behoren tot de mogelijkhe- den.
Het havenbedrijf heeft gezien haar governancestructuur (overheidsbedrijf) een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk en economisch verkeer. Een en ander volgt expliciet uit de Havenstrategie 2030. Het Ha- venbedrijf Moerdijk onderzoekt of bij de inkoop van Werken, Leveringen en/of Diensten voorwaarden of eisen gesteld kunnen worden aan de opdrachtnemer met betrekking tot het bieden van lokale of regionale werkgelegenheid. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaard- bare omstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet betaling van leefbaar loon) tot stand zijn gekomen. Een en ander volgt uit Figuur 3 (zie volgende pagina).
Agentschap NL, onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken, heeft duurzaamheidseisen en - wensen opgesteld op het gebied van milieu (Planet). Om duurzaamheid structureel te kunnen inbedden is professioneel opdrachtgeverschap en is een professionele inkoopfunctie nodig. Het havenbedrijf neemt duurzaamheid zo veel mogelijk mee in het inkoopproces waarbij de ruimte om te verduurzamen via inkopen maximaal wordt benut door bijvoorbeeld het gebruik van Biobased producten en hergebruik van producten (cradle-to-cradle).
Het havenbedrijf moedigt – daar waar mogelijk en gewenst– innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Zie bijvoorbeeld het Innovatiepartnerschap onder 4.5. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat HM ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit innovatieve inkoopprocedures en contractsvormen.
5.4 Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Het havenbedrijf heeft nadrukkelijk aandacht voor de duurzaamheidaspecten bij het inkopen van goederen en diensten. Dit wordt door het havenbedrijf gezien als een onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Hierbinnen wordt rekening gehouden met het bedrijfsresultaat van het havenbedrijf op de onderstaande 3 dimensies (3 p’s):
• People: gevolgen voor de mensen binnen en buiten de eigen organisatie;
• Planet: effecten op het natuurlijke leefmilieu;
• Profit: geld als maatstaf voor waardering.
Het havenbedrijf geeft bewust en structureel inhoud aan deze maatschappelijke rol door in alle fasen van het inkoopproces rekening te houden met duurzaamheid op milieu- en sociale aspecten.
Social Return is het maken van afspraken met opdracht- nemers bij het inkopen van diensten, werken en leverin- gen over arbeidsplaatsen, leer-/werkplekken en stage- plekken voor specifieke doelgroepen, zoals SW-geïndi- ceerden, mensen met een beperking en stagiairs van beroepsopleidingen. Daarnaast wordt social return ook vrijer ingevuld door bijvoorbeeld afspraken te maken over het leveren van een bijdrage aan bepaalde maat- schappelijke doelen.
Mogelijkheden voor het havenbedrijf zijn onder andere:
- goederen en/of diensten inkopen bij een SW-bedrijf of een regulier bedrijf dat veel van de specifieke doelgroe- pen inzet;
- met opdrachtnemers overeen te komen dat 5 % van de aanneemsom door de opdrachtnemer moet worden besteed aan het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt .
Figuur 3: 12 stappen naar een duurzame inrichting van het inkoopproces
Bron: Pianoo / Agentschap NL
VI. ORGANISATORISCHE ELEMENTEN
Het inkoopproces bestaat uit een Voorbereiding en een Gebruiksfase waartussen 6 fasen van het inkoop- proces zijn te onderscheiden. Een en ander volgt uit Figuur 4.
Figuur 4: het inkoopproces verdeeld in 6 fasen Bron: Agentschap NL
Daar waar een aparte fase in het inkoopproces is onderscheiden, volgt hieronder een korte toelichting per fase.
Stap | Fase | Toelichting |
1. | Voorbereiding | - Bepalen van de (inkoop)behoefte - Bepalen van het marktaanbod (bijv. door het laten uitvoeren van een product- of marktanalyse) - Keuze voor het type Offerteaanvraag - Goedkeuring van het budget |
2. | Specificeren | - Opstellen van de eisen en wensen van HM - Omschrijven van de opdracht - Opstellen van Offerteaanvraag / Aanbestedingsdocument - Bepalen aanbestedingsprocedure en contractvorm |
3. | Selecteren | - Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers - Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of andere bekende platforms zoals TenderNed. - Offertes evalueren - Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) - Gunning aan winnende Ondernemer |
4. | Contracteren | - Verzenden opdrachtbrief of tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant - Contract aanmelden bij contractensysteem - Registreren getekende overeenkomst - Informeren afgewezen Ondernemers |
5. | Bestellen | - Uitvoeren van de opdracht - Eventueel met het doen van bestellingen |
6. | Bewaken | - Bewaken termijnen - Controleren nakoming afgesproken prestaties - Tijdige betaling facturen - Tijdige opzegging en/of start heraanbesteding |
7. | Nazorg | - Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld op basis van prijsin- dexeringen of looptijd - Evalueren overeenkomst met Contractant. |
Termijnen
Wat betreft de termijnen die binnen het inkoopproces door het havenbedrijf zullen worden gehanteerd, wordt aangesloten bij de gewijzigde Aanbestedingswet 2012.5
Elektronisch aanbesteden
Opdrachten boven de Europese drempelwaarden zijn vanaf 1 juli 2017 verplicht om de gehele aanbeste- dingsprocedure digitaal te laten verlopen. Deze verplichting geldt ook voor het havenbedrijf en voor alle sociale en andere specifieke diensten waarop een vereenvoudigd regime van toepassing is.
6.2 Inkoop in de organisatie
Binnen de organisatie van het Havenbedrijf Moerdijk is een Contract Comité in het leven geroepen be- staande uit:
- Een voorzitter (de jurist)
- Een secretaris (de senior financieel medewerker)
- Een lid (de medior financieel medewerker)
Dit Comité toetst alle opdrachten boven de grens van gunning 1 op 1 op deugdelijke motivering, rechtma- tigheid en doelmatigheid en adviseert waar nodig de te volgen aanbestedingsprocedure aan de desbetref- fende inkoper binnen HM. Daarenboven adviseert het Contract Comité de directeur ten aanzien van de formele besluiten tot inkoop. Voor inkoopprocedures die Europees , Nationaal Openbaar of op basis van de concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap (dienen te) worden aanbesteed kan c.q. zal de begeleiding van een externe adviseur/procesbegeleider op het gebied van inkoop en aanbesteding worden ingeschakeld.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de medewerkers (budgethouders) van het Havenbedrijf Moerdijk. De directie van het havenbedrijf is bevoegd tot en verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Havenbedrijf Moerdijk N.V.
5 De factsheet omtrent de te hanteren termijnen is te vinden via de volgende weblink: xxxx://xxxxxxx.xxx/xxxxxxx.