Addendum en nadere toelichting bij hoofdstuk 11 van de factsheet voor gemeenten ‘Jeugd-GGZ inkopen met DBC’s en Basis-GGZ’

Productieafspraken Jeugd-GGZ per boekjaar

Addendum en nadere toelichting bij hoofdstuk 11 van de factsheet voor gemeenten ‘Jeugd-GGZ inkopen met DBC’s en Basis-GGZ’

Samenvatting

Gemeenten contracteren specialistische Jeugd-GGZ, Basis-GGZ en Ernstige Enkelvoudige Dyslexie in termen van prestaties zoals die ook in 2014 worden gehanteerd (DBC GGZ en GB-GGZ). De spelregels van de DBC’s (voor registratie, validatie en facturatie) zijn voor jeugd grotendeels gelijk met volwassenen. Eén van de kenmerken in deze systematiek is dat het factuurbedrag per cliënt gebaseerd wordt op de afspraken in het jaar waarin het traject (hierna: DBC, maar hetzelfde geldt voor GB-GGZ) wordt geopend.

DBC’s worden soms pas in het volgende jaar afgesloten en gefactureerd. Gemeenten zullen per jaareinde een schatting van de nog verwachten facturen willen opnemen in de jaarrekening, voor nog niet gefactureerde ac- tiviteiten uitgevoerd in het boekjaar. Ook bij het maken van budgetafspraken moet men rekening houden met het nog niet gefactureerde werk per jaareinde. Dit vraagt van de aanbieder dat hij/zij een overzicht maakt van de uitgevoerde maar nog niet gefactureerde werkzaamheden. We noemen dit het Onderhanden Werk (OHW). Ook wanneer alleen prijsafspraken worden gemaakt is de OHW-berekening per einde van het jaar relevant.

Immers, gemeenten zullen een post ‘nog te betalen lasten’ opnemen voor openstaande DBC’s per einde van het jaar.

Oktober 2014

Dit memo legt uit hoe deze systematiek van trajecten in de Jeugd-GGZ kan worden gebruikt in de gemeente- lijke financiën, waarbij budgetten en verantwoording worden opgesteld in termen van boekjaren en niet van schadelastjaren zoals verzekeraar dat doen.

Inleiding

Gemeenten ontvangen de middelen voor Jeugdhulp per boekjaar. Ze zullen daarom ook het boekjaar als refe- rentie willen gebruiken in budget- of productieafspraken met GGZ-aanbieders. Dit memo beschrijft op welke wijze dit mogelijk is, met de belangrijke waarschuwing dat dit voor GGZ-aanbieders zeker niet vanzelfsprekend is. GGZ-aanbieders zijn namelijk gewend om met zorgverzekeraars afspraken te maken in termen ‘schadelastjaar’, waarbij alleen het moment van ‘openen’ bepalend is voor zowel het tarief als de productieafspraken.

GGZ-trajecten kunnen starten in 2015 en sluiten in 2016

Vanwege de transitie van de Jeugd-GGZ naar gemeenten is afgesproken dat voor alle cliënten die in zorg zijn op 31-12-2014 administratief een nieuwe prestatie wordt geopend per 1-1-2015. Dit geldt voor zowel DBC’s als voor generalistische Basis-GGZ. Hierdoor worden alle activiteiten uitgevoerd in 2014 gedeclareerd bij de zorgverzeke- raar, en de activiteiten in 2015 bij de gemeente. Dit is weergegeven als traject (1) in figuur 1 hieronder.

Figuur 1. GGZ-trajecten gestart in 2015

Een groot deel van de trajecten zal in 2015 worden geopend en ook in 2015 worden afgesloten. Dit zijn trajecten als (1) en (2) in figuur 1 hierboven. Per eind 2015 zullen ook prestaties over een jaargrens heenlopen, zoals trajec- ten (3) en (4) in deze figuur. Het kan zelfs voorkomen dat de factuur voor (4), met een afsluitdatum in 2016, pas in 2017 bij de gemeente wordt ingediend.

In de gangbare terminologie die zorgverzekeraars en GGZ-aanbieder hanteren zouden al deze prestaties vallen in ‘schadelastjaar 2015’. Immers, in de Zorgverzekeringswet is de openingsdatum van elke prestatie maatgevend: zowel voor het tarief als voor de productieafspraken die over een jaar worden gemaakt. Verzekeraars kunnen daarom pas twee jaar na jaar ‘T’ een definitief overzicht hebben van de schadelast van het jaar ‘T’. Pas laat in 2017 weten verzekeraars de definitieve schadelast over 2015. Dit typische kenmerk van de Zorgverzekeringswet is niet praktisch voor gemeenten die in het eerste kwartaal van 2016 het boekjaar 2015 willen afsluiten.

Schadelastjaar vs. boekjaar

Gemeenten willen kunnen beoordelen of ze uitkomen met de beschikbare middelen in een boekjaar. Dit bete- kent wel dat gemeenten bij het maken van budget- of productieafspraken er rekening mee moeten houden dat trajecten per jaareinde nog kunnen doorlopen. In overeenkomsten moet dit duidelijk worden benoemd en waar nodig moet een rekenregel worden opgenomen, die de vertaalslag maakt van kosten per schadelastjaar (ope- ningsdatum is leidend) naar kosten per boekjaar (moment van uitvoeren van de activiteit is leidend).

Schadelastjaar:	Kosten van trajecten worden toegerekend aan het jaar van openingsdatum.
Boekjaar:	Kosten van activiteiten binnen trajecten worden toegerekend aan het jaar waarin de activi- teit is uitgevoerd.

Figuur 2. Verschil schadelastjaar en boekjaar

Gemeentelijke boekhouding

Voor gemeenten is het verstandig om aan het einde van elk jaar een post ‘nog te betalen lasten’ op te nemen voor zogenaamd Onderhanden Werk (hierna: OHW) in de GGZ. Dit staat voor de nog te betalen kosten van GGZ- trajecten die in dat jaar nog niet zijn afgerond. Dit geldt voor de trajecten als (3) en (4) in figuur 1, waarvan een deel van de kosten gemaakt worden in 2015. De facturen kunnen namelijk pas na afsluiting van het zorgtraject worden opgesteld, terwijl de activiteiten al zijn uitgevoerd in het boekjaar.

De gemeente kan deze berekening niet zelf maken. In de overeenkomst zal daarom moeten worden opgenomen hoe de aanbieder deze OHW-berekening maakt. Aan de hand hiervan kan een gemeente besluiten om in de over- eenkomst mogelijk ook afspraken over bevoorschotting op te nemen.

OHW-berekening:

Aanbieder maakt periodiek per einde van het jaar per gemeente een berekening van het Onderhanden Werk (OHW) per gemeente. Voor alle openstaande trajecten wordt aan de reeds uitgevoerde en geregistreerde acti- viteiten het gecontracteerde tarief/eenheid toegerekend en opgeteld tot het OHW. Dit is de waarde van aantal minuten, verblijfsdagen en overige verrichtingen in alle nog niet afgesloten DBC’s plus de eventuele waarde van al wel afgesloten maar nog niet gefactureerde DBC’s per gemeente.

Noot 1: Wanneer geen (gemiddeld) tarief per uur in het contract is genoemd, hanteert de aanbieder een gemid- deld uurtarief passend bij de contractafspraken in DBC’s en/of Generalistische Basis GGZ. Aanbieders volgen dan de bedrijfseconomische juistheidsoverwegingen die ze ook in het kader van de jaarrekening moeten volgen.

Noot 2: Bij deze berekening kan een bestuursverklaring of een accountantsverklaring worden gevraagd. Dit is alleen proportioneel wanneer aan de berekening van het OHW een betaling aan de aanbieder is gekoppeld.

Het is wenselijk dat niet elke gemeenten eigen eisen opstelt.

Figuur 3. Berekening OHW

De GGZ-kosten in 2015 voor een gemeenten zijn

i gefactureerde GGZ, in figuur 1 zijn dit trajecten (1) en (2), plus

ii het OHW voor 2015, in figuur 1 zijn dit de werkzaamheden van trajecten (3) en (4) in 2015 .

Figuur 4. Berekening boekjaar 2015, met OHW 2015

Voor elk volgend jaar (bijvoorbeeld 2016) kunnen de GGZ-kosten in dat boekjaar worden berekend door i de in het lopende jaar (2016) gefactureerde bedragen, minus;

ii het OHW bij afsluiting van het voorgaande jaar (in dit voorbeeld OHW 2015), plus

iii het nieuw berekende OHW bij afsluiting van het boekjaar (in dit voorbeeld OHW 2016).

Dit is weergegeven in figuur 5 hieronder. De factuur voor traject (4) kan wellicht later worden ontvangen in 2017, maar deze zal door een gemeente op basis van sluitingsdatum worden toegerekend aan 2016 (en deels aan 2015) en dus niet in het OHW van 2016.

Figuur 5. Berekening boekjaar 2016 met OHW 2015 en 2016

Budget- of productieafspraken per jaar

Ook bij het maken van budget- of productieafspraken per jaar is het belangrijk rekening te houden met de doorloop van trajecten over jaargrenzen heen en hoe dit zich verhoudt tot eventuele bevoorschotting dan wel tussentijdse declaratie. Concreet moet duidelijk zijn hoe de afspraken worden gedefinieerd en berekend.

Het verdient de voorkeur om een definitie te hanteren die over meerdere jaren een constant beeld kan geven,

maar gebruikmakend van het boekjaar als referentiepunt. Bijvoorbeeld:

a zorgvolume in aantal activiteiten) in 2015, maar dit is geen standaard rapportage in de DBC’s en generalisti- sche Basis-GGZ;

b zorgomzet in boekjaar 2015: te factureren bedragen in 2015 plus het OHW per eind 2015. Noot: voor volgende jaren hieraan toevoegen: minus het OHW per einde jaar. In 2015 is dat nihil door invoering van de Jeugdwet waarbij alle activiteiten in 2014 in rekening gebracht bij de zorgverzekeraar.

Er zijn ook afspraken denkbaar waarmee geen aansluiting mogelijk is met eerdere jaren. Deze zijn niet aan te be- velen omdat in dat geval offertes van aanbieders niet gerelateerd kunnen worden aan historische gegevens van zorgverzekeraars of aan de beschikbare middelen voor Jeugd-GGZ per gemeente. Bijvoorbeeld:

a aantal trajecten te openen in 2015. Dit zal door het opnieuw openen van alle lopende trajecten per 1-1-2015, in 2015 een vertekend beeld geven, dus hoger dan een regulier jaar;

b zorgvolume met als referentie schadelastjaar 2015. Ook deze berekening zal door het overgangseffect per 1-1- 2015 een te hoog aantal opleveren. De lopende trajecten die per 1-1-2015 opnieuw worden geopend, verteke- nen het beeld wat leidt tot een hoger aantal dan een regulier jaar.

Conclusie

Helderheid over de terminologie in afspraken tussen gemeente en aanbieder kan voorkomen dat discussies ont- staan op het moment dat partijen elkaar aanspreken op productie- en budgetafspraken.

BELANGRIJK: Zonder dit expliciet te melden zullen veel zorgaanbieders aannemen dat de gemeente een schade-

lastjaar bedoeld. Hierdoor ontstaat de kans dat de bedoeling van cijfers in uitvragen, offertes, budgetafspraken of garanties niet op elkaar aansluiten.