Overeenkomst Verwerking Persoonsgegevens
Overeenkomst Verwerking Persoonsgegevens
TUSSEN vzw Samenwerken aan Kinderopvang Brussel
vertegenwoordigd door Xxx Xx Xxxx (voorzitter) en Xxxx Xxxxxxxxxx (bestuurslid) met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000 xxx 0, 0000 Xxxxxxxxxx;
Hierna: “Verantwoordelijke voor de verwerking”
EN
..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door ..…………………………………………………………………………………………………………………….
…………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. met maatschappelijke zetel te …………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hierna: “Verwerker”
Hierna gezamenlijk: de “Partijen”
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
a) De Verantwoordelijke voor de verwerking de rechtspersoon is die het doel en de middelen bepaalt van de verwerking van persoonsgegevens zoals nader gespecifieerd in Bijlage 1 van deze Overeenkomst;
b) De Verantwoordelijke voor de verwerking zich engageert om de verwerkingsdiensten uit te voeren zoals gespecifieerd in Bijlage 2 en de Verwerker zulke verwerkingsdiensten wenst uit te voeren onder de voorwaarden bepaald in de Overeenkomst.
c) Deze Overeenkomst kadert in de verplichting voortvloeiend uit artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016.
KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN: ARTIKEL 1 DEFINITIES
“Overeenkomst”: deze Overeenkomst inclusief bijlagen;
“Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
“Data incident”: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens;
“Verordening”: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
ARTIKEL 2 VOORWERP
Deze Overeenkomst vloeit voort uit de verplichting opgenomen in artikel 28 van de Verordening die bepaalt dat tussen de Verwerker en de Verantwoordelijke voor de verwerking een geschreven overeenkomst dient opgemaakt te worden.
Deze Overeenkomst regelt de rechten en verplichtingen van de Verantwoordelijke voor de verwerking en de Verwerker bij het verwerken van Persoonsgegevens.
De Verwerker verbindt zich ertoe om vanaf de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking, deze Overeenkomst na te leven. Indien er reeds verwerkingsactiviteiten plaatsvonden vóór de inwerkingtreding van de Overeenkomst, verbindt de Verwerker zich ertoe om in elk geval vanaf de inwerkingtreding van de Overeenkomst deze verwerkingen te verrichten conform de Overeenkomst.
ARTIKEL 3 CONTACTGEGEVENS DATA PROTECTION OFFICER (DPO)
Vragen betreffende Persoonsgegevens, gegevensbescherming, verwerkingsactiviteiten, deze Overeenkomst kunnen door de Verwerker verstuurd worden naar het volgende e-mailadres: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx .
ARTIKEL 4 RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKER
De Verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking bij de verwerking van de Persoonsgegevens.
De Verwerker zal overeenkomstig de instructies van de Verantwoordelijke voor de verwerking enkel Persoonsgegevens verwerken zoals opgenomen in Bijlage 1 van de Overeenkomst en volgens de bepalingen van de Overeenkomst.
De Verwerker zal enkel deze Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en uitsluitend deze Persoonsgegevens opgenomen in Bijlage 1 van de Overeenkomst.
De Verwerker verbindt zich ertoe om zijn personeelsleden die instaan voor de verwerking van de Persoonsgegevens en het uitvoeren van de Overeenkomst regelmatig te informeren en bij te scholen aangaande bepalingen van privacywetgeving in het algemeen en de Verordening in het bijzonder.
ARTIKEL 5 RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING
De Verantwoordelijke voor de verwerking verbindt zich ertoe om, telkens wanneer deze een nieuwe verwerkingsopdracht geeft aan de Verwerkers of telkens wanneer het doel van de verwerking wijzigt, een addendum aan deze Overeenkomst voor te stellen.
ARTIKEL 6 VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
6.1.
De Verwerker verbindt zich ertoe de nodige confidentialiteit aan de dag te leggen bij het verwerken van Persoonsgegevens in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking.
6.2.
De Persoonsgegevens mogen door de Verwerker enkel worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in Bijlage 1 van de Overeenkomst.
6.3.
De Verantwoordelijke voor de verwerking geeft aan de Verwerker de toestemming om de Persoonsgegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en binnen de grenzen van de Overeenkomst en de Verordening.
6.4.
De mededeling aan andere derden dan deze omschreven in het vorig lid, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijk verplichte mededeling aan derden moet door de Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de Verantwoordelijke voor de verwerking.
6.5.
De Verwerker kan overgaan tot het nemen van een kopie of export van de Persoonsgegevens indien dit strikt noodzakelijk is om de Overeenkomst uit te voeren.
6.6.
Indien de Verwerker de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verantwoordelijke bekomt, is het de Verwerker toegelaten om uitsluitend geanonimiseerde gegevens ter beschikking te stellen van derden die noch rechtstreeks noch onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, zoals omschreven in Bijlage 1. De Verwerker garandeert dat deze doorgifte aan derden steeds gebeurt binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en uitsluitend een verwerking betreft met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
ARTIKEL 7 RECHTEN VAN DE BETROKKENE
In geval de Verwerker voor de verwerking een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie Persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de Verordening zoals bv. recht van verzet of recht van wissing van de Persoonsgegevens, geeft de Verwerker deze opdracht onverwijld door aan de Verantwoordelijke voor de verwerking.
De Verantwoordelijke voor de verwerking verbindt zich ertoe om onverwijld en dit uiterlijk binnen 2 maanden na ontvangst van de aanvraag, een passend gevolg te geven aan deze opdracht van de Verwerker en ofwel de gevraagde informatie te verschaffen ofwel de gevraagde aanpassingen te doen aan de Persoonsgegevens, dan wel bepaalde Persoonsgegevens te verwijderen en vernietigen.
ARTIKEL 8 VERTROUWELIJKHEID
Alle gegevens en informatie die de Partijen van deze Overeenkomst ontvangen zullen tijdens de duur van deze Overeenkomst en ook daarna als vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan het bevorderen van de doelstellingen van de Overeenkomst.
De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:
− Ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar komt;
− Ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of
− Na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.
De Persoonsgegevens worden eveneens beschouwd als vertrouwelijke informatie dewelke op geen enkel moment in de toekomst door de Verwerker kan gebruikt worden dan binnen de grenzen van deze Overeenkomst.
ARTIKEL 9 AANSPRAKELIJKHEID EN GARANTIES
9.1.
De Verwerker verbindt zich ertoe om de bepalingen van de Overeenkomst strikt na te leven bij het verwerken van de Persoonsgegevens en garandeert aan de Verantwoordelijke voor de verwerking dat hij de nodige maatregelen zal nemen teneinde zijn aangestelden belast met de uitvoering van de Overeenkomst de bepalingen van deze Overeenkomst te doen naleven.
In het bijzonder garandeert de Verwerker aan de Verantwoordelijke voor de verwerking dat hij zijn aangestelden attent heeft gemaakt op de bepalingen van de Overeenkomst en met hen een overeenkomst heeft gesloten die minstens de garanties biedt die worden verwacht van de Verwerker op basis van de Overeenkomst.
9.2.
De Verwerker is verantwoordelijk voor alle schade die voortvloeit uit het niet nakomen van deze Overeenkomst en de in de privacywetgeving opgelegde boetes of sancties, onverminderd de aansprakelijkheid op grond van andere regels, voor zover ontstaan door zijn werkzaamheid.
De Verantwoordelijke voor de verwerking behoudt zich het recht voor om de Verwerker ten alle tijde in tussenkomst en vrijwaring te roepen voor elk geschil aangaande Persoonsgegevens en de verwerking ervan.
9.3
Het is de Verwerker niet toegestaan beroep te doen op onderaannemers voor de verwerking van de verkregen Persoonsgegevens.
ARTIKEL 10 DUUR, OPZEG EN BEËINDIGING
Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening.
Deze Overeenkomst wordt afgesloten voor een onbepaalde duur. De Overeenkomst kan door elk van de Partijen opgezegd worden bij aangetekend schrijven en mits in achtneming van een opzegtermijn van 3 maand. De opzegtermijn begint te lopen de eerste dag van de maand die volgt op het verzenden van de aangetekende zending, waarbij de poststempel zal gelden als bewijs. Het opzeggen van deze Overeenkomst impliceert het beëindigen van de samenwerkingsovereenkomst tussen de Verwerker en de Verantwoordelijke voor de verwerking.
ARTIKEL 11 GEVOLGEN VAN DE BEËINDIGING
In geval van beëindiging van deze Overeenkomst, ongeacht de wijze waarop, zal de Verwerker onmiddellijk en op eigen initiatief alle Persoonsgegevens-bevattende documenten, met inbegrip van kopieën daarvan, ongeacht of de inhoud van de informatiedragers is geproduceerd of gemaakt door de Verwerker, de Verantwoordelijke voor de verwerking dan wel derden, vernietigen.
In zoverre als de Persoonsgegevens worden bewaard of opgeslagen op een computersysteem, computer disks, USB-sticks en andere informatiedragers van de Verwerker of in enige andere vorm zijn vastgelegd die redelijkerwijze niet aan de andere Partij ter hand kan worden gesteld, zal de Verwerker dergelijke Persoonsgegevens vernietigen.
ARTIKEL 12 BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS
De Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de opdracht waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de Persoonsgegevens hierna niet meer nodig, dan zal de Verwerker ze adequaat uitwissen en permanent verwijderen, ofwel de gegevensdragers terugbezorgen aan de Verantwoordelijke voor de verwerking.
Deze bepaling geldt eveneens voor de gegevensdragers waarop de kopie of exports conform artikel 6(6.5) van de Overeenkomst bewaard werd.
ARTIKEL 13 CONTROLE DOOR VERANTWOORDELIJKE
De Verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht om de naleving van de Overeenkomst te controleren bijvoorbeeld in het kader van een formele klacht van de betrokkene waarvan Persoonsgegevens worden verwerkt. Daartoe kan hij zich, na afspraak, ter plaatse begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de gegevensverwerking uitvoert en/of de kopieën of back-ups bewaart en daar alle nuttige en nodige documenten inkijken die noodzakelijk zijn teneinde zich ervan te verzekeren dat de verwerking door de Verwerker conform is aan de bepalingen van deze Overeenkomst en de bepalingen van de Verordening.
ARTIKEL 14 BEVEILIGING
De Verwerker verbindt zich ertoe om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de Persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen overeenkomstig Bijlage 2 van de Overeenkomst.
De Verwerker verbindt zich ertoe om de nodige maatregelen te treffen teneinde de toegang tot de Persoonsgegevens te beperken tot deze personeelsleden in dienst van de Verwerker die toegang tot deze Persoonsgegevens nodig hebben om de Overeenkomst te kunnen uitvoeren.
ARTIKEL 15 DIVERSE BEPALINGEN
15.1
Huidige Overeenkomst omvat het volledige akkoord tussen Partijen omtrent het voorwerp ervan en vervangt alle voorgaande, geschreven en mondelinge akkoorden.
15.2
Indien één of meer bepalingen van huidige Overeenkomst nietig zouden worden verklaard of onuitvoerbaar zouden worden, zal hierdoor de wettelijkheid, geldigheid en het uitvoerbare en afdwingbare karakter van de overige bepalingen van huidige Overeenkomst en van de Overeenkomst in zijn geheel, voor zover deze nog enige uitwerking of bestaansgrond hebben, niet worden aangetast.
Partijen verbinden er zich toe om in de mate van wat wettelijk mogelijk is, de ongeldige bepalingen te vervangen door een nieuwe bepaling die overeenstemt met de doelstellingen en keuzen van huidige Overeenkomst.
15.3
Geen van de Partijen kan de rechten uit deze Overeenkomst overdragen aan derden zonder het voorafgaand schriftelijk akkoord van de andere Partij. Aanpassingen of wijzigingen aan deze Overeenkomst kunnen enkel plaatvinden als deze schriftelijk tussen beide Partijen aanvaard en ondertekend worden.
ARTIKEL 16 DATA INCIDENTEN
In geval van ontdekking van een Data incident zal de Verwerker, de Verantwoordelijke voor de verwerking binnen 24 uur na de ontdekking hierover informeren via het nummer 0488 79 09 77 of via mail op het e- mailadres xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx . De communicatie over het Data incident naar de betrokkenen gebeurt na afstemming tussen de Verwerker en de Verantwoordelijke voor de verwerking.
De Verwerker verbindt zich ertoe om na de ontdekking van een Data incident, de Verantwoordelijke voor de verwerking op de hoogte te houden van maatregelen die werden genomen teneinde de omvang van het Data incident te beperken dan wel teneinde dit in de toekomst te vermijden.
ARTIKEL 17 EXPORTEREN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE
De Verwerker verbindt zich ertoe om geen Persoonsgegevens te laten verwerken door andere personen of organisaties die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, zonder voorafgaande toestemming van de Verantwoordelijke voor de verwerking.
ARTIKEL 18 TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
Deze Overeenkomst is in alle opzichten onderworpen aan en wordt in alle opzichten geïnterpreteerd en uitgelegd door het Belgische recht.
Geschillen omtrent de uitvoering of uitlegging van de Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken van Brussel.
Opgemaakt in tweevoud
te Brussel op (datum)
Lokaal loket kinderopvang in Brussel
(opvanginitiatief(ven)/opvanglocatie)
Voor de Stad Brussel, De Heer Xxxxxxxx Xxxxx, De Burgemeester.
.………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Vzw Samenwerken aan Kinderopvang Brussel
De Xxxx Xxx Xxxxxxx, De Stadssecretaris.
…………………………………………………..………………… (organiserend bestuur: naam, functie en handtekening )
Xxx Xx Xxxx, voorzitter
(naam, functie en handtekening)
………………………………………..………………………………… (organiserend bestuur: naam, functie en handtekening)
Xxxx Xxxxxxxxxx, bestuurslid
(naam, functie en handtekening)