BEHEERSOVEREENKOMST
1
Departement Facility Management | Dienst Vastgoed
BEHEERSOVEREENKOMST
Tussen de ondergetekenden:
1) De Stad Gent, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxx 0, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer 0207.451.227, hier vertegenwoordigd door:
a) Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx , schepen van Feesten en Evenementen en Facility Management
b) Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Algemeen Directeur Stad en OCMW Gent,
in uitvoering van het collegebesluit d.d. , beiden met zetel ten stadhuize,
ondergetekende enerzijds, en hierna genoemd ‘de Stad’
en
2) De …., met maatschappelijke zetel te ….., ……, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer …..,
Hier, overeenkomstig artikel …. van haar statuten, vertegenwoordigd door:
- , (hoedanigheid) ,
- , …. (hoedanigheid),
OF
De heer …/ mevrouw…., wonende te ….
ondergetekende anderzijds en hierna genoemd " de coördinator ",
***[ Indien meerdere partijen aan gebruikerszijde: ] De partijen onder … zijn hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot uitvoering van onderhavige overeenkomst. ***
ondergetekende anderzijds, en hierna genoemd ‘de coördinator’, de Stad en de coördinator samen genoemd ‘de partijen’,
wordt overeengekomen wat volgt:
VOORAFGAANDE VERKLARINGEN
De Stad Gent treedt hier enkel op als eigenaar van de Sint-Jozefkerk en waarborgt niets met betrekking tot de uitoefening van haar rechten op vlak van stedenbouw en ruimtelijke ordening.
In het globaal parochiekerkenplan, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 19 december 2016, wordt de toekomstvisie beschreven van de 46 parochiekerken op het grondgebied van de stad Gent. De Sint-Jozefkerk, gelegen te 0000 Xxxx, Bij-Sint Jozef 32, werd ingedeeld onder Verlies bestemming eredienst: herbestemming. Bijkomend werd gesteld dat de kerk, na herbestemming, een gemeenschapsfunctie moet krijgen.
Op 29 maart 2019 werd de Stad Gent eigenaar van de kerk.
De Stad lanceerde een openbare oproep om een coördinator aan te stellen voor de te herbestemmen Sint-Jozefkerk. Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van de
rangschikking van kandidaturen goed. Met de hoogst gerangschikte kandidaat wordt deze beheersovereenkomst gesloten waarin de voorwaarden m.b.t. het beheer van het gebouw, alsook de beheerstaken van de coördinator zijn opgenomen.
De opdracht van de coördinator is drieledig, zoals omschreven in de open oproep:
- Invullen van de Sint-Jozefkerk
- Beheren van de Sint-Jozefkerk
- Managen van de Sint-Jozefkerk.
Onderhavige beheersovereenkomst heeft als doel de voorwaarden voor het beheer van de Sint- Jozefkerk en voor de opdracht van de coördinator vast te leggen.
ARTIKEL 1 - VOORWERP
OVEREENKOMST
De Stad geeft onder de hierna vermelde voorwaarden in beheer aan de coördinator, die dit uitdrukkelijk aanvaardt:
De Sint-Jozefkerk, gelegen te 0000 Xxxx, Bij-Sint Jozef 32, met een totale bruikbare oppervlakte van ongeveer …..m² en omvattende:
DEEL A:
-een gelijkvloers met kerkschip, koor, winterkapel en sacristie;
-verdiepingen met x.x. xxxxx en torentrappen; DEEL B:
-een ondergrondse verdieping;
-buitenruimte met fietshelling en toegangsgebouw met lift en trap.
Gekend bij het kadaster onder GENT, 10deafdeling, sectie K, onder het nummer 66H2 (hierna genoemd ‘het in beheer gegeven goed’).
Het in beheer gegeven goed is aangeduid en afgebeeld in rode kleur op het plan in bijlage.
De coördinator verklaart het goed te hebben bezichtigd en het ontvangen te hebben in de staat waarin het zich bevindt.
De indeling en de staat van het in beheer gegeven goed zal beschreven worden in een tegensprekelijke en omstandige plaatsbeschrijving, opgemaakt door de coördinator en de Stad in onderling overleg,
d.m.v. foto- en beeldmateriaal.
Bij aanvang van de beheersovereenkomst zal er een plaatsbeschrijving opgemaakt worden van deel A van het goed, zijnde het gelijkvloers, de orgelverdieping en de torentrappen. De plaatsbeschrijving wordt aangevuld na oplevering van de werken voor deel B van het goed, met name de ondergrondse verdieping, de buitenruimte en de gewijzigde situatie aan het gelijkvloers.
Bij ontruiming van het in beheer gegeven goed zal een nieuwe en vergelijkende plaatsbeschrijving van het goed worden opgemaakt.
De coördinator heeft kennis genomen van de bescherming van het gebouw als monument, zowel exterieur als interieur (cultuurgoederen).
ARTIKEL 2 - BESTEMMING, BEHEER
Het goed zal uitsluitend worden bestemd als ontmoetingsplek voor en door de buurt: [aan te vullen in functie van het concrete project]
In dit kader laat de coördinator activiteiten verrichten/organiseren in het goed door invullers (derden, buurtbewoners, …), overeenkomstig de bepalingen vermeld onder artikel 9. Het is de coördinator ook toegelaten zelf activiteiten te verrichten in het in beheer gegeven goed.
Alle inkomsten die gegenereerd worden bij het beheer en het invullen van het gebouw, worden opnieuw ingezet in functie van de invulling van en werking in het gebouw.
Het is niet toegelaten het goed aan te wenden voor handelsdoeleinden of aanverwante bedrijvigheden in hoofdzaak, evenals alle activiteiten van politieke of religieuze aard. Onderhavige overeenkomst is dan ook niet onderworpen aan de Wet op de Handelshuurovereenkomsten.
Het is niet toegelaten voor de coördinator of een van zijn medewerkers om zijn hoofdverblijfplaats te vestigen in het in beheer gegeven goed.
Het is de coördinator en zijn invullers verboden gevaarlijke producten, brandbare middelen, drank, voedingswaren, edm. op te slaan in het in beheer gegeven goed, met uitzondering van bovenstaande middelen die noodzakelijk zijn voor de werking.
De coördinator ziet er op toe dat het gebruik van het in beheer gegeven goed in het kader van de genoemde bestemming niet zorgt voor enige overlast, van welke aard ook, voor de Stad of de buurt.
De coördinator zal deze bestemming niet mogen wijzigen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Stad.
De coördinator houdt bij de aanwending van het goed steeds rekening met de geldende voorschriften (stedenbouw, brandveiligheid en de erfgoedwaarde), alsook met de afspraken uit zijn/haar kandidatuur/offerte.
De coördinator zal te allen tijde over al de eventueel nodige administratieve toelatingen en vergunningen moeten beschikken voor de genoemde bestemming en is alleen aansprakelijk voor alle gevolgen bij het ontbreken ervan, zoals bijvoorbeeld het attest publiek toegankelijke inrichting bij de brandweer, een omgevingsvergunning (indien van toepassing) en de noodzakelijke toelatingen bij de organisatie van evenementen (deze opsomming is niet limitatief).
De Stad is geenszins aansprakelijk in geval van weigering of vertraging betreffende het bekomen van de vereiste vergunningen nodig voor het uitoefenen van de activiteiten van de coördinator.
De Stad wordt op de hoogte gebracht als de coördinator een milieuvergunning (klasse 2/1) aanvraagt en/of als de coördinator een melding (klasse 3) doet.
ARTIKEL 3 - DUUR EN BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
De overeenkomst wordt gesloten voor een periode van zes jaar ingaande op voor deel A en
ingaande op een later te bepalen datum, meer bepaald na uitvoering van de geplande werken, voor deel
B. De Stad zal de beheerder op de hoogte houden van de voortgang van deze werken.
De beheersovereenkomst eindigt voor deel A en deel B van rechtswege op [6 jaar na ingangsdatum voor deel A] en kan in geen geval stilzwijgend verlengd worden.
De beheersovereenkomst kan verlengd worden voor een nieuwe termijn van maximum 6 jaar, op verzoek van de coördinator en mits een positieve evaluatie. Indien de coördinator een nieuwe beheersovereenkomst wenst af te sluiten dient hij de Stad hiertoe - minimum zes maanden voor het aflopen van huidige overeenkomst - in kennis te stellen per aangetekend schrijven.
Jaarlijks vindt een evaluatie plaats. Bij een negatieve evaluatie kan de Stad bij aangetekend schrijven een einde stellen aan de lopende beheersovereenkomst, mits het respecteren van een opzegtermijn van 3 maanden, of met onmiddellijke ingang indien er inbreuken zijn die dit rechtvaardigen (zie artikel 10).
Daarnaast kan de Stad ten allen tijde bij aangetekend schrijven een einde stellen aan de lopende beheersovereenkomst in het kader van het algemeen belang, mits het respecteren van een opzegtermijn van 6 maanden.
De coördinator kan de overeenkomst slechts voortijdig stopzetten voor zover de redenen die aan de basis liggen van deze beslissing voorafgaand aan de Stad zijn gecommuniceerd en voor zover hiervoor in overleg tussen partijen geen oplossing kan gevonden worden tussen de Stad en de coördinator. Enkel in dat geval kan de coördinator bij aangetekend schrijven een einde stellen aan de lopende beheersovereenkomst, mits het respecteren van een opzegtermijn van 3 maanden. Indien van toepassing zal een pro rata verrekening gebeuren van het toegekende werkingsbudget, en enkel voor zover de beheerder kan aantonen dat er voor dit bedrag ook uitgaven gebeurden in functie van diens opdracht.
De opzegtermijn begint telkens te lopen de 1ste van de maand volgend op de maand waarin de opzegging ter kennis werd gegeven.
Bij het einde van de beheersovereenkomst dient de coördinator het onroerend goed, - met inbegrip van alle verfraaiingen, verbouwingen en verbeteringen die door de coördinator werden aangebracht -, in goede staat van onderhoud terug te geven. Ter vaststelling van de staat van het onroerend goed bij het einde van de overeenkomst, zal er zoals hoger gezegd opnieuw een tegensprekelijke uitgaande plaatsbeschrijving gebeuren aan de hand van foto’s en videobeelden.
ARTIKEL 4 - BEHEERSVRIJSTELLING & WERKINGSBUDGET
4.1. Beheersvrijstelling
De Stad kent de coördinator voor het uitvoeren van alle beheerstaken een beheersvrijstelling toe van 100 % waardoor de coördinator geen huur- of gebruiksvergoeding moet betalen voor het gebruik van de kerk.
De coördinator geniet deze beheersvrijstelling voor zover hij voldoet aan volgende cumulatieve voorwaarden:
1. Het zwaartepunt van het beheer ligt in het ter beschikking stellen van ruimte, op vraag van de Stad, aan anderen. De coördinator houdt bij deze ter beschikkingstellingen rekening met volgende krijtlijnen:
o Buurtgerichte werking: invullingen van, voor en door de buurt;
o Inzetten op diverse activeringsvormen;
o Aandacht voor kinderen en jongeren;
o Zorgen voor een economische impuls in de Wondelgemstraat;
o Verhogen van de leefbaarheid in de buurt en de wijk;
o Zorgen voor een diversiteit aan invullers;
o Toegankelijk zijn voor iedereen;
o De erfgoedwaarde van het gebouw respecteren;
o Geen overlast genereren in de buurt.
De coördinator kan het gebouw ook gebruiken voor eigen activiteiten.
2. De beheerder neemt in functie van deze terbeschikkingstellingen minstens volgende taken op zich (niet-limitatief):
• Ter beschikking stellen van ruimte aan diverse gebruikers;
• In dialoog gaan met de gebruikers en zorgen voor afspraken tussen gebruikers;
• Agenda-, sleutel- en toegangsbeheer;
• Schoonmaken, onderhouden, aankleden en bemeubelen van het goed;
• Rol van centraal aanspreekpunt opnemen.
4.2. Werkingsbudget
De Stad stelt jaarlijks een werkingsbudget (subsidie) ter beschikking aan de coördinator. Het bedrag bedraagt 70.000 EUR inclusief BTW per jaar.
Het werkingsbudget wordt aan de coördinator uitbetaald, volgens deze modaliteiten:
- Een eerste schijf van 90 % van het toegekend subsidiebedrag per werkingsjaar wordt telkens op de verjaardag van de overeenkomst uitbetaald, en voor de eerste keer bij de inwerktreding en na goedkeuring en ondertekening ervan;
- Een tweede schijf van 10% van het toegekend subsidiebedrag per werkingsjaar wordt, binnen de 2 maanden na ontvangst en controle van de inhoudelijke en financiële werkingsrapportage en na de positieve evaluatie van het voorafgaande werkingsjaar, uitbetaald.
De uitbetaling van de bedragen zal gebeuren op rekening van de coördinator met nummer BE . De coördinator verbindt er zich toe elke wijziging van rekeningnummer schriftelijk aan de Stad mee te delen.
De coördinator verklaart kennis te hebben van volgende regels en richtlijnen en zijn opdracht in overeenstemming hiermee uit te voeren:
- Alle uitgaven die afgerekend worden op de subsidie dienen inhoudelijk gelinkt te zijn met de doelstellingen waarvoor de middelen ter beschikking zijn gesteld.
- De verantwoording, zoals hieronder en in artikel 11 van onderhavige overeenkomst uiteengezet, over het voorbije werkingsjaar dient jaarlijks bezorgd te worden tegen uiterlijk …
Gelet op de Wet van 14 november 1983, betreffende de controle op toekenning en aanwending van sommige toelagen, bevat deze rapportering:
1. inhoudelijk deel: verslag waarin geduid wordt in welke mate de in overeenkomen prestaties zijn gerealiseerd.
2. financieel gedeelte omvat:
Jaarrekening
De financiële verantwoording van de ontvangen middelen. Hierbij wordt een volledig overzicht, van de uitgaven en eventuele inkomsten met betrekking tot de prestaties, gegeven. De originele bewijsstukken dienen ter plaatse ter beschikking gehouden te worden. Het uiteindelijk te ontvangen subsidiebedrag bedraagt het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de gegenereerde ontvangsten. Alle uitgaven die afgerekend worden dienen inhoudelijk gelinkt te zijn met de overeengekomen prestaties.
In geval van subsidieovereenkomsten met een looptijd van langer dan één jaar kan maximaal 20% van het jaarlijks toegekende subsidiebedrag worden aangewend voor de aanleg van reserves. Hierdoor kan een deel van het subsidiebedrag later worden aangewend voor het afgesproken doel. Let wel!
Deze dienen geboekt te worden als afzonderlijk bestemd fonds (algemene rekening 13) op de balans .
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van het kalenderjaar bedragen.
Deze reserves dienen te worden aangewend voor eenzelfde doelstelling als deze waarvoor de initiële subsidie werd toegekend.
Bij algemene werkingssubsidies en meerjarige projectsubsidies mogen de reserves ook worden gebruikt voor de aanleg van sociaal passief dat aangewend kan worden op het moment de financiering vanuit de Stad wegvalt.
Het niet aangewende deel van de reserve wordt teruggevorderd bij het beëindigen of niet-verlenging van de subsidieovereenkomst of in geval van overschrijding van de grens van 50%.
De Stad kan overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie in geval het doel waarvoor de subsidie werd toegekend geheel of gedeeltelijk niet werd bereikt, de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze was toegekend of indien er geen of onvoldoende financiële verantwoordingsstukken kunnen voorgelegd worden. Indien de terugvordering niet tijdig betaald wordt, kan de Stad dit bedrag inhouden van de eerstvolgende uit te betalen schijf (resterende saldo/subsidieschijf volgende werkingsjaar).
ARTIKEL 5 - NUTSVOORZIENINGEN EN KOSTEN
5.1. De coördinator zal rechtstreeks instaan voor de betaling van het verbruik van gas of gas-oil, water en elektriciteit, huur der tellers en alle eventuele abonnements- of huurgelden inzake de aangelegde of aan te leggen nutsvoorzieningen aan de leverende nutsbedrijven.
5.2. De coördinator neemt tevens alle taksen, belastingen en heffingen op zich door de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Provincie, de Gemeente, of enige andere overheidsinstelling nu of later
voor (zijn gedeelte van) het goed opgelegd, met inbegrip van de onroerende voorheffing voor zover die verschuldigd zou worden.
ARTIKEL 6 - WAARBORG
Tot waarborg van de degelijke uitvoering van deze beheersovereenkomst zal door de coördinator een waarborg worden gesteld door storting van een bedrag gelijk aan 2.500 EUR op een geïndividualiseerde huurwaarborgrekening.
Het verstrekken van de waarborg bij aanvang van de beheersovereenkomst, vormt voor de Stad een essentiële contractvoorwaarde zonder dewelke zij deze beheersovereenkomst niet zou hebben gesloten.
Over de waarborgsom, inclusief de gekapitaliseerde interesten, kan alleen worden beschikt na voorlegging van een geschreven akkoord tussen de coördinator en de Stad opgemaakt ten vroegste na de beëindiging van de beheersovereenkomst of van een afschrift van een rechterlijke beslissing.
ARTIKEL 7 - ONDERHOUD, (GROTE) HERSTELLINGEN EN VERANDERINGEN
A. Levering
Het goed wordt in beheer gegeven in zijn huidige staat met alle zichtbare en niet-zichtbare gebreken, zoals beschreven in de ingaande plaatsbeschrijving.
Bij de aanvang van de beheersovereenkomst bezorgt de Stad overeenkomstig art. 1720 B.W. alle voorhanden zijnde wettelijk verplichte keurings- en onderhoudsattesten van de in het goed aanwezige installaties en toestellen betreffende elektriciteit, verwarming, brandveiligheid, etc…. De coördinator verklaart een kopie van deze keuringen ontvangen te hebben en er geen opmerkingen bij te hebben.
De Stad wordt vrijgesteld van de gevolgen van overheidsreglementeringen die wijzigen of ontstaan na het sluiten van de beheersovereenkomst.
B. Onderhoud en herstellingen ten laste van de coördinator
De coördinator verbindt zich ertoe het in beheer gegeven goed als een goede huisvader en in degelijke staat te onderhouden en tevens op zijn kosten alle herstellingswerken uit te voeren, nodig voor de instandhouding en tot het geschikt maken ervan voor de onder art. 1 opgenomen bestemming.
De coördinator neemt alle huurdersherstellingen en onderhoudswerken op zich, hem door de wet en/of door de plaatselijke gebruiken opgelegd, in navolging van artikel 1754 ev. van het burgerlijk wetboek. Zo zal de coördinator zelf instaan en verantwoordelijk zijn voor het wettelijk verplichte periodiek uit te voeren onderhoud en de keuringen ten laste van de coördinator, zoals weergegeven in de lijst in bijlage waarin ondermeer de periodiciteit van de toepasselijke keuringen en onderhoud is bepaald.
Indien de periodiciteit van de uit te voeren keuringen wijzigt ten gevolge van gewijzigde overheidsnormering, zullen partijen zich hier op eigen beweging naar conformeren.
De coördinator staat in voor het schoonmaken van het goed.
In afwijking van de artikelen 1754 ev. van het burgerlijk wetboek, zal de coördinator instaan voor het ruimen van de septische putten.
C. Onderhoud en herstellingen ten laste van de Stad
De Stad neemt op zijn beurt alle eigenaarsherstellingen en onderhoudswerken op zich overeenkomstig artikel 1754 ev. van het burgerlijk wetboek.
De coördinator zal de uitvoering van grote herstellingen en onderhoudswerken die de Stad nodig zou achten gedurende de loop van deze overeenkomst moeten gedogen, zonder enige schadevergoeding te kunnen eisen, zelfs al overtrof de duur der werken een termijn van veertig dagen.
Huurderslasten die atypisch zijn gezien de erfgoedwaarde van het gebouw en/of het uitzonderlijk vastgoed, worden door de coördinator gesignaleerd aan de Stad en worden door de Stad uitgevoerd.
Onderhoudscontracten eigen aan het gebouw (orgel, klokken, bliksemafleider, monumentenwacht) worden door de Stad opgenomen. De Stad kan wel beroep doen op de coördinator voor de praktische opvolging (bvb. ter plaatse zijn om de aannemers toegang te verlenen tot de kerk).
D. Veranderingen of verbeteringen
Het is de coördinator verboden om het even waar een antenne te plaatsen of aan het in beheer gegeven goed veranderingen of verbeteringen aan te brengen zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van het stadsbestuur.
De coördinator staat zelf in voor de aankleding en bemeubelen van het gebouw, en ziet erop toe dat de aanpassingen die hij/zij of de gebruikers doen reversibel zijn.
Alle verfraaiingen, verbouwingen en verbeteringen die door de coördinator, zelfs ingevolge zijn beroepsbezigheden, worden uitgevoerd, zullen van rechtswege en van het ogenblik dat zij worden uitgevoerd onvergeld aan het in beheer gegeven goed en aan de Stad blijven. De Stad kan op het einde van de overeenkomst de coördinator dwingen de door hem (en/of door de gebruikers) uitgevoerde verfraaiingen, verbouwingen en verbeteringen weg te nemen.
Het in beheer gegeven goed met cultuurgoederen is beschermd als monument bij MB van 3/11/2003. De coördinator houdt rekening met volgende rechtsgevolgen:
- Het is verboden om beschermde goederen te ontsieren, te beschadigen, te vernielen of andere handelingen te stellen die de erfgoedwaarde kunnen aantasten.
- Men heeft de plicht tot actief behoud: de coördinator moet binnen de taken die tot zijn verantwoordelijkheid behoren, tijdig werken uitvoeren voor de instandhouding, de beveiliging, het beheer, de herstelling en het onderhoud van het beschermd goed, overeenkomstig de bepalingen uit artikel 7, B. van deze overeenkomst.
- Een beschermd goed mag men niet slopen of vernietigen.
De coördinator zal geen werken uitvoeren vooraleer de plannen en de wijze van uitvoering door de Dienst Vastgoed en de Dienst Monumentenzorg & Stadsarcheologie van de Stad zijn goedgekeurd.
De Stad behoudt zich het recht voor de zonder haar schriftelijke toestemming uitgevoerde werken, per aangetekend schrijven af te keuren op het einde van de overeenkomst en de coördinator te dwingen op eigen kosten alles in zijn oorspronkelijke staat te herstellen.
Indien de coördinator (als uitbreiding op het basisnetwerk van de Stad dat beperkt is tot een netwerk in functie van toegangscontrole en branddetectie) wil voorzien in de aanleg van informaticalijnen,
telefonie- en/of internetbekabeling, de eventuele uitbreiding van het elektriciteitsnet en werken in het algemeen zullen deze worden uitgevoerd door en op kosten van de coördinator, volgens de richtlijnen te verstrekken door de Dienst Vastgoed en onder haar toezicht.
ARTIKEL 8 - VERZEKERINGEN
De coördinator zal de nodige maatregelen treffen om in de mate van het mogelijke, ingeval van brand, met eigen middelen reeds de eerste blussingswerken te verrichten. Hij zal de toestellen, die door de brandweer daartoe worden aangeduid, bij de hand hebben op een gemakkelijke te bereiken plaats.
Iedere aanwending van het in beheer gegeven goed gebeurt op eigen risico van de coördinator, en deze laatste zal de Stad integraal vrijwaren voor alle aansprakelijkheid ten aanzien ingevolge of naar aanleiding van alle ongevallen, vandalisme of diefstal en enige schade die rechtstreeks of onrechtstreeks te wijten zijn aan het gebruik van het in beheer gegeven goed, ongeacht of die aanspraken gegrond zijn op de aansprakelijkheid wegens fout of op foutloze aansprakelijkheid, dit laatste met inbegrip van artikel 544 burgerlijk wetboek.
De Stad Gent verzekert als eigenaar van de Sint-Jozefkerk, het gebouw tegen brand en aanverwante gevaren. De Stad en haar (mede)verzekerende maatschappijen verzaken aan alle verhaal dat zij uit hoofde van voormelde polis eventueel gerechtigd zouden kunnen zijn uit te oefenen tegen de coördinator dan wel tegen de gebruiker, het geval van een zware of opzettelijke fout (kwaadwilligheid) uitgesloten en voor zover de belanghebbenden hun aansprakelijkheid niet hebben laten verzekeren en op voorwaarde dat, bij wijze van wederkerigheid, de coördinator dan wel de gebruiker en hun respectievelijke verzekeraar(s) eveneens afstand doen van alle verhaal dat zij bij een schadegeval zouden kunnen uitoefenen tegen de Stad Gent, alsmede tegen haar (mede)verzekerende maatschappijen.
Voormelde afstand van verhaal toegestaan door de Stad en haar (mede)verzekerende maatschappijen, is niet van toepassing ten voordele van de commerciële sector noch ten voordele van het beheer of gebruik van het gebouw om commerciële doeleinden. In voorkomend geval verbindt de coördinator dan wel de gebruiker er zich toe op grond van artikel 1733 van het Burgerlijk Wetboek zich te verzekeren tegenover de eigenaar en tegenover derden, voor de aansprakelijkheid in eerste risico voor de volledige waarde van het goed, bij een Belgische of een in België erkende verzekeringsmaatschappij o.m. voor wat betreft de risico’s van burgerlijke aansprakelijkheid, brand en bijkomende risico’s (gevolgschade), ontploffing, hagel- en stormschade, waterschade en glasbreuk. Het staat de coördinator vrij om zich in voorkomend geval ook voor rekening van gebruikers te laten verzekeren tegen voormelde risico’s. Het staat de coördinator vrij om zich in voorkomend geval ook voor rekening van gebruikers te laten verzekeren tegen voormelde risico’s. Waar vereist, ziet de coördinator erop toe dat de gebruiker over een gepaste verzekering beschikt.
De coördinator staat zelf in voor het sluiten van een eventuele verzekering van haar inboedel.
De coördinator van het gebouw dient zelf in te staan voor een verzekering objectieve aansprakelijkheid, indien er een publiek toegankelijke gelegenheid wordt uitgebaat.
De coördinator sluit verder alle verzekeringen af waartoe hij als beheerder wettelijk verplicht is.
De coördinator moet een kopij van de vereiste verzekeringspolis(sen) overmaken aan de Stad Gent binnen de maand na de ingebruikname van het goed. De Stad Gent heeft te allen tijde het recht een bewijs van betaling van de laatste vervallen premie op te vragen.
De Stad Gent behoudt zich het recht voor de verzekeringsverplichtingen van de coördinator te wijzigen tijdens de duur van deze overeenkomst bij aanpassing van de afspraken tussen de eigenaar en haar verzekeraar(s).
De coördinator verbindt zich ertoe op eerste verzoek van de Stad Gent de door hem afgesloten verzekering te laten aanpassen.
ARTIKEL 9 - ONDERVERHURING – OVERDRACHT – TERBESCHIKKINGSTELLING AAN DERDEN
Het is de coördinator verboden zijn gebruiksrecht geheel of gedeeltelijk over te dragen, met uitzondering van uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en schepenen.
In geval van door de Stad goedgekeurde onderverhuring, blijven de verplichtingen van de coördinator voortvloeiend uit deze overeenkomst onverkort gelden ten aanzien van de Stad.
In geval van door de Stad goedgekeurde overdracht van de beheersovereenkomst, is de coördinator ontslaan van al zijn verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst, op voorwaarde dat hij alle eventuele bedragen door hem verschuldigd tot op de dag van de effectieve overdracht betaald heeft.
De coördinator verbindt zich er toe om delen van de kerk, voor vaste en tijdelijke periodes, ter beschikking te stellen van onder meer verenigingen, organisaties met een buurtgericht karakter en buurtbewoners.
De coördinator sluit en beheert de hieruit voortvloeiende contracten tussen hem en de gebruikers.
De coördinator mag vergoedingen vragen aan de gebruikers van het gebouw, om bepaalde kosten te dekken, rekening houdend met zijn businessmodel. Voorafgaandelijk aan de goedkeuring van deze overeenkomst, zal de coördinator zijn businessmodel inclusief tarieven aan de Stad voorleggen.
De coördinator dient een overzicht van deze terbeschikkingstellingen te bezorgen aan de Dienst Vastgoed van de Stad indien daar om verzocht wordt.
De Stad beschikt jaarlijks over 10 “stadsdagen” waarbij het goed kosteloos ter beschikking wordt gesteld aan de Stad (of activiteiten door de Stad goedgekeurd), en de coördinator het goed ter beschikking stelt. Hierop is de ‘Richtlijn stadsdagen’ van toepassing zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.
ARTIKEL 10 - UITDRUKKELIJK ONTBINDEND BEDING – BUITENGERECHTELIJKE ONTBINDING WEGENS WANPRESTATIE
1. In volgende gevallen wordt de overeenkomst van rechtswege ontbonden, zonder dat hiertoe een voorafgaande ingebrekestelling is vereist door de Stad:
a] ingeval de coördinator als vereniging of als vennootschap ophoudt te bestaan, of in de gevallen waarin de coördinator niet langer aan de voorwaarden voldoet om rechtsgeldig als vereniging of vennootschap te bestaan.
b] indien het gebruik door de coördinator zou worden stilgelegd voor een onafgebroken periode van meer dan 6 maanden, behoudens periodes waarin er door de Stad werken worden uitgevoerd in het goed waardoor de normale werking niet kan plaatsvinden;
In deze gevallen vindt de ontbinding van rechtswege plaats, van zodra de ontbindende voorwaarde is vervuld. Een rechter zal desgevallend enkel dienen vast te stellen dat de in dit artikel uitdrukkelijk voorziene ontbindende voorwaarde vervuld is. De ontbinding zal in dit geval uitwerking hebben ‘ex nunc’ en de coördinator zal hiervan bij aangetekend schrijven op de hoogte worden gebracht.
2. Daarnaast heeft De Stad de mogelijkheid om in onderstaande gevallen de overeenkomst eenzijdig en buitengerechtelijk te ontbinden wegens wanprestatie, indien binnen de veertien dagen niet wordt voldaan aan de bij aangetekend schrijven aan de coördinator betekende ingebrekestelling, zonder dat dit enig recht geeft op schadevergoeding door de coördinator:
a] indien de coördinator de bepalingen van artikel 8 van deze overeenkomst niet naleeft of de betreffende verzekeringscontracten geheel of gedeeltelijk worden ontbonden, geschorst of vernietigd;
b] indien de coördinator de aard of bestemming van het goed zou wijzigen zonder vereiste toestemming van het college van burgemeester en schepenen of indien de coördinator zijn rechten overdraagt in strijd met artikel 9 van deze overeenkomst;
c] indien de gebouwen en aanhorigheden onvoldoende zouden worden onderhouden;
d] ingeval de coördinator in gerechtelijke reorganisatie gaat en hij bij enige nieuwe wanprestatie nalaat deze ongedaan te maken binnen de 14 dagen na hiertoe te zijn aangemaand door de Stad, overeenkomstig artikel 35, §1 Wet betreffende de Continuïteit van de Ondernemingen.
e] ingeval de coördinator in staat van faillissement verkeert of in faling gaat, vastgesteld bij een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing of op aangifte;
f] bij niet-naleving van één of meer andere verbintenissen van deze overeenkomst die voldoende ernstig is om verdere samenwerking onmogelijk te maken;
Na het verstrijken van voormelde termijn uit de ingebrekestelling, kan de Stad overgaan tot de eenzijdige buitengerechtelijke ontbinding van deze overeenkomst. Deze beslissing dient bij aangetekend schrijven aan de coördinator worden meegedeeld. De rechter zal post factum kunnen nagaan of deze wanprestatie voldoende ernstig was om samenwerking uit te sluiten. De ontbinding zal in dit geval uitwerking hebben ‘ex nunc’.
3. Bovendien zal, te rekenen vanaf de datum van de ontbinding, voor iedere dag dat de hierbij in beheer gegeven goederen niet vrij ter beschikking worden gesteld van de Stad Gent een forfaitaire en vaste vergoeding van tweehonderd vijftig euro (250,00 euro) verschuldigd zijn door de coördinator, onverminderd het recht van de Stad Gent de werkelijk geleden schade te bewijzen wanneer deze groter zou zijn dan voormeld forfait.
ARTIKEL 11 – EVALUATIE EN OPVOLGING
De coördinator treedt op als centraal aanspreekpunt, zowel voor de gebruikers van het gebouw, voor de Stad als voor externen.
De dagelijkse opvolging langs stadszijde zal zich situeren bij 2 diensten:
- Dienst Beleidsparticipatie volgt het inhoudelijke luik op. De wijkregisseur fungeert als aanspreekpunt voor de coördinator en de invullers.
- Dienst Vastgoed volgt het infrastructurele luik op. De coördinator zal bij de Dienst Vastgoed een vast aanspreekpunt krijgen.
Per kwartaal wordt een opvolgingsoverleg georganiseerd door de Dienst Beleidsparticipatie waarop de coördinator en stadsdiensten, betrokken vanop de eerste lijn, aanwezig zijn. Het doel is de (samen)werking te evalueren en waar nodig bij te sturen of te versterken.
Jaarlijks zal er een formeel opvolgingsmoment plaatsvinden waarbij de coördinator de voortgang i.f.v. de initiële doelstellingen duidt. Daarbij stelt de coördinator een jaarrapport voor aan een stuurgroep. Dit opvolgingsmoment gaat samen met het jaarlijks indienen van inhoudelijke en financiële
verantwoordingsstukken. Daarnaast zal de coördinator het jaarrapport en de voortgang i.f.v. de initiële doelstellingen ook jaarlijks toelichten aan de buurt. De manier waarop dit gebeurt, kan de coördinator zelf bepalen.
Indien na verloop van tijd blijkt dat deze manier van opvolging bijsturing nodig heeft, dan kan in samenspraak met alle betrokkenen een andere methodiek uitgewerkt worden.
ARTIKEL 12 - BIJZONDERE BEPALINGEN
Met betrekking tot te voeren publiciteit is het de coördinator verboden enige reclame, onder welke vorm ook, aan te brengen aan de buitengevels en de vensters, behoudens andersluidende beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
Indien de coördinator een andere juridische structuur wenst aan te gaan is zij gehouden voorafgaand en schriftelijk daarvan het college van burgemeester en schepenen in kennis te stellen, dat zich daartegen kan verzetten voor zover de belangen van de Stad hierdoor op enige manier kunnen geschaad worden.
Het orgel is beschermd en dient regelmatig bespeeld te worden om de goede werking ervan te garanderen.
ARTIKEL 13 - NON-DISCRIMINATIE
De coördinator engageert zich ertoe de non-discriminatie clausule te respecteren en verklaart dat hij:
- geen enkele vorm van discriminatie duldt op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidsbeschouwing, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst;
- zich ertoe verbindt toegankelijk te zijn voor iedereen;
- zich ertoe verbindt elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen;
- de wetten of regelementen naleeft die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen;
- zich ertoe verbindt onderhavige clausule ter kennis te brengen aan zijn gebruikers en leveranciers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven.
ARTIKEL 14 - SLOTBEPALINGEN
De documenten die deel uitmaken van deze overeenkomst zijn samen te lezen. In geval van onderlinge tegenstrijdigheid geldt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in deze overeenkomst, volgende hiërarchie (opsomming in afnemende mate van belangrijkheid):
1. Deze overeenkomst en bijlagen;
2. De open oproep van de Stad;
3. Het projectvoorstel van de coördinator.
De administratieve opvolging en coördinatie van de overeenkomst wordt door de Dienst Vastgoed waargenomen. De coördinator verbindt zich binnen een termijn van acht dagen, aan hen kennis te geven van alle daden van beschadigingen die zich mochten voordoen of uit te voeren eigenaarsherstellingen, behoudens in het geval wanneer sneller optreden noodzakelijk of gewenst is in welk geval de kennisgeving onverwijld dient te gebeuren.
De coördinator gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat alle eventuele briefwisseling en facturatie met betrekking tot onderhavige overeenkomst geldig kan gebeuren per mail op het emailadres
....................................................................... Bij wijziging van dit emailadres is de coördinator gehouden dit door te geven aan de Stad, bij gebreke waaraan de Stad haar communicatie bevrijdend kan versturen naar het oude adres.
De coördinator zal te allen tijde het bezoek toelaten van personen hiertoe gemachtigd door de Stad, teneinde het in beheer gegeven goed te bezichtigen.
Xxxxxxx van onteigening tot openbaar nut verzaakt de coördinator hierbij aan ieder verhaal tegenover de Stad en zal enkel haar rechten kunnen laten gelden tegenover de onteigenende macht.
Bij beëindiging van de overeenkomst, gedurende de termijn van opzeg, alsook ingeval van verkoop van het in beheer gegeven goed, zal de coördinator de aanplakbrieven die haar door de Stad zullen worden bezorgd plaatsen op goed zichtbare en door de Stad aangeduide plaatsen. Tevens zullen de gebeurlijke liefhebbers het in beheer gegeven goed kunnen bezichtigen en dit twee dagen per week, vrijelijk te bepalen door de coördinator.
Alle kosten van deze overeenkomst vallen ten laste van de coördinator, met inbegrip van registratierechten.
De coördinator zal de beheersovereenkomst desgewenst op zijn kosten laten registreren bij de ontvanger van registratierechten van de plaats waar het goed is gelegen.
De coördinator kan de beheersovereenkomst in een registratiekantoor of zelf online registreren via de applicatie MyRent.
De Stad wordt aansluitend in het bezit gesteld van het registratierelaas.
Wanneer de coördinator nalaat het contract te registreren, zal het bedrag van de eventueel verschuldigde boete aangerekend worden aan de coördinator, zelfs al wordt de boete aan de Stad aangerekend na het beëindigen van de overeenkomst.
Ter uitvoering van deze overeenkomst en al haar gevolgen doen de partijen woonstkeuze:
- de Stad Gent ten stadhuize;
- de coördinator in het goed of zijn maatschappelijke zetel;
Onderhavige overeenkomst is onderhevig aan het Belgisch Recht.
Elk geschil betreffende deze overeenkomst behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent.
Opgemaakt in drievoud, elke partij verklarende een exemplaar te hebben ontvangen, het derde bestemd zijnde voor de registratie.
Gent,
Voor de Stad Gent, Voor de coördinator
Voor de burgemeester (bij delegatiebesluit van 24/01/2019)
Xxxxx Xxxxxxxxxxx Algemeen directeur Stad en OCMW Gent
Xxxxxxxx Xxxxxx schepen van Feesten en Evenementen, Facility Management
BIJLAGEN:
Bijlage 1 Open oproepdocument
Bijlage 2 Kandidatuur van de coördinator