Communicatieplan
Communicatieplan
Naam pensioenfonds en datum
Het communicatieplan is vormvrij. Dit sjabloon is opgesteld op basis van wet- en regelgeving, de ‘Leidraad communicatieplan’ en het ‘Aanleverformulier communicatieplan pensioentransitie’ van de AFM door xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx en wordt onderschreven door:
Volgende pagina >
< Terug naar startpagina Volgende pagina >
Communicatieplan
De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel heeft gevolgen voor vrijwel alle pensioenregelingen in Nederland en dus de fondsdeelnemers1 aan die pensioenregelingen. De Pensioenwet verplicht het pensioenfonds een communicatieplan op te stellen en dit aan te leveren bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Alleen als er gebruik wordt gemaakt van de eerbiedigende werking geldt deze verplichting niet. Het communicatieplan is onderdeel van het implementatieplan dat het pensioenfonds moet indienen bij De Nederlandsche Bank (DNB).
In het communicatieplan wordt vastgelegd op welke wijze het pensioenfonds de fondsdeelnemers persoonlijk inzicht geeG in de gevolgen van de pensioentransitie. De wet omschrijG een aantal specifieke onderwerpen waarover gecommuniceerd moet worden, meer mag uiteraard altijd. Belangrijk is dat de communicatie aansluit bij de fondsspecifieke situatie en de deelnemerskenmerken. Het pensioenfonds dient de gemaakte keuzes te onderbouwen.
De AFM legt de nadruk op (onderlinge samenhang van) de volgende vijf aspecten:
1. Het benoemen van de doelgroepen waar de transitiecommunicatie zich op zal richten, waarbij duidelijk is wat er voor welke doelgroep verandert.
2. Uitwerken van doelstellingen: maak expliciet welk effect de communicatie moet hebben.
3. Uitwerken van een planning met daarin de communicatiemomenten per doelgroep(en), boodschappen en kanalen. Het pensioenfonds brengt ook de verschillende transitiemomenten in kaart: Wat wordt met wie op welke wijze gecommuniceerd?
4. De onderbouwing van de aansluiting van de communicatiemomenten, boodschappen en kanalen op de doelgroepen.
5. De evaluatie van de communicatie en de meting van het gesorteerd effect.
Het communicatieplan is bedoeld om voorafgaand aan de transitie op gestructureerde wijze na te denken over de communicatie en de keuzes die daaraan ten grondslag liggen. Daarbij staat de fondsdeelnemer centraal. Het communicatieplan omvat de gehele periode van de transitie: ten minste vanaf het moment van indienen van het communicatieplan tot en met een aantal maanden ná de feitelijke transitie. Het pensioenfonds geeG aan hoe de transitiecommunicatie aansluit op de reguliere communicatie.
Met het doel pensioenfondsen te faciliteren bij de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is vanuit het samenwerkingsverband xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx dit sjabloon opgesteld. Het communicatieplan is vormvrij. Een andere sjabloon of invulling van het communicatieplan staat pensioenfondsen uiteraard
vrij. Dit sjabloon is opgesteld op basis van de wettelijke vereisten alsook de ‘Leidraad communicatieplan’ en het ‘Aanleverformulier communicatieplan pensioentransitie’ van de AFM. Voor praktische handvatten en een goede aansluiting van het communicatieplan op uw reguliere communicatiebeleid verwijzen wij graag naar het servicedocument ‘Communicatieplan als onderdeel van het implementatieplan’ van de Pensioenfederatie.
De Stichting van de Arbeid, het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, VNO-NCW, MKB- Nederland, LTO-Nederland, FNV, CNV, VCP, het Verbond van Verzekeraars, de Pensioenfederatie en Adfiz zijn betrokken bij het opstellen van het sjabloon en onderschrijven de inhoud.
Disclaimer: Dit sjabloon is met zorg samengesteld. We zijn benieuwd naar de ervaringen en zullen (indien nodig) een nieuwe versie uitbrengen. U kunt uw ervaringen en/of suggesties melden via xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
NB. Het pensioenfonds blijG verantwoordelijk voor het eindresultaat. Een ingevuld sjabloon is niet per definitie een goed communicatieplan.
1 Met fondsdeelnemers worden naast deelnemers ook de gewezen deelnemers, ex-partners en pensioengerechtigden bedoeld.
< Terug naar startpagina Volgende pagina >
Boodschap en kanalen
Geef aan welke bood schappen op welk moment aan welke doelgroepen moet worden overgebracht en via welk communi catiekanaal dit het meest etfectief kan gebeuren.
Ga naar hoofdstuk >
5
Hoofdstukken
1
Ga naar hoofdstuk >
Algemene gegevens Invullen (contact) gegevens, uitgangs punten en moment van overgang naar het nieuwe pensioen stelsel.
2
Doelgroepen Benoem de onder scheiden doelgroepen voor de transitie communicatie.
Ga naar hoofdstuk >
Gevolgen en effecten wijziging pensioen- regeling
Breng voor de onder- scheiden doelgroepen de wijzigingen als gevolg van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel in kaart.
Ga naar hoofdstuk >
3
4
Doelstellingen Formuleer concrete, realistische en meet bare communicatie doelstellingen voor de onderscheiden doelgroepen.
Ga naar hoofdstuk >
6
Communicatie- momenten
Geef aan op welke momenten de fonds- deelnemers staps- gewijs worden mee- genomen in de transitie.
Ga naar hoofdstuk >
Ga naar hoofdstuk >
Effectmeting Geef aan op welke wijze geëvalueerd zal worden of de
communicatie etfectief is en de communicatie- doelstellingen worden behaald.
7
Ga naar hoofdstuk >
Planning
Maak een totaalover- zicht van de te nemen stappen in de tijd met de informatie uit voor- gaande hoofdstukken.
8
Ga naar hoofdstuk >
Correcte communicatie Geef aan hoe een goed verloop van
correcte administratie naar correcte deel nemersinformatie wordt geborgd.
9
Ga naar hoofdstuk >
Ondertekening
10
Dit hoofdstuk ziet op de algemene gegevens van het pensioenfonds. Daarnaast biedt dit hoofdstuk ruimte om informatie te geven over de transitie in het algemeen zoals de doelstellingen en uitgangspunten van de transitie, het moment van overstap naar het nieuwe pensioen- stelsel en een korte toelichting op de pensioenfondskenmerken. Ten slotte kunnen bijlagen worden toegevoegd die het communicatieplan in een bredere context kunnen plaatsen, zoals het transitieplan en/of het implementatieplan.
Pensioenfonds
Naam pensioenfonds
Contactgegevens pensioenfonds
Op welke pensioenregeling(en) ziet dit communicatieplan?
Wat zijn de fondsspecifieke kenmerken?
Transitie naar het nieuwe pensioenstelsel
Doelstellingen en uitgangspunten bij de transitie?
Op welke (soort) regeling ziet dit communicatieplan?
Wat is het beoogde overstapmoment naar het nieuwe pensioenstelsel?
Op welke periode ziet dit communicatieplan?
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
1. Algemene gegevens
Bijlagen
Het doel van het communicatie over en tijdens de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is fondsdeelnemers op persoonlijk niveau inzicht te geven over de gevolgen van de transitie, zodat zij realistische verwachtingen hebben van hun pensioen. Omdat mensen verschillende behoeften, levensfasen en kennisniveaus hebben als het om pensioenzaken gaat, is segmentatie naar doelgroepen essentieel. Door informatie op maat aan te bieden kunnen pensioenfondsdeelnemers en werkgevers gericht worden geïnformeerd over wat de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel voor hen betekent. Segmentatie van doelgroepen is dan ook onderdeel van het communicatieplan.
Segmentatie
Op basis van welke beschikbare data heeft het pensioenfonds de segmentatie van de doelgroepen gebaseerd?
Is in aanvulling op de minimale doelgroepen verder gesegmenteerd op basis van aanvullende eigenschappen of kenmerken van de pensioenfondsdeelnemers?
Doelgroepen
Geef in onderstaande tabel een totaaloverzicht van de doelgroepen die het pensioenfonds hanteert bij de communicatie over de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel.
Doelgroep Kenmerken
1 | |
2 | |
3 | |
4 | |
5 | |
6 | |
7 |
9 | |
10 | |
11 | |
12 | |
13 | |
14 | |
15 |
17 | |
18 | |
19 | |
20 |
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
2. Doelgroepen
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
Om een overzicht te krijgen van de benodigde communicatie over de transitie dient het volgende in kaart te worden gebracht: a) de gevolgen van de wijziging van de pensioenregeling voor de fondsdeelnemers; b) de informatie die volgens de wet verplicht is op grond van artikel 150j PW en artikel 46a Besluit uitvoering Pensioenwet; en c) de informatiebehoefte van de fondsdeelnemers. Deze categorieën kunnen elkaar (deels) overlappen.
Op basis van de in hoofdstuk 2 gedefinieerde doelgroepen kan – op basis van het implementatieplan - in kaart worden gebracht welke wijzigingen van de pensioenregeling voor welke doelgroepen gevolgen zullen hebben. Deze informatie dient samen met de informatiebehoefte van de doelgroepen als basis voor het uitwerken van de communicatie per doelgroep.
Wijziging pensioenregeling
Voor welke doelgroep geldt welke wijziging?
Wijziging | Doelgroep | ||
Voorbeeld wijziging: | 1 4 7 10 13 16 19 | 2 5 8 11 14 17 20 | 3 6 9 12 15 18 alle |
Nabestaandenpensioen bij overlijden vóór pensioendatum verandert van opbouwbasis naar risicobasis | |||
Toelichting: | |||
De overgang naar nabestaandenpensioen op risicobasis heeft gevolgen. Hierover gaan we communiceren | |||
met de deelnemers. Voor deelnemers die uit dienst treden, vervalt – na afloop van de uitloopperiode en | |||
zolang zij geen nieuw dienstverband aan zijn gegaan – de dekking van het nabestaandenpensioen vóór | |||
pensioendatum. Deze deelnemers hebben de mogelijkheid om de dekking vrijwillig tijdelijk te verlengen. | |||
Daarnaast zal er geen nabestaandenpensioen opgebouwd worden dat op pensioendatum omgeruild kan | |||
worden in een ouderdomspensioen. Wel kan ervoor worden gekozen om met het persoonlijke vermogen een | |||
nabestaandenpensioen aan te kopen op de pensioendatum. | |||
1. | 1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 | |
7 | 8 | 9 | |
10 | 11 | 12 | |
13 | 14 | 15 | |
16 | 17 | 18 | |
19 | 20 | alle | |
2. | 1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 | |
7 | 8 | 9 | |
10 | 11 | 12 | |
13 | 14 | 15 | |
16 | 17 | 18 | |
19 | 20 | alle | |
3. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
4. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
5. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
6. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
7. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
8. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
9. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
10. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
11. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
12. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
00. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
14. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
15. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
16. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
17. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
00. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
19. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
20. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Effecten
Werk in een bijlage de effecten van de gewijzigde regeling per doelgroep uit. Dit dient in ieder geval uitgewerkt te worden voor:
1. De hoogte van het reglementair te bereiken pensioen, de opgebouwde pensioenaanspraken of het pensioenrecht met en zonder wijziging van de pensioenovereenkomst volgens een pessimistisch, verwacht en optimistisch scenario.
2. De ontwikkeling van het reglementair te bereiken ouderdomspensioen voor fondsdeelnemers of de opgebouwde aanspraken op ouderdomspensioen voor gewezen deelnemers na ingang van de pensioendatum volgens een pessimistisch, verwacht en optimistisch scenario.
3. Compensatie in de vorm van het toekennen van extra pensioenaanspraken aan deelnemers.
Te verstrekken informatie
Geef aan op welke manier in de communicatie de volgende informatie aan de verschillende doelgroepen zal worden verstrekt:
1. Persoonsgegevens van de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde.
2. De naam en het contactadres van de uitvoerder.
3. De peildatum waarop de informatie betrekking heeft.
4. Het karakter van de pensioenovereenkomst dan wel beroepspensioenregeling voor en na de peildatum.
5. De pensioensoorten voor en na de peildatum, waarbij bij partnerpensioen onderscheid wordt gemaakt tussen partnerpensioen op opbouwbasis en partnerpensioen op risicobasis.
6. De hoogte van de dekking van het nabestaandenpensioen voor en na de peildatum.
7. Uitleg over verschillen in bedragen voor en na de peildatum.
Informatiebehoefte
Geef in onderstaande tabel aan wat de informatiebehoefte is van de in hoofdstuk 2 geformuleerde doelgroepen.
Informatiebehoefte Doelgroep | |
1. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
2. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
3. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
4. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
5. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
6. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
7. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
8. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
9. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
10. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
11. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
00. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
13. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
14. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
15. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Xxxxxx heeft u de informatiebehoefte van de geformuleerde doelgroepen gebaseerd?
Is bij het opstellen van het communicatieplan gebruik gemaakt van bestaand beleid ten aanzien van communicatie?
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
3. Gevolgen en effecten wijziging pensioenregeling
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel raakt bijna iedereen die deelneemt of heeft deelgenomen aan de pensioenregeling. Het is essentieel dat zij helder inzicht hebben in de gevolgen van deze transitie. Het formuleren van concrete en realistische doel- stellingen voor de doelgroepen helpt hierbij. Deze doelstellingen moeten in ieder geval aansluiten bij de wettelijk verplichte onderdelen en de informatiebehoefte van de doelgroepen. Daarnaast dienen zij correct, duidelijk, evenwichtig en meetbaar te zijn. Het pensioenfonds moet continue in staat zijn de effectiviteit van de doelstellingen te meten.
Doelstellingen
Wat zijn de communicatiedoelstellingen voor de doelgroepen? Licht dit ook toe.
Doelstelling Doelgroep | |||
Voorbeeld | 1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 | |
[invullen doelstelling] | 7 | 8 | 9 |
10 | 11 | 12 | |
[invullen onderbouwing] | 13 | 14 | 15 |
16 | 17 | 18 | |
Voorbeeld doelstelling en onderbouwing: x% van de mensen die pensioen ontvangt, weet dat hun pensioen variabel wordt. We meten dit aan de hand van subdoelstellingen. Onderbouwing: Wij vinden het belangrijk dat | 19 | 20 | alle |
onze communicatie hierover effectief is, juist omdat op dit punt veel onrust kan ontstaan. | |||
1. | 1 4 | 2 5 | 3 6 |
7 | 8 | 9 | |
10 | 11 | 12 | |
13 | 14 | 15 | |
16 | 17 | 18 | |
19 | 20 | alle | |
2. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
3. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
4. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
5. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
6. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
7. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
8. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
9. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
10. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
00. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
12. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
13. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
00. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
15. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Doelstellingen
Op welke wijze is rekening gehouden met de meetbaarheid van de doelstellingen?
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
4. Doelstellingen
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
Voor het verwachte verloop van de transitie is uitgewerkt welke boodschappen op welke moment aan welke doelgroepen moeten worden overgebracht, en via welk communicatiekanaal dit het meest effectief kan gebeuren. Naast het formuleren van boodschap- pen op basis van veranderingen in de pensioenregeling, andere wettelijke vereisten en de specifieke informatiebehoeften van elke doelgroep, is het van even groot belang om het geheel aan beschikbare communicatiemiddelen te overzien. Dit hoofdstuk gaat nader in op zowel de boodschappen zelf als de diverse communicatiemiddelen en -kanalen die het pensioenfonds zal inzetten om deze over te brengen.
Boodschap
Welke specifieke boodschappen wilt u naar bepaalde doelgroepen communiceren en waarom?
Boodschap Doelgroep | |||
Voorbeeld wijziging: | 1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 | |
Boodschap A [INVULLEN] | 7 | 8 | 9 |
10 | 11 | 12 | |
Voorbeeld (uit AFM Leidraad): | 13 | 14 | 15 |
Invaren van reeds opgebouwde aanspraken naar een vermogen. | 16 | 17 | 18 |
Met pensioencommunicatie willen wij bereiken dat 80% van de actieve en gewezen deelnemers weet dat hun pensioenaanspraak wordt omgezet in een persoonlijk vermogen. De term ‘aanspraak’ verdwijnt, evenals de | 19 | 20 | alle |
nominale zekerheid van de aanspraak. De omzetting gebeurt op basis van de standaardmethode. In sommige | |||
gevallen vindt er compensatie plaats. Wij vinden het belangrijk deelnemers te informeren over de omzetting | |||
zodat zij eventueel kunnen controleren of de omzetting goed is verlopen. | |||
• Niveau 1: Voorheen had u recht op een pensioenuitkering die grotendeels vaststond, maar soms verhoogd | |||
(geïndexeerd) of verlaagd (gekort) kon worden. Dit recht noemden we ‘een pensioenaanspraak’. Deze | |||
aanspraak vervalt in het nieuwe pensioenstelsel. In plaats daarvan krijgt u een persoonlijke pensioenpot. | |||
In deze pot stort uw werkgever uw pensioenpremies. Later betalen wij uw pensioen uit deze pot. | |||
• Niveau 2: Bij de omzetting van uw pensioenaanspraak naar de persoonlijke pensioenpot, berekenen wij | |||
de waarde van uw aanspraak. Dit doen wij voor alle deelnemers op dezelfde manier. De waarde van de | |||
persoonlijke pensioenpot hangt onder andere af van de hoogte van de voormalige aanspraak, uw leeftijd en de | |||
dekkingsgraad van ons pensioenfonds. | |||
• Niveau 3: Gedetailleerde toelichting op de wijze waarop pensioenaanspraken worden omgezet in een | |||
vermogen. We geven voorbeelden van de omzetting. Ook lichten we toe hoe compensatie wordt berekend en | |||
gefinancierd. | |||
Boodschap B | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap C | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap D | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap E | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap F | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap G | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap H | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Boodschap I | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle |
Onderbouwing boodschap, kanalen en vorm
Licht – in een aparte bijlage – de volgende onderdelen toe:
1. De keuze voor de boodschappen in bovenstaande tabel.
2. De kanalen die worden gebruikt voor de verschillende boodschappen per doelgroep.
3. De kanalen die worden gebruikt voor de verschillende boodschappen per doelgroep.
4. De vorm die wordt gebruikt voor de verschillende boodschappen per doelgroep.
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
5. Boodschap en kanalen
Bijlagen
Uit de wet volgen twee minimaal verplichte communicatiemomenten met fondsdeelnemers: voorafgaand aan het invaren of de overgang naar de nieuwe regeling, en daarna. Uit de planning van het pensioenfonds blijkt dat de fondsdeelnemers stapsgewijs worden meegenomen in de transitie, zodat de uiteindelijk persoonlijke informatie met de nieuwe pensioenbedragen niet leidt tot informatie-overload en de fondsdeelnemer de informatie niet meer leest.
Welke specifieke communicatiemomenten zijn er voor de doelgroepen?
Voorbeeld uit de Leidraad van de AFM:
Planning belangrijke boodschappen voor gepensioneerden bij overgang van uitkeringsovereenkomst naar premieovereenkomst Deze voorbeelden zijn bedoeld ter verduidelijking en inspiratie en zijn dus niet limitatief of directief bedoeld. Onderstaande is geen template, maar een vereenvoudigde versie van een planningsmatrix. U ben volledig vrij een eigen format of aanpak te formuleren.
Uiteraard is het belangrijk om in de planning de link te behouden met uw doelstellingen, bijvoorbeeld door een boodschap te koppelen aan een doelstelling. Een uiting staat niet op zichzelf, maar moet bezien worden in het bredere geheel.
Moment Boodschap | Periode tot start onderhandeling sociale partners | Periode tot transitieplan sociale partners | Periode tot inleveren implemtatie- en communicatieplan | Periode tot invaren of start nieuwe contract | Moment van invaren |
Uw pensioen gaat veranderen | • Generieke informatie op website • Magazine • Online nieuwsbrief • Sociale-media- kanalen | • Magazine • Fysieke en digitale bijeenkomsten • Bijeenkomsten gepensio- neerden vereniging | • Magazine | • Magazine • Fysieke en digitale bijeenkomsten | • Vraag en antwoord op de website • Webinars om vragen te stellen • Bijeenkomsten gepensioneer- den vereniging |
Het pensioen gaat ieder jaar omhoog of omlaag | • Persoonlijke brief • Magazine • Fysieke en digitale bijeenkomsten • Gepensioneer- den vereniging | • Persoonlijke brief met persoonlijke bedragen in scenario’s • Mogelijkheid tot afspraak met adviseur | • Vraag en antwoord op de website • Webinars om vragen te stellen • Mogelijkheid tot afspraak met adviseur | ||
Dit is uw pensioen en vermogen onder het oude en het nieuwe contract | • Brief • Mijnomgeving |
Onderbouw de gekozen communicatiemomenten voor de verschillende doelgroepen en boodschappen.
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
6. Communicatiemomenten
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
Door informatie te verzamelen over het behalen van de vooraf vastgestelde doelstellingen, verkrijgt het pensioenfonds waardevolle inzichten die gebruikt kunnen worden bij de evaluatie en bijsturing van de communicatie. In dit hoofdstuk dienen de vormen van effectmeting te worden opgenomen en onderbouwd. Door periodiek te evalueren tijdens de transitie kan het pensioenfonds tijdig bijsturen, het communicatieplan actualiseren en de communicatie verbeteren en bijwerken.
Effectmeting
Op welke wijze meet het pensioenfonds de effecten van de communicatie per doelgroep voor de verschillende doelstellingen?
Doelstelling Vorm effectmeting Doelgroep | ||||
Voorbeeld doelstelling: | Voorbeeld effectmeting: | 1 | 2 | 3 |
x% van de mensen die pensioen ontvangt, weet dat hun pensioen variabel wordt. | Vragenlijst We vertalen onze kennisdoelstellingen naar een vragenlijst, om te controleren of deze zijn gehaald. We sturen een vragenlijst per e-mail aan alle deelnemers direct nadat we de communicatiecampagne hebben afgerond, waarin we tien kennisstellingen voorleggen aan deelnemers, zoals: ‘In het nieuwe stelsel is het pensioen gegarandeerd’ | 4 7 10 13 16 19 | 5 8 11 14 17 20 | 6 9 12 15 18 alle |
en ‘De hoogte van mijn pensioen kan iedere maand anders zijn’. Om | ||||
de vragenlijst aantrekkelijk en laagdrempelig te maken, testen we deze | ||||
vooraf onder een kleine groep representatieve deelnemers (waaronder | ||||
een laaggeletterde deelnemer). | ||||
1 | 2 | 3 | ||
4 | 5 | 6 | ||
7 | 8 | 9 | ||
10 | 11 | 12 | ||
13 | 14 | 15 | ||
16 | 17 | 18 | ||
19 | 20 | alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 alle | ||
Wat zijn voorziene momenten om de effectmeting naar de communicatie per doelgroep te doen?
Welke mogelijkheden zijn er als het pensioenfonds de communicatiedoelen aan een (of meerdere) doelgroep(en) niet behaalt?
Op welke manier worden de kanalen getest?
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
7. Effectmeting
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
Volgende pagina >
8. Planning
In voorgaande hoofdstukken zijn de verschillende onderdelen uitgewerkt. Dit leidt tot een totaaloverzicht en daarmee een planning. Dit format is wat ruimte betreft niet toereikend. Maak gebruik van een bijlage en voeg deze toe bij dit hoofdstuk. Hieronder een voorbeeld van een planning.
Doelgroep 1 | |||||
Doelstelling | Boodschap | Moment | Vorm | Kanaal | Effectmeting (vorm en moment) |
Doelgroep 2 | |||||
Doelstelling | Boodschap | Moment | Vorm | Kanaal | Effectmeting (vorm en moment) |
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
8. Planning
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
Als pensioenfonds neemt u maatregelen die waarborgen dat de informatie die u aan uw fondsdeelnemers verstrekt of beschikbaar stelt, correct is. Een correcte administratie en hoge datakwaliteit zijn hierbij essentiële voorwaarden. In het implementatieplan heeft u waarschijnlijk onderbouwd dat deze kwaliteit voldoende is. In dit hoofdstuk staat het waarborgen van een goed verloop van de stap van correcte administratie naar correcte deelnemersinformatie centraal.
Beheersmaatregelen
Hoe zorgt het pensioenfonds dat data correct is en blijft gedurende de transitie en eventuele herstelcommunicatie niet tot verwarring leidt met transitiecommunicatie?
Hoe heeft u vastgesteld dat de communicatie correct is?
< Terug naar startpagina Volgend hoofdstuk >
9. Correcte communicatie
Toelichting en Bijlagen
Ruimte voor extra toelichting
Bijlagen
< Terug naar startpagina
10. Ondertekening
Het communicatieplan dient gelijktijdig met het implementatieplan te worden ingediend. Het communicatieplan dient uiterlijk 1 juli 2025 bij de AFM te zijn ingediend conform de voorschriften van de AFM.
Ondertekening
Naam Functie Datum
Handtekening