Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
1. Algemeen
In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkers- overeenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: De Kok Accountants en Adviseurs B.V., statutair gevestigd te Almelo en kantoorhoudende aan de Xxxxxxxxxxxx 00, 0000XX Xxxxxx; Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000XX Xxxxxxxx; Xxxx Xxxxxxxxxxx 0-x, 0000XX Xxxxxxxx en alle aan De Kok Accountants en Adviseurs B.V. gelieerde entiteiten.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.6 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechts- persoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
1.7 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst
2.1 Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) alsmede als een daarvoor in de plaats tredende regeling of verordening, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersover- eenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
2.5 Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, deel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeen- komsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersover- eenkomst.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwer- ken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.
4. Geheimhouding
4.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker dan wel werk- zaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker dan wel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
5. Geen verdere verstrekking
5.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingend- rechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te ver- strekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.
6. Beveiligingsmaatregelen
6.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organi- satorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
6.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6.3 De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Euro- pese Economische Ruimte.
7. Toezicht op naleving
7.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Xxxxxx- ker of sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
7.2 Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Ver- werker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewer- king verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke inge- schakelde derde in ieder geval:
7.3.1 alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken:
7.3.2 toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens
7.4 Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereed- komen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verant- woordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekort- komingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.
8. Datalek
8.1 Zo spoedig mogelijk nadat Xxxxxxxxx kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informa- tie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
8.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrok- kenen en/of autoriteiten.
9. Sub-verwerkers
9.1 Indien Verwerker voorafgaande (algemene) toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan informeert Verwerker Verantwoordelijke over het voornemen de sub-verwerker in te schakelen. Verwerker geeft Verantwoordelijke een termijn van 7 werkdagen om bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker. Verwerker zal de sub-verwerker pas inschakelen indien de termijn van 7 dagen is verstreken zonder dat Verantwoordelijke bezwaar heeft gemaakt, of indien Verantwoordelijke heeft aangegeven geen bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker.
9.2 Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtin- gen uit te besteden aan derden, dan vraagt Verwerker voorafgaande toe- stemming voor het inschakelen van de sub-verwerker.
9.3 Verwerker draagt er zorg voor dat de sub-verwerker is onderworpen aan deze verwerkersovereenkomst dan wel aan een sub-verwerkersovereen- komst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkersovereenkomst.
10. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen
10.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
10.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
10.3 Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verant- woordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.
10.4 Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwer- ker dit bij Verantwoordelijke.
11. Duur en beëindiging
11.1 Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Xxxxxxxxx de opdracht heeft van Xxxxxxxxxxxxxxxxx om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoor- delijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.
11.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwer- ker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computer- disks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevin- den, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoor- delijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Ver- werker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van geldende wet- of regelgeving gehouden is de Gegevens te be- waren.
11.3 Als de Verwerker om technische redenen niet in staat is tot teruggave, ver- nietiging of verwijdering van de Persoonsgegevens, of als het toepasselijk recht langere opslag van de Persoonsgegevens voorschrijft, zal de Verwer- ker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte stellen. In dat geval neemt de Verwerker alle noodzakelijke maatregelen om: a.) zo dicht mogelijk bij een volledige en blijvende teruggave, vernietiging of verwijdering van de Gegevens te komen, en de Gegevens ongeschikt
te maken voor verdere verwerking.
b.) Het risico dat de Gegevens niet worden teruggegeven, vernietigd of verwijderd blijft bij de Verwerker en de Verwerker blijft gebonden aan die artikelen die gezien hun aard bedoeld zijn om ook na afloop of beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst te blijven gelden.
12. Nietigheid
12.1 Indien één of meer bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toe- passing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
13. Toepasselijk recht en forumkeuze
13.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Almelo.
ANNEX 1 GEGEVENS EN DOELEINDEN
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadmi- nistratie, financiële verslaglegging:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) Telefoonnummer
(3) E-mailadres
(4) Geboortedatum
(5) Woonplaats
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) de werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienst- verlening, in het kader waarvan Xxxxxxxxxxxxxxxxx een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Xxxxxxxxx dan wel sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een Sub- Verwerker;
(4) de hosting, ook door een sub-verwerker.
ANNEX 2 BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligings- maatregelen getroffen:
• Back-up- en herstelprocedures
• Beveiliging van netwerkverbindingen
• Bevoegdheden zijn toegewezen aan een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast (inclusief een periodieke controle hierop).
• Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
• Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
• Logging en controle van toegang tot de persoonsgegevens
• Verwerkersovereenkomsten met derden
• Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden
Deze verwerkersovereeneenkomst treedt in werking op 25 mei 2018.