Huishoudelijk Reglement Coöperatie Warmtenet Oost-Wageningen U.A.

Huishoudelijk Reglement Coöperatie Warmtenet Oost-Wageningen U.A.

Dit huishoudelijk reglement sluit aan op de statuten van de Coöperatie Warmtenet Oost-Wageningen

U.A. (hierna: de coöperatie) en stelt nadere regels voor de inrichting en het functioneren van de coöperatie. Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (verder ALV) van de coöperatie op 28 november 2019.

Begrippenlijst

Begroting: Beleidsplan:

Commissie voor zwaarwegende, spoedeisende beslissingen:

jaarlijks overzicht van de inkomsten en uitgaven, die noodzakelijk zijn teneinde de doelstelling(en) van de coöperatie te realiseren.

document waarin de doelstelling(en) van de coöperatie staan beschreven en hoe deze te realiseren

vertegenwoordiging van de ALV, die namens de leden kan optreden indien goedkeuring (van een bestuursbesluit) door de ALV vereist is, maar er geen tijd is om een formele ALV te organiseren en de goedkeuring niet kan wachten tot een formele ALV; de commissie krijgt mandaat van de ALV om namens haar beslissingen te nemen

Coöperatieraad: Raad van Toezicht op het bestuur

Directie: persoon/personen belast met de dagelijkse leiding van het bedrijf Directiereglement: schriftelijke instructie van het bestuur aan de directie Investeringsbegroting: overzicht van de financiële middelen die noodzakelijk zijn teneinde (een)

specifieke doelstelling(en) van de coöperatie te realiseren

Natuurlijke persoon: iemand, een mens van vlees en bloed, die rechten en plichten heeft en ouder is dan 18 jaar

Participatiereglement: condities en voorwaarden voor het doen van geldelijke investeringen in de ontwikkeling van de coöperatie door leden van de coöperatie

Participatie: financiële inbreng in de coöperatie door een lid, anders dan de contributie of financiële verplichtingen voortvloeiend uit een leveringsovereenkomst

Projectgebied: het gebied dat ligt tussen de straten Ritzema Bosweg, Diedenweg, Geertjesweg en Postjesweg

Rechtspersoon: een organisatie die als juridische eenheid opereert en eigen rechten en verplichtingen heeft (BV, NV, CV)

Samenwerkingsvorm: een organisatie van meer dan een persoon, niet zijnde een rechtspersoon (vof, maatschap, hier ook: gehuwden, geregistreerd partners, personen met een samenlevingsovereenkomst of anderszins samenwonenden op één adres)

Schriftelijk: hiermee wordt ook elk elektronisch communicatiemiddel bedoeld Statuten: de statuten van de Coöperatie Warmtenet Oost-Wageningen U.A., zoals

vastgelegd bij de oprichting op 28 augustus 2018

Stemgerechtigde: een (niet-geschorst) lid van de coöperatie, dat zelf aanwezig is op een ALV dan wel een volmacht heeft verstrekt aan een ander lid, om ter plaatste een stem uit te brengen

Voor de leden

a. Lidmaatschap: In aansluiting op artikel 3.1 van de statuten stelt de Coöperatie dat een lid wordt geacht met de inhoud van de statuten en reglementen bekend te zijn en deze door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.

i. Een lid verstrekt minimaal zijn adresgegevens en indien mogelijk een e-mailadres. Bank- en andere gegevens zullen worden opgevraagd, zodra noodzakelijk.

ii. Een lid, zijnde een rechtspersoon levert tevens een kopie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel.

b. Contributie:

i. Door toetreding tot de coöperatie verplicht ieder lid zich tot het betalen van de door de Algemene Ledenvergadering, op voorstel van het Bestuur, vastgestelde jaarlijkse contributie. De contributie betreft het gehele boekjaar, ongeacht de aanvang van het lidmaatschap.

ii. Elk lid krijgt schriftelijk bericht met opgaaf van het te betalen bedrag en de betaaltermijn. De betaling dient in een keer te worden voldaan. Bij voorkeur verstrekt het lid een doorlopende SEPA-machtiging aan de coöperatie tot automatische incasso van de contributie van zijn bankrekening.

iii. Indien na het verstrijken van de betaaltermijn geen betaling van de contributie is ontvangen, krijgt het lid een schriftelijk herinneringsbericht met het verzoek om alsnog binnen 14 dagen de contributie te betalen. Indien dan ook betaling van de contributie uitblijft is dat een zelfstandige grond voor ontzetting van het lid.

c. Participaties:

i. Leden kunnen investeren in de ontwikkeling van de coöperatie. De condities waaronder dit gebeurt, zijn gedefinieerd in het participatiereglement, indien vastgesteld.

ii. Leden kunnen investeren in de ontwikkeling van specifiek benoemde projecten. De condities voor deze investeringen worden per project bepaald.

iii. Niet-leden kunnen niet via het participatiereglement investeren in de ontwikkeling van projecten of coöperatie.

2. Voor de algemene ledenvergadering

a. Aanwezigheid/deelname

i. In aanvulling op artikel 15 van de statuten mag iedereen, die woonachtig is in het projectgebied en die voldoet aan de lidmaatschapseisen, de algemene ledenvergadering bijwonen.

ii. Alleen leden van de coöperatie mogen daadwerkelijk deelnemen aan de algemene ledenvergadering en alleen zij zijn stemgerechtigd, al dan niet via een wettelijk vertegenwoordiger (waaronder volmacht).

b. Taken en bijeenroepen

i. In aanvulling op art. 9.4 van de statuten worden de volgende bestuursbesluiten onderworpen aan de goedkeuring van de ALV:

1. Het beleidsplan, als basis hiervoor dient het kernwaardendocument en de scope;

2. De jaarlijkse begroting;

3. Jaarstukken, desgewenst kan de ALV uit leden een kascommissie benoemen om de jaarstukken voorafgaand aan goedkeuring te onderzoeken;

4. Statutenwijziging;

5. Directiereglement (indien een directie is/wordt ingesteld);

6. Participatiereglement.

ii. Op grond van art 9.2 van de statuten worden de volgende bestuursbesluiten onderworpen aan goedkeuring van de ALV (na advisering hierover door de Coöperatieraad, indien ingesteld):

1. Bij het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken of andere registergoederen, voor zover niet voorzien in de goedgekeurde investeringsbegroting.

iii. Op grond van art 9.3 van de statuten worden de volgende bestuursbesluiten onderworpen aan goedkeuring van de ALV (na advisering hierover door de Coöperatieraad, indien ingesteld):

1. Bij het sluiten van overeenkomsten waarbij de coöperatie zich als borg of hoofdelijk medeschuldenares verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt, voor zover niet voorzien in de goedgekeurde investeringsbegroting.

iv. De ALV wordt door het bestuur bijeengeroepen conform artikel 14.3 van de statuten. Het bestuur maakt zoveel als mogelijk gebruik van elektronische middelen (mail, website, digitale nieuwsbrieven en andere digitale middelen) voor het bijeenroepen van de ALV en de verspreiding van de stukken. Enkel op nadrukkelijk gemotiveerd verzoek van individuele leden wordt overgegaan tot het fysiek toesturen van de stukken.

v. Conform art 14.3 van de statuten wordt de uitnodiging met agenda van de ALV minimaal 14 dagen van tevoren verspreidt. De achterliggende stukken moeten minimaal 5 dagen voor de aanvang van de ALV verspreid zijn.

vi. Tot één week voor de aanvang van de ledenvergadering, of zoveel eerder als het bestuur vaststelt, kan ieder lid voorstellen indienen met betrekking tot de agenda en de agendapunten. Voorstellen moeten zijn ondertekend door ten minste vijf leden. De ledenvergadering beslist, op voorstel van het bestuur, op welke wijze de voorstellen in behandeling worden genomen.

c. Vergaderorde

i. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of, bij diens afwezigheid, door een andere aanwezige bestuurder.

ii. Zijn geen bestuurders aanwezig, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.

iii. Het door de voorzitter ter algemene vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.

iv. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der

vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt.

1. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

v. Van het ter algemene vergadering verhandelde worden notulen gehouden door de secretaris of door een door de voorzitter aangewezen persoon.

1. Deze notulen worden in dezelfde of in de eerstvolgende algemene vergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.

d. Commissie voor zwaarwegende, spoedeisende beslissingen

De ALV kan een commissie voor zwaarwegende beslissingen benoemen. Dit zijn dus géén bestuursleden. Het is een vertegenwoordiging van de ALV.

i. Deze commissie krijgt mandaat van de ALV in haar naam besluiten te nemen in die gevallen dat gewenste snelheid van besluitvorming het bijeenroepen van een ALV verhindert. De ALV zal in elk geval moeten aangeven, uit hoeveel leden deze Commissie moet bestaan. En vervolgens gaan werven en personen benoemen. Dus, alsof zij een ALV zijn, kan de Commissie zaken genoemd onder 2.b.i goedkeuren.

ii. De commissie komt bijeen op verzoek van het bestuur. Het bestuur moet in haar uitnodiging minimaal de volgende stappen onderbouwen:

1. De noodzaak om een besluit voor te leggen aan de ALV, verwijzend naar de statuten;

2. De overweging en onderbouwing waarom een ALV niet bijeengeroepen wordt, maar aanspraak gedaan wordt op het mandaat van de commissie om namens de ALV op te treden;

3. De benodigde schriftelijke stukken zodat de commissie zich goed kan voorbereiden op haar taak.

iii. De commissie zal bij elke case die ze behandelt zich steeds als eerste de vraag stellen: is het terecht dat er geen ALV bijeen wordt geroepen? De beantwoording van deze vraag komt in elk schriftelijk verslag beargumenteerd terug.

iv. De commissie kan zich laten adviseren door de coöperatieraad, indien ingesteld.

v. De commissie informeert de leden zo spoedig mogelijk (per mail / via de website) over het besluit. Daarnaast maakt zij schriftelijke verslagen van haar vergaderingen die ze ter informatie en verantwoording (achteraf) voorlegt aan de ALV.

3. Voor het bestuur

Aanvullend op artikel 10 van de statuten:

a. Het bestuur besluit tot voordracht van een nieuw bestuurslid aan de ALV nadat de coöperatieraad, indien ingesteld, daarover is gehoord.

b. De besluiten van het bestuur worden aan de coöperatieraad, indien ingesteld, ter kennis gebracht.

c. Indien het bestuur zich laat vertegenwoordigen door een of meer personen op grond van artikel 11.3, mag de verleende vertegenwoordigingsbevoegdheid niet in strijd zijn met de statuten of dit reglement.

d. Het bestuur zal een voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement doen, zodra dit het functioneren van het bestuur ten goede komt. Dit kan zijn op basis van eigen interne evaluaties of op voorstel van de coöperatieraad (indien ingesteld).

4. Voor de coöperatieraad

a. Conform Statuten art. 12 kan de ALV een coöperatieraad benoemen.

b. De coöperatieraad is een commissie van de ALV, en als zodanig rapporteert zij aan de ALV. Besluitvorming over adviezen van de Coöperatieraad vindt plaats in de ALV.

c. Het bestuur verstrekt aan de coöperatieraad alle informatie die voor het functioneren van de coöperatieraad noodzakelijk is.

d. Aanvullend op artikel 12.8 van de statuten geldt: De coöperatieraad zal het coöperatieraad reglement aanpassen zodra dit het functioneren van de coöperatieraad ten goede komt. Hierbij zal zij het bestuur van de coöperatie om advies vragen.

5. Voor werkgroepen

a. Het bestuur kan met voorstellen voor eventuele aanpassingen van het huishoudelijk reglement komen zodra de eerste zelfstandig functionerende werkgroep binnen de coöperatie een feit is.

6. Voor het projectbureau, ondersteuningsbureau en/of uitvoeringsorganisatie

a. In aanvulling op artikel 13.1 van de statuten zal het bestuur het voornemen tot benoeming van een directeur expliciet maken binnen de jaarbegroting, zoals die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering.

b. Het voornemen tot benoeming van een directeur, dient te worden vergezeld van een door de ALV goed te keuren directiereglement.

7. Integriteitbepalingen

a. Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met het werknemerschap (project- of ondersteuningsbureau) of opdrachtnemersrol (als toeleverancier van zaken of diensten) van de coöperatie.

b. Voor een (bestaand) lid van het bestuur eindigt het bestuurslidmaatschap met ingang van de dag dat de bovengenoemde relatie ontstaat.

8. Onkostenvergoeding, betalingen

a. Onkosten die door (bestuurs)leden en vrijwilligers worden gemaakt voor de coöperatie, zoals telefoonkosten, reiskosten, kantoorkosten worden op declaratiebasis vergoed, mits passend binnen de goedgekeurde jaarbegroting en vooraf akkoord bevonden door de penningmeester.

b. Overige kosten, zoals de deelname aan studiedagen en conferenties die direct of indirect voor de coöperatie van betekenis zijn, worden vergoed, mits passend binnen de goedgekeurde jaarbegroting en vooraf akkoord bevonden door de penningmeester.

c. Goedkeuring voor vergoeding van onkosten die niet begroot zijn, kan enkel na besluitvorming binnen het bestuur over het belang van de voorgestelde activiteit in relatie tot de ontwikkeling van de coöperatie.

d. Voorkeur wordt gegeven aan het vervoer per openbaar vervoer. Indien vervoer per openbaar vervoer aantoonbaar ondoelmatig is, worden de reiskosten voor € 0,19 per km

vergoed. Daarbij wordt uitgegaan van de kortste reisafstand volgens de ANWB- routeplanner.

e. Declaraties worden door de penningmeester goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Declaraties van de penningmeester dienen door een van de andere bestuursleden te worden goedgekeurd.

Betalingen voor bedragen groter dan € 150,- dienen naast de penningmeester door een van andere bestuursleden te worden goedgekeurd.

9. Slot

a. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit van de ALV. Op de agenda van de vergadering waarin een voorstel tot wijziging aan de orde komt, dient daarvan duidelijk mededeling te worden gedaan.

b. Het doen van voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement is voorbehouden aan het bestuur na instemming van de coöperatieraad (indien ingesteld). Voorstellen tot wijziging kunnen ook worden gedaan op voordracht van minimaal 5 leden. Leden dienen de voorstellen ten minste 21 dagen vóór de eerstkomende ALV schriftelijk of digitaal in te dienen bij het bestuur.

c. De secretaris draagt er zorg voor dat een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, waarin de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, wordt meegezonden met de agenda voor de ALV waarin het wijzigingsvoorstel zal worden behandeld.

d. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

e. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur, tenzij de ALV daarover statutair dient te beslissen.

De algemene ledenvergadering op (datum),

De voorzitter, De secretaris,

(……………………………..) (…………………………………..)