Samenwerkingsovereenkomst voor vrijwilligers van het IKC
Samenwerkingsovereenkomst voor vrijwilligers van het IKC
Veel van het werk dat de BHZ verricht, zou zonder de inzet van vrijwilligers onmogelijk zijn. Vrijwilligers betekenen veel in het jeugdwerk. Daarbij werken vrijwilligers nauw samen met beroepskrachten: de jeugdwerkadviseurs en het administratieve personeel. De BHZ vindt het belangrijk dat rechten en plichten van vrijwilligers goed zijn geregeld.
Deze samenwerkingsovereenkomst bevat de volgende elementen:
1. verantwoordelijkheden en plaats t.o.v. de commissie en de jeugdwerkadviseur, afspraken over begeleiding (evaluatiemomenten) en ‘prestaties’
2. overzicht van de vergoedingen (met declaratieformulier)
3. vrijwilligersverklaring
De persoonsgegevens kunnen worden ingevuld via een formulier op de website. Het declaratieformulier is daar eveneens als online formulier te vinden.
1. Verantwoordelijkheden en verhoudingen
Vrijwilligers in de commissies zijn uitsluitend beleidsuitvoerend bezig. Zij kunnen niet onder eigen verantwoordelijkheid opereren, maar moeten altijd verantwoording afleggen aan commissievoorzitter en de directie. Activiteiten die ontplooid worden zijn te allen tijde terug te voeren op beleidsuitspraken van het bestuur of de directie. Ideeën voor nieuw beleid vanuit de commissies kunnen via de commissievoorzitter worden ingediend, die deze doorgeeft aan de directie via de jaarevaluatie.
2. Vergoedingen en waardering
Kilometervergoeding
Vrijwilligers hebben recht op 30 cent per gereden kilometer bij het bezoeken van vergaderingen en andere commissie activiteiten. Zij kunnen dit declareren via het online declaratieformulier.
Korting
Vrijwilligers ontvangen bij deelname aan activiteiten van de BHZ 20% korting. Dit kan aangegeven worden via de digitale opgave formulieren op de websites.
Referentie
De BHZ is altijd bereid om als referentie te fungeren bij een sollicitatie of andere gelegenheid waarbij dit gevraagd kan worden.
3. Vrijwilligersverklaring en ondertekening overeenkomst
De vrijwilliger verklaart hierbij:
- dat hij/ zij overeenkomstig zal handelen, volgens de procedures en regels die gelden in de commissie waar hij/zij deel van uit maakt;
- dat hij/ zij de jongerenorganisatie op de hoogte stelt van (persoonlijke) informatie die relevant is voor het functioneren in een kerkelijke organisatie;
- dat hij/zij de jongerenorganisatie tijdig (half jaar van tevoren) op de hoogte stelt wanneer de wens bestaat om te stoppen, zodat een vervanger kan worden gezocht;
- Dat hij/zij passend omgaat met de interne informatie die gegeven wordt en nodig is bij het uitoefenen van zijn of haar taak. In geval van twijfel dient de vrijwilliger voorafgaand de organisatie te raadplegen, alvorens de vrijwilliger tot het verstrekken van de informatie aan derden overgaat;
- Met betrekking tot de persoonsgegevens die vrijwilliger in het kader van diens werkzaamheden voor de BHZ verwerkt, gelden de volgende bepalingen:
1. In het kader van diens werkzaamheden krijgt vrijwilliger toegang tot persoonsgegevens van bijvoorbeeld gemeenten/klanten of donateurs van de BHZ of van personen die deelnemen aan activiteiten of gebruik maken van diensten van de BHZ. De persoonsgegevens zijn en blijven eigendom van de BHZ. Zij wordt aangemerkt als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de privacywetgeving.
2. Vrijwilliger mag de verkregen persoonsgegevens alleen gebruiken voor de uitvoering van diens werkzaamheden als vrijwilliger voor de BHZ en dus niet voor enig ander doel. Vrijwilliger zal alle persoonsgegevens, en andere vertrouwelijke informatie die hij/zij in het kader van de werkzaamheden ontvangt, strikt vertrouwelijk behandelen en niet aan derden (waaronder ook begrepen eigen familieleden of andere leden of vrijwilligers van de BHZ) tonen, verstrekken of anderszins ter beschikking stellen, tenzij de BHZ daar uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.
3. De vrijwilliger moet goede beveiligingsmaatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Hij of zij zal alle instructies met betrekking tot deze beveiligingsmaatregelen, en ook alle andere redelijke instructies, verzoeken en aanwijzingen van de BHZ in verband met de verwerking van de persoonsgegevens, opvolgen. Deze instructies of verzoeken kunnen bijvoorbeeld ook betrekking hebben op de vernietiging, aanpassing, verstrekking van of toegang tot de persoonsgegevens.
4. Indien de vrijwilliger erachter komt dat persoonsgegevens zijn kwijtgeraakt of dat iemand anders misschien toegang heeft kunnen krijgen tot de persoonsgegevens, dan dient vrijwilliger de BHZ direct daarover te informeren. Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld kwijtraken als een laptop wordt gestolen, een USB-stick met daarop persoonsgegevens kwijtraakt of indien er door een hacker gegevens gestolen worden.
5. Vrijwilliger zal volledige medewerking verlenen aan de BHZ en alle benodigde informatie verstrekken, met als doel de BHZ in staat te stellen te voldoen aan de op haar rustende wettelijke verplichtingen.
6. Vrijwilliger zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor zijn of haar werkzaamheden. Bij het einde van de vrijwilligersovereenkomst zal vrijwilliger, voor zover dat nog niet is gedaan, alle persoonsgegevens vernietigen.
De BHZ verklaart hierbij:
- dat de BHZ zich zal houden aan het vrijwilligersbeleid;
- dat de BHZ, binnen de kaders van het vrijwilligersbeleid, de door de vrijwilliger gemaakte onkosten vergoed;
- dat de BHZ, binnen de kaders van het vrijwilligersbeleid, zorgt draagt voor een aansprakelijkheidverzekering.
Ondertekening van deze verklaring vindt plaats door middel van het invullen van het formulier op de website om persoonsgegevens door te geven.