FLEVOLAND

R U I M T E

VOOR

OPLOSSINGEN

BESTUURSOVEREENKOMST

Interbestuurlijk Toezicht Flevoland

BDO

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

De ondergetekenden:

het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Flevoland, vertegenwoordigd door de commissaris van de Koning,

het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten, Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde, vertegenwoordigd door de burgemeester van elk van deze gemeenten,

hebben het volgende overwogen en afgesproken:

I Inleiding

De provincie en de gemeenten spreken af te komen tot een vernieuwing van het interbestuurlijk toezicht in Flevoland. Het nieuwe interbestuurlijk toezicht is gebaseerd op het advies van de commissie Oosting1 en de Wet revitalisering generiek toezicht. (Stb. 212,233; TK 2010/2011, 32389).

Interbestuurlijk toezicht is een wettelijke taak van de provincie waarbij zij toezicht houdt op de taakuit- oefening door gemeenten. Het wettelijke uitgangspunt is dat de provincie voor alle beleidsterreinen de toezichthouder op gemeenten is met uitzondering van de terreinen waarop de provincie geen taken heeft. Dat wil zeggen dat de provincie met name toezicht houdt op het fysiek-ruimtelijke terrein, aange- vuld met het toezichtop de gemeentefinanciën.

Provincie en gemeenten zullen zich inspannen om op basis van transparantie, begrip en vertrouwen te komen tot een effectieve en efficiënte wijze van interbestuurlijk toezicht. Door het optimaliseren van het zelfregulerend vermogen van de gemeente en de versterking van controle door de gemeenteraden kan de provincie terughoudend met het toezicht omgaan. In deze bestuursovereenkomst leggen partijen de uitgangspunten vast voor de vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen en de wijze waarop zij met elkaar wensen om te gaan.

II Wettelijk kader

1. Deze bestuursovereenkomst heeft betrekking op de naleving van wet- en regelgeving op de domeinen: financiën2, milieu3, archief4, ruimtelijke ordening en volkshuisvesting5 , monumenten6 bij de gemeente waarvoor de provincie het bevoegde toezichthoudende gezag is.

2. De wederzijdse rechten en plichten van partijen op basis van wet- en regelgeving en jurisprudentie zijn en blijven zonder enige beperking van toepassing.

1 Van specifiek naar generiek, TK 2007-2008, 31 200 XXX, xx. 0

0 Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx, XXX, GTK, Wet Fido, Wet gemeenschappelijke regelingen, Wet financiering decentrale overheden

3 Wet Milieubeheer, VTH Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), Omgevingsrecht, Woningwet, Wet ruimtelijke ordening

4 Archiefwet 1995

5 Huisvestingswet, Wet ruimtelijke ordening, archeologie Monumentenwet 1988

6 Monumentenwet 1988

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

III Uitgangspunten

1. Provincie en gemeenten spreken de intentie uit het interbestuurlijke toezicht te baseren op transparantie, begrip en vertrouwen.

2. Het nieuwe IBT is verder gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

2.1 Het verhaal achter de cijfers begrijpen. Cijfers en teksten bieden inzicht, maar zeggen niet alles. Daarom is juist het gesprek tussen de provincie en de gemeenten van belang om als toezichthouder een beeld te krijgen bij het verhaal achter de cijfers, ook als alles goed gaat bij gemeenten. Daarbij is interpretatie van de cijfers nodig en daarover zullen gemeente en provincie elkaar opzoeken om de interpretatie te delen.

2.2 Bij het IBT ligt de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten en een versterking van de rol (het primaat) van de gemeenteraad.

2.3 De provincie treedt terughoudend (sober) op als de uitvoering door de gemeenten voldoende is en de gemeentelijke controle op de uitvoering voldoende is gewaarborgd.

2.4 Gestreefd wordt naar een zo laag mogelijke lastendruk bij de gemeenten en de provincie.

2.5 De informatieverstrekking aan de gemeenteraden en de provincie is pragmatisch ingericht, zo mogelijk identiek.

2.6 Samenwerken in toezicht is cruciaal. Goed overleg en laagdrempelig contact tussen de provincie en de gemeente zijn voorwaarden voor het pragmatisch, effectief en efficiënt invullen van de toezichts- relatie.

IV Afspraken

Gemeenten en provincie hebben afspraken gemaakt over de manier waarop zij het interbestuurlijk toezicht inrichten, zodat aan weerszijden duidelijkheid bestaat over:

1. Welke informatie nodig is voor het toezicht (informatiearrangement).

2.Hoe de prestaties van de gemeente worden beoordeeld (toezichtscriteria).

3.Hoe de provincie handelt als toezichthouder en de consequenties voor gemeenten (toezichtsregime). Zie voor de uitwerking hiervan de bijgevoegde afsprakenkaders per thema (bijlage 1).

Aanvullend spreken de gemeente en provincie met elkaar af:

a. dat de provincie per toezichtsdomein met een verkeerslichtkleur (groen, oranje, rood) een waarde toekent aan de sectorale toezichtsbevindingen;

b. dat de provincie bij bestuursrechtelijk optreden rekening houdt met de geldende (generieke) interven- tieladder (zie bijlage 2) en de overige instrumenten van het specifieke toezicht ;

c. dat de provincie tweejaarlijks een bestuurlijk overleg per gemeente organiseert ter evaluatie van de nalevingsprestatie en de samenwerking;

d. dat de provincie de gemeente informeert over (beleids)ontwikkelingen ter zake van naleving van de relevante wet- en regelgeving zoals genoemd;

e. dat de gemeente en provincie in gezamenlijk overleg komen tot de risico’s per gemeente, per beleids domein en dat gemeenten deze meenemen in de horizontale verantwoording en periodiek actualiseren;

f. dat de gemeente pro actief en voor zover mogelijk geconstateerde tekortkomingen zelf meldt en meeneemt in de horizontale verantwoording;

g. dat de gemeente haar informatie actief, tijdig en zo veel mogelijk in samenhang openbaar maakt en daarmee beschikbaar stelt;

h. dat de gemeente vrij is om aanvullend op de afgesproken informatiearrangementen, de gemeenteraad en de provincie te informeren over zaken die niet volledig helder worden op basis van het informatie- arrangement. Dit kan voorkomen dat de toezichthouder aanvullende informatie vraagt.

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

BIJLAGE 1

AFSPRAKENKADER PROVINCIE FLEVOLAND – GEMEENTEN

Huisvesting statushouders
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoordeling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt toezicht uitgeoefend en wat is het belang van het toezicht?	Welke informatie is nodig voor het uitoefenen van het toezicht?	Waar beoordeelt provincie op? Aan de hand waarvan?	Wanneer is regime groen van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime groen	Wanneer is regime oranje van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime oranje	Wanneer is regime rood van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime rood
Gemeenten geven uitvoering aan de wettelijke taak om verblijfsgerechtigden tijdig te huisvesten. Het aantal wordt door het Rijk in de halfjaarlijkse taakstelling bepaald. Tijdig betekent binnen twaalf weken nadat verblijfsgerechtigde aan een gemeente is verbonden	Toezichtsinformatie wordt in een halfjaarlijks verslag gestuurd van B&W naar raad (beschikbaar voor GS) over voortgang uitvoering, met inzicht in maatregelen (wettelijk verplicht) De basis voor de toezichtsinfor- matie zijn de maandelijkse realisatiecijfers van het Rijk via het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) Halfjaarlijks 1 april/ 1 juli beschikbaar voor GS (provincie)	Toetsen aan de hand van: • maandelijkse realisatiecijfers van het COA • het halfjaarlijkse verslag van B&W en de informatie uit de ambtelijke en bestuurlijke contacten	Gemeente heeft tijdig en volledig voldaan aan de halfjaarlijkse taakstelling en heeft geen achterstand	Gemeente heeft niet tijdig of niet volledig voldaan aan de halfjaarlijkse taakstelling	Gemeente heeft niet tijdig of niet volledig voldaan aan de halfjaarlijkse taakstelling en is afspraken over acties en termijnen onvoldoende of niet nagekomen
			Intensiteit toezicht: laag • Uiterlijk 4 weken na einde taakstellingsperiode halfjaarlijks verslag B&W aan GS • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: gemiddeld • Uiterlijk 4 weken na einde taakstellingsperiode halfjaarlijks verslag B&W aan GS • GS overlegt met B&W middels een brief, in de brief stelt GS B&W tweede kanstermijn van 6 maanden (vanaf einde taakstellingsperiode). • Als na uiterlijk 5 maanden van de tweedekanstermijn geconstateerd wordt dat alsnog aan taakstelling wordt voldaan: groen toezichtregime • Als na uiterlijk 5 maanden van de tweedekanstermijn geconstateerd wordt dat alsnog niet aan de taakstelling zal worden voldaan: ambtelijk overleg, gevolgd door zwaar ambtelijk overleg, gevolgd door afspraak/ultimatum • GS-besluit toezichtregime • Bevestiging van toezichtregime via separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: hoog • Uiterlijk 4 weken na einde taakstellings- periode halfjaarlijks verslag B&W aan GS • GS-besluit toezichtregime • Bevestiging van toezichtregime via separate toezichtsbrief • Vooraankondiging juridische interventie door de provincie • Als niet aan afspraak is voldaan, dan besluit GS om wel of niet in de plaats te treden: rood toezichtregime • Als wel aan afspraak is voldaan - oranje toezichtregime. Als gemeente één taakstellingsperiode daarna (ook) op tijd voldoet aan de taakstelling: groen toezichtregime • Gemeente stuurt maandelijks overzicht ondernomen acties

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

WABO (Bouwen en Milieu)
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoordeling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt toezicht uitgeoefend en wat is het belang van het toezicht?	Welke informatie is nodig voor het uitoefenen van het toezicht?	Waar beoordeelt provincie op? Aan de hand waarvan?	Wanneer is regime groen van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime groen	Wanneer is regime oranje van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime oranje	Wanneer is regime rood van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime rood
Bescherming van mens en natuur tegen schade en gevaar. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor uitvoering van toezicht en handhaving (milieu, bouwen) en een deugdelijke kwaliteit van het nalevingstoezicht	Toezichtsinformatie voor 1 april / 1 juli beschikbaar voor GS (provincie). Bij de toezichtsinformatie die B&W beschikbaar stellen voor de provincie, worden ook stukken/- besluiten/reacties van B&W en gemeenteraad opgenomen. Zo ziet de provincie dat de gemeenteraad de toezichtsinfor- matie heeft gezien.	• Aan de hand van de criteria uit de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), het Besluit Omgevingsrecht (Bor) en de Regeling omgevingsrecht (Mor) • Het hebben van de plannen, verslag en jaarrekening	Inzicht in nalevingstoezicht • Voor 1 april is handhavings-uit voeringsprogramma (HUP) beschikbaar voor provincie. • Voor 1 juli, dan wel samen met de jaarrekening, is het jaarverslag beschikbaar voor provincie. Daarin zijn: • doelen en normen behaald • conform eisen in Wabo, Bor en Mor • Er is sprake van een consistent programma met voldoende (operationele) doelen • Evaluatie gemeente roept geen vragen op , afwijkingen zijn begrijpelijk gemotiveerd en eventueel verbeterplan is voldoende	Onvoldoende inzicht in nalevingstoe- zicht • Stukken zijn niet tijdig beschikbaar: bij program¬ma belangrijker dan bij verslag: als programma niet beschikbaar is (1,5 maand), dan rood toe¬zichtregime EN/OF • Programma roept vragen op; bijv. ambitieniveau is niet in lijn met capaciteit; vragen rijzen bij logica en begrijpelijkheid EN/OF • Evaluatie gemeente roept vragen op, afwijkingen zijn niet begrijpelijk gemotiveerd en/of verbeterplan ontbreekt of is niet voldoende	Nalevingstoezicht onvoldoende Gemeente heeft: • geen of geen begrijpelijk programma (niet aangeleverd volgens afgesproken termijn) • geen verslag (verantwoording), • stukken met ernstige omissies t.o.v. wat in Wabo, Bor en Mor wordt vereist. Evaluatie gemeente: • roept vragen op • bevat afwijkingen die niet begrijpelijk zijn gemotiveerd • bevat geen verbeterplan of is niet voldoende • legt xxxxxx’x bloot
NB het wetsvoorstel Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) wordt op de voet gevolgd. Op het moment dat consequenties volgen voor dit IBT thema, gaan gemeen- ten en provincie hierover in gesprek. De consequenties hiervan zijn op 8 mei 2014 ambtelijk voorbesproken en kunnen direct worden doorgevoerd als de wet van kracht wordt.	In de toezichtsinformatie is in ieder geval opgenomen: • handhavings-uitvoeringspro gramma (HUP) (voor 1 april) • jaarverslagen (evaluatie HUP) (voor 1 juli) • probleem- of risicoanalyse • handhavingsbeleid (strategie) Reacties B&W en raad Ingevulde checklist (antwoord op toezichtsvragen)		Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar (delen bevinding) • Bevindingen van GS: situatie is conform de eisen • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime doormiddel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk contact: 3 à 5 keer per jaar (opvragen stukken en delen bevindingen) • Als onduidelijkheid blijft: aankondiging bestuurlijk overleg • Afhankelijk van uitkomst daarvan, brief GS met termijn (waarschuwing interventie) • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk contact: > 5 keer per jaar • Bestuurlijk overleg • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • Interventie: aanwijzing of in de plaats treden (bijvoorbeeld via inschakelen van adviesbureau op kosten van de gemeente)

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Ruimtelijke Ordening
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoordeling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt toezicht uitgeoefend en wat is het belang van het toezicht?	Welke informatie is nodig voor het uitoefenen van het toezicht?	Waar beoordeelt provincie op? Aan de hand waarvan?	Wanneer is regime groen van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime groen	Wanneer is regime oranje van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime oranje	Wanneer is regime rood van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime rood
De gemeenteraad stelt ten behoeve van een goede ruimtelijke ordening voor het gehele grondgebied van de gemeente een of meer structuurvisies en bestem- mingsplannen vast (art. 2.1 en 3.1 Wet ruimtelijke ordening)	Toezichtsinformatie wordt in een jaarverslag door college van B&W aan de raad gestuurd en in een brief naar GS (provincie) (voor 15 juli)	Wettelijke plicht: • aanwezigheid bestemmings-plannen (art. 2.1 Wro) • actualisatie-verplich- ting bestemmings plannen (art. 2.1 Wro) • aanwezigheid structuurvisie(s) (art. 3.1Wro)	De gemeente heeft voor haar gehele grondgebied actuele bestemmingsplannen en heeft voor haar gehele grondgebied een structuurvisie	De gemeente heeft niet voor haar gehele grondgebied actuele bestem- mingsplannen en/of een structuurvisie ontbreekt	De gemeente heeft niet voor haar gehele grondgebied actuele bestemmingsplannen en/of een structuurvisie ontbreekt en er is geen helderheid over verbeteracties
	Daarin is in ieder geval aandacht voor: • bestemmingsplannen voor het gehele gemeentelijke grondgebied • actualiteit van de bestemmings plannen • beschikbaarheid van een structuurvisie voor het gehele gemeentelijke grondgebied Optie (gelet op art. 10.1 Wro) zijn gemeenten verplicht deze informatie in het jaarlijks verslag op te nemen		Intensiteit toezicht: laag • Jaarverslag ex art. 10.1 Wro van het college van B&W aan de gemeenteraad waarin is of hieraan wordt voldaan. Het verslag als bedoeld in art. 10.1 Wro kan in het algemene jaarverslag van de gemeente worden opgenomen • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichts- brief	Intensiteit toezicht: gemiddeld • informatie opvragen/ gesprek aangaan om te achterhalen waarom bestemmingsplannen er niet zijn of niet actueel zijn of waarom de structuurvisie ontbreekt • ambtelijk bespreken en eventueel bestuurlijk informeren • GS-besluit toezicht regime • bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • bepalen proportionaliteit • afspraken maken over herstel en maatregelen • check op nakomen afspraken • provincie informeert B en W (gemeente) over mogelijke interventies (waarschuwen op basis van de interventieladder)	Intensiteit toezicht: hoog • informatie opvragen/ gesprek aangaan om te achterhalen waarom bestemmingsplan- nen er niet zijn of niet actueel zijn of waarom de structuurvisie ontbreekt • GS-besluit toezicht regime • bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • bepalen proportionaliteit • afspraken maken over herstel en maatregelen • check op nakomen afspraken: afspraken komen niet tot stand of worden niet nagekomen • ambtelijk voorbereiden en bestuurlijk bespreken • informeren interventieladder (in de plaats treden en vernietiging)

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Monumenten en archeologie
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoordeling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt toezicht uitgeoefend en wat is het belang van het toezicht?	Welke informatie is nodig voor het uitoefenen van het toezicht?	Waar beoordeelt provincie op? Aan de hand waarvan?	Wanneer is regime groen van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime groen	Wanneer is regime oranje van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime oranje	Wanneer is regime rood van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime rood
Rijksmonumenten (be- schermd stads-/dorpsge- zicht): • toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen • op de vergunningverlening en handhaving Archeologie: • toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen de vergunningverlening en handhaving	Toezichtsinformatie die tweejaarlijks voor de provincie (Gedeputeerde Staten) beschik- baar wordt gesteld. De toezichts- informatie is primair bedoeld om de gemeenteraad in staat te stellen zijn toezichthoudende rol te vervullen.	Wat zijn de risico’s die we willen voorkomen? (obv Monumentenwet en Wabo) Ongecontroleerd schade aanbrengen aan monumenten en onzorgvuldige omgang met archeologie De indicatoren daarvoor zijn: • gebrek aan (kwaliteit van) toezicht en handhaving • onzorgvuldige vergunningverlening ontbreken van een gemeentelijke monumentencommis- sie (indien monumen- ten aanwezig in gemeente)	Taakuitvoering monumentenzorg voldoende/adequaat bevonden. Gemeente scoort goed op alle onderdelen:	Taakuitvoering monumentenzorg gedeeltelijk/redelijk adequaat bevonden. Gemeente scoort matig of slecht op een of een aantal van de volgende onderdelen:	Taakuitvoering monumentenzorg niet adequaat bevonden. Gemeente scoort matig of slecht op een groot deel van de volgende onderdelen:
			• monumentencommissie is aanwezig (indien gemeente beschikt over monumenten). • handhaving is goed geregeld. Zorgvuldige vergunningverlening: • in ruimtelijke plannen wordt in voldoende mate rekening gehouden met Rijksmonumenten en archeologie. ingewonnen adviezen m.b.t. deze thema’s worden correct overgenomen in de ruimtelijke plannen.
	In de toezichtsinformatie is in ieder geval aandacht besteed aan de thema’s: • Gebouwde (rijks-) monumenten en de wijze waarop vergunning verlening en handhaving is ingericht - hoeveelheid bestand - gevallen afgeweken van ingewonnen adviezen - toezicht en handhaving • Archeologie en de wijze waarop vergunningverlening en handhaving is ingericht - vastgesteld beleid (actueel) - gevallen afgeweken van ingewonnen adviezen - toezicht en handhaving • Besluiten en reactie gemeente raad op de door B&W toegezon- den toezichtsinformatie		Intensiteit toezicht: laag • verzamelen informatie • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: gemiddeld • verzamelen informatie • ambtelijke en/of (indien nodig) bestuurlijke bespreking van gebreken • GS-besluit toezicht regime Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: hoog • ambtelijke en bestuurlijke bespreking van gebreken • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • inzet mogelijkheden interventieladder

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Financiën
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoordeling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt toezicht uitgeoefend en wat is het belang van het toezicht?	Welke informatie is nodig voor het uitoefenen van het toezicht?	Waar beoordeelt provincie op? Aan de hand waarvan?	Wanneer is regime groen van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime groen	Wanneer is regime oranje van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime oranje	Wanneer is regime rood van toepassing en hoe handelt de provincie bij regime rood
			REPRESSIEF	REPRESSIEF	PREVENTIEF
Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectivi- teit van gemeenten (Gemeentefonds) worden afgewenteld.	Toezicht proces / informatie Nulmeting De provincie start samen met de gemeente met het opstellen van een nulmeting door middel van het beantwoorden en analyseren van onderzoeksvragen en indicatoren in een toezicht model. De gemeente vult aan, valideert, beoordeelt zichzelf en licht toe. Gemeente geeft zowel de ist- (huidige situatie) als de soll-posi- tie (waar willen wij naartoe) aan. De provincie toetst. Actualisatie De gemeente actualiseert de toezicht informatie tweemaal per jaar bij de (meerjaren) begroting en jaarstukken (conform afgesproken manier). De gemeenteraad stelt de toezicht informatie als onderdeel van de (meerjaren)begroting en jaarstukken vast. B&W stuurt voor 15 juli en 15 november de bijgewerkte toezicht informatie naar GS (incl. eventueel besluit/opmerking gemeenteraad). Toezicht model De provincie actualiseert het toezicht model met de toezichtinformatie van de gemeente. Provincie en gemeente delen met elkaar de analyse, ontwikkelingen en gevolgen. Het toezicht model is een dynamisch model. Beheer De provincie beheert inhoudelijk het toezicht model (naar voortschrijd end inzicht).	Weging en beoordeling 1e lijn toezicht De gemeenteraad volgt via de toezichtsinfor- matie tweemaal per jaar de ontwikkeling van de indicatoren en beoordeelt zichzelf op het vlak van financieel toezicht. 2e lijn toezicht De provincie beoor- deelt op haar beurt het uitgeoefende horizontale toezicht door de gemeenteraad. De provincie bepaalt jaarlijks welk type regime op de gemeente van toepassing is en geeft evt. aandachts- punten aan. De indicatoren zijn (waar mogelijk) door de raad genormeerd en worden zowel ex-post als ex-ante gevolgd. Tevens wordt vergeleken met gemiddelde(n). De indicatoren zijn onderverdeeld in 3 pijlers: 1. Sluitende begroting 2. Weerstands vermogen 3. Schuldpositie Daarnaast wordt gekeken bij de jaarrekening of er een goedkeuring van de accountant is afgegeven.	Financieel in evenwicht Pijler 1: begroting • De geraamde structurele lasten en baten zijn in het begrotings jaar structureel en reel in evenwicht (materieel evenwicht) en • Uit de meerjaren begroting blijkt dat het aannemelijk is dat dit evenwicht jaarlijks wordt gecontinueerd. en Pijler 2 en 3: weerstands- vermogen en schuldpositie • Geen van deze pijlers is ongunstig. • Geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen, die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden.	Financieel in evenwicht (korte termijn) Pijler 1: begroting • De geraamde structurele lasten en baten zijn in het begrotingsjaar structureel en reel in evenwicht (materieel evenwicht) of • Indien dit niet het geval is wordt het evenwicht wel binnen de termijn van de meerjaren begroting alsnog bereikt. of Pijler 2 en 3: weerstands vermogen en schuldpositie • De uitkomst van een van beide of beiden pijlers is/zijn ongunstig	Financieel niet in evenwicht Pijler 1: begroting • De geraamde structurele lasten en baten zijn in het begrotingsjaar niet structureel en reel in evenwicht (geen materieel evenwicht). • Indien dit niet het geval is wordt het evenwicht niet binnen de termijn van de meerjaren begroting alsnog bereikt. De uitkomst van pijler 1 is bepalend of het rode toezichtsregime van toepassing is. Ongeacht de uitkomst van pijler 2 en 3.

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Rollen:

Centraal staat de verant- woordelijkheid die wordt uitgeoefend door het 1e lijn toezicht (gemeente raad).

Het 2e lijn toezicht (GS) controleert het functioneren van het 1e lijn toezicht.

Informatiebronnen:

• Begroting

• Meerjarenbegroting

• Begrotingswijzigingen

• Jaarstukken

• Accountantsverklaring en management letter

• Raadsstukken (kader- en beleidsnota’s)

• Verordeningen ex. artikel 212 en 213 Gemeentewet

• Externe bronnen

Criteria (waaronder):

• Gemeentewet

• Provinciewet

• BBV

• Gemeenschappelijk financieel toezicht- kader (GTK)

• Wet FIDO

Interpretatie van beleid, plannen en genomen maatregelen (bv om begroting en meerjarenramingen sluitend te maken).

Intensiteit toezicht: LAAG

• Nulmeting: gemeente + provincie

• Actualiseren toezichtsinfo: Gemeente (2 x per jaar)

• Bepalen toezicht regime: provincie

• Na nulmeting 4 jaar groen, tenzij uit de toezicht informatie blijkt dat de gemeente niet meer aan de toezicht criteria (voor groen) voldoet

Intensiteit toezicht: GEMIDDELD

• Nulmeting: gemeente + provincie

• Actualiseren toezichtsinfo: gemeente (2 x per jaar)

• Bepalen toezicht regime: provincie

• Na nulmeting 1 jaar oranje, tenzij…

• Bepalen aandachtspunten

Intensiteit toezicht: HOOG

• Nulmeting: gemeente + provincie

• Actualiseren toezichtsinfo: Gemeente (2 x per jaar)

• Bepalen toezicht regime: provincie

• Na nulmeting 1 jaar rood, tenzij… Bepalen aandachtspunten en herstel richting

Mate van overleg:

Bestuurlijk contact: niet noodzakelijk

Mate van overleg:

• Ambtelijk contact: frequent

• Bestuurlijk contact: ca 1 - 2 maal per jaar

• Monitoren begrotingswijzigingen

• Opvragen nota’s

• Bespreken voortgang aandachtspunten en gevolgen beleid

Mate van overleg:

• Ambtelijk contact: intensief

• Bestuurlijk contact: intensief

• Monitoren begrotingswijzigingen

• Opvragen nota’s

• Bespreken voortgang aandachtspunten, gevolgen beleid

en herstelmaatregelen

Gevolgen PREVENTIEF:

• GS keuren besluiten en begrotingswijzi- gingen goed voordat raadsbesluit geldig is.

Vastleggen uitkomsten nulmeting inclusief brief aan gemeente- raad

Bevestiging toezichtregime voor 4 jaar, tenzij…

(separate toezicht brief)

• Bevestiging toezichtregime voor 1 jaar, tenzij…

(separate toezicht brief)

• Reactie gemeente

• Afspraken rondom verbeteringen

• Bevestiging toezichtregime voor 1 jaar, tenzij… (separate toezicht brief)

• Reactie gemeente

• Afspraken rondom verbeteringen / herstel

• GS-besluit toezicht regime (wettelijk verplicht)

• Ter kennisname aan PS

• GS-besluit toezicht regime (wettelijk verplicht)

• Ter kennisname aan PS

• GS-besluit toezicht regime (wettelijk verplicht)

• Ter kennisname aan PS

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Archieftoezicht
Toezichtsdomein	Informatie-arrangement	Criteria voor weging en beoorde- ling	Toezichtsregime groen	Toezichtsregime oranje	Toezichtsregime rood
Op welk domein wordt	Xxxxx informatie is nodig voor het	Waar beoordeelt provincie op? Aan	Wanneer is regime groen van	Xxxxxxx is regime oranje van	Wanneer is regime rood van
toezicht uitgeoefend	uitoefenen van het toezicht?	de hand waarvan?	toepassing en hoe handelt de	toepassing en hoe handelt de	toepassing
en wat is het belang van het toezicht?			provincie bij regime groen	provincie bij regime oranje	en hoe handelt de provincie bij regime rood
Het doel van het toezicht op archief- en informatiebeheer is om bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen te komen tot een betrouwbare informatievoorziening.	Toezichtsinformatie die in een jaarverslag voor 15 juli aan de provincie (Gedepu- teerde Staten) wordt aangeboden. Deze informatie is primair bedoeld om interne verantwoording af te leggen. Dient tegelijkertijd als IBT-toezichtsinformatie.	Toezicht op basis van 17 wettelijke toezichtscriteria Gebaseerd op de Archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling. Deze toezichtcriteria zijn afgestemd met VNG en opgenomen in ‘Aanvullend beleidskader’. De toezichtscriteria zijn gekoppeld aan een deel van de KPI’s zoals opgenomen in het jaarverslag van gemeenten.	Taakuitvoering voldoende/adequaat bevonden (overall scoort gemeente goed op wettelijke toezichtscrite- ria)	Taakuitvoering voldoet gedeeltelijk/redelijk adequaat bevonden (op een aantal onderdelen scoort gemeente matig of slecht op wettelijke toezichtscriteria)	Taakuitvoering voldoet niet / niet adequaat bevonden. (op een groot deel scoort gemeente matig of slecht op wettelijke toezichtscriteria)
Toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatie- huishouding en archivering is een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Wanneer de overheids- archieven niet volledig en niet betrouwbaar zijn, belemmert dit een goede bedrijfs- voering en verant- woording naar de burger en de samenleving.	In het jaarverslag zijn in ieder geval drie onderdelen opgenomen: 1. Periodiek ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De informatie op deze KPI’s geeft een scherp beeld bij de stand van zaken op het archief- en informatiebeheer bij gemeenten. Deze KPI’s komen voort uit de Archiefwet, archiefbesluit en archief-regeling (KPI’s zoals beschreven in de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), versie april 2013). 2. Aanvullende informatie (bv. thema/risico onderzoeken). Daarnaast wordt in het jaarverslag aandacht besteed aan onderzoeksresultaten of aanvullende informatie op specifieke/ risicovolle thema’s die speciale aandacht hebben gekregen bij de gemeente. Ook voorziet de gemeente in het verklaren van eventuele onverwachte omstandigheden en hoe de gemeente daarmee is omgegaan.	Bij weging en beoordeling gaat de provincie risicogericht te werk. De grootste risico’s bij gemeenten zijn • digitalisering en vervanging (van papier naar digitaal) • huisvesting archieven • herindelingen, reorganisaties, samenwerkingen (taakuitbesteding door gemeenten aan GR’s zoals een RUD) informatievoorziening/- archiefbeheer bij	Intensiteit toezicht: laag • Gemeenten leveren jaarlijks informatie aan • Provincie beoordeelt op basis van toezichtcriteria en bepaalt toezichtregime • Indien op thema’s veranderingen plaatsvinden, informeren gemeenten NB Ook in het ‘groene regime’ de eerste twee jaar (2015-2016) is het nodig informatie te ontvangen en te beoordelen om een degelijke ‘nulmeting’ te kunnen uitvoeren en in beeld te brengen hoe gemeente er voor staat. Daarna is maatwerk mogelijk, indien gemeente nog steeds in groene regime valt. • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief	Intensiteit toezicht: gemiddeld • Gemeenten leveren jaarlijks informatie aan • Provincie beoordeelt op basis van toezichtcriteria en bepaalt toezichtregime • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • Op thema’s waar zorgen over zijn doet de gemeente een voorstel over wat nodig is om zorg weg te nemen (eventueel in overleg met provincie) • Systematisch toezicht van toepassing (regulier toezicht) Evt. aankondiging proces interventieladder (zie bijlage ‘Aanvullend beleidskader’ voor soorten interventies per toezichtscriterium) (brief van GS aan B&W)	Intensiteit toezicht: hoog • Gemeenten leveren jaarlijks informatie aan • Provincie beoordeelt op basis van toezichtcriteria en bepaalt toezichtregime • GS-besluit toezicht regime • Bevestiging toezichtsregime door middel van separate toezichtsbrief • Op thema’s waar zorgen over zijn doet de gemeente een voorstel over wat nodig is om zorg weg te nemen (eventueel in overleg met provincie). • Indien afspraken over aanbeve- lingen niet binnen termijn worden opgepakt en afgehandeld, volgt waarschu- wing met beschrijving van termijn tot aan juridische interventie (zie bijlage ‘Aanvullend beleidskader’ voor soorten interventies per toezichtscriterium) (brief van GS aan B&W)
	3. Archiefverordeningen (informa- tieverplichting op basis van Xxxxxxxxxx (art. 30.1, 32.2, 35.1, 37.2 en 40). Is een specifiek instrument (meldings- plicht aan GS, direct na vaststelling door B&W) dat door de wetgever in de Archiefwet is behouden.

BESTUURSOVEREENKOMST INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

BIJLAGE 2

SAMENVATTING INTERVENTIELADDER TOEZICHT

Interventieladder bij schorsing en vernietiging
Stap 1	Signaleren en bevoegdheden in kaart brengen: Signaleren dat een besluit mogelijk in strijd is met het recht of het algemeen belang en onderzoeken wie bevoegd is om een verzoek tot vernietiging te doen (CdK of GS). Dit om aan te geven dat een besluit voor vernietiging in aanmerking komt.
Stap 2	Eerste beoordeling: door de minister van het vakdepartement wordt nagegaan of het verzoek ontvankelijk is.
Stap 3	Informatie opvragen bij de gemeente: indien het verzoek ontvankelijk is wordt het onderzoek naar de strijd met het recht of het algemeen belang door ons gestart.
Stap 4	Schorsen: indien een besluit voor vernietiging in aanmerking komt wordt het besluit van rechtswege geschorst.
Stap 5	Informeren uitkomsten onderzoek en overleg: het gemeentebestuur wordt op de hoogte gesteld van het oordeel. Indien het besluit in aanmerking komt voor vernietiging wordt aan het bestuur de mogelijkheid voor een overleg geboden.
Stap 6	Voordracht vernietiging: indien het overleg er niet toe leidt dat de bezwaren van de minister worden weggenomen, dan wordt het besluit voor vernietiging voorgedragen.

Interventieladder bij indeplaatsstelling
Stap 1	Constateren: vaststellen dat er vermoedelijk sprake is van taakverwaarlozing
Stap 2	Valideren: informatie opvragen bij de gemeente of het waterschap en andere belanghebben- den over gesignaleerde misstanden en valideren dat er sprake is van taakverwaarlozing en vaststellen wat de oorzaak is.
Stap 3	Actief toezicht: afspraak maken met de gemeente over acties, termijnen en vervolg
Stap 4	Vooraankondiging van interventie: bij onvoldoende voortgang de gemeente aanzeggen dat het instrument zal worden toegepast en het openbaar publiceren van deze aanzegging.
Stap 5	Laatste kans: besluit tot indeplaatsstelling met een laatste termijn om alsnog zelf te voorzien
Stap 6	Indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing: daadwerkelijk uitvoeren van de indeplaatsstelling in naam van en voor rekening van de gemeente of het waterschap.

7 Deze tekst is ontleend aan beleidsplan IBT provincie Noord Holland

8 Met de komst van de Wet RGT zijn de meeste specifieke toezichtinstrumenten vervallen. Een aantal instrumenten is overgebleven. In die gevallen kunnen indien nodig de specifieke instrumenten ingezet worden. Met name het financieel toezicht op gemeenten en het toezicht op ruimtelijke ordening kennen enkele specifieke instrumenten. Daarnaast kent de Archiefwet op een aantal gebieden

vooralsnog de verplichting dat GS een voorafgaande machtiging moeten afgeven. Ook het toezicht op waterschappen kent een aantal specifieke toezichtinstrumenten.

Colofon

Dit is een uitgave van:

Afdeling BDO Provincie Flevoland Visarenddreef 1

Xxxxxxx 00

0000 XX Xxxxxxxx

Contact:

Telefoon 0320 - 265 265 E-mail: xxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx

Januari 2015

Document Metadata

Table of Contents

FLEVOLAND

Document Metadata