Contract
Algemene voorwaarden en bepalingen Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen aangaande evenementenpleinen, vermaakcentra, terrassen en standplaatsen
Inschrijving, betaling en voordracht
Voordracht voor een vergunning zal alleen plaatsvinden nadat het verschuldigde bedrag (en eventuele openstaande facturen van voorgaande edities) volledig betaald is aan de Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen, hierna te noemen: “Stichting”.
Van de te betalen bedragen dient 50% van de totaalnota per 15 mei van het betreffende jaar betaald te zijn, de resterende 50% moet per 15 juni van het betreffende jaar voldaan zijn. In geval van niet tijdige betaling vervalt de inschrijving per direct.
Contante betaling is niet mogelijk.
Alle vermelde bedragen zijn in euro’s.
Alle gestelde voorwaarden, bepalingen en/of bedragen die genoemd zijn bij inschrijving zijn leidend.
De aanvrager/exploitant dient zich te houden aan alle gestelde deadlines door de Stichting. Indien de aanvrager/exploitant zich niet aan deze gestelde deadlines kan houden, dan heeft de Stichting het recht om een boete van 5% op de totale pachtsom op te leggen.
Verlening/weigering vergunning
In geval de vergunning wordt geweigerd wordt het betaalde bedrag volledig aan de aanvrager gerestitueerd.
In geval van annulering van de aanvraag door de aanvrager na 1 april van het betreffende jaar worden € 100,- administratiekosten en de gemeentelijke legeskosten in rekening gebracht. De Stichting is dan gerechtigd de betreffende aangevraagde vergunning te verlenen aan (een) derde(n).
Wanneer de aanvrager na 31 mei van het betreffende jaar de aanvraag wijzigt dan is € 100,- administratiekosten verschuldigd. De Stichting is bevoegd om verzochte wijzigingen in de aanvraag niet te honoreren.
In de vergunning/pachttoestemming zijn de locatie en maximale afmetingen van het terras en/of de standplaats aangegeven. Alles wat de vergunninghouder plaatst moet binnen deze grenzen staan.
De aanvrager/exploitant gaat bij inschrijving akkoord met de gestelde kosten en doorbelasting van kosten, zoals voor stroom, water en aanpassingen van de openbare ruimte. De specificatie van deze voorwaarden en kosten is bijgevoegd aan de documenten die men heeft ontvangen voor inschrijving.
De aanvrager/exploitant is verplicht voor een kraam en/of verkoopwagen e.d. te huren via een officiële marktkraam/verkoopwagen-verhuurder dan wel dienen zelfgebouwde kramen/verkoopwagens te voldoen aan alle daaraan gestelde wettelijke eisen. Ter plekke uitgebouwde kramen en verkoopwagens zijn niet toegestaan. Kramen en verkoopwagens die niet voldoen aan de wettelijke eisen worden op kosten van de betreffende exploitant verwijderd waarbij geen aanspraak kan worden gemaakt op terugbetaling van de pachtsom of enige andere vorm van schadevergoeding.
De aanvrager dient zelf zorg te dragen voor deugdelijke bekabeling, afdekking van de bekabeling met rubbermatten, (verdeel-)stekkers en leidingen van de stroom- en watervoorzieningen naar de standplaats en/of terras. Reparatiekosten aan stroom- en watervoorzieningen veroorzaakt door het toedoen van de exploitant c.q. welke aan de exploitant zijn toe te rekenen worden bij de exploitant in rekening gebracht.
De Stichting hanteert de voorwaarden als vastgelegd in het convenant 2023 - 2026 dan wel het daaropvolgende convenant met de Gemeente Nijmegen.
Indien u voor de gecommuniceerde deadline geen vergunningsaanvraag indient (of als blijkt dat u geen recht heeft op vergunning), vervalt het recht van inname van de openbare ruimte aan de Stichting.
Een aantoonbaar klachtenpatroon (door het jaar heen) over de aanvrager, welke bekend is bij de gemeente Nijmegen of stichting Vierdaagsefeesten, kan leiden tot geen voordracht door de Stichting.
De aanvrager/exploitant van een evenementenplein en/of vermaakcentrum is voorafgaand aan het evenement verplicht zijn of haar plannen af te stemmen cq te communiceren met direct belanghebbenden in de omgeving (bijvoorbeeld omwonenden, winkeliers en/of horecagelegenheden). De wijze van afstemming moet worden aangetoond in de vergunningsaanvraag.
Gedurende het evenement
Als in een tijdsbestek van 24 uur geen gebruik wordt gemaakt van een verleende vergunning is de Stichting gerechtigd de vergunde standplaats/terras in te laten nemen door (een) derde(n).
De exploitant dient zich te houden aan de door de gemeente Nijmegen voorgeschreven verkooptijden.
Het plaatsen van een verkoop- c.q. tappunt op een vermaakcentrum is te allen tijde bindend gekoppeld aan het verzorgen van een programma met levende muziek en een terrasexploitatie. Voor het exploiteren van een vermaakcentrum moet door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen een vergunning zijn verleend.
De aanvrager/exploitant verklaart bekend en akkoord te zijn met de voorwaarden en bepalingen van de gemeente Nijmegen, brandweer, Liander, Inspectie NVWA en de Stichting Vierdaagsefeesten. De vergunninghouder gaat ermee akkoord dat de NVWA de op mijn bedrijf betrekking hebbende inspectieresultaten, de meldingen en de daarbij behorende correspondentie, gerelateerd aan de activiteiten op de Nijmeegse Vierdaagsefeesten mag verstrekken aan Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen.
De gemeente zal tijdens de Vierdaagsefeesten stringente controle uitoefenen op de ingenomen vergunningen door de exploitanten naar aanleiding van de door de Stichting ingediende tekeningen.
De door de exploitant veroorzaakte schade en/of vervuiling en daarbij behorende herstelkosten aan de openbare ruimte en/of objecten in de openbare ruimte worden direct aan de exploitant c.q. vergunningenhouder in rekening gebracht.
De Stichting is niet aansprakelijk voor enigerlei schade die een exploitant om wat voor reden dan ook lijdt tijdens het evenement. De Stichting is meer in het bijzonder niet aansprakelijk voor overmacht in onder andere doch niet uitsluitend natuurrampen, slecht weer, oorlog, blikseminslag en stroomuitval. De organisatie kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor indirecte of gevolgschade, waaronder schade als gevolg van omzetderving cq verlies, gemiste inkomsten en bedrijfsschade of schade van derden, en ook immateriële schade. Ook is de Stichting niet aansprakelijk voor enigerlei schade als gevolg van wijzigingen in (landelijke) wet- en regelgeving en/of opgelegde wijzigingen met betrekking tot de vergunning.
De Stichting is niet aansprakelijk voor de uitval van elektrische installaties als gevolg van welke oorzaak dan ook.
Duurzaamheid
Gebruik van het circulaire bekersysteem is verplicht voor alle podia, vermaakcentra en terrassen. Voor terrassen is er een uitzonderingsmogelijkheid door een herbruikbare, afwasbare hardcup te gebruiken. Dit dient gelijktijdig met het aanvragen van de terrasvergunning te worden aangegeven bij inschrijving via het inschrijfsysteem.
Het bekersysteem wordt door iedereen op dezelfde wijze toegepast zoals beschreven in de actuele instructie bekersysteem die wordt verstrekt. Dit betekent o.a. dat de inkoopprijs voor iedereen gelijk is, de prijs die doorberekend aan de klant voor iedereen gelijk is, de inzamelingswijze en communicatie voor iedereen gelijk is. In deze instructie zijn ook de retourvoorwaarden opgenomen.
Het bekersysteem moet ten minste gecommuniceerd worden op alle prijslijsten en de infographic moet zichtbaar zijn bij iedere bar of verkooppunt.
De aanvrager/exploitant is in het kader van stikstofdepositie gehouden aan het gebruik van minimaal Stage 5 aggregaten. Indien van toepassing voor zijn/haar evenementenlocatie en/of standplaats. Het verbruik wordt na afloop doorgegeven aan de stichting Vierdaagsefeesten.
Voor foodstandhouders is het gebruik van vormvaste voedselverpakkingen (bakjes/bordjes) en bestek (deels) gemaakt van plastic (inclusief biologisch afbreekbaar- of bioplastic) of aluminiumfolie verboden.
Foodstands zijn verplicht om uiterlijk 15 mei voorafgaand aan de editie Vierdaagsefeesten van dat jaar via het inschrijfsysteem hun menu en andere informatie over de stand te delen met Vierdaagsefeesten t.b.v de communicatie van het aanbod naar de bezoekers.
Het is verboden om confetti of slingers af te schieten op de evenementenpleinen, vermaakcentra en/of terrassen.
Het gratis weggeven van biertreetjes is nietoegestaan. Ze mogen alleen worden verstrekt tegen betaling van minimaal 50 cent of met een statiegeldsysteem.
Reclame-uitingen
De Stichting heeft het exclusieve recht om (sponsor-) overeenkomsten af te sluiten en bezit tijdens het evenement de reclamerechten. De (horeca-)exploitant is gehouden de daarin door de Stichting gemaakte afspraken te eerbiedigen.
Reclame-uitingen zijn niet toegestaan, met uitzondering van reclame-uitingen van de drankenfabrikant op drank/taptoebehoren, t.w. bars, bierspatels, biertaps, standaardparasols en ook andere commerciële reclame-uitingen waarvoor vooraf schriftelijke toestemming is verkregen van de Stichting. Onder commerciële uitingen worden onder andere doch niet uitsluitend verstaan: banieren, posters, stickers, vlaggen, doeken, borden, crew T-shirts, inflatables/blow-ups, promotiemateriaal, geluidsreclame, (TV)on-screen-commercials en promoteams.
Bij commerciële reclame-uitingen en/of activaties waar toestemming voor is verleend door de Stichting geldt een afdracht van 50% van de verworven inkomsten.
Als een (horeca-)exploitant het reclameverbod niet nakomt is de Stichting gerechtigd de aanvraag niet voor te leggen aan het bevoegd gezag dan wel de pachttoestemming/vergunning te weigeren en in te trekken indien deze reeds is verleend.
Programma en marketing
De exploitant is verplicht om standaard te vermelden dat uw evenement onderdeel is van Vierdaagsefeesten. Het logo van Vierdaagsefeesten dient te worden vermeld op alle communicatie-uitingen, zoals social media, posters, bannering evenementenplein etc.
Uiterlijk 1 mei van het betreffende jaar dient de concept programmering van de aanvrager/exploitant bekend te zijn bij de Stichting. De programmering wordt ter beoordeling voorgelegd aan de gemeente Nijmegen en/of veiligheidsdiensten. De aanvrager/exploitant is gehouden om eventuele wijzigingsinstructies van de gemeente Nijmegen en/of veiligheidsdiensten op te volgen.
De aanvrager/exploitant dient mogelijke veiligheidsrisico’s gekoppeld aan programmering zo spoedig mogelijk te melden bij de Stichting.
De Stichting heeft de bevoegdheid om muziekoptredens te verbieden of te verplaatsen in tijd in het kader van spreiding in geval er een gevaar ontstaat voor de openbare orde, crowd control, gezondheid en/of veiligheid.
Programma-afstemming is gewenst. Het wordt ontmoedigd om dezelfde artiesten te boeken op verschillende locaties en om artiesten meer dan 1x te laten optreden.
Bekendmaking van programma verloopt gespreid over 3 afgesproken line-up release data. Hier kan alleen in overleg van worden afgeweken.
De exploitant stelt gemaakte fotografie en video-opnamen ter beschikking ter algemene promotie van Vierdaagsefeesten en werkt mee aan het regelen van toestemming (clearance) voor gebruik van beeld en geluid van geselecteerde artiesten.
Mediapartnerships worden gezamenlijk met de Stichting afgesloten.
Voor signage/bewegwijzering voor crowd control en toiletten wordt gebruik gemaakt van de uniforme ontwerpen van de Stichting. Bewegwijzering en/of delen van calamiteiteninformatie ten behoeve van crowd control en veiligheid moeten worden geplaatst of worden opgevolgd.
Algemeen
De Stichting heeft de bevoegdheid om, als de exploitant de verplichtingen op grond van deze algemene voorwaarden en gebruikstoestemming/vergunning, niet tijdig of niet deugdelijk nakomt, één of meer van de navolgende maatregelen onmiddellijk te treffen:
a. onmiddellijke stopzetting van de levering van stroom;
b. belemmering van de exploitatie van de activiteit;
c.
bevel tot sluiting;
d. verwijdering c.q. ontruimen van het
terrein;
e. uitsluiting van het verkrijgen van een
gebruikstoestemming, vergunning en/of contract
(evenemtenplein/vermaakcentrum) voor de toekomst.
Per overtreding over programmering, marketing en duurzaamheid kan een boete van maximaal € 1500,- worden opgelegd. In geval van overtreding van het reclameverbod alsmede de andere bepalingen van deze algemene voorwaarden verbeurt de exploitant tevens een terstond opeisbare niet voor rechtelijke matiging vatbare boete van € 2.500,- per dag dat een overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de Stichting op aanvullende schadevergoeding welke hetzij direct hetzij indirect het gevolg is van die overtreding alsmede het recht om nakoming van deze voorwaarden en bepalingen, en de daarmee verband houdende verplichtingen.