Opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/2

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/2

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor een ondersteuningssopdracht voor de transitie van de Brede School in Brussel

De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.

Uiterste indieningsdatum van de offerte: woensdag 11 augustus 2021 om 9u30 Mondelinge toelichting van de offerte: woensdag 25 – donderdag 26 augustus 0000

Xxxxxxxxxxxx: xxxxxxx@xxx.xx

Inhoud

DEEL 1 – ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

DEEL 1 – ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

1. AANBESTEDENDE OVERHEID

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.

De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.

Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.

Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie voert een duurzaam aankoopbeleid en engageert zich om daar waar mogelijk duurzame overheidsopdrachten te plaatsen met een lage ecologische impact en een hoge economische en sociale impact.

2. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT

Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.

De opdracht betreft een ondersteuningsopdracht van de dienst Stedelijk Beleid voor de transitie van de Brede School in Brussel. Het begeleidingsbureau biedt ondersteuning bij een objectiverende analyse van de mogelijke organisatie- en financiële modellen en zorgt voor de nodige ondersteuning bij de implementatie van het meest geschikte model.

De ondersteuningsopdracht omvat twee grote fases:

- Fase 1 – vast gedeelte:

• Ondersteuning bij het verwerken van de informatie en data van het participatietraject en het stakeholdersoverleg;

• Ondersteuning bij het opmaken van simulaties op het gebied van:

o Organisatorische modellen;

o Zakelijke, juridische en beheersmatige aspecten van de hervorming;

o Financiële modellen en financiële impact.

• Ondersteunende rol opnemen in functie van het stakeholdersoverleg dat nog georganiseerd zal worden en de verwerking van de daarbij verworven informatie en data.

- Fase 2 – voorwaardelijk gedeelte:

Interne ondersteuning bij de transitie- en implementatie van het nieuwe organisatie- en financieel model voor Brede School.

De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit

opdrachtdocument.

De opdracht omvat één enkel perceel.

3. GUNNINGSWIJZE

De gunning van de opdracht gebeurt via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

De opdracht wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Welke offerte de economisch meest voordelige is, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria.

4. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST

Vast gedeelte

De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de gunningsbrief en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd en uiterlijk binnen een termijn van 6 maanden voor fase 1 van het traject en 12 maanden voor fase 2 van het traject (voorwaardelijk gedeelte).

Voorwaardelijk gedeelte

Indien de aanbestedende overheid beslist om het voorwaardelijk gedeelte te gunnen, zal de opdrachtnemer hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte gesteld worden.

De opdracht van het voorwaardelijk gedeelte dient volledig uitgevoerd te worden binnen een termijn van 12 maanden.

De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.

5. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT

Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.

1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen;

6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;

7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/2;

8. de goedgekeurde offerte.

Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.

De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

6. PROCEDURE

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij:

- zich niet bevindt in een van de verplichte uitsluitingsgronden;

- en heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen.

De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.

Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.

De offertes van de inschrijvers worden geselecteerd op basis van de selectiecriteria vermeld in dit opdrachtdocument.

Vervolgens worden de offertes van de geselecteerde inschrijvers onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.

De geselecteerde inschrijvers worden op woensdag 25 of donderdag 26 augustus 2021

uitgenodigd om hun offerte mondeling toe te lichten.

De aanbestedende overheid zal iedere geselecteerde inschrijver contacteren om een datum en uur af te spreken.

De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.

Indien slechts één inschrijver wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.

Indien meer dan één inschrijver weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze inschrijvers uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.

Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.

Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.

Na evaluatie van de finale offertes (op basis van gunningscriteria opdrachtdocument) wordt de ondernemer aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van zijn impliciete verklaring op erewoord.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.

7. ONDERAANNEMERS

De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.

Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht.

Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).

In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op de onderaannemer. De aanbestedende overheid kan controleren of er gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. Bij aanwezigheid van uitsluitingsgronden kan de aanbestedende overheid de opdrachtnemer verzoeken de onderaannemer te vervangen.

Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier (deel 3 – bijlage 1).

8. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS

Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.

Zij kunnen:

- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;

- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid. Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.

De deelnemers aan een combinatie dienen hun administratieve gegevens te vermelden op het offerteformulier (deel 3 - bijlage 1).

Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.

De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

9. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE

Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.

De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, §6 en §7). Voor België is dit de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.

Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02 740 80 00. In Deel 3 – bijlage 5 is een beknopte handleiding voor ondernemers terug te vinden.

Het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes is woensdag 11 augustus 2021 om 9u30. Dit tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening van de offerte. Een offerte die na dit tijdstip aankomt, wordt niet aanvaard.

Om geldig te zijn moet het indieningsrapport voor de offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon. Het ontbreken van een geldige handtekening moet worden beschouwd als een substantiële onregelmatigheid die tot nietigheid van de offerte leidt.

In Deel 3 – bijlage 4 vindt u de verschillende mogelijkheden betreffende het geldig ondertekenen van het indieningsrapport voor de offerte.

Opgelet! De ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.

Enkele praktische instructies:

- Toegelaten bestandsformaten zijn:

∙ .doc of .docx

∙ .pdf

∙ .xls

∙ .zip

- Alle onderdelen van de offerte worden in een afzonderlijk bestand ingediend;

- De maximale grootte per document is 150MB. Een te groot document kan opgesplitst worden in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 1GB. Het totaal aantal bestanden mag niet hoger zijn dan 10.

10. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De leidend ambtenaar (=contactpersoon) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

11. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE

De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier (Deel 3 - bijlage 1) te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met het formulier.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden die in strijd zijn met de bepalingen van het opdrachtdocument, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.

De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands.

Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk/bestand, benoemd als volgt:

Administratieve gegevens_naam inschrijver Financiële gegevens_naam inschrijver

Technische en functionele gegevens_naam inschrijver Bij te voegen documenten_naam inschrijver

12. PRIJSBEPALING

Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling.

Enerzijds tegen globale prijs voor het vast gedeelte (fase 1 – voorbereidende analysefase) en anderzijds tegen eenheidsprijs per dagdeel (= 8 uur) voor het voorwaardelijk gedeelte (fase 2 – transitie- en implementatietraject).

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.

Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten (inclusief verplaatsingskosten) moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.

Het totaalbudget voor deze opdracht (fase 1 + fase 2) bedraagt 82.000 euro, exclusief btw.

13. PRIJSHERZIENING

Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.

14. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID

De aanbestedende overheid verkrijgt de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht. Ze mag de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor haar eigen behoeften, en dit zonder enige beperking.

De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten aan de opdrachtnemer ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

Alle resultaten en rapporten die de opdrachtnemer opstelt in uitvoering van de opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden.

De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

15. GEGEVENSBESCHERMING

In het kader van deze overheidsopdracht mag de aanbestedende overheid uitsluitend een beroep doen op opdrachtnemers die afdoende garanties bieden met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De opdrachtnemers verbinden er zich toe de geldende reglementering in verband met de verwerking van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna ‘Algemene Verordening

Gegevensbescherming’ – AVG of ‘General Data Protection Regulation’ – GDPR).

Het gaat meer in het bijzonder over ‘het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd’.

In Deel 3 - bijlage 6 wordt een voorbeeld gevoegd van een overeenkomst. Deze wordt door de ondernemer aan wie de opdracht wordt gegund, aangepast en gepreciseerd volgens de betrokken verwerkingsprestatie en op basis van de concrete verplichtingen en wordt, na akkoord van de aanbestedende overheid, ondertekend en bij de offerte gevoegd.

Deze overeenkomst heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de opdrachtnemer zich verbindt om voor rekening van de aanbestedende overheid de persoonsgegevens te verwerken.

Overeenkomstig deze instructies en de bepalingen van de AVG (of GDPR) moet in deze overeenkomst het volgende worden omschreven:

- het onderwerp en de duur van de verwerking;

- de aard en het doel van de verwerking;

- het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;

- de rechten en verplichtingen van de verwerker (opdrachtnemer) en verwerkingsverantwoordelijke (aanbestedende overheid).

Wanneer de opdrachtnemer een onderaannemer inschakelt, moet tussen de opdrachtnemer en de onderaannemer een identieke overeenkomst worden opgesteld als deze die tot stand kwam tussen de opdrachtnemer en de onderaannemer. Wanneer de onderaannemer zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de opdrachtnemer ten aanzien van de aanbestedende overheid volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen.

De hierboven gestelde eisen worden als substantieel beschouwd. Indien geen verwerkersovereenkomst wordt gesloten met de hoogst gerangschikte opdrachtnemer, wordt de offerte niet aanvaard, en wordt de tweede gerangschikte gecontacteerd. Onder dezelfde voorwaarden kan vervolgens met de volgende in de rangschikking contact worden opgenomen.

16. AANSPRAKELIJKHEID

De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

17. VERZEKERING

De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.

Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.

18. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover ze ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.

De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.

De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

UITSLUITINGSCRITERIA

Verplichte uitsluitingsgronden (art. 67 van de Wet Overheidsopdrachten)

1. deelneming aan een criminele organisatie;

2. omkoping;

3. fraude;

4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;

5. witwassen van geld of financiering van terrorisme;

6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.

De in 1 tot 6 bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7 bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.

De inschrijver, die zich in één van de verplichte uitsluitingsgronden bevindt, kan aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.

Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

Uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden (art. 68 van de Wet Overheidsopdrachten)

De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:

- geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro;

- of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, en aantoont dat hij:

- op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit;

- die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn;

- voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro; wordt hij niet uitgesloten.

Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.

Selectiecriteria

Economische en financiële draagkracht

Niet van toepassing.

Technische bekwaamheid

Niet van toepassing.

19. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES

De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes worden geweerd.

20. TAALGEBRUIK

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.

21. GUNNINGSCRITERIA

De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.

De gunningscriteria zijn de volgende:

Gunningscriterium 1: Kwaliteit en methodologische onderbouw weging 50/100pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van de kwaliteit en haalbaarheid van het voorgestelde plan van aanpak, met daarin minimaal:

- de methodologische onderbouw van de ondersteuningsopdracht zoals beschreven in de nota houdende de goedkeuring van de krijtlijnen voor een duurzame verankering en versterking van de Brede School in Brussel (zie Deel 3 – bijlage 8);

- een voorstel van de verwerking, analyse en presentatie van data (achtergronddocumentatie en input van stakeholders tijdens de inspraakmomenten);

- de aanpak voor het stimuleren van de mogelijke opties voor een duurzaam model voor Brede School in Brussel op basis van de analyse van de data en de impact op financieel, juridisch en organisatorisch (inclusief HR) vlak;

- een voorstel van ondersteuning van de implementatie van het gekozen model;

- een voorstel van uitvoerders en taakverdeling.

Gunningscriterium 2: Ervaring met soortgelijke trajecten en processen weging 30/100pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van referenties en de cv’s van het personeel met de verschillende gevraagde expertises, dat aan deze opdracht zal werken, waarmee de inschrijver aantoont dat hij ervaring heeft met soortgelijke trajecten en processen in een (groot)stedelijke context met affiniteit voor Brussel. De ervaring en kwaliteit van het personeel kan een aanzienlijke invloed hebben op het niveau van de uitvoering van de opdracht. Dat de ondersteuningsopdracht wordt uitgevoerd door een gekwalificeerd team van mensen met een bijzondere ervaring is in dit geval belangrijk.

Er dient daarbij een multidisciplinair team samengesteld te worden dat beschikt over volgende expertise binnen de publieke sector:

- expertise m.b.t. het begeleiden van hervormingsprocessen en veranderingstrajecten met verschillende stakeholders1;

- expertise m.b.t. zakelijk beheer, beheersmatige processen en organisatiemodellen;

- expertise m.b.t. financieel beheer en analyse en financiële veranderingstrajecten;

- inhoudelijke expertise m.b.t. lokale netwerkontwikkeling in een grootstedelijke, bij voorkeur Brusselse context;

- expertise in het verwerken, analyseren en visueel presenteren van data;

- expertise in juridische zaken en HR in de publieke sector.

Gunningscriterium 3: Prijs weging 20/100pnt

Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van:

• de globale prijs voor het vast gedeelte – fase 1 van de begeleidingsopdracht voor de transitie van de Brede School in Brussel, inclusief btw (weging 10/20pnt)

1 De belangrijkste stakeholders zijn:

o politiek & administratie: schepenen, collegeleden en kabinetten, VGC Algemene Directies en Entiteiten, Vlaams minister van Brussel, andere overheidsinstanties;

o coördinatoren Brede School en hun stuurgroep;

o werkgevers van de coördinatoren inclusief gemeenten, scholen, vzw’s;

o middenveldactoren en adviesraden van de VGC;

o selectie van leerkrachten, tieners/kinderen en ouders en gezinnen in kansarmoede

• de eenheidsprijs per dagdeel voor het voorwaardelijk gedeelte – fase 2 van de begeleidingsopdracht voor de transitie van de Brede School in Brussel, inclusief btw (weging 10/20pnt)

De beoordeling gebeurt aan de hand van volgende formule:

P= P1+P2, waarbij:

P1= het aantal behaalde punten

10= het aantal toe te kennen punten

Pl1= de globale prijs voor het vast gedeelte – fase 1 van de laagst geprijsde offerte Po1= de globale prijs voor het vast gedeelte – fase 1 van de onderzochte offerte

P2= het aantal behaalde punten

10= het aantal toe te kennen punten

Pl2= de eenheidsprijs per dagdeel voor het voorwaardelijk gedeelte – fase 2 van de laagst geprijsde offerte

Po2= de eenheidsprijs per dagdeel voor het voorwaardelijk gedeelte – fase 2 van de onderzochte offerte

Voor alle criteria, uitgezonderd het criterium ‘prijs’, wordt er een score toegekend aan de hand van volgende ordinale schaal. De toegekende punten op de ordinale schaal worden herleid naar de maximum toe te kennen punten per gunningscriterium.

Beoordeling	Specificatie	Score
Zeer goed	Het voorstel van de inschrijver overschrijft op overtuigende wijze de vereisten van het opdrachtdocument en biedt meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd	5
Goed	Het voorstel van de inschrijver biedt een meer dan afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument met één of meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd	4
Middelmatig	Het voorstel van de inschrijver biedt een afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument	3
Ondermaats	Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op één of enkele elementen	2
Slecht	Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op meerdere elementen	1

De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld.

De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan.

22. VARIANTEN EN OPTIES

Varianten en opties zijn niet toegestaan.

23. VERBINTENISTERMIJN

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.

24. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

Termijnen

Fase 1 (vast gedeelte van de opdracht) voor de ondersteuningsopdracht voor de transitie van de Brede School in Brussel dient volledig uitgevoerd en afgewerkt te zijn binnen de termijn van 6-8 maanden na sluiting van de opdracht.

Indien de aanbestedende overheid beslist om fase 2 (voorwaardelijk gedeelte) van deze opdracht te gunnen, dient dit uiterlijk en volledig uitgevoerd te zijn tegen eind juni 2023.

Nazicht en oplevering

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.

De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

Wanneer de diensten beëindigd worden, stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt hem tot de oplevering over te gaan.

De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener. De hier bedoelde oplevering is definitief.

25. BORGTOCHT

Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.

26. BETALINGSMODALITEITEN

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.

De betaling gebeurt op basis van een regelmatige en juist opgestelde factuur, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Facturen worden in Pdf-formaat (1 Pdf-bestand per factuur) verstuurd naar xxxxxxxxxx@xxx.xx .

De aanbestedende overheid aanvaardt ook facturen via e-facturatie. Wie hiervan gebruik wenst te maken kan informatie opvragen bij de financiële dienst via een e-mail naar xxxxxxxxxx@xxx.xx .

De inschrijver waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, kunnen als niet ontvangen beschouwd worden.

De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.

27. GESCHILLEN

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES

1. SITUERING VAN DE OPDRACHT

Wat is een Brede School?

Brede School is een netwerk van partnerorganisatie die samenwerken om maximale ontwikkelingskansen te bieden aan kinderen en jongeren. Vertrekpunt van een Brede School is de maatschappelijke context waarin kinderen en jongeren opgroeien, een context die steeds complexer wordt. In Brussel hebben maatschappelijke uitdagingen zoals sociale ongelijkheid, meertaligheid, diversiteit en armoede een grote impact op het leven van kinderen en jongeren. Om de Brusselse kinderen en jongeren voor te bereiden op het leven in een grootstad is er nood aan een goede samenwerking tussen partners uit verschillende sectoren (onderwijs, sport, welzijn,

jeugd, cultuur, gezin, gezondheid, …). Samen kunnen verschillende organisaties in een buurt werken aan een brede leer- en leefomgeving voor kinderen jongeren.

Er bestaan vanzelfsprekend verschillende definities van wat een Brede School is. Kort samengevat kan een Brede School omschreven worden als:

• een samenwerkingsverband tussen actoren uit verschillende sectoren, waaronder één of meerdere scholen;

• die samenwerken aan een brede leer- en leefomgeving tijdens de schooluren en in de vrije tijd, in de buurt en op school met als doel maximale ontwikkelingskansen bieden;

• voor kinderen en jongeren die schoollopen in een Nederlandstalige school of een band hebben met het Nederlandstalig netwerk in Brussel met bijzondere aandacht voor kinderen en jongeren in een kwetsbare situatie.

Brede Scholen in Brussel

Het verhaal van de Brede School in Brussel is niet nieuw. Na enkele pilootprojecten in de jaren 2000, werd eind 2010 een visietekst Brede School goedgekeurd door het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (zie 2. Omschrijving van de opdracht – meer achtergrondinformatie, visietekst Brede School van de VGC). Deze visietekst is tot op heden een belangrijk beleidskader voor de ontwikkeling van de Brede School in Brussel.

Sinds 2012 realiseren de VGC en de Vlaamse Gemeenschap deze visie onder meer door subsidies toe te kennen aan organisaties (gemeenten, scholen, gemeenschapscentra, vzw’s, …) die het initiatief opnemen om een Brede School uit te bouwen. Er worden 29 Brede Scholen in Brussel gesubsidieerd door de VGC. Elk van deze 00 Xxxxx Xxxxxxx beschikt over een coördinator, de motor van het netwerk, en een stuurgroep, die de missie en visie uitdraagt en de coördinator aanstuurt. De 29 coördinatoren organiseren elk voor hun gebied en werking de coördinatie, ondersteuning en communicatie van hun Brede School, steeds aangepast aan de lokale noden en context. De 29 Brede Scholen werken wijkgericht (rond 1 of enkele scholen) of lokaal (voor alle scholen in hun gemeente).

Naast financiële ondersteuning vanuit de VGC en de Vlaamse Gemeenschap, kunnen Brede Scholen in Brussel ook een beroep doen op inhoudelijke ondersteuning door het Platform Brede School Brussel, ingebed in het OCB (Onderwijscentrum Brussel) van de VGC. Het OCB voorziet een vormingsaanbod in groep en coaching op maat, beheert het online ondersteuningstool Brede

School en stimuleert expertisedeling tussen de coördinatoren. Veel Brede Scholen kunnen ook rekenen op een cofinanciering van andere overheden en instellingen.

Bestuursakkoord en strategisch meerjarenplan 2021-2025

In het bestuursakkoord van de VGC ‘Brussel is wat we delen’ van 2019-2024 wordt een hervorming van de Brede Scholen nodig geacht om de werking uit te breiden en te versterken. In actieplan 2.6 van het strategisch meerjarenplan 2021-2025 staat dat de VGC de Brede School-werking wil hervormen om meer kinderen, jongeren en gezinnen te bereiken, de werking te versterken en verduurzamen. Dit actieplan wordt onderverdeeld in drie acties:

“2.6.1. We stellen een duurzaam en helder beleids- en subsidiekader op voor de ondersteuning van de Brede Scholen.

2.6.2. Brede Scholen werken via een buurtgericht netwerk aan ontwikkelingskansen van kinderen en jongeren in een brede leer- en leefomgeving. Brede Scholen blijven ook een belangrijke hefboom voor kinderen en jongeren in kansarmoede.

2.6.3. We zorgen voor een structurele ondersteuning van de Brede Scholen en hun coördinatoren.”

Om deze transitie naar een vernieuwd en duurzaam model voor Brede School in Brussel te organiseren, wordt een ondersteuningsopdracht voorzien.

De ervaringen van het werkveld en de inzichten van de administratie vormen de basis van de onderstaande uitgangspunten voor de hervorming naar een duurzame werking van de Brusselse Brede Scholen (zie 2. Omschrijving van de opdracht – meer achtergrondinformatie, nota hervorming Brede School).

Uitgangspunten voor de hervorming van de Brede School zijn:

1. Een helder en duidelijk gecommuniceerd kwaliteitskader voor de Brede School;

2. Brede School creëert via een duurzaam netwerk van partners een brede leer- en leefomgeving;

3. Brede School is een hefboom voor talentontwikkeling voor kinderen en jongeren in armoede;

4. Brede School voor een diversiteit aan leeftijdsgroepen;

5. Coördinatoren Brede School krijgen een meer eenvormig statuut;

6. Brede Scholen zijn netwerken waar meerdere scholen deel van uitmaken;

7. Elke school kan op termijn een Brede School worden;

8. Brede Scholen worden duurzaam en structureel ondersteund.

2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

Om tot een vernieuwd duurzaam model Brede School te komen, ontwikkelt de VGC een externe ondersteuningsopdracht, met daarin een voorbereidende analysefase en een implementatiefase.

Fase 1 –Voorbereidende analysefase

Gezien het traject dat voorligt intensief zal zijn, de grote diversiteit aan stakeholders en de complexiteit van de opdracht, is een externe ondersteuningsopdracht aangewezen. De opdracht voor het bureau is bedoeld als interne ondersteuning van de dienst Stedelijk Beleid. Het is niet de bedoeling dat het extern bureau een rol speekt in de externe communicatie of naar buiten treedt met analyses en resultaten. Wel speelt het bureau een rol bij de analyses en simulaties. Daarnaast brengt het bureau ook de nodige organisatorische, zakelijke en financiële expertise in.

Het begeleidingsbureau biedt ondersteuning bij een objectiverende analyse van de mogelijke organisatie- en financiële modellen en zorgt voor de nodige ondersteuning bij de implementatie van het meest geschikte model.

Opdrachten voor het bureau zijn:

• Ondersteuning bij het verwerken van de informatie en data van het participatietraject en het stakeholdersoverleg

o Verwerken en analyse van het bestaande materiaal en visueel presenteren van de informatie en de data die door de opdrachtgever verzameld wordt

(achtergrondinformatie, online bevragingen, focusgroepen, …);

o Ondersteuning bieden bij het stakeholdersoverleg dat nog georganiseerd zal worden in de verdiepingsfase en de verwerking van de daarbij verworven data;

o Analyse van en voorstellen uitwerken voor een coherente gebiedsgerichte werking van de Brede School in Brussel;

o Analyse van en voorstellen uitwerken voor een nieuw subsidiekader en ondersteuningsmodel voor Brede School.

• Ondersteuning bij het opmaken van simulaties op het gebied van:

o Organisatorische modellen (inbedding, werkgeverschap, aansturing, …);

o Zakelijke, juridische en beheersmatige aspecten van de hervorming;

o Financiële modellen en financiële impact.

Samenwerking

Het bureau zal tijdens de ondersteuningsopdracht samenwerken met de dienst Stedelijk Beleid en zal op bepaalde sleutelmomenten in het traject, ook met de transversale taskforce samenkomen. Zo zullen er tussentijdse overlegmomenten gehouden worden om de analyses, modellen en het implementatietraject voor te stellen en te bespreken. Het bureau voorziet een team met de nodige expertise om specifieke taken op te nemen en uit te voeren in samenspraak met de opdrachtgever.

Fase 2 – Transitie- en implementatietraject

Op basis van de analyses en uitgewerkte modellen in fase 1 en na de keuze van het toekomstig model door het beleid, dient er samen met de relevante stakeholders (coördinatoren, werkgevers, overheden), een transitie- en implementatietraject opgestart te worden van het nieuwe organisatiemodel Brede Scholen met ondersteuning van het extern bureau.

Timing ondersteuningsopdracht

Voor de ondersteuningsopdracht voor de transitie van de Brede School in Brussel wordt voor fase 1 (vast gedeelte – voorbereidende analysefase) de volgende indicatieve timing vooropgesteld:

Juli 2021	Lancering overheidsopdracht
September 2021	Gunning en informeren inschrijvers
Begin oktober 2021 – februari 2022	Start en uitvoering van de ondersteuningsopdracht Fase 1 – voorbereidende analysefase
Maart 2022	Valideren van de resultaten van de ondersteuningsopdracht (College, interne en externe stakeholders)

Als de aanbestedende overheid beslist om fase 2 (voorwaardelijk gedeelte – transitie- en implementatietraject) van deze opdracht te gunnen, wordt volgende indicatieve timing vooropgesteld:

April 2022

Start en uitvoering van de ondersteuningsopdracht

Fase 2 – implementatietraject nieuw subsidiekader/nieuw organisatiemodel Brede School inclusief 1 maand voorbereiding voor de start van de implementatiefase

Mei 2023

Einde implementatie duurzaam model Brede School.

De duurtijd van deze tweede fase is afhankelijk van het model dat gekozen wordt en duurt maximum 1 jaar.

Voor de timing van het volledige verduurzamingstraject verwijzen we naar de nota houdende de goedkeuring van de krijtlijnen voor een duurzame verankering en versterking van de Brede School in Brussel die goedgekeurd is door het College van de VGC op 27 mei 2021 (zie Deel 3 – bijlage 7).

Budget

Het totaalbudget voor deze opdracht (fase 1 + fase 2) bedraagt 82.000 euro, exclusief btw.

Meer achtergrondinformatie

• X. Xxxx en V. Ernalsteen, ‘Wat is een Brede School? Een referentiekader’, Steunpunt Diversiteit

en Xxxxx, Xxxx, 0000.

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/0-xxxxxxxxx/0-xxxxxxxxxx/00-xxx-xx-xxx-xxxxx-xxxxxx-xxx- referentiekader/2010_wat-is-een-brede-school_deel-1.pdf

• Algemene tendensen in de actieplannen van de Brusselse Scholen 2019-2020 (zie Deel 3 – bijlage 8)

• Bestuursakkoord van de Vlaamse Gemeenschapscommissie 2019-2024 ‘Brussel is wat we delen’

xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx-xxxx-xxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxx

• Nota houdende de goedkeuring van de krijtlijnen voor een duurzame verankering en versterking van de Brede School in Brussel (zie Deel 3 – bijlage 7);

• Ondersteuningsbrochure Brede School in Brussel xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxx/xxxxx/0000-00/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx00xxxxxxxxx0.xxx

• Ondersteuningstool Brede School

otbs | Home (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

• Overzicht van de 29 door de VGC en VG gesubsidieerde Brede Scholen in Brussel xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx-xxxxx-x-xxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxx-xxxxxxx

• Strategisch meerjarenplan van de VGC 2021-2015

• xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxx/xxxxx/0000-00/Xxxxxxxxxxxxx_%00XXX_0000-0000.xxx

• Visietekst Brede School van de VGC xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/x ocument/Visietekst%20BredeSchool%20%28LO%29.pdf