HANDBOEK VERVANGING ANALOGE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTEN AALSMEER EN AMSTELVEEN

HANDBOEK VERVANGING ANALOGE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTEN AALSMEER EN AMSTELVEEN

Datum: 08-06-2021

Status: definitief Versie: 0.8

Inhoud

1 INLEIDING 2

1.2 Afwegingskader 2

1.3 doel 2

1.4 De te vervangen archiefbescheiden 2

1.5 De reikwijdte van het vervangingsbesluit 2

1.6 Waarde bepalende elementen op basis waarvan documenten van vervanging worden uitgesloten 3

1.7 Wettelijke context 3

1.8 Functies, verantwoordelijkheden en mandaten 4

2 Beeldkwaliteit 4

2.1 Overwegingen 4

3 Technische inrichting 5

3.1 De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de software en de gekozen instellingen 5

3.2 De programma’s waarin de vervangen archiefbescheiden worden opgeslagen 6

3.3 Back-up en restore 6

3.4 Onderhoud en afspraken 6

4 De inrichting van het vervangingsproces 7

4.1 De procesbeschrijvingen 7

4.1.1 Het proces van verwerking van inkomende analoge post 7

4.1.2 Het proces van het scannen van de inkomende analoge post 7

4.1.3 Proces van opslag in het zaaksysteem van de inkomende post 7

4.1.4 Registreren in het zaaksysteem van inkomende post 7

4.1.5 Het proces van verwerking van analoge interne post 7

5 Proces van vernietiging van de vervangen informatie en opstellen verklaring van vervanging 8

6 De kwaliteitscontrole 8

6.1 Controles tijdens het scanproces 8

6.2 De wekelijkse controle op gescande inkomende en interne post 9

6.3 De maandelijkse controle op enkele technische aspecten 9

6.4 De jaarlijkse audit op de naleving en de effectiviteit van de in het handboek beschreven processen en procedures 9

7 De wijzigingsprocedure 10

Bijlagen 11

1 INLEIDING

In 2013 is de gemeente Amstelveen een ambtelijke samenwerking aangegaan met de gemeente Aalsmeer. Deze samenwerking omvat alle aspecten van de uitvoering van gezamenlijke gemeentelijke processen. De gemeenten Aalsmeer en Amstelveen streven op korte termijn naar volledig digitaal werken. Al in 2015 is er door de Gemeenteraad van Amstelveen besloten dat door de gemeente digitaal gewerkt moet worden en daar is toen het programmateam digitaal werken voor ingericht. In 2017 heeft de directie een review op het programma laten uitvoeren en daaruit is een nieuw programmaplan voortgekomen, de digitale transitie, waarin het besluit vervanging een belangrijke rol speelt. Aangezien de beide gemeenten één ambtelijke organisatie vormen wordt er wanneer er in dit Handboek wordt gesproken over de gemeente beiden gemeenten bedoeld.

Op dit moment is er sprake van een hybride situatie waarin dossiers deels op papier, deels digitaal worden gearchiveerd. De wijze waarop wordt gearchiveerd is niet eenduidig. De toegang is verschillend en zaken kunnen zowel digitaal als analoog niet compleet zijn. Ook schept dit onduidelijkheid over de status van een document; is het een origineel of kopie; is het gedigitaliseerd of digitaal geboren. Dit is een onwenselijke situatie waar de gemeente van af wil. Ook de archiefinspectie heeft de afgelopen jaren benadrukt dat hier een einde aan gemaakt moet worden. Hierom is de gemeente voornemens digitale vervanging toe te passen op analoge archiefbescheiden. Het digitale exemplaar krijgt de status van origineel. De analoge exemplaren worden in het kader van het vervangingsproces vernietigd. Digitale vervanging van papieren originelen maakt het mogelijk dat de raadpleging en verwerking van informatie binnen de primaire processen van de gemeente volledig digitaal kunnen gaan plaatsvinden.

1.2 Afwegingskader

Afgelopen jaar heeft de directie samen met de organisatie het I-visie document opgeleverd. De I-visie geeft richting en stelt kaders voor de manier waarop de gemeente de komende jaren de informatiehuishouding inricht, omgaat met informatie en de ambities en organisatiedoelstellingen van de gemeente gerealiseerd worden. Digitaal werken is hierbinnen een van de uitgangspunten. Om een continuering van de hybride situatie te voorkomen wil de gemeente naast digitalisering ook overgaan tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren. Volledig digitaal werken, inclusief besluit vervanging brengt meerdere voordelen met zich mee;

- hergebruik en duurzaamheid van overheidsinformatie bevorderen

- transparantere informatiehuishouding intern en naar de burger toe

- betere voorbereiding op actieve openbaarmaking door éénmalige opslag, meervoudig gebruik

- besparing op fysieke ruimte bewaarplaatsen

1.3 Doel

De procesmatige en technische aanpak van het vervangingsproces is beschreven in het nu voorliggende Handboek vervanging analoge archiefbescheiden van de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen (hierna: Handboek Vervanging). Het doel van dit Handboek Vervanging is inzicht te geven in de wijze waarop de gemeente de analoge archiefbescheiden vervangt door digitale exemplaren. Er zal in dit Handboek dan ook uitgebreid worden ingegaan op alle procedures en werkwijzen die hier mee te maken hebben. Tevens zullen de technische specificaties aan bod komen. Bij de opstelling van het Handboek Vervanging zijn het normenkader voor vervanging van analoge archiefbescheiden van het Noord Hollands Archief en de Handreiking en procedure digitale vervanging van analoge informatie (archiefbescheiden) gemeente Amsterdam als leidraad genomen. Daarnaast is het Handboek Vervanging getoetst aan de uitgangspunten die zijn genoemd in de Handreiking vervanging archiefbescheiden (Nationaal Archief, Den Haag 2013). Het Handboek Vervanging is opgesteld in overleg met het Noord-Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam. Het definitieve concept is ter positieve advisering aan beide instanties voorgelegd zoals beschreven in artikel 7 van het besluit informatiebeheer 2018.

Bij de opstelling van het vervangingsbesluit en van dit handboek is rekening gehouden met het bepaalde in: Archiefwet 1995, artikel 7 en 9, eerste lid;

Archiefbesluit 1995, artikel 2 en 6; Archiefregeling 2009, artikel 17, 26a en 26b.

1.4 De te vervangen archiefbescheiden

In artikel 26b van de archiefregeling 2009 wordt er uiteengezet welke aspecten er bij vervanging komen kijken. Niet alle documenten komen in aanmerking voor vervanging. In paragraaf 1.6 wordt hier verder op ingegaan.

1.5 De reikwijdte van het vervangingsbesluit

De gemeente heeft ±1000 medewerkers in dienst die taken uitvoeren die van direct belang zijn voor haar 90.831 inwoners (1-1-2019), voor de 31.726 (per 1-1-2019) inwoners van de gemeente Aalsmeer en voor de bedrijven die binnen de gemeenten gevestigd zijn. Dit handboek is van toepassing op alle analoge archiefbescheiden die worden gescand en digitaal opgeslagen in het zaaksysteem InProces door team Informatievoorziening. Het gaat hier om een dagelijkse stroom documenten die onderdeel uitmaken van de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen. Een overzicht van zaaktypen die in het zaaksysteem worden geregistreerd is opgenomen in bijlage 13. De documenten die niet in het zaaksysteem worden geregistreerd vallen buiten de reikwijdte van dit handboek. Deze post zal wel worden gedigitaliseerd maar niet worden vervangen. Dat betekent dat deze documenten analoog zullen worden gearchiveerd en bewaard in de archiefruimte tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaaats.

Inkomende post: elke werkdag ontvangt de gemeente papieren post. Deze post wordt in ontvangst genomen door de medewerkers van de postkamer om daar verwerkt te worden. Het verwerken bestaat uit openen, sorteren op wel/niet scannen, scannen en opbergen in dagdozen van de gescande post. Deze poststroom vormt het grootste aantal te vervangen documenten.

Uitgaande post: ook is er een dagelijkse uitgaande poststroom. Uitgaande brieven vallen buiten de reikwijdte van dit handboek vervanging aangezien deze documenten digitaal zijn opgemaakt of, indien ze zijn geprint, zullen worden verstuurd.

Interne post: ook interne documenten die door het verloop van hun proces uitgeprint moeten worden en daarna bewerkt/verrijkt worden zullen moeten worden gescand en opgenomen in het zaaksysteem.

De in dit handboek beschreven instructies voor vervanging hebben zowel betrekking op te bewaren archiefbescheiden als op archiefbescheiden die op termijn moeten worden vernietigd. In de praktijk heeft deze vervangingsregeling betrekking op analoge tekstdocumenten, beelddocumenten, kaarten en tekeningen in A0 formaat of kleiner die via de procedure zoals beschreven in dit handboek zijn gedigitaliseerd en vervolgens worden opgenomen in het zaaksysteem.

1.6 Waarde bepalende elementen op basis waarvan documenten van vervanging worden uitgesloten

Uitgezonderd van vervanging zijn de registers van de Burgerlijke Stand en documenten die beantwoorden aan één of meer van de hieronder genoemde waarden. Analoge documenten kunnen over zeer specifieke uiterlijke kenmerken beschikken of kunnen door hun herkomst of context een zodanige unieke culturele of historische waarde vertegenwoordigen dat het onverantwoord zou zijn om het originele exemplaar te vernietigen. In de volgende gevallen wordt een origineel analoog document niet vervangen door een digitaal origineel:

- Het origineel heeft esthetische of artistieke waarde.

- Het origineel heeft culturele of historische waarde.

- Het origineel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken. Te denken valt aan zegels, watermerken, hologrammen, gewaarmerkt en afwijkend papier en dergelijke.

- Het origineel heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

- Het origineel is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of belangrijke personen, gebouwen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

- Documenten die vanwege hun verschijningsvorm niet te scannen zijn. Het betreft hier stukken die simpelweg niet door de scanner passen.

- Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven (anonieme dreigbrieven).

- Documenten van dusdanig matige kwaliteit dat de leesbaarheid van het gedigitaliseerde exemplaar onvoldoende is.

- De uiterlijke vorm van het document is van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).

- Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen zoals bankgaranties en andere waardepapieren.

- Documenten die te kwetsbaar zijn om gescand te worden.

- Internationale verdragen en oorkonden.

Post geadresseerd aan de burgemeester met het predicaat vertrouwelijk of privé mag niet worden geopend maar wordt opgehaald door het bestuurssecretariaat. Indien de burgemeester zo beslist wordt het stuk alsnog gescand, geregistreerd en vervangen volgens de in dit handboek beschreven procedure.

Tweezijdig te ondertekenen contracten en offertes zullen niet binnen het proces verwerking inkomende post worden vervangen maar zullen ten behoeve van ondertekening als papieren document de organisatie in gaan. Zodra alle vereiste handtekeningen zijn gezet zal het papieren document worden vervangen; binnen het proces van inkomend document als de gemeente de opsteller is van de overeenkomst of het contract. Als de gemeente niet de opsteller is maar een ondertekenende partij is zal het stuk wel worden gedigitaliseerd maar niet worden vervangen. Het origineel zal immers worden verzonden.

1.7 Wettelijke context

Het vervangingsproces van de gemeente is ingericht met inachtneming van de bepalingen die zijn vastgelegd in de artikelen 17, 26 en 26b van de Archiefregeling 2009. Hiermee is nadere invulling gegeven aan het bepaalde in artikel 2, lid1, sub c en d van het Archiefbesluit 1995.

Afgeleid van het in artikel 1, lid c, sub 1 van de Archiefwet 1995 bepaalde zijn archiefbescheiden in artikel 1, lid 1 van het Besluit Informatiebeheer van zowel de gemeente Amstelveen als de gemeente Aalsmeer, omschreven als op informatiedragers vastgelegde en met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/ of de werkprocessen van een organisatieonderdeel. Bij het registreren van de te vervangen archiefbescheiden wordt gebruikt gemaakt van een NEN 2082 gecertificeerd zaaksysteem waarin de archiefbescheiden zaakgericht worden opgenomen en waarbij er verschillende metadata worden meegegeven. Zo wordt de inhoud en vorm vastgelegd, wordt de structuur gewaarborgd door het kiezen van een zaaktype en wordt zo de relatie gelegd met de zaaktypecatalogus. De zaaktypecatalogus is de onderliggende structuur voor de inrichting van het zaaksysteem. De zaaktypecatalogus is vastgelegd in de I-Navigator. Door de registratie in het zaaksysteem en het vastleggen van de historie van handelingen, is bekend wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het document is ontvangen of opgemaakt (artikel 17, lid b).

Conform het Archiefbesluit 1995 (artikel 2, lid c en d) zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening gehouden moeten worden met de waarde van de bescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. De gemeente zal zich in het vervangingsproces houden aan de landelijk norm voor waardering en selectie. Voor gevallen waarin er aan ingekomen archiefbescheiden een dergelijke waarde is toe te kennen, zullen deze worden uitgesloten van het vervangingsproces.

Digitale vervanging van archiefbescheiden, die door de gemeente zijn ontvangen, dan wel opgemaakt, kan pas plaatsvinden nadat het College van Burgemeester en wethouders van Aalsmeer en het College van Burgemeester en wethouders van Amstelveen elk afzonderlijk een daartoe strekkend besluit hebben genomen op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. Conform het gestelde in artikel 7 van het besluit informatiebeheer is een positief advies van de gemeentearchivaris van Amstelveen en de gemeentearchivaris van Aalsmeer een eerste vereiste.

1.8 Functies, verantwoordelijkheden en mandaten

De ambtelijke verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het mandaatbesluit 2013. De Gemeente Amstelveen en gemeente Aalsmeer zijn in 2013 een ambtelijke samenwerking aangegaan. In de 'Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen' is geregeld dat per 1 januari 2013 het Mandaatbesluit gemeente Amstelveen ook geldt voor gemeente Aalsmeer. Ieder jaar in december worden de mandaten binnen de gemeente geactualiseerd. Het mandatenoverzicht van de afdeling Automatisering en Informatiemanagement zal dit jaar worden bijgewerkt en aangevuld. Het beoogde mandatenoverzicht voor het jaar 2022 is toegevoegd aan dit handboek als bijlage 14. Om mee te gaan in de jaarlijkse actualisering en bekendmaking in december is dit overzicht op dit moment nog niet vastgesteld. Onderstaand het huidige overzicht van december 2020 dat op 01- 01-2021 in werking is getreden.

Mandatenoverzicht informatiebeheer

(schermprint uit mandaatbesluit gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2021)

Naast de gemandateerde bevoegdheden zijn er binnen het vervangingsproces meerdere functies met bijbehorende verantwoordelijkheden te onderscheiden.

- Postmedewerker: Deze medewerker is belast met het verwerken van de dagelijks inkomende analoge poststukken en uitgaande poststukken.

Naast de post, die wordt aangeleverd door PostNL, zorgt hij er ook voor dat de persoonlijk afgegeven post bij de balie, receptie of in de brievenbus van het raadhuis, dagelijks wordt verwerkt. De postmedewerker is ook degene die de post scant.

- Medewerker informatievoorziening/ Registrator: Deze medewerker is belast met het mede-beoordelen van de scans m.b.v. de MetaServer waarin de scans na het scannen nogmaals worden getoond en het daarna registreren van deze scans in het zaaksysteem.

- Adviseur informatievoorziening: Deze medewerker is belast met de controle op de naleving en de effectiviteit van de in het handboek beschreven processen en procedures. Hij zal hiervoor de jaarlijkse audit uitvoeren maar daarnaast ook regelmatig meekijken bij de uitvoerende processen.

- Kwaliteitsmedewerker: Deze medewerker is belast met de controle op de kwaliteit van de scans en registraties. M.b.v. de controleformulieren is dit een wekelijkse taak. Een uitgebreide beschrijving van de kwaliteitsprocedures kun je vinden in dit handboek in hoofdstuk 6.

- Teamleider informatievoorziening: Deze medewerker heeft alle bevoegdheden die bovengenoemd mandaat hem verleent. De teamleider informatievoorziening is verantwoordelijk of er vernietiging en vervanging van de analoge exemplaren plaatsvindt en of er wijzigingen/aanpassingen aan het proces komen. Zijn taken zijn binnen deze processen opgenomen.

- Gemeentearchivaris: in dit proces wordt deze gevraagd een positief advies te geven op het Handboek Vervanging opdat dit advies als bijlage kan dienen bij het Handboek Vervanging op basis waarvan door het College van Burgemeester en Wethouders het vervangingsbesluit wordt genomen.

2 Beeldkwaliteit

Op grond van artikel 26b, sub d, e en f van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit en de wijze waarop de reproductie tot stand komt. Om tot een vervangingswaardige scan te komen zijn er een aantal aspecten m.b.t. de beeldkwaliteit vereist.

2.1 Overwegingen

Kleur: De gemeente heeft overwegend met documenten te maken. Omdat er ook vaak documenten in kleur zijn, is er voor gekozen om in kleur te scannen m.b.v. auto-detectie. Tevens wordt er gebruik gemaakt van Optical Character Recognition (OCR) waarbij het is aangetoond dat een kleurenscan tot een beter resultaat leidt dan een zwart wit of grijswaarden scan. Mochten er zich documenten aandienen waarbij de scan visueel te slecht blijkt met deze instellingen, kan in overleg met een IV medeweker bij uitzondering worden besloten af te wijken van deze standaard en de scaninstellingen aan te passen om zodanig tot een leesbare scan te komen.

Formaten: voor de bestandsformaten volgt de gemeente de richtlijnen van het Noord Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam. Voor te scannen documenten betekent dit het Pdf/a formaat.

Bewerkingen: de scanner heeft naast kleurinstellingen ook vele mogelijkheden tot bewerken van de scan. De scanner zal de scan tonen zoals hij ‘denkt’ dat rechtop is volgens de tekstrichting. Witte pagina’s worden automatisch verwijderd. De gevoeligheid hierin is ook instelbaar. Hierbij is gekozen voor de hoogste gevoeligheid zodat er niet per abuis scans met een paginanummer worden verwijderd of anderzijds subtiele informatie. Ook is er gekozen om geen gebruik te maken van het digitaal wegstrijken van lijntjes en perforatiegaatjes of afgescheurde hoekjes. Het risico op informatieverlies wordt hierdoor te hoog, het digitale origineel moet zoveel mogelijk gelijkend zijn aan het te vervangen document. De volledige opsomming bewerkingsopties en het toepassen ervan staan in de volgende tabel.

PPI	300	300 pixels per inch vastleggen bij het scannen, in de digitale wereld wordt gesproken van Pixels per inch en geen dots meer
Kleurherkenning	Auto- Kleurdetectie	Mocht er kleur op het document worden gevonden dan wordt het betreffende document in kleur gescand
Duplex sides	Ja	Voor- en achterkant scannen
Blank Page detection	Xx	Xxxxx pagina's worden verwijderd, maar dus alleen als ze werkelijk helemaal wit zijn
Deskew edges	Nee	Scans worden automatisch rechtop gezet (bij scheef scannen), hiermee kan informatie wegvallen
Merge sides	Nee	Voor- en achterkant worden samengevoegd
Papier formaat	Maximum	Meerdere formaten inscannen (bijvoorbeeld A4 en A3)
Auto crop	Nee	Scans worden automatisch bijgesneden op basis van de randen
Edge clean	Nee	Randen van de scans worden bijgewerkt (netter gemaakt)
Edge fill	Xxx	Xxxxxx van de scans worden opgevuld
Hole fill	Nee	Gaten in de scans worden opgevuld
Ultrasoon detection	Ja	De scanner checkt de dikte van het papier voor het detecteren van het doorvoeren van twee pagina's tegelijk
Verscherping	Nee	Dit verandert feitelijk de basisopname, daardoor gaat beeldinformatie verloren zodat later problemen kunnen ontstaan bij conversie. (zie paragraaf 5.2.2 van de handreiking vervanging)
Ontspikkelen	Nee	Dit verandert feitelijk de basisopname, daardoor gaat beeldinformatie verloren zodat later problemen kunnen ontstaan bij conversie.

Het gehele proces van digitaliseren bestaat uit het scannen zelf, het controleren en het valideren. Tijdens het scannen worden er technische en administratieve metadata gecreëerd behorende bij het gescande bestand. Van de scan wordt een Pdf/a-1b versie 1.7 bestand gemaakt. Bij het onderdeel valideren wordt de bestandsnaam van de scan gewijzigd, de datum aangepast en kan er een vast trefwoord worden toegevoegd.

3 Technische inrichting

De vervanging van inkomende analoge documenten zal in de postkamer plaatsvinden. Hier wordt de post ook dagelijks verwerkt. Wanneer deze post gedigitaliseerd is zal deze verder worden geregistreerd door de registrators van team informatievoorziening. De postkamer is ingericht op het verwerken van inkomende en uitgaande post en is zodanig voorzien van de daarvoor benodigde hardware en software.

3.1 De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de software en de gekozen instellingen

Postkamer: Er zijn twee scanstations op de postkamer. Deze zijn ingericht met een scanner van het model Canon DR-G2090 welke is aangesloten op een werkstation computer en een brede monitor. De scanner werkt met de Capture OnTouch software van Canon en is standaard ingesteld op 300 ppi, dubbelzijdig in kleur (full colour 24 bits). Ook is er een zogeheten Flatbed scanner beschikbaar, model Canon Unit 201. Deze is ook aangesloten op dezelfde Canon software, heeft dezelfde instellingen en kan worden gebruikt voor documenten die door hun vorm niet door de standaard scanner gescand kunnen worden. Denk hierbij aan boeken, kwetsbare documenten, bubbeltjes enveloppen. Het document wordt in eerste instantie naar TIFF formaat gescand. Daarbij vindt geen compressie plaats. Daarna zorgt de software voor omzetting naar het formaat PDF/A-1b. De volledige specificaties van deze scanners zijn opgenomen in bijlage 4.

5.

Schermprints van optievensters canon scanner DR G2090

Er is ook een A0 scanner voor documenten groter dan A3. Dit is een Contex HD3650. Het gaat hier in de praktijk dan voornamelijk om bouwtekeningen. Volgens afspraak zullen deze tekeningen eerst digitaal opgevraagd worden. Mochten deze niet digitaal beschikbaar zijn dan zal deze scanner gebruikt worden. Scans die door deze scanner worden gemaakt komen in een daarvoor bestemde map terecht. Na het uploaden van de scan in het zaaksysteem wordt de inhoud van deze map verwijderd.

Team informatievoorziening: De Canon scanners zijn aangesloten op de MetaServer software. Na het scannen worden de scans in dat programma getoond. De medewerkers informatievoorziening die verantwoordelijk zijn voor het registreren van de inkomende post hebben deze software van leverancier CaptureBites tot hun beschikking. De MetaServer is software om gescande documenten te organiseren, bewerken en valideren. Dit programma kan plaats onafhankelijk worden gebruikt en is zowel op de vaste werkplekken als op de werklaptops beschikbaar. De specificaties van de MetaServer software is toegevoegd aan dit handboek als bijlage 7 en de werkinstructie voor het gebruik er van als bijlage 12.

3.2 De programma’s waarin de vervangen archiefbescheiden worden opgeslagen

De gemeente maakt sinds 2008 gebruik van het zaaksysteem InProces. Inmiddels is versie 2.10 in gebruik genomen. Het zaaksysteem InProces van leverancier Roxit is Nen 2082 gecertificeerd en fungeert als het algemene zaaksysteem en archiefsysteem van de gemeente. In de loop van 2021 zal de ‘look and feel’ van InProces veranderen en onder de naam Fuse in gebruik worden genomen. Dit betekent dat het technisch nog steeds InProces 2.10 is maar dat de interface gebruiksvriendelijker is.

3.3 Back-up en restore

De huidige back-up werkt als volgt: iedere avond om 22:00 wordt er een kopie van de volledige omgeving (applicaties, mappen etc.) naar KPN gestuurd. Dit betekent dat er een maximaal een werkdag dataverlies mogelijk is. Indien er bijvoorbeeld een calamiteit plaatsvindt om 15:00, zal de back-up van de avond ervoor worden teruggezet. Het werk van die dag (vanaf ongeveer middernacht tot de calamiteit) is dan wel verloren. InProces is een applicatie die bij de leverancier staat (en dus niet in het Raadhuis van Amstelveen), ontsloten door een directe lijn. Deze lijn ligt momenteel enkel tussen de leverancier en Amstelveen. Er ligt tussen het Raadhuis en het DataCenter van Roxit/Brein (ergens in Haaksbergen) een "dedicated" glasvezel verbinding die wordt gehuurd van KPN. Als het Raadhuis vanwege een calamiteit niet beschikbaar zou zijn, is er geen fysieke vervanging voor deze verbinding. In het geval van een calamiteit waarbij er uitgeweken moet worden naar een andere locatie zal er met de leverancier een nieuwe/ vervangende lijn gelegd moeten worden tussen leverancier (Roxit) en de uitwijklocatie. Standaard met een potentiele uitwijk-locatie een extra glasvezel verbinding leggen is daarnaast een wat kostbare zaak.

3.4 Onderhoud en afspraken

Het onderhoud en de ondersteuning van de software en de hardware is vastgelegd in afspraken in de overeenkomsten tussen de gemeente en de leveranciers van de gebruikte software en hardware.

CaptureOnTouch is de software van Canon die bij de scanner hoort. MetaServer is de software om scans te organiseren en valideren van CaptureBites. CaptureBites heeft installatie en onderhoud in de Benelux uitbesteed aan Spigraph. Spigraph werkt niet direct met de klant dus de gemeente heeft een overeenkomst gesloten met DocVisie voor (voorlopig) 5 jaar. Onderhoud, updates en ondersteuning zitten daar bij in.

Voor de Multifunctionals voorziet het contract voor onderhoud on demand. Dit is naast de structurele technische toets op instellingen die door de systeembeheerder zal worden uitgevoerd.

Voor de scanners in de postkamer is onderstaande afspraak geldig;

Canon scanners in de postkamer	Afspraak
Gegarandeerde On Site responsetijd	8 uur
Gegarandeerde fix tijd	8 uur
Preventief onderhoud (PO)	1x per jaar
Vervangende scanner	8 uur
Consumables (bij PO)	inclusief
Onderdelen	√
Arbeid	√
Voorrijden	√
Helpdesk	√
Remote support	√

De werkafspraak in de postkamer is de glasplaat en de wieltjes van de scanners aan het begin van iedere week schoon te maken of indien nodig vaker. Hiervoor zullen de reinigingsmiddelen die door de leverancier (Canon) zijn geleverd worden gebruikt.

4 De inrichting van het vervangingsproces

1.

Inkomende

post

2.

3.

4.

Verzamelen/

sorteren

scannen

review

Document

geregistreerd

registreren

4.1 De procesbeschrijvingen

Het vervangingsproces begint op het moment waarop een analoog document wordt ontvangen of opgemaakt en geprint ter ondertekening en eindigt op het moment waarop datzelfde analoge exemplaar is gedigitaliseerd en vernietigd. Tussen deze beide stappen liggen veel tussenstappen waarin de documenten, binnen nauwkeurig omschreven kaders worden gescand, geregistreerd en gerouteerd. De analoge exemplaren van gedigitaliseerde documenten worden nog voor een bepaalde periode op datum van ontvangst of creatie bewaard in dagdozen. Uiteindelijk worden ze door tussenkomst van een gecertificeerd bedrijf vernietigd. Conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt aan het begin van elk nieuw kwartaal een overzicht gemaakt waarop te zien is van welke periode analoge documenten zijn vervangen door een digitaal exemplaar. Dit overzicht zal worden geregistreerd en blijvend worden bewaard in het zaaksysteem.

Dit hoofdstuk behandelt de deelprocessen voor de verwerking van de inkomende post, interne post en de uitgaande post met een geschreven handtekening. Voor een gedetailleerde beschrijving van het proces voor verwerking van inkomende analoge post wordt verwezen naar bijlage 1 van dit Handboek Vervanging. Een uitgebreide beschrijving voor het proces van de verwerking van interne post met een natte handtekening is als bijlage 2 in dit handboek opgenomen. Onderstaande beschrijving van beide deelprocessen beperkt zich slechts tot de belangrijkste aspecten.

4.1.1 Het proces van verwerking van inkomende analoge post

Elke dag komt ’s ochtends de post binnen bij de beveiliging. Deze wordt daar opgehaald door een medewerker van de postkamer. Tevens haalt de postmedewerker de brievenbussen leeg bij de receptie en die buitenstaat bij het raadhuis. Stukken die zijn aangemerkt als ‘persoonlijk burgemeester’ worden niet geopend, de rest wordt machinaal geopend als het formaat dat toelaat, anders handmatig. Reclamefolders, ansichtkaarten en andere post die buiten de reikwijdte van het vervangingsbesluit valt wordt in de postkamer-postvakjes gelegd waar medewerkers van de vak afdelingen het kunnen komen ophalen. Documenten die onder de uitzonderingen vallen genoemd in paragraaf 1.6 zullen niet worden vervangen maar wel worden geregistreerd in het zaaksysteem.

4.1.2 Het proces van het scannen van de inkomende analoge post

De postmedewerker sorteert de post op afdeling en scant hierna de post per afdeling. De envelop wordt volgens gemaakte afspraken standaard mee gescand, zijnde het een onderdeel van het poststuk. Om een zo goed mogelijke scan te krijgen wordt het document indien nodig gladgestreken en gescheurde documenten worden geplakt voor zover dit niet tot informatieverlies leidt. De postmedewerker scant de stukken met gebruik van de scansoftware (Canon Capture Ontouch), hierdoor worden de scans eerst getoond ter xxxxxxxx.Xx postmedewerker controleert hier de scans op uiterlijke kenmerken; een visuele controle. Zodra de scans goed zijn bevonden voltooit de postmedewerker de scans. Deze worden hierop doorgezet naar de MetaServer. De gescande analoge stukken stopt deze medewerker in een dagdoos. Hierin is de datumstempel leidend. De registrators van team Informatievoorziening gebruiken de MetaServer software. In de MetaServer omgeving worden de scans nogmaals gecontroleerd, waar nodig bewerkt en doorgezet naar het zaaksysteem om te worden geregistreerd.

4.1.3 Proces van opslag in het zaaksysteem van de inkomende post

Stukken die worden gescand en geregistreerd volgens de in dit handboek beschreven procedure worden opgeslagen in het zaaksysteem InProces. Door de software van de MetaServer aan te laten sluiten op het zaaksysteem kunnen de gescande documenten daar worden aangeboden om verder geregistreerd te worden. Het gescande poststuk ‘landt’ in InProces in de werkvoorraad van de registrators van het team Informatievoorziening.

4.1.4 Registreren in het zaaksysteem van inkomende post

Zodra de ingekomen gescande documenten worden aangeboden in het zaaksysteem kunnen ze daar worden opgepakt om verder te worden geregistreerd. Tijdens het proces voor scannen en registreren van inkomende post worden handmatig, dan wel geautomatiseerd, (verplichte) metadata toegevoegd. Er zullen zowel technische als administratieve als beschrijvende metadata worden toegevoegd om het document te ontsluiten en te kunnen archiveren in het zaaksysteem. Een overzicht waarin is aangegeven om welke handmatig toegevoegde metadata het gaat is opgenomen in bijlage 3 van dit Handboek. Geregistreerde stukken in InProces krijgen automatisch de datum van registratie mee en de naam van de registrator. Elke mutatie wordt daarna automatisch met datum en naam opgeslagen in het logboek van de registratie.

4.1.5 Het proces van verwerking van analoge interne post

Binnen de organisatie worden documenten opgemaakt bedoeld voor intern gebruik. In bijna alle gevallen zullen deze documenten digitaal ontstaan en digitaal blijven. Documenten die een handtekening behoeven zullen centraal in de postkamer worden gescand en vervangen volgens het scanproces beschreven in 4.1.2. De behandelend ambtenaar stelt zijn stuk digitaal op, print het, laat het ondertekenen en levert het ondertekende stuk aan bij de postkamer. De postmedewerker controleert of het stuk ondertekend is en een zaaknummer heeft. Daarna wordt het stuk gescand door de postmedewerker en vervolgens in een dagdoos gestopt van de datum vermeld op het stuk. De scan wordt vervolgens toegevoegd aan de zaak door een van de registrators van team Informatievoorziening.

5 Proces van vernietiging van de vervangen informatie en opstellen verklaring van vervanging

Zodra papieren originelen volgens de procedures van het Handboek Vervanging zijn gescand en geregistreerd, nemen de digitale exemplaren van het document de plaats van het origineel in. De behandelende ambtenaren kunnen vanaf dat moment werken met de digitale exemplaren van de documenten als waren het originelen. Het vervangingsproces is echter pas voltooid als de analoge exemplaren zijn vernietigd. Vanaf dat moment zijn de digitale exemplaren te beschouwen als het origineel. De analoge originelen worden na het scannen nog drie maanden bewaard. Aangezien vernietiging niet dagelijks maar per kwartaal plaatsvindt zullen sommige documenten langer dan drie maanden bewaard blijven tot aan de datum van vernietiging. Direct na het scannen worden de analoge exemplaren van de gescande documenten op datum van ontvangst opgeborgen dagdozen. Er kunnen poststukken van meerdere dagen in een doos zitten, dit moet dan wel goed worden aangegeven op de doos.

Vernietiging van de gedigitaliseerde documenten, die betrekking hebben op een bepaald kwartaal vindt plaats in de eerste werkweek na afsluiting van het kwartaal dat volgde op het kwartaal waarop de documenten betrekking hebben. De daadwerkelijke vernietiging van de papieren exemplaren die zich in een doos bevinden, gebeurt pas nadat de teamleider IV daarvoor toestemming heeft gegeven. Vernietiging van de analoge exemplaren van gescande documenten wordt uitgevoerd door een erkend archiefvernietigingsbedrijf. Deze firma stelt na vernietiging een certificaat op, waaruit blijkt dat de aangeleverde documenten daadwerkelijk zijn vernietigd. De archiefmedewerker stelt een verklaring van vervanging op. Om aan het gestelde in artikel 8 van het Archiefbesluit te kunnen voldoen, wordt aan het begin van elk nieuw kwartaal een overzicht aangemaakt waarop te zien is welke documenten zijn vervangen. Dat overzicht bevat in elk geval de volgende informatie:

- periode

- scandata

- omschrijving; welke gemeente, omvang in m1.

De overzichtslijsten worden als bijlage bij de verklaring van vervanging gevoegd. Deze verklaringen en de bijlagen worden per email toegezonden aan de teamleider Informatievoorziening. De teamleider Informatievoorziening geeft per email akkoord. Het emailbericht met het akkoord en de bijlagen worden gregistreerd in het zaaksysteem. Tevens worden deze documenten toegezonden aan de gemeentearchivaris om deze zo op de hoogte te stellen van de vervanging.

Een instructie voor de behandeling van gedigitaliseerde documenten met aandacht voor het opbergen van gedigitaliseerde documenten in dagdozen, voor het proces van vernietiging van de analoge exemplaren van gedigitaliseerde documenten is als bijlage 9 in dit handboek opgenomen. Een model verklaring van vervanging is als bijlage 11 bij dit handboek opgenomen

6 De kwaliteitscontrole

Goed kwaliteitsbeheer is een belangrijke factor voor het welslagen van de vervangingsregeling. Met het formuleren van heldere eisen over de te volgen procedures, de instellingen van apparatuur en software, over de vast te leggen metadata en over de kwaliteit van de gemaakte scans alleen is nog niet geborgd dat de vastgelegde eisen ook worden nageleefd. Om dat te kunnen borgen is, in aanvulling op de kwaliteitseisen zelf, een stelsel van toetsing op de naleving van de procedures en andere gemaakte afspraken nodig. Het systeem van toetsing voorziet niet alleen in controle op de naleving van de gemaakte afspraken, maar borgt ook dat de effectiviteit van de in het handboek vervatte procedures en kwaliteitseisen voortdurend wordt gemeten.

Afhankelijk van de bevindingen worden procedures en andere afspraken bijgesteld. Dit hoofdstuk is uit de volgende onderdelen opgebouwd:

Controles in het scanproces van inkomende post en interne post (Deze controles moeten helpen veiligstellen dat het primair proces de beschikking krijgt over juiste en volledige digitale informatie):

- De visuele zelftoets door de postmedewerker en daarna door de registrator van team Informatievoorziening (de dagelijkse visuele controle tijdens en na het scannen).

- De wekelijkse steekproefsgewijze controle op visuele aspecten en technische aspecten door een adviseur informatievoorziening of door de daarvoor aangewezen kwaliteitsmedewerker van het team informatievoorziening.

Controle op de kwaliteit van de registraties van inkomende post en interne post:

- Ook op de registraties zal een wekelijkse steekproef worden uitgevoerd door een adviseur informatievoorziening.

Controle op de uitvoering en de effectiviteit van het scanproces zelf (Hier gaat het om controles op de naleving en de werkbaarheid van het vervangingsproces zelf) door een adviseur informatievoorziening.

- De jaarlijkse audit op de naleving en de effectiviteit van de in het handboek beschreven processen en procedures.

- De wijzigingsprocedure.

- Een opsomming van de kpi’s die worden gebruikt tijdens kwaliteitstoetsen.

6.1 Controles tijdens het scanproces

De visuele zelftoets

- Blanco pagina’s zijn verwijderd. Let er daarbij wel op dat het niet gaat om blanco pagina’s die wel zijn genummerd en dus meetellen bij de doornummering van bladzijden (bij voorbeeld een blanco pagina met paginanummer 8 tussen de pagina’s met de nummers 7 en 9). In dat geval mogen ze niet worden verwijderd.

- De pagina’s zijn recht gescand.

- Er zijn geen vlekken, sleepsporen, strepen of andere niet op het oorspronkelijke document voorkomende verstoringen zichtbaar.

- Het document is volledig gescand, inclusief de bijlagen. Van dubbelzijdig bedrukte documenten zijn zowel de voorzijde als achterzijde gescand.

- De eenheden zijn in de juiste paginavolgorde gescand.

- Documenten en, voor zover daarover met afdelingen afspraken zijn gemaakt, bijlagen zijn afzonderlijk gescand en van elkaar gescheiden door middel van barcodes. Deze barcodes staan op de eerste pagina van documenten, respectievelijk bijlagen.

- De scans zijn leesbaar. Met het blote oog zijn ook de kleinste letters en cijfers goed leesbaar en is er geen sprake van informatieverlies.

- De lijntjes zijn volledig en in het juiste perspectief weergegeven. Dit wordt vastgesteld door gescande lijntjes te vergelijken met de lijntjes op het origineel.

- Er zijn geen valse vouwen mee gescand, waardoor lijnen ontstaan die er niet horen te zijn.

- De kleuren zijn gelijk aan het origineel overgenomen in de scan.

Indien tekortkomingen worden geconstateerd worden de documenten die het betreft aangepast of opnieuw gescand en begint het proces van de visuele zelftoets opnieuw. Tekortkomingen op het technische vlak worden verholpen. De visuele controle wordt tweemaal toegepast; een keer door de postmedewerker met de CaptureOnTouch software en daarna nogmaals door de registrator met de MetaServer software.

6.2 De wekelijkse controle op gescande inkomende en interne post

Elke week wordt door de medewerker kwaliteit een controle uitgevoerd om vast te stellen of documenten zijn geregistreerd volgens de afspraken en gescand volgens de in het Handboek Vervanging vastgelegde kwaliteitseisen. Deze kwaliteitsmedewerker is niet degene die scant of registreert. De controle wordt elke week steekproefsgewijs uitgevoerd en heeft betrekking op de kwaliteit van de scan alsmede op de kwaliteit van de registratie. Van een gemiddelde omvang van 50 gescande documenten per week, worden elke week tien willekeurige documenten gecontroleerd. Deze documenten worden in het zaaksysteem én in de dagdozen opgezocht en worden getoetst aan 15 kpi’s die zijn opgesteld in bijlage 8. Per kpi is een streefnorm genoemd. Vanzelfsprekend is het resultaat op de kpi voldoende wanneer de score normconform of hoger is en zijn verbeteringsmaatregelen nodig wanneer de score lager is dan de norm.

De uitkomsten van deze controle worden vastgelegd in het toetsingsformulier dat als bijlage 5 bij dit document is gevoegd. Indien de steekproef uitwijst dat twee of meer documenten niet aan alle kpi met bijbehorende normen voldoen, dan worden er nog tien documenten uit dezelfde week gecontroleerd. De afwijkende documenten worden opnieuw gescand of de registratie wordt verbeterd. Wanneer er wederom twee of meer documenten niet aan de normen voldoen zal die gehele week opnieuw gescand moeten worden. Als tekortkomingen aantoonbaar worden veroorzaakt door technische oorzaken (bij voorbeeld door vervuilde of versleten geleide wieltjes of door een vervuilde glasplaat) worden deze oorzaken weggenomen. Wanneer na verloop van tijd een patroon ontstaat en zo blijkt dat slechte registraties telkens door dezelfde registrator worden gemaakt zal deze hierop worden geattendeerd en worden bijgeschoold. Om ervoor te zorgen dat de reeds gemaakte slechte registraties niet in het archief belanden, heeft de archiefmedewerker de optie registraties aan te passen, ook na het afsluiten van de zaak. Deze functies zijn alleen voor de archiefmedewerker van het team informatievoorziening beschikbaar.

6.3 De maandelijkse controle op enkele technische aspecten

De systeembeheerder stelt maandelijks voor de scanners die in de postkamer staan en voor één telkens andere multifunctional (MFC) vast of de instellingen van de scanners en de bijbehorende software nog juist zijn. Daarbij gaat het om de instellingen zoals genoemd in paragraaf 2.1. Indien scanners en software onjuist zijn ingesteld worden de instellingen aangepast. De systeembeheerder houdt een overzicht bij waarin is aangegeven welke scanner op welke datum op de in deze paragraaf genoemde elementen is gecontroleerd en wat daarvan de bevindingen zijn. Het model voor dat overzicht is opgenomen als bijlage 6 bij dit handboek.

6.4 De jaarlijkse audit op de naleving en de effectiviteit van de in het handboek beschreven processen en procedures

Jaarlijks wordt door een door de adviseur informatievoorziening een controle uitgevoerd op de in dit handboek beschreven processen (bijlage 1, 2 en 10) en op de in dit hoofdstuk beschreven kwaliteitsprocedures. Gedurende het eerste jaar na invoering van de in dit handboek beschreven procedures vindt deze controle tweemaal plaats, daarna jaarlijks. Van de controle wordt een rapportage opgesteld die de volgende onderdelen bevat:

- Een rapportage over de mate waarin beschreven processen en procedures worden nageleefd.

- (voor zover van toepassing) Een analyse van oorzaken voor niet (volledige) naleving van processen en procedures

- Aanbevelingen voor verbetering van processen en procedures.

De bevindingen worden toegezonden aan de teamleider informatievoorziening. De bevindingen worden tevens ter kennisname toegezonden aan de gemeentearchivarissen van zowel Amstelveen als Aalsmeer. De teamleider informatievoorziening kan, op basis van de aanbevelingen, indien nodig besluiten tot het laten aanpassen van de in het handboek beschreven processen en procedures door middel van een wijzigingsprocedure (zie paragraaf 6). Tevens zal de teamleider informatievoorziening de kwaliteitsprocedures bijstellen of aanscherpen waar nodig door het aanpassen of toevoegen van kpi’s en/of toegestane foutmarges.

Het naleven van het handboek en de kwaliteit en actualiteit ervan, is ook geborgd door de periodieke archiefinspectie van het Stadsarchief Amsterdam en het Noord-Hollands Archief. Een paar jaar geleden is er een eerste opzet gemaakt voor de RODIN-toets maar het team miste toen de juiste kennis en mankracht om deze toets geheel te doorlopen. Begin 2021 is er een externe adviseur informatievoorziening ingehuurd die dit jaar de RODIN-toets zal uitvoeren. Deze toets samen met de eerdergenoemde procedurele controles, de kwaliteitscontroles hierop en de Archiefinspectie tezamen verzorgen dat de gemeente blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van het vervangingsproces.

7 De wijzigingsprocedure

In opdracht van de teamleider Informatievoorziening of op initiatief of met tussenkomst van de beheerder van het handboek vervanging kunnen wijzigingen of aanpassingen van het handboek worden voorbereid. De beheerder van het handboek draagt zorg voor toetsing van de voorgestelde wijziging aan vigerende wet- en regelgeving. Voor de beschrijving van een wijziging wordt gebruik gemaakt van een vast format. Dat format is als bijlage 10 toegevoegd aan dit handboek. De beheerder van het handboek informeert de archiefinspecties en gemeentearchivarissen van Amstelveen en van Aalsmeer over wijzigingen. In het geval van grote wijzigingen worden de gemeentearchivarissen om advies gevraagd op de voorgestelde wijzigingen en over de eventuele noodzaak om het gewijzigde handboek opnieuw ter vaststelling aan het College van B&W aan te bieden. Bij grote wijzigingen dient het College van B&W in ieder geval te beslissen.

Grote wijzigingen:

- Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag;

- Beëindiging van de ambtelijke samenwerking tussen de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer;

- Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces, de werkwijze of volgorde van handelingen daarbinnen;

- Ingebruikname van andere software, bijvoorbeeld een ander zaaksysteem;

- Ingebruikname van andere hardware indien dat negatieve gevolgen heeft voor de kwaliteitseisen.

Het hoofd Informatiebeheer wordt van iedere wijziging op de hoogte gesteld. De wijziging wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris van Amstelveen en aan de gemeentearchivaris van Aalsmeer. Nadat beide gemeentearchivarissen een positief advies hebben gegeven zorgt de beheerder van het handboek vervanging ervoor dat het volledig ingevulde wijzigingsformulier als bijlage aan het handboek wordt toegevoegd. De berichten waarin en het hoofd informatiebeheer wordt geïnformeerd en waar de gemeentearchivarissen hun positief advies geven aan het wijzigingsvoorstel en indien van toepassing, de nieuwe collegebesluiten, worden geregistreerd en gearchiveerd. Het volledig ingevulde wijzigingsformat is na het doorlopen van de hier beschreven procedure te beschouwen als onderdeel van het handboek vervanging.

Bijlagen:

1. Proces post inkomend

2. Proces post intern

3. Overzicht beschrijvende metadata

4. Specificaties scanner Xxxxx XX X0000

5. Toetsingsformulier controle kwaliteit registratie en scans

6. Formulier technische toets

7. Specificaties MetaServer

8. KPI lijst voor controle

9. Instructie voor vernietiging dagdozen

10. Wijzigingsformulier

11. Model verklaring van vervanging

12. Werkinstructie MetaServer

13. Lijst reikwijdte zaaktypen

14. Overzicht mandaten Informatiebeheer 2022

15. Besluit informatiebeheer gemeente Amstelveen 2018

16. Besluit informatiebeheer gemeente Aalsmeer 2018

Lijst van geraadpleegde documenten

Archiefwet 1995.

Archiefbesluit 1995.

Archiefregeling 2009 (geactualiseerd in 2014).

Archiefverordening gemeente Amstelveen en gemeente Aalsmeer. (Amstelveen 2018). Besluit informatiebeheer gemeente Amstelveen en gemeente Aalsmeer. (Amstelveen 2018). I-Visie gemeente A-A. (Amstelveen 2020)

Handreiking vervanging archiefbescheiden. Nationaal Archief (Den Haag 2013).

Handboek vervanging gemeente Haarlem. (Haarlem 2018)

Normenkader Vervanging Noord Hollands Archief (Haarlem, geraadpleegd tussen januari-maart 2021)

Handreiking en procedure digitale vervanging van analoge informatie (archiefbescheiden) gemeente Amsterdam (Amsterdam, geraadpleegd tussen maart-december 2020)