Voorwaarden voor uitbesteding van taken door een uitvoeringsinstelling
Lisv
Voorwaarden voor uitbesteding van taken door een uitvoeringsinstelling
Het bestuur van het Landelijk instituut sociale verzekeringen, verder te noemen het Lisv,
Gelet op artikel 42 van de Organisatie- wet sociale verzekeringen 1997,
Besluit :
Artikel 1 Uitbesteding
1. Het bestuur van het Lisv zal uitbe-
steding van werkzaamheden als bedoeld in artikel 2 van de ministeriële regels
zoals gesteld op grond van artikel 42 Osv ’97 (Staatscourant 1997/41 van 25 februari 1997) alleen toestaan als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden.
2. De uitvoeringsinstelling die werk-
zaamheden wil uitbesteden, vraagt hier- voor voorafgaand aan de uitbesteding, schriftelijk toestemming van het Lisv.
3. Er is sprake van uitbesteding door een uitvoeringsinstelling als de uitvoe- ring van werkzaamheden die samen- hangen met de uitoefening van het bedrijf niet meer in eigen beheer ge-
beurt.
Artikel 2 Europese aanbesteding
Indien de Europese aanbestedingsricht- lijnen van toepassing zijn, worden deze richtlijnen gevolgd.
Artikel 3 Aard en omvang van de werk- zaamheden
1. De aard van de publieke verant-
woordelijkheid mag zich niet tegen uit- besteding verzetten.
2. De zelfstandigheid van de uitvoe- ringsinstelling komt op geen enkele wijze in gevaar door de beslissing tot
uitbesteding. De zelfstandigheid van de uitvoeringsinstelling blijft zodoende
gewaarborgd.
3. De uitvoeringsinstelling geeft geen omzetgaranties af.
Artikel 4 Positie van het Lisv en derden
1. De overeenkomst bevat waarborgen dat de uitvoeringsinstelling, het Lisv en het College toezicht sociale verzekerin- gen hun respectieve publieke verant-
woordelijkheden kunnen waarmaken.
Dit brengt met name mee dat de gecon- tracteerde partij de instructies en nor- men van het Lisv aanhoudt bij het ver-
richten van zijn werkzaamheden en des- gevraagd alle medewerking verleent aan eventuele onderzoeken naar de recht-
matigheid van de uitbestede werk- zaamheden door het Lisv en/of het
Ctsv of daartoe aangewezen derden.
2. De eerste uitbestedingsovereenkomst heeft een looptijd tot uiterlijk 1 januari 2000. Verlenging van de uitbesteding
aan dezelfde partij kan vervolgens
plaatsvinden op basis van een nieuw te sluiten overeenkomst met een maximale looptijd van 2 jaar.
3. De uitbestedingsovereenkomst dient de ontbindende voorwaarde te bevatten dat zij tussentijds kan worden beëin-
digd als de omvang van de uitbestede werkzaamheden in relevante mate
afneemt.
4. De overeenkomst bevat de bepaling dat de beëindiging van uitbesteding op een zodanige wijze is geregeld dat de
continuïteit van de sv-uitvoering wordt gewaarborgd.
5. Eventueel mandaat van bevoegdhe- den van de uitvoeringsinstelling behoeft expliciete voorafgaande toestemming
van het Lisv.
6. De overeenkomst bevat waarborgen om te voorkomen dat vermenging van publieke en private taken, belangen en financiële stromen optreedt.
7. De overeenkomst bevat de bepaling dat de uitbestede taken niet verder wor- den onderuitbesteed, dat het
uitbestedingscontract niet aan een
ander wordt overgedragen, dan wel dat de zeggenschap aan een derde wordt overgedragen.
8. De uitvoeringsinstelling dient vol-
doende waarborgen te bieden ten aan- zien van:
– de kwaliteit en tijdigheid van de te leveren diensten/produkten;
– de toereikendheid van de capaciteit
bij de gecontracteerde partij om de uit- bestede taken conform de administra-
tie/jaarovereenkomst tussen het Lisv en de uitvoeringsinstelling uit te voeren.
9. De uitbestedingsovereenkomst dient garanties en aansprakelijkheids-
voorwaarden van de gecontracteerde partij jegens de uitvoeringsinstelling te bevatten die minimaal de op grond van de administratie-overeenkomst door de
uitvoeringsinstelling jegens het Lisv overeengekomen garanties en
aansprakelijkheidsvoorwaarden omvat- ten.
Artikel 5 Financiële voorwaarden
1. Uitbesteding vindt plaats tegen marktconforme tarieven. De uitvoeringsinstelling onderbouwt dit aan de hand van meerdere oVertes.
2. De uitvoeringsinstelling toont aan
dat er doelmatigheidsoverwegingen aan het verzoek tot uitbesteding ten grond- slag liggen, waardoor eY ciencyvoorde- len behaald (kunnen) worden.
3. Als een beëindigingsrisico in de over- eengekomen vergoeding is verdiscon-
teerd, zal worden getoetst of deze ver- goeding in een redelijke verhouding
staat tot het beëindigingsrisico.
Artikel 6 Informatietechnologie
1. De uitbesteding van werkzaamheden die op enigerlei wijze betrekking heb-
ben op de Informatietechnologie, moet beperkt zijn tot ondersteunende werkzaamheden in faciliterende zin,
gericht op de ontwikkeling, onderhoud en de exploitatie van computerpro-
grammatuur.
2. De uitvoeringsinstelling blijft mate- rieel en intellectueel eigenaar van haar
huidige en in de toekomst te ontwikke- len informatiesystemen. Het exploitatie- recht kan wel aan de gecontracteerde
partij worden overgedragen mits er een vergoeding van de ontwikkelingskosten per verkochte eenheid tegenover staat.
3. De uitvoeringsinstelling blijft houder in de zin van de Wet persoonsre- gistraties van haar gegevensverzamelin- gen.
4. De uitbestedingsovereenkomst waar- bij de gecontracteerde partij wordt aan- gewezen als bewerker van de gegevensverzamelingen in de zin van de Wet persoonsregistraties, regelt en
bevat waarborgen ter voorkoming van kennisname en gebruik van deze gege- vens door de gecontracteerde partij,
anders dan in zijn hoedanigheid als bewerker.
5. De uitbestedingsovereenkomst waar- bij de gecontracteerde partij wordt aan- gewezen als bewerker van de
gegevensverzamelingen in de zin van de Wet persoonsregistraties, regelt en
bevat waarborgen ter voorkoming van kennisname en gebruik van deze gege- vens door derden, waaronder expliciet begrepen de ondernemingen die onder- deel uitmaken van dezelfde groep als waarvan de uitvoeringsinstelling en/of
de gecontracteerde partij deel uitmaken.
6. De uitvoeringsinstelling blijft zelf verantwoordelijk voor het vaststellen
van haar informatiebeleid, de budgetten voor informatisering en de prioritei-
tenstelling van haar projecten.
Artikel 7 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking met
ingang van de tweede dag na de dagte- kening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 maart 1997.
Artikel 8 Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als: ’Besluit toetsingsvoorwaarden uitbeste- ding door uitvoeringsinstellingen’.
Amsterdam, 27 augustus 1997.
J.F. Xxxxxxxxxx, voorzitter.
Toelichting
Artikel 1
Op grond van artikel 42 Osv ’97 zorgt het Lisv er voor dat de uitvoeringsin- stelling slechts met schriftelijke toestem- ming werkzaamheden door andere
rechtspersonen of natuurlijke personen laat verrichten. Het Lisv zal de
beoordeling van het voornemens tot
uitbesteding toetsen aan de ministeriële regels die op grond van artikel 42 Osv ’97 zijn getroVen. Dit is neergelegd in het eerste lid.
In het tweede lid van artikel 1 van dit besluit is dit veilig gesteld door voor te schrijven dat voorafgaande aan de uitbesteding al de schriftelijke toestem- ming moet zijn gegeven.
Bewust is bij het definiëren van het
begrip – uitbesteding – in het derde lid geen onderscheid gemaakt naar de aard van de werkzaamheden. Alle
werkzaamheden die in de administratie- overeenkomst zijn beschreven, maar
ook alle werkzaamheden die horen bij een bedrijfsvoering – zoals de schoon- maak en bedrijfskantinebeheer – vallen onder de weergegeven definitie. Een dergelijke ruime omschrijving dwingt
tot voorlegging aan het Lisv zonder dat discussie kan ontstaan over het toepas- singsbereik van de regeling. Uiteraard
zal het Lisv de intensiteit van toetsing wel opvoeren naarmate de voorgeno- men uitbesteding direkter het sv-eind-
produkt (mede) bepaalt. Een belangrijk onderscheidend criterium hierbij is of
de werkzaamheden al dan niet onder de dagelijkse leiding van de uitvoeringsin- stelling plaatsvinden.
Artikel 3
Gelet op artikel 1 van de huidige tekst van de ministeriële regeling zal het Lisv in geen geval toestemming mogen verle- nen voor het uitbesteden van de werk- zaamheden die verband houden met de distribuerende en collecterende taak van de uitvoeringsinstellingen. Bij
gebrek aan een definitie in de ministe- riële regeling gaat het Lisv uit van een ruime taakomschrijving van de uitvoe- ringsinstellingen.
De beoordeling en vaststelling van het recht op uitkering of het recht op een voorziening leest het Lisv bijvoorbeeld
daarom ook zo dat de uitvoeringsinstel- ling alle werkzaamheden die met dit onderdeel samenhangen, in beginsel zelf verricht. Als bij de voorbereiding van de beslissing evenwel sprake is van toegevoegde waarde die is gelegen in specialistische kennis die de uitvoeringsinstelling ontbeert – bijvoor- beeld de medisch specialist die de verze- keringsarts van de uitvoeringsinstelling inschakelt om de medische diagnose te stellen – of in geval van tijdelijke capa- citeitsproblemen, zal (tijdelijke) uitbe-
steding aan derden worden toegestaan.
Artikel 3 biedt hiertoe een regeling.
Artikel 4
De voorwaarden uit het tweede en derde lid geven het Lisv de mogelijk- heid om de gevraagde toestemming te relateren aan de duur van de op dat moment lopende administratie-
overeenkomsten. Een uitbestedingsover- eenkomst die kort voor het aflopen van een omvangrijke adminstratie-overeen- komst wordt aangeboden, terwijl onze- ker is of deze administratie-overeen- komst met dezelfde uitvoeringsinstelling zal worden gecontinueerd, zal dan ook een beperkte duur moeten hebben. De uitbestedingsovereenkomst moet daar- naast kunnen worden beëindigd als bij- voorbeeld door het aflopen dan wel tussentijdse opzegging van één of meer administratie-overeenkomsten de
omvang van de uitbesteding in zodanig
relevante mate afneemt. Hierdoor
wordt de vraag naar de doelmatigheid
van de uitbesteding namelijk (weer) aktueel.
De voorwaarde uit het vijfde lid dat mandaat van bevoegdheden aparte expliciete toestemming behoeft, is ook met zoveel woorden neergelegd in het Mandaatsbesluit Lisv 1997.
Bij de voorwaarde uit het zesde lid dat voorkomen moet worden dat vermen- ging van publieke en private taken,
belangen en financiële stromen plaats- vinden, kan worden gedacht aan ver- mengingen met arbo-taken, sociaal medische taken, collectieve en private verzekeringen en private en publieke middelen.
De uitvoeringsinstelling is en blijft ook tijdens de uitbesteding de partij waar- mee het Lisv een overeenkomst heeft
gesloten. Voor zo ver de derde waar- mee de uitvoeringsinstelling een uitbe- stedingsovereenkomst heeft gesloten, in gebreke is/blijft, welke tekortkomingen de uitvoering van de publieke taken
raken, zal het Lisv dan ook de uitvoe- ringsinstelling hierop aanspreken en zo nodig akties ondernemen in het kader van de gesloten administratie-overeen- komst. Om deze reden bepaalt het
negende lid dat de garanties en
aansprakelijkheidsbepalingen in de uit- bestedingsovereenkomst minimaal gelijkwaardig (zowel voor wat betreft
het maximum van de aansprakelijkheid als de (uitsluitings)gronden van de
aansprakelijkheid) moeten zijn met die uit de administratie-overeenkomst tus- sen het Lisv en de uitvoeringsinstelling.
Artikel 5
Dit artikel moet waarborgen dat de uit- voeringskosten niet worden verhoogd
door de uitbesteding.
Artikel 6
De uitvoeringsinstelling is houder in de zin van de Wet persoonsregistraties, van de gegevensverzamelingen die zij in het kader van haar taakuitoefening
aanlegt.
De uitbestedingsovereenkomst zal nooit het houderschap van gegevensverzame- lingen kunnen betreVen. Uitbesteding van de bewerkingsfunktie, activiteiten met betrekking tot de hard- en soft-
ware, kan onder strikte voorwaarden wel worden toegestaan.
Een bewerker in de Wet persoonsregis- traties is gedefinieerd als ’degene die
het geheel of een gedeelte van de appa- ratuur onder zich heeft, waarmee een
persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd’.
Lid 4 van artikel 6 moet waarborgen dat de bewerker enkel en alleen in die hoedanigheid kennis neemt en gebruik maakt van de gegevensverzamelingen.
Met het vijfde lid moet worden voorko- men dat anderen dan de houder en
bewerker – zoals bijvoorbeeld zusteron- dernemingen in dezelfde groep in geval van uitbesteding aan de B-poot van de holding waarin de uitvoeringsinstelling is gesitueerd – kennis kunnen nemen of gebruik kunnen maken van de gegevensverzameling.
Amsterdam, 27 augustus 1997.
J.F. Xxxxxxxxxx, voorzitter.