Afspraken beheren via telefoon of

Afspraken beheren via telefoon of

tablet

PodoFile agenda synchroniseren met Google, Outlook, iCloud of Libersy

1 Inhoud

2 Afspraken beheren via uw telefoon of tablet 3

3 Synchroniseren met de Google agenda 3

3.1 Opmerkingen en tips 4

3.2 Wat als? 5

4 Outlook 6

5 Libersy 7

6 Samenwerkende pedicures met gemeenschappelijke balie 7

7 Details 7

2 AFSPRAKEN BEHEREN VIA UW TELEFOON OF TABLET

De Podofile agenda kan gemakkelijk gesynchroniseerd worden met andere agenda’s die op een telefoon of tablet kunnen worden weergegeven. Op deze wijze heb je je agenda altijd bij je om te raadplegen of om afspraken toe te voegen of te wijzigen.

Er zijn drie verschillende mogelijkheden om dit te realiseren, namelijk via de Google agenda, de Outlook agenda en de Libersy agenda. De laatstgenoemde variant heeft de meeste functies in huis, zoals een afsprakenagenda voor klanten op uw site en individuele agenda’s voor uw medewerkers.

In dit artikel worden de meest voorkomende manieren besproken om agenda-synchronisatie te bewerkstelligen.

PodoFile agenda (PC)

Agenda app (telefoon of tablet)

Google agenda (cloud)

a. Synchronisatie met Google agenda

PodoFile agenda (PC)

Outlook agenda (PC)

Xxxxxxx.xxx agenda (cloud)

Agenda app (telefoon of tablet)

Website met klantagenda (op PC, telefoon of tablet van klant)

Agenda app (telefoon of tablet)

Libersy agenda (cloud)

b. Synchronisatie met Outlook agenda

PodoFile agenda (PC)

c. Synchronisatie met Libersy agenda

3 SYNCHRONISEREN MET DE GOOGLE AGENDA

Hiervoor hebt u allereerst een Google-account nodig, dus een Google email adres. Via menu>instellingen>agenda synchronisatie kunt u aangeven dat u via Google wilt synchroniseren. Als u op de knop Verbinden klikt dan zal er de eerste keer een inlogscherm verschijnen, waarin Google vraagt of aan de applicatie (PodoFile in dit geval) wordt toegestaan om de Google agenda te wijzigen. Bij meerdere sub-agenda’s moet u vervolgens de gewenste sub-agenda selecteren.

Het is mogelijk om zo nu en dan handmatig te synchroniseren, maar via instellingen kan er tevens een automatische synchronisatie periode worden ingesteld, variërend van 10 minuten tot 60 minuten.

Alle soorten afspraken die in PodoFile worden gemaakt ziet u terug in Google en omgekeerd. Notities worden echter niet vanuit PodoFile naar Google overgebracht1. Als de synchronisatie met de Google agenda werkt, kun je op je telefoon met dezelfde Google agenda synchroniseren. Deze laatste stap valt buiten de helpdesk verantwoordelijkheid van PodoFile. Op vrijwel elk type telefoon of tablet is op deze wijze een Google agenda te realiseren.

Als er op telefoon of in Google een nieuwe afspraak wordt gemaakt, dan zal deze in eerste instantie in PodoFile verschijnen met een oranje linkerrand. Dit betekent dat de afspraak nog niet gekoppeld is aan een patiënt in PodoFile. Via rechtsklikken kan aangegeven worden welke patiënt het betreft of kan een nieuwe patiënt worden toegevoegd. Het resultaat zal zijn dat de afspraak de gebruikelijke blauwe linkerrand krijgt.

a. Afspraak afkomstig uit telefoon (etc) b. Na koppeling met een patiënt: blauw Oranje: nog niet gekoppeld aan een

patiënt in PodoFile

3.1 OPMERKINGEN EN TIPS

Vermijd om in Google (of uw telefoon) afspraakreeksen te genereren. Deze vertragen het synchronisatie proces, met name als het verjaardagen betreft. Voor verjaardagen en feestdagen heeft Google een aparte voorziening. Als u toch reeksen wilt ingeven, doe dat dan altijd vanuit de PodoFile agenda. Dan zal er geen vertraging optreden.

Als PodoFile wordt afgesloten en daarna opnieuw wordt opgestart, zal de eenmaal ingelogde verbinding met Google automatisch worden gecontinueerd. Maar een haperende wifi verbinding kan er de oorzaak van zijn dat de synchronisatie niet lukt en u de melding krijgt dat PodoFile is uitgelogd uit Google. Dan moet je XxxxXxxx opnieuw opstarten en inloggen. Als dit vaak voorkomt dan is het raadzaam om alleen handmatig te synchroniseren. Een zwakke wifi verbinding kan veroorzaakt worden door grote afstand tot de router en/of door storing.

De eerste keer kan het synchroniseren langer duren, afhankelijk van het aantal afspraken.

1 Tip: wijzig de notitie in een privé-afspraak

Het komt heel soms voor dat een Google agenda (onzichtbare) resten van afspraken bevat, welke tot synchronisatie problemen kunnen leiden. In dat geval kan het helpen om de Google agenda helemaal leeg te maken. Let dan op! Je moet vervolgens de eerste keer synchroniseren in één richting, namelijk van PodoFile naar Google. Doe dit via menu>bestand>google synchronisatie.

3.2 WAT ALS?

Als er afspraken zijn verdwenen door synchronisatie, is het altijd mogelijk om deze toch zichtbaar te maken en eventueel terug te zetten. Ga daarvoor naar menu>bestand>agenda onderhoud>toon afspraken die zijn verwijderd…enz. De verwijderde afspraken worden dan zichtbaar met een lila linker rand. Om zo’n afspraak terug te plaatsen of definitief te verwijderen: rechtsklik er op.

Het kan soms voorkomen dat de agenda inhoud niet meer klopt. Bijvoorbeeld door te synchroniseren met het verkeerde google account. Of doordat de synchronisatie tussen telefoon en Google hapert. Dan kan het nuttig zijn om de agenda herstel functie te gebruiken. PodoFile bewaart namelijk de agenda-inhouden voor elke dag dat PodoFile is gestart tot een maand terug. Raadpleeg de handleiding voordat u deze functie gebruikt. Agenda-herstel bereik je via menu>bestand>agenda onderhoud. Na agendaherstel eerst een keer handmatig 1-weg synchronisatie uitvoeren (zie hierboven).

4 OUTLOOK

Wanneer Outlook op dezelfde PC is geïnstalleerd als PodoFile, kan er met Outlook worden gesynchroniseerd. De opzet is globaal gezien identiek aan de hierboven beschreven methode met Google. Het verschil is dat er geen inlog procedure nodig is. Een ander verschil is dat de synchronisatie vele malen sneller verloopt en minder storingsgevoelig is. Een Outlook agenda kan gemakkelijk gesynchroniseerd worden met een iCloud agenda (iPad of iPhone). Daarvoor moet je op je Windows PC een programma van Apple installeren, waardoor de iCloud agenda zichtbaar wordt in de Outlook agenda. Deze software is onder “iCloud for Windows” te vinden op xxxxxxx.xxxxx.xxx. Verder kun je Outlook uiteraard ook synchroniseren met de webversie van Outlook. Deze laatste is op de meeste telefoons te installeren als app.

Wie een Libersy account heeft kan PodoFile met Xxxxxxx synchroniseren. Dit biedt extra mogelijkheden. Ten eerste een afspraken-agenda voor klanten om via uw website afspraken te kunnen maken. Deze komen vanzelf in PodoFile terecht. Het systeem zit zo in elkaar dat klanten geen afspraken kunnen maken op tijden die al bezet zijn. De Libersy agenda kan worden weergegeven op elk apparaat dat verbinding heeft met Internet. Bovendien heeft Libersy de mogelijkheid om met meerdere medewerkers te werken en de daaraan gerelateerde individuele agenda’s. PodoFile sluit hier naadloos bij aan door die planning ook per medewerker afzonderlijk bij te houden en weer te geven. Via Libersy kunnen automatisch, 1 dag van te voren, afspraakherinneringen worden verstuurd per email. Dit geldt ook voor afspraken die in PodoFile zijn gemaakt en naar Libersy zijn gesynchroniseerd.

Al met al is Libersy dus de meest ideale oplossing in combinatie met PodoFile.

6 SAMENWERKENDE PEDICURES MET GEMEENSCHAPPELIJKE BALIE

Stel, meerdere pedicures werken samen in een gezondheidscentrum of een andere vorm van samenwerking. Hierbij is er een gemeenschappelijk balie om af te rekenen en afspraken in te plannen. Je kunt dan op de balie-PC een Google agenda aanhouden die de Google-agenda’s van de diverse pedicures geïmporteerd heeft als sub-agenda. Hierbij moet de balie-medewerker natuurlijk wel schrijfrechten voor de diverse agenda’s toegewezen krijgen. Wanneer de google-agenda’s van de pedicures ieder afzonderlijk gesynchroniseerd zijn met hun eigen PodoFile-agenda, is er een zeer overzichtelijke, flexibele, en goedkope manier van werken mogelijk wat betreft de planning van afspraken.

Indien juist geconfigureerd kunnen de pedicures bovendien elkaars PodoFile inzien en indien nodig patiëntinformatie van elkaar overnemen.

7 DETAILS

Meer informatie over het hoe en wat is uiteraard te vinden in de Handleiding en de Help