ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN KEMPEN RUN EN PRIVACYVERKLARING
ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN KEMPEN RUN EN PRIVACYVERKLARING
Artikel 1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
• Evenement: de in enig jaar te houden hardloopwedstrijd Kempen Run Hapert.
• Deelnemer: de natuurlijke persoon die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.
• Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.
• Organisator: de Stichting Kempen Run (KvK: 50461532)
• Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst.
Artikel 2 Deelname
• Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk voor een natuurlijk persoon die tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd heeft bereikt (zie wedstrijdreglement).
• De Deelnemer mag aan het Evenement slechts deelnemen indien hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld en indien het inschrijfgeld volledig is voldaan.
• De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is dus niet toegestaan een ander in plaats van de Deelnemer aan het Evenement deel te laten nemen.
• Het is de Deelnemer niet toegestaan zijn rechten uit de Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Organisator over te dragen aan een derde.
• Bij afmelding wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Ook andere betalingen op grond van de Overeenkomst worden niet gerestitueerd.
• Organisator kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het Evenement geen doorgang te laten vinden. De Deelnemer wordt dan in de gelegenheid gesteld om, naar zijn keuze, deel te nemen aan het Evenement op een eventueel door de Organisator vast te stellen vervangende datum in hetzelfde kalenderjaar of aan een in één van de volgende twee jaren te houden Evenement. Restitutie van het inschrijfgeld vindt niet plaats als de Deelnemer niet in staat is tot deelname op de eventuele vervangende datum of in één van de volgende twee jaren. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden
doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de Deelnemer gemaakte kosten.
Artikel 3 Aansprakelijkheid
• Deelname geschiedt voor eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van de Deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
• Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator ter zake van de schade uitkeert.
• De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het Evenement.
• De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door training en anderszins voldoende zal hebben voorbereid op het Evenement. De Organisator adviseert de Deelnemer uitdrukkelijk en dringend zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
• De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het Evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
Artikel 4 Portretrecht
Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto's en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is.
Artikel 5 Persoonsgegevens
De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisator opgenomen in een bestand. De Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisator tot gebruik van de persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het verzenden van informatie aan de Deelnemer. Het is de Deelnemer te allen tijde toegestaan kosteloos schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de Organisator of tegen het verstrekken van persoonsgegevens, waarna de Organisator dat verzenden respectievelijk dat verstrekken zal stopzetten. De Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisator tot openbaarmaking van zijn naam een wedstrijdresultaten. Bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet.
Artikel 6 Geschillenregeling
Geschillen tussen de Organisator en de Deelnemer worden met uitsluiting van de burgerlijke rechter door arbitrage beslecht, overeenkomstig het arbitragereglement van de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie of, bij gebreke daarvan, het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, indien één van de beide partijen verklaart dat dit het geval is.
Privacyverklaring
Privacyverklaring Stichting Kempen Run
Stichting Kempen Run is een stichting, verbonden aan loopgroep No-Limits te Bladel, welke 2 evenementen per jaar organiseert:
• Kempen Run
• Kempen Trail.
Stichting Kempen Run hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens als we evenementen organiseren.. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Kempen Run houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Stichting Kempen Run zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan wedstrijden Persoonsgegevens wedstrijddeelnemers worden door Stichting Kempen Run verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Administratieve en financiële doeleinde; Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Wedstrijdinschrijving;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kempen Run de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Geboortedatum
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht;
• Rekeningnummer
• Vereniging.
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kempen Run opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens voor Nieuwsbrieven
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief (abonnees) worden door Stichting Kempen Run verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Inschrijving voor de Nieuwsbrief;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kempen Run de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kempen Run opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
• Gedurende de periode van niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en/of geïnteresseerden Persoonsgegevens van sponsoren en/of geïnteresseerden worden door Stichting Kempen Run verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Mondelinge of schriftelijke toestemming, afgifte visitekaartje en/of via contract;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kempen Run de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kempen Run opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een sponsor en/of geïnteresseerde.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
De gegevens kunnen aan de volgende derden worden verstrekt:
• De (financiële) administratie;
• De wedstrijdadministratie voor het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• De Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Foto’s
Wanneer u deelneemt aan onze wedstrijden gaat u ermee akkoord dat foto’s, gemaakt bij activiteiten georganiseerd door, Stichting Kempen Run gepubliceerd kunnen worden op onze website. Indien u hier niet mee akkoord gaat dient u contact op te nemen met xxxx@xxxxxxxxx.xx waarna de foto’s of foto’s verwijderd worden.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Stichting Kempen Run bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens Stichting Kempen Run van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wepseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens Stichting Kempen Run Xx Xxxxx 00
0000 XX