Contract
Hierbij nodigt het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (hierna: LNV), hierna ook wel genoemd “opdrachtgever”, u uit een offerte in te dienen voor de hierna beschreven opdracht.
Wilt u een offerte indienen, dan verzoek ik u om onderstaande voorschriften te volgen. Indien u geen offerte gaat indienen, verzoek ik u mij dit zo spoedig mogelijk per e-mail te berichten.
1 Opdrachtomschrijving
1.1 Achtergrond
Op 22 april 2022 heeft de minister voor Natuur en Stikstof besloten de jacht op konijnen in heel Nederland en op hazen in de provincies Groningen, Utrecht en Limburg niet te openen. Aanleiding voor dit besluit was het uitbrengen van rapporten over de staat van instandhouding, opgesteld door Wageningen Environmental Research (WENR) en SOVON. In die rapporten wordt de staat van instandhouding voor de wildlijstsoorten (haas, konijn, wilde eend, houtduif en fazant) als ongunstig aangemerkt. Bij de totstandkoming van die rapporten is gebruik gemaakt van gegevens uit het Netwerk Ecologische Monitoring (NEM) meetprogramma Dagactieve Zoogdieren en vogeltellingen van SOVON. Hierbinnen wordt geen gebruik gemaakt van wildtellingen die door de wildbeheereenheden worden uitgevoerd.
Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft eerder geoordeeld dat deze data niet gevalideerd kunnen worden en daardoor onbruikbaar zijn voor het bepalen van landelijke trends op basis waarvan onder andere de staat van instandhouding wordt bepaald. Zo is er onder andere een kans op dubbeltellingen en is de telmethode qua opzet niet altijd vergelijkbaar met de tellingen die in het kader van het NEM worden uitgevoerd.
Tellingen vormen, samen met gegevens over faunaschade en afschotgegevens de basis voor het opstellen van faunabeerplannen, faunabeleid en besluitvorming daaromtrent. Het is belangrijk dat die gegevens op betrouwbare en verifieerbare wijze tot stand komen.
De Minister voor Natuur en stikstof heeft in april 2022 aangegeven ernaar te streven dat in de toekomst naast de data uit het NEM, ook de tellingen van de wildbeheereenheden kunnen worden gebruikt voor de rapporten over de staat van de instandhouding. Zij heeft aangekondigd om samen met alle betrokken partijen te willen werken aan verbetering van het telprotocol en de verzameling van gegevens (Kamerstuk 22576, nr. 267). Ook de Tweede Kamer vindt dit belangrijk, blijkt uit de aangenomen motie van het lid Boswijk c.s. (Kamerstuk 36 200 XIV, nr. 40) die oproept om samen met betrokken partijen te komen tot een wetenschappelijk gedragen wildsoortentelprotocol en analyse- en beoordelingssystematiek. Dit te ontwikkelen telprotocol moet aansluitend en/of complementair zijn aan de huidige methodiek en teldata van het NEM. De data moet geharmoniseerd en samengebracht kunnen worden om één landelijke trend te bepalen.
Van belang is dat alle partijen vertrouwen hebben in de telsystematiek en dat de tellingen door het CBS gevalideerd kunnen worden. Grote uitdaging is daarom dat het telprotocol niet alleen wetenschappelijk solide is, maar dat er ook draagvlak is en vertrouwen in de betrouwbaarheid van de uitkomsten. Er moet daarom verkend worden hoe stakeholders op de juiste manier betrokken kunnen worden in het beoogde project, om dit draagvlak te borgen ook richting de toekomst. De Jagersverenigingen in samenwerking met de Nederlandse Organisatie voor Jacht en Grondbeheer (NOJG), treedt op als vertegenwoordiger van de jagers en is verantwoordelijk voor het aanpassen van de protocollen en voor de interne filtering van de gegevens. Het CBS beoordeelt de protocollen en valideert de daaruit voortvloeiende gegevens. De Zoogdiervereniging en SOVON brengen kennis in over de manier waarop tellingen door hen worden uitgevoerd. Andere stakeholders zijn de wildbeheereenheden die de tellingen uitvoeren, de faunabeheereenheden als gebruikers van de tellingen en beheerders van de databases. BIJ12 kan als organisatie een rol spelen bij het opnemen van de data uit de wildtellingen in de Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF). De NDFF zelf is ook een stakeholder.
1.2 Doel
Het beoogde doel van dit proces is te komen tot een breed gedragen wetenschappelijke methode om populatietrends van de vijf wildsoorten te kunnen bepalen, die gevalideerd kunnen worden door het CBS, voldoen aan de criteria om aan de NDFF te worden toegevoegd, complementair zijn aan het NEM. De data moet transparant tot stand komen zodat er geen discussie kan ontstaan over de resultaten.
1.3 Resultaat
Een verslag waarin verbeteringen aan de protocollen of nieuwe protocollen worden voorgesteld, waarin wordt aangegeven hoe validatie plaatsvindt en waarin wordt aangegeven hoe de aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. Het rapport zelf is niet de validatie van de voorgestelde protocollen. Validatie gebeurt door het CBS, op basis van de protocollen en de wijze waarop daar uitwerking aan wordt gegeven.
1.4 Opdracht
Opdrachtnemer dient een proces te begeleiden met als doel de verschillende partijen bij elkaar te brengen, samen tot wetenschappelijk gedragen, transparante telprotocollen te komen, die door het CBS gevalideerd worden, die door de wildbeheereenheden (WBE’s) en faunabeheereenheden (FBE’s) geïmplementeerd kunnen worden, waarop door de Jagersvereniging een interne controle plaatsvindt. Uiteindelijk moet de gevalideerde data geïntegreerd kunnen worden in de NDFF en aanvullend zijn op de NEM data.
De door de opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden:
- Initiëren en begeleiden van een proces waarbinnen het CBS en de belangrijkste stakeholders gezamenlijk tot overeenstemming komen over het verbeteren en implementeren van protocollen voor wildtellingen door de WBE’s, waarna de data geïntegreerd kan worden in de NDFF.
- Het faciliteren van de samenwerking met betrokken partijen voor het verbeteren van de protocollen van de WBE’s, zodat die voldoen aan de kwaliteitseisen die het CBS hanteert en aansluiten bij de uitvoeringsrealiteit van de WBE’s.
- Samen met de betrokken partijen bespreken hoe de telgegevens opgenomen kunnen worden in de bestaande databases.
- Het (laten) vastleggen van gemaakte afspraken.
- Waken over de voortgang van het proces en realisatie van de gestelde doelen binnen het overeen te komen tijdpad. Het behalen van resultaten blijft in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de betrokken partijen.
- Informeren van betrokken stakeholders (via één stakeholderbijeenkomst).
- Afstemming met opdrachtgever.
De aanbesteding is niet onderverdeeld in percelen, omdat de opdracht bestaat uit onlosmakende werkzaamheden die verbonden zijn en door 1 (één) inschrijver uitgevoerd kunnen worden. Opdrachtgever is voornemens met één partij de overeenkomst te sluiten.
1.5 Doorlooptijd
De opdracht vangt aan direct na gunning. De resultaten zullen op uiterlijk 30 november 2024 opgeleverd worden, tenzij partijen anders overeenkomen.
Wanneer een ondernemer het oneens blijft met de reactie van de aanbestedende dienst, dan wel een reactie uitblijft, kan hij een klacht indienen. Een ondernemer kan ook direct een klacht indienen.
In bijlage 3 ‘Klachtenprocedure’ is nadere informatie te lezen over de
wijze waarop een klacht moet worden ingediend.
2.4 Indienen en inhoud van de offerte
• De offerte dient per e-mail te worden gezonden naar: XXX.xxxxxxxXXX@xxx.xx t.a.v. 5.1.2.e
• Bij beantwoording dient u de volgorde van deze offerteaanvraag aan te houden. Daar waar gevraagd wordt om aanvullende verklaringen, bewijsstukken, kopieën enz. kunt u deze als bijlage aan uw offerte toevoegen.
• Eventueel door u toegevoegde aanvullende informatie zal als informatief worden aangemerkt.
• Door het indienen van een offerte gaat u akkoord met alle in deze offerteaanvraag gestelde eisen, voorwaarden en met de in de Nota van Inlichtingen gewijzigde eisen.
2.5 Sluitingstermijn
Uw offerte dient uiterlijk op 29 september 2023, 16:00 uur op het bovengenoemde e-mailadres te zijn ontvangen.
Offertes die later worden ontvangen dan op bovengenoemde datum en tijdstip worden geweigerd. Het risico van vertraging tijdens de verzending of door onjuiste/onvolledige adressering is geheel voor uw risico.
2.6 Kosten van de offerte
Opdrachtgever vergoedt geen kosten voor het opstellen en uitbrengen van een offerte, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen.
Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver.
2.7 Algemene voorwaarden
Uw leverings-, betalings- en/of andere voorwaarden –hoe dan ook genaamd- worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Op de opdracht zijn de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI), versie 2018 van toepassing. Zie bijlage 1.
Als u in uw offerte afwijkt van de (al dan niet aangepaste) bovengenoemde Algemene Rijksvoorwaarden, zal dit leiden tot het terzijde leggen van uw offerte. Uw offerte komt dan niet voor gunning van de opdracht in aanmerking.
Gids over Informatiebeveiliging en Privacy voor leveranciers
Het beveiligen van informatie en beschermen van persoonsgegevens heeft voor het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
(LNV) de hoogste prioriteit. Dat vraagt om een grote inspanning van onze eigen medewerkers, maar zeker ook van onze leveranciers. In deze beknopte gids leest u er meer over.
Brochure informatiebeveiliging en privacy LNV
Facturering
In de van toepassing zijnde algemene voorwaarden is een bepaling opgenomen dat de facturen elektronisch moeten worden verzonden. Dit kan op drie verschillende manieren:
• Factuurportaal van de Rijksoverheid;
• E-factureren vanuit uw (boekhoud)softwarepakket via Peppol;
• E-factureren via een dienstverlener.
Voor meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx/x- facturen-versturen
Voor vragen met betrekking tot e-facturatie via de portal kan men terecht bij xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx@xxx.xx, tel 000-0000000, optie 2. Voor vragen met betrekking tot e-facturatie via een boekhoudprogramma (Peppol) kan men terecht bij xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Om de verwerking van de factuur te bewerkstelligen, dient u in uw offerte onderstaande gegevens op te nemen:
- NAW-gegevens;
- KvK-nummer;
- Vestigingsplaats volgens KvK; IBAN.
2.8 Gestanddoeningstermijn offerte
De door inschrijver ingediende offerte dient minimaal drie maanden vanaf de sluitingstermijn van de offerte geldig te zijn.
2.9 Voorbehoud
Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om tot het moment van de opdrachtverstrekking, het offertetraject geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van dit offertetraject, tenzij Opdrachtgever van oordeel is dat de omstandigheden van dien aard zijn dat een (geringe) tegemoetkoming van de offertekosten op zijn plaats is. Dergelijke omstandigheden zullen zich niet snel voordoen. Door het indienen van een offerte verklaart u zich akkoord met deze voorwaarden en alle overige in deze offerteaanvraag genoemde voorwaarden/voorschriften.
2.10 Bekendmaking gunningsbeslissing
Gelijktijdig met het bekend maken van de gunningsbeslissing aan gegunde partij(en) aan wie opdrachtgever voornemens is de opdracht te verstrekken, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing schriftelijk in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een bericht met een motivering voor de reden van afwijzing en de naam van de gegunde partij(en). Door iedere belanghebbende kan nadere informatie worden ingewonnen bij de genoemde contactpersoon van opdrachtgever.
Standstill-termijn
Opdrachtgever hanteert na verzending van de gunningsbeslissing een standstill-termijn van 7 kalenderdagen. Gedurende deze 7 dagen kunnen belanghebbenden die het met de voorgenomen gunning niet eens zijn, contact opnemen met de opdrachtgever en een nadere toelichting vragen, een klacht indienen en/of bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing. Gedurende deze periode zal de opdrachtgever niet overgaan tot definitieve opdrachtverlening aan de winnende inschrijver. Daarna wordt in beginsel de opdracht aan de winnende inschrijver verstrekt.
3 Beoordelingsprocedure
De offertes worden beoordeeld aan de hand van onderstaande beoordelingsprocedure:
• Voor het beoordelen van de offertes zal een beoordelingsteam worden samengesteld. Dit beoordelingsteam zal bestaan uit materiedeskundigen.
• De offertebeoordeling begint met het controleren of de inschrijvers de voorschriften genoemd in hoofdstuk 2 van deze offerteaanvraag in acht hebben genomen.
• De offertes die aan de voorschriften voldoen, moeten voldoen aan alle voor deze opdracht gestelde eisen, zie programma van eisen (hoofdstuk 4). Indien uit de offerte van inschrijver blijkt dat inschrijver niet volledig aan deze eisen voldoet of kan voldoen, of niet volledig akkoord gaat met alle eisen, zal deze worden uitgesloten van verdere deelname aan dit offertetraject.
• De offertes die aan alle eisen voldoen, worden vervolgens aan de hand van de in hun offerte verstrekte gegevens beoordeeld op de mate waarin zij aan de wensen voldoen, zie gunningscriteria (hoofdstuk 5).
• Aan de inschrijver waarvan de offerte aan de hand van hoofdstuk 5 is aangemerkt als de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding, zal in beginsel de opdracht worden verstrekt.
• Indien inschrijvers een gelijk aantal punten behalen (afgerond tot twee cijfers achter de komma) zal de doorslag worden gegeven aan de hand van de behaalde score op het gunningscriterium ‘Plan van aanpak‘. Indien inschrijvers op dit onderdeel ook gelijk scoren, zal door loting worden bepaald aan welke inschrijver de opdracht wordt verstrekt.
• De beschrijving van het ‘Plan van aanpak’ van de winnende partij, moet op ieder onderdeel minimaal een voldoende scoren (knock-out criterium) om voor gunning in aanmerking te komen.
4 Programma van eisen
4.1 Eisen project
De binnen het proces te nemen stappen zijn in chronologische volgorde (*Procespartij ziet toe op de uitvoering):
1 Opschonen van de reeds verzamelde telgegevens. Uit te
voeren door de Jagersvereniging (in samenwerking met de NOJG). Wel onderdeel van het project, geen onderdeel van de opdracht. Q3 2023*
2 Validatie van de telgegevens. Uit te voeren door het CBS. Wel onderdeel van het project, geen onderdeel van de opdracht. Q4 2023*
3 Bijeenbrengen projectpartners, maken plan van aanpak om te komen tot wetenschappelijk gedragen, transparante en gevalideerde telprotocollen. Onder begeleiding van opdrachtnemer. Q4 2023
4 Analyseren telprotocollen en uitkomst validatie door CBS. Q4 2023 – Q1 2024*
5 Eventueel aanpassen telprotocollen. Q1 2024*
6 Toetsen aangepaste telprotocollen. medio maart – medio april 2024*
7 Organiseren gezamenlijk telmoment
8 Eventueel tweede validatie door het CBS. Q2 - Q3 2024*
9 Afspraken maken over structurele integratie tellingen in het NEM, inclusief validatieproces. Q3 2024
10 Appreciatie resultaat met inschatting van geschiktheid van de op te leveren datasets voor verschillende gebruiksdoeleinden, waaronder bepalen landelijke en/of provinciale trends door het CBS. Q3 2024*
11 Afronding project. Q4 2024
Te betrekken stakeholders
- LNV: opdrachtgever. Periodieke afstemming over voortgang.
- Jagersvereniging (in samenwerking met NOJG), het CBS, Zoogdiervereniging: Projectpartners. Verantwoordelijk voor uitvoering werkzaamheden.
- BIJ12, FBE’s, SOVON en NDFF.
- Op afstand betrokken stakeholders. Te informeren via een stakeholderbijeenkomst.
4.2 Resultaat
Uw werk leidt tot een eindrapportage waarin u het eindresultaat van dit traject presenteert. Het eindrapport dient een zelfstandig leesbaar rapport te zijn, dat geschikt is voor externe publicatie. Eventuele onderliggende gegevens dienen eveneens ter beschikking van opdrachtgever gesteld te worden. Het eindrapport dient in het Nederlands digitaal (pdf-bestand) aangeleverd te worden.
4.3 Afstemming en begeleiding
Naast regulier overleg met de opdrachtgever per e-mail en telefoon, worden de volgende overleggen voorzien: een startoverleg en een overleg over het eindrapport. Tevens plant Opdrachtnemer per kwartaal een evaluatiemoment in met opdrachtgever.
4.4 Commerciële eisen
• De maximale totaalprijs is € 75.000,- exclusief btw. De minimum totaalprijs is € 50.000,- exclusief btw. Indien uw inschrijfsom niet binnen de bandbreedte past, zal de inschrijving terzijde worden gelegd.
• Bij het invullen van de gevraagde prijs kunt u gebruik maken van bijlage 2 Prijzen. Indien u gebruik maakt van een eigen format, dient u minimaal de volgende aspecten te benoemen: uren per fase.
• De prijs dient u in te vullen in euro’s inclusief en exclusief btw met
twee cijfers achter de komma.
• Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Opdrachtnemer is zelf aansprakelijk voor het afdragen van de vereiste belastingen en sociale premies, voor zover van toepassing.
• U levert de prestaties tegen een vast uurtarief, dan wel tegen vaste uurtarieven, met een naar de verschillende werkzaamheden gespecificeerde uurbegroting (indien van toepassing: per opgegeven uurtarief). De uurtarieven van uw offerte zijn inclusief alle kosten, zoals: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. Uw uurbegroting wordt gecompleteerd met een totaalbegroting. Contractueel zal worden vastgelegd dat betaling volgens nacalculatie, met een maximum totaalbedrag zal plaatsvinden. Indien de dienst in fasen wordt uitgevoerd, worden per fase de periode, de datum van oplevering en de kosten aangegeven.
- De mate waarin inschrijver realistische risico’s identificeert en passende maatregelen treft ter voorkoming danwel mitigatie van de risico’s.
5.2 Planning
U voegt bij uw offerte een planning toe, waarbij u onderstaande punten uitwerkt:
- Een stapsgewijze beschrijving van hoe u tot de uiteindelijke productoplevering op 30 november 2024 komt;
- Beschrijving van de risico’s die u ziet ten aanzien van de planning
en hoe u deze gaat beheersen;
- Op welke wijze en met welke frequentie u opdrachtgever betrekt bij het projectproces.
Beoordelingsgrond:
- De mate waaruit blijkt dat de planning volledig en realistisch is.
- De mate waarin inschrijver realistische risico’s identificeert en passende maatregelen treft ter voorkoming danwel mitigatie van de risico’s.
- De mate waarbij u opdrachtgever in het projectproces betrekt zorgt voor succesvolle invulling van de opdracht.
5.3 Relevante ervaring met natuurmonitoring
U wordt verzocht in de nadere offerte het volgende op te nemen:
- Een beknopt CV van de in te zetten medewerkers met de namen en functies van de medewerker(s) die de werkzaamheden gaan uitvoeren inclusief: relevante opleiding(en), cursus(sen) en werkervaring met vergelijkbare opdrachten;
- De beoogde taakverdeling van de betreffende medewerker(s) inclusief inzet qua uren van de betreffende deskundige op deze opdracht wordt, en waarom u denkt dat dit de juiste persoon is voor de uitvoering van de opdracht.
Beoordelingsgrond:
- De mate waarin het kennis- en ervaringsniveau van het projectteam toereikend is voor succesvolle invulling van de opdracht.
- De mate waarin de teamsamenstelling toereikend is voor succesvolle uitvoering van de opdracht.
5.4 Prijs
U voegt bij uw offerte een raming toe van het aantal in te zetten uren met per fase. Tevens geeft u de maximum totaalprijs (exclusief en inclusief btw) voor uitvoering van de opdracht. U zult vergoed worden voor de werkelijk gemaakte uren, tot ten hoogste deze maximum totaalprijs.
U dient rekening te houden met de eisen die hieromtrent in hoofdstuk 4 zijn gesteld.
Om uw prijs te beoordelen wordt in dit offertetraject gebruik gemaakt van een absolute scoremethodiek. Bij deze methode wordt uw prijs omgezet naar een score. Wij maken hierbij gebruik van een
12
Bijlage 1 ARVODI-2018
Zie separaat bijgevoegd document.
15
Bijlage 3 Klachtenprocedure
Klacht
Een klacht is een schriftelijke melding aan een aanbestedende dienst afkomstig van een onderneming die een belanghebbende is bij de aanbesteding1, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
De inhoud van de klacht moet minimaal bevatten:
• De dagtekening.
• De naam en het adres van de ondernemer.
• De naam en adresgegevens (waaronder e-mail) van contactpersoon bij klager.
• De naam en adresgegevens (waaronder e-mail) van contactpersoon bij aanbestedende dienst voor de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft.
• De aanduiding van de aanbesteding.
• De inhoud van de klacht waarbij de klacht duidelijk als zodanig wordt benoemd.
• Hoe volgens de ondernemer de klacht verholpen zou kunnen worden.
Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de klachtenprocedure te leiden. Xxxxxx en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de aanbestedende dienst inbrengen, conform het gestelde in het aanbestedingsdocument. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Slechts wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie (in de nota van inlichtingen) van de aanbestedende dienst, of een reactie uitblijft, kan hij bij de aanbestedende dienst een klacht indienen. Ook kan een ondernemer gelijk een klacht indienen.
Klachten hebben betrekking op één of meer aspecten van een aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de aanbestedende dienst.
Wie kan een klacht indienen?
Een klacht kan worden ingediend door partijen die belang hebben bij de verwerving van een specifieke aanbesteding. Daaronder vallen:
- geïnteresseerde ondernemers;
1 Onder aanbesteding wordt ook offertetraject verstaan.
- (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
- onderaannemers2 van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
- brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.
Er mag niet anoniem worden geklaagd. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.
Tot wanneer kan een klacht worden ingediend?
De ondernemer doet er verstandig aan zijn klacht in een zo vroeg mogelijk stadium in te dienen. Als de klacht erg laat of te laat wordt ingediend, kan dit ertoe leiden dat de aanbestedende dienst de klacht sowieso niet meer in de lopende procedure kan verhelpen.
Het indienen van een klacht zet een aanbestedingsprocedure niet stil. De aanbestedende dienst is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.
Waar moet een klacht worden ingediend?
Een klacht dient schriftelijk te worden gericht aan het: XxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
De behandeling van de klacht geschiedt door één of meer personen die niet direct betrokken zijn geweest bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.
De klachtenafhandeling
a. Na ontvangst van de klacht conform de hierboven beschreven wijze, bevestigt het klachtenmeldpunt per omgaande de ontvangst van de klacht.
b. Vervolgens onderzoekt het klachtenmeldpunt, eventueel aan de hand van de door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht gegrond is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. In het geval dat de klager voordat het klachtenmeldpunt de gelegenheid heeft gehad over de ingediende klacht te beslissen, de klacht voorlegt aan de daartoe aangewezen rechter verklaart het klachtenmeldpunt de klager (alsnog) niet- ontvankelijk.
c. Het klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de aanbestedende dienst. In het advies wordt gemotiveerd aangegeven of het klachtenmeldpunt de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond acht. Het is vervolgens
2 Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer – onderaannemer.
aan de aanbestedende dienst om - met inachtneming van het advies van het klachtenmeldpunt - over de klacht te beslissen.
d. Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht (deels) terecht is en de aanbestedende dienst corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
e. Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.
f. Als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht adresseert, of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan de klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts of de daartoe bevoegde voorzieningenrechter voorleggen.