SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Staatsbosbeheer en Natuur- en recreatieschap IJsselmonde
De ondergetekenden:
1. De publiekrechtelijke rechtspersoon Staatsbosbeheer, gevestigd en kantoorhoudend op het adres Smallepad 5 te (3811 MG) Amersfoort, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx xx. X. Xxxxxxx, directeur, hierna te noemen “Staatsbosbeheer”;
en
2. De publiekrechtelijke rechtspersoon Natuur- en recreatieschap IJsselmonde , gevestigd en kantoorhoudend op het adres Xxxxxxxxxxxxxx 000 te (3112 NC) Schiedam, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer P.W.J. Xxxxxxxxxx, voorzitter, hierna te noemen ‘Recreatieschap’;
Beiden gezamenlijk aan te duiden als ‘Partijen’.
Overwegende dat:
- Staatsbosbeheer op grond van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer, kort gezegd, de taak heeft om natuur- en recreatiegebieden die Staatsbosbeheer in eigendom en in beheer heeft, te beheren en duurzaam in stand te houden en de natuur- en recreatieve waarden daarvan te vergroten;
- Staatsbosbeheer meer in het bijzonder door middel van het programma ‘de Groene Metropool’ de betekenis van natuur in en nabij de stad wil versterken ten behoeve van een gezond woon-, werk- en leefklimaat;
- Het Recreatieschap op grond van artikel 2 lid 4 van de Gemeenschappelijke regeling Natuur- en Recreatieschap IJsselmonde, vastgesteld op 01 januari 2018 tot taak heeft in onderlinge samenhang het behartigen van het gemeenschappelijk belang van de deelnemers voor wat betreft de ontsluiting, de ontwikkeling, aanleg en het beheer in het kader van de openluchtrecreatie en het toerisme en waar mogelijk van natuur en landschap in het werkgebied;
- Partijen publieke taken in het openbaar belang uitvoeren, daarbij soms afhankelijk van elkaar zijn en ook overlap bestaat bij de uitvoering van die taken en in dat verband te verrichten werkzaamheden. Partijen hebben derhalve gemeenschappelijke doelstellingen;
- Partijen al langer een samenwerking hebben; met ingang van 2017 hebben Partijen tezamen met de Provincie Zuid-Holland een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor de duur van twee jaar, eindigend op 31 december 2018;
- Aansluitend - per 1 januari 2019 - Staatsbosbeheer en Natuur- en recreatieschap IJsselmonde gezamenlijk de samenwerking hebben voortgezet middels de Allonge
Samenwerkingsovereenkomst voor de duur van twee jaar, eindigend op 31 december 2020;
- In die samenwerkingsovereenkomst tot uitdrukking is gebracht dat Partijen elkaar als structurele samenwerkingspartners zien en daarom hun samenwerking op diverse onderwerpen verder willen verbeteren en willen intensiveren en zorgvuldig omgaan met ieders rol en positie;
- Partijen onder andere willen samenwerken bij het duurzaam in stand houden van recreatieve (natuur)gebieden in de regio IJsselmonde. Hierbij hebben Partijen onder meer oog voor een optimale spreiding en aansluiting van natuur en recreatie en het realiseren van onderling goede verbindingen tussen de gebieden middels diverse netwerken. De samenwerking heeft een ambitie om de natuur in het Werkgebied te beschermen en te versterken;
- Partijen in deze Samenwerkingsovereenkomst willen vastleggen hoe zij hun taken en verantwoordelijkheden onder de zojuist bedoelde samenwerking onderling regelen en verdelen. Partijen zijn zich er van bewust dat in de komende jaren substantieel minder geld beschikbaar kan komen van verschillende overheden. Rekening gehouden wordt met een financiële opgave oplopende tot 20% in 2025 (5% per jaar vanaf begroting 2022).
Partijen conformeren zich hieraan en zullen gezamenlijk werken aan een zo zorgvuldig mogelijke benadering hiervan, waarbij de doelstellingen van het Recreatieschap zo veel als mogelijk kunnen blijven worden uitgevoerd. Partijen streven er naar om door middel van deze samenwerking de hun toevertrouwde openbare diensten, beter, efficiënter en goedkoper uit te voeren;
- Partijen een horizontale publiek-publieke samenwerking wensen aan te gaan als bedoeld in artikel 12 lid 4 Richtlijn 2014/24/EU en de voorwaarden waaronder zij hun samenwerking vormgeven in deze samenwerkingsovereenkomst wensen vast leggen.
Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1. Definities
a. Bestuur: Het bestuur van Recreatieschap, bestaande uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.
b. Werkzaamheden: Het geheel van werkzaamheden die in het kader van de samenwerkingsovereenkomst worden uitgevoerd, zoals benoemd in artikel 4 van deze overeenkomst.
c. Werkgebied: De natuur- en recreatiegebieden zoals aangegeven op de bij deze overeenkomst gevoegde kaart.
Artikel 2. Doelen van de samenwerking
1. Partijen zullen vanuit ieders taak en doelstelling samenwerken in het Werkgebied.
2. Partijen hebben als gezamenlijke doelstelling voor het Werkgebied:
a. het duurzaam beheren en onderhouden van het Werkgebied op basis van het terreinbeheermodel, dat uitgaat van het principe schoon, heel en veilig’;
b. het ontwikkelen en uitvoeren van een uitvoeringsprogramma voor het Werkgebied, waarbij het Ondernemingsplan 2020-2025 van Staatsbosbeheer en de Uitgangspuntennotitie als uitgangspunten gelden;
c. het optimaliseren van synergie bij inkoop, logistiek en kennis;
d. het benutten van de kennis en het netwerk van Partijen;
e. het bevorderen van natuurwaarden en (natuur)beleving voor de verschillende doelgroepen;
f. het in stand houden van de recreatieve aantrekkingskracht van het Werkgebied.
3. De Samenwerking is een succes wanneer:
a. Het Recreatieschap en Staasbosbeheer gezamenlijk een uitvoeringsprogramma als bedoeld in artikel 2 lid 2 onder a. van deze overeenkomst hebben ontwikkeld op de gewenste ambities en inrichting van het Werkgebied en de gewenste wijze van beheer en onderhoud hebben bepaald;
b. Het beheer en onderhoud van het Werkingsgebied op basis van het terreinbeheermodel wordt uitgevoerd;
c. Extensief fysiek terreinbeheer wordt gerealiseerd, waarin toekomstgerichte thema’s zoals (niet limitatief) biodiversiteit, ‘verruiging’, hittestress, mate van xxxxxxxxxx, mate van afvalinzameling en mate van toezicht is betrokken;
d. De investeringen de toekomstige beheerlasten doen verlagen en de kwaliteit van de gebieden in stand doet houden, dan wel versterkt;
e. Door Partijen inspanning is geleverd om het Werkgebied in lijn met de ambities van het Recreatieschap te ontwikkelen met financiële en niet financiële inbreng van derden, waaronder de gemeente Rotterdam en de Provincie Zuid-Holland;
f. Partijen gezamenlijk goede verbindingen tussen de gebieden realiseren en beheren.
Artikel 3. Beginselen van de samenwerking
1. Partijen geven hun samenwerking vorm als een (niet-aanbestedingsplichtige) Samenwerking zoals bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Richtlijn 0000/00/XX xxxxxxxxxxx het plaatsen van overheidsopdrachten. De samenwerking voldoet aan de daaraan in de Aanbestedingswet 2012 gestelde voorwaarden, te weten:
a. De samenwerkingsovereenkomst wordt uitsluitend door openbare lichamen gesloten;
b. Er is geen sprake van private inbreng in de samenwerking tussen Partijen;
c. Geen enkele particuliere dienstverlener wordt bevoordeeld ten opzichte van zijn concurrenten;
d. De samenwerking wordt beheerst door overwegingen en eisen die verband houden met het nastreven van een gezamenlijke doelstelling van algemeen belang.
2. Ieder van Partijen is verplicht tot een redelijke en billijke samenwerking, met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dat betekent onder andere dat Partijen transparant zullen samenwerken, en dat zij elkaar zullen voorzien van alle informatie die nodig is om de gezamenlijke doelstellingen te kunnen bereiken.
3. Partijen zullen elkaar ter zake van eventuele risico’s, die voortvloeien uit de samenwerking, steeds tijdig informeren, en met elkaar in overleg treden over de benodigde aanpak om eventuele schade zo mogelijk te voorkomen.
4. Partijen zullen zich gedragen als betrouwbare partners, waarbij ieder van Partijen bekend is met het feit dat de ander pas gebonden is aan een toezegging als daarover besluitvorming door het bevoegde orgaan heeft plaatsgevonden.
Artikel 4. Samenwerking en rolverdeling
1. De samenwerking tussen Partijen vindt plaats op het gebied van:
a. Het wederzijds benutten van kennis, realisatiekracht en netwerk, onder andere op het vlak van communicatie, ecologie en bosbeheer;
b. Kwaliteitsborging en versterking, onder andere door samenwerking bij de handhaving en de opsporing;
c. Themagerichte samenwerking, onder andere op het gebied van jeugd, toegankelijkheid voor ouderen en mindervaliden, gezondheid en veiligheid.
2. Partijen voeren binnen de samenwerking gezamenlijk activiteiten uit die gericht zijn op het realiseren van de gemeenschappelijke doelstellingen zoals blijkt uit artikel 2.
3. Recreatieschap en Staatsbosbeheer vormen gezamenlijk een uitvoeringsprogramma op de gewenste ambities en inrichting van het Werkgebied en bepalen gezamenlijk de prestatie- en effectindicatoren, evenals de gewenste wijze van beheer en onderhoud, met behulp van het Terrein Beheer Model, om tot een zo optimaal mogelijk beeld te komen voor het Werkgebied. Het uitvoeringsprogramma wordt jaarlijks nader vertaald in de begroting.
4. De activiteiten die in het kader van de Werkzaamheden, in overeenstemming met artikel 2 lid 2 sub d, zullen worden ontplooid, staan opgesomd in de bijlage bij deze overeenkomst. In de ontplooiing van deze activiteiten wordt nadrukkelijk een verbondenheid gezien tussen beheer en ontwikkeling.
Artikel 5. Organisatie van de samenwerking
1. Partijen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de Werkzaamheden die binnen de samenwerking worden ontplooid en de verplichtingen jegens derden die namens de samenwerking worden aangegaan. Om deze verantwoordelijkheid te kunnen invullen wordt de volgende, gelaagde organisatiestructuur voorzien:
i. Bestuurlijk overleg;
ii. Dagelijks overleg.
2. Het dagelijks bestuur van Recreatieschap en het provinciehoofd van Staatsbosbeheer komen jaarlijks tweemaal bijeen in een Bestuurlijk overleg. Onderwerpen van het bestuurlijk overleg zijn onder meer:
i. De stand van de samenwerking en de doelstellingen;
ii. De voortgang van het uitvoeringsprogramma als bedoeld in artikel 2 lid 2 onder b van deze overeenkomst;
iii. Wijzigingen en verlenging van de samenwerkingsovereenkomst.
Van dit bestuurlijk overleg wordt een schriftelijk verslag gemaakt dat aan Recreatieschap en Staatsbosbeheer ter goedkeuring wordt toegezonden.
3. In het Dagelijks overleg ligt de operationele voortgang van al datgeen dat onderdeel is van de samenwerking. Deze taak berust bij de secretaris van Recreatieschap en de door Staatsbosbeheer aan te wijzen verantwoordelijk functionaris. Het dagelijks overleg vindt eens per twee weken plaats, of zo vaak als dat redelijkerwijs nodig is. Onderwerpen zijn:
i. De uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst;
ii. De uitvoering van het uitvoeringsprogramma als bedoeld in artikel 2 lid 2 onder b van deze overeenkomst;
iii. De stand en uitvoering van het beheer en onderhoud van het Werkgebied.
4. Staatsbosbeheer, vertegenwoordigd door de verantwoordelijk functionaris als bedoeld in lid 3 van dit artikel, wordt door Recreatieschap in beginsel uitgenodigd voor de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur.
5. De in lid 3 van dit artikel genoemde functionarissen hebben regelmatig met ambtelijk vertegenwoordigers van de in Recreatieschap deelnemende gemeenten in het Ambtelijk overleg, overleg over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst.
6. Staatsbosbeheer kan met betreffende gemeente(s) als deelnemer in direct overleg staan, in ieder geval in het kader van dagelijkse werkzaamheden. Dit overleg is van operationele aard.
Artikel 6. Financiën
1. Partijen werken binnen het wettelijk kader, waaronder, maar niet uitsluitend, de Wet Verzelfstandiging Staatsbosbeheer, de Wet Gemeenschappelijke regelingen en de Wet Markt en overheid, ieder op basis van een eigen begroting en met een gescheiden boekhouding.
2. De Werkzaamheden die Staatsbosbeheer op grond van de samenwerkingsovereenkomst en het uitvoeringsprogramma uitvoert voor Recreatieschap worden gefinancierd door Recreatieschap.
3. De verwachte uitgaven ten behoeve van de Werkzaamheden blijken uit de begroting welke jaarlijks, met inachtneming van de eisen van het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten, door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.
4. In oktober van het voorgaande jaar, of zoveel eerder als mogelijk, worden de van toepassing zijnde tarieven voor het navolgende jaar middels een brief van Staatsbosbeheer aan Recreatieschap bekendgemaakt.
5. Conform de gemeenschappelijk regeling, worden afwijkingen van de vastgestelde begroting, voorgelegd aan het bestuur van Recreatieschap.
6. Aanpassingen in de begroting en de daaruit voortvloeiende aanpassing van Werkzaamheden van Staatsbosbeheer zijn mogelijk op basis van door Staatsbosbeheer en Recreatieschap te maken nadere afspraken.
Artikel 7. Betaling
Aan het begin van ieder kwartaal ontvangt Recreatieschap een factuur van Staatsbosbeheer voor het voor het eind van dat kwartaal te betalen voorschot. Het voorschot is gebaseerd op de door Recreatieschap met Staatsbosbeheer overeengekomen Werkzaamheden.
Artikel 8. Verantwoording
1. Voor 15 maart van elk kalenderjaar zal Staatsbosbeheer de verantwoording en de afrekening van het afgelopen boekjaar opstellen.
2. Verantwoording over de feitelijke uitvoering van de Werkzaamheden en de financiële stand van zaken vindt plaats conform de planning & control-cyclus van Recreatieschap, een en ander in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de regelgeving van Recreatieschap zelf.
3. Met de vaststelling van de jaarverantwoording en de controleverklaring door het algemeen bestuur wordt Staatsbosbeheer décharge verleend.
Artikel 9. Toegang tot het Werkgebied
Recreatieschap verleent de medewerkers van Staatsbosbeheer en de eventueel door Staatsbosbeheer ingeschakelde derden toegang tot het Werkgebied, teneinde deze in staat te stellen de betreffende activiteiten in het kader van de samenwerkingsovereenkomst uit te kunnen voeren.
Artikel 10. Inschakeling derden
Indien ten behoeve van de uitvoering van de Werkzaamheden een contractuele relatie met een aannemer, leverancier, koper of anderszins wordt aangegaan, zal de daarop betrekking hebbende overeenkomst uitsluitend tot stand worden gebracht tussen Recreatieschap en die derde.
Artikel 11. Gebruik roerende- en onroerende zaken
1. Voor de uitvoering van de Werkzaamheden wordt thans gebruik gemaakt van enkele portacabins, die voor rekening van Staatsbosbeheer worden gehuurd. Partijen komen overeen dat ten behoeve van de uitvoering van de Werkzaamheden nadere afspraken worden gemaakt over de huisvesting, welke afspraken zullen worden vastgelegd in een separate overeenkomst.
2. Voor zover voor de uitvoering van de Werkzaamheden roerende zaken moeten worden aangeschaft, waaronder bijvoorbeeld machines en werktuigen, worden deze roerende zaken op naam en voor rekening en risico van Staatsbosbeheer aangeschaft. Hiervoor wordt een bedrag in het uurtarief opgenomen.
3. Bij de aanschaf van een roerende zaak met een waarde van meer dan 5.000 euro wordt een investeringsvoorstel aan het Bestuur voorgelegd, waarbij het uitgangspunt zal zijn dat de roerende zaak voor rekening en risico van het Recreatieschap wordt aangeschaft.
Artikel 12. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
1. Ieder van Partijen verwerkt zelf persoonsgegevens in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst. Mocht het nodig zijn persoonsgegevens uit te wisselen, dan zullen Partijen daarbij alle zorgvuldigheid in acht nemen en slechts die persoonsgegevens uitwisselen die nodig zijn voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst in het kader van het algemeen belang.
2. Partijen zijn beide verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij zelf verwerken.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
Waar Staatsbosbeheer handelt namens of ten behoeve van Recreatieschap is het Recreatieschap aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid aan de zijde van Staatsbosbeheer.
Artikel 14. Verzekering
De medewerkers van Staatsbosbeheer vallen onder de door Staatsbosbeheer aangegane WA- verzekering. Recreatieschap heeft een verzekering tegen de geldelijke gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid voor schade voortvloeiend uit de Werkzaamheden.
Artikel 15. Onvoorziene omstandigheden
1. Indien de omstandigheden waaronder de samenwerkingsovereenkomst is gesloten, wijzigingen ondergaan, of als zich niet verwachte consequenties voordoen, van zodanige aard dat van Staatsbosbeheer of van Recreatieschap in redelijkheid niet langer gevergd kan worden dat deze de overeenkomst ongewijzigd geheel of gedeeltelijk nakomen/nakomt of de overeenkomst niet meer kunnen/kan nakomen, zijn zij verplicht met elkaar in overleg te treden om te bezien op welke onderdelen de samenwerkingsovereenkomst (on)gewijzigd kan worden voortgezet en/of op welk onderdeel de overeenkomst door partijen aangepast zal moeten worden.
2. De wijziging van de overeenkomst wordt schriftelijk vastgelegd en door beide Partijen getekend.
Artikel 16. Geschillenregeling
1. In geval van geschillen, voortvloeiend uit de samenwerkingsovereenkomst, zullen Partijen trachten deze in onderling overleg op te lossen.
2. Indien Partijen in onderling overleg niet slagen het geschil op te lossen, is elk der Partijen gerechtigd het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter te Rotterdam.
Artikel 17. Volmacht
Met in achtneming van het bepaalde in deze overeenkomst zullen Partijen tijdig, doch uiterlijk voor 1 januari 2021, zorgdragen voor verlenging en publicatie van het mandaat- en volmachtsbesluit.
Artikel 18. Duur en evaluatie
1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2021.
2. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode van 4 jaar ingaande op 1 januari 2021 en eindigend op 31 december 2024;
3. Als de onder lid 2 aangegeven termijn is verstreken, zal de Samenwerkingsovereenkomst éénmalig worden verlengd met vier jaar, tenzij één van de partijen uiterlijk zes maanden voor het einde van de in lid 2 bedoelde termijn met een aangetekende brief aan de wederpartij laat weten dat geen verlenging zal plaatsvinden.
4. De samenwerking wordt twee maal geëvalueerd, in het eerste kwartaal van 2022 en in het eerste kwartaal van 2024.
5. De evaluatie richt zich op:
a. De resultaten van de samenwerking als bedoeld in artikel 2, aan de hand van de prestatie- en effectindicatoren conform artikel 4 lid 4;
b. De gezamenlijke ambitie en doelstelling van Partijen en de stand van de uitvoering daarvan;
c. De financiële stand van zaken, aan de hand van de begroting en jaarrekening.
6. Nadat de overeenkomst eindigt, blijven de bepalingen geldend die naar hun aard nawerking hebben.
Aldus overeengekomen en ondertekend
te op
Staatsbosbeheer Natuur- en recreatieschap IJsselmonde
Xxx. xx. X. Xxxxxxx Xxx. P.W.J. Luijendijk
Directeur Voorzitter
BIJLAGE
Producten en dienstencatalogus Samen werken aan een groene leefomgeving | |
Vaste onderdelen | Facultatieve onderdelen |
Uitvoeren terreinbeheer | |
Beheerplan | |
Uitvoeren terreininspecties | |
Beheerinformatie | |
Ondersteuning recreatie-, landschaps- en natuurbeheer | |
Faunabeheer & exotenbestrijding | |
Omgevingsmanagement | |
Toezicht en handhaving | |
Beheer vastgoed & gronden (rentmeesterschap) | |
Vergunningen, ontheffingen en toestemmingen | |
Recreatieonderzoek | |
Beheerkostenberekeningen & -analyses | |
Vrijwilligers en actief burgerschap | |
Zorg en arbeidsparticipatie | |
Excursies en arrangementen | |
Gezondheid en natuurlijk fit | |
Jeugdactiviteiten en -voorzieningen | |
Visie-ontwikkeling | |
Ontwikkelplan | |
Ontwikkelplan verkenning | |
Strategische vastgoedontwikkeling | |
Integraal programma- en projectmanagement | |
Recreatieadvies | |
Eco(hydro)logisch advies | |
Natuurtoetsen | |
Landschap en ruimtelijk advies | |
Klimaatslim ontwikkelen en beheren van bos en natuur | |
Advies zonne- en windenergie | |
Advies grondstroommanagement uit natuurontwikkeling | |
Advies houtproducten en -toepassingen | |
Advies biomassa | |
Advies marketing | |
Advies fondsenwerving | |
Ontwikkeling nieuwe belevingsconcepten | |
Accountmanagement | |
Bestuursadvies | |
Secretariaat | |
Financieel beleid | |
Planning en control | |
Juridische ondersteuning | |
Aansprakelijkheid | |
WOB-procedures | |
Gemeenschappelijke regelingen | |
Procederen |
Toelichting:
Deze activiteiten zijn te onderscheiden in twee delen:
a. De vaste delen, hiervan wordt bij het opstellen van de overeenkomst er vanuit gegaan dat deze in duur van de samenwerking nodig zullen zijn.
b. De facultatieve onderdelen, deze kunnen worden ingezet wanneer behoefte daaraan ontstaat in de loop van de samenwerking.
Activiteiten die doorgehaald zijn, daarvan wordt verondersteld dat deze in ieder geval niet aan de orde zullen komen tijdens de duur van de samenwerking, bijvoorbeeld omdat specifieke afspraken zijn gemaakt.