BIG DATA IN THE WORKPLACE
BIG DATA IN THE WORKPLACE
TIM VAN ASC H
Dit projectplan is het startpunt voor de student om 1) een voorkeur voor een project uit te spreken en
2) te gebruiken als start informatie bij begin project. Het is tevens bijlage van het contract.
INTRODUCTIE
In de introductie wordt de context geschetst van de opdrachtgever en de werkzaamheden van deze opdrachtgever.
Hospitality Group is marktleider in advies en interim management voor Facility Management & Huisvesting. Een eigentijdse omgeving met aansprekende dienstverlening? Met een gezonde bedrijfsvoering die zorgt voor rendement in alle opzichten? Dat is waar wij aan werken. In de bijlagen zijn enkele meer gedetailleerde beschrijvingen opgenomen van onze voor deze scope relevante activiteiten. Voor meer informatie verwijzen we naar onze website www.hospitality- xxxxx.xx.
DOEL
Wat moet er gemaakt worden? Deze sectie beschrijft in algemene bewoordingen wat het doel van de game of software is. Daarbij wordt de globale eisen van wat de game en/of software moet kunnen. Tevens kan in deze sectie worden beschreven wat de doelgroep van het uiteindelijke prototype is.
We hebben behoefte aan een (nieuwe) software oplossing voor het inzichtelijk maken van de prestaties van business support services (Bijv. Facility Management, HRM, IT en Inkoop). Deze oplossing noemen wij (nu) de Facility Performance Monitor (FPM) Deze prestaties worden meestal uitgedrukt in tevredenheid, compliance (contract, wet- en regelgeving, etc.), kosten en andere ratio’s/percentages zoals de CO2 footprint. Daarvoor hebben we behoefte aan een goede database opzet, een functionele en duidelijke mogelijkheid voor het inrichten, beheer en gebruik van opdrachtgeverspecifieke omgevingen en een online portal (dashboard en achterliggende schermen) voor het raadplegen van resultaten.
We werken nu met een bestaande (samengestelde) softwareoplossingen waarin:
• Audits en mystery visits worden uitgevoerd en gegevens worden opgeslagen in de database
• Tevredenheidsonderzoek wordt uitgevoerd
• Persona-onderzoek1 wordt gedaan
• Benchmarks worden uitgevoerd
• De resultaten daarvan naar omgeving (opdrachtgever) inzichtelijk zijn via een op maat te maken dashboard
• Diverse stakeholders (auditor/mystery guest, specialisten, opdrachtgever, klant, leveranciers, etc.) toegang hebben met specifieke autorisaties
Voor de beeldvorming van ons huidige systeem kunt u inloggen op ons dashboard:
• User: Dummy
• Wachtwoord: klant
1 We hebben 8 persona’s ontwikkeld (o.b.v. van het model van Xxxx Xxxx). Iedere type persona heeft andere behoeften als het gaat om de werkplek en de dienstverlening daarbinnen. We brengen de persona verhouding van organisaties in kaart door vragen via onze survey-tool (tevredenheid). De data verzamelen we nu in Excel, dat moet straks in een database komen.
De toegevoegde waarde van het bestaande programma is:
• Efficiënte processen voor uitvoeren van de diverse metingen/onderzoeken
• Alle data op één plek inzichtelijk voor alle stakeholders
• Real-time data inzichtelijkheid Wat we nu niet kunnen, maar wel willen:
• Meer gelaagdheid in het dashboard (nu 1 laag, wens is 3 lagen (of meer als de omgeving daarom vraagt)
• Eenvoudigere datamining door alle opdrachtgeverspecifieke omgevingen heen, op regelniveau
• Gebruiksvriendelijke back-end en ‘auditor-omgeving’, inclusief optimalisatie workflows
• Systeem waarin opdrachtgever zijn eigen omgeving kan beheren (look & feel en dashboard inhoud bijv.)
• Efficiëntieslag in beheer systeem/database en omgevingen
• Koppelen van onze benchmark omgeving aan het dashboard incl. een vergelijk met referentiedata
• Een standaard maandrapportage (Financiën, gebruiksvolumes en key operationele indicatoren (verloop, verzuim, etc.) per dienst
• Het toevoegen van datapunten rondom persona’s aan de database
o Vanuit Excel naar een database
o Koppeling naar een dashboard
o Vergelijk met de markt
• De mogelijkheid tot het koppelingen met onze FM Configurator voor:
o De leveranciersdatabase
o Het genereren van een Programma van Eisen waarin concept vragen- en auditlijsten zijn opgenomen
De primaire doelgroepen voor deze tooling zijn:
• De ondersteunende afdelingen van grote en middelgrote (inter)nationale organisaties:
o Directie/senior management
o Contract management
o Service management (vormgeving en beheer van inhoudelijk beleid)
o Locatie management (aansturing operationele zaken op een locatie)
o Service control (controle op prestaties dienstverlening)
o Klant management
• Hospitality Group
o Auditors/Mystery guests
o Contract management consultants
o Onderzoekers (tevredenheid, benchmarks, marktverkenningen, etc.)
• Leverancier
o Als tool om hun prestaties in beeld te brengen en te verbeteren
o Dwarsdoorsnedes maken gericht op gehele portfolio van die leverancier (dus mogelijk meerdere gebruikersomgevingen bij elkaar)
WAT IS DE FUNCTIONALITEIT VAN DE GAME EN/OF SOFTWARE?
Korte beschrijving van de functies van het te ontwikkelen systeem
Het programma is in staat om:
• Alle stamgegevens op één plek (bibliotheek) op te slaan:
o Leveranciers met algemene kenmerken (bijv. NAW (interne noot: relatie met PPO en FM Configurator2)
o Diensten (bijv. conform EN-15221 aanduidingen voor facility management)
o Gebouwlocaties (o.b.v. postcode, huisnummer en verdiepingsaanduiding)
o Opdrachtgevers met algemene kenmerken (bijv. NAW)
o Users (useraccount ID, wachtwoorden, koppeling aan Leverancier of Opdrachtgever, etc.)
o Basis voor de instrumenten (groslijsten etc.)
▪ Tevredenheid (bestaande tool die op onderdelen moet worden verbeterd)
▪ Audits & Algemene datapunten (nieuw te bouwen)
▪ Maandrapportage (nieuw te bouwen)
▪ Service level duiding (bestaande systematiek en onderdeel van bestaande benchmark tool)
▪ Benchmark (bestaande tool die op onderdelen moet worden verbeterd)
▪ Persona onderzoek (bestaande tool waarvan de dataopslag en –analyse nu in Excel plaatsvinden. Dat moet naar een database.)
o Basis voor het dashboard
▪ Standaard meters/indicatoren (bijv. klokje, stoplicht, etc.)
• Op eenvoudige/intuïtieve wijze gebruik te maken van de data die is opgeslagen in het systeem, bijvoorbeeld voor het samenstellen van een auditlijst en het eenvoudig invoeren van de auditresultaten
• Een opdrachtgeverspecifieke omgeving in te richten op basis van de stamgegevens:
o Users en autorisaties (zowel in breedte (welke locaties/diensten wel niet) als in de diepte (niveau van datadetail, als in tijd)
o Op maat inrichten van het dashboard
o Op maat inrichten van de instrumenten
• In een koppeling aan de FM Configurator in die omgeving de mogelijkheid te bieden om concept instrumenten samen te stellen en op te nemen in de bijlage van een Programma van Eisen.
• Een planning van instrumenten/datacapturing te maken en die te koppelen aan users (workflows).
• Eenvoudige datamining voor Hospitality Group over alle specifieke omgevingen heen.
2 FM Configurator is een software-oplossing die wij momenteel ontwikkelen waarin aan de hand van keuzebomen eenvoudig Programma’s van Eisen voor facilitaire diensten kunnen worden gegeneerd.
TOEPASSINGSGEBIED
Wat is het toepassingsgebied voor de applicatie of de game? In welk gebied wil de opdrachtgever deze gebruiken?
FPM wordt gebruikt organisaties in alle voorkomende sectoren in Nederland en internationaal (Nederlandse en Engelstalige versies, mogelijk in de toekomst ook andere talen!). Het wordt nu primair gebruikt voor Facility Management/Real Estate, maar nu en in de toekomst ook steeds meer voor bredere business support services als werkplekgerelateerde IT, werkplekgerelateerde HR en Inkoop.
CONTEXT/GERELATEERD WERK
Zijn er al games, applicaties die in bepaalde opzichten vergelijkbaar zijn met het beoogde projectresultaat? Zijn er voorbeelden, sfeerimpressies, screenshot, illustraties die helpen om richting te geven aan het ontwerp van de software.
Eerder is al verwezen naar onze huidige tooling. Tevens zijn in de bijlagen screenshots opgenomen van onze FM Configurator.
WAAROM IS HET PROJECT INTERESSANT?
Wat maakt dat dit een interessant project is? Wat heeft het voor impact op de gebruiker? Wat heeft het voor impact op de maatschappij? Wat maakt dat deze game of applicatie een succes gaat worden?
Het huidige FPM is al uniek, maar met de realisatie van de beoogde nieuwe versie wordt een enorme stap gezet in datamanagement, -uitwisseling en –intelligence. Dit gaat de branche helpen om efficiënter en effectiever te werken, onder andere door sneller en wendbaarder te worden en best practices beter te ontsluiten. Bovenal gaat de ‘big data’ helpen om proactiever/meer voorspellend te zijn.
WAAROM IS HET PROJECT INTERESSANT VOOR DE STUDENT?
Waarom is dit een interessant probleem voor studenten? Wat maakt dat studenten dit project willen doen?
• Moderne technieken dataverwerking
• Integratie van systemen
• User perspectieve, intuïtief en aantrekkelijke design
• Realistisch database ontwerp
• Big data
• Flexibiliteit
• Samen met klant en eindgebruiker (UU FSC)
DELIVERABLES
Deze sectie beschrijft wat er dient te worden opgeleverd. Naast de standaard eis dat er een prototype van de software of de game opgeleverd moet worden kunnen er aanvullende dingen zijn die moeten worden gemaakt. Denk hierbij aan documentatie van de game/software of resultaten uit onderzoek of testsessies. Aangeraden wordt om al voor eind project de software te installeren op de computer van de opdrachtgever waar de software verder moet gaan draaien. Indien gewenst kunnen de studenten dit doen. Geef wensen hierover aan in deze sectie.
• Getest en werkend prototype FPM 3.0
• Documentatie, broncode en overige relevante input voor beheerder pakket
• Gebruikershandleidingen voor:
o Opdrachtgever
o Leverancier
o Admin
o Auditor
o Onderzoeker
• Onderzoeker
• N.t.b.
PROJECTDUUR
Wat is de begin- en einddatum van het project.
Februari tot en met juni 2017
ONTWERP GRENZEN
De studenten zijn verantwoordelijk voor het uiteindelijke technische ontwerp van de game en/of software. Hiervoor zullen zij ook contact hebben met de opdrachtgever. De grenzen van het ontwerp dienen echter wel deels te worden bedacht vooraf. Het doel hiervan is om te zorgen dat de studenten op een goede manier het project in stappen. Deze secties dienen deze grenzen aan te geven.
BEPERKENDE VOORWAARDEN
Wat zijn beperkende voorwaarden? Waar moet zeker rekening mee worden gehouden tijdens het maken van de software/game. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een platform waarop ontwikkeld moet worden, of de locatie waar men de software gebruikt of de game speelt.
• Security is erg belangrijk
• Webbased
• Flexibel qua koppelingen voor de toekomst
• Snel en actueel kunnen werken
SYSTEEM INPUT
Deze sectie beschrijft wat er gebruikt wordt als invoer voor de software of het spel. Denk hierbij aan informatie en informatiestromen maar ook aan de locatie waar het gebruikt wordt, wie of wat er nodig is om het te gebruiken.
De data invoer vindt hoofdzakelijk handmatig plaats via een laptop/PC of een mobiel device (via een App/mobiele webpagina). In voorkomende gevallen moet data ook geïmporteerd kunnen worden, bijv. vanuit Excel spreadsheets. Voor de toekomst zou het mogelijk moeten kunnen zijn om ook koppelingen met andere applicaties.
De output moet geëxporteerd kunnen worden naar Excel, Word of PDF (afhankelijk van type output). Er hoeven geen koppelingen naar andere systemen te zijn anders dan een koppeling met de FM Configurator (leveranciersdatabase en inbreng concept lijsten in programma’s van eisen moet wel mogelijk zijn). Voor de toekomst zou het mogelijk moeten kunnen zijn om ook koppelingen met andere applicaties te kunnen maken.
GEWENST GEDRAG
Dit beschrijft wat de gebruiker of speler moet gaan doen. Wat wil je dat er voor gedrag wordt getoond? Dit hoeft niet beperkt te blijven tot het gedrag ten opzichte van het spel of software, maar kan breder worden getrokken. Om een heel gek voorbeeld te noemen: een spel heeft als resultaat dat het zorgt dat mensen in hun verdere leven zich houden aan het niet door rood rijden. Dit hoeft geheel niet terug te komen in het spel, als het maar wel dit gedrag als gevolg heeft.
Het systeem is het platform voor monitoring en continue verbetering van de dienstverlening en faciliteert het gesprek en uitkomsten met de visuele resultaten die het systeem toont. Gebruikers moeten als vanzelfsprekend dit systeem als middelpunt voor hun prestatiedata zien. Nu zijn dat vaak allerlei bronnen (fysiek, systemen, etc.). Laagdrempeligheid, duidelijkheid, gebruikslogica en – gemak zijn daarin erg belangrijk, naast de geboden functionaliteit en de juistheid van data.
ONGEWENST GEDRAG
Wat wil je dat de speler of gebruiker absoluut niet zou moeten doen? Om een voorbeeld te noemen: een applicatie op de mobiele telefoon voor het bijhouden van het eetpatroon (en dat dit wordt gedeeld op sociale media) heeft als gevolg dat mensen uiteindelijk niet de goede gegevens invullen. Het ongewenste gedrag is dus het liegen over je eetpatroon.
Dataveiligheid en toegang (autorisaties) zijn zeer belangrijk. Gebruikers mogen nooit data zien die niet voor hen is bedoeld.
GEBRUIK
Dit deel van het document dient gevuld te worden met informatie over het gebruik van de game of de software. Wat voor ervaring zal de speler of gebruiker hebben? Wat zal hij of zij voor zich zien? Wat moet hij gaan doen? Hoe moet hij gaan handelen?
We gaan in onderstaande beschrijving uit van een aantal archetypische gebruikers: de opdrachtgever, de leverancier, de auditor, de onderzoeker en de admin die een omgeving gaat inrichten.
• De opdrachtgever: Logt in via de website (die natuurlijk zijn/haar startscherm is) en komt direct (en snel) op een voorkeursniveau binnen op het dashboard (de senior manager op strategisch niveau en de locatiebeheerder op operationeel niveau bijv.). Daar ziet hij/zij in één oogopslag wat er goed gaat en waar aandacht voor nodig is. Binnen een paar klikken kan hij/zij tot de kern van een afwijkende waarde komen. Het werkt heel intuïtief en als hij/zij wat wil vergelijken is snel duidelijk hoe dat moet en wordt hij/zij in een aantal stappen tot het gewenste vergelijk geleid. Een export naar Word, Excel, PDF of een image die naar iemand gemaild, gewhatsappt of op LinkedIn gedeeld. Dat kan natuurlijk op een laptop/PC en op een mobiel device.
• De leverancier: Logt in via de website (die natuurlijk zijn/haar startscherm is) en komt direct (en snel) op een voorkeursniveau binnen op het dashboard (de senior manager op strategisch niveau en de locatiebeheerder op operationeel niveau bijv.). Daarbij komt het nooit voor dat de leverancier gegevens ziet die niet tot de scope van deze leverancier behoren. Binnen een paar klikken kan hij/zij tot de kern van een afwijkende waarde komen. Het werkt heel intuïtief en als hij/zij wat wil vergelijken is snel duidelijk hoe dat moet en wordt hij/zij in een aantal stappen tot het gewenste vergelijk geleid. Dat vergelijk kan ook worden gemaakt met andere opdrachtgevers van deze leverancier die ook gebruik maken van het systeem.
• De auditor: kan in het systeem gemakkelijk zijn toekomstige metingen plannen (op periode of datum), desgewenst worden deze via Outlook direct in zijn/haar agenda ingeschoten. Indien dat is gewenst worden er (op gezette momenten) automatische notificaties verzonden aan stakeholders, bijv. een leverancier wordt 24 van tevoren op de hoogte gesteld van een audit. Hij/zij kan heel eenvoudig zoeken in de lange lijst van geplande en uitgevoerde audits (alleen die voor hem/haar relevant zijn). Het uitvoeren van de audit kan via een pc/laptop, vanaf papier en vanaf een mobiel device. Nadat de audit is uitgevoerd start een automatische workflow voor validatie van gegevens en notificatie van stakeholders. Uiteraard kunnen audits achteraf nog worden aangevuld/aangepast. De status van een audit is ook inzichtelijk: nog te plannen, gepland, in uitvoering, voorlopig resultaat, definitief resultaat.
• De onderzoeker: is in staat om eenvoudig, met gebruik van groslijsten/best practices benchmark-, persona- en tevredenheidsonderzoeken in te richten en te verspreiden (via een link en/of mail) aan één tot duizenden respondenten. Hij/zij kan de voortgang/respons monitoren en kan (automatische of handmatige) reminders versturen. Voor persona- en tevredenheidsonderzoek wordt ook de betrouwbaarheid getoond. Na het sluiten van de dataverzameling kunnen eenvoudig berekeningen en analyses (regressie, variantie, (normaal)verdelingen, etc.) worden uitgevoerd (mogelijk in andere software zoals SPSS). De resultaten kunnen worden gekoppeld aan tabellen en figuren die via bookmarks direct
in een standaard rapportsjabloon komen. Ook moet de onderzoeker periodiek in staat kunnen zijn om dwarsdoorsnedes door de gehele database te maken en verbanden te zoeken: wat vinden alle studenten van Nederland van de koffie en is er een significante relatie met het type onderwijs en de prijs van een kop koffie?
• De admin: gaat een omgeving voor een nieuwe opdrachtgever inrichten. Nadat alle brongegevens (adressen, opdrachtgever, etc.) ingevoerd zijn, start hij/zij de wizard voor inrichten van een omgeving. Via overzichtelijke en logische schermen richt hij/zij stapsgewijs de basis (look & feel, locaties, diensten, gebruikers, etc.) in, maakt de benodigde instrumenten aan (op basis van de groslijsten), richt het dashboard in zoals dit met de opdrachtgever is uitgedacht en maakt de te plannen audits en metingen aan. Deze komen in een automatische workflow terecht bij degenen die deze audits en metingen moeten uitvoeren (een onderzoeker of auditor bijv.). Natuurlijk wordt voor elke user heel goed invulling gegeven aan wat hij/zij wel of niet mag (autorisaties). Dit alles moet na inrichting gemakkelijk beheerd en aangepast kunnen worden. De admin zou ook een medewerker van de opdrachtgever kunnen zijn.
VISUALISATIE
Hoe beleeft de eindgebruiker het uiteindelijke prototype? Wat ziet hij of zij voor zich? In welke stijl wordt dit gepresenteerd?
Zie screenshots FM Configurator, zelfde stijl met een kleine (kleur)twist.
ARTWORK
Is er behoefte aan artwork door stagiaires grafische MBO opleiding? Wat voor soort, 2D/3D? Wat voor beeldmateriaal is er nodig? Welke stijl wordt aan gedacht?
Nee, dat doen wij zelf.
SPELERS-/GEBRUIKERSPERSPECTIEF
Wat ziet de speler of gebruiker? Vanuit welke invalshoek gaat hij of zij te werk? Vanuit welke situatie (werk, vrije tijd, training, etc...) gaat de speler of gebruiker met het prototype aan de gang?
Het is een professionele (werkgerelateerde) oplossing.
ACTIES/HANDELINGEN
Wat zijn de typische acties of handelingen die een gebruiker moet uitvoeren? Denk hierbij vooral aan ‘werkwoorden’ om dit te kunnen beschrijven.
• Inrichten opdrachtgeversomgevingen
• Inrichten instrumenten
• Invoeren nieuwe gegevens
• Aanmaken nieuwe gebruikers en autorisaties
• Inzien resultaten (dashboard & onderliggende data)
• Vergelijkingen maken met referentiegroepen, andere periodes (tijd), andere locaties, andere diensten, etc.
• Data-analyses
VEREISTE MATERIALEN
Wat zijn de materialen die gebruikt dienen te worden voor het maken van de software of het spel? Denk hierbij aan specifieke hardware of software. Een app. voor een mobiele telefoon vereist bijvoorbeeld dat er telefoons zijn waarop deze kan worden ontwikkeld.
• Webbased en bruikbaar in alle reguliere browser(versies) 🡪 laptop/pc met deze browsers
• App (of app-based mobiele website) voor invoer data en benaderen dashboard 🡪 mobiele devices (iOS, Android en Windows Mobile)
• Exports naar Office en PDF 🡪 laptop/pc met Office en Adobe reader
MATERIALEN AANGELEVERD DOOR DE OPDRACHTGEVER
Wat zijn de materialen die nodig zijn voor het project die de opdrachtgever gaat aanleveren? Denk hierbij aan data, modellen, software modules, documentatie…. Zijn deze nu reeds beschikbaar? Zo nee, is het zeker dat ze beschikbaar zijn bij aanvang van het project?
• Functionele beschrijvingen van elk van de onderdelen (gedeeltelijk al beschikbaar, alles gereed voor start)
• Gedachten over workflowprocessen (bijv. stappen bij inrichten opdrachtgeveromgeving) (gedeeltelijk al beschikbaar, alles gereed voor start)
• Look & feel vereisten (beschikbaar voor start, impressies zijn bijgevoegd)
• Bestaande programmatuur en broncodes (beschikbaar, en ons eigendom)
• Eventuele (data)testbestanden (beschikbaar)
• Eventueel andere benodigdheden in overleg
TESTOMGEVING
Waar moet het resultaat getest worden? Welke faciliteiten/testpersonen zijn hiervoor beschikbaar via de opdrachtgever.
• We stellen geen specifieke eisen aan de locatie van de testomgeving. Wel dient dataveiligheid geborgd te zijn en moeten we toegang kunnen hebben vanaf ons kantoor.
• We hebben een team met verschillende gebruikerperspectieven klaar staan om te ondersteunen bij de ontwikkeling en het testen.
CONTACTPERSOON
Deze sectie beschrijft wie er bij de opdrachtgever zal samenwerken en overleggen met het projectteam en verantwoordelijk is voor het leveren en verzorgen van de specifieke materialen ten behoeve van de ontwikkeling.
• Strategisch: Xxx xxx Xxxx/Xxxx Xxxxxx
• Tactisch: Xxxxx Xxxxxx/Xxx Xxxxxx
• Operationeel: Xxx Op ’t Hoog/Xxxxx Xxxxxxxx