Deelnamevoorwaarden
I. Algemene deelnamevoorwaarden voor door GLOBAL FAIRS georganiseerde acties
1. Deelnemen aan de door Global Fairs georganiseerde acties is slechts mogelijk voor zover de deelnemer al zijn verbintenissen tegenover Global Fairs naleeft en voor zover de deelnemer geen schuldvorderingen in het voordeel van Global Fairs heeft openstaan, waarvan de vervaldatum is overschreden op het moment van de inschrijving voor de actie.
2. Global Fairs behoudt zich het recht voor om een maximum aantal deelnemers vast te stellen voor een actie.
3. Enkel inschrijvingen voor acties die gebeuren via de website van Global Fairs worden in aanmerking genomen.
4. Global Fairs eerbiedigt de persoonlijke levenssfeer. Persoonlijke informatie wordt behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zoals gewijzigd bij wet van 11 december 1998.
5. Als deelnemer bent u verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die u in het kader van uw deelname aan Global Fairs meedeelt en heeft u de verplichting wijzigingen aan uw gegevens onverwijld mee te delen. Global Fairs heeft het recht de juistheid en volledigheid van uw gegevens na te kijken.
6. In het kader van de acties van Global Fairs wordt mogelijk beeldmateriaal gecreëerd – in de vorm van foto en/of film – dat nadien via Global Fairs - mediakanalen kan gebruikt worden. Indien u hiermee niet akkoord gaat, gelieve dit expliciet, schriftelijk en voor aanvang van de actie te laten weten aan Global Fairs.
7. Als deelnemer bent u verantwoordelijk voor het aanvragen van de nodige export-documenten en licenties, alsook voor de juistheid ervan. Global Fairs kan niet aansprakelijk worden gesteld bij eventuele problemen.
8. Global Fairs behoudt het recht om aanmeldingen te weigeren, indien er, naar het oordeel van Global Fairs, daartoe gegronde redenen bestaan (enkele niet- limitatieve voorbeelden: het specifieke thematische karakter van de actie, niet- betaling van de facturen van Global Fairs, …). Global Fairs deelt de redenen mee aan de betrokken deelnemer(s) en de reeds gedeeltelijk of volledig betaalde deelnamebijdrage wordt terugbetaald.
9. Indien er een deelnemingsbijdrage verschuldigd is, moet deze uiterlijk betaald zijn op de vervaldatum vermeld op de factuur. Global Fairs kan, tot ontvangst van de verschuldigde betaling, iedere dienstverlening, voorbereiding of toewijzing opschorten, of effectieve deelneming aan de actie weigeren. In geval effectieve deelneming aan de actie geweigerd wordt door Global Fairs gelden de voorwaarden zoals vermeld onder artikels 11 en 12.
10. Elke laattijdige betaling geeft aanleiding tot verwijlintresten. Deze worden dag aan dag aangerekend, en beginnen te lopen van rechtswege en zonder aanmaning. De aangerekende verwijlintresten zijn gelijk aan de gerechtelijke intresten.
11. U kan uw deelname enkel per e-mail annuleren. De datum van ontvangst door Global Fairs van de e-mail geldt als datum van de annulering.
12. Indien u uw deelname gedeeltelijk of volledig annuleert, blijft u - ongeacht het moment waarop de annulering gebeurt - de deelnemingsbijdrage aan Global Fairs verschuldigd, tenzij anders bepaald in de specifieke deelnamevoorwaarden.
13. De betaling van de deelnemingsbijdrage en/of iedere andere daaraan verbonden kost dient te gebeuren in de munt opgegeven op de factuur. Eventuele bankkosten vallen altijd ten laste van de deelnemer.
14. Global Fairs kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor welke rechtstreekse, onrechtstreekse of incidentele schade ook.
15. Global Fairs kan een actie geheel of gedeeltelijk annuleren, uitstellen of onderbreken door een beslissing van de organisatoren of ten gevolge van de ontoereikendheid van het aantal deelnemers, de onbeschikbaarheid van kredieten en/of in geval van overmacht. In deze gevallen zal Global Fairs de redenen van gehele of gedeeltelijke annulering, uitstel of onderbreking meedelen aan de inschrijvers en de reeds betaalde deelnamebijdrage volledig terugbetalen. Global Fairs komt niet tussen in enige additionele kosten die door u werden gemaakt uit eigen naam ter voorbereiding van de geheel of gedeeltelijk geannuleerde, uitgestelde of onderbroken actie.
16. Xxxxxxx van geschil of betwisting over de interpretatie of de uitvoering van deze voorwaarden verbinden Global Fairs en uzelf zich ertoe om overleg te plegen om tot een billijke overeenkomst te komen. Xxxxxxx dit onmogelijk blijkt, zullen enkel de (Nederlandstalige) rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd zijn.
17. U wordt als deelnemer verondersteld kennis te hebben genomen van de algemene en specifieke deelnemingsvoorwaarden, deze te begrijpen, er mee in te stemmen en eraan gebonden te zijn. De eventuele nietigheid van een bepaling doet geen afbreuk aan de geldigheid van alle andere vermelde bepalingen.
II. Specifieke deelnamevoorwaarden voor deelname aan een groepsstand georganiseerd door Global Fairs op beurzen in het buitenland
1. Alle bedrijven kunnen zich op hetzelfde moment aanmelden voor deelname aan een groepsstand, ongeacht het aantal eerdere deelnames.
2. Als deelnemer geeft u bij inschrijving duidelijk aan welke producten of diensten u wenst te promoten.
3. Bij de aanmelding geeft u als deelnemer het gewenste aantal m² op.
In functie van het totaal aantal deelnemers en de totale beschikbare standruimte, zal Global Fairs een reëel aantal m² toewijzen.
De toewijzing van de standlocatie binnen de groepsstand wordt bepaald in functie van de chronologische volgorde van de ontvangst van de inschrijvingsformulieren. In specifieke gevallen (bijvoorbeeld bij uitzonderlijke standgrootte) kan Global Fairs hierop een uitzondering maken.
Global Fairs doet u een standvoorstel. Het staat u vrij zich terug te trekken
binnen 14 kalenderdagen indien het voorstel niet voldoet aan uw verwachtingen. Indien er niet binnen deze termijn wordt gereageerd, wordt de deelname als definitief beschouwd en gelden de annuleringsvoorwaarden.
4. Door in te schrijven in een groepsstand georganiseerd door Global Fairs aanvaardt u de standstructuur en standinrichting gekozen door Global Fairs. Dit betekent o.m. het uniforme uitzicht en de grafische voorstelling van alle stands, de standstructuur, de vloerbekleding en het voorgestelde meubilair. Slechts in uitzonderlijke gevallen en mits voorafgaande schriftelijke toestemming door Global Fairs kan hier van afgeweken worden.
5. Voor de deelname aan de door Global Fairs georganiseerde groepsstand betaalt u als deelnemer een algemene bijdrage per m2 die volgende kosten omvat:
o voorbereiding van de beurs en organisatie van de deelname.
o begeleiding ter plaatse.
o huurprijs van de eigen (individuele) standruimte.
o bouw van de stand.
o inrichting van de stand, inclusief standstructuur, naambord, vloerbekleding, verlichting, stopcontact(en) en basismeubilair, dit alles vooraf overeen te komen met de deelnemers, in functie van de oppervlakte van hun stand.
o hulp door de standbouwer bij het installeren en ophangen van standdecoratie.
o schoonmaken van de vloer en leegmaken van de papiermanden.
o gebruik van de faciliteiten beschikbaar in de onthaalinfrastructuur van Global Fairs.
6. Alle kosten anders dan deze die onder punt 7 worden vermeld, zijn individuele kosten, ten uwen laste.
Hieronder gaat een niet-limitatieve lijst van mogelijke extra kosten:
o kosten voor laattijdig gevraagde wijzigingen aan de afgesproken standinrichting (onder laattijdig wordt verstaan: vanaf 30 kalenderdagen voor de opening van de beurs).
o kosten verbonden aan de door de deelnemer gewenste specifieke versieringen of inrichtingen, die niet begrepen zijn in de uitrusting zoals vermeld in punt 6. Deze kosten zullen, in de mate van het mogelijke, vooraf begroot worden en enkel na voorafgaand schriftelijk akkoord van de deelnemer uitgevoerd worden.
o kosten van aansluitingen op de eigen stand, op vraag van de deelnemer, en de daaruit voortvloeiende verbruikskosten (voorbeelden: levering en aansluiting van water, telefoon, fax, internet, koelkast, drijfkracht, enz.).
o transport van de tentoonstellingsgoederen die naar de beurs worden verstuurd.
7. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als deelnemer blijft, ongeacht het moment van annulering, de bijdrage in de kost van de standhuur en de eventuele ‘co-exhibitor fee’ verschuldigd. Global Fairs kan u ontslaan van de verplichting tot betaling van het verschuldigde bedrag, wanneer de gemaakte kosten kunnen gerecupereerd worden bij de beursorganisatie of gecompenseerd kunnen worden doordat een andere deelnemer (*) de vrijgekomen standruimte overneemt.
8. Global Fairs kan in de voorbereiding van de beursdeelname vrijblijvend voorstellen formuleren met betrekking tot:
o groepage van goederen.
o reis/vervoer van de deelnemers.
o mogelijkheden tot overnachting.
Deze vrijblijvende voorstellen houden niet in dat Global Fairs optreedt als transporteur, reisbureau of touroperator of enige aansprakelijkheid op dit punt aanvaardt.
Ieder contract voor personen- en/of goederenvervoer, voor personen- en/of goederen-verzekering en voor hotelaccommodatie naar aanleiding van de deelname aan een door Global Fairs georganiseerde groepsstand, moet door u als deelnemer rechtstreeks afgesloten worden met respectievelijk de vervoermaatschappij, het reisagentschap, de verzekeringsmaatschappij en/of het hotel.
De vrijblijvende voorstellen die Global Fairs u in deze kan formuleren, wijzigen de rechtstreekse juridische verhoudingen tussen de contracterende partijen niet.
9. U verplicht er zich als deelnemer toe:
o uw eigen goederen uiterlijk de dag voor de opening van de beurs op te stellen en ze ten laatste de dag na de sluiting te verwijderen. Indien u niet tijdig de nodige schikkingen heeft getroffen in verband met het wegbrengen van zijn eigen goederen, kan Global Fairs, zonder voorafgaande waarschuwing en op uw kosten, alle maatregelen treffen om de betrokken goederen van de beurs-locatie te verwijderen.
o standmateriaal en -meubilair dat ter beschikking wordt gesteld met zorg te behandelen en in onberispelijke staat terug te bezorgen.
o inzage te nemen van het algemeen reglement van de beurs en de regels die gelden op de beurslocatie en deze strikt na te leven.
o de aanwezigheid te waarborgen, tijdens de hele beurs, van een afgevaardigde op de eigen stand.
o zonder uitstel de factuur te betalen voor de bijkomende kosten die door Global Fairs voor de deelnemer op voorhand werden aangegaan.
o zich respectvol te gedragen t.o.v. het gastland, de overige deelnemers aan de groepsstand en de vertegenwoordigers van Global Fairs.
10. Deelnemende bedrijven dienen de namen van hun eventuele co-exposanten kenbaar maken tenminste 30 kalenderdagen voor de opening van de beurs.