VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VRIJDAG 9 OKTOBER 2020 – 20.00 UUR – KANTINE RKVV ROOSENDAAL

VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING

VRIJDAG 9 OKTOBER 2020 – 20.00 UUR – KANTINE RKVV ROOSENDAAL

Afmeldingen: Xxxxx Xxxxx en Xxxx Xxxxxxx.

Via MS Teams aanwezig: Xxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxxx, Xxxxx xxx Xxxx, Xxxxx xxx Xxxx, Xxxx xx Xxx, Xxxx xxx Xxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx en Xxxxxx Xxxxxxx.

1. Opening

Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) opent de vergadering. Door de COVID-19 maatregelen is het een bijzondere ledenvergadering. Om zoveel mogelijk mensen deel te kunnen laten nemen aan de vergadering is gekozen voor een hybride vorm. Een deel van de leden is fysiek aanwezig een ander deel volgt de vergadering via MS Teams.

Er wordt één minuut stilte gehouden voor alle overleden leden.

2. Vaststellen verslag Algemene Ledenvergadering 24 januari 2020 Het verslag wordt zonder op- en/of aanmerking vastgesteld.

3. Jaarverslag 2019-2020 secretaris

Het verslag wordt voor kennisgeving aangenomen.

4. Financieel jaarverslag 2019-2020

Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft een toelichting op het financiële resultaat. Het seizoen wordt afgesloten met een positief resultaat van € 25.987. Xxxxx Xxxxx vraagt wat we bespaard hadden als alle vrijwilligers vergoeding waren gestopt. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat na de uitbraak van COVID-19 alle vrijwilligersvergoedingen zijn stop gezet. In het huidige seizoen wordt maandelijks bekeken of en hoeveel we aan vrijwilligersvergoedingen uitbetalen. Xxxxx Xxxxxxxxx vraagt waardoor de inkoop bij de kantine een negatief verschil laat zien ten opzichte van de begroting. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) ligt toe dat in het resultaat van de kantine ook het derde helft toernooi is meegenomen. Doordat dit toernooi met een nihil resultaat is afgesloten, heeft dit een negatief effect op de bruto marge van de kantine. Daarnaast is door COVID-19 een deel van de voorraad vorig seizoen afgeboekt. Waarom is de contributie dit jaar eerder geïncasseerd vraagt Xxxx xxx Xxxx. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft hierop de volgende toelichting. De contributies zijn naast de kantine inkomsten onze grootste bron van inkomsten. In andere jaren werd de contributie pas in (eind) september opgelegd. Door COVID-19 bestond er geen zekerheid dat wij bij de start van het nieuwe seizoen al inkomsten zouden generen uit de kantine. Een gesloten kantine en de inning van de contributie in september, zou betekenen dat wij onvoldoende liquide middelen zouden hebben om aan onze verplichtingen in de maanden juli, augustus en september te kunnen voldoen, vandaar het besluit om de contributie al eind juli te innen. Een bijkomend voordeel is, dat voor aanvang van de competitie al in beeld was welke leden hun contributie nog niet hadden betaald. Niet betalende leden konden daardoor al direct worden uitgesloten van het deelnemen aan wedstrijden. Xxxxx Xxxxxx informeert naar de hoeveelheid subsidies/middelen welke zijn ontvangen in verband met COVID-19. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat het om een bedrag van circa

€ 20.000 gaat. Ook voor het nieuwe seizoen is een beroep gedaan op steunmaatregelen. Deze zijn voorlopig toegekend.

5. Verslag kascontrole commissie

Xxxxxxx Xxxxxxx geeft aan dat op 22 september 2020 de kascontrole commissie de controle heeft uitgevoerd. De kascontrole commissie heeft extra aandacht besteed aan de COVID-19 effecten en aan de automatisering van de financiële administratie. De kascontrole commissie geeft aan, dat uit de controle blijkt dat door de penningmeester effectief en daadkrachtig is geacteerd op de COVID-19 effecten. Daarnaast is uit de controle en uit steekproeven in Exact Online gebleken, dat de administratie effectief is ingericht en deels is geautomatiseerd. In algemene zin is de kascontrolecommissie tevreden over het professionaliseren en automatiseren van het financiële administratie proces. De kascontrolecommissie doet een aanbeveling aan de penningmeester om de inrichting en de (her)rubricering van het grootboek nog één stap verder te brengen.

De kascontrole commissie stelt voor om het bestuur decharge te verlenen over het seizoen 2019-2020, de ledenvergadering stemt hier mee in.

6. Verkiezen kascontrole commissie

Xxxxx Xxxxxxx is aftredend. Xxxxx wordt bedankt voor zijn inspanningen in de afgelopen drie jaar. Vanuit de ledenvergadering worden geen kandidaten voorgedragen om de plaats van Xxxxx in te nemen. Het bestuur zal op zoek gaan naar een vervanger.

7. Mededelingen bestuur

Door Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) worden de volgende onderwerpen kort toegelicht:

▪ We zijn in gesprek met een nieuwe hoofdsponsor voor het seizoen 2020-2021. Het contract met onze huidige hoofdsponsor Tosca Chocolatier loopt aan het einde van dit seizoen af. Xxxxx heeft aangeven niet als hoofdsponsor door te willen gaan.

▪ In verband met COVID-19 neemt het G-team dat jaar niet deel aan de competitie. De spelers worden wel in de gelegenheid gesteld om te komen trainen.

▪ We hebben ons aangesloten bij Fit Roosendaal een initiatie vanuit de gemeente Roosendaal. Doel is om zoveel mogelijk inwoners fit te houden. Voor onze vereniging een mooie kans om ons sportpark ook overdag te (laten) gebruiken.

▪ Het contract met ING is verlengd.

8. Begroting 2020-2021

Door Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) wordt een toelichting geven op de begroting voor het seizoen 2020-2021. Xxxxx xxx Xxxx vraagt of in de begroting al rekening is gehouden met lagere kantine opbrengsten. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan, dat in de begroting hier geen rekening mee is gehouden. Wel is een aantal scenario’s uitgewerkt om zicht te krijgen op wat de effecten voor onze vereniging zijn als de kantine voor een langere periode gesloten moet worden. Door Xxxx xxx Xxxx wordt gevraagd wat onder de post “overig” valt. Onder deze post vallen onder andere contributies/lidmaatschappen, kosten voor sponsoruitingen en bestuurskosten, licht Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) toe. Aanvullende vraagt Xxxx xxx Xxxx waarom de kosten met circa 50% stijgen ten opzichte van de realisatie over het seizoen 2019-2020. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat dit voornamelijk het gevolg is van het beter periodiseren van kosten. Facturen die deels betrekking hadden op zowel het seizoen 2019-2020 als op het seizoen 2020-2021 zijn verdeeld over beide seizoenen. Hierdoor ontstaat een eenmalig voordeel in het seizoen 2019-2020. Xxxxx Xxxxxx vraagt om een

toelichting op de verschillende scenario’s die zijn uitgewerkt in verband met COVID-19. Aan de inkomstenkant gaat het om een beroep doen op de beschikbare steunmaatregelen. Aan de uitgavenkant gaat het om verlagen

van de vrijwilligersvergoedingen, verlagen budget technische commissie, minder gas/water/elektra kosten, lagere kosten aan de KNVB, minder onderhoudskosten, lagere vergoeding terreinmeester en lagere inkoopkosten voor de kantine geeft Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) als toelichting. Xxxx xxx Xxxx vraagt of dan ook de hoofdtrainer een lagere vergoeding krijgt. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) antwoordt hier ontkennend op. Met de hoofdtrainer hebben wij een arbeidsovereenkomst. We kunnen wel een beroep doen op steunmaatregelen. Xxxxx Xxxxx vraagt of de vergoeding voor het wedstrijdsecretariaat ook wordt verlaagd.

Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat dit tot op heden niet het geval is. Maandelijks wordt echter bekeken welke maatregelen moeten worden getroffen. Xxxx Xxxxxxxxx geeft aan dat hij niet begrijpt waarom de kosten van de terreinmeester afnemen, de kleedkamers zijn gewoon open. Dit is alleen in het scenario dat het gehele sportpark moet worden gesloten geeft Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) als toelichting.

Xxxx xxx Xxxx informeert naar het bedrag dat wordt gereserveerd voor groot onderhoud. Xxxxx Xxxxxx

(penningmeester) geeft aan dat in de begroting € 5.000 hiervoor is opgenomen. Niet bestede middelen worden toegevoegd aan de voorziening. Xxx Xxxxxxx vraagt hoelang het bestuur denkt dat de volledig contributie kan worden geïnd. De contributies vormen een belangrijk deel van onze inkomsten (circa 40%), restitutie van de contributie is niet op te vangen binnen de begroting. Bij de inning van de contributie hebben drie leden (schriftelijk) aangegeven moeite te hebben met het volledig innen van de contributie geeft Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) aan. Zowel Xxxx xxx Xxxx als Xxxxx Xxxxxx vragen of het bedrag aan onderhoud van € 5.000 voldoende is. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat e.e.a. zal blijken uit het op te stellen beleidsplan. Als dit plan gereed is, zal ook de financiële impact in beeld worden gebracht. Xxxxxx Xxxxx doet het verzoek om zuinig te zijn op de materialen, zeker als we scherp op de uitgaven moeten letten. Xxxx Xxxxxxxxx geeft aan dat het sportpark ook een aantrekkingskracht overdag heeft op niet leden en dat deze ook zorgen voor de beschadiging van materialen. Als het sportpark overdag ook door anderen gebruikt gaat worden (zie mededelingen bestuur) moeten er goede afspraken gemaakt worden over het gebruik van materialen geeft Xxxxx Xxxxx aan. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) geeft aan dat daar t.z.t. aandacht voor zal zijn. Xxxxx xxx Xxxx vraagt om het weer afsluiten van de ruimte waar de kleine doeltjes staan. Xxxxxx xxx Xxxxx geeft aan dat hier aandacht voor is. Door de COVID-19 maatregelen is deze ruimte opengesteld om de kantine COVID-19 proof te maken.

9. Investering zonnepanelen

Door Henk van Loon wordt een inhoudelijke toelichting geven op de aanschaf van de zonnepanelen. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft een toelichting op de financiële effecten voor onze vereniging.

Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) geeft een toelichting op het proces. Er wordt aan de ALV een goedkeuring gevraagd op de volgende punten:

▪ Het investeren in de zonnepanelen conform business case met een geraamd investeringsbedrag van

€ 52.635;

▪ Het aangaan van de financiering van € 40.000 bij de ING;

▪ Het verstrekken van alle (hypothecaire) zekerheden, borgen, onderpanden etc. welke benodigd zijn voor het verkrijgen van de financiering/het uitvoeren van het zonnepanelenproject;

▪ Alle overige niet expliciet benoemde formaliteiten welke benodigd zijn om het zonnepanelen project uit te voeren.

Voor bovenstaande heeft het bestuur goedkeuring van de ALV nodig. Onze statuten schrijven hierover voor dat een dergelijk besluit alleen kan worden genomen als 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Tijdens deze vergadering wordt niet aan deze eis voldaan. Onze statuten schrijven voor dat in een dergelijke situatie het bestuur, binnen vier weken, een tweede vergadering bijeen moet roepen. In deze vergadering kan ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordige leden een positief besluit worden genomen mits een meerderheid van tenminste 2/3 instemt met het voorstel. Voorgesteld om volgende week vrijdag (16 oktober)

om 20.00uur een nieuwe vergadering te houden. Xxxxx Xxxxxx vraagt waarom voor één week wordt gekozen. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) geeft aan dat dit te maken heeft met de te ontvangen subsidie. Om hiervoor in aanmerking te komen is een tijdig besluit nodig. De ALV stemt in het met het voorstel.

Afgesproken wordt dat de toelichtingen die vanavond zijn gegeven op de website worden geplaatst en dat leden in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk vragen in te dienen, welke volgende week worden behandeld. Ook de vragen die vanavond zijn gesteld worden hierbij betrokken.

10. Verslag onderzoekscommissie

Vanuit het bestuur wordt het wenselijk geacht om dit onderwerp te bespreken als iedereen de mogelijkheid heeft om fysiek aanwezig te zijn. Voorafgaande aan de vergadering is daarom besloten om dit punt van de agenda af te halen.

11. Voorstellen vanuit leden

Xxx Xxxx xxx Xxxx, Xxxxx Xxxxxx en Xxxxx xxx Xxxx is een mail ontvangen waarin de volgende zaken worden gevraagd:

1. Is het bestuur financieel in control en is onze zorg over het voortbestaan van de club ongegrond? Ook rekening houdend met wederom een seizoen waarin kantine- & sponsorinkomsten marginaal, zo niet verwaarloosbaar zullen zijn.

2. Komt er een beleidsplan, zodat we op gezette momenten het beleid kunnen toetsen en eventueel bijsturen, voor de komende 3 – 5 jaar waarin verwachtingen en prognoses vastgelegd zijn op het gebied van maatschappelijke ontwikkelingen, financiële aspecten en sportieve speerpunten?

Door het bestuur wordt de volgende reactie gegeven:

1. Kijkend naar het in control zijn nu en in de toekomst, is het zo dat de resultaten tot en met september boven begroting liggen en dat in de begroting voor seizoen 2020-2021 4 scenario’s inclusief bijbehorende bezuinigingsmaatregelen zijn gedefinieerd om te zorgen dat ongeacht wat COVID-19 voor ons in petto heeft, we goed het seizoen doorkomen. Eén van die scenario’s is vanwege de recente sluiting van de kantine (helaas) in werking getreden.

Voor de verdere toekomst is voor de 4 seizoenen na 2020-2021 ook een financiële meerjarenprognose opgesteld welke een verdere positieve financiële ontwikkeling laat zien. Deze prognose is ook reeds getoetst en akkoord bevonden door Stichting Waarborgfonds Sport en door de ING-bank in het kader van de toetsing van onze financiële positie in het kader van de mogelijke aanvraag van een financiering voor de aanschaf van zonnepanelen.

2. Zodra het beleidsplan (wat nog in wording is) is vertaald naar een concreet strategisch plan, zal dit ook verder financieel uitgewerkt worden. Er zijn op dit moment geen redenen om aan te nemen dat dit materieel zal afwijken van de reeds aanwezige financiële meerjarenprognose welke loopt tot en met 30-06-2025.

Xxxxx Xxxxxx vraagt of de leden worden betrokken bij het opstellen van het beleidsplan. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) geeft aan dat dit zal gebeuren.

Xxxxx Xxxxxx, Xxxx xxx Xxxx en Xxxxx xxx Xxxx geven aan dat zij akkoord zijn met de beantwoording.

Xxxx Xxxxxxx heeft de volgende vragen gesteld aan het bestuur.

1. 25% van het sponsorgeld van de ING moet besteed worden aan meisjes/damesvoetbal. Wordt daar iemand voor benoemd, die daar het beheer over voert ?

2. Investering zonnepanelen; waarom staat er geen toelichting/berekening op de website zodat de leden zich kunnen voorbereiden op dat punt van de ALV ?

Het bestuur geeft hier op de volgende toelichting:

1. Aan de sponsorgelden van de ING zijn voorwaarden verbonden. Wij hebben hiervoor een plan moet presenteren. Dit plan is door de ING goedgekeurd. De uitgaven die we maken zijn opgenomen in de begroting. We hebben niet iemand specifiek benoemd voor het beheer. De middelen zijn opgenomen in de verschillende commissies.

2. Toelichting wordt op de website geplaatst, zie ook agendapunt 9.

Xxxxx Xxxxxx vraagt hoe hoog het sponsorbedrag van de ING is. Xxxxx Xxxxxx (penningmeester) geeft aan dat het

bedrag circa € 14.000 is.

12. Bestuursverkiezing

Xxxx Xxxxxxx geeft aangegeven haar bestuurswerkzaamheden (voorzitter organisatie- en communicatiecommissie) te beëindigen. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) bedankt Xxxx voor de grote hoeveelheid arbeid die zij de afgelopen jaren in de club heeft gestoken. Tevens geeft Xxxxxx xxx Xxxxx aan, dat een aantal werkzaamheden op dit moment al dan niet tijdelijk door diverse mensen wordt overgenomen en dat in de komende periode wordt gekeken hoe we e.e.a. definitief in kunnen gaan richten. Xxxx Xxxxxxxxx geeft tijdens de vergadering aan, dat hij het wedstrijdsecretariaat definitief over wil nemen.

Xxxxx xxx xxx Xxxx (secretaris) is aftredend en herkiesbaar. De ALV stemt in met een herbenoeming.

13. Huldiging jubilarissen

Voorafgaande aan de vergadering is door het bestuur besloten om dit agendapunt door te schuiven. Hiervoor is gekozen omdat we nu te maken hebben met een beperking van het aantal mensen dat fysiek mag worden uitgenodigd voor de ALV.

14. Rondvraag

Xxxx Xxxxxxxxx vraagt of het verplicht is dat onze elftallen in de thuiswedstrijden de clubkleuren rood-wit- blauw moeten dragen. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) antwoordt hier bevestigend op.

Xxx Xxx: vraagt of het gebruik van de buitentap, zoals deze tegen SC Kruisland is gebruikt, een permanent karakter krijgt. Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) geeft aan, dat dit destijds met name is gedaan om als gevolg van de COVID-19 maatregelen de kantine te ontlasten. We zijn wel aan het bekijken of we bij het terras permanente voorzieningen aan kunnen brengen. Xxx Xxx vraagt hierbij aandacht voor het met pin kunnen betalen.

Sluiting

De vergadering wordt door Xxxxxx xxx Xxxxx (voorzitter) afgesloten.