BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie HLT Samen

Nr. 957

24 augustus

2022

Inkoopbeleid van de Werkorganisatie HLTsamen 2022

1. Inleiding De werkorganisatie HLTsamen is opgericht door de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. De gehele bedrijfsvoering van de drie gemeenten is ondergebracht in de Gemeenschappelijke regeling HLTsamen (GR). Alle werkzaamheden door de medewerkers vinden plaats vanuit deze GR.

HLTsamen spant zich voortdurend in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbe- stedingspraktijk. Dit betreft een continu proces. Minimaal 1 keer in de vier jaar wordt dit beleid beoordeeld op de actualiteit. Dit beleid is het handelingskader voor inkoopbevoegde medewerkers van HLTsamen en voor gemandateerde inkopers die namens opdrachtgevers van HLTsamen opdrachten voor de werkorganisatie op de markt zetten. De afzonderlijke gemeenten stellen hun eigen inkoopbeleid vast.

HLTsamen koopt op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze in zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. Een eenduidig inkoop- en aan- bestedingsbeleid helpt de werkorganisatie om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt bij aan moge- lijke besparingen en levert verbetering van de kwaliteit van de opdrachten op. Denk hierbij ook aan ef- ficiënte en innovatieve oplossingen.

Dit beleid is geschreven voor de medewerkers in de organisatie en ingehuurd personeel die namens HLTsamen inkoop- en aanbestedingshandelingen verrichten.

Er is sprake van inkopen bij elke opdracht die extern wordt uitgevoerd waar een factuur tegenover staat. Bij haar inkopen staat voor HLTsamen het belang van de burgers, bedrijven en bezoekers van Hillegom, Lisse en Teylingen voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid, biedt ons inkoop- volume voor HLTsamen ook kansen om primaire beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel HLTsamen als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.

2. Inkoop doelstellingen

2.1 Algemeen

De komende jaren willen we Hillegom, Lisse en Teylingen, samen met de inwoners en ondernemers, nog mooier en duurzamer maken. Als gemeente hebben we daarin een duidelijke verantwoordelijkheid en voorbeeldfunctie. Dat geldt ook als de gemeente inkoopt.

Bij inkoop en aanbestedingen worden gemeenschapsgelden ingezet. HLTsamen heeft de verantwoor- delijkheid om deze gelden op een rechtmatige, doelmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

- Klimaatneutraal inkopen

- Sociaal inkopen

- Stimuleren midden- en kleinbedrijf (MKB)

- Doelmatig en rechtmatig inkopen

- Werkafspraken bij inkopen

De inkoopkracht van HLTsamen willen we gerichter inzetten om ondernemers uit te dagen om ons goede, eerlijke en duurzame producten, diensten en werken aan te bieden. Om dit doel te ondersteunen hebben de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen het Manifest Maatschappelijk Verantwoord inkopen (Manifest MVI) ondertekend, waarmee de gemeente zichzelf verplicht om een actieplan op te stellen over hoe zij duurzamer en socialer gaat inkopen. De gemeente koopt in met publieke middelen. Het is duidelijk dat we dus ook doelmatig en rechtmatig met deze middelen omgaan.

Binnen HLTsamen maken we heldere afspraken over hoe we inkoop inzetten voor onze ambities en geven we tevens uitvoering aan het Manifest MVI. Daarnaast verankeren we inkoop stevig in onze or- ganisatie waardoor we ook goed in staat zijn om deze ambities op doelmatige en rechtmatige wijze te realiseren.

3. Klimaatneutraal inkopen

3.1 Ambitieniveau 1

Bij onze inkopen boven de € 50.000,- hanteren wij minimaal de criteria van ambitieniveau 1 van de landelijke MVI-criteriatool. Hiermee dragen we bij aan onze ambitie om klimaatneutraal te zijn. De MVI-

criteriatool bevat voor verschillende leveringen, diensten en werken eisen en wensen op het gebied van maatschappelijke verantwoord inkopen. De tool kent drie ambitieniveaus:

Hoe hoger het ambitieniveau, hoe zwaarder de eisen en wensen zijn aan de betreffende levering, dienst of werk. In de verschillende categorieplannen stellen we per soort product, dienst en werk vast of het haalbaar is om naast de criteria van ambitieniveau 1 ook de criteria van ambitieniveau 2 en ambitieniveau 3 toe te passen. Of dit haalbaar is hangt af van meerdere factoren. Ten eerste kijken we naar duurzame impact van het product, dienst of werk. Hoe hoger de impact, hoe meer we kunnen bereiken met MVi.

Ook kijken we of de inspanning die we vragen van de ondernemers en de eigen organisatie in verhouding staat tot het inkoopvolume en/of de duurzame impact. Het ambitieniveau moet natuurlijk ook haalbaar zijn voor de betreffende markt.

4. Sociaal inkopen

4.1 Social return

Social return bij inkopen boven de € 200.000,-

Bij alle inkopen vanaf € 200.000,- stellen we als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde dat de opdrachtnemer verplicht aandacht besteedt aan participatie, sociaal ondernemen en een bijdrage levert aan het sociaal domein (kennis, menskracht en middelen inzetten voor sociale doelen). De uitvoeringsvoorwaarden Social Return on Investment (S.R.o.I.) en de daaraan gekoppelde S.R.o.I.-bouwblokkenmethode bepalen de waarde van de inspanningsverplichting van de opdrachtnemer en de wijze waarop zij kunnen voldoen aan deze sociale verplichting.

Marktontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld het niet beschikbaar hebben van bemiddelbare kandidaten en geen in de uitvoeringsvoorwaarden opgenomen geschikte alternatieven, kunnen aanleiding zijn om hiervan af te wijken. In dat geval wordt het “pas toe of leg uit” principe toegepast.

4.2 Internationale sociale voorwaarden

Internationale sociale voorwaarden dragen bij aan het uitbannen van sociale misstanden in de inkoop- keten, zoals kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke werkomstandigheden.

Bij Europese aanbestedingen aandacht voor de internationale sociale voorwaarden

Bij Europese aanbestedingen van producten of diensten waarbij het risico op schending van sociale normen in de keten aanwezig is, besteden we aandacht aan de internationale sociale voorwaarden. We gebruiken de website van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) Nederland om de risico’s per productgroep te zien.

De inkoopketen is moeilijk te beïnvloeden. Daarom kiezen we er voor om de leveranciers niet te ver- plichten, maar te stimuleren om de risico’s te voorkomen of te verkleinen. Daarbij vragen we de leve- rancier minimaal om een plan van aanpak aan te leveren om de risico’s te voorkomen of te verkleinen en hierop te rapporteren.

4.3 Fairtrade

Bij de inkoop van relevante producten vragen we dat deze voldoen aan de uitgangspunten van Fairtrade.

4.4 Stimuleren van sociale ondernemingen

Sociaal inkopen

Inkopen met lager gekwalificeerde arbeid voorbehouden aan sociale ondernemingen

Inkopen met een belangrijk aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid (handarbeid) behouden we voor aan sociale werkplaatsvoorzieningen of ondernemingen die ten minste voor 30% mensen in dienst hebben met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor gunning toetsen we of de kosten marktconform zijn.

5. Lokaal-, regionaal- en MKB-gericht inkopen

HLTsamen wil zowel nieuwe leveranciers als bestaande leveranciers kansen bieden. Daarnaast wil HLTsamen recht doen aan het belang van het Midden- en Klein Bedrijf en wil zij, voor de economie en leefbaarheid van de HLTsamen gemeenten, mogelijkheden bieden voor lokale en regionale bedrijven.

Bij het vergeven van opdrachten met gebruikmaking van onderhandse aanbestedingen worden lokale ondernemers en één niet lokale leverancier uitgenodigd om een inschrijving uit te brengen. Indien er geen lokale leveranciers beschikbaar zijn zal eerst naar regionale mogelijkheden worden gekeken. De termen lokaal en regionaal worden als volgt gedefinieerd:

- lokaal: alle aanbieders die gevestigd zijn in de HLTsamen gemeenten. Wanneer werk in 1 van de HLT gemeenten wordt uitgevoerd wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van leveranciers uit die betreffende gemeente;

- Regionaal: alle aanbieders die gevestigd zijn in de regio Holland Rijnland.

De keuze van partijen, rekening houdend met het bovenstaande, is ter beoordeling van en gebaseerd op de expertise van de inkoper of de bij de inkoop betrokken medewerker. De motivering voor de keuze welke leveranciers worden uitgenodigd om mee te dingen naar een (onderhandse) opdracht, wordt in de inkoopstrategie of uitgangspuntennota vastgelegd. Afwijken hiervan kan alleen op basis van een deugdelijke motivering hiervoor. Marktontwikkelingen kunnen bijvoorbeeld aanleiding zijn om hiervan af te wijken. In dat geval wordt het “pas toe of leg uit” principe toegepast.

Wij vinden het belangrijk en besteden aandacht aan de prestaties die bestaande leveranciers geleverd hebben (past performance). Goede prestaties uit het verleden zullen in de toekomst de kans verhogen uitgenodigd te worden om mee te dingen naar een opdracht.

6. Doelmatig en rechtmatig inkopen

Doelmatig en rechtmatig inkopen

Xxxxxx bij voorkeur op basis van de beste prijs en kwaliteit

6.1 Beste prijs-kwaliteitverhouding

Bij onze inkopen kijken we niet alleen naar de prijs, maar laten we ook de kwaliteit meewegen bij de gunning van een opdracht. We kopen daarom in op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, tenzij dit niet passend is.

Bij de inkoop van werken met een RAW bestek (standaard besteksystematiek in de Grond-, Weg- en waterbouw) is gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding vaak niet passend. Gunning op de laagste prijs is dan vaak een betere methodiek. We bevorderen de kwaliteit en tevens innovatie ook door de ondernemers ruimte te geven om hun kennis en kunde toe te passen. Deze ruimte geven we door zoveel als mogelijk onze opdrachten functioneel te omschrijven.

6.2 Inkoopprocedures

We besteden een opdracht Europees aan als de waarde hoger is dan de Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels nemen we het balkenschema uit de Gids Proportionaliteit als leidraad bij onze keuze voor een aanbestedingsprocedure.

De Gids Proportionaliteit is een landelijke richtsnoer voor inkopen door overheden en hoort bij de Aanbestedingswet 2012. Het balkenschema geeft met kleuren aan welke aanbestedingsprocedure in welk geval proportioneel is. Het balkenschema uit de Gids Proportionaliteit is hieronder integraal overgenomen. We nemen de maximale ruimte (de groene en oranje balken) die de Gids Proportionaliteit ons biedt om te werken volgens de bedoeling. Als we onder de Europese drempels kiezen voor een aanbestedingsprocedure uit de rode balk, dan stemmen we dat af met de inkoopcoördinator, contact- persoon inkoop (CPI).

6.3 Drempelwaarden per 1 januari 2022

Procedure	leveringen/diensten	werken
Europees vanaf:	€ 215.000,-	€ 5.382.000,-
Europees verlicht regime voor sociale en andere specifieke diensten tot:	€ 750.000,-

Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese Commissie. De eerstvolgende wijziging zal zijn op 1 januari 2024.

Model uit Gids Proportionaliteit ter ondersteuning voor de procedure keuze:

6.4 Raamovereenkomsten

Gelijksoortige inkopen zoveel mogelijk in raamovereenkomsten

Gelijksoortige en repeterende inkoopbehoeften bundelen we zo veel als mogelijk samen in raamover- eenkomsten, die voor de hele gemeente gelden. De positie van het MKB verliezen we daarbij niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen. Een raamovereenkomst heeft meerdere voordelen. Omdat we onze inkopen voor een bepaalde dienst, levering of werk bundelen bij één of enkele onder- nemers, kunnen we een strategisch partnerschap aangaan met deze ondernemer(s). De bundeling van inkopen leidt veelal ook tot een betere prijs en kwaliteit.

6.5 Aanbestedingsregelgeving Inkopen vinden plaats in overeenstemming met de Europese en Nederlandse aanbestedingswetgeving. Als er boven de Europese drempels geen aanbestedingsplicht is, dan is deze er onder de drempels ook niet.

6.6 Algemene inkoopvoorwaarden

Bij onze inkopen passen we de algemene inkoopvoorwaarden van HLTsamen toe, tenzij voor een branche een beter en landelijk gehanteerd alternatief voor handen is. Een dergelijk alternatief is bijvoor- beeld de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV).

6.7 Uniform werken

We hebben een centraal beheerde bibliotheek voor aanbestedingsdocumenten. Deze documenten ge- bruiken we voor onze inkopen. We hebben ook de ambitie om via één portaal de Europese aanbeste- dingen te publiceren en doorlopen. Met deze uniformering maken we inkopen makkelijker, communi- ceren we op eenduidige wijze met ondernemers en zorgen we tegelijkertijd voor goede juridische borging bij onze inkopen.

6.8 Inwonersparticipatie

Voor opdrachten die zich daarvoor lenen, stellen we samen met de inwoners van onze gemeente het programma van eisen op en/of beoordelen we samen met hen de aanbiedingen.

6.9 Bruikbare data

Bij onze inkopen waarbij bruikbare data (kunnen) ontstaan, krijgen wij de beschikking over deze data, mits dit past in de privacywetgeving.

6.10 Privacy en informatiebeveiliging

Privacy van betrokkenen (inwoners en medewerkers) vinden wij belangrijk.

Inkoop en aanbesteding vindt plaats met in achtneming van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van Privacy en informatiebeveiliging (lokaal Privacybeleid HLTsamen). Voorafgaand aan inkoop vullen we de checklist privacy in. Door middel van deze checklist brengen we de privacy-aspecten in kaart en kan advies worden gevraagd aan de Privacy officer.

Daarom volgen we ook bij inkoop onder andere het Privacybeleid van HLTsamen. Als we een derde partij persoonsgegevens laten verwerken, dan sluiten we met deze partij een verwerkersovereenkomst volgens het beschikbare model van HLTsamen. Hiermee leggen we afspraken vast over hoe deze partij met persoonsgegevens omgaat.

7. Werkafspraken bij inkopen

7.1 Categoriemanagement

Werken volgens model van categoriemanagement

We werken volgens het model van categoriemanagement. Dit model is nieuw en in ontwikkeling en past binnen onze ambitie te groeien in inkoopvolwassenheid. Met categoriemanagement vertalen we onze inkoopdoelstellingen naar een strategie per inkoopcategorie en sturen we op de realisatie hiervan.

We verdelen onze inkoop in inkoopcategorieën. Voor elke inkoopcategorie wordt een categorieplan opgesteld. In het categorieplan maken we concrete en voor iedereen duidelijke afspraken over hoe we voor de betreffende inkoopcategorie onze inkoopdoelstellingen gaan realiseren. Het categorieplan is vervolgens leidend voor de inkopen die vallen onder de betreffende inkoopcategorie. Het werken met categorieplannen is nieuw en wordt de komende jaren in ontwikkeling gebracht.

7.2 Samenwerking

Wij hebben oog voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samen- werkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving. Daarnaast is, voor het onderhoud in de Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW) een convenant tot samen- werking afgesloten met de gemeenten Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Teylingen. De samenwer- king geeft geen vrijstelling van onderhavig inkoopbeleid.

7.3 Contractmanagement

Goed contractmanagement en contractbeheer zorgt voor inzicht, grip en daarmee optimale benutting van op onze contracten en daarmee de realisering van onze inkoopdoelstellingen.

Elk contract heeft een contracteigenaar. De contracteigenaar is eindverantwoordelijk voor het contract. De contracteigenaar bepaalt in welke mate contractmanagement nodig is en wie eventueel de contract- manager is. De contracteigenaar is verantwoordelijk voor het tijdig actie ondernemen op de contracten (verlengen, contract opzeggen e.d.). De contractmanager is belast met het managen van de contracten.

Inkoopcontracten boven € 5.000,- zetten we in ons contractenboek

Contractbeheer vindt plaats in het centrale contractenboek. In ieder geval elk inkoopcontract met een waarde van € 5.000,- of meer (excl. BTW en inclusief alle opties en mogelijke verlengingen) registreren en beheren we in dit boek.

7.4 Verantwoording

De contractbeheerder legt verantwoording af aan de hand van een volledig doorlopen inkoopproces. Complete dossiervorming is daarbij een vereiste. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) controleert naar eigen bevinden of VIC-plan of correct volgens de wet- en regelgeving is ingekocht. S.R.o.I. verplich- tingen en prestaties worden in een daarvoor beschikbare module vastgelegd. Jaarlijks rapporteert de coördinator S.R.o.I. over de bereikte resultaten.

7.5 Stichting RIJK

Voor verdergaande professionalisering van de inkoop is er aansluiting bij Stichting RIJK. Stichting RIJK levert capaciteit voor advisering omtrent inkoopkeuzes en begeleidt ingewikkelde nationale en vooral Europese aanbestedingstrajecten. De relatiebeheerders van stichting RIJK vormen samen met de CPI de schakel tussen HLTsamen en stichting RIJK. De relatiebeheerders van stichting RIJK stemmen af welke inkoper binnen stichting RIJK met de gewenste expertise een proces gaat begeleiden. Er wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij gezamenlijke inkooptrajecten welke door stichting RIJK worden geïnitieerd. De samenwerking geeft geen vrijstelling van onderhavig inkoopbeleid.

Stichting RIJK voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop.

7.6 Inkoopjaarplan

Ten behoeve van begeleiding van inkoop- en aanbestedingstrajecten wordt jaarlijks een inkoopjaarplan opgesteld. In oktober voorafgaand aan het inkoopjaar dient de teammanager een opgaaf doen van verwachte inkoop- en aanbestedingstrajecten op het daarvoor beschikbaar gestelde formulier. Het be- treffen hier inkooptrajecten boven de € 30.000,- (drempel meervoudig onderhands) die zowel met als zonder professionele inkoopbegeleiding gaan plaats vinden.

Hillegom, 12 mei 2022

Bestuur Werkorganisatie HLTsamen

C.G.J. Breuer Voorzitter

C.B. Xxxxx secretaris