OVEREENKOMST GESLOTEN TUSSEN DE GEMEENTE EN DE V.Z.W. WOLU- ANIMATIES OP BASIS VAN ARTIKEL 38 VAN DE ORDONNANTIE VAN 05.07.2018 BETREFFENDE DE SPECIFIEKE GEMEENTELIJKE BESTUURSVORMEN EN DE SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTEN
OVEREENKOMST GESLOTEN TUSSEN DE GEMEENTE EN DE V.Z.W. WOLU- ANIMATIES OP BASIS VAN ARTIKEL 38 VAN DE ORDONNANTIE VAN 05.07.2018 BETREFFENDE DE SPECIFIEKE GEMEENTELIJKE BESTUURSVORMEN EN DE SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTEN
Gelet op het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen;
Gelet op de Ordonnantie van 05.07.2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten, met name artikels 32 tôt 48;
Overwegende dat de genoemde ordonnantie voorziet dat de gemeente een overeenkomst moet sluiten met de gemeentelijke V.Z.W. waarvan ten minste 50% van de begroting wordt gedekt door een gemeentelijke subsidie;
Overwegende dat de genoemde ordonnantie de minimuminhoud van deze overeenkomst bepaalt;
Gelet op de wet van 14.11.1983 betreffende de contrôle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
Gelet op de statuten van de vereniging zonder winstoogmerk "WOLU-ANIMATIES";
TUSSEN DE ONDERGETEKENDEN
Enerzijds de Gemeente Sint-Pîeters-Woluwe, met kantoren te Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 93 in 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen in de persoon van de Xxxxxxx Xxxxxxxx XXXXX, Schepen, bijgestaan door Xxxxxxx Xxxxxxxx xxx XXXXXXXXXX, Gemeentesecretaris, handelend onderde opschortende voorwaarde van goedkeuring door de gemeenteraad en niet-annulering door de toezichthoudende autoriteiten, hierna "de gemeente" genoemd;
EN
Anderzijds de vereniging zonder winstoogmerk “WOLU-ANIMATIES”, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is aan de Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 93 te 0000 Xxxxxxx, geldig vertegenwoordigd door Xxx. Xxxxxx XXXXXXX, Voorzitter, overeenkomstig de statuten van de genoemde V.Z.W., hierna "de V.Z.W." genoemd;
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
TITEL I - AARD EN OMVANG VAN DE TAKEN VAN GEMEENTELIJK BELANG DIE AAN DE V.Z.W. WORDEN TOEVERTROUWD
Artikel 1 - Het doel van deze overeenkomst is de aard en de omvang van de taken van gemeentelijk belang die de gemeente aan de V.Z.W. heeft toevertrouwd, te specificeren.
Op het grondgebied van de gemeente Sint-Pieters-Woluwe, heeft de V.Z.W. tôt doel:
1
het bevorderen van initiatieven, te organiseren of te stimuleren activiteiten, vergaderingen, evenementen en entertainment, sociale, culturele, entertainment en ambachten;
de stimulering van de bevordering van de kleine en middelgrote ondernemingen en de economische expansie ervan.
Meer bepaald is de V.Z.W. in het kader van haar maatschappelijk doel verplicht om aile nodige middelen in te zetten om:
1. het organiseren van of deelnemen aan feesten of elk ander evenement dat tôt doel heeftde commerciële, culturele en associatieve sectorte animeren;
2. de lokale économie te stimuleren en aan te moedigen.
De criteria en indicatoren voor de uitvoering van de in lid 3 van dit artikel opgesomde taken worden nader omschreven in bijlage 1 bij deze overeenkomst.
TITEL II - VERBINTENISSEN VAN DE GEMEENTE TEN GUNSTE VAN DE V.Z.W.
Artikel 2 - Opdat de V.Z.W. de in artikelen 1 en 3 beoogde taken kan uitvoeren, en zonder afbreuk te doen aan het gebruik van andere middelen waarvan ze zou kunnen genieten, stelt de gemeente, voor het begrotingsjaar 2020, de volgende middelen tôt beschikking van de V.Z.W.:
- een werkingssubsidie van 155.500,00 EUR onder de vorm van een geldsom;
- een administratief secretaris a rato van 7,50/37,50 en een administratief secretaris a rato van 10/37,50;
- de gratis terbeschikkingstelling van een lokaal in het Gemeentehuis, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx ;
- een gratis terbeschikkingstelling van kantoorruimte en telefoons.
Middelen zullen door de Gemeente aan de V.Z.W. worden toegekend voor de volgende begrotingsjaren, mits goedkeuring van de Gemeenteraad en de toezichthoudende overheid.
In voorkomend geval zullen in de beraadslagingen van toekenning van de Gemeenteraad/het College van Burgemeester en Schepenen de bedragen en de specifieke voorwaarden voor de vereffening van de subsidies worden gepreciseerd.
TITEL III - DUUR VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 3 - Deze overeenkomst treedt in werking op 01.12.2020 en eindigt op 31 mei 2025. Deze mag, op voorstel van de Gemeente, worden verlengd voor een période van 6 jaar.
2
TITEL IV - VERPLICHTINGEN BETREFFENDE DE INTERNE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTELIJKE V.Z.W.
Artikel 4 - De V.Z.W. client de Gemeente op de hoogte te brengen in geval van wijziging van haar statuten. Deze mededeling dient officieel te gebeuren, bij brief naar het College van Burgemeester en Schepenen door het bevoegde orgaan van de vereniging die een kopie bevat van de documenten die bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank werden neergelegd.
Artikel 5 - De V.Z.W. dient de Gemeente op de hoogte te brengen in geval van wijziging van haar maatschappelijke zetel. Deze mededeling dient officieel te gebeuren, bij brief naar het College van Burgemeester en Schepenen door het bevoegde orgaan van de vereniging.
TITEL V - EVALUATIE VAN DE UITVOERING VAN TAKEN VAN GEMEENTELIJK BELANG EN CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDE
Artikel 6 - De V.Z.W. verbindt zich ertoe de subsidie die haar door de Gemeente wordt toegekend, te gebruiken voorde doeleinden waarvoorze werd toegekend, het gebruik ervan te rechtvaardigen en, in voorkomend geval, de specifieke gebruiksvoorwaarden na te leven.
De V.Z.W. is verplicht de subsidie terug te betalen in aile gevallen bedoeld in artikel 7 van de wet van 14.11.1983 betreffende de contrôle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen.
De toekenning van de subsidie wordt opgeschort zolang de V.Z.W. een eerder ontvangen subsidie moet teruggeven.
Artikel 7 - Elk jaar bezorgt de Raad van Bestuur van de V.Z.W. het College van Burgemeester en Schepenen, op basis van de criteria en indicatoren gedetailleerd in Bijlage 1 bij deze overeenkomst, een overzicht van de acties in de loop van het vorige dienstjaar en de geplande acties voor het volgende dienstjaar.
Hij voegt haar boekhoudkundige documenten bij overeenkomstig de wetgeving inzake de boekhouding van de V.Z.W.’s, haar ontwerpbegroting voor het komende begrotingsjaar indien deze beschikbaar is of, bij gebreke daarvan, een prognose van de acties, alsmede het bewijs van het gebruik van de subsidies als bedoeld in artikel
4 van de wet van 14.11.1983 betreffende de contrôle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen.
Artikel 8 - Op basis van de door de V.Z.W. overgemaakte documenten en op basis van de criteria en indicatoren voor de uitvoering van de taken zoals opgenomen in bijlage 1 van deze overeenkomst, worden de overeenkomst en de uitvoering ervan elk jaar geëvalueerd door de Gemeenteraad in aanwezigheid van de Voorzitter van de Raad van Bestuur van de V.Z.W.
Artikel 9 - Ter gelegenheid van de debatten in de Gemeenteraad kunnen de Gemeente en de V.Z.W. in onderling overleg beslissen om de taken zoals bedoeld in artikel 1 van deze overeenkomst aan te passen. Deze aanpassingen zijn slechts van toepassing gedurende de resterende tijd tôt het einde van deze overeenkomst.
3
TITEL VI - SLOTBEPALINGEN
Artikel 10 - De partijen verbinden zich ertoe de verbintenissen die ze heden aangaan te goeder trouw uit te voeren met het oog op samenwerking en solidariteit bij het verwezenlijken van de verplichtingen die uit onderhavige overeenkomst voortvloeien.
Wanneer een element opduikt buiten de wil om van de partijen, kan bij de overeenkomst een aanhangsel worden gevoegd dat vooraf is onderhandeld en medeondertekend door de medecontractanten, en dat een of andere van de onderhavige bepalingen wijzigt.
Artikel 11 - Deze overeenkomst wordt gesloten onverminderd de verplichtingen die zowel voor de Gemeente als voor de V.Z.W. voortvloeien uit de toepassing van de geldende wetten en reglementen.
Artikel 12 - Deze overeenkomst is van toepassing onverminderd de rechtsbetrekkingen die op het ogenblik van de sluiting ervan bestaan tussen de Gemeente en de V.Z.W. en wijzigt geenszins de reeds bestaande overeenkomsten tussen deze twee entiteiten.
Artikel 13 - De Gemeente behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst te beëindigen indien de voorwaarden waaronder deze gesloten is niet meer worden vervuld. In voorkomend geval wordt de beslissing ten minste drie maanden voor de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst per aangetekend schrijven ter kennis gebracht van de V.Z.W.
Het eerste jaarverslag van uitvoering van de overeenkomst dient tijdens het dienstjaar 2021 te worden opgesteld en overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 14 - Voor de uitvoering van deze overeenkomst kiezen de partijen domicilie op de zetel van de Gemeente Sint-Pieters-Woluwe, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Artikel 15 - De Gemeente belast het College van Burgemeester en Schepenen met de uitvoering van onderhavige overeenkomst.
Bovendien dient elke briefwisseling hieromtrent en voor haar bestemd naar het volgende adres te worden verstuurd:
Het College van Burgemeester en Schepenen van de Gemeente Sint-Pieters-Woluwe Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxx
Opgemaakt te Sint-Pieters-Woluwe op .............. in dubbel exemplaar, elke partij verklaarteen exemplaar te hebben ontvangen.
4
Voor de Gemeente Voor de V.Z.W.
De Gemeentesecretaris,
De Voorzitter,
Xxxxxxxx xxx XXXXXXXXXX
5
BIJLAGE BIJ DE OVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTE SINT-PIETERS- WOLUWE EN DE V.Z.W. WOLU-ANIMATIES
CRSTERIA EN INDICATOREN VOOR DE UITVOERING VAN DE TAKEN VAN GEMEENTELIJK BELANG DIE AAN DE V.Z.W. WERDEN TOEVERTROUWD
Taak: Het organiseren van of deelnemen aan feesten of elk ander evenement dat tôt doel heeftde commerciële, culturele en associatieve sectorte animeren
Kwalitatieve en kwantitatieve uitvoeringsindicatoren:
Het organiseren van terugkerende evenementen zoals (niet-uitputtende lijst):
• Het Kindercarnaval
• Het Feest van de Tervurenlaan
• Feest van de Muziek
• Food Truck Festival
• Bruxelles fait son cinéma - film in openlucht, in het Frans
• Het bierfestival op het Meiersplein
• Klink (vroeger Kunst in de étalagé)
• De Kerstmarkt op het Meiersplein
• De Kerstmarkt op het Dumonplein (toezicht op de inschrijver aan wie het evenement toevertrouwd is + organisatie van de inhuldiging)
Organisatie van evenementen met een meer tijdelijk karakter (afhankelijk van de actualiteit van de gemeente) zoals (niet-uitputtende lijst):
• Steun voor de uitzending van voetbalwedstrijden in grote competities (Wereldkampioenschap, Europees Kampioenschap voetbal)
• “Xxxx Xxxx de Ravel”
• Inhuldiging van verschillende locaties na renovatiewerkzaamheden, met name
• Het in de kijker plaatsen van onze wekelijkse markten
Ondersteuning van evenementen geïnitieerd door winkelwijken en/of handelaarsverenigingen zoals (niet-uitputtende lijst):
• De lente- en herfstbraderijen van de Stokkelwijk
• De rommelmarkt van het Centrum
• De rommelmarkt van de Xxxxxxxxxx/Gribaumontwijk
• De rommelmarkt van de Sinte-Aleidiswijk tijdens het weekend van het Feest van de Muziek
• Het bezoek van Xxxxxxxxxxx in de handelswijk van Stokkel
6
Taak: De lokale économie stimuleren en aanmoedigen. Kwalitatieve en kwantitatieve uitvoeringsindicatoren:
Stimuleren en/of ondersteunen van acties in het kader van de lokale economische ontwikkeling en de identiteit van winkelwijken, zoals:
« Realisatie van het "kerstboekje" voor de Markt van het Dumonplein, waarin lokale handelszaken een publicitaire inlassing kunnen plaatsen
• Hulp bieden aan handelszaken die ervoor kiezen zich aan te sluiten bij de handelaarsverenigingen (aanbod van de verhuur van hun zonnetent voor de braderijen, gratis reclame in het kerstboekje, ...)
• Het ondersteunen van projecten die onze handelszaken een andere zichtbaarheid geven (bijvoorbeeld #MaZone) en zo deelnemen aan hun ontwikkeling
Het opzetten van samenwerkingsverbanden met lokale partners tijdens bepaalde door de V.Z.W. georganiseerde evenementen zoals met:
• Lokale V.Z.W.’s zoals: “Le Bunker”, het W.HALLL
« Interne diensten binnen het gemeentebestuur zoals: de jeugddienst, de sportdienst, de dienst duurzame ontwikkeling, ...
• Lokale jeugdbewegingseenheden
• Scholen van de gemeente...
• Handelaarsverenigingen
• Kunstenaars van de gemeente
Het opzetten van samenwerkingsverbanden met niet-lokale partners zoals:
• De buurgemeenten (bv. Etterbeek voor het Feest van de Tervurenlaan)
• De Muziekraad in het kader van het Feest van de Muziek
• De V.Z.W. “Libération Film” voor “Bruxelles fait son cinéma”
Kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren zijn moeilijk te beoordelen en samen te vatten, en verschillen afhankelijk van het project. Voor elk van deze indicatoren zal onder meer rekening worden gehouden met
o Op kwantitatief vlak:
■ Aantal deelnemers (handelszaken, kunstenaars, publiek)
■ Aantal georganiseerde en/of ondersteunde evenementen
■ Aantal partnerschappen
o Op kwalitatief vlak:
■ De originaliteit van het evenement
■ De kwaliteit van de opvang van get evenement
■ De veiligheid van het evenement
■ De goede communicatie van het evenement of van de ondernomen actie
7
■ De dynamiek en diversiteit van de voorgestelde kunstenaars en workshops