DRAFT STANDAARDSUBSIDIEOVEREENKOMST
OPROEP [20XX] – PROJECTEN VOOR 5G-DEKKING LANGS SPOORWEGEN
Steun voor mobiele 4G- en 5G-netwerken
DRAFT STANDAARDSUBSIDIEOVEREENKOMST
“[NAAM/ACRONIEM VAN HET PROJECT]”
INHOUDSTAFEL
HOOFDSTUK 2. HET GESUBSIDIEERDE PROJECT 6
HOOFDSTUK 4. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN 10
HOOFDSTUK 5. TOEZICHT EN CONTROLE 30
HOOFDSTUK 6. MAATREGELEN EN AANSPRAKELIJKHEID 33
HOOFDSTUK 7. INWERKINGTREDING, OPZEG EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST 39
HOOFDSTUK 8. MELDINGSPLICHT 42
HOOFDSTUK 9. SLOTBEPALINGEN 43
TUSSEN
De Belgische Staat,
Alhier vertegenwoordigd door
De Belgische Staat, vertegenwoordigd door de minister van [NAAM MINISTER + BEVOEGDHEDEN], van wie het kabinet te [ADRES KABINET] gevestigd is en van wie de administratie, de Algemene Directie [DIENST DIE BETROKKEN IS BIJ DE PROJECTOPROEP] van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, te City Atrium Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx gevestigd is (hierna als “de FOD Economie” aangeduid).
[NAAM BEGUNSTIGDE], [RECHTSVORM], met maatschappelijke zetel te [PLAATS], ingeschreven in [de Kruispuntbank van Ondernemingen/ANDERE] onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM].
[Indien meerdere begunstigden:]
[NAAM BEGUNSTIGDE 2], [RECHTSVORM], met maatschappelijke zetel te [PLAATS], ingeschreven in [de Kruispuntbank van Ondernemingen/ANDERE] onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM].
Hierna [TE VERMELDEN BIJ CONSORTIUM: worden deze consortiumleden gezamenlijk en hoofdelijk] aangeduid als “de begunstigde” [TE VERMELDEN BIJ CONSORTIUM: , waarbij de consortiumleden hoofdelijk en ondeelbaar gehouden zijn tot het uitvoeren van het project, tot de naleving van de verplichtingen voor “de begunstigde” en tot het voldoen aan alle wettelijke verplichtingen krachtens de toepasselijke Europese, internationale en nationale wetgeving. Als een consortiumlid zijn deel van de actie niet uitvoert, worden de andere consortiumleden verantwoordelijk voor de uitvoering van dit deel of voor het vinden, overeenkomstig de voorziene modaliteiten tot wijziging van de huidige overeenkomst, van een nieuw consortiumlid dat in staat is om het betrokken deel uit te voeren, zonder dat dit aanleiding geeft tot een verhoging van het maximumbedrag van de subsidie.
De consortiumleden moeten onderling passende regelingen treffen om het project naar behoren uit te voeren. Deze afspraken moeten in overeenstemming zijn met de voorwaarden van de huidige overeenkomst].
De hiervoor bedoelde partijen zijn overeengekomen tot de overeenkomst toe te treden volgens de hierna vermelde bepalingen en voorwaarden en de bijlagen ervan. De bijlagen maken integraal deel uit van de overeenkomst.
Door de overeenkomst inzake de subsidie te ondertekenen, voor zover ook het koninklijk besluit waarvan sprake is in punt I. ondertekend is, aanvaardt de begunstigde de subsidie en verbindt er zich toe de tenuitvoerlegging ervan te garanderen onder zijn eigen verantwoordelijkheid, conform deze overeenkomst en met al de verplichtingen en voorwaarden die deze vaststelt.
Gelet op de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie;
Gelet op de Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard (hierna de “AGVV”);
Gelet op de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat, meer bepaald de artikelen 121-124;
Gelet op het koninklijk besluit van ……/……/[20XX] tot steuntoekenning aan het project “[NAAM EN ACRONIEM VAN HET PROJECT]” ingevolge de projectoproep 2023 voor 5G-dekking langs spoorwegen (hierna “het koninklijk besluit tot steuntoekenning”).
De overeenkomst legt de rechten en verplichtingen, alsook de bepalingen en voorwaarden vast die van toepassing zijn op de subsidie die aan de begunstigde toegekend is om het in hoofdstuk 2 beschreven project uit te voeren.
PROJECTLEIDER (UNIEK EN ENIG AANSPREEKPUNT/SPOC) [TE VERMELDEN INGEVAL VAN CONSORTIUM: EN CONSORTIUMLEIDER]
[TE VERMELDEN INGEVAL VAN CONSORTIUM: Projectleider]
De begunstigde duidt een natuurlijke persoon aan die als projectleider de functie zal vervullen van uniek en enig aanspreekpunt met betrekking tot dit project.
De door de begunstigde aangeduide projectleider is:
[NAAM PROJECTLEIDER], met als e-mailadres [E-MAILADRES] en telefoonnummer [TELEFOONNUMMER].
De natuurlijke persoon die als back-up fungeert van de door de begunstigde aangeduide projectleider is:
[NAAM BACK-UP PROJECTLEIDER], met als e-mailadres [E-MAILADRES] en telefoonnummer [TELEFOONNUMMER].
Eventueel algemeen e-mailadres van projectleider en back-up: [E-MAILADRES]
Iedere wijziging van projectleider of de back-up wordt door de begunstigde onmiddellijk en schriftelijk aan de FOD Economie meegedeeld.
[TE VERMELDEN INGEVAL VAN CONSORTIUM: Consortiumleider]
Voor de uitvoering van het project treedt consortiumlid [CONSORTIUMLEIDER] op als consortiumleider.
De consortiumleider staat in voor de goede werking en de coördinatie binnen het consortium, met inbegrip van alle interne beheersaspecten en de uitvoering van de verplichtingen onder deze overeenkomst.
Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de consortiumleden zich eveneens akkoord dat de consortiumleider alle consortiumleden vertegenwoordigt en jaarlijks het technische en financiële voortgangsrapport indient in naam en voor rekening van de consortiumleden, zoals ook bepaald in ARTIKEL 14 van deze overeenkomst.
Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de consortiumleden zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie, zoals bepaald in ARTIKEL 6 en van deze overeenkomst, worden betaald aan de consortiumleider die deze gelden in naam en voor rekening van alle consortiumleden in ontvangst neemt en die de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig doorstort aan de andere consortiumleden, overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.
De consortiumleider wordt in geen enkel geval beschouwd als de uiteindelijke en enige begunstigde van de subsidie.
De subsidie wordt toegekend voor het project genaamd [NAAM EN ACRONIEM VAN HET PROJECT]
(Hierna ‘het project’), zoals beschreven in bijlage I.
Onder “bijlage I” dient verstaan te worden: het projectvoorstel zoals ingediend door de kandidaat, zoals gecontroleerd door het selectiecomité, waarbij eventuele aanpassingen werden doorgevoerd, zoals tenslotte geadviseerd aan de minister en zoals door deze finaal goedgekeurd werd.
[Voor de uitvoering van het project treedt consortiumlid [CONSORTIUMLEIDER] op als consortiumleider.
De consortiumleider staat in voor de goede werking en de coördinatie binnen het consortium, met inbegrip van alle interne beheersaspecten en de uitvoering van de verplichtingen onder deze overeenkomst.
Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de consortiumleden zich eveneens akkoord dat de consortiumleider alle begunstigden vertegenwoordigt en jaarlijks het technische en financiële voortgangsrapport indient in naam en voor rekening van de consortiumleden, zoals ook bepaald in ARTIKEL 14 van deze overeenkomst.
Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de consortiumleden zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie, zoals bepaald in ARTIKEL 6 en van deze overeenkomst, worden betaald aan de consortiumleider die deze gelden in naam en voor rekening van alle consortiumleden in ontvangst neemt en die de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig doorstort aan de andere begunstigden, overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.
De consortiumleider wordt in geen enkel geval beschouwd als de uiteindelijke en enige begunstigde van de subsidie.
De duur van het project bedraagt [PROJECTDUUR IN JAAR/MAANDEN] te rekenen vanaf [STARTDATUM] en met als einddatum [EINDDATUM].
De “geraamde begroting” voor het project is in bijlage I (i.e. het projectvoorstel) vermeld. Deze bevat de geraamde in aanmerking komende kosten, uitgesplitst per kostenpost zoals bedoeld in bijlage III (i.e. de projectoproep van [20XX]).
Maximaal bedrag van de subsidie en informatieplicht
Het bedrag van de subsidie bedraagt [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]), btw inclusief (indien van toepassing geacht).
De waarde van schijven van de subsidie wordt in de overeenkomst bepaald en wordt niet aan de index onderworpen.
De in aanmerking komende kosten voor het project beschreven in artikel 3, omvatten alle kosten voor de aanleg, het beheer en de exploitatie van een passief mobiel netwerk, overeenkomstig artikel 52bis van de AGVV, waarbij het maximale steunbedrag wordt vastgesteld op basis van het uitgebrachte bod.
De geraamde in aanmerking komende kosten van het project bedragen aldus [KOSTPRIJS IN LETTERS] euro (€ [KOSTPRIJS IN CIJFERS]) waarvan [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) als subsidie worden betaald.
Het eindbedrag van de subsidie is afhankelijk van de mate waarin het project uitgevoerd wordt in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst.
De FOD Economie is belast met het toezicht op de aanwending door de begunstigde van de steun die bij de overeenkomst toegekend wordt. De FOD Economie staat in voor de inhoudelijke voortgangscontrole van de steun, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren over de indicatoren vermeld in de projectoproep (i.e. bijlage III van deze subsidieovereenkomst).
Als de subsidie door onjuiste uitvoering of niet-nakoming van andere verplichtingen verlaagd wordt, berekent de FOD Economie het verlaagde bedrag van de subsidie door het bedrag van de verlaging (berekend naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van verplichtingen, in dit hoofdstuk) af te trekken van het maximale bedrag van de subsidie bepaald in de overeenkomst.
Herziene eindbedrag van de subsidie
Als de FOD Economie, na betaling van het saldo (in het bijzonder na de controles of beoordelingen), kosten afwijst of de subsidie verlaagt, berekent hij het “herziene eindbedrag van de subsidie” voor de begunstigde.
Dat bedrag wordt berekend door de FOD Economie op basis van de bevindingen als volgt:
in het geval van afwijzing van de kosten: door het percentage dat de steunintensiteit vertegenwoordigt toe te passen op de herziene in aanmerking komende kosten die zijn goedgekeurd door de FOD Economie voor de begunstigde;
in het geval van een verlaging van de subsidie: door het aandeel van de begunstigde te berekenen in het bedrag van de subsidie die is verlaagd naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van zijn verplichtingen.
In geval van afwijzing van de kosten en van verlaging van de subsidie is het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde het laagste bedrag van de twee bovenvermelde bedragen.
Voorwaarden en toelaatbaarheid van de kosten
De toegekende subsidie, valt onder het toepassingsgebied van de AGVV. Het onderdeel van het project dat van de steun geniet, valt onder de categorie “steun voor mobiele 4G- en 5Gnetwerken ”. De in aanmerking komende kosten en voorwaarden worden onder meer in artikel 52bis van de AGVV vermeld.
Enkel kosten die alle relevante voorwaarden vervullen die gesteld worden door de toepasselijke Europeesrechtelijke regelgeving kunnen in aanmerking komen voor de toegekende subsidie.
Algemene voorwaarden rond de subsidiabele kosten
De in aanmerking komende kosten moeten aan de volgende algemene criteria voldoen:
Ze moeten werkelijk door de begunstigde gemaakt en gedragen zijn;
Ze moeten gemaakt zijn tijdens de in artikel 3 bepaalde periode of binnen 30 kalenderdagen na het verstrijken van voornoemde periode;
Ze moeten aangegaan zijn in het kader van het project zoals beschreven in bijlage I en noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan;
Ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn en in het bijzonder opgenomen zijn in de rekeningen van de begunstigde conform de toepasselijke Belgische boekhoudnormen, de relevante Europeesrechtelijke verplichtingen en volgens de gebruikelijke boekhoudmethoden;
Ze moeten in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving van toepassing op het vlak van fiscaliteit, werkgelegenheid en sociale zekerheid;
Ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en het principe van goed financieel beheer in acht nemen, in het bijzonder voor wat economie en efficiëntie betreft;
Specifieke voorwaarden rond de subsidiabele kosten onder de categorie steun voor mobiele 4G- en5G-netwerken
De in aanmerking komende kosten moeten gerelateerd zijn aan de uitrol van mobiele 4G- en 5G-netwerken en alle voorwaarden vervullen die gesteld worden in artikel 52bisvan de Europese Algemene Groepsvrijstellingsverordening.
Niet in aanmerking komende kosten
De niet in aanmerking komende kosten zijn onder andere:
De kosten die niet aan de voorwaarden in de artikelen 7.1. en 7.2. voldoen, in het bijzonder:
de kosten van de opbrengst van het geïnvesteerde kapitaal;
de schulden en de schuldenlast;
de provisies ten titel van verliezen of toekomstige schulden;
de debet-interesten;
de dubieuze vorderingen;
de koersverliezen;
de bankkosten gefactureerd door de bank van de begunstigde voor de overdracht van gelden afkomstig van de FOD Economie;
de buitensporige of roekeloze uitgaven;
de aftrekbare btw;
de kosten aangegaan tijdens de opschorting van de uitvoering van het project.
de kosten gemeld voor een andere subsidie.
Deze lijst is niet limitatief.
Eventuele kosten in verband met het opstellen en indienen van de subsidieaanvraag, naar aanleiding van deze oproep, vallen onder de verantwoordelijkheid van de kandidaat zelf en worden bijgevolg niet vergoed.
Gevolgen van de declaratie van niet in aanmerking komende kosten
De gedeclareerde kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen, zullen afgewezen worden.
AFDELING 1 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET DE UITVOERING VAN HET PROJECT
De begunstigde verbindt zich ertoe met een passende ernst en inzet onder volledige transparantie, de uitvoering van dit project na te streven. Hij dient deze uit te voeren met inachtneming van de voorwaarden van de overeenkomst, van de projectoproep en van alle wettelijke plichten krachtens de van toepassing zijnde Europese, internationale en nationale regelgeving.
Voor de uitvoering van bepaalde taken in het kader van het project beschreven in Bijlage I, kan de begunstigde een beroep doen op één of meerdere onderaannemers, mits voorafgaande, schriftelijke goedkeuring van de subsidieverlener rond het inzetten van die onderaannemer of onderaannemers voor deze taken.
Voormelde onderaanneming dient geregeld te worden op basis van een schriftelijke overeenkomst tussen de begunstigde en elke betrokken onderaannemer waarin deze onderaannemer dezelfde verklaringen en verplichtingen opgelegd worden als deze die in het kader van de huidige overeenkomst opgelegd worden aan de begunstigde. De begunstigde verbindt zich ertoe om deze schriftelijke overeenkomst op eenvoudig verzoek ter beschikking te stellen van de subsidieverlener.
De uitvoering van bepaalde taken in het kader van het project via onderaanneming bevrijdt de begunstigde niet van aansprakelijkheid ten aanzien van de subsidieverlener. De subsidieverlener heeft geen enkele contractuele band met een ingezette onderaannemer en verkrijgt deze contractuele band ook niet door het goedkeuren van een uitvoering van taken door een onderaannemer.
Om de beoogde onderaanneming ter beoordeling voor te leggen aan de subsidieverlener dient de begunstigde een schriftelijke aanvraag in. Deze aanvraag bevat minstens volgende informatie: de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordigers van elke onderaannemer, evenals een beschrijving van de aan elke onderaannemer toevertrouwde taken, met inbegrip van een toelichting rond de situering van deze taken binnen het project en rond de verwachte begin- en einddatum van hun uitvoering. Voor elke onderaannemer waarvan de taken vermeld waren in de kandidatuurstelling rond het project, geldt de kandidatuurstelling als voormelde schriftelijke aanvraag rond de betrokken onderaanneming.
De subsidieverlener beslist binnen een redelijke termijn over de goed- of afkeuring van de voorgestelde onderaanneming en houdt bij de beoordeling onder meer rekening met de in de projectoproep vermelde uitsluitingscriteria, het bestaan van belangenconflicten en het niveau van expertise en ervaring van elke voorgestelde onderaannemer. In het kader van deze beoordeling kan de subsidieverlener de begunstigde om bijkomende informatie vragen en om een standpunt rond het opleggen van bijkomende voorwaarden aan een voorgestelde onderaannemer.
De subsidieverlener stelt de begunstigde onverwijld en schriftelijk op de hoogte van de beslissing tot goed- of afkeuring van de voorgestelde onderaanneming. Voor elke onderaannemer waarvan de werkzaamheden vermeld waren in de kandidatuurstelling rond het project, geldt de toekenning van de subsidie aan de begunstigde als goedkeuring van de onderaanneming zoals beschreven in de kandidatuurstelling.
Een onderaannemer die de goedkeuring van de subsidieverlener kreeg om bepaalde taken in het kader van het project uit te voeren, kan voor die werkzaamheden eveneens een beroep doen op één of meerdere onderaannemers, zij het enkel mits naleving van dezelfde procedure, voorwaarden en modaliteiten als deze die gelden voor een beroep op onderaanneming door de begunstigde.
De begunstigde verbindt zich ertoe om de subsidieverlener tijdens de volledige looptijd van het project onverwijld elke wijziging mee te delen rond de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordigers van elke onderaannemer of verdere onderaannemer die taken uitvoert in het kader van het project.
OPVOLGINGSCOMITÉ
Zoals voorzien in de projectoproep (bijlage III), neemt het opvolgingscomité, voorgezeten door de [OVERHEIDSDIENST DIE HET COMITE VOORZIT] en samengesteld uit [LEDEN OPVOLGINGSCOMITE], de opvolging van het project conform de projectoproep (bijlage III) en de bepalingen van deze overeenkomst voor zijn rekening.
AFDELING 2 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET HET BEHEER VAN DE SUBSIDIES
Algemene verplichting om op verzoek informatie te verstrekken
Elke begunstigde moet, gedurende de uitvoering van het project of achteraf, alle gevraagde informatie verstrekken, zodat kan worden gecontroleerd of de kosten subsidiabel zijn, of het project op de juiste manier is uitgevoerd, alsook of aan eender welke andere wettelijke of contractuele verplichting gelinkt aan de uitvoering van het project is voldaan.
Verplichting tot het bijhouden van actuele gegevens en het verstrekken van inlichtingen over gebeurtenissen en omstandigheden die vermoedelijk van invloed zijn op de overeenkomst
Elke begunstigde moet ervoor zorgen dat de gegevens die aan de FOD Economie bezorgd worden, steeds actueel zijn, in het bijzonder de naam, het adres, de wettelijke vertegenwoordigers, de rechtsvorm en het type organisatie. Elke begunstigde moet de FOD Economie onmiddellijk in kennis stellen van:
de gebeurtenissen die waarschijnlijk de uitvoering van het project aanzienlijk beïnvloeden of vertragen, in het bijzonder:
de wijzigingen in zijn juridische, financiële (bv. door bijkomende steun van elke overheid, parastatale instelling, Europese Gemeenschap), technische, organisatorische of eigendomsomstandigheden of die van zijn gelieerde entiteiten, alsook;
de wijzigingen in de naam, het adres, de rechtsvorm, het type organisatie van zijn gelieerde entiteiten;
de omstandigheden die van invloed zijn op de beslissing om al dan niet de subsidie toe te kennen, of de mate waarin wordt voldaan aan de verplichtingen van de overeenkomst.
ingeval van belangrijke wijziging in het project (bijvoorbeeld wijziging van de partners, wijziging in de kosten van het project, wijziging in de organisatie van het project, wijziging in het oorspronkelijke projectplan, stopzetting van het project).
Elke begunstigde moet gedurende tien jaar na uitbetaling van het saldo de gegevens en ondersteunende documentatie bewaren om aan te tonen dat het project juist is uitgevoerd en de door hem aangegeven/ gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De gegevens en ondersteunende documentatie moeten op verzoek of in het kader van controles of onderzoeken ter beschikking worden gesteld.
Als er lopende controles, onderzoeken, geschillen of andere vorderingen op basis van de overeenkomst zijn, moet de desbetreffende begunstigde de schriftelijke gegevens en overige bewijsstukken bewaren tot de procedures zijn afgerond. De begunstigde moet de (originele) documenten bewaren.
De FOD Economie aanvaardt papieren en elektronische documenten. De begunstigde moet de schriftelijke gegevens en andere bewijsstukken over de wetenschappelijke en technische uitvoering van het project bijhouden volgens de binnen het desbetreffende gebied aanvaarde normen.
Daarnaast, voor de personeelskosten (die als werkelijke kosten of op basis van eenheidskosten worden gedeclareerd), moet elke begunstigde een tijdsregistratie bijhouden voor het aantal gedeclareerde uren. Als er geen betrouwbare tijdsregistratie is voor de voor de uren waarop aan het project gewerkt wordt, kan de FOD Economie andere bewijsstukken aanvaarden ter staving van de gedeclareerde uren, als die naar zijn mening een vergelijkbare mate van zekerheid bieden.
Elke begunstigde moet de in bijlage I vermelde ‘deliverables’ indienen binnen de daarin bepaalde termijn en overeenkomstig de daarin gestelde voorwaarden.
Verplichting tot indiening van verslagen
De FOD Economie en het opvolgingscomité staan in voor de inhoudelijke voortgangscontrole van het gesubsidieerde project, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren. De begunstigde van de subsidie levert, via de projectleider, een schriftelijk verslag aan de FOD Economie en het opvolgingscomité over de uitvoering van het project en de aanwending van de steun overeenkomstig de modaliteiten bepaald in de projectoproep. De begunstigde brengt na afloop van het project een finaal rapport uit over het verloop en de resultaten van het project en verleent medewerking aan de evaluaties. Daartoe wordt gebruik gemaakt van het model voortgangs- en finaal rapport, zoals opgenomen in bijlage IV.
Procedure voor de indiening en evaluatie van verslagen
De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie en tussentijdse evaluaties. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen een technisch rapport en een financieel rapport. Deze dienen opgesteld te zijn conform de richtlijnen bepaald in de projectoproep (bijlage III). Die evaluaties gebeuren in onderstaande onderscheiden stappen, ten laatste op de eveneens hieronder aangegeven deadlines:
Voor projecten met duurtijd van minder dan één jaar:
Eerste rapportageperiode: de begunstigde levert ten laatste op [DATUM] (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV, en dit voor de periode vanaf de start van het project tot ten laatste [DATUM] . Het schriftelijke voortgangsrapport dient per e-mail, naar het e-mailadres [E-MAILADRES] toegestuurd te worden. Deze laatste zal het onmiddellijk overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen [DATUM] keurt het opvolgingscomité dat rapport al dan niet goed. Als het rapport negatief beoordeeld wordt, meldt en motiveert het opvolgingscomité dat tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om een nieuw rapport in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van dat nieuwe rapport wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een nieuwe negatieve evaluatie van dit nieuwe rapport wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in ARTIKEL 36.
Tweede rapportageperiode: de begunstigde levert, via de projectleider, ten laatste op [DATUM] (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch finaal rapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV, en dit voor de periode vanaf het indienen van het eerste technische voortgangsrapport tot ten laatste [DATUM]. Bijkomend dient de begunstigde, voor [DATUM], een financieel eindverslag aan te leveren, dewelke opgemaakt dient te worden overeenkomstig de richtlijnen zoals uiteengezet in de projectoproep (bijlage III). Dat financieel rapport heeft betrekking op de kosten gemaakt gedurende de volledige duur van het project. Deze finale verslagen moeten elektronisch aan het e-mailadres [E-MAILADRES] bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen [DATUM] zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze finale rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in ARTIKEL 36.
Voor projecten met duurtijd van meer dan één jaar:
Eerste rapportageperiode: de begunstigde levert ten laatste op 31/8/2024 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV, en dit voor de periode vanaf de start van het project tot ten [DATUM]. Het schriftelijke voortgangsrapport moet elektronisch aan het e-mailadres [E-MAILADRES] bezorgd worden, die het onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen [DATUM] zal het opvolgingscomité dit rapport al dan niet goedkeuren. Indien het rapport negatief beoordeeld wordt, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om een nieuw rapport in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van dit nieuwe rapport wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een nieuwe negatieve evaluatie van dit nieuwe rapport wordt het subsidieproject beëindigd overeenkomstig de procedure uiteengezet in ARTIKEL 36.
Tweede rapportageperiode: de begunstigde levert ten laatste op 30/04/2025 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV, en dit voor de periode vanaf het indienen van het eerste technische voortgangsrapport tot ten laatste [DATUM]. Daarnaast levert de begunstigde ten laatste tegen [DATUM] eveneens gezamenlijk een financieel voortgangsrapport in Excel-formaat aan, opgemaakt conform de richtlijnen uiteengezet in de projectoproep (Bijlage III). Het financieel rapport heeft betrekking op de kosten gemaakt in [20XX]. De rapporten moeten elektronisch aan het e-mailadres [E-MAILADRES] bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen [DATUM] zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in ARTIKEL 36.
Derde rapportageperiode: De begunstigde levert ten laatste op 30/4/2026 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch finaal rapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV, en dit voor de periode vanaf het indienen van het tweede technische voortgangsrapport tot ten laatste [DATUM]. Daarnaast levert de begunstigde ten laatste tegen [DATUM] eveneens gezamenlijk een financieel finaal rapport in Excel-formaat aan, opgemaakt conform de richtlijnen uiteengezet in de projectoproep (Bijlage III). Dat financieel rapport heeft betrekking op de kosten gemaakt gedurende de volledige duur van het project en maak abstractie van de kosten gemaakt in [20XX]. De finale rapporten moeten elektronisch aan het e-mailadres [E-MAILADRES] bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen [DATUM] zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze finale rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een online opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in ARTIKEL 36.
De evaluatie van de technische en financiële rapporten wordt verder beschreven onder punt 1.12.2. van de projectoproep in bijlage III.
Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie.
De kosten en inkomsten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.
Rol van de projectleider
In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst door de wettelijke vertegenwoordiger(s)- zich akkoord dat de projectleider - zoals aangeduid in ARTIKEL 2 van deze overeenkomst - alle begunstigden van het consortium kan vertegenwoordigen en de technische (i.e. bijlage IV) en financiële (i.e. conform de richtlijnen van de projectoproep in Bijlage III) rapporten indient in naam en voor rekening van de begunstigden.
Xxxxxx vermeld in de verslagen en omzetting in euro
Financiële staten moeten worden opgesteld in euro. Elke begunstigde moet in andere valuta gemaakte kosten omzetten in euro's overeenkomstig zijn gangbare boekhoudpraktijken.
Taal van verslagen
Alle verslagen dienen te worden opgesteld in het Frans of het Nederlands.
Te verrichten betalingen
De uitbetaling van de steun zal gebeuren in twee schijven, na de ondertekening van deze subsidieovereenkomst en van het koninklijk besluit tot steuntoekenning .
Ongeacht de bepalingen van deze overeenkomst behoudt de Belgische Staat het recht om de uitbetaling te spreiden of uit te stellen, indien het totaal van de uit te betalen voorschotten het beschikbare budget voor het desbetreffende jaar overschrijdt of in het kader van dwingende budgettaire restricties, zoals het systeem van voorlopige twaalfden.
De betaling van de eerste schijf, zijnde het voorschot van [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 30%van [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]), op de rekening van de begunstigde gebeurt indien de volgende voorwaarden cumulatief zijn vervuld:
1) het koninklijk besluit werd ondertekend; en
2) onderhavige subsidieovereenkomst werd ondertekend door beide partijen;
3) de begunstigde heeft een verklaring van schuldvordering ingediend (gebruik makend van bijlage V van deze subsidieovereenkomst).
De uitbetaling van de tweede schijf, zijnde het voorschot van [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 70%van [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) op de rekening van de begunstigde gebeurt indien de volgende voorwaarden cumulatief zijn vervuld:
na een positieve evaluatie van de eerste en tweederapportageperiode (zoals beschreven onder ARTIKEL 14) door het opvolgingscomité; en
na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (gebruik makend van bijlage V van deze subsidieovereenkomst).
Kennisgeving van de verschuldigde bedragen
Wanneer de FOD Economie betalingen verricht, wordt de begunstigde formeel ingelicht over het te ontvangen bedrag, waarbij wordt vermeld of het een tussentijdse betaling of de betaling van het saldo betreft.
Valuta voor betalingen
Alle betalingen door de FOD Economie worden verricht in euro.
Betalingen aan de begunstigde
De [begunstigde/consortiumleider] ontvangt de betalingen. Betalingen aan de [begunstigde/consortiumleider] zoals aangeduid in ARTIKEL 3 van deze overeenkomst ontheffen de Belgische Staat van zijn betalingsverplichting.
Bankrekening voor betalingen
Alle betalingen worden overgemaakt naar de volgende bankrekening van de begunstigde. In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), worden alle betalingen overgemaakt op de bankrekening van de consortiumleider aangeduid in ARTIKEL 3 van deze overeenkomst)
Bankrekening van de [begunstigde/consortiumleider]:
Naam van de bank: [NAAM VAN DE BANK]
Volledige naam van de rekeninghouder: [NAAM REKENINGHOUDER]
IBAN-code: [IBAN CODE]
BIC-code: [BIC CODE]
Vestigingseenheidsnummer van de rekeninghouder: [VESTIGINGSEENHEIDSNUMMER REKENINGHOUDER]
In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie worden betaald aan de consortiumleider van het project, zoals aangeduid in ARTIKEL 3 van deze overeenkomst.
De consortiumleider neemt deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst en stort de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig door aan de andere begunstigden overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel. In geen geval wordt de consortiumleider beschouwd als de enige en unieke eindbegunstigde van de subsidie
Datum van betaling
De betalingen verricht door de FOD Economie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop zij zijn afgeboekt van de rekening van de FOD Economie.
De FOD Economie kan de betalingstermijn van een verzoek om eerste of latere betaling of betaling van het saldo te allen tijde opschorten omwille van het feit dat:
het niet in overeenstemming is met de bepalingen van de overeenkomst, het voornoemde koninklijk besluit tot steuntoekenning of de voornoemde oproep tot voorstellen van [20XX];
de technische of financiële verslagen niet zijn ingediend of niet volledig zijn, of aanvullende informatie vereist is;
de begunstigde verzuimt dan wel weigert zich aan een controle te onderwerpen; of
er twijfel is of bepaalde kosten in aanmerking komen voor subsidie van de in de financiële staten gedeclareerde kosten en aanvullende controles, beoordelingen, audits of onderzoeken vereist zijn.
De FOD Economie stelt de begunstigde, via de projectleider, formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving verzendt.
Indien niet langer aan de voorwaarden voor de opschorting van de betalingstermijn wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven en gaat de resterende periode in. De FOD Economie kan de overeenkomst ook beëindigen indien de betalingstermijn is opgeschort omdat de technische of financiële verslagen niet aan de eisen voldoen en het herziene verslag of de herziene financiële staat niet is ingediend of wel is ingediend maar eveneens is afgekeurd.
De FOD Economie kan de eerste betaling of de betaling van het saldo te allen tijde geheel of gedeeltelijk opschorten, indien de begunstigde zich schuldig heeft gemaakt aan, of wordt verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes, of ernstige niet-nakoming van de verplichtingen van de begunstigde in het kader van deze toekenningsprocedure of in het kader van de huidige overeenkomst, dan wel verzuimt om de vereiste verantwoording te verstrekken over de aanwending van de ontvangen bedragen of om zich aan de financiële controles of controles ter plaatse te onderwerpen rond de aanwending van de ontvangen bedragen.
De FOD Economie stelt de begunstigde, via de projectleider, formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving verzendt. De begunstigde dient binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.
Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt na verloop van voormelde termijn of besluit de opschortingsprocedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, geeft ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een bevestiging van de opschorting. In andere gevallen stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, er formeel van in kennis dat de opschortingsprocedure niet wordt voortgezet.
Het opvolgingscomité en de FOD Economie kunnen op basis van de doelstelling van het project tussentijdse of eindevaluaties uitvoeren naar de impact van het project. Het opvolgingscomité en de FOD Economie kunnen deze evaluaties rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (door daartoe gemachtigde externe instanties of personen) laten uitvoeren.
De begunstigde verstrekt alle informatie die noodzakelijk is voor het evalueren van de impact van het project, met inbegrip van informatie in elektronische vorm.
AFDELING 3 — RECHTEN EN VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT RESULTATEN
De tekst “[TE VERMELDEN TEKST – bijvoorbeeld: Met de steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie]” moet vermeld worden op alle drukwerken en al de publiciteit met betrekking tot het project, alsook het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. De resultaten en belangrijkste conclusies van het gerealiseerde en gesubsidieerde project worden na afloop eveneens publiek bekend gemaakt met de vermelding “[TE VERMELDEN TEKST – bijvoorbeeld: “Met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie]” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.
Elke begunstigde stelt de Minister van [BEVOEGDHEDEN MINISTER] en de FOD Economie op de hoogte als hij de resultaten van het project heeft geëxploiteerd (direct of indirect, in het bijzonder door het overdragen of in licentie geven van die resultaten) en dat tot tien jaar na de termijn bepaald in ARTIKEL 4, bijvoorbeeld als volgt:
door het gebruiken van de resultaten in vervolgonderzoek (buiten het project);
door het ontwikkelen, creëren of op de markt brengen van een product of procedé;
door het creëren en verstrekken van een dienst, of
door het gebruiken van de resultaten in normalisatieactiviteiten.
Mededeling en beschikbaarstelling aan het publiek
Na afloop van het project wordt door de begunstigde een behoorlijke en omstandige toelichting verschaft over de gerealiseerde resultaten in het licht van de vooropgestelde doelstellingen. De begunstigde voorziet tevens een executive summary. De FOD behoudt zicht het recht voor deze via de gepaste kanalen ter beschikking te stellen aan het publiek en te vragen aan de begunstigde hetzelfde te doen. De tussentijdse resultaten kunnen hier evenzeer het voorwerp van uitmaken.
Voornoemde informatie wordt kosteloos publiekelijk toegankelijk gemaakt met het oog op de maximale verspreiding van de resultaten van het project via de gepaste kanalen (wetenschappelijke/sector gebonden/websites en sociale media, specifieke of eigen website, jaarverslagen, documentatie van conferenties of seminaries, enz.). De hoger beschreven informatie wordt publiekelijk toegankelijk gehouden tot 5 jaar na de voltooiing van het project.
De referentie en/of de link naar de betreffende bron wordt gedeeld met de FOD Economie ter gelegenheid van de eindevaluatie van het project. De FOD Economie zal hiernaar verwijzen op de eigen website.
Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben
De begunstigde garandeert dat hij bij de uitvoering van het gesubsidieerde project de intellectuele eigendomsrechten zal respecteren.
De begunstigde vrijwaart de FOD Economie tegen alle vorderingen of eisen die door derden zullen worden ingesteld m.b.t. het houderschap, de inhoud en de vorm van de creaties en resultaten die ten gevolge van de uitvoering van het huidige project worden vervaardigd en verbindt zich ertoe om alle kosten en schadevergoedingen voortvloeiend uit een vordering of eis van een derde op grond van een inbreuk op een intellectueel eigendomsrecht en/of ander recht, te dragen.
De begunstigde moet de FOD Economie op eerste verzoek bijstand verlenen en vrijwaren, indien de FOD Economie door derden aangesproken wordt op gronden waarvoor krachtens dit artikel op de auteur een vrijwaringsplicht t.o.v. de FOD Economie rust.
Tenzij de FOD Economie anderszins verzoekt, wordt bij elke verspreiding van de resultaten (in welke vorm ook en inclusief elektronische verspreiding) het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie weergegeven, voor zover dit gebruikelijk is in het betreffende medium, en de volgende tekst: “Met de steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie”. Wanneer het logo van de FOD Economie samen met een ander logo wordt weergegeven, wordt het logo van de FOD Economie op een voldoende opvallende plaats gezet.
Voor het nakomen van zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst, mag elke begunstigde het logo van de FOD Economie gebruiken. Deze bepaling geeft hem echter geen exclusief recht op het gebruik ervan. In dat opzicht kan het logo van de FOD Economie of elk soortgelijk handelsmerk of logo niet toegeëigend worden, noch door registratie noch op enigerlei andere wijze.
De verlening van een niet-exclusieve licentie
De begunstigde verleent aan de FOD Economie een niet-exclusief gebruiksrecht (niet-exclusieve licentie) op de eventuele resultaten van het project voor eigen doeleinden (bv. incorporatie in te ontwikkelen strategieën).
De prerogatieven op het gebied van intellectuele eigendomsrechten in verband waarvoor de begunstigde een niet-exclusieve licentie verleent aan de FOD Economie zijn de volgende:
het recht tot reproductie in om het even welke vorm, in de Franse, Nederlandse, Duitse en Engelse taal van de resultaten of een deel ervan;
het recht om de resultaten te vertalen of te laten vertalen in het Nederlands, Frans, Duits en/of Engels;
het recht tot opname van (een gedeelte) van de resultaten op haar website, een folder, boek, databank, multimediawerk of anderszins en de verspreiding van de creaties;
het recht tot verveelvoudiging van een gedeelte of van de volledige resultaten (ongeacht in welke taal het werk zich bevindt) via geluids- en/of beelddragers (o.a. via geluidscassettes, beeldcassettes, cd, cd-rom, cd-i, internet, informatiesnelwegen, [elektronische] netwerken, elke andere elektronische exploitatie), en het recht tot openbaarmaking en verspreiding van de aldus tot stand gebrachte verveelvoudiging;
het recht tot publieke mededeling (publieke op- of uitvoering) (bv. via voordrachten (voor een publiek), via radio of televisie) van een gedeelte of van de volledige resultaten, in ongewijzigde vorm, ongeacht de taal van de resultaten;
het recht publiciteit te maken voor het project, hierbij gebruik makende van eventuele afbeeldingen, video’s, documenten, die gerealiseerd werden in het kader van het project en waarvan de begunstigde de rechthebbende is;
het recht op mededeling aan het publiek.
De niet-exclusieve licentie wordt verleend voor de gehele beschermingsduur van de toepasselijke zijnde intellectuele rechten en andere rechten en voor de gehele wereld.
Voor de verlening van de niet-exclusieve licentie aan de FOD Economie zal de begunstigde of auteur geen bijkomende vergoeding, naast de verleende subsidies, ontvangen.
Het werk van de begunstigde zal door de FOD Economie geëxploiteerd worden onder zijn naam, met de vermelding “[TE VERMELDEN TEKST – bijvoorbeeld: “Met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie]” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.
De FOD Economie, alsook zijn personeelsleden behouden zich het recht voor tot aanpassing en actualisatie van de door de dienstverlener overgemaakte documenten, met inbegrip van het verbeteren van de spelling en grammatica en van de inhoud of de vorm.
Conferentie
Tenslotte en in voorkomend geval kan - op verzoek van de FOD Economie – aan de begunstigde worden gevraagd om deel te nemen aan een publieke conferentie waarbij het gesubsidieerde project en de vooruitgang en resultaten worden toegelicht door de begunstigde en uitvoerder van het project.
AFDELING 4 — OVERIGE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN
Elke begunstigde voert het project uit overeenkomstig:
de ethische beginselen die onder meer bestaan in het vermijden van verzinnen, vervalsen, plagiaat plegen en andere vormen van wangedrag bij het onderzoek;
de Ethische Code voor het wetenschappelijk onderzoek in België, opgesteld op gemeenschappelijk initiatief van de Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique, de Académie royale de Médecine de Belgique, de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten en de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, hierbij ondersteund door de POD Wetenschapsbeleid.
De begunstigde is als enige verantwoordelijk voor de betaling van de salarissen van zijn werknemers en verbindt er zich toe om op elk moment de toepasselijke regelgeving te respecteren rond arbeidsrecht, gezondheids- en voorzorgsrecht, sociale zekerheidsrecht en fiscaal recht, evenals rond alle immigratieformaliteiten.
De begunstigde verbindt er zich ook toe:
dat er geen achterstallige lonen bestaan ten aanzien van zijn personeel, noch ten aanzien van het personeel van zijn onderaannemers en geen overeenkomstige socialezekerheids- of belastingschulden;
dat de Belgische verplichte minimumarbeidsvoorwaarden worden nageleefd, waaronder met name de arbeidsduur, de jaarlijkse vakantie, het welzijn op het werk, de eventuele aansluiting bij de PDOK en het minimumloon (te controleren via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.xxxx);
dat alle socialezekerheids- en immigratieformaliteiten (inclusief DIMONA, A1, single permits, LIMOSA-verklaringen, enz.) worden nageleefd (gedetailleerde informatie voor de bouwsector beschikbaar op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx_xx_xxxxxxx/);
dat er geen personeel naar België wordt gedetacheerd in strijd met het verbod om een gedetacheerde werknemer te vervangen door een andere gedetacheerde werknemer;
dat er geen illegale arbeidskrachten worden ingezet ook niet door onderaannemers voor de uitvoering van de opdracht, ongeacht of het gaat om Belgische, EER of onderdanen van derde landen.
Een onderaanneming of verdere onderaanneming, kan enkel de vereiste goedkeuring verkrijgen van de subsidieverlener, indien de schriftelijke overeenkomst rond deze onderaanneming uitdrukkelijk bepaalt dat elke onderaannemer of verdere onderaannemer eveneens voormelde verplichtingen dient na te leven die voor de begunstigde gelden op het vlak van het respecteren van de regelgeving rond arbeidsrecht, gezondheids- en voorzorgsrecht, sociale zekerheidsrecht en fiscaal recht, evenals rond alle immigratieformaliteiten.
Elke begunstigde neemt alle noodzakelijke maatregelen om situaties te voorkomen waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van het project in het gedrang komt als gevolg van een economisch belang, politieke of nationale binding, familiale of emotionele banden of andere gedeelde belangen ("belangenconflict"). Indien zich een situatie voordoet die een belangenconflict vormt of vermoedelijk tot een belangenconflict zal leiden, moet de begunstigde de FOD Economie daarvan onverwijld formeel in kennis stellen en onmiddellijk alle noodzakelijke stappen nemen om deze situatie te corrigeren.
De FOD Economie kan controleren of de genomen maatregelen voldoende zijn en kan eisen dat binnen een redelijke termijn aanvullende maatregelen worden genomen.
In de regel is alle uit het project voortkomende informatie vatbaar voor publieke bekendmaking. Slechts indien behoorlijk kan gemotiveerd worden dat de rechtmatige belangen of intellectuele eigendomsrechten van een begunstigde moeten worden gevrijwaard, kan de kwalificatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangebracht. Gedurende de uitvoering van het project en tot tien jaar na de in ARTIKEL 4 bepaalde periode behandelen de partijen alle gegevens, documenten of andere elementen (in welke vorm ook), als vertrouwelijk indien die uitdrukkelijk als “vertrouwelijk” werden aangemerkt.
Tenzij anderszins tussen de partijen is overeengekomen, mag vertrouwelijke informatie alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. De ontvangende begunstigde mag vertrouwelijke informatie alleen aan zijn personeel bekendmaken indien hij die informatie nodig heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst en is gehouden aan vertrouwelijkheid.
FOD Economie mag vertrouwelijke informatie bekendmaken aan het personeel van andere instellingen indien dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst of het waarborgen van de financiële belangen van de Staat en indien de ontvangers van de informatie zijn gehouden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen.
De vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn niet langer van toepassing indien:
de partij die de informatie bekendmaakt de andere partij ontheft van die verplichtingen;
de informatie reeds bij de ontvanger bekend was of hem zonder vertrouwelijkheidsplicht is verstrekt door een derde die niet aan vertrouwelijkheid was gehouden;
de ontvanger bewijst dat de informatie zonder gebruik van vertrouwelijke informatie is ontwikkeld;
de informatie voor het publiek algemeen beschikbaar wordt, zonder schending van een vertrouwelijkheidsplicht, of
de bekendmaking van de informatie bij de Europese of nationale wetgeving is voorgeschreven.
Elke begunstigde promoot het project en de resultaten ervan door meerdere doelgroepen (waaronder de media en het grote publiek) doelgericht en op een strategische en effectieve wijze te informeren. Dit laat de verspreidingsvereisten, de vertrouwelijkheidsverplichtingen en de verplichtingen op vlak van onthulling van de resultaten aan derden onverlet.
Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben.
Communicatieactiviteiten van de FOD Economie: Recht op gebruik van de materialen, documenten en informatie van de begunstigde
De FOD Economie mag van de begunstigde ontvangen informatie in verband met het project en niet vertrouwelijke documenten, met name voor publicatie bestemde samenvattingen en openbare presentaties, alsook andere niet-vertrouwelijke elementen, zoals foto’s of audiovisueel materiaal (ook in elektronische vorm), voor haar eigen communicatie- en publicatieactiviteiten gebruiken mits daarbij verwijzing wordt gemaakt naar de betrokken begunstigde van het project. Dit laat de verspreidingsverplichtingen en de verplichtingen ingeval van onthulling van de resultaten aan derden, voorzien in deze overeenkomst, onverlet. Indien gebruik van deze elementen, documenten of informatie door de FOD Economie echter het risico met zich meebrengt dat rechtmatige belangen worden geschaad, dan kan de betrokken begunstigde de FOD Economie verzoeken om deze toch niet te gebruiken.
Indien het recht van gebruik afhankelijk is van rechten van een derde (waaronder begrepen personeel van de begunstigde, moet de desbetreffende begunstigde ervoor zorgen dat hij voldoet aan zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst (in het bijzonder door de vereiste toestemming van de betrokken derde te verkrijgen).
Bij elk gebruik van de resultaten van het project door de FOD Economie, waarbij niet louter verwezen wordt naar een door de begunstigde gepubliceerd document of waarbij voornoemde publicatie niet letterlijk wordt geciteerd of wanneer daaruit aanvullende of afwijkende conclusies worden getrokken, wordt aangegeven dat daarin uitsluitend de mening van de FOD Economie wordt weergegeven.
Verwerking van persoonsgegevens door de FOD Economie
Alle persoonsgegevens die onder de werkingssfeer van de overeenkomst vallen, worden door de FOD Economie verwerkt in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de toepasselijke Belgische wetgeving omtrent gegevensbescherming. Bedoelde gegevens worden door de FOD Economie verwerkt voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst, of om de financiële belangen van de Staat te beschermen (waaronder begrepen controles en onderzoeken).
De privacyverklaring kan teruggevonden worden in hoofdstuk 7 van de projectoproep zelf.
Verwerking van persoonsgegevens door de begunstigde
Persoonsgegevens die onder het werkingsgebied van de overeenkomst vallen, worden door elke begunstigde verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Europese en nationale wetgeving inzake gegevensbescherming (waaronder begrepen toestemmings- of kennisgevingsvereisten).
De begunstigde verleent zijn personeel slechts toegang tot gegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst.
De begunstigde moet de personeelsleden van wie persoonsgegevens door de FOD Economie worden verzameld en verwerkt hiervan in kennis stellen. Te dien einde moet hij hen de privacyverklaring(en) verstrekken voordat hun gegevens naar de FOD Economie worden gestuurd.
CESSIES VAN VORDERINGEN OP DE FOD ECONOMIE
De begunstigde mag geen vorderingen op de FOD Economie aan een derde cederen, uitgezonderd met toestemming van de FOD Economie op een daartoe strekkend gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de betrokken begunstigde. Indien de FOD Economie de cessie niet aanvaardt of de voorwaarden van deze niet worden vervuld, kan de cessie niet aan de FOD Economie worden tegengeworpen. In geen geval bevrijdt een cessie de begunstigde van zijn verplichtingen jegens de FOD Economie.
ALGEMEEN
De begunstigde van dit project gaat akkoord met de mogelijkheid van de FOD Economie rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (met hiertoe aangewezen externe personen of instanties dewelke over dezelfde controle- en toezichtrechten beschikken als de FOD Economie) om controles te laten uitvoeren, opdat de FOD Economie zou kunnen nagaan of:
de werken zijn of worden uitgevoerd overeenkomstig de specificaties van het project;
de subsidie wordt of zal worden aangewend voor de financiering van de in aanmerking komende kosten (cfr. ARTIKEL 6 van deze overeenkomst);
de budgettaire limieten niet worden overschreden en verlopen volgens het opgestelde uitvoeringsplan;
de rapportageverplichtingen worden nageleefd alsook of er correct gerapporteerd wordt aangaande de door het project gegenereerde inkomsten (zowel rechtstreeks als onrechtstreeks) of de bepalingen onderhavig deze overeenkomst worden nageleefd;
Deze controles kunnen tijdens en ook na de uitvoering van het project worden uitgevoerd, voor zover ze binnen de tien jaar na uitbetaling van het saldo van de subsidie opgestart worden.
In het geval dat deze controles worden uitgevoerd door externe personen of instanties die werden aangesteld door de FOD Economie, informeert de FOD Economie de desbetreffende begunstigde over de gegevens van de externe personen of instanties.
De aanstelling van externe personen door de FOD kan niet door de begunstigde worden geweigerd, behoudens een gemotiveerde weigering in het geval van tegenstrijdige belangen en uit hoofde van de bescherming van hun concurrentiepositie.
Tijdens de uitvoering van dergelijke controles verbindt de begunstigde zich ertoe ter goeder trouw mee te werken, teneinde de controle maximaal mogelijk te maken alsook daar waar nodig op het eerste verzoek hulp, ondersteuning of bijstand te voorzien.
De desbetreffende begunstigde kan worden verzocht deel te nemen aan bijeenkomsten, ook met externe deskundigen.
Beschikbaarheid van informatie
De desbetreffende begunstigde zal gedurende de volledige duur van de overeenkomst tot tien jaar na afloop van de overeenkomst, op eenvoudig verzoek van de FOD Economie of van de extern aangestelde(n), alle gevraagde commerciële, contractuele, financiële, technische, wetenschappelijke, economische, boekhoudkundige en andere relevantie informatie aangaande het project verstrekken, teneinde de controle en het toezicht hierop mogelijk te maken.
De FOD Economie kan tevens om aanvullende informatie verzoeken overeenkomstig de overeenkomst.
Alle gegevens zullen met de nodige vertrouwelijkheid gebruikt worden om toe te zien op de goede uitvoering van deze overeenkomst en op de nauwkeurige afrekening van de toegekende middelen.
De begunstigde is gehouden om de Staat, of zijn aangestelden, op eenvoudig verzoek toegang te geven tot de boekhouding met het oog op controle van eender welke operatie die verband houdt met de ontwikkeling, de industrialisatie, en de commercialisatie van het project, met de productie en met operaties in verband met licentieovereenkomsten in het kader van het project.
Inzake gedigitaliseerde data dient de nodige bijstand te worden voorzien om deze in een toegankelijke en leesbare vorm te verkrijgen.
De op de informatiedragers geplaatste gegevens worden in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage voorgelegd.
Voor controles ter plaatse moet de begunstigde, gedurende de hele duur van deze overeenkomst, tijdens de uren dat er werkzaamheden worden uitgevoerd, toegang verlenen tot alle werklocaties en panden die hem toebehoren, alsook aan de externe personen of instanties, en moet hij ervoor zorgen dat de gevraagde informatie onmiddellijk beschikbaar is.
Tijdens de controles mag de FOD Economie of de door haar extern aangestelde personen of instanties de staat van de vordering van de werken, de tewerkstelling van het personeel dat aangesteld werd voor de uitvoering van deze overeenkomst en de aard van de bezigheden controleren. Ze kunnen hiertoe het personeel horen en alle nodige verificaties uitvoeren.
Op basis van de controle wordt een "controleverslag" opgesteld. De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde formeel in kennis van het controleverslag, waarna deze binnen een termijn van 30 kalenderdagen formeel opmerkingen kan aantekenen ("contradictoire beoordelingsprocedure"). Controleverslagen worden opgesteld in het Nederlands of Frans.
GEVOLGEN VAN BEVINDINGEN UIT CONTROLES
Naar aanleiding van de bevindingen van de controles en beoordelingen die in de context van de overeenkomst zijn uitgevoerd, kan worden besloten tot de afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten, verlaging van de subsidie, terugvordering van onverschuldigde bedragen of andere in Hoofdstuk 6 beschreven maatregelen. Afwijzing van kosten of verlaging van de subsidie nadat het saldo is betaald, heeft herziening van het eindbedrag van de subsidie tot gevolg.
Naar aanleiding van bevindingen van de controles en beoordelingen kan om wijziging van bijlage I worden verzocht.
De FOD Economie beveelt de onmiddellijke terugbetaling van de steun en vordert deze terug in de volgende gevallen en volgens de modaliteiten, zoals bepaald in dit hoofdstuk:
de niet-nakoming van de voorwaarden verbonden aan de toekenning van de steun, inclusief het respecteren van de voorwaarden en drempels vastgelegd in de AGVV;
de niet-nakoming van de wettelijke informatie- en raadplegingsprocedures bij collectief ontslag;
het niet aanwenden van de subsidie voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;
het verhinderen van de financiële controles of controles ter plaatse op de aanwending van de toegekende subsidie;
het niet-verstrekken van de vereiste verantwoording over de aanwending van de ontvangen bedragen.
MAATREGELEN IN GEVAL VAN STELSELMATIGE OF TERUGKERENDE FOUTEN
De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde en de begunstigde formeel op de hoogte van stelselmatige of terugkerende fouten.
Wanneer de bevindingen betrekking hebben op het voor subsidie in aanmerking komen van kosten bevat de formele kennisgeving:
een uitnodiging tot indiening van opmerkingen;
een verzoek tot indiening van herziene financiële staten;
het correctiepercentage voor extrapolatie dat door de FOD Economie op basis van de stelselmatige of terugkerende fouten is vastgesteld, voor het berekenen van de bedragen die worden afgewezen wanneer de desbetreffende begunstigde meent dat de indiening van herziene financiële staten niet mogelijk of haalbaar is, of geen herziene financiële staten indient.
Vanaf het moment dat hij de kennisgeving ontvangt, heeft deze begunstigde 30 kalenderdagen de tijd voor het indienen van opmerkingen, herziene financiële staten of een voorstel voor een naar behoren onderbouwde alternatieve correctiemethode. Deze termijn kan in gerechtvaardigde gevallen door de FOD Economie worden verlengd.
De af te wijzen bedragen worden op basis van de herziene financiële staten bepaald, onder voorbehoud van de goedkeuring ervan.
Als de FOD Economie geen opmerkingen of herziene financiële staten ontvangt, de waarnemingen of de voorgestelde alternatieve correctiemethode niet aanvaardt of de herziene financiële staten niet goedkeurt, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde correctiepercentage. Als de FOD Economie de door de betrokken begunstigde voorgestelde alternatieve correctiemethode aanvaardt, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van deze alternatieve methode.
Wanneer de bevindingen betrekking hebben op een onjuiste uitvoering of op niet-nakoming van een andere verplichting, bevat de formele kennisgeving:
een uitnodiging tot indiening van opmerkingen; en
het vaste percentage dat de FOD Economie voornemens is toe te passen overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel.
Vanaf het moment dat de desbetreffende begunstigde de kennisgeving ontvangt, heeft hij 30 kalenderdagen de tijd voor het indienen van opmerkingen of een voorstel voor een naar behoren gemotiveerd alternatief vast percentage. Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of de opmerkingen of het voorgestelde alternatieve vast percentage niet aanvaardt, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde vaste percentage. Indien de FOD Economie het vast percentage ter vervanging aanvaardt dat door de betrokken begunstigde is voorgesteld, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van dit alternatieve vaste percentage.
Zowel in het geval van stelselmatige of terugkerende bevindingen die raken aan de in aanmerking komende kosten, als in het geval van stelselmatige of terugkerende bevindingen die raken aan de uit te voeren verplichtingen, berekent de FOD Economie het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met dit akkoord. Indien het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde lager is dan zijn aandeel in het eindbedrag van de subsidie, vordert de FOD Economie, in voorkomend geval, het verschil terug.
[TE VERMELDEN TEKST VOOR PROJECTEN MET DUURTIJD VAN MINDER DAN ÉÉN JAAR: De FOD Economie, ondersteund door het Opvolgingscomité wijst, bij de betaling van het saldo dan wel nadien, alle kosten af die niet subsidiabel blijken te zijn, met name naar aanleiding van de controles of onderzoeken.]
[TE VERMELDEN TEKST VOOR PROJECTEN MET DUURTIJD VAN MEER DAN ÉÉN JAAR: De FOD Economie, ondersteund door het Opvolgingscomité, wijst, bij de evaluatie van de derde rapportageperiode dan wel nadien, alle kosten af die niet subsidiabel blijken te zijn, met name naar aanleiding van ad hoc controles of onderzoeken.]
Niet-subsidiabele kosten worden volledig afgewezen.
Alvorens kosten af te wijzen, stelt de FOD Economie de begunstigde formeel in kennis van de voorgenomen afwijzing van kosten, de concrete bedragen ervan en de redenen daartoe. De begunstigde kan, desgevallend via de consortiumleider, binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving, de FOD Economie formeel op de hoogte stellen van zijn bezwaar, vergezeld van een motivering.
Indien de FOD Economie binnen voormelde termijn geen opmerkingen ontvangt of besluit om, ondanks de ontvangen opmerkingen, de kosten toch af te wijzen, worden deze kosten in mindering gebracht van de totale kosten die voor het project als subsidiabel zijn gedeclareerd in de periodieke of definitieve verkorte financiële staat. De FOD Economie berekent vervolgens de betaling van het saldo, in overeenstemming met de huidige overeenkomst.
Indien de FOD Economie de kosten afwijst na betaling van het saldo, worden deze kosten in mindering gebracht van de totale kosten die door de begunstigde als subsidiabel zijn gedeclareerd in de definitieve verkorte financiële staat. Vervolgens berekent zij het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met de huidige overeenkomst. Indien het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde lager is dan zijn aandeel in het eindbedrag van de subsidie, recupereert de FOD Economie het verschil.
VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG
De FOD Economie mag, op het moment waarop het saldo wordt betaald of daarna, het subsidiebedrag verlagen, indien het project niet correct werd uitgevoerd en ook indien andere verplichtingen in het kader van de huidige overeenkomst niet werden nageleefd door de begunstigde.
De omvang van het verlagen van het subsidiebedrag is evenredig aan de mate van niet-uitvoering van het project of de mate van niet-naleving van voormelde verplichtingen.
Alvorens het subsidiebedrag te verlagen, stelt de FOD Economie de begunstigde formeel in kennis van de voorgenomen verlaging van het subsidiebedrag, de concrete bedragen ervan en de redenen daartoe. De begunstigde kan, desgevallend via de consortiumleider, binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving, de FOD Economie formeel op de hoogte stellen van zijn bezwaar, vergezeld van een motivering.
Indien de FOD Economie binnen voormelde termijn geen opmerkingen ontvangt of besluit om de verlaging, ondanks de ontvangen opmerkingen, toch door te zetten, stelt de FOD Economie de begunstigde formeel in kennis van de bevestiging van de verlaging en, in voorkomende geval,van de verschuldigde bedragen.
Indien de FOD Economie het subsidiebedrag op het ogenblik van de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het verlaagde subsidiebedrag voor het project en bepaalt ze vervolgens het verschuldigde bedrag als betaling van het saldo.
Indien de FOD Economie het subsidiebedrag na de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigde. Indien het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigde lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, zal de FOD Economie het verschil terugvorderen.
Ingeval een toegekend bedrag terug te vorderen is, eist de FOD Economie van de begunstigde de terugbetaling van dit bedrag door deze formeel een debetnota te doen toekomen. In deze nota worden het teruggevorderde bedrag, de redenen, de voorwaarden en de door de begunstigde na te leven betalingsdatum vermeld.
Het in de debetnota vermelde, teruggevorderde bedrag wordt vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in deze nota vermelde betalingsdatum tot de datum waarop de FOD Economie de volledige betaling ontvangt.
Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.
De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.
Indien het teruggevorderde bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, doet de FOD Economie de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, een formele kennisgeving toekomen waarin:
de redenen van de terugvordering van het bedrag toegelicht worden;
het voornemen meegedeeld wordt om het terug te vorderen bedrag langs juridische weg terug te vorderen en om andere uit te betalen bedragen in te houden;
en
een verzoek geformuleerd wordt om binnen een termijn van 30 kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving opmerkingen kenbaar te maken.
Indien geen opmerkingen worden ingediend of de FOD Economie besluit de terugvordering ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, stelt de FOD Economie de begunstigde formeel in kennis van de bevestiging van de terugvordering, van het verschuldigde bedrag en van het feit dat overgegaan wordt tot de terugvordering langs juridische weg.
Indien voor de begunstigde het herziene definitieve subsidiebedrag lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, moet hij het verschil aan de FOD Economie terugbetalen.
Aansprakelijkheid van de FOD Economie
De FOD Economie en het opvolgingscomité kunnen niet aansprakelijk worden gesteld, zelfs niet ingeval van grove nalatigheid, voor schade als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst. Dit geldt zowel voor dergelijke schade geleden door de begunstigde, als dergelijke schade veroorzaakt door de begunstigde.
Aansprakelijkheid van de begunstigde
Behalve in geval van overmacht moet de begunstigde alle schade vergoeden die de FOD Economie lijdt als gevolg van de niet-conforme uitvoering van het project of als gevolg van de niet-naleving door de begunstigde van de verplichtingen in het kader van deze overeenkomst.
Alvorens de geleden schade terug te vorderen, eist de FOD Economie van de begunstigde de vergoeding van deze schade door deze formeel een debetnota te doen toekomen. In deze nota worden het bedrag van de geëiste schadevergoeding, de redenen, de voorwaarden en de door de begunstigde na te leven betalingsdatum vermeld.
Het bedrag van de in de debetnota vermelde schadevergoeding wordt vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in deze nota vermelde betalingsdatum tot de datum waarop de FOD Economie de volledige betaling ontvangt.
Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.
De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.
Indien de geëiste schadevergoeding op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, doet de FOD Economie de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, een formele kennisgeving toekomen waarin:
de redenen van de geëiste schadevergoeding toegelicht worden;
het voornemen meegedeeld wordt om de geëiste schadevergoeding langs juridische weg terug te vorderen en om andere uit te betalen bedragen in te houden;
en
een verzoek geformuleerd wordt om binnen een termijn van 30 kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving opmerkingen kenbaar te maken.
Indien geen opmerkingen worden ingediend of de FOD Economie besluit om, ondanks de ontvangen opmerkingen, de betaling van de geëiste schadevergoeding te vorderen, stelt de FOD Economie de begunstigde formeel in kennis van de bevestiging van de terugvordering van de geleden schade, van het bedrag van de geëiste schadevergoeding en van het feit dat overgegaan wordt tot de terugvordering langs juridische weg.
INWERKINGTREDING
Deze overeenkomst treedt in werking op datum van de ondertekening door de partij die als laatste tekent. Deze overeenkomst blijft in werking tot de einddatum.
In navolging van artikel 123 van de Wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de Federale Staat, kan de FOD Economie deze overeenkomstig opzeggen indien de begunstigde
de voorwaarden niet naleeft waaronder de subsidie werd verleend;
de subsidie niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;
die de in artikel 122 bedoelde controle verhindert.
Onverminderd de wettelijke opzeggingsmogelijkheden, kan de FOD Economie deze overeenkomst opzeggen indien:
een verandering in de juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie van een begunstigde of van zijn gelieerde entiteiten de tenuitvoerlegging van het project wezenlijk zou kunnen beïnvloeden of vertragen of zou leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen;
de uitvoering van het project wordt verhinderd door overmacht of door de begunstigde wordt opgeschort en ofwel hervatting onmogelijk is, ofwel de noodzakelijke wijzigingen in de overeenkomst zouden leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of tot schending van het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) schuldig is bevonden aan een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep, vastgesteld op om het even welke grond;
een begunstigde niet voldoet aan de toepasselijke nationale belasting- en socialezekerheidswetgeving;
het project wetenschappelijk of technologisch niet langer relevant is;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) fraude heeft gepleegd, zich schuldig heeft gemaakt aan corruptie of betrokken is bij een criminele organisatie, witwassen of enige andere illegale activiteit waardoor de financiële belangen van de Staat zijn geschaad;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) zich tijdens de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst schuldig heeft gemaakt aan wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet-nakoming van zijn verplichtingen, met inbegrip van een niet-correcte uitvoering van het project, het indienen van onjuiste informatie, verzuim om de vereiste informatie te verstrekken, schending van ethische beginselen;
een begunstigde voor de technische of financiële rapporten waarop ARTIKEL 14 betrekking heeft geen positieve evaluatie verkrijgt;
wanneer de kandidaat zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of informatie heeft achtergehouden.
In geval van schendingen, zoals opgesomd onder dit artikel, zal de FOD Economie, teneinde een einde te stellen aan de inbreuk of nalatigheden, de begunstigde per aangetekende brief in gebreke stellen binnen een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste dag waarop de FOD Economie in kennis werd gesteld van de vaststelling van de inbreuk/nalatigheden.
Indien de begunstigde geen einde stelt aan de onrechtmatige daden of indien hij de situatie niet volledig heeft rechtgezet binnen een termijn van 30 kalenderdagen na datum van het aangetekend schrijven, kan de begunstigde gehouden worden de volledige subsidie terug te betalen aan de FOD Economie. In dit geval zal de overeenkomst van rechtswege worden ontbonden ten laste van de begunstigde.
In geval van ontbinding is de begunstigde gehouden om binnen 60 kalenderdagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, een periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging) en een eindverslag in te dienen. Indien de FOD Economie de verslagen niet binnen de vastgestelde termijnen ontvangt, zullen alleen de in een goedgekeurd periodiek verslag opgenomen kosten in aanmerking worden genomen.
De FOD Economie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag en het saldo. Alleen kosten die vóór de ingebrekestelling zijn gemaakt, kunnen in aanmerking komen voor subsidies.
Dit laat het recht van de FOD Economie om de subsidie te verlagen onverlet. De begunstigde kan aan een beëindiging door de FOD Economie geen recht op schadevergoeding ontlenen. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigde van toepassing.
FAILLISSEMENT EN VEREFFENING
In het geval een begunstigde failliet is verklaard, zich in staat van vereffening bevindt, in de situatie van staking van betaling of gerechtelijke reorganisatie verkeert, een regeling met zijn crediteuren heeft getroffen, zijn werkzaamheden heeft gestaakt dan wel in een procedure van soortgelijke aard krachtens de nationale wetgeving is verwikkeld, wordt er onmiddellijk en zonder enige voorafgaandelijke ingebrekestelling een einde gesteld aan deze overeenkomst, in de mate dat de toepasselijk regelgeving dit toelaat. In dit geval dient de begunstigde het ongebruikte deel van de subsidie onmiddellijk terug te betalen.
De begunstigde brengt de FOD Economie onmiddellijk, per aangetekend schrijven, op de hoogte van alle feiten en gebeurtenissen welke van invloed zijn of van invloed kunnen zijn op de uitvoering van het project. Alle nuttige gegevens dienaangaande worden hierbij overgemaakt.
Dit is ook het geval wanneer de begunstigde:
niet meer geïnteresseerd is in een of meerdere aspecten van het project of;
het project niet meer kan realiseren omwille van redenen van overmacht.
Onder "overmacht" wordt verstaan elke situatie of gebeurtenis die:
een van de partijen verhindert om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen;
niet te voorzien was, uitzonderlijk is en waarover de partijen geen controle kunnen uitoefenen;
niet te wijten is aan fouten of nalatigheid door een van de partijen (of een bij het project betrokken derde); en
onvermijdelijk blijkt te zijn ofschoon alle noodzakelijke maatregelen zijn genomen.
Financiële moeilijkheden kunnen niet worden ingeroepen als overmacht.
Elke situatie die overmacht vormt, moet onverwijld formeel worden meegedeeld aan de andere partij onder vermelding van de aard ervan, de vermoedelijke duur en de te voorziene gevolgen. De partijen moeten onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen nemen om de schade als gevolg van de overmacht te beperken en al het mogelijke doen om de uitvoering van het project zo spoedig mogelijk te hervatten. De partij die door overmacht wordt verhinderd om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen, kan niet worden geacht inbreuk op de overeenkomst te maken.
GEVOLGEN
Indien de begunstigde de verplichtingen, zoals omschreven in ARTIKEL 11 en ARTIKEL 38 van deze overeenkomst, niet nakomt, is ARTIKEL 36 van deze overeenkomst van toepassing.
Voor zover de begunstigde voldaan heeft aan zijn informatieplicht, verbinden de partijen zich ertoe om in gemeenschappelijk overleg overeen te komen of, en in welke mate, de overeenkomst kan aangepast worden aan de nieuwe situatie rekening houdend met de toepasselijke reglementeringen.
Indien binnen de drie maanden na datum van het aangetekend schrijven, zoals omschreven in ARTIKEL 36 van deze overeenkomst, geen overeenstemming bereikt wordt tussen de partijen, dient de begunstigde het ongebruikte deel van de subsidie terug te betalen, vermeerderd met intresten en eventuele onkosten en kan de FOD Economie de overeenkomst ontbinden. In geval van ontbinding is de begunstigde gehouden een eindverslag in te dienen conform de bepalingen van HOOFDSTUK 4 van deze overeenkomst en blijft de begunstigde onderworpen aan de bepalingen van HOOFDSTUK 5 inzake toezicht en controle.
INTERPRETATIE VAN DE OVEREENKOMST
De beschikkingen in de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst hebben voorrang op haar bijlages.
WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST
De begunstigde of consortiumleider, indien van toepassing, kan verzoeken om wijzigingen. De partij die een wijziging aanvraagt, moet een ondertekend wijzigingsverzoek tot wijziging indienen bij het opvolgingscomité. Het verzoek tot wijziging moet de redenen en de nodige ondersteunende documenten bevatten. Het opvolgingscomité kan om aanvullende informatie vragen.
Tenzij de wijzigingen zouden kunnen leiden tot twijfel over het besluit tot toekenning van de subsidie of een inbreuk zouden vormen op het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten, kunnen de bepalingen van deze overeenkomst en van haar bijlagen daarbij worden gewijzigd of aangevuld:
hetzij bij besluit van het toezichtcomité in het geval van niet-substantiële wijzigingen (a);
hetzij bij door beide partijen naar behoren ondertekende wijzigingen in het geval van substantiële wijzigingen (b).
Wanneer de wijziging de doelstelling van het gesubsidieerde project en het geplande tijdschema respecteert en geen budgettaire impact heeft (niet-substantiële wijziging): indien het opvolgingscomité akkoord gaat, wordt zijn beslissing meegedeeld binnen de dertig dagen na ontvangst van het verzoek (of van elke bijkomende informatie die door het opvolgingscomité wordt gevraagd). In het tegenovergestelde geval moet het opvolgingscomité binnen dezelfde termijn formeel te kennen geven dat het niet akkoord gaat. Indien nodig kan de termijn verlengd worden om het verzoek te onderzoeken. Indien binnen deze termijn geen kennisgeving wordt ontvangen, wordt het wijzigingsverzoek geacht te zijn verworpen.
In andere gevallen (substantiële wijziging): de overeenkomst kan worden gewijzigd door middel van een door beide partijen ondertekend aanhangsel. Indien het opvolgingscomité akkoord gaat, wordt de wijziging ondertekend binnen de dertig dagen na ontvangst van het verzoek (of de bijkomende informatie die het opvolgingscomité vraagt). In het tegenovergestelde geval moet het opvolgingscomité binnen dezelfde termijn formeel te kennen geven dat het niet akkoord gaat. Indien nodig kan de termijn verlengd worden om het verzoek te onderzoeken. Indien binnen deze termijn geen kennisgeving is ontvangen, wordt het wijzigingsverzoek geacht te zijn verworpen.
Elke wijziging wordt van kracht op de door de partijen overeengekomen datum of, bij gebreke van een dergelijke overeenkomst, op de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
De in dagen, maanden of jaren uitgedrukte termijnen worden berekend vanaf het moment dat de voor de termijn bepalende gebeurtenis plaatsvindt. De dag waarop deze gebeurtenis plaatsvindt wordt niet geacht binnen die termijn te vallen.
Onderhavige overeenkomst wordt onderworpen aan het Belgische recht en de relevante internationale verordeningen.
Geschillen over onderhavige overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Nederlandstalige rechtbanken van Brussel.
Lopende geschillen ontheffen de partijen geenszins van de verplichtingen in het kader van deze overeenkomst.
Handtekening(en) van alle betrokken partners van het project. Deze persoon is gemachtigd om de organisatie juridisch te vertegenwoordigen en te verbinden.
Aldus opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op ……/……/[20XX] (datum laatste ondertekenaar), waarvan elke partij erkent een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Belgische Staat |
|
Voor de begunstigde/consortiumleider |
|
|
|
Xxxxx Xx Xxxxxx |
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
Vice-eersteminister en minister van Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Telecommunicatie en Post |
|
[FUNCTIE] |
|
|
|
Voor de begunstigde (2) |
|
Voor de begunstigde (3) |
|
|
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
[FUNCTIE] |
|
Voor de begunstigde (4) |
|
Voor de begunstigde (5) |
|
|
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
[FUNCTIE] |
|
[FUNCTIE] |
Voor de begunstigde (6) |
|
Voor de begunstigde (7) |
|
|
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
|
[NAAM ONDERTEKENAAR] |
[FUNCTIE] |
|
[FUNCTIE] |
…
BIJLAGE I – Het goedgekeurde projectvoorstel
BIJLAGE II – Koninklijk besluit van ……/……/2023 tot steuntoekenning aan het project “xxx” ingevolge de projectoproep 2023 “xxx”
BIJLAGE III – De oproep tot voorstellen van 2023
BIJLAGE IV – Model van technisch voortgangs-/ finaal rapport
BIJLAGE V – Model verklaring van schuldvordering (betaling voorschot/tussentijdse schijf/saldo)
BIJLAGE VI – Ethische Code voor het wetenschappelijk onderzoek in België, opgesteld op gemeenschappelijk initiatief van de Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique, de Académie royale de Médecine de Belgique, de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten en de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, hierbij ondersteund door de POD Wetenschapsbeleid