REGLEMENT
REGLEMENT
RAAD VAN COMMISSARISSEN
REGLEMENT RAAD VAN COMMISSARISSEN WONINGSTICHTING DE VESTE
ARTIKEL 1
DEFINITIES
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van de Stichting;
b. Bestuurder: een lid van het bestuur;
c. Bijlage: een bijlage bij dit reglement;
d. BTIV: Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015;
e. Huurdersorganisaties: de huurdersorganisaties zoals bedoeld in artikel 22 van de Statuten;
f. Gemeenten: de gemeente(n) waarin de Stichting feitelijk werkzaam is;
g. Governancecode: de Governancecode woningcorporaties 2015 of zoals deze op enig moment luidt;
h. RvC: de Raad van Commissarissen van de Stichting als bedoeld in artikel 9 van de Statuten;
i. Statuten: de Statuten van de Stichting;
j. Stichting: Woningstichting De Veste;
k. VTW: de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties;
l. Website: de website van de Woningstichting De Veste;
m. Wet: Woningwet.
ARTIKEL 2
STATUS EN INHOUD REGLEMENT
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op de Statuten.
2. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de RvC voor zijn functioneren als uitgangspunt nemen de geldende Governancecode. In dit reglement zijn de principes uit de Governancecode zoveel mogelijk verwerkt.
3. De RvC en ieder lid van de RvC afzonderlijk is gehouden tot naleving van dit reglement en de Governancecode.
4. Dit reglement wordt op de website geplaatst.
5. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de Statuten, prevaleren deze laatste. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, prevaleert dit laatste.
6. Bij dit reglement zijn de volgende bijlagen gevoegd, welke daarvan integraal onderdeel uitmaken: Bijlage A: de profielschets van de omvang en samenstelling van de RvC en zijn leden; Bijlage B: het rooster van aftreden van de leden van de RvC;
Bijlage C: de profielschets van de omvang en samenstelling van het bestuur; Bijlage D: het reglement voor de auditcommissie;
Bijlage E: het reglement voor de selectie- en remuneratiecommissie; Bijlage F: Governance agenda
7. Bij dit reglement behoren de volgende beleidsstukken, die ten kantore van de Stichting zullen worden gehouden:
a. de evaluatieprocedures als bedoeld in artikel 20 lid 7 van dit reglement;
b. het reglement werving, selectie en (her)benoeming van RvC leden.
GOEDGEKEURD DOOR DE RVC OP 15 SEPTEMBER 2016.
ARTIKEL 3
SAMENSTELLING, DESKUNDIGHEID, ONAFHANKELIJKHEID EN PROFIELSCHETS
1. In aanvulling op artikelen 10 en 13 van de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van de RvC het in dit artikel 3 bepaalde.
2. De RvC dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens de Stichting en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van de RvC worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. ieder lid van de RvC dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 1 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV.;
b. ieder lid van de RvC dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. ieder lid van de RvC moet voldoen aan de in lid 6 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan de samenstelling van de RvC;
x. xx XxX dient zodanig te zijn samengesteld dat de juiste kennis en ervaring in huis is, zoals ervaring in de volkshuisvesting, financiële kennis en ervaring, deskundigheid op het gebied van HR, bestuurlijke ervaring bij naar omvang gelijkwaardige of grote organisaties, relevante vastgoedexpertise en juridische kennis;
e. ieder lid van de RvC dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in artikel 13 van de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van de Stichting. De RvC stelt van ieder lid van de RvC vast of hij onafhankelijk toezicht kan houden. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van de RvC.
f. de RvC dient zodanig te zijn samengesteld dat wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:252a van het Burgerlijk Wetboek. Dit betekent dat indien de Stichting een grote rechtspersoon is conform voornoemd artikel, een lid van de RvC maximaal vier commissariaten bij andere grote rechtspersonen mag vervullen.
g. een lid van de RvC wordt benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar, en kan één maal voor een periode van ten hoogste vier jaar worden herbenoemd. In geval van fusie van de Stichting gaat de termijn niet opnieuw in.
4. Elk lid van de RvC is verplicht de voorzitter van de RvC de informatie te verschaffen die nodig is voor de vaststelling en het bijhouden van zijn nevenfuncties.
5. Het door een lid van de RvC aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van commissaris van de Stichting behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvC1.
6. De RvC stelt een profielschets van zijn omvang en samenstelling op als bedoeld in artikel 10 van de Statuten, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van de Stichting, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden.
7. In overleg met de Huurdersorganisaties wordt bepaald voor welke 2 zetels zij het recht hebben een bindende voordracht te doen. De profielschets bevat in ieder geval de voor de Stichting relevante aspecten van diversiteit in de samenstelling van de RvC en de concrete kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen die zij ten aanzien daarvan hanteert. Onder diversiteit wordt verstaan de verscheidenheid in geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken. De profielschets bevat daarnaast de bijzondere kwaliteiten en eigenschappen die worden verwacht ten aanzien van de vervulling van specifieke vacatures binnen de RvC zoals in ieder geval de voorzitter en vice-voorzitter.
8. Voor zover de samenstelling van de RvC afwijkt van de profielschets, legt de RvC hierover verantwoording af in het verslag van de RvC waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
9. De RvC gaat op het moment dat een lid van de RvC aftredend is, dan wel bij het anderszins ontstaan van een vacature in de RvC na of de profielschets nog voldoet. Zo nodig past de RvC de profielschets aan. De RvC gaat daarbij ook te rade bij het bestuur.
10. De RvC verstrekt de vastgestelde profielschets aan het bestuur, de Huurdersorganisaties en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de website geplaatst. De huidige profielschets van de RvC is bijgevoegd als Bijlage A bij dit reglement.
11. Leden van de RvC kunnen huurders van woongelegenheden van de Stichting zijn.
ARTIKEL 4
WERVING, SELECTIE EN (HER)BENOEMING
1. De leden van de RvC worden geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in artikel 10 van de Statuten.
2. De leden van de RvC worden op openbare wijze geworven met inachtneming van artikel 10 van de Statuten. Bij een vacature in de RvC wordt de vacature op de website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De RvC zal op basis van de profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. Het bestuur heeft een adviserende rol. De werving- en selectieprocedure wordt neergelegd in een beleidsstuk. In geval van benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de huurdersorganisaties, worden tevens procedure-afspraken gemaakt met de huurdersorganisaties.
1 Leden van de RvC dienen zelf steeds na te gaan of het aanvaarden van een nevenfunctie gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van commissaris bij de Stichting. Indien dit zo is, behoeft hij voorafgaande goedkeuring door de RvC.
3. Van de vacature in de RvC wordt kennis gegeven aan het bestuur en aan de huurdersorganisaties en de ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor toetreding tot de RvC, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken waarin de RvC zich een oordeel moet vormen over de geschiktheid van de kandidaat.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de RvC in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming. Dit voornemen wordt ook met het bestuur besproken.
6. Een lid van de RvC wordt niet benoemd dan nadat:
a. de Stichting de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in artikel 30 lid 3 van de Wet heeft ontvangen;
b. de ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de RvC conform artikel 11.4 van de XXX Xxxxxxxxxxxx (tenzij het de benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de huurdersorganisaties betreft). Indien de RvC het advies van de ondernemingsraad niet volgt, deelt de RvC dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad.
7. Een lid van de RvC wordt niet herbenoemd dan nadat de selectie- en remuneratiecommissie van diens functioneren in de RvC gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de RvC afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de RvC. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets. In geval van benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de huurdersorganisaties, worden tevens procedure-afspraken gemaakt met de huurdersorganisaties. Het her te benoemen lid van de RvC dat lid is van de selectie- en remuneratiecommissie treedt tijdelijk terug uit de commissie en zal tot aan het moment van herbenoeming worden vervangen door een ander lid. De gronden waarop de RvC tot zijn besluit is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van leden van de RvC wordt in het verslag van de RvC verantwoord.
ARTIKEL 5
INTRODUCTIEPROGRAMMA, OPLEIDING EN TRAINING
1. Alle leden van de RvC volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. In het introductieprogramma wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende zaken:
a. de verantwoordelijkheden van een commissaris;
b. de xxxxxx’x die zijn verbonden aan het werk als commissaris;
c. algemene financiële en juridische zaken;
d. de financiële verslaggeving;
e. kennis over volkshuisvesting;
f. opleiding en educatie;
g. de Governancecode en de naleving daarvan;
h. de voorbeeldfunctie van een commissaris.
2. Alle leden van de RvC zijn gehouden hun kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. De RvC is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden en dient te zorgen voor voldoende tegenwicht binnen de RvC en tussen de RvC en het bestuur. In dat kader beoordeelt de RvC jaarlijks op welke onderdelen zijn leden gedurende hun zittingsperiode behoefte hebben aan nadere training en opleiding.
3. Op de training en opleiding van de leden van de RvC is de Permanente Educatie-systematiek zoals vastgelegd in de ‘Notitie PE-systeem commissarissen’ van VTW van toepassing. In het verslag van de RvC in het jaarverslag worden de door zijn leden behaalde Permanente Educatie-punten vermeld.
ARTIKEL 6
TEGENSTRIJDIG BELANG
1. De RvC is verantwoordelijk voor de besluitvorming bij zaken waarbij een tegenstrijdig belang aan de orde kan zijn bij leden van de RvC, bestuurders en/of de externe accountant in relatie tot de Stichting.
2. De Stichting verstrekt aan leden van de RvC geen persoonlijke leningen of garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Leden van de RvC mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de Stichting, schenkingen aannemen van de Stichting en haar relaties, of derden op kosten van de Stichting voordelen verschaffen. Leden van de RvC verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de Stichting. Elke vorm of schijn van
belangenverstrengeling tussen een lid van de RvC en de Stichting moet worden vermeden. De in dit artikel vermelde eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de integriteitscode van de Stichting.
3. Een lid van de RvC heeft in ieder geval een (potentieel) tegenstrijdig belang indien:
a. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met het betreffende lid van de RvC en/of een rechtspersoon of onderneming waarin het betreffend lid van de RvC persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
b. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon of onderneming waarvan het betreffende lid van de RvC, diens echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult, met uitzondering van rechtspersonen welke als een verbinding van de Stichting kwalificeren;
c. hij een eerste of tweede graad van bloed-/aanverwantschap, huwelijk, geregistreerd partnerschap heeft of een duurzame gemeenschappelijke huishouding voert met een bestuurder, een lid van de RvC of een werknemer van de Stichting;
d. hij een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 lid 1 Burgerlijk Wetboek heeft met of functionele betrokkenheid heeft bij een bedrijf of organisatie, waarvan de belangen strijdig zouden kunnen zijn met die van de Stichting;
e. hij bestuurder is van of een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 lid 1 het Burgerlijk Wetboek heeft met een werknemersorganisatie welke pleegt betrokken te zijn bij de vaststelling van arbeids- voorwaarden van toegelaten instellingen;
f. de RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
4. Leden van de RvC melden een (potentieel) tegenstrijdig belang onmiddellijk aan de voorzitter van de RvC en zijn overige leden. Daarbij geeft het betreffende lid inzicht in alle relevante informatie. Het lid dat een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming van de RvC omtrent het onderwerp waarbij hij of zij een tegenstrijdig belang heeft. Evenmin neemt het betreffende lid deel aan de beoordeling of sprake is van een tegenstrijdig belang.
5. Xxxxxxx een lid van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang meldt aan de voorzitter van de RvC en overige leden conform het bepaalde in lid 4, treden deze laatsten zo spoedig mogelijk met het betreffende lid in overleg omtrent de wijze waarop de hij het tegenstrijdig belang zal voorkomen dan wel zal beëindigen.
6. Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een structureel tegenstrijdig belang, zal het betreffende lid aftreden. Indien het betrokken lid van de RvC niet eigener beweging aftreedt, neemt de RvC een daartoe strekkend besluit op de wijze als bepaald in artikel 15 van de Statuten en met inachtneming van het bepaalde in artikel 11.
7. Indien de voorzitter van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, treedt de vice-voorzitter van de RvC als voorzitter op tot het moment dat het tegenstrijdig belang is beëindigd, dan wel, in geval het tegenstrijdig belang tot aftreden van de voorzitter leidt, tot het moment van diens vervanging.
ARTIKEL 7
TAKEN EN BEVOEGDHEDEN
e. het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het bestuur betreffen;
f. het vaststellen van het beloningsbeleid van bestuurders en RvC conform de vigerende wettelijke kaders;
g. het zorgen voor een goed functionerend intern toezicht;
x. toezicht op de instelling en handhaving van interne procedures;
i. toezicht op het behalen van het vereiste aantal PE-punten door bestuurders en leden van de RvC;
j. het vaststellen van de jaarrekening;
k. het selecteren en benoemen van de externe accountant en het vaststellen van diens honorarium;
l. het in samenwerking met het bestuur openbaar maken, naleven en handhaven van de corporate governance structuur van de Stichting;
m. de overige taken die bij of krachtens de wet of de Statuten aan de RvC toekomen.
5. De wettelijke en statutaire bevoegdheden van de RvC berusten bij de RvC als college en worden onder gezamenlijke verantwoordelijkheid uitgevoerd.
6. De RvC kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden vaststellen, bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de RvC. De RvC blijft als geheel verantwoordelijk voor alle besluitvorming.
7. Een lid van de RvC heeft geen zakelijke contacten met personen die werkzaamheden voor de Stichting verrichten anders dan via het bestuur2.
8. Ieder lid van de RvC die op informele of ander indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties aangaande de Stichting, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen dat de RvC dan wel diens voorzitter in dit vertrouwen kan worden betrokken.
ARTIKEL 8
TOEZICHT- EN TOETSINGSKADER EN BELEIDSSTUKKEN
1. Het toezichtskader voor de Stichting is de wet- en regelgeving. Als toetsingskader hanteert de RvC die documenten waaraan de maatschappelijk en financiële prestaties van de Stichting kunnen worden getoetst.
2. Het toetsingskader van de Stichting wordt in samenspraak tussen bestuur en de RvC vastgesteld en bevat onder meer de volgende beleidsstukken:
a. de Statuten;
b. het reglement van de RvC met bijlagen en het reglement bestuur met bijlagen;
c. reglement financieel beleid en beheer;
d. ondernemingsplan;
e. begroting;
f. treasury- en beleggingsstatuut;
g. investeringsstatuut;
h. procuratieregeling.
1. In aanvulling op artikel 17 van de Statuten, geldt ten aanzien van de taken en bevoegdheden van de RvC het in dit artikel 7 bepaalde.
2. De RvC is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren en houdt in het licht van de maatschappelijke doelen van de Stichting specifiek toezicht op alle inspanningen om risico’s inzichtelijk te maken en te beheersen.
3. In een intern beleidsstuk wordt de visie neergelegd die de RvC heeft op het toezichthouden op de Stichting. De RvC beschrijft in de visie zijn rollen als werkgever, toezichthouder en klankbord en zijn taakuitoefening als intern toezichthouder. In dit beleidsdocument wordt de visie van het bestuur als bedoeld in het reglement bestuur ook verankerd.
4. De RvC heeft tot taak:
a. het zorgen voor een goed functionerend bestuur en het evalueren en beoordelen van het functioneren van het bestuur en zijn individuele leden en het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde potentiële belangenverstrengelingen tussen de Stichting enerzijds en het bestuur anderzijds;
b. het functioneren als werkgever, adviseur en klankbord voor het bestuur;
c. het goedkeuren van strategische beslissingen van het bestuur, waaronder in ieder geval begrepen de besluiten omtrent de vaststelling van de begroting, het strategisch ondernemingsplan, de jaarlijkse verantwoording en de besluiten van het bestuur die aan zijn goedkeuring zijn onderworpen op grond van artikel 20 van de Statuten;
d. het goedkeuren van het door het bestuur vastgestelde reglementen waaronder in ieder geval het reglement financieel beleid en beheer, het treasury- en beleggingsstatuut en het investeringsstatuut en Statuten) en
ARTIKEL 9
VOORZITTER, VICE-VOORZITTER EN SECRETARIAAT
1. De RvC kiest uit zijn midden aan de hand van de toepasselijke profielschets een voorzitter en een vice-voorzitter.
2. De voorzitter van de RvC is aanspreekpunt voor de overige leden van de RvC en het bestuur. De voorzitter ziet erop toe dat:
a. de vergaderingen efficiënt, effectief en in een open sfeer plaatsvinden, waarin alle leden gelijkwaardig kunnen participeren en tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
b. de RvC als team goed kan functioneren, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van ieder lid van de RvC;
c. contacten tussen de RvC, het bestuur, de ondernemingsraad, huurdersorganisaties en andere belang- hebbenden goed verlopen;
d. leden van de RvC een introductie- en opleidingsprogramma volgen;
e. het bestuur en leden van de RvC ten minste één keer per jaar worden beoordeeld op hun functioneren;
f. aandacht wordt besteed aan het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgen voor bekendheid van de Governancecode;
g. leden van de RvC actief bijdragen aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen;
het toezien op de naleving daarvan; 2 Hierbij gaat het om zakelijke contacten aangaande de Stichting met externe leveranciers of dienstverleners van de Stichting.
h. de agenda van de vergadering wordt voorbereid in overleg met het bestuur;
3. De voorzitter treedt namens de RvC naar buiten op.
4. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter zijn volledige taken waar.
5. De Stichting stelt mensen en middelen ter beschikking opdat de RvC zijn taak kan uitoefenen en draagt zorg voor het archief van de RvC.
ARTIKEL 10
COMMISSIES
1. De RvC kent ten minste twee commissies die ter ondersteuning van het toezicht worden ingesteld, te weten: een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. De commissies worden door de RvC uit zijn midden in- en samengesteld. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door één van de commissies van de RvC.
2. De RvC stelt voor iedere commissie een reglement op waarin rol en verantwoordelijkheden worden omschreven, evenals de samenstelling en werkwijze van de commissies. De reglementen van de commissies worden op de website geplaatst. De huidige reglementen zijn bijgevoegd als Bijlage D en E bij dit reglement.
3. In het verslag van de RvC worden de samenstelling van de commissies, het aantal commissievergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die daarin op de agenda stonden, vermeld.
4. De RvC ontvangt van iedere commissie een verslag van de overleggen.
5. Indien een in lid 1 van dit artikel genoemde commissie op enig moment geen leden meer heeft, zal de RvC in de eerstvolgende vergadering overgaan tot benoeming van nieuwe commissieleden.
6. De selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie worden niet voorgezeten door de voorzitter van de RvC.
ARTIKEL 11
SCHORSING, ONTSLAG EN AFTREDEN
1. Het rooster van aftreden van leden van de RvC als bedoeld in artikel 14 van de Statuten wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de RvC wordt gewaarborgd.
2. Een volgens het rooster aftredend lid van de RvC is ingevolge artikel 10 van de Statuten eenmaal terstond herbenoembaar, met inachtneming van artikel 4 van dit reglement.
3. Het rooster van aftreden wordt verstrekt aan het bestuur, de huurdersorganisaties en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt het rooster van aftreden op de website geplaatst. Het huidige rooster van aftreden is bijgevoegd als Bijlage B bij dit reglement.
4. Een lid van de RvC treedt af in geval één van de redenen van ontslag zoals verwoord in artikel 13 van de Statuten aanwezig is.
5. Indien de RvC van oordeel is dat één van de redenen als bedoeld in artikel 13 van de Statuten aanwezig is en het betrokken lid van de RvC niet eigener beweging aftreedt, neemt de RvC een daartoe strekkend besluit op de wijze als bepaald in artikel 15 van de Statuten.
6. Indien de voorgenomen schorsing of het voorgenomen ontslag de voorzitter betreft, consulteert de vice- voorzitter, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden van de RvC elk afzonderlijk, over het voornemen tot ontslag of schorsing.
7. Over een eventueel te communiceren schorsing of ontslag zullen tevoren door de RvC, het betreffende lid en het bestuur een te volgen gedragslijn worden overeengekomen.
ARTIKEL 12
HONORERING EN ONKOSTENVERGOEDING
1. Leden van de RvC worden gehonoreerd voor de uitoefening van hun functie. De honorering wordt jaarlijks door de RvC vastgesteld en valt binnen de vigerende wettelijke kaders met in achtneming van artikel 9 van de Statuten. De Stichting neemt daarbij ook de door de VTW vastgestelde bindende beroepsregel in acht. Deze beroepsregel geldt ook voor de vergoeding van ten behoeve van de Stichting gemaakte zakelijke kosten, welke onder de daar genoemde voorwaarden op declaratiebasis geschiedt aan de leden van de RvC3.
2. Ingeval van ontstentenis en belet van één of meerdere bestuurders, waarbij één of meerdere leden van de RvC zorgdragen voor tijdelijke plaatsvervanging conform het bepaalde in artikel 6 van de Statuten, wordt het honorarium op normale wijze doorbetaald. Het RvC lid dat zorgdraagt voor tijdelijke plaatsvervanging ontvangt geen aanvullende bezoldiging, doch zijn aanvullende kosten worden vergoed volgens het bepaalde in lid 2.
ARTIKEL 13
DE WERKGEVERSROL TEN OPZICHTE VAN HET BESTUUR; SAMEN- STELLING, DESKUNDIGHEID, ONAFHANKELIJKHEID EN PROFIELSCHETS
1. In aanvulling op artikel 4 van de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijk- heid van het bestuur het in dit artikel 12 bepaalde.
2. Het bestuur dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens de Stichting en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van het bestuur worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. iedere bestuurder dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV.;
b. iedere bestuurder dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. iedere bestuurder moet voldoen aan in de in lid 8 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan de samenstelling van het bestuur;
d. iedere bestuurder dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in artikel 5 van de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van de Stichting;
e. Een lid van de RvC kan niet binnen een termijn van drie jaar na lid te zijn geweest van de RvC bestuurder zijn. Uitzondering hierop vormt het tijdelijk voorzien in het bestuur door een lid van de RvC bij belet en ontstentenis van het bestuur.
f. De externe accountant die verantwoordelijk is geweest voor het uitvoeren van een wettelijke controle van de Stichting kan niet tot bestuurder worden benoemd dan nadat ten minste twee jaar is verstreken sinds hij zijn werkzaamheden als externe accountant bij de Stichting heeft beëindigd.
4. De RvC stelt van iedere bestuurder vast of hij zijn functie onafhankelijk kan vervullen. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van RvC.
5. De RvC stelt een profielschets van de omvang en samenstelling van het bestuur op als bedoeld in artikel 4 van de Statuten, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van de Stichting, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden. Bij het opstellen van de profielschets betrekt de RvC de ondernemingsraad, huurdersorganisaties en eventuele andere belanghebbenden.
6. Voor zover het profiel van een bestuurder afwijkt van de profielschets, legt de RvC hierover verantwoording af in het verslag van de RvC waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
7. De RvC gaat op het moment dat een bestuurder aftredend is, dan wel bij het anderszins ontstaan van een vacature in het bestuur na of de profielschets nog voldoet. Zo nodig past de RvC de profielschets aan. De RvC gaat daarbij ook te rade bij het bestuur.
8. De RvC verstrekt de vastgestelde profielschets aan het bestuur, de huurdersorganisaties en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de website geplaatst. De huidige profielschets van het bestuur is bijgevoegd als Bijlage C bij dit reglement.
ARTIKEL 14
BESTUUR; WERVING, SELECTIE EN (HER)BENOEMING
1. Het bestuur wordt geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in artikel 4 van de Statuten.
2. Een bestuurder wordt op openbare wijze geworven. Bij een vacature wordt de vacature op de website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De RvC zal op basis van de profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. De werving- en selectieprocedure wordt neergelegd in een beleidsstuk. Van deze wijze van werving kan alleen met zwaarwichtige redenen worden afgeweken.
3. Van de vacature in het bestuur, evenals van de vastgestelde profielschets, wordt kennis gegeven aan het bestuur en via het bestuur aan de huurdersorganisaties en de ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor bestuurder, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken
3 Kostenvergoedingen voor het vervullen van de functie als commissaris die onder de werkkostenregeling onder voorwaarden niet belast zijn (bijvoorbeeld kostenvergoedingen voor permanente educatie of een reiskostenvergoeding tot 19 cent per kilometer) worden niet gerekend tot de bezoldiging voor de WNT. Voor commissarissen met een fictieve dienstbetrekking geldt verder dat belaste vergoedingen die de woningcorporatie onderbrengt in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling, niet worden gerekend tot de bezoldiging voor de WNT. Belaste vergoedingen die de corporatie niet onderbrengt in de forfaitaire ruimte, worden wel gerekend tot de bezoldiging voor de WNT. Zie xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx.
waarin de RvC zich een oordeel moet vormen over de geschiktheid van de kandidaat, alsmede voor gesprekken met de ondernemingsraad en de huurdersorganisaties.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de RvC in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming.
6. De bestuurder wordt niet benoemd dan nadat:
a. de Stichting de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in artikel 25 lid 2 van de Wet heeft ontvangen;
b. de ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de RvC conform artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden. Als de RvC het advies van de ondernemingsraad niet volgt, deelt de RvC dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad.
7. De bestuurder wordt niet herbenoemd dan nadat de selectie- en remuneratiecommissie van het functioneren van de bestuurder in de RvC gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de RvC afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de RvC. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets van de betreffende zetel. De gronden waarop de RvC tot zijn besluit is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van de bestuurder wordt in het verslag van de RvC verantwoord.
ARTIKEL 15
VERGADERINGEN EN BESLUITVORMING
1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 18 van de Statuten geldt ten aanzien van de vergadering en besluitvorming van de RvC het bepaalde in dit artikel 15.
2. De voorzitter draagt voor het begin van het jaar zorg voor een vergaderschema voor de RvC.
3. De vergaderingen van de RvC worden opgeroepen op de wijze zoals bepaald in artikel 19 van de Statuten. In afwijking hiervan roept de voorzitter van de RvC de vergadering bijeen in de gevallen waarin de RvC zonder het bestuur vergadert.
4. De RvC stelt jaarlijks een governance agenda op waarin de te agenderen onderwerpen zijn opgenomen. De huidige governance agenda is bijgevoegd als Bijlage F bij dit reglement.
5. Ieder lid van de RvC woont de vergaderingen van de RvC bij. Indien leden van de RvC frequent afwezig zijn op vergaderingen, worden zij daarop aangesproken door de voorzitter van de RvC en wordt hiervan melding gemaakt in het verslag van de RvC.
6. Wanneer twee leden van de Raad van Commissarissen het nodig achten dat een vergadering wordt gehouden, kunnen zij de voorzitter schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg dan zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de voorzitter een vergadering bijeenroept. Aan een dergelijk verzoek wordt geacht in elk geval geen gevolg te zijn gegeven, indien de vergadering niet binnen drie weken na het verzoek wordt gehouden.
7. De besluitvorming in vergaderingen met betrekking tot:
a. de beoordeling van het functioneren van het bestuur en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
b. de beoordeling van het functioneren van de RvC en zijn individuele leden, alsmede zijn afzonderlijke commissies. En de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
c. het gewenste profiel, de samenstelling en competentie van het Bestuur; en
d. (potentiële) tegenstrijdige belangen en onverenigbaarheden van het Bestuur; wordt niet bijgewoond door de Bestuurder.
8. De RvC vergadert ten minste één maal per jaar over de volgende onderwerpen:
a. de begroting;
b. de conceptjaarstukken en het accountantsverslag;
c. de invulling maatschappelijke taak en positie van de Stichting en de strategie en risico’s verbonden aan de onderneming;
d. de onderwerpen vermeld in lid 7 onder a. b. en c.
9. Indien in een vergadering van de RvC het voor een stemming vereist aantal leden niet aanwezig is, wordt binnen drie weken na die vergadering een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, welke bevoegd is het besluit te nemen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
10. In geval van staken der stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
11. Het secretariaat van de RvC verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de RvC met de inhoud van de notulen
instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en een ander lid van de RvC.
De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de RvC en/of een lid van het bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk voor derden. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd.
ARTIKEL 16
INFORMATIEVOORZIENING EN RELATIE MET HET BESTUUR
1. De RvC en zijn afzonderlijke leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zij beschikken over de voor de uitoefening van hun taak relevante informatie van bestuur, externe accountant en/of derden.
2. De RvC kan op kosten van de Stichting informatie inwinnen bij functionarissen en externe adviseurs van de Stichting, alsmede kan de RvC deze personen uitnodigen bij vergaderingen van de RvC. Het bestuur wordt hiervan op de hoogte gesteld.
3. De RvC is bevoegd met het bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie.
4. Ontvangt een lid van de RvC uit andere bron dan het bestuur of de RvC informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de RvC op de hoogte zal stellen.
ARTIKEL 17
EXTERNE ACCOUNTANT
1. De externe accountant van de Stichting wordt benoemd en ontslagen door de RvC. Het bestuur wordt tijdig in de gelegenheid gebracht hierover advies uit te brengen. De RvC stelt het honorarium van de externe accountant vast.
2. De externe accountant als bedoeld in artikel 37 van de Wet kan worden benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar, en kan één maal voor een periode van ten hoogste vier jaar worden herbenoemd.
3. De selectieprocedure van de externe accountant en de redenen die aan de wisseling ten grondslag liggen worden toegelicht in het verslag van de RvC.
4. De RvC ziet toe op de controlewerkzaamheden van de externe accountant. Daarbij wordt het vigerende accountantsprotocol voor woningcorporaties gehanteerd
5. De externe accountant verricht naast controlewerkzaamheden geen andere werkzaamheden voor de Stichting of haar verbindingen. Dit geldt ook voor andere onderdelen uit het netwerk van de externe accountant indien de externe accountant onderdeel uitmaakt van een netwerk.
6. Een tegenstrijdig belang ten aanzien van de externe accountant van de Stichting bestaat indiende RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan;
7. Een (potentieel) tegenstrijdig belang van de externe accountant wordt terstond na ontdekking gemeld aan de voorzitter van de RvC. De externe accountant en de RvC verschaffen hierover alle relevante informatie aan de voorzitter van de RvC. De RvC beoordeeld of er daadwerkelijk een tegenstrijdig belang is als gevolg waarvan de aanstelling van de externe accountant moet worden heroverwogen of andere maatregelen dienen te worden getroffen teneinde het tegenstrijdig belang ongedaan te maken. De voorzitter van de RvC ziet erop toe dat deze maatregelen worden gepubliceerd in het verslag van de RvC onder vermelding van het tegenstrijdig belang.
8. De contacten tussen de RvC en de externe accountant lopen via de voorzitter van de auditcommissie4.
9. De RvC stelt jaarlijks, na overleg met de bestuurder en de auditcommissie in samenspraak de controlerend accountant de controleaanpak en de speciale aandachtspunten voor de controle vast.
10. De externe accountant rapporteert aan de RvC en de bestuurder over zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening.
11. De externe accountant woont het van belang zijnde gedeelte van de vergaderingen van de RvC bij waarin de jaarrekening wordt besproken en/of vastgesteld. De externe accountant ontvangt tijdig de financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de jaarrekening en wordt in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren.
12. De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de RvC.
4 Het staat de externe accountant vrij om in overleg te treden met andere functionarissen van de Stichting zoals de voorzitter van de RvC.
13. De auditcommissie (en het bestuur) rapporteren jaarlijks afzonderlijk aan de RvC over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van het verrichten van niet-controlewerkzaamheden voor de Stichting door hetzelfde kantoor). Mede op grond hiervan besluit de RvC de (her)benoeming van een externe accountant.
14. De RvC beoordeelt of en hoe de externe accountant wordt betrokken bij de (toetsing van de) inhoud en publicatie
adviseur, die, een (al dan niet) bindend advies uitbrengt. Het bestuur en leden van de RvC verstrekken de adviseur alle relevante en gewenste informatie.
4. In conflicten tussen het bestuur en een lid van de RvC bemiddelt de voorzitter van de RvC, of, xxxxxxx de voorzitter zelf partij is bij het conflict, de vice-voorzitter.
15.
van (financiële) verantwoordingen, anders dan de jaarrekening.
De RvC spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in het accountantsverslag gedane aanbevelingen en ziet erop toe dat deze ook daadwerkelijk door het Bestuur worden opgevolgd.
ARTIKEL 20
VERANTWOORDING EN EVALUATIE
16. De auditcommissie5 (en het bestuur) maken ieder ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de vergadering van de RvC en de belangrijkste conclusies worden vermeld in het verslag van de RvC.
ARTIKEL 18
INTERN EN EXTERN OVERLEG
1. De RvC oriënteert zich regelmatig over wat er onder de betrokken gemeenten, huurdersorganisaties en andere belanghebbenden leeft en legt aan die belanghebbenden periodiek verantwoording af over de wijze waarop de RvC toezicht heeft gehouden. In het verslag van de RvC wordt hiervan melding gemaakt.
2. Ieder jaar zal de RvC een schema opstellen voor het bijwonen door één of meer van zijn leden van de (overleg) vergaderingen van de ondernemingsraad voor zover deze overlegvergaderingen door die leden moeten worden bijgewoond op grond van de wet of krachtens een overeenkomst met de ondernemingsraad. In deze vergaderingen wordt overleg gevoerd over de algemene gang van zaken binnen de Stichting en de voorstellen als bedoeld in artikel 25 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden.
3. De RvC wijst uit zijn leden een verantwoordelijke aan voor het onderhouden en coördineren van de contacten met de ondernemingsraad. Indien een lid van de RvC wordt uitgenodigd voor het bijwonen van een vergadering met de ondernemingsraad, zal hij een dergelijke uitnodiging uitsluitend accepteren na voorafgaand overleg met de voorzitter. Indien het verantwoordelijke lid van de RvC daartoe aanleiding ziet, neemt hij contact op met de voorzitter van de ondernemingsraad.
4. Indien het bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de RvC als een advies en/of instemming van de ondernemingsraad behoeft, zal het voorstel eerst aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Vervolgens zal het bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de RvC voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of de verkregen instemming van de ondernemingsraad.
5. Indien het bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de RvC als een advies en/of instemming van de huurdersorganisatie behoeft, zal het voorstel eerst aan de huurdersorganisaties worden voorgelegd. Vervolgens zal het bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de RvC voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of verkregen instemming van de huurdersorganisaties.
6. Het bestuur informeert de RvC over de relevante onderwerpen die aan de orde zijn geweest tijdens het overleg met de Huurdersorganisaties en de ondernemingsraad.
7. Ten minste eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats tussen de huurdersorganisaties en (een vertegen- woordiging van) de RvC over de algemene gang van zaken van de Stichting, tenzij de huurdersorganisaties besluiten dat hieraan geen toepassing behoeft te worden gegeven.
ARTIKEL 19
CONFLICTEN
1. Ingeval er naar vaststelling van het bestuur en/of de RvC sprake is van een onverenigbaarheid van standpunten tussen het bestuur en de RvC, zullen het bestuur en de voorzitter van de RvC trachten in goed onderling overleg een oplossing te bewerkstelligen. Een voorstel tot een dergelijke oplossing wordt in de RvC in stemming gebracht.
2. Het bestuur en de voorzitter van de RvC zullen, al dan niet ondersteund door een onafhankelijke derde, ten minste driemaal met elkaar overleggen, tenzij zij eerder tot overeenstemming zijn gekomen over een oplossing. Tussen twee overlegvergaderingen zullen ten minste vier weekdagen liggen, de dagen van de overlegvergaderingen niet meegerekend.
3. Ingeval het overleg niet binnen twee maanden heeft geleid tot een oplossing van onverenigbaarheid van inzichten, kunnen de voorzitter van de RvC en de bestuurder besluiten het geschil voor te leggen aan een extern
1. De RvC maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag van de RvC, betreffende zijn functioneren en zijn werkzaamheden, dat in het jaarverslag van de Stichting wordt gepubliceerd.
2. Conform het bepaalde in de Wet, wordt in het jaarverslag:
- een opgave van de nevenfuncties van de Bestuurder en van leden van de RvC opgenomen;
- een afzonderlijk verslag van de RvC opgenomen van de wijze waarop in het jaarverslag toepassing is gegeven aan het bepaalde bij en krachtens de artikelen 26, 31, eerste en tweede lid, en 35, derde lid van de Wet, en van de naleving in dat verslagjaar van het bepaalde bij en krachtens artikel 30 van de Wet;
- afzonderlijk verslag gedaan ten aanzien van de verbonden ondernemingen ten aanzien van bovenstaande punten.
3. Conform het bepaalde in de Governancecode, wordt in het jaarverslag:
- een samenvatting opgenomen uit het verslag dat het Bestuur aan de RvC uitbrengt over ingediende klachten bij toegelaten instelling ;
- melding gemaakt van de in het verslagjaar behaalde PE-punten van zowel het bestuur als de RvC;
- door het bestuur gerapporteerd over de gerealiseerde maatschappelijke, operationele en financiële resultaten van de toegelaten instelling. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de doelmatigheid van de toegelaten instelling (efficiëntie) en de mate waarin de toegelaten instelling in staat is haar maatschappelijke taak op langere termijn te vervullen (continuïteit);
- het beloningsbeleid, inclusief de beloning van het bestuur gepubliceerd;
- door de RvC gerapporteerd over het functioneren en het proces van de jaarlijkse beoordeling van het bestuur;
- door de RvC een verslag van de werkzaamheden in dat verslagjaar gepubliceerd;
- de honorering van leden van de RvC vermeld;
- de gevolgde procedure van werving en selectie van het bestuur en RvC verantwoord;
- het rooster van aftreden van de RvC gepubliceerd;
- de vaststelling van de RvC of de leden van de RvC onafhankelijk toezicht kunnen houden gemeld;
- de samenstelling, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die op de agenda stonden vermeld;
- aan de dialoog met belanghebbende partijen ruim aandacht besteed;
- door het bestuur verantwoording afgelegd over de risico’s die het bestuur in kaart heeft gebracht die verband houden met de activiteiten van de Stichting en het beleid voor het beheersen van die risico’s;
- het selectieproces van de externe accountant door de RvC toegelicht, alsmede de redenen die aan de wisseling van externe accountant ten grondslag liggen;
- melding gemaakt van de belangrijkste conclusies door de RvC omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant.
4. In het verslag van de RvC wordt voorts melding gedaan van het geslacht, de leeftijd, de hoofdfunctie, nevenfuncties (inclusief andere commissariaten), het tijdstip van benoeming en eventuele herbenoeming, en de lopende zittingstermijn van de afzonderlijke leden van de RvC.
5. De RvC bespreekt tenminste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de RvC. Eens per twee jaar doet de RvC dat onder onafhankelijke, externe begeleiding. Waar nodig worden afspraken gemaakt met betrekking tot het functioneren van (leden van) de raad. Ook de onderlinge samenwerking in de RvC en relatie tot het bestuur is onderwerp van de evaluatie.
6. De RvC beoordeelt jaarlijks het functioneren van het bestuur en rapporteert over het proces en de resultaten hiervan in het verslag van de RvC.
7. Het proces van zelfevaluatie door de RvC en de evaluatie van het bestuur door de RvC wordt omschreven in een intern beleidsstuk.
ARTIKEL 21
RISK EN CONTROL MANAGER
1. De risk en control manager heeft een vertrouwelijke functie en kan uit dien hoofde direct en rechtstreeks aan de voorzitter van de RvC rapporteren.
2. De RvC wordt geïnformeerd over de voorgenomen benoeming van de risk en control manager.
3. De RvC dient goedkeuring te verlenen aan een voorgenomen besluit van het bestuur tot schorsing of ontslag van de risk en control manager.
4. De risk en control manager spreekt minimaal eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur met de Auditcommissie.
ARTIKEL 22
GEHEIMHOUDING
1. Ieder lid van de RvC dient ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn commissariaat de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding te betrachten. Leden van de RvC zullen geen vertrouwelijke informatie buiten de kring van de RvC of het bestuur brengen of op andere wijze openbaar maken, tenzij is vastgesteld dat deze informatie door de Stichting is geopenbaard of op andere wijze ter beschikking van het publiek is gekomen. Deze verplichting strekt zich mede uit over de periode na beëindiging van het commissariaat.
ARTIKEL 23
SLOTBEPALINGEN
1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen.
2. De wijziging van dit reglement geschied bij besluit van de RvC. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC.
BIJLAGEN
BIJLAGE A | PROFIELSCHETS, OMVANG EN SAMENSTELLING RVC
ROL VAN DE RVC
De RvC is de interne toezichthouder van de organisatie. Zijn rol is om als intern orgaan toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken van de organisatie en de door veerbonden ondernemingen. De RvC fungeert als klankbord voor het bestuur en weegt binnen zijn toezichthoudende functie zelfstandig het maatschappelijk belang af tegen de financiële continuïteit. De RvC beslist over benoeming, beoordeling, beloning, schorsing en ontslag van bestuurders. De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.
OMVANG EN SAMENSTELLING
De RvC bestaat uit tenminste vijf leden.
Bij de samenstelling van de Raad van Commissarissen worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:
• de Raad van Commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat een constructieve besluitvorming mogelijk is;
• de leden van de Raad van Commissarissen dienen zowel ten opzichte van elkaar als ten opzichte van (de leden van) het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch te kunnen opereren;
• er dient in de Raad van Commissarissen voldoende deskundigheid aanwezig te zijn op bestuurlijk en maat- schappelijk terrein;
• de Raad van Commissarissen dient pluriform te zijn samengesteld en de leden van de raad dienen deskundig te zijn;
• de leden van de Raad van Commissarissen hebben geen persoonlijk belang in de Stichting of de door haar in stand gehouden onderneming(en).
ALGEMEEN PROFIEL
Alle leden van de RvC hebben affiniteit met de missie en visie, ambitie en doelstelling van De Veste. Zij zijn geïnteresseerd in en hebben betrokkenheid bij de samenleving en het aspect daarvan van wonen in het algemeen en de sociale volkshuisvesting en andere daarmee verband houdende sociale sectoren zoals welzijn en zorg in het bijzonder.
De RvC beschikt over voldoende kennis en ervaring ten aanzien van:
Governance
• heeft een visie op toezicht, compliance en governance;
• heeft ervaring als bestuurder of toezichthouder;
• is actief in of heeft zich verdiept in vernieuwing van het toezicht;
• heeft kennis van en ervaring met sturings-, inrichtings- en verantwoordingsvraagstukken van organisaties;
• heeft ervaring met opzet en uitvoering van integriteitsbeleid en risicobeheersing.
Volkshuisvesting
• kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronde tenminste de Woningwet en BTIV 2015 (kerntaken, doelgroep, Daeb-niet-daeb e.d.);
• ervaring met besturen van of toezicht houden op woningcorporatie of andere maatschappelijk werkzame instelling;
• kennis over stakeholders (zoals huurders, gemeenten, toezichthouders) en wanneer/hoe deze te informeren en betrekken;
• kennis van en/of ervaring in het maatschappelijke en politieke speelveld, landelijk, regionaal en zo mogelijk ook lokaal;
• kennis van de (lokale) woningmarkt;
• kennis van en/of ervaring met wonen en zorg en maatschappelijk vastgoed;
• kennis van de (lokale) doelgroepen van beleid en de bijbehorende opgave voor de woningcorporatie.
Vastgoedontwikkeling en -beheer
• heeft kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder tenminste regels m.b.t. aanbesteding en uitbesteding van werkzaamheden, ruimtelijk beleid, bouwbeleid (inclusief veiligheid en duurzaamheid);
• heeft kennis van of ervaring met gebiedsontwikkeling en projectontwikkeling; inzicht in het algemene functioneren van de woningmarkt en de vastgoedmarkt;
• heeft kennis van of ervaring met strategische voorraadbeleid/-beheer, asset/portfoliomanagement, onderhoudssystematiek bij woningcorporaties.
Financiën en control
• kennis van en/of ervaring met vraagstukken rond financiering en financiële continuïteit van de instelling;
• kennis van en inzicht in financiële risico’s voor de instelling en de relevante eisen en regels, o.m. op het terrein van treasury en beleggingen;
• in staat om investeringsbeslissingen te kunnen beoordelen op risico’s;
• kennis van financieel-economische vraagstukken en managementtechnieken gericht op beheersing/control (risicomanagement);
• kennis van de regels voor (financiële) (jaar)verslaglegging;
• kennis van waarderingsmethoden vastgoed.
Juridische zaken
• kennis van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld: rechtspersonenrecht, verbintenissenrecht/contractenrecht, bouwrecht, fiscaalrecht, arbeidsrecht, bestuursrecht en huurrecht;
• kennis van/inzicht in juridische consequenties van besluiten en de daaruit mogelijke procedures;
• kennis van statuten/reglementen.
BIJLAGE B | PROFIELSCHETS, OMVANG EN SAMENSTELLING BESTUUR
ROL VAN HET BESTUUR
Het bestuur is belast met het besturen van de organisatie. Zij vertegenwoordigt de organisatie.
OMVANG EN SAMENSTELLING
Het bestuur bestaat uit één bestuurder.
Bij het benoemen van de bestuurder worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:
• onafhankelijk en kritisch te kunnen opereren;
• voldoende deskundig op bestuurlijk en maatschappelijk terrein;
• geen persoonlijk belang in de Stichting of de door haar in stand gehouden onderneming(en).
AANDACHTSGEBIEDEN
De aandachtsgebieden van het bestuur zijn:
• geeft leiding aan de organisatie zodat die effectief en efficiënt functioneert en legt verantwoording af aan de RvC;
• stuurt de werkorganisatie en de beleidsgebieden aan in algemene zin op het gebied van personele, organisatorische en budgettaire aangelegenheden;
• draagt zorg voor de continuïteit van de organisatie; houdt de organisatieontwikkeling in balans met de beschikbare middelen; draagt zorg voor een gezonde financiële onderneming; houdt daarbij rekening met de maatschappelijke functie van de organisatie en weet financieel en maatschappelijk rendement met elkaar te verbinden;
• is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de strategische beleids- en organisatiedoelen en de vertaling naar de diverse beleidsvelden zoals het volkshuisvestingsbeleid, het financiële beleid, het vastgoedbeleid; bewaakt samenhang en synergie;
• xxxxxx op als kritische sparringpartner van het MT, levert een bijdrage aan verdere professionalisering van het team en zorgt voor draagvlak en besluitvorming;
• draagt zorg voor de vertaling van externe ontwikkelingen in het werkveld naar visie en strategisch beleid; zowel door eigen waarneming als vanuit signalen van stakeholders, management en medewerkers;
• is verantwoordelijk voor het contact met de huurdersorganisatie;
• vertegenwoordigt De Veste op alle denkbare niveaus en platforms;
• realiseert en onderhoudt strategische verbindingen en samenwerkingsvormen met onder andere zorg- en welzijnsinstellingen, ketenpartners en de gemeenten tegen de achtergrond van een snel veranderend speelveld;
• geeft inhoud aan maatschappelijk ondernemerschap, weet kansen te benutten vanuit (wijzigende) financiering, wet- en regelgeving; zoekt samenwerking met andere partijen;
• draagt zorg voor het (laten) opstellen van jaarplannen, begrotingen en managementrapportages;
• bepaalt het personeelsbeleid;
• draagt zorg voor eenheid en teamwerk binnen de werkorganisatie;
• informeert de RvC door middel van managementinformatie adequaat over het gevoerde beleid, de voortgang en relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie; beschouwt de RvC als een belangrijke sparringpartner;
• is bestuurder in de zin van de WOR.
ALGEMEEN PROFIEL
De bestuurder heeft affiniteit met de droom, ambitie en doelstelling van De Veste. Hij respecteert de kernwaarden van De Veste. Hij versterkt De Veste als organisatie en legt verbinding met de stakeholders. Hij is een moderne bestuurder iemand die beseft wat de huidige tijdgeest vraagt van een corporatie en een bestuurder, inhoudelijk en als speler in het maatschappelijk veld. Een inspirerende leidinggevende die mensen meekrijgt, vertrouwen geeft en medewerkers verantwoordelijkheid en ruimte geeft om zich verder te ontwikkelen.
De bestuurder beschikt over voldoende kennis en ervaring ten aanzien van:
Leiderschap
• Richting en sturing geven aan de organisatie;
• Toont daadkracht;
• Is integraal eindverantwoordelijk voor de producten en diensten van De Veste;
• Het op een duidelijke manier toedelen en aanspreken op verantwoordelijkheden en te realiseren resultaten;
• Realiseert een open, goede communicatieve relatie tussen RvC, management, de OR en de organisatie.
Verbindend vermogen
• Creëert teamspirit en stuurt op samenhang en integrale samenwerking;
• Hanteert een open stijl van communicatie; is benaderbaar voor alle niveaus;
• Is door voorbeeldgedrag een inspiratiebron voor eerlijk, betrouwbaar, respectvol en consistent gedrag;
• Geeft de organisatie nieuw elan en weet deze stevig te prikkelen, waarbij er voldoende draagvlak blijft om de doelen ook daadwerkelijk waar te maken en te borgen;
ROOSTER VAN AFTREDEN RAAD VAN COMMISSARISSEN
Naam | Functie | Hernoembaar op | (uiterlijk) Aftredend op | Beroep |
Xxx xxx Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | 1 juli 2016 | 1 juli 2020 | Bestuurder (interim) |
Xxxxx Xxxx Meule | Lid | 1 juli 2016 | 1 juli 2020 | Zelfstandig adviseur |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Lid | 1 juli 2016 | 1 juli 2020 | Zelfstandig gevestigd adviseur |
Xxx Xxxxxxxxx | Lid namens huurders | niet | 1 juli 2017 | Directeur Bedrijfsbureau |
Xxxxxxxx xxx xxx Xxxxx-Xxx | Lid namens huurders | niet | 1 juli 2019 | Zelfstandig ondernemer |
Visie
• Kan vanuit de kennis van de volkshuisvesting de snel veranderende omgeving en dynamiek op waarde schatten
en deze succesvol vertalen naar een toekomstbestendige organisatie;
• Is in staat om de strategie te vertalen naar concrete opdrachten.
Externe oriëntatie
• Het opbouwen en onderhouden van in- en externe netwerken die van nut zijn voor de organisatie en de realisatie van haar doelen;
• Brengt via diverse netwerken mensen en organisaties met elkaar in contact in belang van De Veste.
Ondernemerschap
• Het signaleren van kansen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe producten of diensten;
• Neemt verantwoorde risico’s met het oog op uiteindelijk voordeel voor het geheel.
Functie-eisen:
• Academisch werk- en denkniveau, goed strategisch inzicht;
• Ruime ervaring in een integraal verantwoordelijke positie;
• Heeft kennis van de ontwikkelingen op het terrein van de volkshuisvesting;
• Ruime kennis en ervaring inzake bedrijfsvoering, financieel beheer, risicobeheersing en kwaliteitszorg;
• Een enthousiasmerende, coachende en motiverende leiderschapsstijl, met respect voor mensen.
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden, alsmede goed ontwikkelde onderhandelingsvaardigheden;
• Heeft een verbindend vermogen naar de Raad van Commissarissen, de managers, de medewerkers en de externe stakeholders;
• Heeft een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke, ambtelijke en politieke verhoudingen;
• Communicator en netwerker, is bekend met en beweegt zich gemakkelijk in diverse politieke kringen.
Bezoeken Xxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxx Schrijven Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxx
Bellen 0529 45 25 88 Mailen xxxxx@xxxxx.xx Online xxx.xxxxx.xx