Procuratieregeling MBO Utrecht

Procuratieregeling MBO Utrecht

1. Inleiding

Conform vigerende statuten en het bestuursreglement vertegenwoordigt het College van Bestuur van MBO Utrecht de instelling en kan deze de vertegenwoordigingsbevoegdheid verder toewijzen aan anderen. Deze regeling bevat een overzicht van functies en type procuratie. De genoemde bedragen zijn inclusief btw. Uitsluitend personen die de in deze regeling opgenomen functies vervullen, hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan namens het College van Bestuur, op de hierna beschreven wijze. Deze procuratieregeling is op de website (xxx.xxxxxxxxxx.xx) gepubliceerd.

2. Toepassing

De procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens MBO Utrecht, alsmede het nemen van besluiten ten aanzien van werknemers en studenten met in achtneming van de in het bestuursreglement en deze regeling genoemde voorwaarden. Het doen van of machtigen tot betalingen valt hier niet onder omdat betalingen voortvloeien uit reeds gesloten overeenkomsten. Een betaling is een logisch vervolg op een overeenkomst die door een geldige procuratie is gesloten. Een besluit ten aanzien van werknemers en studenten kan mondeling of schriftelijk worden genomen.

Het College van Bestuur van MBO Utrecht heeft per 1 juni 2021 uitsluitend aan de volgende functionarissen procuratie verleend:

a. De leden van het College van Bestuur

b. De clusterdirecteuren

c. Teamleiders

d. Hoofden van Diensten

De volgende besluiten met rechtsgevolg worden onderscheiden:

1. Besluiten over het personeel. Bijvoorbeeld benoeming, ontslag, schorsing, reiskosten.

2. Besluiten over studenten. Bijvoorbeeld toelating, schorsing, verwijdering van studenten

3. Publiekrechtelijke besluiten. Alleen de overheid kan dergelijke besluiten nemen. In die zin kunnen dan ook geen volmachten aan medewerkers van de instelling worden toegekend. Wel zijn rondom deze besluiten een aantal rechtshandelingen te onderscheiden die wel moeten worden geregeld.

4. Privaatrechtelijke besluiten. Deze omvatten een breed palet aan zaken. Het varieert van inkoop van software, het sluiten van verzekeringen en het inlenen van personeel (uitzendbureau) tot het inhuren van externe deskundigheid en het aangaan van samenwerkingsverbanden.

5. Overige besluiten. Hieronder vallen het afhandelen van klachten en het doen van aangifte bij strafbare feiten.

3. Voorwaarden voor uitoefening

Bij de uitvoering van de procuraties (bevoegdheden) gelden de volgende voorwaarden:

- Voldoen aan Nederlandse en Europese wet- en regelgeving

- Voldoen aan vastgesteld beleid, interne richtlijnen en interne procedures van MBO Utrecht, zoals het budgethouderschap, het daarbij vastgestelde budget en het inkoopbeleid

- Voldoen aan de onderwijsovereenkomst, het studentenstatuut en de beroepspraktijkvormingsovereenkomst

- Voldoen aan de geldende Cao mbo en intern vastgesteld beleid voor personele aangelegenheden Bij alle overeenkomsten geldt dat een mondelinge afspraak net zo bindend is als een schriftelijke.

Vervanging

In geval van vervanging kan, na een CvB-besluit, een ieder die de functionaris rechtmatig kan vervangen ook de bevoegdheden van deze functionaris uitoefenen, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in overleg met het College van Bestuur.

Indien het noodzakelijk is dat een medewerker een besluit neemt wat zijn bevoegdheid overschrijdt, kan hij/zij daartoe een speciale volmacht krijgen van een functionaris die wel bevoegd is.

4. Schematische weergave van de procuraties (bevoegdheden)

In navolgende overzichten wordt per functionaris aangegeven welke besluiten zelfstandig mogen worden genomen.

v	De functionaris is bevoegd om een besluit te nemen
	De functionaris is niet bevoegd om een besluit te nemen

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst1	Teamleider
Besluiten t.a.v. personeel	1. Aannemen van personeel voor onbepaalde tijd [ondertekenen arbeidscontracten]	v		v	v
	2. Aannemen van personeel voor bepaalde tijd [ondertekenen van arbeidscontracten]	v		v	v
	3. Toelagen toewijzen	v		v	v
	4. Wijzigingen in een aanstelling van 2 jaar of korter	v		v	v
	5. Wijzigingen in een aanstelling van langer dan 2 jaar	v		v	v
	6. Sluiten werk/leerovereenkomst LIO	v		v	n.v.t.
	7. Opzeggen werk/leerovereenkomst LIO	v		v	n.v.t.
	8. Schorsen van personeel	v
	9. Berispen van personeel	v		v	v
	10. Ontslaan van personeel als disciplinaire maatregel	v
	11. Ontslaan van personeel in de proeftijd	v
	12. Ontslaan van personeel bij verstrijken van de tijd waarvoor de arbeidsovereenkomst is aangegaan	v
	13. Ontslaan van personeel door opzegging van de arbeidsovereenkomst	v
	14. Ontslaan van personeel met wederzijds goedvinden	v
	15. Ontslaan van personeel door indiening verzoekschrift tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst	v
	16. Ontslaan van personeel door middel van opzegging wegens dringende reden	v
	17. Ontslaan van personeel dat bij onherroepelijke uitspraak de bevoegdheid tot het geven van onderwijs is ontnomen	v
	18. Overplaatsen van personeel binnen de academie/dienst	v		v	v

1 Voor deze procuratieregeling wordt de bestuurssecretaris gelijk gesteld aan een hoofd van dienst.

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst1	Teamleider
	19. Overplaatsen van personeel buiten de academie/dienst als disciplinaire maatregel en	v		v	v
	20. Overplaatsen personeel buiten de academie/dienst in overige gevallen	v
	21. Wijziging taken	v		v	v	v
	22. Herplaatsen van personeel in een functie met lager salaris	v		v	v	v
	23. Onthouden van periodiek	v		v	v	v
	24. Toekennen van reiskostenvergoeding	v		v	v	v
	25. Toekenning vergoeding andere kosten [ondertekening van declaraties]	v		v	v	v
	26. Voeren van beoordelingsgesprekken inclusief vaststellen van de beoordeling	v		v	v	v
	27. Voeren van ontwikkelingsgesprekken / voortgangsgesprekken	v		v	v	v
	28. Opdragen tot het volgen van cursussen	v		v	v	v
	29. Toestemming geven voor cursussen	v		v	v	v
	30. Toekenning van vergoeding voor cursussen	v		v	v
	31. Toekennen van verlof voor cursussen	v		v	v	v
	32. Verlenen van algemeen verlof	v		v	v	v
	33. Verlenen van bijzonder verlof	v		v	v
	34. Opdragen tot het verrichten van overwerk	v		v	v	v
	35. Toestemming geven tot verrichten van nevenwerkzaamheden	v		v	v
	36. Belasten met EHBO	v		v	v	v
	37. Aangaan overeenkomst met stagiair	v		v	v
	38. Opzeggen overeenkomst met stagiair	v		v	v
	39. Verlengen overeenkomst met stagiair	v		v	v

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst	Teamleider
Besluiten t.a.v. studenten	1. Aannemen, ondertekenen onderwijsovereenkomst	v		v	n.v.t.
	2. Schorsen tot maximaal drie dagen	v		v	n.v.t.
	3. Schorsen Xxxxxx dan drie dagen	v		v	n.v.t.
	4. Verwijderen	v		v	n.v.t.
	5. Ondertekenen beroepspraktijkvormingsovereenkomst	v		v	n.v.t.
	6. Uitschrijven of muteren	v		v	n.v.t.

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst	Teamleider
Publiek- rechtelijke besluiten	1. Aanvragen van een beschikking (subsidie) tot € 50.000	v
	2. Bezwaar maken tegen beschikking tot € 50.000	v
	3. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar tot € 50.000	v
	4. Indiening einddeclaratie subsidie tot € 50.000	v
	5. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding voortijdig schoolverlaten tot € 50.000	v
	6. Aanvragen van een beschikking (subsidie) boven € 50.000		v
	7. Bezwaar maken tegen beschikking boven € 50.000		v
	8. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar boven € 50.000		v
	9. Indiening einddeclaratie subsidie boven € 50.000		v
	10. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding Voortijdig schoolverlaten boven € 50.000		v

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst*	Teamleider
Privaat- rechtelijke besluiten	1. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang boven de € 50.000		v
	2. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een risico boven de € 50.000		v
	3. Aangaan van een rechtszaak ten aanzien van de punten 1 en 2		v
	4. Uitbrengen en aanvragen van offertes met een belang van boven de € 50.000		v
	5. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang minder dan € 50.000	v
	6. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een risico minder dan € 50.0002	v
	7. Aangaan van een rechtszaak ten aanzien van de punten 5 en 6	v
	8. Uitbrengen en aanvragen van offertes met een belang van minder dan € 5.000,-	v		v	v
	9. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang beneden de € 5.000,-	v		v	v
	10. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een risico beneden de € 5.000,-3	v		v	v
	11. Aangaan van een rechtszaak ten aanzien van de punten 9 en 10.	v

2 Het risico m.b.t. de gehele looptijd van een contract of samenwerkingsovereenkomst

3 Het risico m.b.t. de gehele looptijd van een contract of samenwerkingsovereenkomst

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd van Dienst*	Teamleider
	12. Aangaan van leningen		v

* De Hoofden van Dienst Facilitair en Huisvesting en Dienst ICT zijn t.a.v. de punten 8, 9, en 10 bevoegd tot € 25.000,-

* Binnen bestaande (raam)overeenkomsten, dan wel samenwerkingsverbanden, is het hoofd ICT gemandateerd om – binnen de kaders van het managementcontract – te handelen.

Betreft	Besluit	CvB vz of lid	CvB samen	Cluster- directeur	Hoofd Xxx Xxxxxx	Teamleider
Overige besluiten	1. Afhandeling klachten	v		v	v	v
	2. Doen van aangifte bij strafbare feiten	v		v	v	v
	3. Xxxxxx als slachtoffer in een strafzaak	v		v	v	v