AUDITPROCES CODIPLANPLUS VARKEN

AUDITPROCES CODIPLANPLUS VARKEN

Dit auditproces beschrijft hoe tewerk wordt gegaan bij het controleren van varkens tijdens de kweekperiode in het kader van productcertificatie CodiplanPLUS Varken.

1.1. UITVOERING

1.1.1 Aanvraag van een bedrijf

De veehouder dient een aanvraag in, na ontvangst van de aanvraag wordt er door het Bureel een aanvraagdocument opgestuurd naar het betreffende bedrijf. Het aanvraagdocument bevat de benodigde, door het bedrijf in te vullen, informatie om een goede inschatting en situering van het bedrijf te maken. Dit document bevat ook de algemene voorwaarden voor de gevraagde certificatie (zoals meldingsplicht, de mogelijke begeleiding door SGS-bedrijven en/of de individuele auditor,...). Het bedrijf wordt verzocht dit document in te vullen en ondertekend terug te sturen naar het Bureel.

De OCI is verplicht om de administratieve gegevens van de veehouder in de databank van CODIPLAN

v.z.w. op te nemen vooraleer een audit wordt uitgevoerd. De OCI is hierbij verantwoordelijk om na te gaan of de varkenshouder reeds geregistreerd staat bij een andere OCI. Indien dit het geval is, dan mag de audit niet uitgevoerd worden en moet de transfert aangevraagd worden.

De aanvraag wordt bij initiële audits bekrachtigd door het afsluiten van een modelovereenkomst tussen de sanitair verantwoordelijke en de OCI (Doc 160101 OCI – varkenshouder contract). Bij spot- of opvolgingsaudits dient dergelijke overeenkomst niet hernieuwd te worden indien er zich geen wijzigingen voorgedaan hebben qua Sanitel of administratieve gegevens.

Indien er zich wijzigingen voordien (bv ondernemingsnummer, naam,...) dient de veehouder zowel de OCI en CODIPLAN daarvan schriftelijk in kennis te stellen.

1.1.2 Type audits en beoordelingen

1.1.2.1 Initiële audit

De controles gebeuren bij kandidaat-veehouders in voorbereiding van de eventuele erkenning.

De regel is dat de CodiplanPLUS Varken audit steeds tegelijkertijd uitgevoerd wordt met de audit voor de sectorgids X-000 Xxxxxx X. Hierbij moeten dus steeds beide checklijsten ingevuld worden.

Enkel bij een eerste CodiplanPLUS-audit op een bedrijf dat reeds over een geldig G-040 certificaat of attest beschikt, is het mogelijk de CodiplanPLUS-audit apart uit te voeren, waarbij enkel de Codiplan- PLUS checklijst ingevuld wordt. Voorwaarde hierbij is dat de OCI die de CodiplanPLUS-audit uitvoert, dezelfde is als diegene die het G-040 attest of certificaat heeft uitgereikt.

Bij het plannen van deze audit wordt rekening gehouden met het aanwezig zijn van varkens die zich in de afmestperiode bevinden, de datum van de audit wordt steeds overeengekomen. Wanneer een landbouwbedrijf wordt overgenomen dient er eveneens een nieuwe initiële audit te gebeuren. Deze

regel geldt niet voor overnames door familieverwanten van de 1ste of 2de graad, echtgenoten of vennootschappen waarbij de oorspronkelijke bedrijfsleider aandeelhouder blijft of wordt, én het beslagnummer en de sanitair verantwoordelijke van het beslag dezelfde blijven. Deze overnames moeten gemeld worden aan de betrokken OCI, zodat een nieuw certificaat (met dezelfde looptijd) kan uitgereikt worden op naam van de nieuwe verantwoordelijke, en de gegevens in de centrale databank kunnen aangepast worden.

Een initiële audit behelst één controle per kandidaat naar de van toepassing zijnde normen zoals vermeld in het lastenboek CodiplanPLUS Varken.

Alvorens een initiële audit kan worden uitgevoerd, dient de klant (indien hij voor het AB- register kiest) via de OCI een paswoord aan te vragen, dat rechtstreeks (per mail) aan de sanitaire verantwoordelijke wordt bezorgd. Kiest de klant voor de registratie van zijn AB- gebruik voor Sanitel Med, dan dient hij dit zelf via DGZ/Veeportaal aan te vragen.

De controles worden uitgevoerd aan de hand van de checklijst CodiplanPLUS Varken. Hierbij komen zowel de administratieve als de fysische controles aan bod. Al de punten van de checklijst dienen overlopen te worden en tekortkomingen dienen duidelijk gemotiveerd/gestaafd te worden. De beoordelingscriteria (A, B, C non-conformiteit) zijn opgenomen in de checklijsten. Indien tijdens de initiële audit bij de veehouder geen A non conformiteiten geconstateerd worden, behaalt de veehouder het CodiplanPLUS Varken certificaat.

Indien tijdens de initiële audit wel A non-conformiteiten geconstateerd worden, moeten deze aantoonbaar weggewerkt worden. Het is mogelijk dat dit ter plaatse moet vastgesteld worden via een bijkomend controlebezoek van de OCI. In ieder geval dient de certificatiebeslissing binnen de 3 maanden na de initiële auditdatum genomen te worden.

Indien binnen deze periode de A non conformiteiten aantoonbaar weggewerkt zijn, kan de betrokken OCI het CodiplanPLUS Varken certificaat uitreiken.

1.1.2.2 Verlengingsaudit

Het CodipanPLUS Varken certificaat is 3 jaar geldig. In het kader van een verlenging van het certificaat (voor een nieuwe geldigheidsperiode) zal een “verlengingsaudit” plaatsvinden. De verlengingsaudit dient plaats te vinden in de tijdspanne van maximaal negen maanden vóór de vervaldatum van het lopende certificaat. De datum van de audit wordt met de veehouder

overeengekomen. Bij het plannen van deze audit wordt rekening gehouden met het aanwezig zijn van varkens die zich in de afmestperiode bevinden. De verlengingsaudit dient steeds samen met de audit voor de autocontrolegids G-040 (primaire dierlijke productie) te gebeuren.

In alle gevallen dient de certificatiebeslissing door de OCI genomen te worden vóór het verstrijken van het vorige certificaat. Gebeurt dit niet, dan vervalt per definitie het certificaat en kunnen geen dieren van dit beslag gecommercialiseerd worden onder het CodiplanPLUS Varken lastenboek. De veehouder wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de OCI.

Tijdens de verlengingsaudit worden alle voorschriften van het CodiplanPLUS Varken Lastenboek, die op dat moment van toepassing zijn, gecontroleerd door de OCI. Indien A non-conformiteiten (NC A) vastgesteld worden, dient de veehouder de corrigerende maatregelen aan de OCI te melden en deze maatregelen toe te passen binnen een termijn die door de auditor op basis van de aard van de non- conformiteit wordt bepaald, maar die niet langer dan één maand mag zijn. Indien er geen corrigerende maatregelen binnen de geldige termijn worden genomen, wordt het certificaat geschrapt. Van dan af kunnen geen dieren van dit beslag gecommercialiseerd worden onder het CodiplanPLUS Varken lastenboek. De veehouder wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de OCI.

Het certificaat wordt, ingeval van positieve beoordeling door de OCI, verlengd met 3 jaar.

1.1.2.3 Spot audits

Gedurende de geldigheidsduur van een certificaat dient op statistisch onderbouwde wijze, te worden nagegaan of de houder van het certificaat nog steeds voldoet aan de vereisten van het CodiplanPLUS Varken.

Daartoe zullen zogenaamde “spot audits” worden uitgevoerd. Dit zijn beperkte audits waarbij de daartoe ontworpen spot audit checklijst dient te worden gebruikt. Deze neemt naast de bovenwettelijke eisen ook enkele bepalingen uit de sectorgids over.

Indien bij de spot audit geen A non-conformiteiten geconstateerd worden, behoudt de veehouder zijn certificaat. Indien wel A non-conformiteiten vastgesteld worden, moeten deze binnen de maand aantoonbaar weggewerkt worden. Indien geen corrigerende maatregelen worden genomen of indien de corrigerende maatregelen onvoldoende zijn, wordt het certificaat geschrapt. Van dan af kunnen geen dieren van dit beslag gecommercialiseerd worden onder het CodiplanPLUS Varken lastenboek. De veehouder wordt hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht door de OCI.

Het totaal aantal uit te voeren spot audits wordt, gelijk gesteld aan 20 % van het totaal aantal gecertificeerde bedrijven. Deze spot audit wordt gedurende de looptijd van het certificaat uitgevoerd.

De keuze van de landbouwers die een spot audit moeten ondergaan, wordt steekproefsgewijs bepaald uit de lijst van gecertificeerde bedrijven, maar kan ook gericht gebeuren, rekening houdend met een door de OCI uitgevoerde risicoanalyse.

Een spot audit moet minimum 2 en maximum 5 werkdagen op voorhand worden gemeld aan de veehouder. Als de veehouder de spot audit weigert, wordt het certificaat geschrapt.

1.1.2.4 Beoordelingswijze non-conformiteiten

Aan de verschillende criteria kan er maximaal een A, een B of een C non-conformiteit toegekend worden. Deze maximale score is eveneens opgenomen in het lastenboek en de checklijst.

Non-conformiteiten A (NC A): De afhandeling van de non-conformiteiten A is beschreven onder de verschillende audits.

Non-conformiteiten B (NC B): In geval van NC B moet de veehouder een actieplan opstellen. De veehouder moet dit plan binnen een termijn van 6 maanden toepassen, met uitzondering van cyclus- of tijdsgebonden voorwaarden, die zich niet meer voordoen binnen de 6 maanden na het opstellen van het actieplan. In dit geval wordt het plan toegepast eens de omstandigheden eigen aan de cyclus of aan de productieperiode opnieuw aanwezig zijn.

Er moet geen corrigerende maatregel-audit worden uitgevoerd om na te gaan of het plan van aanpak effectief werd toegepast door de operator. De verificatie ervan gebeurt tijdens de eerstvolgende audit. Indien tijdens deze eerstvolgende audit (opvolging of onaangekondigd) zou blijken dat het actieplan niet uitgevoerd werd, dan wordt dit beoordeeld als een NC A die dan ook als dusdanig afgehandeld dient te worden.

Non-conformiteiten C (NC C): Het betreft hier een aanbeveling. Het niet voldoen aan een C-criterium staat een certificatie niet in de weg, maar er wordt wel op aangedrongen dat de veehouder probeert aan deze voorwaarde te voldoen.

1.1.3 De afhandeling

1.1.3.1 De afhandeling ter plaatse

Na afronding van de audit overloopt de inspecteur de lijst met bevindingen samen met de veehouder.

De keurder geeft een duidelijke toelichting over de termijnen voor de afhandeling van de vastgestelde non-conformiteiten.

1.1.3.2 Certificatiegegevens

De Certificatie Manager doet de beoordeling van de auditgegevens en beoordeeld de verschillende non-conformiteiten. Voor de beoordeling van de non-conformiteiten zie punt 4.3.2.4. Er mogen geen openstaande A non-conformiteiten zijn.

De elektronische registratie van de bedrijfsgegevens en certificatiestatus is noodzakelijk omdat Codiplan deze gegevens moet ter beschikking stellen aan het kwaliteitssysteem QS.

Het certificaat en de begeleidende brief worden samen met de checklijst opgestuurd naar de veehouder. De certificatiemanager (of desgevallend het bureel) brengt zo snel mogelijk en uiterlijk 1 werkdag na de certificatiebeslissing, de certificatiegegevens in de Codiplan databank in.

Tegelijk wordt ook (zoals gevraagd door Codiplan vzw) de ingevulde checklist geupload in de databank.