BIJLAGE
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Addendum aan “Overeenkomst Bibliotheekportalen” tussen de provincies, VGC en Bibnet van 2010
Addendum voor de eenmalige kosten aan de VUBIS bibliotheekbeheerssoftware in functie van Bibliotheekportalen
(tekst dd. 28 februari 2012)
De ondergetekende partijen:
ENERZIJDS:
De vzw Bibnet, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0472.863.518, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxx Xxx xx Xxxxx, voorzitter, en de xxxx Xxx Xxxxxxxxx, directeur,
hierna genoemd ‘Bibnet’, EN ANDERZIJDS:
De Provincie Oost-Vlaanderen, gevestigd te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, vertegenwoordigd door haar deputatie.
De Provincie Limburg, met administratieve zetel gevestigd Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0 xx 0000 Xxxxxxx en met ondernemingsnummer 0207.725.203, hier overeenkomstig artikel 25 van het huishoudelijk reglement van de deputatie vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxx, gedeputeerde en xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, provinciegriffier, handelend in uitvoering van het besluit van de deputatie van 20 juli 2011.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, gevestigd te Emile Jacqmainlaan 135 te 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Xxxx XXXXXXXXX, algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd, Sport.
hierna genoemd ‘de Provincie of VGC’,
Na het volgende uiteengezet te hebben:
Tijdens de pilootfase van het project Bibliotheekportalen werd vastgesteld dat het bibliotheekbeheerspakket van een provincie (PBS) een ‘poort’ moet hebben om toe te laten dat data doorstromen naar de afzonderlijke portalen en omgekeerd dat de eindgebruikers vanuit een selectie op de websites van Bibliotheekportalen kunnen landen in specifieke diensten van het Provinciaal Bibliotheek Systeem.
Voor het Vubis bibliotheekbeheerspakket wordt hierbij gesproken van het “Aquabrowser Koppelvlak”. Het “koppelvlak” staat in voor:
- het eenmalige en recurrent doorgeven van catalogus data
- het toelaten dat vanuit Bibliotheekportalen online teruggekoppeld wordt naar de uitleenstatus.
De offerte die Infor voor deze module in 2009 maakte, gaf een onredelijk hoog bedrag voor elk afzonderlijk Vubis-PBS . De projectgroep heeft daarop een onderhandelaar aangesteld en deze heeft een overeenkomst bedongen waarbij voor de 4 Vubis PBSen een licentie kon bekomen worden aan de helft van de prijs. (Zie verslag van projectgroep van 15 okt 2009).
De prijskorting kon echter enkel gelden wanneer in één keer voor alle PBS’en werd besteld.
Hierop werd beslist effectief het kopplevlak al reeds te bestellen en te installeren op de vier VUBIS-PBS’en in 2009.
De kost van het koppelvlak voor de PBSen van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Limburg en VGC heeft Bibnet in opdracht van de projectgroep Bibliotheekportalen in 2010 voorgeschoten uit het budget van de geoormerkte investeringsgelden om Bibliotheekportalen als een innovatieve oplossing te creëren. Het totaal bedrag betaald aan Infor in 2010 en 2011 ten behoeve van het VUBIS koppelvlak is 65.941,39 EUR.
De overeenkomst Bibliotheekportalen van 2010 regelt op uniforme wijze voor alle provincies de recurrente kosten om bibliotheekportalen blijvend te voorzien. Het doorrekenen van de operationele kosten – ook voor het VUBIS koppelvlak - gaat in vanaf het eerste volle jaar werking van bibliotheekportalen. Deze overeenkomst regelt niet de bovengenoemde eenmalige kosten voorafgaand aan de productie die specifiek zijn voor de PBSen die werken met de VUBIS software.
Het deel kosten dat toewijsbaar is aan het koppelvlak voor West-Vlaanderen is begrepen in het pilootschap van deze provincie. Het betreft 19.177,6 EUR. Dit bedrag wordt gedragen vanuit het investeringsbudget voor bibliotheekportalen. Het resterend bedrag dat werd voorgeschoten in 2010 en 2011 bedraagt 46.763,79 EUR. Hierbij dient vervolgens de onderhoudskost voor 2012 voor Limburg en VGC gerekend te worden.
Voor Oost-vlaanderen, Limburg en VGC dient een eenmalige betaling de voorgeschoten kost te dekken. Het betreft een terugbetaling vanuit de respectievelijke PBS-systemen voor kosten eigen aan de VUBIS software en tot aan het in productie gaan van het respectievelijke Bibliotheekportaal. Dit addendum regelt deze terugbetaling.
Wordt overeengekomen:
Artikel 1. Voorwerp
De regeling van de eenmalige vergoeding voor de aanpassing aan het VUBIS bibliotheekbeheerspakket van het PBS in functie van Bibliotheekportalen.
Deze aanpassing betreft het “koppelvlak” dat het VUBIS systeem in staat stelt om updates in de catalogusdata door te geven en om eindgebruikers vanuit bibliotheekportalen gebruik te laten maken van specifieke PBS-diensten.
De aanpassing werd uitgevoerd in 2010 en heeft een jaarlijkse onderhoudskost tot aan het moment dat de recurrente kost kan geregeld worden in de basisovereenkomst bibliotheekportalen.
Art. 2. Overeenkomst met Infor
Voor deze regeling heeft Bibnet in naam van de projectgroep bibliotheekportalen in 2009 een overeenkomst (ref. AAN190-1) afgesloten met Infor voor:
• De implementatie van een “koppelvlak” voor het doorgeven van de titel- en holdinginformatie en het realtime doorgeven van de statusinformatie;
• voor de 4 Vubis-Smart PBS-systemen van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Limburg en VGC;
Daarnaast werd voorzien in de overeenkomst voor het onderhoud met ref. OND245-1. Beide overeenkomsten zijn als bijlage bijgesloten aan dit Addendum.
Art. 3. Eenmalige kost voor het PBS
De eenmalige kost is samengesteld uit de implementatiekost en de onderhoudskost tot aan het jaar waarin deze recurrente kost mee kan verrekend worden in de reguliere bibliotheekportalen overeenkomst.
De overeenkomst met de leverancier voorziet een jaarlijkse indexering. Voor het jaar 2012 werd deze niet toegepast.
Kost voor Oost-Vlaanderen t/m 2011
Samenstelling van het bedrag:
-) 1/4 van 44.766 EUR eenmalige licentie: 11.191,50 EUR
-) 4 dagen installatie: 1089 X 4 =4.356 EUR
-) Jaarlijks onderhoud in 2011 (mei-dec): 5.969,33/4 = 1.492,30 EUR
Totaal: 17.039,93 EUR
Kost voor Limburg t/m 2012
Samenstelling van het bedrag:
-) 1/4 van 44.766 EUR eenmalige licentie: 11.191,50 EUR
-) 2 dagen installatie: 1089 X 2 =2.178 EUR
-) Jaarlijks onderhoud in 2011 (mei-dec): 5.969,33/4 = 1.492,30 EUR
-) Jaarlijks onderhoud in 2012 (12 maanden): 8954 /4 = 2238,50 EUR
Totaal: 17.100,33 EUR
Kost voor VGC
Samenstelling van het bedrag:
-) 1/4 van 44.766 EUR eenmalige licentie: 11.191,50 EUR
-) 2 dagen installatie: 1089 X 2 =2.178 EUR
-) Jaarlijks onderhoud in 2011 (mei-dec): 5.969,33/4 = 1.492,30 EUR
-) Jaarlijks onderhoud in 2012 (12 maanden): 8954 /4 = 2238,50 EUR
Totaal: 17.100,33 EUR
Art. 8. Wijze van betaling
8.1. Bibnet factureert de vergoeding na ondertekening van onderhavige overeenkomst.
8.2. Op de bedragen is geen btw van toepassing.
Art. 9. Overige bepalingen
Dit addendum laat onverlet alle bepalingen van de oorspronkelijke overeenkomst.
Namens Bibnet vzw, Datum:
Xxx Xxxxxxxxx Xxx Xxx xx Xxxxx
Directeur Voorzitter
Respectievelijke onderschrijvers:
Namens de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xxxxx
provinciegriffier bevoegd gedeputeerde
Namens de deputatie van de Provincie Limburg
provinciegriffier bevoegd gedeputeerde
De Vlaamse Gemeenschapscommissie
Xxxx XXXXXXXXX,
algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd, Sport,
Bijlage 1 : KOPPELVLAK VUBIS SMART-AANKOOP OVEREENKOMST
Ondergetekenden :
Infor
Xxxxx Xxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
hierna te noemen Infor enerzijds,
en
Bibnet vzw Xxxxxxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxx
hierna te noemen de opdrachtgever anderzijds,
verklaren hierbij dat zij met betrekking tot de aankoop van het koppelvlak met Aquabrowser een overeenkomst zijn aangegaan waarbij de volgende bepalingen van toepassing zijn.
Overeenkomst nummer : AAN190 Van toepassing zijnde voorwaarden :
- Bijzondere voorwaarden aankoop AAN190-1
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Plaats : | Plaats | : | Brussel |
Datum : Bibnet | Datum | : Infor |
Naam : Naam :Xxx Xxxxxxxx Functie : Functie:directeur
BIJZONDERE VOORWAARDEN AANKOOP KOPPELVLAK AQUABROWSER
Bibnet AAN190-1
ARTIKEL 1
(Inhoud)
• De implementatie van een “koppelvlak” voor het doorgeven van de titel- en holdinginformatie en het realtime doorgeven van de statusinformatie;
• voor de 4 Vubis-Smart PBS-systemen van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Limburg en VGC;
Voor de prijs van:
• eenmalige licentie van 36.997 EUR eBTW of 44.766,37 EUR iBTW;
• implementatiekost van 12 dagen werk of 10.800 eBTW of 13.068 incl. BTW (Implementatiedagen verdeeld als volgt: Limburg: 2; VGC: 2; Winob: 4; Ovinob: 4 en aan een tarief van 900 EUR/dag excl. BTW);
x
ARTIKEL 2
(Installatie)
Het koppelvlak dient op korte termijn effectief geïnstalleerd te worden in West-Vlaanderen en voor het einde van het jaar op de andere 3 PBS systemen (zie ook artikel 3).
De volledige implementatie op het PBS West-Vlaanderen is voldaan 1,5 maand na de bestelling door de ondertekening van deze overeenkomst.
ARTIKEL 3
(Betalingsvoorwaarden)
De betalingen geschieden, na aanvaarding, als volgt:
- 50% van de eenmalige licentiekost wordt betaald na installatie op Winob met de vereiste correcties (zie hieronder);
- 50% voor het einde van het jaar 2010, en na implementatie op de 3 andere systemen, waarvoor de projectgroep Bibliotheekportalen via Bibnet in september een bevestigende bestelling opmaakt;
- implementatiekosten zijn betaalbaar volgens voortgang;
De opdracht kan alleen aanvaard worden als voor de volgende bugs een oplossing is geïmplementeerd:
1) De wijzigingen in het plaatskenmerk (veldpk) of het toevoegen/verwijderen ervan moet doorkomen als update
2) Per plaatskenmerk (veldpk) moet ook de sublocatie code en de sublocatie verwoording doorgegeven worden. Of minstens een aparte wijze om de sublocatiecode en bijbehorende verwoording op te halen.
Alle facturen verlopen via Infor en dienen te worden gestuurd naar : Bibnet vzw
Project Bibliotheekportalen Xxxxxxxxxxx 00
X-0000 Xxxxxxx
Algemene verkoopsvoorwaarden en inlichtingen
De uitvoering van onze offerte is onderworpen aan de volgende voorwaarden, behoudens in zoverre uitdrukkelijk anders bepaald in de offerte zelf, dan wel in onze algemene voorwaarden (in de mate deze reeds van toepassing zijn).
Bestelling
Uw bestelling dient ons geadresseerd te worden per fax of gewone post. De bestelling impliceert dat u akkoord gaat met deze voorwaarden.
Prijs
Alle vermelde bedragen zijn excl. BTW en hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij anders vermeld, ingaand vanaf de offertedatum.
Leveringstermijn
Onze leveringstermijn bedraagt 2 maanden, te rekenen vanaf de ontvangst van de bestelbon.
Facturatie
Facturatie gebeurt onmiddellijk bij levering van materialen, bij installatie van software en bij uitgevoerde prestaties.
Betaalvoorwaarden
Onze facturen dienen per bankoverschrijving betaald te worden binnen 60 dagen na datum factuur. Elke mogelijkheid tot compensatie wordt uitgesloten.
Garantie
De garantie op de materialen is afhankelijk van de voorwaarden van de betrokken constructeurs.
De garantie op niet-Infor software is afhankelijk van de voorwaarden van de betrokken derde software leveranciers .
De garantie op de eigen software en diensten van Infor bedraagt 3 maanden en is beperkt tot de enkele herstelling of vervanging. Er wordt expliciet overeengekomen dat, indien de schade kan toegeschreven worden aan Infor, haar globale aansprakelijkheid beperkt is tot maximaal het bedrag excl. BTW van deze offerte. Wij waarborgen in geen enkel geval dat de geleverde goederen in staat zijn om aan een specifieke behoefte te beantwoorden, eigen aan de activiteit van de klant.
Risico op verlies en beschadiging :
De klant draagt alle risico’s op verlies en beschadiging van materialen vanaf de datum van levering door Infor aan de klant of aan de eerste transporteur.
Eigendom
De goederen blijven onze eigendom tot de volledige betaling is toegekomen.
Betwisting
Elke klacht betreffende een levering moet binnen de zeven dagen na levering per aangetekend schrijven aan Infor worden meegedeeld. Een klacht kan in geen geval een schorsing van betaling rechtvaardigen. Gevallen van betwisting worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbank van Brussel met toepassing van het Belgisch recht.
Bijlage 2 : ONDERHOUD OVEREENKOMST OND245-1
Ondergetekenden :
Infor Global Solutions (Brussels) Xxxxx Xxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
hierna te noemen Infor enerzijds, en
Bibnet vzw Xxxxxxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxx
hierna te noemen de opdrachtgever anderzijds,
verklaren hierbij dat zij met betrekking tot het onderhoud en de gebruiksondersteuning van de Vubis-programmatuur, waarvan Infor eerder aan de opdrachtgever gebruiksrechten leverde, en de toebehorende apparatuur, een overeenkomst zijn aangegaan waarbij de volgende bepalingen van toepassing zijn.
Overeenkomst nummer :
OND246
Van toepassing zijnde voorwaarden :
- Bijzondere voorwaarden onderhoud OND246-1
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Plaats : | Plaats | : | Brussel |
Datum : Bibnet | Datum | : Infor |
Naam : Naam :Xxx Xxxxxxxx Functie : Functie:directeur
BIJZONDERE VOORWAARDEN ONDERHOUD KOPPELVLAK AQUABROWSER – OND246-1
Bibnet ARTIKEL 1
(software)
Het onderhoud omvat :
- Het Koppelvlak met Aquabrowser voor de PBS-systemen van West-Vlaanderen, Oost- Vlaanderen, Limburg en VGC;
- Het gelijk houden van de softwareversie van deze module tussen alle PBS’en en Gent en Brugge
ARTIKEL 2
(Meldingsperiode en responstijd)
1. De meldingsperiode loopt :
- van maandag tot en met donderdag, van 9.00 u tot 16.45 u;
- en vrijdag van 9.00 u tot 16.00 u,
- met uitzondering van de in België algemeen erkende feestdagen.
2. Responstijd :
De interventietijd bij software-storingen die een stagnatie van het produktieproces van de opdrachtgever tot gevolg hebben is 4 werkuren.
3. Contactgegevens :
De rapportering van meldingen of incidenten gebeurt via:
- Telefoon: 02/727.78.20
ARTIKEL 4
(Prijzen)
1. De vergoeding van het door Infor te verrichten onderhoud van de software is op volgende wijze geregeld :
De jaarlijkse support kost bedraagt 7.400 EUR excl. BTW of 8.954 EUR iBTW
2. Voor het op afroep van de opdrachtgever verrichten van herstellingsonderhoud buiten de standaarduren rekent Infor een uurtarief van 125 € aan, met een minimum van 250 € (excl. verplaatsingsonkosten) en een maximum van 900 € (excl verplaatsingsonkosten) per dag.
ARTIKEL 4 Bis
(Indexering)
De verschuldigde vergoeding vastgesteld overeenkomstig artikel 4 van onderhavige overeenkomst wordt jaarlijks van rechtswege onderworpen aan indexering.
De indexclausule is samengesteld als volgt :
Gefactureerde prijs :
Basisprijs X Nieuw Indexcijfer Aanvangsindexcijfer
Voor de toepassing van bovenvermelde formule is :
- de basisprijs: de prijs die oorspronkelijk werd overeengekomen (artikel 4)
- het nieuw indexcijfer: het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan de maand waarin de indexatie plaatsvindt.
- het aanvangsindexcijfer : het indexcijfer der consumptieprijzen (Agoria)van de maand voorafgaand aan de respectievelijke inwerkingtreding van de overeenkomst dan wel van haar Bijlage(n).
ARTIKEL 5
(Looptijden)
1. Deze overeenkomst treedt in werking 3 maanden na de geacepteerde installatie.
2. Voor de resterende periode van 2010 wordt het bedrag uit artikel 4 verrekend pro-rata per installatie en voor de resterende maanden.
3. Per 1 januari 2011 loopt de overeenkomst voor het geheel van de installaties tot 31 december 2011.
4. Deze overeenkomst is opzegbaar mits aangetekend schrijven ten laatste 3 maanden voor vervaldatum. Bij stilzwijgen wordt het contract jaarlijks verlengd en geldt een opzegperiode van 3 maanden voor vervaldatum.
ARTIKEL 6
(Facturering)
Facturen dienen te worden gezonden naar :
Bibnet vzw
Project Bibliotheekportalen Xxxxxxxxxxx 00
X-0000 Xxxxxxx
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van een addendum aan de overeenkomst bibliotheekportalen met de vzw Bibnet over de eenmalige kosten van een koppelvlak nr. 20112012-0547 van 31-05-2012
De collegeleden,
Xxxxx DE LILLE Xxxxxxxx XXXXXXXX Xxx XXXXXXXXX