Bestek nr. S&L/DA/2023/001 27
Bestek nr. S&L/DA/2023/001 27
bijlagen
Offerteformulier
Prijsinventaris
Buitenlandse firma – Vaste inrichting
Hoe het UEA invullen en downloaden
Model voor de referenties
Artikel 9 en 10 van de codex over het welzijn op het werk
Model voor het stellen van vragen
Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
Team Overheidsopdrachten
North Galaxy – Toren B23 – bus 784
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00
1030 BRUSSEL
Bestek: S&L/DA/2023/001
Openbare procedure voor de uitrol van een cloud-based contact center ter vervanging van het huidige on prem contact center |
De firma:
(volledige benaming) |
met als adres:
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer: |
|
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw1: |
(naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de omschreven diensten tegen de prijzen vermeld in de prijsinventaris.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op:
het rekeningnummer:
|
|
|
|
|
Indien de facturatie door een andere vestiging dan de hierboven vermelde maatschappelijke zetel zal worden opgemaakt, moet het adres ervan hieronder vermeld worden.
NB : het BTW-nummer ervan moet identiek zijn aan die van de op blz. 1 vermelde maatschappelijke zetel.
Vestiging die de facturatie zal opmaken, gedomicilieerd op het adres :
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) (telefoonnummer) (e-mailadres) |
KMO (kleine en middelgrote onderneming):
Wordt uw firma beschouwd als een KMO in de zin van artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen?2 |
JA / NEEN3 |
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
|
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD VOOR DE BEDRAGEN VERMELD IN DE PRIJSINVENTARIS:
Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxx, Vice-eersteminister en minister van Financiën, belast met de Coördinatie van de fraudebestrijding |
Element |
Prijs excl. BTW |
Prijs incl. BTW |
Prijs migratie voor FOD Financiën |
|
|
Prijs setup voor FOD Financiën |
|
|
Profiel |
dagprijs excl. BTW |
dagprijs incl.BTW |
Contact Center Architect |
|
|
Contact Center Engineer |
|
|
Contact Center Administrator |
|
|
Contact Center Change manager |
|
|
Aantal transacties per jaar |
Prijs per transactie excl. BTW |
Prijs per transactie incl. BTW |
Small Tussen de 1 en 499.999 transacties |
|
|
Medium Tussen de 500.000 - 1.249.999 transacties |
|
|
Large boven 1.250.000 transacties |
|
|
Opties |
Prijs per transactie excl. BTW |
Prijs per transactie incl. BTW |
|
|
|
Facebook messenger |
|
|
Webchat |
|
|
Voice bot |
|
|
Chat bot |
|
|
Outbound call |
|
|
Mogelijkheid tot toevoegen van extra opties via en shoppinglist (evolutie van technologie)
F.2.1.5. Prijs van de opleiding
Type opleiding |
Taal |
Prijs excl. BTW |
Prijs incl. BTW |
Opleiding voor beheerder van het systeem (groep van max. 10 deelnemers) |
NL |
|
|
FR |
|
|
|
Opleiding voor gebruiker van het systeem (groep van max. 25 deelnemers) |
NL |
|
|
FR |
|
|
|
Opleiding voor supervisors van het systeem (groep van xxx. 10 deelnemers) |
NL |
|
|
FR |
|
|
F.2.1.6. Vrije optie: Engelstalige opleiding
Type opleiding |
Prijs excl. BTW |
Prijs incl. BTW |
Opleiding voor beheerder van het systeem (groep van max. 10 deelnemers) in het Engels |
|
|
Opleiding voor gebruiker van het systeem (groep van max. 25 deelnemers) in het Engels |
|
|
Opleiding voor supervisors van het systeem (groep van xxx. 10 deelnemers) in het Engels |
|
|
Bestek: S&L/DA/2023/001
Openbare procedure voor de uitrol van een cloud-based contact center ter vervanging van het huidige on prem contact center |
De firma:
(volledige benaming) |
met als adres:
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer: |
|
OF
Buitenlands BTW-nummer: |
|
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw4: |
(naam) (functie) |
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
handelend in de hoedanigheid van inschrijver of gevolmachtigde, bevestigt de juistheid van de gegevens, verstrekt in dit document.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op:
het rekeningnummer:
|
|
|
|
|
KRUIS AAN WAT VAN TOEPASSING IS ONDER A EN/OF B
LEVERING VAN GOEDEREN
A.1. DE GOEDEREN WORDEN NIET IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
De goederen worden binnengebracht in België vanuit een plaats buiten het BTW-gebied van de Europese Unie of ingevoerd vanuit een derde land
De leverancier treedt op als de ontvanger van de invoer en moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: de leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer: |
|
De goederen zijn afkomstig uit een andere EU-lidstaat
De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder BTW. De BTW moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
NB: wanneer de goederen vóór de verkoop door de leverancier eerst naar België worden overgebracht en vervolgens aan de aanbestedende overheid worden verkocht, moet de aanbestedende overheid worden geacht de aankoop in België te doen en niet in het buitenland.
De goederen zullen worden vervoerd vanuit ................................................................... (land)
De goederen komen uit België
NB: de leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer: |
|
A.2. DE GOEDEREN WORDEN IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: de leverancier moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer: |
|
PRESTATIE VAN DIENSTEN
B.1. DE DIENSTVERLENER HEEFT EEN PERMANENTE VESTIGING IN BELGIË DIE TUSSENKOMT/DEELNEEMT BIJ HET VERLENEN VAN DE DIENSTEN5
De dienstverlener moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze BTW wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
Vaste inrichting met adres :
(straat) (postnummer en gemeente) (België) |
NB: de dienstverlener / vaste inrichting moet een Belgisch BTW-nummer hebben om Belgische BTW te kunnen aanrekenen.
Belgisch BTW-nummer: |
|
B.2. de dienstverlener heeft geen vaste inrichting in belgië of de belgische inrichting komt niet tussen BIJ/neemt niet deel aan het verrichten van de diensten
De dienstverlener moet zijn factuur uitreiken zonder BTW. De BTW moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
Zoals aangegeven in het UEA zelf, moet u per ondernemer een UEA toevoegen wanneer u voor deze opdracht samen met andere ondernemers deelneemt en/of wanneer u een beroep doet op de draagkracht van andere ondernemers. In dat geval moeten deze allemaal toegevoegd worden op het moment dat u uw offerte indient.
Er zijn twee mogelijkheden om het UEA in te vullen.
Klik op de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Kies uw taal.
Bij “Wie bent u?” kiest u voor “Ik ben een ondernemer”.
Bij “Wat wilt u doen” kiest u voor “Een UEA (aanvraag of antwoord) importeren”.
Upload het document “uea.xml”, dat zich bevindt in de rubriek “Document” van de aankondiging van de opdracht op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Bij “Waar bevindt uw onderneming zich?” kiest u uw land.
Klik op “Volgende”.
U kan nu beginnen met het invullen van de vereiste velden:
Deel I. (enkel als de aanbestedende overheid dit niet vooringevuld heeft)
Deel II, A, B, C en D.
Deel III, A, B en C.
Deel IV, α.
Deel VI.
Wanneer u het document volledig ingevuld hebt, klikt u op “Overzicht”.
Klik op “Downloaden in beide formaten” (XML- en PDF-formaat).
Wanneer u uw offerte indient, moet u het ingevulde UEA in XML- en PDF-formaat toevoegen.
Druk het PDF-bestand van het UEA af, dat zich bevindt in de rubriek “Document” van de aankondiging van de opdracht op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Vul het volledig in.
Deel I. (enkel als de aanbestedende overheid dit niet vooringevuld heeft)
Deel II, A, B, C en D.
Deel III, A, B en C.
Deel IV, α.
Deel VI.
Scan het volledig ingevulde UEA in.
Wanneer u uw offerte/aanvraag tot deelneming indient, moet u het ingevulde UEA in PDF-formaat toevoegen.
Zoals aangegeven in het UEA zelf, moet u per ondernemer een UEA toevoegen wanneer u voor deze opdracht samen met andere ondernemers deelneemt en/of wanneer u een beroep doet op de draagkracht van andere ondernemers. In dat geval moeten deze allemaal toegevoegd worden op het moment dat u uw offerte indient.
Voorstelling van soortgelijke uitgevoerde contracten– Eén formulier per project.
Naam van het project
|
Naam van de onderneming
|
Bedrijfssector
|
Naam en adres van de contactpersoon
|
Duur van het contract (begin- en einddatum)
|
Budget: in euro
|
Naam van de onderaannemer(s) (indien van toepassing
|
Algemene kenmerken van het contract
|
Art. 9. <W 2007-06-03/81, art. 88, 017; Inwerkingtreding : 02-08-2007> § 1. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden :
1° de aannemers de nodige informatie te verstrekken ten behoeve van de werknemers van de aannemers en onderaannemers en ten behoeve van het overleg met betrekking tot de maatregelen bedoeld in 4°.
Deze informatie betreft inzonderheid :
a) de risico's voor het welzijn van de werknemers alsmede de beschermings- en preventiemaatregelen en -activiteiten, zowel voor de inrichting in het algemeen als voor elk type werkpost en/of elke soort functie of activiteit voor zover deze informatie relevant is voor de samenwerking of coördinatie;
b) de maatregelen welke zijn genomen voor de eerste hulp, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en de aangewezen werknemers die belast zijn met het in praktijk brengen van deze maatregelen;
2° zich ervan te vergewissen dat de in 1° bedoelde werknemers de passende opleiding en instructies inherent aan zijn bedrijfsactiviteit hebben ontvangen;
3° de gepaste maatregelen te treffen voor de organisatie van het aan zijn inrichting specifiek onthaal van de in 1° bedoelde werknemers en, in voorkomend geval, deze aan een lid van zijn hiërarchische lijn toe te vertrouwen;
4° het optreden van de aannemers en onderaannemers te coördineren en de samenwerking tussen deze aannemers en onderaannemers en zijn inrichting bij de uitvoering van de maatregelen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te verzekeren;
5° er zorg voor te dragen dat de aannemers hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan zijn inrichting, naleven.
§ 2. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden :
1° elke aannemer te weren waarvan hij kan weten of vaststelt dat deze de verplichtingen opgelegd door deze wet en haar uitvoeringsbesluiten met het oog op de bescherming van de werknemers niet naleeft;
2° met elke aannemer een overeenkomst te sluiten waarin inzonderheid volgende bedingen zijn opgenomen :
a) de aannemer verbindt er zich toe zijn verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar hij werkzaamheden komt uitvoeren, na te leven en door zijn onderaannemers te doen naleven;
b) indien de aannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, kan de werkgever in wiens inrichting de werkzaamheden worden uitgevoerd, zelf de nodige maatregelen treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de aannemer;
c) de aannemer die een beroep doet op (een) onderaannemer(s) voor het uitvoeren van werkzaamheden in de inrichting van een werkgever, verbindt er zich toe om in de overeenkomst(en) met deze onderaannemer(s) de bedingen op te nemen zoals bedoeld onder a) en b), wat inzonderheid inhoudt dat hijzelf, indien de onderaannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, de nodige maatregelen kan treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de onderaannemer.
3° zelf, na ingebrekestelling van de aannemer, onverwijld de nodige maatregelen in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk eigen aan de inrichting te treffen, indien de aannemer deze maatregelen niet neemt of zijn verplichtingen gebrekkig naleeft.
Art. 10. <W 2007-06-03/81, art. 88, 017; Inwerkingtreding : 02-08-2007> § 1. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers die werkzaamheden komen uitvoeren in de inrichting van een werkgever, zijn ertoe gehouden :
1° hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar zij werkzaamheden komen uitvoeren, na te leven en te doen naleven door hun onderaannemers;
2° de informatie, bedoeld in artikel 9, § 1, 1°, aan hun werknemers en onderaannemer(s) te verstrekken;
3° aan de werkgever bij wie zij werkzaamheden zullen uitvoeren de nodige informatie te verstrekken over de risico's eigen aan die werkzaamheden;
4° hun medewerking te verlenen aan de coördinatie en samenwerking bedoeld in artikel 9, § 1, 4°;
§ 2. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers hebben ten aanzien van hun onderaannemers dezelfde verplichtingen als de werkgever in toepassing van artikel 9, § 2 heeft ten aanzien van de aannemers.
Tussen
De Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën / Voorzitter van het directiecomité
Hierna: de “Verwerkingsverantwoordelijke”,
Enerzijds,
En
XXXNaam van de inschrijverXXX, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te XXX, ingeschreven bij de KBO onder nr. XXXXXX, vertegenwoordigd door XXX, krachtens XXX.
Hierna: de “Verwerker”
Anderzijds,
Hierna genoemd de “Partijen"
Wordt overeengekomen als volgt:
1. Voorwerp
Voor de uitvoering van opdracht S&L/DA/20XX/XXX voert de opdrachtnemer (hierna de “Verwerker”) een verwerking van persoonsgegevens uit in de zin van artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de “AVG”) voor rekening en in opdracht van de aanbestedende overheid (hierna de “Verwerkingsverantwoordelijke”) in de zin van artikel 28 van de AVG.
Deze Overeenkomst (waarvan de bijlagen integraal deel uitmaken) heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de Verwerker zich ertoe verbindt om de hierna omschreven verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens uit te voeren voor rekening en in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2. Conformiteit met de toepasselijke regelgeving
Binnen het raam van hun contractuele betrekkingen verbinden de Partijen zich ertoe om de regelgeving na te leven die van toepassing is op de verwerking van de persoonsgegevens, en in het bijzonder de AVG en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
3. Duur van de Overeenkomst
De Overeenkomst treedt in werking op XXXXX en wordt afgesloten voor de periode waarin de Verwerker in die hoedanigheid tussenkomt in de verwerking van de persoonsgegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking worden gesteld binnen het raam van opdracht S&L/DA/20XX/XXX.
4. Verwerking van persoonsgegevens
4.1. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens enkel in het kader van de uitvoering van opdracht S&L/DA/2023/001 en voor het (de) doeleinde(n) die het voorwerp uitmaakt (uitmaken) van deze Overeenkomst en enkel op basis van instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke zoals omschreven in bijlage 1), onder meer met betrekking tot doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op de verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx in kennis van deze wettelijke verplichting, tenzij die wet deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
4.2. Als de Verwerker zelf de doeleinden van de verwerking bepaalt, zal hij als een Verwerkingsverantwoordelijke worden beschouwd met betrekking tot die verwerking
4.3. Als de Verwerker van mening is dat de instructies de AVG schenden, moet hij de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis stellen.
4.4. Als de Verwerker verplicht is om een register bij te houden van de verwerkingsactiviteiten uitgevoerd voor rekening en volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 30 van de AVG, stelt hij dit register op verzoek ter beschikking van de GBA en de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
4.5. De Verwerker moet aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van de in artikel 28 van de AVG vastgelegde verplichtingen aan te tonen, met het oog op de uitvoering van audits door de Verwerkingsverantwoordelijke of zijn mandataris, en draagt binnen de mate van zijn mogelijkheden bij aan de goede en volledige verwezenlijking van deze audits.
5. Beveiliging van en toegang tot de gegevens
5.1 Beveiliging
5.1.1. De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, overeenkomstig artikel 32 van de AVG.
In het bijzonder zal de Verwerker de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, en zal waken over de integriteit en de beschikbaarheid van deze gegevens.
Bij het bepalen van de technische en organisatorische maatregelen, houdt de Verwerker rekening met:
- de stand van de techniek,
- de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden,
- de risico’s verbonden aan de verwerking van de persoonsgegevens,
- de uitvoeringskosten,
en is gehouden aan de minimale toepassing van de in bijlage 2 van deze Overeenkomst omschreven maatregelen.
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke op zijn verzoek, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx in kennis van de technische en organisatorische maatregelen die hij hiervoor heeft opgelegd of ingevoerd.
In geval van een veiligheidsincident stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis van elke inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens binnen een termijn van 72 uur na ervan kennis genomen te hebben, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Bij deze kennisgeving worden alle gegevens bijgevoegd die nuttig en noodzakelijk zijn om de Verwerkingsverantwoordelijke indien nodig in staat te stellen de GBA en/of de betrokken personen in kennis te stellen van deze inbreuk. De kennisgeving bevat minstens de volgende gegevens:
- de precieze aard van het veiligheidsincident
- datum en uur van de vaststelling
- een uitvoerige lijst met de gegevens die zijn geïmpacteerd
- de maatregelen die reeds werden genomen om het probleem te verhelpen
- datum en uur van het einde van het incident
- de structurele maatregelen die werden genomen om dit type van incident in de toekomst te voorkomen
5.2. Toegang tot de gegevens
De Verwerker ziet erop toe dat de personen die werken in zijn naam of voor zijn rekening alleen toegang krijgen tot deze gegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak met betrekking tot de verwerking bepaald in het raam van deze Overeenkomst, en zorgt ervoor dat een combinatie van toegangsrechten niet kan leiden tot onrechtmatige gegevensverwerkingen.
Bovendien neemt de Verwerker alle nodige technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang op te sporen en te voorkomen, en voorziet hij maatregelen om de toegangsbeveiliging te garanderen zoals bepaald in bijlage 2 van deze overeenkomst.
6. Plicht tot medewerking van de Verwerker
6.1. Informatierecht van de betrokken personen
Op het ogenblik van de gegevensinzameling dient de Verwerker aan de personen betrokken bij de verwerkingsactiviteiten informatie te verstrekken met betrekking tot de door hem uitgevoerde gegevensverwerking.
De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke de inhoud en de drager van deze informatie per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
6.2. Verplichting om gevolg te geven aan de aanvragen van de betrokken personen
Als de betrokken personen bij de Verwerker vragen om de uitoefening van hun rechten moet de Verwerker zich met deze aanvragen vanaf de ontvangst ervan richten tot de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
6.3. In voorkomend geval en rekening houdend met de aard van de verwerking, biedt de Verwerker hulp aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en helpt hij de Verwerkingsverantwoordelijke die is gehouden aan de voorafgaande raadpleging van de GBA en/of het beantwoorden van de vragen van de GBA.
De gegevens die noodzakelijk zijn voor de effectbeoordeling, zoals omschreven in bijlage 3 van deze overeenkomst, worden aan de Verwerkingsverantwoordelijke bezorgd per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
7. Vertrouwelijkheid
De Verwerker waarborgt de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die binnen het raam van deze Overeenkomst worden verwerkt en zorgt ervoor dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen in kennis werden gesteld van het wettelijke kader inzake de verwerking van de persoonsgegevens en zich ertoe hebben verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Deze verplichting tot vertrouwelijkheid blijft na afloop van deze Overeenkomst en zonder beperking in de tijd gelden.
8. Raadpleging van een andere Verwerker
De Verwerker heeft de toelating om een beroep te doen op een andere Verwerker zoals gespecificeerd in bijlage 4 van deze overeenkomst.
De Verwerker dient zich ervan te vergewissen dat zijn subverwerker voldoende garanties biedt ten aanzien van de implementatie van de technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking voldoet aan de eisen van de AVG en de bescherming van de rechten van de betrokken persoon wordt gewaarborgd.
De verwerking die door de Verwerker aan een andere verwerker wordt toevertrouwd, dient te worden vastgelegd in een Overeenkomst waarin dezelfde verplichtingen zijn vermeld als deze waartoe de Verwerker is gehouden krachtens de huidige overeenkomst.
Als de subverwerker deze verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de initiële Verwerker ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de uitvoering door zijn subverwerker van alle verplichtingen vermeld in de huidige overeenkomst.
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf in kennis van elke wijziging met betrekking tot de identiteit of de aan andere verwerkers toevertrouwde verwerkingsactiviteiten.
De kennisgeving wordt door de Verwerkers naar de Verwerkingsverantwoordelijke verstuurd, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
In de e-mail worden de verwerkingsactiviteiten, de volledige identiteit en de gegevens van de andere subverwerker(s) vermeld alsook een afschrift van het ontwerp van alle verwerkingsovereenkomsten.
De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van deze kennisgeving, om bezwaar aan te tekenen.
Bij gebrek aan een door de Verwerkingsverantwoordelijke geformuleerd bezwaar bij verstrijken vande gestelde termijn, treedt de verwerksovereenkomst tussen de initiële Verwerker en de andere verwerker(s) in werking.
9. Verantwoordelijkheid
De Verwerker waarborgt de Verwerkingsverantwoordelijke tegen activiteiten die voortvloeien uit de niet-naleving van de toepasselijke wetgeving of de specifieke verplichtingen die in deze Overeenkomst zijn omschreven. Deze waarborg is eveneens van toepassing wanneer de Verwerker buiten of in strijd met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke heeft gehandeld. Deze waarborg dekt eveneens alle schadelijke gevolgen die voortvloeiend uit de handelingen van de Verwerker.
De Verwerkingsverantwoordelijke waarborgt de Verwerker tegen activiteiten die voortvloeien uit de niet-naleving door hemzelf van de in de toepasselijke wetgeving of deze Overeenkomst bepaalde verplichtingen, alsook voor alle schadelijke gevolgen die voortvloeiend uit zijn handelingen.
10. Functionaris voor gegevensbescherming
In voorkomend geval bezorgt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vóór de uitvoering van opdracht S&L/DA/2023/001 de naam en de gegevens van de Functionaris voor gegevensbescherming die hij heeft aangesteld overeenkomstig artikel 37 van de AVG.
11. Einde van de overeenkomst
De verwerksovereenkomst blijft gelden gedurende de volledige duur van de prestatie voor de opdracht waarop zij betrekking heeft. Als de opdracht wordt beëindigd, op welke grond dan ook, wordt de verwerksovereenkomst op hetzelfde tijdstip van rechtswege beëindigd.
Aan het einde van de verwerksovereenkomst met betrekking tot de verwerking van de gegevens die in deze Overeenkomst zijn omschreven, verbindt de Verwerker zich ertoe om alle persoonsgegevens te vernietigen, tenzij het recht van de Unie of de Lidstaat eist dat deze gegevens worden bewaard.
Deze vernietiging moet worden ondersteund door afdoende bewijskrachtige documenten.
De verplichting tot vertrouwelijkheid bepaald in artikel 7 blijft na afloop van deze Overeenkomst gelden.
Als de Verwerker is gehouden om een register van de verwerkingsactiviteiten te houden overeenkomstig artikel 30 van de AVG, stuurt hij het volledige register na afloop van de verwerking per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt het eigendomsrecht van de persoonsgegevens, de gegevensbanken, de gegevens en het materiaal dat aan de Verwerker ter beschikking werd gesteld binnen het raam van de uitvoering van de overeenkomst.
12. Diverse bepalingen
De Partijen verbinden zich ertoe deze Overeenkomst uit te voeren te goeder trouw en met inachtneming van alle bepalingen die van toepassing zijn op het voorwerp ervan. Als er zich een situatie zou voordoen die niet in deze Overeenkomst is voorzien, verbinden de Partijen zich ertoe een oplossing te bieden binnen de geest van de toepasselijke bepalingen en deze overeenkomst.
Als één of meerdere bepalingen van deze Overeenkomst volledig of gedeeltelijk nietig of buiten toepassing zou moeten worden verklaard, doet de nietigverklaring van deze bepaling(en) geen afbreuk aan de geldigheid van de andere bepalingen of de algehele overeenkomst. De Partijen verbinden zich er aldus toe te onderhandelen over een nieuwe geldige bepaling die equivalent is aan de nietig of buiten toepassing verklaarde bepaling, en dit zo spoedig mogelijk.
13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Onderhavige Overeenkomst is enkel onderworpen aan het Belgische recht.
Geschillen over de interpretatie en/of de toepassing van deze Overeenkomst zullen op dezelfde wijze worden geregeld als voorzien in de opdracht waarmee de Overeenkomst verband houdt.
Bij gebrek aan specifieke bepalingen voorzien in de opdracht waarmee de Overeenkomst verband houdt, wordt bepaald dat de Partijen, in geval van een geschil, de voorkeur zullen geven aan de weg van onderhandelingen om het conflict trachten op te lossen.
Bij het mislukken van deze onderhandelingen verklaren de Partijen dat het geschil zal worden onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.
Opgemaakt te Brussel, op in zoveel exemplaren als er partijen zijn, waarbij elke partij erkent een origineel exemplaar te hebben ontvangen.
Naam, voornaam en hoedanigheid van elke Partij
Handtekening, voorafgegaan door de met de hand geschreven vermelding: “Gelezen en goedgekeurd”.
Bijlage 1 bij de verwerkingsovereenkomst: beschrijving van de verwerking die het voorwerp uitmaakt van de verwerkersovereenkomst
1. De Verwerker heeft de toelating om, voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de volgende dienst(en) te leveren of de volgende doeleinde(n) te realiseren:
2. Aard van de op de gegevens uitgevoerde bewerkingen:
3. De verwerkte persoonsgegevens zijn:
4. De categorieën van betrokken personen zijn:
Bijlage 2 bij de verwerkingsovereenkomst: Technische en organisatorische maatregelen
1. Technische maatregelen
Antivirus op alle pc’s/servers en regelmatige bijwerking
Maatregelen tegen het verlies van persoonsgegevens en regelmatige back-ups
Toegang tot de informaticasystemen via een systeem voor identificatie, authenticatie en machtiging van de beheerders en de medewerkers met loggingsysteem (personalisering van de toegang)
Systematische en automatische bijwerking van de software
Website met beveiligde verbinding en beveiliging van de netwerken
Versleuteling (encryptie) op het netwerk en de mobiele toestellen
Ontwikkeling op verschillende omgevingen (test - acceptance - production)
Identificatie van de dragers
2. Organisatorische maatregelen
Contactgegevens DPO
Bestaan van een informatieveiligheidsbeleid
Vorming en sensibilisering van het personeel op het vlak van de verwerking van persoonsgegevens
Procedure die de verbintenis van de interne en externe medewerkers tot naleving van de verplichting tot vertrouwelijkheid, en bestraffing in geval van niet-naleving ervan, waarborgt.
Fysieke beveiliging van de dragers van persoonsgegevens en de informaticasystemen (slotvaste ruimte, machtiging van bevoegde personeelsleden)
Preventie, detectie en behandeling van fysieke gevaren (brand, waterschade enz.)
Procedures voor databreach
Procedures die de rechten van de betrokken personen waarborgen
Bijlage 3 bij de verwerkingsovereenkomst: hulp van de Verwerker bij de effectbeoordeling
de verwerkte persoonsgegevens, de ontvangers en de opslagperiode ervan beschrijven;
de processen en de gegevensdragers voor de hele levenscyclus van de gegevens beschrijven (vanaf het verzamelen tot het wissen ervan);
de minimale gegevensverwerking rechtvaardigen om de ernst van de risico's te verminderen door het verzamelen van persoonsgegevens te beperken tot het strikt noodzakelijke ten aanzien van het vastgestelde doel;
de juistheid van de persoonsgegevens rechtvaardigen en, indien nodig, bijwerken; alsook redelijke maatregelen nemen zodat onjuiste persoonsgegevens onmiddellijk worden gewist of gerectificeerd;
aantonen dat de maatregelen ter bescherming van de rechten van de betrokken personen zijn gewaarborgd;
de bestaande technische en organisatorische maatregelen aantonen;
de risico’s op onwettige toegang tot de gegevens, op ongewenste wijzigingen van gegevens en op de verdwijning van gegevens beoordelen.
Bijlage 4 bij de verwerkingsovereenkomst: aanstelling van een subverwerker
De Verwerker heeft de toelating om een beroep te doen op XXXX voor de uitvoering van de volgende verwerkingsactiviteiten:
Om een snel antwoord mogelijk te maken, vermelden alle vragen verplicht de verwijzingen naar het lastenboek (vb. punt A.5.1., paragraaf 1, pagina 5). Ook de taal van het lastenboek waarnaar verwezen wordt dient ingevuld aangezien de paginanummers kunnen variëren naargelang de taal.
Punt/ |
Pagina- |
Taal |
Vraag |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 De niet correcte vermelding schrappen.
2 De voorwaarden om als een kmo te worden beschouwd, zijn:
jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50
jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro
balanstotaal: 4.500.000 euro
Wanneer meer dan een van de hierboven vermelde criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zijn de gevolgen van deze overschrijding van toepassing vanaf het boekjaar volgende op het lopende boekjaar waarin voor de tweede keer meer dan een criterium overschreden werd of niet meer overschreden werd.
3 Schrappen wat niet past
4 De niet correcte vermelding schrappen.
5 In de zin van artikel 11 van het Uitvoeringsreglement nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 tot vaststelling van de uitvoeringsmaatregelen van de Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijk stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van de artikelen 50, 51 en 55 van het BTW-Wetboek, beschouwt de Administratie dat een belastingplichtige een vaste inrichting in het land heeft als de drie volgende voorwaarden ingevuld zijn:
a) de belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwwerken;
b) de in a) bedoelde inrichting wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de in a) bedoelde inrichting verricht op geregelde wijze handelingen bedoeld in het BTW-Wetboek : leveringen van goederen of dienstsverrichtingen.
Een belastingplichtige die een vaste inrichting in België heeft wordt aangemerkt als een belastingplichtige die niet in België gevestigd is, als die inrichting aan de levering van goederen of aan de dienstverrichting geen deel neemt (artikel 51, § 2, alinea 2 van het BTW-Wetboek en 192bis van de Richtlijn 2006/112/CE van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als deelnemend aan de levering van goederen of aan de dienstverrichting, welke verricht werd vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van deze inrichting voor de uitvoering van de levering of prestatie wordt gebruikt. Eenvoudige taken van administratieve ondersteuning door de vaste inrichting volstaan niet (artikel 53 van het Uitvoeringsreglement nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 tot vaststelling van de uitvoeringsmaatregelen van de Richtlijn 2006/112/CE betreffende het gemeenschappelijk stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).