Dienstverleningsovereenkomst softwareprogramma Wolf
Dienstverleningsovereenkomst softwareprogramma Wolf
… <NAAM INSTELLING>, gevestigd aan … <ADRES> te … <POSTCODE> … <PLAATS> en rechtsgeldig vertegenwoordigd door … <VERTEGENWOORDIGER> in de functie van (hierna:
“Opdrachtgever”); en
Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling, gevestigd aan Xxxxxxxxxxxxxx 00 xx (0000 XX) Xxxxxx en rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx xx. X. Xxxxx in de functie van voorzitter Raad van Bestuur (hierna: “Stichting Cito”);
Hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen” en individueel te noemen “Partij”; Verklaren het navolgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1 Aard en omvang van de dienstverlening
Opdrachtgever wenst Stichting Cito in te zetten om via het programma Wolf de verwerking van afnamegegevens van centrale examens vo te faciliteren en/of te verrijken. Dit geldt voor de onder haar ressorterende school of scholen, waarvan de BRIN-informatie bekend is op basis van bestanden van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Hierbij geldt dat Stichting Cito de betreffende informatie gebruikt die in de maand januari/februari voorafgaand aan de betreffende centrale examens vo beschikbaar is. Concreet maakt Stichting Cito het mogelijk dat in een beveiligde digitale omgeving medewerkers van Opdrachtgever de beschikking krijgen over bestanden met groepsrapportages van examenkandidaten van Opdrachtgever, en/of bestanden waarmee de tweede correctie met een andere, door DUO aangewezen school kan worden gerealiseerd (c.q. vastgestelde examenresultaten kunnen worden doorgezet naar het eigen leerlingadministratiesysteem).
De separaat tussen Opdrachtgever en Stichting Cito gesloten verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van deze overeenkomst.
Artikel 3 Ingang en duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening door partijen en wordt aangegaan voor een periode tot en met 30 september 2023. De overeenkomst eindigt van rechtswege.
Artikel 4 Vergoeding en aansprakelijkheid
1. Opdrachtgever is met betrekking tot de dienstverlening geen vergoeding verschuldigd aan Stichting Cito.
2. Iedere vorm van aansprakelijkheid voor schade met betrekking tot de dienstverlening van Stichting Cito is onder alle omstandigheden uitgesloten, tenzij deze schade het gevolg is van opzet, grove schuld of bewuste roekeloosheid van Stichting Cito.
Artikel 5 Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. De Nederlandse rechter is bij uitsluiting bevoegd om van geschillen direct of indirect voortvloeiende uit deze overeenkomst kennis te nemen, waarbij geschillen in eerste instantie zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Arnhem.
1. Wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst kunnen partijen slechts binden voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen en door beide Partijen ondertekend.
2. De nietigheid van één of meer bepalingen in deze overeenkomst leidt niet tot nietigheid van de gehele overeenkomst. Partijen zullen in overleg treden om vervangende regelingen te treffen voor nietige bepalingen, waarbij de strekking daarvan zoveel mogelijk behouden zal moeten blijven.
3. In alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, dient door Partijen zoveel mogelijk aansluiting te worden gevonden bij de bedoeling van deze overeenkomst en de daarin opgenomen bepalingen.
Aldus overeengekomen en ondertekend
te ………… op … …………….. te Arnhem op ……………………….
……………………………………….
<NAAM INSTELLING> Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling
………………………………………………… xx. X. Xxxxx
<VERTEGENWOORDIGER>
Verwerkersovereenkomst softwareprogramma Wolf
… <NAAM INSTELLING>, gevestigd aan … <ADRES> te … <POSTCODE> … <PLAATS> en rechtsgeldig vertegenwoordigd door … <VERTEGENWOORDIGER> (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
en
Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling, gevestigd aan Xxxxxxxxxxxxxx 00 xx (0000 XX) Xxxxxx en rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx xx. X. Xxxxx (hierna: “Stichting Cito” of “Verwerker”);
Hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen” en individueel te noemen “Partij”; Nemen het volgende in aanmerking:
▪ Cito biedt via het programma Wolf enkele functionaliteiten aan die in aanvulling op de
uitwisseling van afnamegegevens van centrale examens vo de gegevensverwerking voor scholen kunnen faciliteren en/of verrijken. Verwerkingsverantwoordelijke heeft te kennen geven hiervan gebruik te willen maken. Ter uitvoering van deze overeenkomst (hierna: “de Overeenkomst”) verwerkt Verwerker, ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke, Persoonsgegevens;
▪ In het kader van het uitvoeren van die Overeenkomst is Stichting Cito aan te merken als Verwerker in de zin van de AVG en is Verwerkingsverantwoordelijke aan te merken als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG;
▪ Partijen wensen zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens om te gaan met de Persoonsgegevens die ter uitvoering van de Overeenkomst verwerkt (zullen) worden;
▪ Partijen wensen in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens hun rechten en plichten ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen Schriftelijk vast te leggen in deze Verwerkersovereenkomst.
In deze Verwerkersovereenkomst hebben de met hoofdletter geschreven begrippen de in dit artikel opgenomen betekenis. Waar de definitie in dit artikel in het enkelvoud is opgenomen, wordt ook het meervoud daaronder begrepen en vice versa, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of uit de context anders blijkt. Indien een met hoofdletter geschreven begrip niet in dit artikel is opgenomen wordt aan dit begrip de betekenis van de definitie uit artikel 4 AVG toegekend.
AVG: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Bijlage: een bijlage bij deze Verwerkersovereenkomst, die een integraal onderdeel vormt van deze Verwerkersovereenkomst.
Betrokkene(n): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of personen.
Dienst: de op grond van de Overeenkomst te leveren dienst(en) door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke.
DPIA: de gegevensbeschermingseffectbeoordeling die vóór de Verwerking ten aanzien van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in artikel 35 AVG.
Medewerker: de door Verwerker ingeschakelde werknemers en andere personen, niet zijnde Subverwerkers, waarvan de werkzaamheden onder zijn verantwoordelijkheid vallen en die worden ingeschakeld door Verwerker ter uitvoering van de Overeenkomst.
Overeenkomst: de dienstverleningsovereenkomst die tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker is gesloten en op grond waarvan Verwerker Persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst voor Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
Schriftelijk: op schrift gesteld of langs de elektronische weg, zoals bedoeld in artikel 6:227a van het Burgerlijk Wetboek.
Subverwerker: een andere verwerker, waaronder maar niet beperkt tot groepsmaatschappijen, zustermaatschappijen, dochtermaatschappijen en hulpleveranciers, die Verwerker inschakelt ter ondersteuning van de uitvoering van de Overeenkomst.
Verwerkersovereenkomst: de onderhavige overeenkomst inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.
ARTIKEL 2. VOORWERP VAN DE VERWERKERSOVEREENKOMST
1. De Verwerkersovereenkomst vormt een aanvulling op de Overeenkomst en vervangt eventuele eerder gemaakte afspraken tussen Partijen ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens. Bij tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst, prevaleren de bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst.
2. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen die plaatsvinden ter uitvoering van de Overeenkomst.
3. Verwerker brengt Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
4. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Xxxxxxxxx opdracht en instructies om de Persoonsgegevens te verwerken namens de Verwerkingsverantwoordelijke.
5. De instructies van Verwerkingsverantwoordelijke zijn nader omschreven in de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke kan naar redelijkheid Schriftelijk aanvullende of afwijkende instructies geven.
6. Partijen leggen in Bijlage A vast welke Verwerkingen de Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke uitvoert. Verwerker is uitsluitend tot de in Bijlage A gespecificeerde Verwerkingen gerechtigd.
7. Niettegenstaande artikel 8 en 9, verwerkt Verwerker de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke en op basis van de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2.5 en 2.6. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend voor zover de Verwerking noodzakelijk is ter uitvoering van de Overeenkomst, nimmer ten eigen nutte, ten nutte van Derden en/of voor reclamedoeleinden
c.q. andere doeleinden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van
deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
8. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke leven de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens na. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien naar mening van Xxxxxxxxx een instructie van Verwerkingsverantwoordelijke inbreuk oplevert op de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
9. Indien Verwerker in strijd met de Verwerkersovereenkomst en/of de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker voor die Verwerkingen als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
ARTIKEL 3. VERLENEN VAN BIJSTAND EN MEDEWERKING
1. Verwerker verleent Verwerkingsverantwoordelijke alle benodigde bijstand en medewerking bij het doen nakomen van de op Partijen rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens. Verwerker verleent, voor zover dergelijke bijstand betrekking heeft op de Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst, Verwerkingsverantwoordelijke in ieder geval dergelijke bijstand met betrekking tot:
▪ De beveiliging van Persoonsgegevens;
▪ Het uitvoeren van controles en audits;
▪ Het uitvoeren van DPIA’s;
▪ Voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit;
▪ Het voldoen aan verzoeken van de toezichthoudende autoriteit of een andere overheidsinstantie;
▪ Het voldoen aan verzoeken van Xxxxxxxxxxx;
▪ Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
2. Onder het verlenen van bijstand en medewerking met betrekking tot het voldoen aan verzoeken van Betrokkenen, worden in ieder geval de volgende verplichtingen voor Verwerker verstaan:
a. Xxxxxxxxx neemt alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat Xxxxxxxxxx zijn rechten kan uitoefenen.
b. Indien een Betrokkene met betrekking tot de uitvoering van zijn rechten direct contact opneemt met Verwerker, dan gaat Verwerker hier – behoudens uitdrukkelijke andersluidende instructie van Verwerkingsverantwoordelijke – niet (inhoudelijk) op in, maar bericht Verwerker dit onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke met een verzoek om nadere instructies.
c. Indien Verwerker de Dienst rechtstreeks aanbiedt aan Betrokkene, is Verwerker verplicht om Betrokkene namens de Verwerkingsverantwoordelijke te informeren over de Verwerking van de Persoonsgegevens van Betrokkene op een wijze die in overeenstemming is met de rechten van Betrokkene.
3. Onder het verlenen van bijstand en medewerking met betrekking tot het voldoen aan verzoeken van de Toezichthoudende autoriteit of een andere overheidsinstantie, worden in ieder geval de volgende verplichtingen voor Verwerker verstaan:
a) Indien Verwerker een verzoek of een bevel van een Nederlandse en/of buitenlandse overheidsinstantie ontvangt met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder maar niet beperkt tot een verzoek van de toezichthoudende autoriteit, informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, voor zover dat wettelijk is toegestaan. Bij de
behandeling van het verzoek of bevel neemt Xxxxxxxxx alle instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in acht en verleent Verwerker alle redelijkerwijs benodigde medewerking aan Verwerkingsverantwoordelijke.
b) Indien het Verwerker wettelijk is verboden om te voldoen aan zijn verplichtingen op grond van artikel 3.3.a, behartigt Verwerker de redelijke belangen van Verwerkingsverantwoordelijke. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
- Verwerker laat juridisch toetsen in hoeverre: (i) Verwerker wettelijk verplicht is om aan het verzoek of bevel te voldoen; en (ii) het Verwerker daadwerkelijk is verboden om aan zijn verplichtingen jegens Verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 3.3.a te voldoen.
- Verwerker werkt alleen mee aan het verzoek of bevel indien Verwerker hiertoe wettelijk verplicht is en waar mogelijk maakt Xxxxxxxxx (in rechte) bezwaar tegen het verzoek of bevel of het verbod om Verwerkingsverantwoordelijke hierover te informeren of de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke op te volgen.
- Verwerker verstrekt niet meer Persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk om aan het verzoek of bevel te voldoen.
- Verwerker onderzoekt indien sprake is van doorgifte in de zin van artikel 8 de mogelijkheden om te voldoen aan de artikelen 44 tot en met 46 AVG.
ARTIKEL 4. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS
1. Verwerker beperkt de toegang tot Persoonsgegevens aan Medewerkers, Subverwerkers, Derden en andere Ontvangers van Persoonsgegevens tot een noodzakelijk minimum.
2. Verwerker verschaft uitsluitend toegang aan die Medewerkers voor wie ter uitvoering van de Overeenkomst deze toegang tot Persoonsgegevens noodzakelijk is. De categorieën Medewerkers zijn in Bijlage A gespecificeerd.
3. Verwerker verschaft Subverwerkers geen toegang tot Persoonsgegevens zonder voorafgaande algemene of specifieke Schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke. Algemene Schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers is slechts verleend indien dit expliciet in Bijlage A is opgenomen.
4. Specifieke toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers is slechts verleend aan Subverwerkers die in Bijlage A zijn gespecificeerd.
5. De Subverwerkers die Verwerker inschakelt ter uitvoering van de Overeenkomst, zijn opgenomen in Bijlage A.
6. Verwerker licht Verwerkingsverantwoordelijke in geval van algemene Schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers uiterlijk drie (3) maanden voorafgaand aan beoogde veranderingen inzake de toevoeging, vervanging of wijziging van Sub-verwerker(s) en de ten gevolge hiervan noodzakelijke wijziging van Bijlage A, Schriftelijk in, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen Schriftelijk bezwaar te maken, binnen één (1) maand nadat Verwerkingsverantwoordelijke door Verwerker over de beoogde verandering is ingelicht. Partijen treden hierop in onderhandeling.
7. De algemene of specifieke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het inschakelen van Subverwerkers laat de verplichtingen voor Verwerker voortvloeiende uit de Verwerkersovereenkomst, waaronder maar niet beperkt tot artikel 8, onverlet. Verwerkingsverantwoordelijke kan zijn algemene of specifieke Schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers intrekken, indien Verwerker niet of niet langer voldoet aan de
verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst, de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
8. Verwerker legt de in de Verwerkersovereenkomst opgenomen verplichtingen op aan de door Verwerker ingeschakelde Subverwerkers door middel van een Schriftelijke overeenkomst. Verwerker garandeert dat de tot het verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde personen en andere Ontvangers van Persoonsgegevens zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.
9. Verwerker verstrekt op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke bewijs dat Verwerker, door Verwerker ingeschakelde Subverwerkers, de tot het verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigden personen en andere Ontvangers van Persoonsgegevens, voldoen aan artikel 4.7.
10. Verwerker blijft ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk en volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen door de door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Subverwerkers en/of Ontvangers, voortvloeiende uit de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens en de verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst.
1. Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet en de bescherming van de rechten van Betrokkenen is gewaarborgd. Verwerker treft hiertoe tenminste de technische en organisatorische maatregelen die zijn opgenomen in Bijlage B.
2. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houdt Verwerker rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
3. Verwerker legt zijn beveiligingsbeleid Schriftelijk vast. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verschaft Verwerker bewijs van een Schriftelijk beveiligingsbeleid bij Verwerker.
1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht op zijn verzoek een audit te laten uitvoeren door een door Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde deskundige, ten aanzien van de organisatie van Verwerker, teneinde aan te tonen dat Verwerker aan het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst, de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet.
2. Verwerker is verplicht de bevindingen van de onafhankelijke, externe deskundige uit de periodieke audit, op verzoek aan Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking te stellen in de vorm van een verklaring, waarin de deskundige:
2.1. Een oordeel geeft over de kwaliteit van de door Verwerker getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerkingen die Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke verricht;
2.2. Verwerkingsverantwoordelijke informeert over de overige bevindingen die relevant zijn voor nakoming van de Verwerkersovereenkomst, de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
3. Verwerkingsverantwoordelijke kan maximaal éénmaal per jaar gebruik maken van het recht op zijn verzoek een audit te laten uitvoeren bij Verwerker, of vaker bij een concreet vermoeden dat Verwerker de Verwerkersovereenkomst en/of de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, niet nakomt. Verwerkingsverantwoordelijke stelt Xxxxxxxxx ten minste 14 (veertien) dagen voor aanvang van de audit Schriftelijk in kennis. De audit mag de normale bedrijfsactiviteiten van Verwerker niet onredelijk verstoren.
4. De kosten van de periodieke audit komen voor rekening van Xxxxxxxxx. De kosten van de audit op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de bevindingen van de audit blijkt dat Verwerker de bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst en/of de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens niet is nagekomen.
5. Indien tijdens een audit wordt vastgesteld dat Verwerker niet aan het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst en/of de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet, neemt Verwerker onverwijld alle redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen om te zorgen dat Verwerker hieraan alsnog voldoet. De bijbehorende kosten komen voor rekening van Xxxxxxxxx.
ARTIKEL 7. INBREUK IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
1. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na kennisneming, over een inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke via de contactpersoon en de contactgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke zoals opgenomen in Bijlage A en ten minste ten aanzien van alle informatie zoals die blijkt uit het meest recente formulier datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens, welke te vinden is op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Verwerker garandeert dat de verstrekte informatie, voor zover bekend bij Verwerker op dat moment, volledig, correct en accuraat is.
2. Indien en voor zover het voor Verwerker niet mogelijk is om alle informatie uit het formulier datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens gelijktijdig te verstrekken, kan de informatie zonder onredelijke vertraging en in overeenstemming met artikel 7.1, in stappen worden verstrekt aan Verwerkingsverantwoordelijke.
3. Verwerker heeft adequaat beleid en adequate procedures ingericht om:
a. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens in een zo vroeg mogelijk stadium te detecteren;
b. Verwerkingsverantwoordelijke over een inbreuk in verband met Persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 7.1 te informeren;
c. Adequaat en onmiddellijk op een inbreuk in verband met Persoonsgegevens te reageren;
d. (verdere) onbevoegde kennisneming, wijziging, en verstrekking dan wel anderszins onrechtmatige Verwerking te voorkomen of te beperken en herhaling hiervan te voorkomen.
4. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verschaft Verwerker informatie over en inzage in dit door Verwerker ingerichte beleid en deze door Verwerker ingerichte procedures.
5. Xxxxxxxxx houdt Schriftelijk een register bij van alle inbreuken in verband met Persoonsgegevens
die betrekking hebben op of verband houden met de (uitvoering van de) Overeenkomst, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de getroffen corrigerende maatregelen. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verschaft Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke een afschrift van dit register.
6. Verwerker onthoudt zich van het doen van meldingen omtrent inbreuken in verband met Persoonsgegevens aan de Toezichthoudende autoriteit en/of de getroffen Betrokkenen, tenzij op uitdrukkelijk Schriftelijk verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke.
ARTIKEL 8. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
1. Persoonsgegevens mogen enkel worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte of internationale organisaties indien sprake is van een passend beschermingsniveau, in overeenstemming wordt gehandeld met de artikelen 44 tot en met 49 AVG en Verwerkingsverantwoordelijke hiervoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft verleend. Deze specifieke Schriftelijke toestemming is slechts verleend indien dit is opgenomen in Bijlage A.
2. Verwerker dient op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke aan te tonen dat aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 8.1 is voldaan.
3. De doorgiften van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte of aan internationale organisaties ter uitvoering van de Overeenkomst, zijn nader omschreven in Bijlage
A. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot deze in Bijlage A gespecificeerde doorgiften aan derde landen of internationale organisaties, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
ARTIKEL 9. VERTROUWELIJKHEID VAN PERSOONSGEGEVENS
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van de Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
1. Verwerker is verplicht Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk te informeren over voorgenomen wijzigingen in de Dienst, de uitvoering van de Overeenkomst en de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst die betrekking hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens en die (mogelijk) een wijziging van de Verwerkersovereenkomst en/of de Bijlagen vereisen. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
a. Wijzigingen die invloed (kunnen) hebben op de te verwerken (categorieën) Persoonsgegevens;
b. Wijziging van de middelen waarmee de Persoonsgegevens worden verwerkt;
c. Het inschakelen van andere Subverwerkers;
d. Wijziging in de doorgifte van Persoonsgegevens.
2. Verwerker is pas gerechtigd tot het uitvoeren van een wijziging in de Dienst, een wijziging in de uitvoering van de Overeenkomst, een wijziging in de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst en/of een wijziging die aanpassing van Bijlage A of Bijlage B tot gevolg heeft, indien Verwerkingsverantwoordelijke daaraan voorafgaand Schriftelijk toestemming voor deze wijziging(en) heeft gegeven. Onder een wijziging in de Dienst wordt verstaan een substantiële wijziging die gevolgen kan hebben voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Verwerker kan in afwijking van voorgaande zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke direct noodzakelijke verbeteringen uitvoeren, bijvoorbeeld met betrekking tot adequate beveiliging van de dienst. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk informeren over de wijziging.
3. Wijzigingen die betrekking hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens mogen nooit tot gevolg hebben dat Verwerkingsverantwoordelijke niet kan voldoen aan de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
4. In geval van nietigheid of vernietigbaarheid van één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
ARTIKEL 12. DUUR EN BEËINDIGING
1. De duur van de Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de Overeenkomst. De Verwerkersovereenkomst is niet los van de Overeenkomst te beëindigen. Bij beëindiging van de Overeenkomst eindigt de Verwerkersovereenkomst van rechtswege en vice versa.
2. Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd de Verwerkersovereenkomst te ontbinden, indien Verwerker niet voldoet of niet langer kan voldoen aan de Verwerkersovereenkomst en/of de AVG en/of andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerker in verzuim is, zonder dat Verwerker aanspraak maakt op enige schadevergoeding. Bij de ontbinding neemt Verwerkingsverantwoordelijke een redelijke opzegtermijn in acht, tenzij de omstandigheden onmiddellijke ontbinding rechtvaardigen.
3. Binnen één (1) maand nadat de Overeenkomst eindigt, vernietigt en/of retourneert Verwerker alle Persoonsgegevens en/of draagt Verwerker deze over aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of een andere door Verwerkingsverantwoordelijke aan te wijzen partij, naar gelang de keuze van Verwerkingsverantwoordelijke. Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
4. Verwerker bevestigt op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke Schriftelijk dat Verwerker aan alle verplichtingen uit artikel 12.3 heeft voldaan.
5. Verwerker draagt de kosten voor vernietiging, retournering en/of overdracht van de Persoonsgegevens. Verwerkingsverantwoordelijke kan nadere eisen stellen aan de wijze van vernietiging, retournering en/of overdracht van de Persoonsgegevens, waaronder eisen aan het bestandsformaat. Bij de overdracht van Persoonsgegevens wordt uitgegaan van een open bestandsformaat. Partijen zullen in overleg een redelijke verdeling van eventuele extra kosten voor de nadere eisen bepalen.
6. Verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst voortduren.
ARTIKEL 13. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING
1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen, die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de plaats waar Verwerkingsverantwoordelijke gevestigd is.
ALDUS OVEREENGEKOMEN DOOR PARTIJEN:
Verwerkingsverantwoordelijke Stichting Cito
/ / / /
Datum Datum
xx. X. Xxxxx
Naam
Handtekening Handtekening
Bijlage A: Specificatie van de Verwerking van Persoonsgegevens
Datum laatste aanpassing: 15 maart 2023.
Omschrijving van de Verwerking |
Het genereren van groepsrapportages waarin de resultaten van de door de school ingezonden groepen worden vergeleken met de resultaten van een landelijke steekproef. |
Doeleinden van de Verwerking |
Het op basis van de beoordeling door de eerste corrector vaststellen van de beheersingsgraad van een groep kandidaten in vergelijking met de resultaten van een landelijke steekproef, waaronder: - de Cito-interne opslag van resultaten; - het terug ontvangen door de eerste corrector van door zijn groep van kandidaten behaalde resultaten vergeleken met de resultaten van een landelijke steekproef; - het terug ontvangen door de school van deze vergelijking. |
De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkómen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de Verwerkte Persoonsgegevens. |
Categorieën Betrokkenen |
Eerste corrector van de kandidaten |
Examensecretaris van de school van de kandidaten |
Xxxx-accountbeheerder van de school van de kandidaten |
(categorieën) Persoonsgegevens |
Uniek (school)nummer, voornaam, achternaam, klas/groep en opleidingscode/vakcode/NE- aanduiding |
Contactgegevens eerste corrector (naam, telefoonnummer en mailadres) |
Mailadres examensecretaris |
Resultaten van de beoordeling van de groep van kandidaten. |
Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen |
Twee jaar na afname van de centrale examens vo |
Categorieën Medewerkers
Categorieën Medewerkers (functierollen/functiegroepen) van Verwerker die Persoonsgegevens Verwerken | (categorie) Persoonsgegevens die door Medewerkers worden verwerkt | Soort Verwerking | Land van Verwerking |
Medewerkers afdeling CTE | Alle genoemde categorieën | verwerking en opslag van resultaten | NL |
IT-beheerders | Alle genoemde categorieën | beveiliging, controle en preventie | NL |
Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke heeft Xxxxxxxxx geen toestemming gegeven voor het inschakelen van Subverwerkers.
Doorgiften
Verwerkingsverantwoordelijke heeft Xxxxxxxxx GEEN toestemming gegeven voor de hierna opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties.
Contactgegevens
Algemene contactgegevens | Naam | Functie | E-mail adres | Telefoonnummer |
Verwerkingsverantwoordelijke (in te vullen door Verwerkings- verantwoordelijke) |
Verwerker | Xxxxx Xxxxxxx | a.i. Projectleider examenverwerking | 026-3521111 |
Contactgegevens bij inbreuk in verband met Persoonsgegevens | Naam | Functie | E-mail adres | Telefoon- nummer |
Verwerkingsverantwoordelijke (in te vullen door Verwerkings- verantwoordelijke) | ||||
Verwerker | Xxxxx Xxxxxxx | security officer | 026-3521111 |
Omschrijving van de Verwerking |
Het faciliteren van de tweede correctie van door kandidaten gemaakte examens. |
Doeleinden van de Verwerking |
Het met gebruikmaking van de beoordeling door de eerste corrector registreren en vaststellen van het oordeel van de tweede corrector en de in overleg overeengekomen totaalscore met betrekking tot een kandidaat, waaronder: - de Cito-interne opslag van resultaten; - het doorzetten door de eerste corrector van door zijn kandidaten behaalde resultaten naar de tweede corrector; - het vrijgeven door de tweede corrector van de resultaten van de tweede correctie voor overleg met de eerste corrector; - het invoeren door de tweede corrector van in overleg met de eerste corrector overeengekomen totaalscores; - het terug ontvangen door de school van de eerste corrector van deze overeengekomen totaalscores en de mogelijkheid deze te fiatteren; - het doorzetten door de eerste corrector van de gefiatteerde totaalscores van zijn kandidaten naar het eigen leerling-administratiesysteem. |
De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkómen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de Verwerkte Persoonsgegevens. |
Het voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar maken van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van de beoordeling te verbeteren. |
Categorieën Betrokkenen |
Eerste en tweede corrector van de kandidaten |
Examensecretaris van de school van de kandidaten |
Xxxx-accountbeheerder van de school van de kandidaten |
(categorieën) Persoonsgegevens |
Uniek (school)nummer, voornaam, achternaam, geslacht, klas/groep, opleidingscode/vakcode |
Contactgegevens eerste en tweede corrector (naam, telefoonnummer en mailadres) |
Resultaten van de beoordeling van de kandidaat. |
Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen |
Twee jaar na afname van de centrale examens vo |
Categorieën Medewerkers
Categorieën Medewerkers (functierollen/functiegroepen) van Verwerker die Persoonsgegevens Verwerken | (categorie) Persoonsgegevens die door Medewerkers worden verwerkt | Soort Verwerking | Land van Verwerking |
Medewerkers afdeling examenverwerking | Alle genoemde categorieën | verwerking en opslag van resultaten | NL |
IT-beheerders | Alle genoemde categorieën | beveiliging, controle en preventie | NL |
Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke heeft Xxxxxxxxx GEEN toestemming gegeven voor het inschakelen van Subverwerkers.
Doorgiften
Verwerkingsverantwoordelijke heeft Xxxxxxxxx GEEN toestemming gegeven voor de hierna opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties.
Contactgegevens
Algemene contactgegevens | Naam | Functie | E-mail adres | Telefoonnummer |
Verwerkingsverantwoordelijke (in te vullen door Verwerkings- verantwoordelijke) |
Verwerker | Xxxxx Xxxxxxx | a.i. Projectleider examenverwerking | 026-3521111 |
Contactgegevens bij inbreuk in verband met Persoonsgegevens | Naam | Functie | E-mail adres | Telefoon- nummer |
Verwerkingsverantwoordelijke (in te vullen door Verwerkings- verantwoordelijke) | ||||
Verwerker | Xxxxx Xxxxxxx | security officer | 026-3521111 |
Bijlage B: Beveiligingsmaatregelen
Datum laatste aanpassing: 15 maart 2023
Maatregelen die Stichting Cito heeft genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking.
- Een passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van de persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast;
- Een systeem van autorisatie waardoor enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie;
- Er is een coördinator informatiebeveiliging die de risico’s omtrent de verwerking van persoonsgegevens inventariseert, het beveiligingsbewustzijn stimuleert, voorzieningen controleert en maatregelen treft die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid. Deze coördinator is bereikbaar op het volgende e-mailadres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.
- Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid;
- Er is een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten;
- Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen afgesloten en worden informatiebeveiligingsafspraken gemaakt;
- Het bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging wordt gestimuleerd.
- Stichting Cito heeft het internationale normenkader ISO27001 gebruikt als standaard voor het ISMS (Information Security Management System) en is ISO27001 gecertificeerd.
Certificaten waarover Verwerker beschikt:
Certificaten | Organisatieonderdeel / dienst waarop certificaat betrekking heeft | Geldigheidsduur certificaat | Verklaring van toepasselijkheid |
ISO27001 | Stichting Cito | 14-3-2025 | d.d. 1-12-2021 |
Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of inbreuken
Stichting Cito heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van inbreuken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zullen wij de verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
- De kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk, samenvatting van de inbreuk waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op wat voor onderdeel van de beveiliging gaat het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van
persoonsgegevens);
- De oorzaak van de inbreuk;
- Hoe de inbreuk is ontdekt;
- De maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
- Of de bij de inbreuk betrokken gegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
- Benoemen van groep(en) betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep betrokkenen;
- Wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk, waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor betrokkene(n);
- De hoeveelheid en soort persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere gegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).