Overeenkomst tot regeling van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de door Berenschot Belgium uitgevoerde marktstudies (o.a. My Reward Benchmark by Berenschot)
Overeenkomst tot regeling van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de door Berenschot Belgium uitgevoerde marktstudies (o.a. My Reward Benchmark by Xxxxxxxxxx)
Artikel 1. Definities
De volgende in deze Overeenkomst gebruikte begrippen moeten worden geïnterpreteerd op dezelfde wijze als in Verordening (EU) 2016/679, hierna de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”: “Betrokkene”, “Ontvanger”, “Persoonsgegevens”, “Toezichthoudende Autoriteit”, “Verwerker”, “Verwerkingsverantwoordelijke”.
“Klant” betekent de rechtspersoon die loongegevens van zijn medewerkers deelt met Berenschot Belgium in het kader van deze overeenkomst.
“Marktstudie” betekent de generieke of sectorspecifieke studie die door Berenschot Belgium wordt uitgevoerd met betrekking tot de loongegevens van werknemers op de Belgische markt en waarvoor de verantwoordelijkheid voor de verwerking van Persoonsgegevens met deze Overeenkomst wordt geregeld.
“Overeenkomst” betekent deze overeenkomst waarmee Partijen hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor deelname aan de Marktstudie regelen.
Artikel 2. Draagwijdte
Beide Partijen erkennen hun rol, de Klant als Verwerkingsverantwoordelijke en Berenschot Belgium als Verwerker, en verbinden er zich in die hoedanigheid toe het toepasselijk recht na te leven, in het bijzonder, maar niet uitsluitend, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 3. Verwerking in het kader van de deelname aan een Marktstudie
Deze Overeenkomst heeft betrekking op de verwerking van Persoonsgegevens door de Partijen in het kader van de deelname van de Klant aan een Marktstudie.
De Klant deelt loongerelateerde Persoonsgegevens van zijn werknemers met Berenschot Belgium, zoals en voor de doeleinden hieronder uiteengezet. Berenschot Belgium verwerkt de Persoonsgegevens die het van de Klant ontvangt uitsluitend in het kader van de generieke en specifieke Marktstudies en voor de diensten die hiermee gepaard gaan.
Berenschot Belgium publiceert de geaggregeerde resultaten van de loonanalyse via een online toepassing dat voor meerdere personen toegankelijk is, al dan niet tegen betaling. Deze bevat geen informatie waarmee individuele Persoonsgegevens van andere klanten of deelnemers aan marktstudies, kunnen worden geïdentificeerd.
Artikel 4. Categorieën van betrokkenen
In het kader van deze Overeenkomst verwerken de Partijen de Persoonsgegevens van volgende categorieën van Betrokkenen:
a) Werknemers van de Klant, en
b) Personeel van de Klant en Berenschot Belgium dat belast is met de taken voor deelname aan de Marktstudie.
Artikel 5. Categorieën van persoonsgegevens
In het kader van deze Overeenkomst verwerken de Partijen de volgende categorieën van Persoonsgegevens:
- Met betrekking tot de eerste categorie van Betrokkenen (categorie a): Niet gevoelige persoonsgegevens, zoals identificatienummer, leeftijd, financiële gegevens (loongegevens), tewerkstelling gerelateerde gegevens (zoals functie binnen de organisatie van de Klant);
- Met betrekking tot de tweede categorie van Betrokkenen (categorie b): Contactinformatie en communicatie in het kader van de deelname aan de Marktstudie.
Artikel 6. Doeleinden van de verwerking
De Persoonsgegevens van de Betrokkenen worden voor de volgende doeleinden verwerkt:
- Voor de deelname aan de Marktstudie;
- Vanuit het perspectief van de Klant: Met het oog op het verwerven van meer inzicht in het eigen loonbeleid door de salarisstudies van Berenschot Belgium, al dan niet in combinatie met de HR diensten die worden aangeboden door Berenschot Belgium;
- Vanuit het perspectief van Berenschot Belgium: Met het oog op de analyse van het loonbeleid van bedrijven en sectoren op de Belgische markt.
Artikel 7. Doelbinding
De Partijen verbinden er zich toe om niet meer Persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden hierboven uiteengezet.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor deze doeleinden.
Artikel 8. Beveiliging van de persoonsgegevens
De Persoonsgegevens worden op beveiligde wijze opgeslagen in een databank die wordt beheerd door Berenschot Belgium, op het grondgebied van de Europese Unie.
De opgeslagen Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk door het personeel van Berenschot Belgium dat belast is met de analyse en de rapportering van de looninformatie en dit uitsluitend voor wat betreft de uitvoering van deze taken.
Beide Partijen staan in voor de opleiding van het eigen personeel inzake omgang met Persoonsgegevens.
Berenschot Belgium verbindt er zich toe om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen opdat de toegang tot de verwerkte Persoonsgegevens wordt beperkt tot de Klant.
Artikel 9. Doorgifte van persoonsgegevens
De Partijen komen overeen dat de Persoonsgegevens niet worden gedeeld met derde partijen, noch binnen de Europese Unie, noch daarbuiten.
Artikel 10. Verplichtingen van de Partijen met betrekking tot de rechten van de Betrokkenen
De Klant verbindt er zich toe om alle nodige informatie over de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van zijn deelname aan de Marktstudie aan de betrokken personen mee te delen.
Elke Partij duidt een contactpersoon aan binnen zijn organisatie die door de Betrokkenen of door de andere Partij kan worden gecontacteerd met vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van deze Overeenkomst. Betrokkenen kunnen bij deze contactpunten verzoeken indienen voor de uitoefening van hun rechten als Betrokkene;
De volgende contactpersonen werden door de Partijen aangesteld:
- Voor de Klant: (aan Berenschot Belgium mee te delen)
- Voor Berenschot Belgium: DPO, Xxxx Xxxxxxxx, Xxxx.Xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
De Partij aan wie een Betrokkene een verzoek richt tot uitoefening van zijn rechten, gaat na of het verzoek geldig en legitiem is. De andere Partij wordt zonder onredelijke vertraging op de hoogte gebracht van elk geldig en legitiem verzoek. Elke Partij behandelt het verzoek betreffende de persoonsgegevens waarvoor hij instaat. De Partij die het verzoek ontvangt brengt de betrokkene op de hoogte van de beslissingen met betrekking tot het verzoek.
Artikel 11. Medewerkingsplicht
De Partijen gaan akkoord om aan elkaar medewerking te verlenen, zowel als om samen te werken met de bevoegde Toezichthoudende Autoriteit bij het vervullen van haar taken.
Artikel 12. Bevoegde Toezichthoudende Autoriteit
De Partijen wijzen de Belgische Toezichthoudende Autoriteit aan als de bevoegde Autoriteit.
Artikel 13. Meldingsplicht
In geval van een datalek of andere inbreuken op het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht informeren de Partijen elkaar hierover zonder onredelijke vertraging, maar niet later dan binnen 48 uur, na de ontdekking of kennisname van de inbreuk. Partijen houden elkaar op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de inbreuk, alsook over de getroffen en geplande maatregelen om de inbreuk te beperken of te beëindigen en om een soortgelijk incident in de toekomst te vermijden. Partijen doen melding van deze inbreuk bij de Toezichthoudende Autoriteit en aan de Betrokkenen overeenkomstig hun verplichtingen uit het gegevensbeschermingsrecht.
Artikel 14. Slotbepalingen
Deze overeenkomst blijft voor een onbepaalde periode in werking.
De wezenlijke inhoud van deze Overeenkomst wordt aan de Betrokkenen ter beschikking gesteld.