Contract onbepaalde duur Salarisschaal: C111
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een
HR-medewerker
Contract onbepaalde duur Salarisschaal: C111
Je activiteit bepaalt je werkplek. Je kan dus zowel op kantoor in Antwerpen werken, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.
Vacaturenummer: req11137
Je kan solliciteren tot en met: 24 juli 2023
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1. Werken als HR-medewerker in het kort 2
2. Over het Agentschap Martieme Dienstverlening en Kust 2
3. Jouw takenpakket in een notendop 3
4.3. Xxxxxx en vaardigheden van een HR-medewerker 6
6.1. Module 1: eerste screening 8
6.2. Module 2: screening competenties 9
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9
6.4. Niet nodeloos hertesten 10
8. Heb je redelijke aanpassingen nodig? 10
1. WERKEN ALS HR-MEDEWERKER IN HET KORT
Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en kust is op zoek naar een HR-medewerker. Als HR-medewerker ondersteun je team HR in de dagelijkse operationele werking. Dit houdt in dat je verschillende activiteiten uitvoert met betrekking tot personeelsbeheer en opvolging van verscheidene dossiers. Hiervoor maak je gebruik van jouw organisatorische en administratieve vaardigheden.
Xxx xxx een krak in administratie, alsook plannen en organiseren? Heb jij een nauwkeurige blik? Wil jij graag werken in een nautische omgeving? Dan ben jij misschien wel de kandidaat waar wij naar op zoek zijn!
Xxxxxxxx naar jouw takenpakket als HR-medewerker?
• Je staat in voor het administratief beheer van de HR-dienst (bv. planning geneeskundige onderzoeken, controle facturen, onkostendeclaraties, enz.).
• Je verzorgt de registratie in het personeelssysteem (bv. verloven).
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van personeelsdossiers en staat in voor de administratieve opvolging van verschillende dossiers (bv. arbeidsongevallen, aanwervings- en doorstroomdossiers, enz.).
• Je beantwoordt vragen met betrekking tot personeelszaken van personeelsleden, klanten en
externen.
• Je ondersteunt jouw collega’s van team HR in projecten die de dienstverlening optimaliseren.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en hoe de sollicitatieprocedure verloopt.
2. OVER HET AGENTSCHAP MARITIEME DIENSTVERLENING EN KUST
Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone.
Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job.
De functie van HR-medewerker situeert zich binnen de Dienst met Afzonderlijk Bestuur Loodswezen (DABL) van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. Het loodswezen omvat 430 personeelsleden en heeft als kerntaak het veilig en vlot loodsen en beloodsen van de scheepvaart tegen een maatschappelijk aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.
Je komt terecht in het team HR dat bestaat uit vier personen.
Meer informatie vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xx.
3. XXXX TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP
Als HR-medewerker verleen je administratief-ondersteunende diensten aan het HR-team met als doel bij te dragen tot een vlotte en efficiënte administratieve werking van de dienst DAB Loodswezen, en bij uitbreiding het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust.
RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot personeel of de dienst met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. | - Periodiek verzamelen van operationele gegevens en cijfers en deze waar nodig invoeren in het Loodsen Informatie Systeem (LIS) of het HR-systeem o bv. persoons- en functiegegevens, afwezigheden, medische gegevens, gevolgde opleidingen, enz. - Nagaan van volledigheid en correctheid van gegevens o bv. persoons- en functiegegevens personeelsleden, gegevens uit rapporten, enz. - Opvolgen van hangende dossiers, vragen om advies en inlichtingen bij de bevoegde (administratieve) diensten van de Vlaamse overheid - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid o bv. aanvraagdocument verlofstelsels, aanvraagdocument onkostendeclaraties, facturen, enz. - Opzoekwerk informatie over verschillende HR- thema’s - Zelf inwinnen van inlichtingen (telefonisch, schriftelijk of via email) |
Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. | - (Elektronisch) klasseren van brieven, verslagen, mails, rapporten, documenten, enz. - Archiefbeheer - Documenten en informatie bewaren in een geordend systeem op SharePoint |
- Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Deelnemen aan het HR-infonetwerk | |
Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving | - Administratieve opvolging van dossiers o bv. verzamelen gegevens, opvolgen timing, tijdig versturen van documenten, enz. - Nagaan welke formulieren ontbreken in dossiers en eventueel vervolledigen o bv. in het kader van plannings- en evaluatiegebeuren, arbeidsgeneeskunde, enz. - Administratief opvolgen van dossiers - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Bewaken van correcte toepassing dossieraanvragen conform gemaakte afspraken, procedures, kennisgevingen, wetgeving en regelgeving |
Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. | - Opstellen of vervolledigen van documenten o bv. briefwisseling, besluiten, attesten, verslagen, presentaties, enz. - Voorbereiden interne communicatie over HR-thema’s - Afleveren standaardrapporten |
Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. | - Uitvoeren van alle activiteiten met betrekking tot personeelsbeheer o bv. registratie en opvolging afwezigheden en PTOW, administratieve verwerking vergoedingen & toelagen, administratieve verwerking arbeidsongevallen en -incidenten, administratieve afhandeling aanvragen abonnementen woon-werkverkeer en tickets openbaar vervoer voor dienstverplaatsingen - Actualiseren planning geneeskundige onderzoeken - Controleren en goedkeuren facturen en aanvragen onkostendeclaraties - Aanvragen en opvolgen van gevraagde ziektecontroles - Opzoeken van informatie en tijdig bezorgen aan collega’s, leidinggevenden, enz. - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij door de personeelsdienst georganiseerde activiteiten |
o bv. onthaaldagen, werkgroepen, de eedaflegging, opleidingen, jobbeurzen, personeelsattenties, enz. - Administratief en logistiek voorbereiden en opvolgen van vergaderingen o bv. vergaderzaal reserveren, documenten afdrukken, deelnemers/kandidaten ontvangen, verslaggeving, enz. - Diverse administratieve taken o zoals afdrukken/scannen/kopiëren, versturen van zendingen, enz. | |
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. | - Maken en signaleren van afspraken of herinneren aan afspraken o bv. geneeskundig onderzoeken, vorming, enz. - Reserveren van vergaderzalen, leslokalen, selectielokalen, enz. |
Onthaal / telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling | - Beheren van de gemeenschappelijke mailbox - Beantwoorden van vragen en verstrekken van advies aan personeelsleden, collega’s, klanten en externen (zowel telefonisch als via mail) |
4. WIE BEN JIJ?
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarden:
• Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Indien je niet beschikt over het vereiste diploma, kan je toch deelnemen onder bepaalde voorwaarden:
• Ofwel beschik je over een geldig toegangsbewijs van de VDAB voor deze functie;
• Ofwel heb je een ervaringsbewijs voor deze functie;
• Ofwel beschik je over bewijs van beroepskwalificatie voor deze functie binnen de Vlaamse overheid.
Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen de 2 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.
Behaalde jij je diploma in het buitenland? Laat je diploma dan gelijkstellen door NARIC-Vlaanderen om te kunnen starten bij de Vlaamse overheid (meer info op xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/).
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Xxxxx Xxxx, xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx, tel 0000 00 00 00).
Voor de functie van HR-medewerker heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Deze worden getest gedurende de selectieprocedure. Bij punt 6.2 kan je terugvinden in welke fase deze competenties getest worden.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Initiatief: je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
4.3. KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN HR-MEDEWERKER
• Je hebt goede administratief-organisatorische vaardigheden
• Je kan vlot courante informaticatoepassingen gebruiken binnen het MS Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
5. WAT BIEDEN WE JOU?
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kan leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen, jouw individuele situatie heeft ook invloed. Je kan alvast een kijkje nemen op onze salarissimulator en onderstaande informatie gebruiken:
o niveau van de functie: C
o graad: medewerker (C1)
o salarisschaal: C111
• De manager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen in de berekening van je salaris. Zowel ervaring in de privé als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.
• Jouw aanbod van extralegale voordelen:
o Maaltijdcheques (€8 per gewerkte dag waarvan €6,91 wordt betaald door de werkgever en
€1,09 door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon)
o Professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) voor kinderen tussen 3 en 14 jaar
o Gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon- werkverkeer. Je hebt de keuze uit verschillende flexibele vervoersformules, of een combinatie, waarbij de Vlaamse overheid de meest duurzame verplaatsingen het meest stimuleert.
o Aanvullend pensioen
• Je kan verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast kan je zelf aan de slag om jouw loopbaan onder de loep te nemen, hiervoor reiken we verschillende tools aan.
• Wij hechten veel belang aan de werk- privébalans van onze werknemers. Je krijgt 35 dagen vakantie
per jaar en bovendien kan je in alle rust genieten van de eindejaarsfeesten want je bent vrij tussen kerstdag en Nieuwjaar!
• Je activiteit bepaalt je werkplek. Je kan instappen in het plaats- en tijdonafhankelijk werken kader waarbij resultaatgericht werken, vertrouwen en verantwoordelijkheid nemen centraal staan. Je werktijdregeling kan flexibel ingevuld worden in samenspraak met je leidinggevende. Je wordt, na een inwerktijd op kantoor, minstens twee dagen per week op de werkvloer verwacht
• Je inwerkperiode bestaat uit 6 maanden.
• Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Bekijk zeker de bijkomende informatie in de voetnoot1.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
6. SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht zullen aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Als je hiervoor geschikt wordt bevonden, kan je later deelnemen aan een bevorderingsfunctie of een functie via de horizontale mobiliteit.
6.1. MODULE 1: EERSTE SCREENING
6.1.1. Cv-screening
Aan de hand van jouw sollicitatieformulier gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie punt 4.1). Voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden? Dan kan je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening is in de week van 25 juli 2023.
6.1.2. Voorselectie op basis van verkennende gesprekken
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kustwacht je kandidatuur op:
• eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• eerste toetsing van je relevante ervaring
• eerste toetsing van je inzetbaarheid en inzicht in de functie / omgeving Dit gebeurt aan de hand van een verkennend gesprek via MS Teams.
1Als je solliciteert via horizontale mobiliteit moet je binnen de drie maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job.
Je behoudt minimaal de werkervaring die al werd gevaloriseerd. Het is mogelijk dat er nog extra werkervaring wordt gevaloriseerd.
Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem. Dit betekent voor jou dat wanneer je een geschikte eindbeoordeling krijgt, je in de toekomst mee kan doen aan bevorderingsfuncties of functies via horizontale mobiliteit.
Deze voorselectie is eliminerend en vindt plaats op 4 augustus 2023 (datum onder voorbehoud).
6.2. MODULE 2: SCREENING COMPETENTIES
Tijdens het interview worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Initiatief (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Plannen & organiseren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 1)
Eén selectieverantwoordelijke en collega’s van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust nemen deze screening af.
Deze module vindt plaats in Antwerpen op 17 augustus 2023 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case en computergestuurde test beoordelen de selectieverantwoordelijke en
collega(’s) van Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je persoonsgebonden competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Antwerpen op 17 augustus 2023 (datum onder voorbehoud).
Je ontvangt een eindresultaat (“geslaagd” of “niet geslaagd”) op basis van het totaalbeeld uit module 2 en
3. De lijnmanager beslist wie de functie zal opnemen.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. Zie redelijke aanpassingen (punt 8).
Heb je reeds in de voorbije zeven jaar een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting.
Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, …
7. HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 24 juli 2023 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je sollicitatie is enkel geldig als je het online sollicitatieformulier ten laatste op 24 juli 2023 én in het Nederlands hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma/toegangsbewijs/attest). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8. XXX JE REDELIJKE AANPASSINGEN NODIG?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij jouw job kan uitvoeren.
Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
9. NOG VRAGEN?
Heb je nog een vraag over de functie? Neem dan contact op met: Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Teamverantwoordelijke personeel xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx tel: 0000 00 00 00
Heb je nog een vraag over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxx Xxxx
Selectieverantwoordelijke
xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx tel: 0000 00 00 00
10. FEEDBACK
Wij verwachten dat deze selectieprocedure afgerond is tegen eind augustus.
Na het ontvangen van je eindresultaat (geslaagd/niet geslaagd) kan je feedback opvragen. Stuur een e-mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en vermeld “[HR-medewerker req11137]”.
11. RESERVE EN GELDIGHEID
Wanneer er opnieuw een vacature is voor deze functie, zal de entiteit geen volledige nieuwe sollicitatieprocedure organiseren, maar de kandidaten uit de wervingsreserve contacteren. Als je dus slaagt voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden wordt, dan kun je in de toekomst nog gecontacteerd worden voor deze functie om te bespreken of je nog geïnteresseerd bent om aan de slag te gaan in de functie van HR-medewerker .
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van HR-medewerker bij Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. Een wervingsreserve is een lijst met personen die via de selectieprocedure geslaagd zijn voor deze functie.
Deze reserve is voor 1 jaar geldig en dit vanaf het einde van de selectieprocedure. In deze periode kan (entiteit) je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd indien gewenst door (entiteit).
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.